Планирование продаж и операций: Практическое руководство

• Мик недостаточно часто пересматривает свои прогнозы. Один раз в квартал – слишком редко для большинства компаний. Ситуация обычно изменяется быстрее.

• В результате этого спрос и поставки стали несбалансированны. Пит, управляющий фабрикой, стоит перед необходимостью резкого сокращения темпов производства. Возможно, придется прибегнуть к увольнениям.

• Усилия различных служб разобщены. Каждый видит только свою часть задачи, и никто не пытается строить общую картину. Кэрол, финансовый директор, задумалась о ситуации только под влиянием разговора с работником банка.

• Проблема настолько серьезна, что Кэрол вынуждена выносить ее на обсуждение на совещание директоров. Этот вопрос быстро не решится. Неизбежно прозвучат упреки и начнутся поиски виновников. Это не улучшит взаимодействие внутри команды руководителей.

Итог: в компании «Превосходные изделия» не налажен стандартный процесс рассмотрения состояния спроса и поставок и принятия своевременных решений, направленных на поддержание баланса между спросом и поставками. В компании не осуществляется планирование продаж и операций.

Как сделать лучше?

Давайте представим на минуту, что данная компания приняла решение начать планирование продаж и операций, а Сэлли Смит, менеджер отдела управления продажами, возглавила этот проект и составила отчет по изделиям для среднего потребительского сегмента по группе продуктов, производимых «на склад». Отчет мог бы выглядеть, как представленный в табл. 3.9.

Во-первых, заметьте, как удачно данные по поставкам следуют за данными по спросу. Вслед за ними идут предполагаемые величины материальных запасов, характеризующие отношение между спросом и поставкой.

Таблица 3.9

В результате получается всесторонняя картина положения дел по этой группе продуктов. Такой отчет содержит информацию для всех трех ключевых функций бизнеса: продаж, производства, финансов. Тут есть прогноз продаж и фактические продажи. Тут есть план производства и его фактическое выполнение. Тут есть состояние материальных запасов и оценка перспектив для финансистов.

Каждое подразделение может видеть не только свои цифры, но и цифры смежных областей. Менеджеры разных подразделений получают целостное представление о бизнесе. В рассмотренном на предшествующих страницах примере мы теперь можем видеть, что причина роста материальных запасов – это то, что фактические продажи ниже прогнозируемых. Если бы Сэлли Смит и ее коллеги из компании «Превосходные изделия» могли раньше видеть такую картину, то они решили бы проблему гораздо раньше, пока ситуация не зашла так далеко.

Американское фармацевтическое отделение компании Abbott Labs одним из первых стало применять объемное планирование продаж и операций. Президент компании заявил: «Маркетинг вправе оспорить планы производства продукции. Финансовое подразделение вправе оспорить концепцию рекламы. Специалисты каждого направления бизнеса участвуют в окончательной проработке объемов производства, предложенных подразделением управления операциями. Я хочу, чтобы каждый мог взглянуть на бизнес с моей точки зрения» [7] .

Планирование продаж и операций – ежемесячный процесс, в котором задействовано как высшее руководство, так и менеджмент среднего звена. Он выполняется на укрупненном (для групп продуктов, категорий), а не на детальном уровне. Для каждой основной группы продуктов в компании (а их обычно от шести до двенадцати) планирование продаж и операций концентрируется на следующих аспектах.

• Результаты за последний период. Сравнить фактические и запланированные показатели продаж, производства, уровня обслуживания клиентов (своевременность поставок) и запасов готовой продукции (или обязательствами перед клиентами по поставкам) и обратить внимание на отклонения. Эта наглядность данных о результатах важна для выявления систематической ошибки прогнозирования [8] и усиления ответственности, причем может быть ценно и то и другое. Будущие планы отражают обязательства отдела продаж и производственного отдела, т. е. степень осознания стоящих перед ними задач. Фактические показатели отражают их способность претворить планы в жизнь. Такая публичность в иных компаниях сама по себе обеспечивает сокращение разрыва между планом и фактом.

• Взгляд в будущее. Сформировать, уточнить и утвердить прогнозы продаж и на их основе составить планы операций [9] . (Операционные планы получаются из планов продаж, скорректированных на величину изменений в материальных запасах или обязательств перед клиентами по поставкам, для достижения установленного уровня обслуживания клиентов, сезонного спроса, реализации плановых остановок производства и т. д.)

Подход «производство-на-склад»

Важный аспект планирования продаж и операций – это возможность сконцентрироваться на уровне обслуживания клиентов и его связи с запасами (или обязательствами по поставкам перед клиентами в случае «производства-на-заказ» в чистом виде). Ниже приводится упрощенный пример таблицы плана продаж и операций (табл. 3.10).

Таблица 3.10. Компания «Превосходные изделия», план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Эта таблица содержит фактическую информацию за 3 предыдущих месяца: уровень продаж, выполнение производственного плана, запасы готовой продукции и уровень обслуживания клиентов. Мы видим, что уровень продаж за 3 месяца превысил запланированные показатели на 44 тыс. единиц. Вследствие этого запасы готовой продукции сократились ниже допустимого уровня. В каком смысле ниже допустимого уровня? В том смысле, что уровень обслуживания клиентов упал – он нигде не достиг целевого показателя в 99%.

В этой ситуации должны обсуждаться следующие возможные решения:

• возможность пересмотра прогноза продаж в сторону повышения;

• возможность производства быстро нарастить запасы готовой продукции до нужного уровня;

• действия, которые можно будет предпринять в краткосрочной перспективе для нейтрализации отрицательного эффекта недолжного уровня обслуживания клиентов.

Мы извлекли полезный урок из таких программ качества, как Six Sigma и TQM. Мы поняли, что факты – это паши друзья. Наш план продаж и операций на одном листе бумаги вмещает всю полезную информацию. Это помогает сразу отклонить решения, направленные на исправление какого-нибудь одного аспекта бизнеса ценой больших потерь в других. Например, часто принимаются решения об уменьшении объемов производства, основанные на данных о материальных запасах. Через несколько месяцев оказывается, что уровень обслуживания клиентов недопустимо снизился – невозможно выполнить все заявки вовремя. Тогда принимается решение нарастить производство. И цикл повторяется.

План продаж и операций предохраняет от таких ошибок. Информация о продажах, производстве, запасах и, самое важное, уровне обслуживания представлена в компактном виде на одной странице. Мы убедились на опыте, что руководители находят это очень удобным. Это помогает им принимать более правильные решения.

Пожалуйста, заметьте, что план охватывает 18-месячный горизонт планирования, что способствует эффективному бюджетному планированию и планированию ресурсов. Об этом подробно будет сказано в главе 14. Мы используем 18-месячный горизонт планирования во всех наших примерах.

Часто план продаж и операций показывает количество рабочих дней в каждом месяце, что дает возможность учесть разницу от месяца к месяцу. Во всех наших примерах в данной книге план продаж и операций не содержит количества рабочих дней – для облегчения восприятия.

Графики или таблицы

В дополнение к таблицам многие компании используют графики. Графики обладают значительными преимуществами по сравнению с таблицами: они проще, более доступны для понимания и акцентируют внимание на самых важных элементах.

Недостаток графиков – отсутствие детальной информации. А информация часто нужна подробная. По этой причине при составлении плана продаж и операций лучше использовать и таблицы, и графики. На совещании руководства (см. главу 5) сначала будут демонстрироваться и обсуждаться графики по группам продуктов. Если никакой дополнительной информации не понадобится, к таблицам обращаться не будут. В случае необходимости более глубокого понимания и принятия решений можно будет обратиться и к таблицам.

В конце этой книги приведен образец графика плана продаж и операций (Приложение 9, График 1) для группы продуктов «производство-на-склад», который мы сейчас обсуждали. Этот график обычно выполняется для большинства реальных форматов планов, применяемых при планировании продаж и операций, в цвете. Мы предлагаем вам сейчас на минутку посмотреть этот график и сравнить графическое представление плана продаж и операций с его табличным представлением в табл. 3.10. На графике объемы откладываются по левой вертикальной оси координат, а дни покрытия запасами – по правой. Кроме того, есть графики для групп продуктов «производство-на-заказ» и «завершение-на-заказ», которые мы сейчас начнем рассматривать.

Подход «производство-на-заказ»

Для начала сравним принцип «производство-на-заказ» с принципом «производство-на-склад». Принцип «производство-на-склад» гласит: «Делайте продукт, а потом ждите заказов от покупателей». Принцип «производство-на-заказ» гласит: «Ждите, пока придут заказы, а потом начинайте делать продукт». Принцип «производство-на-заказ» с точки зрения планирования продаж и операций применяется компаниями, которые практически не выполняют никаких операций над продуктом до тех пор, пока не получат заказ клиента [10] .

В отношении принципа «производство-на-заказ» существуют два спорных момента.

• Некоторые компании выпускают продукцию специально для одного покупателя. Это на первый взгляд представляет принцип «производство-на-заказ». Однако по условиям контракта или по иным основаниям они должны поддерживать запас готовой продукции. Покупатель говорит: «Мы хотим, чтобы у вас всегда был двухнедельный запас продукции для нас». С точки зрения плана продаж и операций эта ситуация не называется «производство-на-заказ». Скорее это «производство-на-склад», так как поток продукта задерживается на две недели на складе. Трудность такой ситуации в том, что требуется обязательно поддерживать указанный запас готовой продукции, балансируя для этого спрос и поставки.

• Некоторые компании заканчивают производство продукта после получения заказа, используя стандартные компоненты. С точки зрения плана продаж и операций это также не будет называться «производство-на-склад». Скорее это принцип «завершение-на-заказ», рассматриваемый дальше в этой главе.

Логика планирования продаж и операций для продукта «производство-на-заказ» почти та же, что и для продукта «производство-на-склад». Как видно из табл. 3.11, главное различие состоит в замене графы готовой продукции на графу невыполненных заказов (вы можете взглянуть на график плана продаж и операций для этого продукта – График 2, который находится в конце книги сразу после графика для продукта «производство-на-склад»).

Графа «Целевые обязательства по поставкам клиентам» относится ко всем полученным заказам, которые не были отгружены, независимо от того, когда их нужно отгружать. Этот показатель можно считать материальным запасом со знаком минус. Запас готовой продукции – это то, что произведено до получения заказа от потребителя. Обязательства по поставкам клиентам – это заказы, полученные до начала производства продукта.

Величина обязательств по поставкам клиентам может быть важным фактором конкуренции. Этот показатель прямо связан со временем от получения заказа до его выполнения. Чем больше обязательства, тем больше длительность цикла поставки. Если обязательства и соответственно длительность цикла поставки становятся слишком большими, то покупатель может не захотеть ждать. Клиент обратится туда, где он получит продукт быстрее. Если обязательства будут очень малы, то производство и, возможно, другие подразделения могут столкнуться с трудностями, поскольку по причине недозагрузки могут возникать проблемы с его эффективностью. Объемное планирование продаж и операций помогает тем, кто производит на заказ, управлять размером обязательств по поставкам, поддерживая их на заданном уровне.

Рассмотрим пример. Представим, что менеджеры по продажам компании «Превосходные изделия» заметили на рынке определенную перспективу. Если удастся снизить длительность цикла поставки с 6 недель до 4, то можно будет отобрать часть клиентов у конкурентов. Производство согласно с тем, что это возможно, и подготавливает план, согласно которому обязательства по поставкам уменьшаются на 2 недели. Измененный план продаж и операций, который они представят на рассмотрение руководства, может выглядеть примерно как в табл. 3.12. Производство временно начинает выпускать на 15% больше продукции – 23 штуки в месяц вместо 20. Производство, наверное, может ускориться еще сильнее, чтобы обеспечить 2-недельное сокращение обязательств быстрее, но менеджеры предлагают план консервативный и эффективный с точки зрения издержек (это отмечается в комментариях к плану).

Таблица 3.11. Компания «Превосходные изделия»; план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Начиная с марта месяца планируется снизить темпы производства до 21, а потом до 20 штук в месяц. Конечно, расчет состоит в том, что уменьшение обязательств до 4 недель принесет новые заказы и производство так и продолжит выпускать 23 штуки в месяц.

Подход «завершение-на-заказ» (отсрочка)

Не кажется ли вам слово «отсрочка» неудачным? А как вам нравится фраза «массовая кастомизация»? Слышали ли вы об успешной стратегии «завершение-на-заказ» (Build-to-Order) компании Dell Computer ? Все эти термины – об одном и том же: чтобы завершать производство продукта согласно спецификации клиента только после получения его заказа.

Но это еще не все. Продукт должен быть закончен и поставлен быстро, так что покупатель не должен будет долго ждать заказанный продукт. Это контрастирует со стандартной практикой «производство-на-заказ», когда поставка осуществляется за недели и месяцы, а не за дни.

Давайте подробнее остановимся на опыте Dell Computer , так как многие слышали об этой компании. Если вы покупаете технику у Dell Computer , вам не пришлют ее со склада потому, что компания не держит готовой продукции на складе [11] .

На складе у Dell Computer есть, однако, все необходимые компоненты для быстрой сборки техники. Когда поступает заказ от покупателя, компания составляет спецификацию продукта, в которой указано, какой выбор сделал покупатель, например: скорость процессора, размер оперативной памяти, размер жесткого диска, размер монитора и т. д. После этого из доступных компонентов выполняется сборка компьютера.

Dell Computer называет этот подход «сборкой-на-заказ». Другие компании называют его «завершение-на-заказ». Мы тоже будем использовать такое название. Есть и другие термины для описания подобного подхода: «сборка-на-заказ», «упаковка-на-заказ», «смешивание-на-заказ» (для химикатов), однако наиболее используемый вариант – отсрочка (Postponement.).

Хорош ли подход «завершение-на-заказ»? В основном – да. Он способствует достижению высокого уровня обслуживания и одновременно снижает объем готовой продукции на складе практически до нуля. Он особенно подходит компаниям, производящим продукт с многочисленными опциями и испытывающим необходимость выполнять быстрые поставки. Следовать стратегии «производство-на-склад» в таких случаях бывает сложно. Запасы готовой продукции тут должны быть огромны, а уровень обслуживания все равно будет невысок, так как прогноз по многим индивидуальным продуктам практически всегда неверен.

Таблица 3.12. Компания «Превосходные изделия»; план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Некоторые с трудом представляют себе, как взяться за составление объемного плана продаж и операций в случае производства «завершение-на-заказ». Здесь нет готовой продукции и нет целевой величины запасов готовой продукции, выраженной в днях поставки. В отличие от стратегии «производство-на-заказ» обязательства по поставкам продукции клиентам здесь практически отсутствуют, так как цель – поставить продукт как можно скорее после получения заказа. Так что же может быть целью, если не запас готовой продукции и не размер обязательств по поставкам?

Ключом успеха стратегии «завершение-на-заказ» является способность быстро производить продукт из имеющихся компонентов. Быстрое производство возможно только при наличии всех компонентов. Таким образом, в качестве цели выступает объем компонентов, используемых для производства продукта. Выражается эта величина в днях покрытия поставок и относится, как правило, к одному основному компоненту – можно назвать его составным суррогатным компонентом – для представления им запасов всех компонентов. Вот несколько примеров:

• Производитель электроники использует «модули». Он старается поддерживать готовый к запуску в производство запас основных модулей, равный нескольким дням покрытия поставок. Процессы собственного производства и закупки – для блоков питания, корпусов, датчиков, упаковки и т. д. – привязаны к главному календарному плану по модулям. Если это не так, то вскоре они могут закончиться либо возникнет их излишек.

• Химическая компания в дивизионе обработки каучука формирует запасы первичного продукта до финального смешивания. Если есть нужное количество исходного продукта, она в состоянии быстро и своевременно смешать их в требуемом соотношении на заказ и произвести операцию упаковки, т. е. залить продукт в цистерны.

• Компания, производящая ленту, концентрирует свой план продаж и операций на числе катушек с лентой. Имеется десять исходных типов широких катушек, отличающихся цветом ленты. При получении заказа компания нарезает ленту по длине и ширине так, как требует заказчик, а затем наматывает, упаковывает и отгружает. Здесь суррогат (катушки) дает информацию для планирования компонентов (упаковочных материалов, сердцевин и т. д.) посредством главного календарного плана; причем некоторые позиции компонентов управляются по принципу вытягивания спросом (Канбан), некоторые – посредством формирования графиков поставщиков.

Пожалуйста, заметьте, что ни в одном из этих примеров готовая продукция не является ключевым компонентом. Запасы готовой продукции либо малы, либо вовсе отсутствуют. Этого компании и добиваются. Но они нуждаются в компонентах, и на этом концентрируется их объемный план продаж и операций.

Таблица 3.13 представляет электронную версию плана продаж и операций для группы продуктов «завершение-на-заказ». (График 3 приведен за аналогичным графиком для группы продуктов «производство-на-заказ»). Она составлена из расчета 5-дневного запаса модулей на складе. Посмотрите на графу запаса модулей. В сентябре запас модулей понизился до 3-дневного запаса на складе и упал уровень обслуживания. Следовательно, план производства для следующих нескольких месяцев был установлен выше прогнозировавшегося, с тем чтобы нарастить запас модулей до целевого 5-дневного запаса.

Пожалуйста, заметьте, что все данные (продажи, производство и запасы модулей) должны быть отражены в одних единицах измерения. Иногда природа суррогата такова, что он должен быть выражен в иной единице измерения, нежели прогноз продаж. В этих случаях прогноз продаж переводится в те единицы измерения, в которых выражен суррогат.

Например, прогноз продаж для производителя лент (в приведенном выше примере) может быть выражен в ящиках, в то время как суррогат (катушки) выражен в метрах намотанной ленты. Требуется перевести ящики в метры ленты и показать это в плане продаж и операций. Кое-кто предпочтет дать обе величины в графе продаж (ящики и метры ленты), но расчеты будет выполнять в единице измерения суррогата, поскольку план производства и запасы показаны в метрах.

Подход для сезонных продуктов

Компания «Превосходные изделия» выпускает группу продуктов «Рождественские изделия» с ярко выраженным сезонным пиком продаж. Более трех четвертей годового объема продаж этих изделий отгружается в период с сентября по ноябрь. Вот как выглядит прогноз продаж рождественских изделий на следующий год (в тысячах штук):

Компания не имеет производственных мощностей для выпуска такого количества изделий в течение 3 месяцев. Создавать такие мощности будет неэффективным решением с точки зрения издержек. Поэтому компания должна предварительно произвести некоторую их часть, называемую заделом , начиная с апреля. Очевидно, это приведет к повышению запаса готовой продукции в период с апреля по август. Поэтому концепция постоянного по величине целевого запаса готовой продукции здесь не срабатывает.

Таблица 3.13. Компания «Превосходные изделия», план продаж и операций на октябрь 2008 г.

В период с апреля по август будет происходить наращивание запаса готовой продукции. Это наращивание предусмотрено. В конце сезона компания хотела бы отгрузить последние запасы изделий, чтобы не нести издержки по хранению этого продукта до следующего сезона. Эти планы отражены в табл. 3.14. Отметьте, что целевые запасы готовой продукции в правой верхней части таблицы меняются от максимальной величины 500 тыс. штук до нуля в конце сезона. План предусматривает предупреждающий рост задела до полумиллиона штук с его полной продажей к декабрю.

Вывод на рынок нового продукта

Многие организации полагают, с полным на то основанием, что самая трудная их задача – выводить на рынок новый продукт. Обычно так не считают компании, где новый продукт представляет собой расширение ассортимента или незначительные улучшения для старого продукта.

Для некоторых компаний вывод на рынок нового продукта – это одновременно трудная и важная задача. Такие компании называют новый продукт «новой кровью в наших жилах, без которой мы умрем».

Ярким примером такого рода являются компании, занятые в отраслях, где продукция связана с вопросом жизни или смерти. Это компании, производящие медицинское оборудование, а также фармацевтические и самолетостроительные компании. Продолжительность разработки здесь измеряется годами, а деньги измеряются миллионами – а часто и миллиардами – долларов. Часто такие работы ведутся под наблюдением правительств.

Практически для всех компаний новый продукт и объемное планирование продаж и операций идут вместе, как Новый год и елка. И вот почему.

• Новые продукты рождаются не в вакууме. Своим появлением они могут влиять на спрос и предложение для существующих продуктов. Такое влияние надо уметь предугадывать и отслеживать, и объемное планирование продаж и операций – идеальный процесс для этого.

• Вывод нового продукта на рынок требует высокой степени координации всех функций. Над этим вопросом работают вместе маркетинг, продажи, производство, финансы и, конечно, сами отделы разработок новой продукции. Кооперация различных функций – это и есть предмет ведения планирования продаж и операций.

• Будущий спрос в высокой степени умозрителен не только для новых, но и для существующих продуктов. Новый продукт может поглотить спрос на существующие продукты. Следует производить доскональный мониторинг спроса до начала, во время и после вывода нового продукта на рынок.

Таблица 3.14. Компания «Превосходные изделия», план продаж на октябрь 2008 г.

• Данные о спросе на новые продукты должны быть учтены в финансовых планах.

• Планирование поставок также сопряжено с неопределенностью, так как заранее нельзя точно рассчитать объемы потребления ресурсов – как материалов, так и производственных мощностей. Часто истинный объем потребления ресурсов – скажем, время использования производственной линии на финальных операциях – неизвестен до момента фиксации факта. Здесь влияние на существующие продукты также может быть значительным.

• Данные о поставках для новой продукции должны быть учтены в финансовых планах, включая влияние фактора наполнения запасами каналов товародвижения.

• План продаж и операций помогает проводить мониторинг и минимизацию «сюрпризов», которые часто являются составной частью вывода на рынок нового товара.

• Команда руководителей желает быть в курсе, но при этом не влезать в текучку. Они хотят знать: достигнуты ли главные намеченные рубежи? Прошли ли пробные мероприятия удовлетворительно? Будет ли обеспечено достаточное количество продукта для поддержки его вывода на рынок? Будут ли подготовлены вовремя материалы для маркетинга и мерчандайзинга? Пройдет ли вовремя обучение команда продавцов нового продукта? И так далее.

• В дополнение к этому будут ситуации, когда от руководства потребуется принять решение. Часто такие решения вызваны тем, что основные рубежи не достигнуты (или продлены по срокам). Тогда потребуется изменять график вывода на рынок. Это может затронуть не только процесс вывода на рынок нового продукта, но и процесс выведения с рынка старых.

Получается, что объемное планирование продаж и операций при выводе на рынок нового продукта оказывается очень полезным. Это не должно означать, однако, что оно должно заменить собой существующие процессы вывода на рынок нового продукта. Скорее оно должно быть основным инструментом интеграции планов по новым продуктам в общие планы продаж и поставок.

Рекомендации по выводу на рынок нового продукта

Мы рекомендуем включить вопросы вывода на рынок нового продукта в процесс объемного планирования продаж и операций. Сделайте новый продукт постоянной частью повестки дня на этапах планирования спроса, планирования поставок, совещания по согласованию планов и совещания по планированию продаж и операций. Даже если вы редко выводите на рынок новый продукт, включение этого вопроса в повестку дня поможет задействовать его в общем процессе в случае, если возникнет необходимость.

Активно подключайте разработчиков нового продукта на этапах планирования спроса, планирования поставок, совещания по согласованию планов и совещания по планированию продаж и операций. Если компания редко выводит на рынок новые продукты, такая ситуация будет временной. Для других же компаний разработчики новых продуктов будут постоянными участниками этих действий.

Информация по выводу на рынок нового продукта (спрос, поставки, материальные запасы и обязательства перед клиентами по поставкам) должна быть видимой и наглядной. У вас есть два варианта: либо вы можете использовать для новых продуктов отдельные таблицы и графики плана продаж и операций, либо нужно отразить информацию о новом продукте в таблицах и графиках для товарной группы, к которой относится новый продукт. Это потребует введения дополнительных строк для продаж, поставок, запасов готовой продукции и обязательств перед клиентами по поставкам.

Такое наглядное представление результатов для нового продукта должно сохраняться довольно длительное время – скажем, до шести месяцев. Это зависит от характеристик продукта и отрасли.

Независимо от формы представления плана фиксируйте и отображайте допущения, которые лежат в основе прогнозов о продажах и планах поставок для нового продукта, как вы это делаете и для продуктов существующих, только, в силу большей неопределенности, с большим уровнем детализации. Как говорит профессор Кен Канн из Университета Пердью: «Прогнозирование новых продуктов все соткано из предположений» [12] .

Некоторые компании делают два прогноза: верхний и нижний. Это позволяет им разработать наборы планов для поставок и материальных запасов, которые помогают в оценке рисков. Подробнее об этом – в главе 21.

...

Отчет о практике: Eli Lilly [13]

Описание компании: Eli Lilly – одна из ведущих в мире фармацевтических компаний, насчитывающая 40 тыс. работников. Eli Lilly преуспевает в деле вывода новых продуктов на рынок в самой тяжелой (с этой точки зрения) отрасли. В США взаимоотношения между фармацевтическими компаниями и Управления по контролю за продуктами и лекарствами (Food and Drug Administration – FDA) – крайне тесные. Управление должно утверждать большинство из этапов по разработке новой продукции, а это занимает много времени.

Опыт компании. В книге Джона Догерти и Криса Грэя «Планирование продаж и операций – лучшая практика» говорится: «Eli Lilly вывела на рынок с 2001 по 2005 г. десять новых продуктов, что более чем в пять раз превосходит средний показатель по фармацевтической отрасли. Более того, Eli Lilly умеет выводить новые продукты на рынок быстрее, чем другие, – менее чем за одиннадцать лет от зарождения концепции продукта до выхода на рынок (в среднем по индустрии этот показатель превосходит 14 лет)».

Эти достижения нашли свое отражение в последующем росте акционерной стоимости компании, так как ее акции выросли в цене значительно больше, чем акции большинства других фармацевтических компаний.

Джон и Крис в своей книге дальше пишут: «Eli Lilly возвела несколько производственных объектов и применила аутсорсинг как для наращивания мощности, так и для передачи субподрядчикам продуктов на поздних стадиях их жизненного цикла, – чтобы освободить место для новых продуктов. Многие из этих контрактов аутсорсинга и проектов разработки новой продукции обладают очень изменчивыми условиями и временными рамками. Это привело к сильной зависимости от принципов, организации и процессов эффективного управления с планированием продаж и операций в качестве форума, на котором решались вопросы эффективного управления изменениями».

А вот что сказал Стефан Бэнсил, исполнительный директор по производственной стратегии и цепям поставок в Eli Lilly. «Заслугой планирования продаж и операций в Eli Lilly стала способность выводить все наши продукты на рынок в очень сложной среде без значительного роста издержек, ресурсов или запасов готовой продукции. Нам удалось достичь отличного результата по уровню обслуживания клиентов, в то же время контролируя рост наших активов». Работники компании Eli Lilly гордятся своими достижениями в уровне обслуживания клиентов, который обычно близок к 100%.

Мораль этой истории. Объемное планирование продаж и операций обеспечивает значительную поддержку при выводе на рынок новых продуктов в очень разных ситуациях. Оно, вероятно, поможет и вам.

Варианты плана операций: фиксированный уровень, следование за спросом или комбинированный

Вообще говоря, есть три варианта при составлении плана операций:

• Производить (или закупать) в постоянных объемах в течение всего года (стратегия фиксированного уровня).

• Составлять план операций так, чтобы соответствовать прогнозу продаж (стратегия следования за спросом).

• Применять комбинацию двух указанных стратегий (комбинированный подход).

На практике большинство компаний используют комбинированный подход, как в случае рождественских изделий компании «Превосходные изделия». Другими словами, компания кое-где на кривой продаж следует за спросом, в то же время стремясь поддерживать относительно стабильные объемы производства.

Бережливое производство требует постоянного ритма, но только в краткосрочной перспективе. На практике многие бережливые производства обнаруживают, что спрос на их продукцию в течение года меняется, и поэтому применяют стратегию следования за спросом или комбинированную стратегию, корректируя свои выравненные графики в большую или меньшую сторону для отражения изменения объемов пошагово, месяц за месяцем. Для высокосезонных продуктов попытка поддерживать постоянные объемы производства весь год означает поддержание больших материальных запасов. Это можно будет классифицировать как потери, что находится в явном противоречии с принципами бережливого производства. Это еще один пример необходимости стратегии следования за спросом или по крайней мере комбинированной стратегии. Некоторые бережливые компании стараются «погасить» сезонность продуктами с противоположной сезонной составляющей. Иногда им удается таким путем избавиться от эффекта «сезонности», но что, если контрсезонные продукты вступают в противоречие со стратегией бизнеса? Или не хватает объема? Или это требует больших капитальных вложений?

Мы вернемся к вопросу о таблице плана продаж и операций в главе 12. Там мы рассмотрим особенности форм таблиц, формул и дополнений к тому, что мы уже увидели здесь, включая некоторые идеи о том, как показывать информацию посредством графиков в противовес использованию исключительно таблиц с цифрами, как мы показывали доселе.

Часто задаваемые вопросы

Почему таблицы «производство-на-склад» и «завершение-на-заказ» показывают только запасы готовой продукции или запасы компонентов? Как насчет сырья, материалов и незавершенного производства?

Существуют другие инструменты управления запасами сырья и материалов, а также запасами незавершенного производства: главное календарное планирование, Канбан, планирование потребности в материалах, формирование графиков поставщиков. Эти процессы получают управляющие команды – прямо или косвенно – от плана продаж и операций.

Другая причина в том, что практически невозможно привязать запасы определенного материала к определенным группам продуктов. Определенное сырье может использоваться разными группами продуктов. С другой стороны, если вы в состоянии правильно разделить данные, не будет ничего плохого, если вы в таблице в виде примечания представите и цифры по незавершенному производству и материалам. Главное, чтобы это приносило пользу, а не загромождало таблицу.

Глава 4 Исходные данные для объемного планирования продаж и операций

Существуют два основных массива исходных данных для объемного планирования продаж и операций – это спрос и поставки. Нужны именно эти цифры, поскольку одной из наиболее важных функций объемного планирования продаж и операций является достижение баланса между спросом и поставками и поддержание этого баланса.

Вход для спроса: прогнозирование продаж

Для многих компаний самая трудная задача в процессе внедрения объемного планирования продаж и операций – преодоление антипатии к прогнозированию. Давайте рассмотрим пять фундаментальных вопросов, связанных с этой проблемой.

Вопрос № 1: К чему заботиться о прогнозе?

Как ни странно, нам до сих пор приходится слышать такой вопрос. Часто он исходит от тех же людей, которые говорят: «В нашем бизнесе прогнозировать бесполезно».

Наш ответ этим людям: «Не говорите глупостей». В бизнесе всегда можно прогнозировать – пусть не совсем точно, но можно. В реальности почти любой бизнес активно занимается прогнозированием. Те, кто может себе позволить не заботиться о прогнозах, – это компании, у которых время, отводимое на выполнение заказа, превосходит суммарное время, требующееся на приобретение материалов и на производство продукта, и при этом они не нуждаются в финансовом планировании. Видели ли вы такие компании?

Проблема многих компаний в том, что люди в операционных подразделениях «прогнозируют» по умолчанию, т. е. они заказывают материалы, которые невозможно быстро доставить, и выпускают продукцию, которую невозможно быстро произвести. Не имея прогноза, они вынуждены гадать. К сожалению, эти люди далеки от клиентов и рынков, они не знают о планах продвижения товаров, изменениях цен, мероприятиях по стимулированию продавцов, они не понимают генеральной линии развития своей отрасли и т. п. Поэтому они опираются на прошлое, а не на оценку будущего своего рынка. Когда дела начинают идти плохо, они утверждаются в своей вере и говорят: «Вы не сможете прогнозировать в этом бизнесе. Видели, что получилось? Я же вам говорил».

Таким образом, получаем правило 1: прогнозирование осуществляется практически в любой компании. Вопрос лишь в том, кто им занимается, на каком уровне и насколько часто. Давайте рассмотрим второй вопрос: на каком уровне делается прогноз.

Вопрос № 2: Где лучше прогнозировать?

Мы не имеем в виду, в каком офисе нужно прогнозировать, как в следующей фразе: «Нужно ли нам собраться для прогнозирования у Джоан или у Дуга? У Джоан лучше вид из окна, а у Дуга лучше кофе». Нет, мы имеем в виду, на каком уровне структуры продукта надо прогнозировать. Возможные варианты представлены на рис. 4.1.

РИСУНОК 4.1

Как насчет того, чтобы прогнозировать на самом верху пирамиды? Очевидно, прогнозирование всего одного элемента – компании в целом – не даст нам ничего. Этого совершенно недостаточно для того, чтобы хоть как-то сориентировать производство и другие службы.

Как насчет того, чтобы прогнозировать в низу пирамиды? Прогнозирование по единицам хранения запасов, SKU (Stockkeeping Unit) по клиентам и по адресу дает максимум детальной информации и дает вам возможность комбинировать и обобщать данные так, как вам будет удобно. Но не торопитесь с выводом, что это лучший вариант. Слишком мелко и слишком детально – тоже нехорошо. Прогнозирование на низшем, наиболее детальном уровне дает большую ошибку прогноза, а не меньшую. Прогнозирование на низшем уровне лишает нас преимущества закона больших чисел, который утверждает, что большие числа прогнозировать легче. Кроме того, прогнозирование на этом уровне значительно более трудоемко.

Одна компания, поставщик винно-водочных изделий, убедилась, что прогнозирование на низшем возможном уровне непродуктивно. Слишком много ненужных деталей. Например, бутылки «Old Loudmouth Bourbon», 750 мл, идущие в Пенсильванию, – это один SKU, а такие же бутылки, идущие в Огайо, – другой, потому что на ящиках – разные ярлыки. Компания поняла, что ей не следует прогнозировать на уровне SKU, а достаточно прогнозировать на уровне бренда/размера упаковки.

Давайте еще немного задержимся на этом примере, чтобы осветить другую сторону вопроса: поставки. Завод отпечатывал свои ярлыки практически с нулевой длительностью цикла. Если выполнялся заказ для Огайо, то печатались ярлыки для Огайо. Это очень хороший пример того, как эффективность производства – в данном случае сверхкороткая длительность цикла – облегчает жизнь прогнозистам. Тут все получилось по принципу: «Планируйте объемы, управляйте номенклатурой». Когда вы можете доделать продукт очень быстро, формируя различие между продуктами в конце производственного цикла, вам можно не прогнозировать номенклатуру и сосредоточиться на прогнозировании объемов.

Так что не надо стремиться прогнозировать на низшем возможном уровне. Часто чем выше, тем лучше. С другой стороны, хранить фактические результаты лучше на самом нижнем возможном уровне, что для некоторых компаний значит хранение данных отдельно по каждому SKU по каждому клиенту и отдельно по каждому адресу. В этом случае данные позволяют наблюдать особенности спроса по отдельным клиентам и при необходимости прибегать к использованию такой детальной информации.

Например, если мы знаем, что в штате Огайо с апреля по июнь ожидается агрессивная акция по продвижению «Old Loudmouth Bourbon», 750 мл, и объем продаж прогнозируется на уровне 300% относительно обычного объема продаж в этот период, мы можем учесть эту информацию в формализованной системе прогнозирования в адекватной и управляемой форме.

Так что вопрос прогнозирования сводится к дилемме: прогнозировать в объемах или прогнозировать на детальном уровне? Наш ответ здесь – да. И это приводит нас к обсуждению того, что некоторые люди называют «лучшим другом прогнозиста».

Граница во времени при планировании

Граница во времени при планировании (Planning Time Fence – PTF) – это некоторая точка в будущем, до которой детали играют роль и являются для нас важными. Она вычисляется как общая длительность цикла, т. е. сумма времени на поставку материалов и времени на производство готового продукта из этих материалов плюс еще небольшое время на планирование и формирование заказов.

Для многих компаний граница во времени при планировании находится на временном отрезке между 4-й и 8-й неделями. Для компаний с бережливым производством PTF может составлять одну неделю или даже меньше. Конечно, это не в том случае, когда материалы закупаются в дальних странах. В таких случаях даже у компаний с бережливым производством PTF будет 8 недель или более.

Таким образом, мы получаем правило 2А: внутри PTF вы должны прогнозировать в детальном виде, по номенклатуре.

Внутри PTF вам нужна детальная картина: вам надо купить конкретные необходимые материалы и компоненты. Вам надо произвести конкретную продукцию.

И здесь же мы подходим к правилу 2В: за пределами PTF прогнозировать надо в объемах, за исключением редких случаев.

Информация за пределами PTF должна носить направляющий характер, и объемы как раз предоставляют такую информацию. Важно знать, каковы будут необходимые объемы в будущем, через 6-12 месяцев, а может, даже и позже, для каждого ресурса (для производственной линии, для предметно-замкнутого участка, для рабочего центра, для субподрядчика и т. д.).

Совершенно неважно, какой SKU будет производиться на линии 11 на 3-й неделе седьмого месяца, считая с нынешнего дня. Даже если у вас есть такая информация, какая от этого польза? Конечно, никакой. Планы за 7 месяцев еще сто раз успеют поменяться, поскольку изменятся прогнозы, заказы, материальные запасы и т. д. Сегодняшний прогноз завтра устареет.

Теперь давайте рассмотрим оговорку в правиле 2 В «за исключением редких случаев». О чем тут идет речь?

Представим, что мы используем редкое сырье, которое растет только в дождевых тропических лесах дальней оконечности острова Борнео. Назовем его RM 999. Время на сбор урожая, транспортировку, начальную переработку, дальнейшую транспортировку, окончательную обработку и доставку RM 999 на нашу фабрику – 5 месяцев. Но наша PTF установлена в размере 6 недель. Что нам делать?

Это просто: составьте прогноз и главный календарный план для продуктов, использующих это сырье, на 6 месяцев или более. Но... не сдвигайте PTF для всех продуктов на 6 месяцев. Сделайте это только для продуктов, использующих данное сырье. Посмотрите на рис. 4.2 и отметьте, что продукт, использующий RM 999, прогнозируется за пределами PTF.

РИСУНОК 4.2

Теперь многие из вас, наверное, задумались над тем, каким путем рассчитать загрузку различных ресурсов без детального прогноза? Наш ответ: есть такой путь. Подробнее – позже в этой главе и в главе 14.

Несколько слов по поводу временных зон. Многие компании, использующие объемное планирование продаж и операций, ввели практическое правило, гласящее: «Текущий месяц изменениям не подлежит». Имеется в виду, что нет никакой возможности экономично менять объемы производства в текущем месяце. Вы не должны забывать, что речь идет об объемах! С номенклатурой дело обстоит иначе: гораздо легче внести изменения в близлежащие графики, чем вносить изменения в объемы производства.

Будут ли компании, использующие объемное планирование продаж и операций, менять близлежащие объемы производства в экстренном случае? Да, будут, если это оправдано с практической точки зрения и необходимо для бизнеса и если издержки изменений меньше издержек и других отрицательных последствий решения ничего не менять. Однако обычно компании стараются избегать изменений объемов в близлежащих периодах.

Мы уже приводили простой пример временной зоны. Приведем пример несколько более сложный, наподобие того, как это делается в компании Hewlett-Packard.

• Оставить как есть в текущем месяце.

• Следующий месяц (месяц 2): допустимо изменение +/-20%.

• Месяцы 3 и 4: допустимо изменение +/-30%.

• Месяцы 5 и 6: допустимо изменение +/-40%.

• Начиная с месяца 7: изменения не ограничиваются.

Для компаний, нуждающихся в таких жестких структурах временных зон, будет удобно оговорить их в политике объемного планирования продаж и операций, как это показано на примере в главе 16.

Отметьте, что люди могут принять решение о нарушении установленных временных зон. Временные зоны служат лишь ориентиром для принятия решений и помощью во избежание на заводе чрезмерной дерготни. Но главная цель фабрики – стать настолько гибкими, чтобы можно было проводить экономичные изменения уже в ближайших плановых периодах. Этим будут довольны клиенты, будут довольны руководители отделов: продаж и маркетинга, финансового и наконец, но не в последнюю очередь, – дирекция компании.

Вопрос № 3: Кто хозяин прогноза?

Кто отвечает за него? Кто фактически осуществляет прогнозирование? На такой вопрос во многих компаниях редко получишь четкий ответ. Мы слышали ответы вроде: «Это зависит от того, о каком прогнозе вы говорите». Или: «Это нельзя сказать точно». Или: «Это не важно, так как мы используем прогноз только для составления бюджета. Мы ведем бизнес на основе прошлого опыта и интуиции».

Это очень прискорбно, поскольку надежным путем одновременного увеличения уровня обслуживания клиентов и снижения уровня запасов является качественное прогнозирование. А для этого сначала надо решить, чья это работа.

Весь вопрос в том, на ком лежит ответственность. Принцип должен быть такой: люди, ответственные за разработку плана (в нашем случае прогноза, плана спроса), должны также отвечать и за его исполнение.

Вот правило 3: руководители отделов продаж и маркетинга «владеют» прогнозом продаж. Это их работа, они – эксперты касательно спроса как с точки зрения планирования, так и с точки зрения исполнения. Представители других отделов могут оказывать им поддержку, выражающуюся, например, в применении статистической системы прогнозирования или формировании необходимых данных. Но пересматривать и изменять прогноз продаж могут только люди из отделов продаж и маркетинга. В конце концов это их прогноз и их продажи [14] .

Во многих компаниях продажи и маркетинг – отдельные функции. В таких компаниях специалисты отдела продаж обычно прогнозируют ближайшую перспективу, потому что они находятся в контакте с клиентами и должны знать об их планах. Эти прогнозы специалистов по продажам чаще всего – прогнозы по номенклатуре, часто на уровне SKU.

Специалисты маркетинга концентрируются на среднесрочной и долгосрочной перспективах. Они знают почти все о планах будущих продвижений, о ценах, новых продуктах и т. д. Эти прогнозы обычно объемные: на уровне товарных групп, подгрупп и т. п. Эти два типа прогноза – прогноз объемов и прогноз по номенклатуре – должны между собой согласовываться. Мы вскоре остановимся на этом вопросе.

Вопрос № 4: Насколько точным должен быть прогноз?

Когда люди спрашивают об этом, мы вздрагиваем. Мы стараемся никогда не соединять слова «прогноз» и «точность» в одном предложении. Почему? Потому что это пахнет увольнением людей, с которых будут требовать делать прогноз.

Люди, постоянно критикующие прогнозистов за их неточность, должны бы были задать себе несколько ключевых вопросов. Во-первых: неужели вы полагаете, что если бы специалисты по продажам и маркетингу могли предсказывать будущее с большой долей вероятности, они должны были бы зарабатывать себе на хлеб, работая по сорок и пятьдесят (или даже более) часов в неделю? Конечно, нет. Если бы они могли предсказывать будущее с большой долей вероятности, где бы они были? В букмекерских конторах. А если бы букмекерские конторы вдруг закрылись? Они бы сидели дома за компьютером, торгуя акциями или спекулируя фьючерсами на свиные окорока.

Даже лучшие прогнозы почти всегда будут неточны до той или иной степени. Работа прогнозистов состоит из двух частей. Часть первая: они делают приблизительно верный прогноз, достаточно хороший для того, чтобы специалисты на производстве могли сделать полагающуюся им работу по планированию закупок и производства, спланировать мощности и т. д. Для этого обычно не требуется прогнозировать на детальном уровне. Для этой цели прекрасно подходит прогнозирование объемов – для товарной группы, подгруппы или бренда.

Вторая основная цель прогнозистов заключается в том, чтобы непрерывно совершенствоваться в снижении ошибки прогноза. Делают они это не для того, чтобы погрузиться в нирвану совершенства точного прогнозирования, а чтобы их прогнозы стабильно удовлетворяли четырем правилам: были разумны, реалистичны, часто обновлялись и отражали общий спрос.

Прогнозирование – это процесс, который имеет входы и выходы, как производственный процесс. Посмотрите на рис. 4.3, где даны входы и выходы процесса прогнозирования. Отметьте, что выходы здесь – это разумные, реалистичные, часто обновляющиеся и отражающие спрос прогнозы. Нигде нет слова «точные». Слово «точные» способно омрачить весь процесс, сделать его эмоционально напряженным. Дело – в процессе.

РИСУНОК 4.3

Правило 4: лучшие процессы дают лучшие результаты, и прогнозирование не является исключением – лучшие процессы прогнозирования дают лучшие результаты. То есть такие, которые близки к фактическому спросу, содержат меньше ошибок прогнозирования, означают меньшие воплощенные в страховом запасе материальные запасы, меньшие связанные с ускорением работ расходы, меньше внеплановых изменений на заводе и т. д. Так что, хоть мы и не говорим о точных прогнозах, мы пропагандируем «хорошие» прогнозы. Хорошие прогнозы означают, что прогнозисты исполняют процесс, применяют свои знания о клиентах, рынке, будущих планах продаж и маркетинга. И вообще – они делают максимум из того, что умеют.

Ребекка Морган из кливлендской фирмы Fulcrum Consulting Works сказала об этом, пожалуй, лучше всех: «Точность – термин, которого надо избегать. Мы используем термин качество, когда говорим о пригодности для использования и сниженной со временем вариабельности прогнозов».

Вопрос № 5: Как часто нужно прогнозировать?

Для формального обновления прогноза хорошей частотой можно назвать раз в месяц. Конечно, если картина спроса существенно изменяется посередине месяца, прогноз следует обновлять не откладывая. Обновление прогноза реже, чем раз в месяц, может привести к проблеме, аналогичной той, с которой столкнулись Мик, Пит и Кэрол в главе 3.

Прогнозировать чаще чем раз в месяц, может быть, и хорошо, но перед тем, как вы начнете это делать, убедитесь, что у вас есть для этого основания. Мы видели компании, обновляющие прогнозы очень часто, с тем чтобы спроецировать изменения прямо на график производства в краткосрочной перспективе. Почти всегда это бывает результатом плохой системы календарного планирования. Поэтому они манипулируют прогнозом (ожидаемым уровнем спроса), чтобы прямо воздействовать на производство, хотя оно-то как раз представляет собой поставку. Это плохой метод, и достойных результатов он почти никогда не приносит.

Компания S производит упакованные товары народного потребления с ярко выраженной сезонной неравномерностью спроса. В компании очень часто меняли свои прогнозы на очень краткосрочную перспективу. Что происходило в результате с заводами? Они сходили с ума. Были непрерывные изменения: остановите это, начните то, ускорьте одно, сократите другое.

Когда мы присмотрелись к тому, что они делают, нам стало понятно, в чем дело. Их процессы главного календарного планирования и формирования расписаний для завода остались у них с 1950-х гг. Специалисты продаж и маркетинга считали, что единственный шанс получить готовым нужный продукт – производить постоянные изменения прогноза. Это был информационный эквивалент использования пилы для забивания гвоздей.

Хорошая новость в том, что они этого уже больше не делают. Они взяли на вооружение хорошую систему планирования ресурсов и занялись реальным главным календарным планированием и формированием графиков производства. Сегодня они изменяют прогнозы гораздо реже, управляют заводом более эффективно и имеют значительно лучший уровень обслуживания, нежели раньше.

С другой стороны, есть FMCG-компании (производители ходовых потребительских товаров, Fast Moving Consumer Goods), которые меняют свои «прогнозы» несколько раз в неделю. Обычно они получают данные с точек продаж от своих крупных клиентов и тем самым могут «заглядывать» прямо в розничную сеть «сквозь» систему распределения своих клиентов. Они могут пересчитать ожидающийся от своих клиентов спрос на следующие несколько дней, перепланировать свои календарные графики выпуска продукции и начинать производство [15] .

Это – за пределами возможностей для большинства компаний сегодня. Если вы действительно реально не сильны в этом или в этом нет крайней необходимости, лучше обновлять прогноз раз в месяц. Он отлично подходит для осуществления объемного планирования продаж и операций, и вы всегда сможете перейти к практике более частого обновления прогноза, если это поможет вам привести спрос и поставки в соответствие на уровне номенклатуры.

Прогнозы ограниченные и неограниченные

Этот вопрос актуален для компаний, у которых спрос практически всегда превосходит предложение. Мы говорим не об отдельных превышениях в течение месяца или двух, а о хроническом превышении спроса над предложением. Такая ситуация возникает, когда компания намеренно отказывается инвестировать в производственные мощности или же использует какой-нибудь хронически редкий, но ключевой компонент или материал. Итак:

• Неограниченный прогноз – это то, что мы могли бы продать, если бы у нас была возможность производить или приобретать столько, сколько нам надо; будущие продажи не будут ограничены дефицитом ресурсов.

• Ограниченный прогноз – то, что мы можем продать, основываясь на реальных возможностях производства.

Так какой же прогноз будет применяться для таблиц и графиков объемного планирования продаж и операций? Многие компании в такой ситуации показывают как ограниченный, так и неограниченный прогноз. Однако для расчетов будущих уровней запасов и обязательств перед клиентами по поставкам правильно будет использовать ограниченный прогноз:

Начальные запасы – Ограниченный прогноз + План операций = Конечные запасы.

Если использовать неограниченный прогноз, то прогнозные материальные запасы станут отрицательными, что бессмысленно.

Кроме того, в случае использования неограниченного прогноза компания испытает еще более серьезную трудность с финансовым прогнозом. Проще говоря, за ту продукцию, которую компания теоретически может произвести, выручка не поступит. Она поступит только за то, что будет произведено и отгружено фактически. А это и есть ограниченный прогноз.

А для чего тогда нужно понятие неограниченного прогноза? Есть две причины.

• Мотивация. Некоторые компании умышленно показывают в своих таблицах и графиках неограниченный прогноз наряду с ограниченным. Это дает людям представление о том, сколько можно было бы продать дополнительно, если бы были налажены соответствующие поставки.

• Служить важным входом для компаний с высокой изменчивостью уровня поставок. Мы осветим вопрос о том, как быть в этой ситуации, в приложении 5.

Прогнозы «Кому продавать» и «Через кого продавать»

Различие между этими двумя понятиями видно, когда компания продает через крупные розничные сети. Многие компании были «обмануты», когда смотрели только на то, что они отгружают, а не на то, что продают их клиенты. Разница, конечно, – уровень запасов у клиента. Например, компания «Превосходные изделия» продает свои товары крупной розничной сети Big-Mart, а та, в свою очередь, продает их конечному потребителю. В этом случае:

• «кому продавать» (sell-to) – это прогноз того, что компания планирует отгрузить в Big-Mart ;

• «через кого продавать» (sell-through) – это прогноз того, что, по мнению «Превосходных изделий», Big-Mart продаст потребителю (в идеале прогноз определяется с некоторой помощью со стороны Big-Mart).

Почему компания «Превосходные изделия» должна беспокоиться о том, что продает Big-Mart ? А потому, что прогноз «через кого продавать» в сочетании с данными о запасах изделий у Big-Mart определит, сколько «Превосходные изделия» отгрузят в Big-Mart , – т. е. прогноз «кому продавать». Прогноз «через кого продавать» обычно играет большую роль в фазе планирования спроса, однако основным входом прогноза в планирование поставок и последующие шаги процесса является как раз прогноз «кому продавать».

Вход поставок: планирование ресурсов

Задача людей, занятых в операциях (включая производство, цепь поставок, закупки, логистику и т. д.), – проверить новый план операций на его «исполнимость». Можем ли мы достичь запланированных показателей или они показывают десятки килограммов картофеля в пятикилограммовом мешке? Или наоборот – два килограмма в пятикилограммовом мешке [16] ?

Это очень важный шаг, так как здесь от сотрудников отдела операций требуется согласие следовать цифрам плана операций. Или же, если это невозможно, следует разработать исполнимый план операций. В последнем случае, если исполнимый план операций недостаточен для поддержки прогноза продаж, этот вопрос переносится на совещание по согласованию планов, описанное в следующей главе.

В некоторых компаниях оценка плана – процесс не очень сложный; в других – более тяжелый; это определяется тем, как производственные ресурсы сопоставляются с товарными группами. Теперь нам потребуется рассмотреть, как организованы производственные ресурсы.

Связанные ресурсы

В некоторых случаях производственные департаменты организованы для конкретных групп продуктов – продукт А производится департаментом А, продукт В производится департаментом В. В таких случаях проверка производственных мощностей может быть осуществлена непосредственно по таблице планирования продаж и операций. Так как есть полное, «один к одному», соответствие групп продуктов и производственных ресурсов, план производства для группы продуктов представляет собой всю загрузку ресурса. Специалисты-производственники знают, какого объема производства возможно достичь или как можно к нему подготовиться, и это все видно в одной таблице. Мы называем такую организацию производственных мощностей «связанной», так как ресурсы тесно связаны с группами продуктов.

Несвязанные ресурсы

В некоторых компаниях нет жесткого соответствия между ресурсами и группами продуктов. Схема различия двух подходов приведена на рис. 4.4.

РИСУНОК 4.4

Компания «Превосходные изделия» имела несвязанные ресурсы. Обе основные категории товаров – потребительская и промышленная – выпускались на заводе на одних и тех же мощностях: производство 1, производство 2, предварительная сборка и финальная сборка. Дополнительная сложность была в том, что нижний сегмент маленьких и средних групп изделий изготавливался по аутсорсингу (т. е. закупался как готовый продукт у подрядчика в Азии). Специалисты компании попробовали, но не сумели «встроить» «операционный взгляд» на бизнес в структуру групп продуктов так, чтобы не делать картину целиком слишком сложной и недружественной пользователю. Они подошли к решению проблемы просто. Они установили группы и подгруппы продуктов по главным категориям (потребительской и промышленной) и по продукту (маленький, средний, большой). Структура ресурсов получилась совершенно иной, как это показано в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Пожалуйста, отметьте, что некоторые фабрики имеют как связанные, так и несвязанные ресурсы. Например, в химическом производстве первичная операция (допустим, работа реактора) может быть связанной, в то время как операция упаковки будет несвязанной. Таким образом, производственная мощность реактора может рассматриваться как связанный ресурс, а производственные мощности для операций упаковки будут рассматриваться как несвязанные ресурсы. Для упаковки как для несвязанного ресурса потребуется проводить планирование потребности в ресурсах.

Планирование потребности в ресурсах

Ресурсы – это отдельные элементы; для бизнеса они представляют собой сторону поставки. Внутри групп продуктов специалисты «Превосходных изделий»: а) проводят прогнозирование будущего спроса; б) составляют план операций таким образом, чтобы удовлетворять спрос и поддерживать запасы или обязательства перед клиентами по поставкам на целевом уровне, а после этого в) они переводят планы операций индивидуальных групп продуктов в единицы загрузки для каждого ресурса, используя процесс, называемый планированием потребности в ресурсах (Resource Requirements Planning) [17] .

Этот процесс позволяет специалистам операций связать требуемую мощность (спрос) с доступной мощностью (поставками). Они оценивают исполнимость плана, как следует изменить количество работников, необходимость в дополнительном оборудовании и т. д. И пожалуйста, заметьте, что часто нужно выполнять планирование потребности в ресурсах для «нетрадиционных» ресурсов, таких как ресурсы по ведению данных о заказах и инженерная подготовка производства (в средах «производство-на-заказ» и «проектирование-на-заказ»), физическое место и персонал распределительных центров, транспортные ресурсы и т. д.

После того как обновленный план операций трансформируется в загрузку подразделений и будет переведен из единиц в часы, он может быть представлен на рассмотрение специалистам операций, чтобы они увидели, где есть проблемы.

Подробнее об этом вы сможете прочитать в главе 14, которая освещает процесс планирования поставок. Мы отложили рассмотрение этого процесса до указанного момента, поскольку механика планирования потребности в ресурсах, хотя концептуально и проста, требует значительного времени и места для адекватного освещения.

Стратегии спроса/поставок

Надо определить операционный подход для каждой группы продуктов, и мы называем такой подход стратегиями спроса/поставок (Demand/ Supply Strategies ). Эти стратегии определяют, к какой категории принадлежит группа продуктов: «производство-на-склад», «производство-на-заказ», «завершение-на-заказ»; каковы целевые показатели уровня обслуживания; каковы желаемые уровни материальных запасов или обязательства по поставкам. Эти целевые показатели материальных запасов и обязательств абсолютно необходимы: вместе с прогнозом они являются движущей силой плана операций.

В табл. 4.2 мы представили образцы двух стратегий спроса/поставок. В этом примере «Превосходные изделия» показывают, что группа средних потребительских изделий состоит в основном из продукта группы «производство-на-склад» и что компания намерена поставлять 99% продукции вовремя и поддерживать полноценный уровень обслуживания клиентов посредством поддержания 10-дневного запаса готовой продукции.

Таблица 4.2. Примеры стратегии спроса/поставок

Большие промышленные изделия – это группа «производство-на-заказ». Для них не существует запаса готовой продукции. Регулируемым параметром здесь выступает величина обязательств по поставкам, которая прямо определяет длительность цикла поставки клиенту.

Посмотрим теперь на целевое значение уровня обслуживания клиентов для средних изделий. Оно требует 99% заказов попозиционно. Это означает, что 99% всех строк заказов будет отгружено полностью и вовремя. Это звучит замечательно, пока вы не вспомните, что в заказах этой компании в среднем по пять строк заказов для одного заказа клиента и в большинстве случаев там представлены предметы из различных групп продуктов. Показатель, который должен применяться для отслеживания уровня обслуживания практически во всех случаях, – неисполнение заказов попозиционно, а исполнение заказов позаказно – т. е. процент заказов клиентов, отгруженных вовремя и в полном составе.

Так почему же тогда «Превосходные изделия» возятся с показателем исполнения заказов попозиционно в своей стратегии спроса/поставок? Ответ: они вынуждены делать это. Как вы видите, стратегии специфичны для группы продуктов, они направляют логику перспективного планирования в планирование продаж и операций (S&OP). При этом важным измерителем обслуживания клиентов является исполнение заказов позаказно. Компания это понимает. В начале каждого совещания по планированию продаж и операций обсуждается достигнутый общий уровень обслуживания с использованием статистики исполнения заказов позаказно. Целевое значение исполнения заказов позаказно – 95%. Чтобы этого достичь, поскольку в среднем в одном заказе пять строк, была установлена цель исполнения заказов попозиционно – 99%.

Установка целевых значений для запасов и обязательств по поставкам для большинства компаний не может быть произведена точно. Если у вас нет очень хороших исходных данных, вы здесь не сможете быть точным; не пытайтесь сделать карьеру путем решения, каковы они должны быть. Вне зависимости от размера запасов готовой продукции наш совет: начинайте объемное планирование продаж и операций с того, что установите цели примерно по факту того, что у вас есть сейчас, – если только запасы не являются очевидно высокими или низкими. Когда вы со временем усовершенствуете процесс, вы сможете скорректировать показатели – обычно в меньшую сторону.

Частью задачи здесь является вопрос номенклатуры – сколько различных номенклатурных позиций в определенной группе (семье) продуктов? Возьмем две группы продуктов с одинаковыми общими объемами. Все в этих группах одинаково, за исключением одного. Семья (группа) А насчитывает 4 номенклатурные позиции товаров, а семья (группа) В – 400. Какая группа требует большего страхового запаса готовой продукции для обеспечения равного уровня обслуживания? Ответ: группа В, потому что тот же объем, распределенный на в 100 раз большее количество позиций, требует значительно большей защиты от дефицита.

Для продуктов при «производстве-на-заказ» целевая длительность цикла для клиента в основном есть функция от обязательств по поставкам, что, в свою очередь, является обычно компромиссом между желанием предоставить клиенту продукт быстро и количеством времени, необходимого для деятельности по подготовке производства, производству и послепродажным работам. И здесь наша общая рекомендация: начинайте примерно с того, что у вас есть сейчас. А потом стремитесь достичь лучшего результата.

Вернемся к вопросу: «производство-на-заказ» или «производство-на-склад». Для целей объемного планирования продаж и операций многие компании, считавшие себя производителями «производство-на-заказ», на самом деле являются производителями «производство-на-склад». Возьмем для примера компанию D, наряду с другой продукцией производящую пластиковые пакеты для розничной торговли. Большинство их пакетов специализировано: на них указано название клиента: Nordstrom , Abercrombie and Fitch , Brooks Brothers и т. д.

Выглядит как «производство-на-заказ», не так ли? Однако ж нет. Компания D имеет складские соглашения со многими своими клиентами, в которых содержится требование поддержания заданного уровня запаса готовой продукции. Для целей объемного планирования продаж и операций это продукт «произволства-на-склад», а не «производства-на-заказ». Критерием оценки тут является не то, что продукт сделан конкретно для определенного заказчика, а то, что он хранится в запасах готовой продукции после своего изготовления.

Производители самолетов работают преимущественно по принципу «производство-на-заказ». Они строят самолет для конкретной авиалинии, проверяют его, вешают ярлык и отдают заказчику. Это называется «производство-на-заказ».

Заканчивая рассмотрение темы стратегий спроса/поставок, приведем список вопросов, которые помогут вам разобраться с тем, чего вы хотите добиться от каждой группы продуктов в терминах спроса и поставок.

• К какой группе продуктов относится продукт: «производство-на-склад», «производство-на-заказ», «завершение-на-заказ»?

• Каков целевой уровень обслуживания для этой группы продуктов? Это касается своевременных и полных отгрузок клиентам.

• Если группа продуктов принадлежит к типу «производство-на-склад», каков целевой уровень запасов готовой продукции? Другими словами, сколько запасов необходимо для обеспечения целевого уровня обслуживания клиентов?

• Если группа продуктов принадлежит к типу «завершение-на-заказ», каков целевой уровень запасов модулей (или других «суррогатов»)? И сколько запасов необходимо для обеспечения целевого уровня обслуживания клиентов?

• Если группа продуктов принадлежит к типу «производство-на-заказ», каков целевой уровень обязательств по поставкам? Помните, в данной среде этот показатель – отрицательные запасы – очень важен. Он определяет, сколько времени клиент будет ждать выполнения заказа.

Стратегии спроса/поставок говорят нам, что мы должны делать для того, чтобы клиенты были довольны, и как эффективно управлять нашими запасами и обязательствами по поставкам. Они помогают нам сбалансировать спрос и поставки. Они необходимы для объемного планирования продаж и операций, потому что определяют логику таблиц. Кроме того, как мы увидим в главе 17, они помогают поддерживать потребность в постоянном совершенствовании по мере течения времени.

Часто задаваемые вопросы

У нас есть несколько единиц оборудования , которые реально являются «узкими местами». Это – отдельные единицы оборудования, а не производственные подразделения. Можем ли мы выполнять для них планирование потребностей в ресурсах?

Конечно. Эти отдельные единицы оборудования – ресурсы, возможно небольшие по размеру, но большие по влиянию. Для целей объемного планирования продаж и операций (общий объем) рассматривайте их так, как и остальные ключевые ресурсы. Вопрос не в размерах, количестве персонала или пропускной способности; вопрос в том, может ли потенциально данный ресурс остановить отгрузки.

Глава 5 Ежемесячный процесс объемного планирования продаж и операций

Объемное планирование продаж и операций сводится к принятию решений. Для каждой группы продуктов в процессе принятия решения принимаются во внимание: прошлый опыт, текущая ситуация в бизнесе, а также мнения менеджеров и руководства относительно вектора развития бизнеса. Решение может заключаться в следующем:

• изменить план продаж;

• изменить план операций;

• изменить план по запасам/обязательствам по поставкам;

• изменить стратегию и/или политику в отношении объема и/или номенклатуры или

• не делать ни одного из вышеуказанных действий. Текущие планы не требуют корректировки.

Вышеперечисленные решения имеют вид согласованных планов, утвержденных президентом, всеми заинтересованными вице-президентами и другими членами команды руководства. Важно, чтобы эти решения были оформлены документально и распространены в организации. Они формулируют общую линию поведения для всех служб: продаж, операций, финансов и разработок новой продукции. Каждая из этих групп детализирует сводные планы из объемного плана продаж и операций до необходимого уровня: по продуктам, по клиентам, по регионам, по заводам и по материалам.

Объемное планирование продаж и операций не сводится, однако, к одному лишь ежемесячному собранию, занимающему один-два часа. Предварительная работа начинается с первого числа и продолжается в течение некоторого количества дней. В нее вовлекается менеджмент среднего звена компании и, возможно, не только он (см. рис. 5.1). Предварительная их работа заключается в следующем:

• составить обновленные прогнозы продаж;