Создание отдела продаж с Битрикс24.CRM

Цель любой автоматизации – значительно уменьшить участие человека в рабочих процессах. А у роботов и триггеров Битрикс24.CRM, к тому же, есть дополнительные преимущества – они не только освобождают менеджеров от нудных рутинных операций и увеличивают производительность труда, но и обучают их работе по принятым в компании схемам, позволяют руководителю быстро выявить проблемные места в этих схемах и оптимизировать их.

5. Открытые линии.

Мы уже говорили об «Открытых линиях», которые позволяют продавцам работать внутри единого окна (в Битрикс24) с сообщениями клиентов из множества каналов цифровых коммуникаций, не разрываясь между множеством мессенджеров. В Открытых линиях ваш менеджер получает не только удобный интерфейс для общения, но также и возможность экономии времени и удобства, благодаря интеграции с CRM. Напомним, что при обращении через Открытые линии, контакты нового клиента автоматически фиксируются в CRM как новый лид, и вся история переписки сохраняется в карточке клиента. А если вопрос поступил от клиента, который есть в базе CRM, то об это сразу же узнает менеджер, который отвечает за данного клиента. Для руководителей отделов продаж и маркетинга благодаря Открытым линиям появляется консолидированная статистика обращений, которая помогает проводить анализ уровня удовлетворенности клиентов

6. Повторимся, что Битрикс24.CRM доступна вашим продавцам и руководителям не только на настольных компьютерах или ноутбуках – можно пользоваться и мобильной CRM. Где бы ни были менеджеры по продажам – в дороге, командировке или на встречах с клиентами, они всегда могут вести работу в CRM со своих смартфонов.

И, напоследок. Мы рассказали о простом и удобном способе запустить CRM «в облаке». Однако, если для вашей организации принципиально важно хранение данных исключительно на собственных серверах, то доступна коробочная версия Битрикс24.CRM. Такой программный продукт можно приобрести и установить на сервера и компьютеры вашей компании.

Для того чтобы подвести итоги данной главы, и помочь вам быстро и просто запустить Битрикс24.CRM, мы публикуем небольшой чек-лист. Он включает в себя основные пункты для вашего отдела продаж, которые помогут CRM заработать в полную силу, а вашей компании – продавать больше и эффективнее.

№

Чек-лист дел по включению CRM

1.

Создать Битрикс24 вашей компании, добавить сотрудников.

Выполнено

2.

Импортировать существующую базу контактов/клиентов.

Выполнено

3.

Подключить электронную почту всех сотрудников отдела продаж к CRM

Выполнено

4.

Подключить телефонию к CRM – арендовать телефонный номер в Битрикс24, или подключить вашу офисную АТС

Выполнено

5.

Подключить на сайт компании онлайн-чат или комплексный виджет из Битрикс24

Выполнено

6.

Подключить группы и бизнес-страницы из социальных сетей (Вконтакте, Facebook, Instagramm)

Выполнено

7.

Подключить мессенджеры (Viber, Telegram)

Выполнено

8.

Настроить автоматизацию продаж (роботы и триггеры).

Выполнено

9.

Наслаждайтесь продажами!

Выполнено

Битрикс24.CRM позволит вашим продавцам начать работать и продавать современно, легко и эффективно!

Глава 5. Этапы продаж. Автоматизация продаж

В этой главе мы обсудим:

1. Что из себя представляет воронка продаж.

2. Как работать с лидами и сделками.

3. Как вы сможете автоматизировать разные этапы продаж – и как в этом сможет помочь Битрикс24.CRM.

Итак, в вашей компании уже есть отдел продаж. Вы утвердили функциональные обязанности его сотрудников, набрали необходимое количество продавцов, обучили их. У вас есть клиентская база, и вы знаете, как её увеличивать. Вы включили CRM.

Что дальше? Дело за малым – осталось правильно настроить работу ваших продавцов на каждом этапе воронки продаж.

1. Воронка продаж

Начнем с базовых понятий.

Лид – это тот, кто только интересуется. Он может быть потенциальным клиентом, однако может также никогда не стать покупателем.

Покупатель (участник сделки) – уже предварительно сделал свой выбор в вашу пользу, и работает с вами в рамках определенной сделки.

Сделка – процесс переговоров с покупателем, который сопровождается подготовкой коммерческого предложения, выставлением счетов, заключением договоров, контролем оплат со стороны покупателя. Как и лид, сделка может быть проиграна (покупатель может отказаться от покупки).

Воронка продаж – это набор этапов, через которые проходит либо лид (с момента первого контакта с вашей фирмой до момента подтверждения интереса к сделке с вами), либо потенциальный клиент (с момента открытия сделки до момента покупки).

Соответственно, у вас может быть несколько воронок продаж – воронка для работы с лидами и/или воронка для работы со сделками.

На первой стадии воронки продаж всегда есть определенное количество заинтересованных лиц (лиды или контакты), на последней – как правило, гораздо меньшее количество покупателей. Поэтому термин «воронка продаж» очень легко представить визуально – наверху воронка, как правило, всегда шире, чем внизу. При этом длина воронки и количество этапов (стадий продаж), из которых она состоит, может существенно отличаться для различных видов бизнеса и сфер деятельности предприятий.

Так, например, для магазина розничной сети количество таких этапов будет очень небольшим:

1. Посетители зашли в магазин.

2. Посетители выбрали нужные товары.

3. Посетители вышли с покупкой.

Управлять таким процессом продажи достаточно просто – во-первых, нужно не напугать потенциальных покупателей (пустыми полками, неприятным запахом, грубыми продавцами), чтобы они сразу не покинули торговую точку. Во-вторых, если для выбора товаров покупателям может понадобиться помощь, то в магазине должно находиться достаточное количество консультантов, хорошо разбирающихся в предлагаемых товарах и готовых помочь клиентам сделать свой выбор. В-третьих, магазин нужно оборудовать кассами и кассирами, которые смогут принять оплату у покупателей.

Но что делать, если речь идет о более сложных продажах – например, продажах расходных материалов от оптовой компании? В этой ситуации количество этапов продажи будет значительно больше:

1. Формирование потенциальной клиентской базы, получение новых лидов.

2. Контакты с потенциальными клиентами, выявление ЛПР (лиц, принимающих решение о закупке расходных материалов).

3. Выявление потребностей потенциальных клиентов.

4. Презентация и подготовка коммерческого предложения.

5. Переговоры, преодоление возражений.

6. Выставление счета, заключение договора.

7. Контроль оплаты и отгрузки.

8. Повторные или регулярные продажи..

А могут быть и еще более сложные примеры продаж, когда для заключения сделки требуется создание экспертной группы, подготовки технического задания, согласование проекта… В таком случае и этапов воронки продаж может оказаться еще больше. Как бы там ни было, основной задачей продавца в любом случае будет контроль своевременного и последовательного прохождения сделки по всем этапам воронки продаж. Эта простая и понятная истина поможет очень многим продавцам понять свою роль – качественно сопровождать клиента на пути к покупке. Длина этого пути зависит от того, как в вашей компании построен процесс продаж – начинается ли он в момент получения лида, или же ваша фирма старается сразу начать заключение сделки с потенциальными клиентами.

Когда нужно работать с лидами?

В первой главе нашей Книги мы уже говорили о нескольких типах продаж – в частности, зависящих от простоты или сложности процесса продаж, или количества стадий в воронке продаж. Напомним, что такие продажи бывают:

1. Простыми (или транзакционными – от слова «транзакция», оплата). Потенциальный покупатель уже сделал свой выбор, и ему нужно только оплатить деньги за товар или услугу. Это могут быть, к примеру:

• покупки в магазине или на сайте,

• поход в ресторан или в кино.

• стрижка в парикмахерской и прочие простые бытовые услуги.

Роль продавца в таких сделках в основном связана с приемом оплаты от покупателя.

2. Консультационными. Потенциальный покупатель определился с набором поставщиков/продавцов, и ему нужна помощь или консультация со стороны продавца, чтобы сделать окончательный выбор. Только после получения такой консультации или презентации он определится с покупкой. Это может быть:

• покупка автомобиля.

• выбор поставщика сырья или расходных материалов,

• заказ услуг для бизнеса,

• медицинские, юридические, образовательные услуги.

Роль продавца при таких продажах более значима, от его усилий, активности и профессионализма во много будет зависеть выбор покупателя.

3. Стратегическими (проектными). Конфигурация покупки может быть очень сложной, количество этапов продажи – очень большим. Это крупные строительные, технологические проекты, внедрение сложных информационных систем. Роль продавца в таких продажах особенно важна на первых стадиях (когда нужно вызвать интерес у лиц, принимающих решение по выбору стратегического поставщика).

Компании, у которых большая часть продаж простые (транзакционные), вполне могут обойтись без работы с лидами. Количество этапов продаж, которые будут в их случае, будет очень небольшим (1–2 этапа). Например:

1. Прием посетителя.

2. Контроль оплаты и отгрузка товара (или – оказание услуги и оплата).

В таких ситуациях ваша фирма может сразу же создавать в CRM сделку с потенциальным клиентом, и работать с ним по этапам сделки. В Битрикс24.CRM можно сделать выбор и работать без лидов в принципе (каждый раз при возникновении нового входящего запроса будет автоматически создаваться новая сделка).

Если же в вашем случае количество контактов с потенциальным клиентом до покупки большое, если сделка проходит через несколько этапов, то имеет смысл построить работу с лидами, и с помощью ваших продавцов и автоматизации этапов продаж превращать их в сделки.

Зачем же использовать лиды, строить по ним отдельную воронку и совершать больше действий в CRM? Ответ прост: хотите, чтобы ваши усилия по привлечению клиентов давали большую отдачу и клиентов становилось больше? Используйте любую возможность. Пусть даже потенциальный клиент не подтвердил свой первоначальный интерес (сказал вам «дорого» или «ищу такой же, но с перламутровыми пуговицами»). Сохраните такого заинтересованного клиента в CRM – и в будущем сможете предложить ему подходящий по цене товар, если такой у вас появится. Или покажите ему вашу рекламу Вконтакте: он будет видеть ваше объявление (например, об акции, о новом товаре, о том, что ваш товар лучше, чем у других) в своей ленте Вконтакте, постепенно запомнит вашу компанию, и в конце-концов может захотеть купить у вас.

Что, если прямо сейчас у вас нет времени заниматься дожимом таких лидов, все усилия и ресурсы направлены на продажи? Работу с лидами в Битрикс24.CRM можно выключить, не беспокоясь, что они пропадут. Все ваши касания с клиентом, все зацепки, все равно попадут в Битрикс24.CRM, но сразу окажутся в сделках. Этот способ специально придуман Для того чтобы упростить работу на первом этапе. А вот когда вы решите, что пора выжимать максимум из всех входящих – вернуть работу с лидами можно в один клик!

2. Работа с лидами

Итак, допустим, что ваша компания использует работу с лидами в процессе продаж. В результате этой работы, с лидом может произойти следующее:

1. Он может конвертироваться в сделку (подтвердить свой интерес к покупке), при этом сам клиент также будет присутствовать в CRM как контакт (или компания).

2. Может быть, клиент не готов покупать сейчас. Тогда сделка не открывается, но может все равно появиться контакт потенциального клиента, который представляет интерес для вашей организации в будущем.

3. Лид может быть признан «некачественным»:

– если он не однозначно не готов обсуждать никаких возможных сделок в будущем. Такие лиды все равно не стоит сразу удалять, их можно использовать для будущих рекламных кампаний.

– либо если его контактные данные или информация о лиде неактуальны. Такие лиды стоит сразу же удалять.

Предположим, ваша компания стала счастливым обладателем некоторого количества лидов. Скорее всего, вы получили их из каких-то онлайн-каналов (например, через Открытые линии в Битрикс24.CRM, или с помощью рассылки по электронной почте), или же в вашу компанию просто поступают входящие звонки от новых контактных лиц. Что делать с ними дальше.

Для начала, необходимо:

1. Определить количество стадий, через которые лиды будут проходить в процессе обработки. Такими стадиями могут быть:

• звонок или электронное письмо лиду для подтверждения и уточнения контактов, или приглашения на встречу

• выявление потребности лида (подтверждение его интереса к сотрудничеству с вашей компанией, или к разовой покупке ваших товаров или услуг)

• квалификация лида (перевод его в стадию сделки, ожидания или признания некачественным).

2. Определить критерии, по которым лиды будут конвертироваться (в сделки либо контакты), оставаться в обработке (ожидании), либо будут признаваться некачественными. Такими критериями могут быть.

• для конвертации в сделку – встреча с клиентом (подтверждение его существования и интереса к сотрудничеству с вашей компанией в ближайший момент), дополнительные детальные запросы с его стороны (например, просьба прислать коммерческое предложение или счет на оплату).

• для дальнейшей обработки лида – подписка клиентом на электронную рассылку вашей компании, или его просьба совершить телефонный звонок с вопросами позднее (например, через неделю или месяц).

• для признания лида некачественным – неподтвержденные контактные данные, негативная реакция со стороны лида на общение с вашими сотрудниками, просьба удалить его из базы рассылки или не звонить более.

3. Определить сроки, в течение которых лид должен пройти на следующую стадию, или быть признан некачественным. К примеру, для признания лида некачественным, это может быть месяц, в течение которого лид не отвечает на телефонные звонки (либо определенное количество неотвеченных звонков).

4. Автоматизировать процесс обработки лидов.

Автоматизация работы с лидами

В предыдущей главе о CRM мы рассказывали о том, как в Битрикс24.CRM предусмотрена автоматизация продаж с помощью специальных инструментов – роботов и триггеров. Если по каким-то причинам вы пропустили главу о CRM, то настоятельно рекомендуем прочитать сначала ее, и уже только после этого возвращаться к текущему материалу. А здесь мы покажем вам некоторые возможности автоматизированной работы с лидами, которые способны выполнять без всякого участия менеджера роботы внутри Битрикс24.CRM.

Для начала – приведем пример базового сценария автоматизированной работы с лидами компании, которая получает заполненные анкеты (CRM-формы). Допустим, что эта фирма занимается обучением английскому языку, и через такие анкеты принимает запись на бесплатное (пробное) занятие английскому.

Сценарий работы с лидом будет включать в себя:

1. Как только потенциальный кандидат на обучение заполнит форму и нажмет кнопку «Отправить», в CRM появится новый лид, и ему будет назначен ответственный менеджер.

2. Заполнивший форму кандидат сразу же получит по электронной почте письмо со стандартным текстом (Спасибо, мы получили вашу заявку на бесплатное занятие. Наш специалист перезвонит вам в течение одного рабочего часа, чтобы согласовать время и место занятия»).

3. У менеджера, которому был назначен данный лид, в CRM появится задача (дело) – перезвонить лиду. При этом менеджер будет видеть, что этот потенциальный клиент уже получил от компании письмо. Прямо из карточки лида менеджер нажмет кнопку «Позвонить» и наберет контактный номер.

4. Менеджер уточнит, правильно ли записано имя и фамилия потенциального клиента, и согласует с ним удобное время бесплатного занятия. Дата и время встречи будут тут же зафиксированы в CRM, и после окончания разговора лид автоматически сменит статус на «Сделка», и перейдет на первую стадию новой воронки продаж (для сделок). Клиент же после окончания разговора получит смс, в котором будет указано место и время бесплатного занятия, и второе письмо по электронной почте, с такой же информацией и предложением подписаться на электронную рассылку.

5. Клиент, который сходил (либо не смог пойти) на бесплатное занятие, сразу после этого начнет видеть в Интернет (например, ВКонтакте, или рекламных блоках Яндекс) рекламу этой школы английского языка, с предложением купить курсы.