Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.

Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его владелец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: бóльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.

Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.

Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.

• Список дел: он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть.

• Файловая система: записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.

• Календарь: даты и время встреч, конференц-звонков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.

• Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.

• Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.

Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любую из этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в почтовом ящике.

Папка «Входящие» подобна сортировочному помещению в офисе, куда поступают конверты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим кабинетам. Или представьте себе, что входящее сообщение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких контейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как и неправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты и вообще неприятно залезать.

Решение

Для решения проблемы перегрузки почтой следует обратиться к ее источнику – количеству отвлекающих в данный момент факторов. Каждое письмо конкурирует в борьбе за наше внимание с любым другим. Набитый письмами почтовый ящик просто деморализует: он напоминает, сколько еще работы нужно переделать и как мы далеки от результата.

Загрузка письмами часто неправильно измеряется в объемах писем. Когда люди жалуются на то, что они получают 50–100 писем в день, то говорят об объеме – количестве входящих писем ежедневно. Однако объем – неверный способ измерения загрузки, ведь он ничего не говорит о том, сколь много других сообщений ожидают внимания пользователя. Как мы и утверждали ранее, правильно измерить загрузку электронными письмами – значит оценить общее количество сообщений, которые находятся в почтовом ящике. Человек с большим объемом писем – например, 100 сообщений в день и больше – может быть вовсе не перегруженным, если общее число его сообщений невелико. И наоборот, тот, кто получает всего десять писем в день, может быть болезненно перегруженным, если общее количество его писем достаточно велико.

Вспомните наше исходное условие: если перегрузка – это проблема, то устранение бремени – это решение. Разумеется, на объем получаемых писем мы по большей части повлиять не можем[5]. Поэтому решение должно найтись в области общего количества писем. Скажем прямо, вот решение перегрузки электронными письмами:

Минимум раз в день удаляйте все письма из ящика.

Иными словами, очищайте входящие сообщения прежде, чем они загромоздят почтовый ящик. Большинство удаляйте, некоторые записывайте в файлы (как описано в главе о хранении файлов), но главное – убирайте их из почтового ящика, прежде чем они станут вызывать у вас стресс и отвлекать от дел. Это вполне соотносится, между прочим, с ключевыми идеями трех первых глав.

1. «Биты – вещь тяжелая»: разбухший почтовый ящик деморализует пользователей, создавая ощущение перегрузки.

2. «Ваши биты – это ваша ответственность»: никакой инструмент, никакая компания ничего за вас не сделает, управлять собственной почтой нужно научиться самим.

3. «Чтобы научиться цифровой грамотности, оставьте биты в покое»: держите папку «Входящие» пустой.

Держать эту папку почти пустой недостаточно: несколько десятков писем со временем все равно превратятся в несколько сотен. Нужно по меньшей мере раз в день доводить количество писем в ящике именно до нуля. (Конечно, это не относится к выходным и праздникам, когда почта не проверяется.)

Хотя это требует некоторой дисциплины, но держать почтовый ящик пустым – процесс несложный и не отнимающий много времени. Удалить письма из почтового ящика – не значит сделать всю описанную в них работу; достаточно переместить их в нужное место, например в список дел, чтобы поработать над ними позже, когда почтовый ящик опустеет. Допустим, пришло письмо, в котором рассказывается о новом долгосрочном проекте. Окончание работы, на которую ссылается данное письмо, может отнять многие месяцы, но управление самим этим письмом отнимет пару секунд. Научившись видеть различия между электронным письмом и тем, что оно описывает, вы существенно продвинетесь на пути к цифровой грамотности.

Ежедневное освобождение почтового ящика может проходить в три простых этапа, которые описаны ниже. Метод «устойчивого состояния» предполагает, что почтовый ящик очищался и вчера: папка «Входящие» должна содержать только те письма, которые пришли со вчерашнего дня (или начиная с другой точки отсчета)[6]. Те, кто не знаком с этим методом, конечно, вначале должны очистить свой почтовый ящик в первый раз. Этот процесс под названием «индукция» описан в этой главе ниже.

Метод ежедневного стабильного состояния

Допустим, вы с утра приходите на работу, садитесь за компьютер и видите новую пачку почты. Пусть сообщений будет 20, 50 или даже 100. Сколько бы их ни было, не волнуйтесь: ведь вы очищали ящик вчера, можете очистить его и сегодня. Потребуется три этапа.

Шаг-1.-Прочтите всю личную почту и удалите ее.

Шаг-2.-Удалите весь спам.

Шаг-3.-Ознакомьтесь с информационными и предписывающими сообщениями и удалите их. А именно:

• удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав;

• сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения;

• все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.

Каждый этап детально описан ниже.

Шаг 1. Личная почта

Первым делом обратите внимание на самые важные письма – сообщения от семьи и друзей. Прочитайте каждое из них и насладитесь ими. Сделайте что хотите: сохраните на компьютере – например, в папке «Альбом для вырезок», распечатайте и повесьте на холодильник дома, перешлите друзьям. Если хотите, напишите ответ. Но, покончив со всей личной почтой, удалите ее. Как бы это ни было важно, оставлять письма в почтовом ящике нельзя.

Вероятно, такой подход в некоторых офисах вызовет вопросы: как, личная почта сначала? Да, так и должно быть, и такого подхода я придерживаюсь в своей консалтинговой фирме. Мы разрешаем сотрудникам в первую очередь заниматься личной почтой. Альтернатива совершенно неудовлетворительна: иначе личная почта должна ждать, пока не будут обработаны все остальные сообщения, таким образом, личные отношения и родственные связи сотрудника ставятся ниже, чем рядовая записка из соседнего отдела. (Конечно, этот шаг пропускается в тех компаниях, где личная переписка вообще запрещена.)

Цифровая грамотность позволяет работать более эффективно в цифровом мире, а также жить более полной жизнью вне этого мира. Чтобы научиться ей, пользователей следует поощрять такими приоритетами при проверке почты. Личные сообщения прежде всего.

Шаг 2. Спам

Теперь, когда самая важная почта удалена из ящика, найдите и удалите самые не важные сообщения – спам. У владеющих цифровой грамотностью пользователей должна быть стратегия по управлению спамом – например, с помощью почтовых фильтров или «белого списка». Они позволяют удалять спам еще до того, как тот попадет в ящик. Но многие письма, содержащие спам, все же прорываются сквозь фильтры. Найдите их – это легко сделать по заголовкам – и удалите. Теперь почтовый ящик свободен и от наименее важных сообщений.

Когда первые два шага сделаны, ящик очищен от наиболее и наименее важных сообщений. Остальные письма не так важны лично для вас, как письмо от члена семьи, но требуют полного внимания. Собственно говоря, именно третий шаг и составляет суть метода управления почтой. Многие и без того знают, как надо читать письма от супруга или удалять спам. Но не многим известно, как обращаться с рабочими письмами, которые каждый день перегружают ящик. Скорость и простота, с которыми можно разделаться с этим третьим шагом, во многом определяют, насколько вы преуспеете на работе. Это пробный шар управления электронной почтой.

Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями

Во-первых, убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.

Теперь откройте каждое сообщение, двигаясь сверху вниз, обработайте их, как указано ниже, а затем сохраните или просто удалите из ящика. Открыл – обработал – удалил; открыл – обработал – удалил. И так со всеми сообщениями. Когда с этим этапом будет покончено, ящик опустеет.

Как обработать сообщение? Это зависит от его типа. Спам и личные письма уже удалены из почтового ящика, так что осталось всего три типа сообщений: новостные рассылки, информационные уведомления и предписания что-то сделать. Разбирая письмо за письмом, обрабатывайте каждое сообщение в зависимости от его типа – так, как мы советуем ниже.

• Новостные рассылки. Быстро прочитайте каждое письмо и удалите его. Если времени у вас мало, а писем много, прочитайте заголовки и удалите сообщения. Если времени больше, прочитайте письма внимательнее, сохраните всё, к чему впоследствии, возможно, придется обратиться. Но потом все равно удалите письмо. В любом случае не сохраняйте все письмо, чтобы прочесть его позднее: когда придет следующее, вашего внимания потребуют уже две проблемы. Чем меньше нужно будет прочитать, чтобы оставаться в курсе, тем лучше. (Управление подписками на рассылки и сохранение приложенных файлов описано в главе о медиадиете.)

• Информационные уведомления. Эти сообщения не призывают к действиям, а предназначены «для вашей информации» – например, ответ на вопрос или сообщение о встрече. Сообщения о встрече, возможно, нужно записать в календарь, а некоторые сообщения – сохранить в папку с документацией проекта, но в основном информационные уведомления можно просто бегло просмотреть[7]. Во многих случаях ваш адрес фигурирует только в копии, что свидетельствует о том, что это чтение факультативно.

(Возможно, уверенным пользователям стоит настроить фильтры, которые будут автоматически переносить сообщения, в которых ваш адрес стоит в копии, в отдельную папку, чтобы просматривать и удалять их раз в день.) Что бы ни содержалось в этом информационном сообщении, при необходимости прочитайте его, потом удалите или сохраните, но в любом случае очистите от него ящик.

• Предписания действия. Для таких писем используйте «правило двух минут»: если можно выполнить то, о чем говорится в письме, за две минуты, сделайте это немедленно, даже если придется встать с кресла и оторваться от компьютера. Когда с делом покончено, удалите сообщение. Если потребуется более двух минут, занесите дело в список, который должен существовать отдельно от почтового ящика, и удалите письмо. (В следующей главе рассказывается об управлении списками дел.)

В каждом описанном выше случае письма ждет общая судьба: удалите их, перенесите из ящика в другое место – они не должны там оставаться. Папка «Входящие» – всего лишь место временного хранения входящей почты, не более чем на 24 часа. Для долгосрочного хранения она не подходит.

Следование описанному здесь методу занимает немного времени – даже меньше, чем прочтение главы до этого абзаца. С опытом очистка почтового ящика будет занимать не более нескольких минут. Но делать это надо постоянно, ежедневно, как чистить зубы, чтобы эта привычка стала второй натурой. Таким образом, проблему перегрузки электронной почтой, этот постоянный источник стресса, становится легко решить. Очистка почтового ящика не подразумевает выполнения всех работ, описанных в сообщениях, – это просто переправление писем на нужные места. Только с пустым почтовым ящиком можно сконцентрироваться на реальной работе.

Индукция

Прежде чем перейти к методу стабильного состояния, многим пользователям необходимо пройти через индукцию – одномоментное освобождение от долгосрочного бремени. При индукции почтовый ящик, в котором накопились письма за последние несколько дней, недель, месяцев, лет, очищается: количество писем в нем доводится до нуля. Нет, не почти до нуля, а ровно до нуля – за одну большую чистку. И это полезно не только для новичков в области цифровой грамотности, но и для опытных пользователей, если в их ящике невероятное количество писем (например, по возвращении из отпуска).

Хотя индукция, возможно, пугает обладателей множества старых писем, которые скапливались в ящике месяцы или годы, это единственный способ перейти на путь ежедневного опустошения ящика. Возможно, более привлекательно выглядит постепенный подход: «Я буду удалять каждый день понемногу, и в конце концов ящик очистится». Но этот подход может не дать результата. Заявления о постепенном реформировании могут быть сколь угодно искренними, однако они не приведут к успеху для тех пользователей, которые уже привыкли к большому количеству писем. Им нужно видеть ноль сообщений.

Хорошая новость состоит в том, что индукция под силу любому пользователю. Как и метод стабильного состояния, индукция не требует выполнения всей скопившейся в ящике работы. Нужно только перебросить сообщения по нужному адресу – в список дел, в календарь и т. д. Это потребует час или два целенаправленной работы. Затем почтовый ящик можно будет очищать ежедневно за несколько минут.

Три этапа индукции соответствуют методу стабильного состояния. Шаги 1 и 2 полностью идентичны ему: прочтите и удалите все личные сообщения, а затем удалите весь спам.

Шаг 3 индукции начинается с удаления писем рассылки и информационных сообщений оптом.

• Отсортируйте входящую почту по теме. Ищите новостные рассылки по нескольким проблемам, они будут сгруппированы вместе. Немедленно удалите их все, не читая. Останавливаться и вникать в то, что происходило несколько дней, недель или месяцев назад, нет времени. Если вас все-таки охватит искушение начать их открывать сейчас, вспомните, что вы как-то продержались до сих пор, не читая их. Все удалите и двигайтесь дальше.

• Чтобы найти информационные сообщения и те письма, где вы стоите в копии, отсортируйте сообщения по полям «От кого» и «Тема». Так станет видно, есть ли еще сообщения, которые можно удалить, не читая. Есть ли сообщения о встречах, на которых вы уже побывали? Удаляйте. Есть ли длинные цепочки писем на одну тему, которые можно игнорировать? Все удалите.

• Теперь отсортируйте письма по дате, самое старое сообщение должно быть наверху. Открывайте их в этом порядке, чтобы все обработать. Здесь процесс должен быть таким же, как и при методе стабильного состояния, но с бóльшим уклоном в сторону скорости. Будьте безжалостны, продвигайтесь через сообщения как можно быстрее: до цели – нуля сообщений – очень далеко. Следовательно, если сообщение носит информационный характер, просмотрите его и при необходимости где-то сохраните, но удалите как можно быстрее, чтобы можно было двигаться дальше.

• Используйте правило двух минут и сделайте все дела, которые можно сделать быстро. Не откладывайте их, даже если процесс индукции долог. В зависимости от объема почтового ящика эта стадия может занять от часа времени, но следует позаботиться об этом, прежде чем очистить ящик полностью.

• С более объемными задачами справиться еще проще: просто заносите их в список дел и двигайтесь дальше. Даже не думайте делать прямо сейчас какое-то крупное дело: ваша цель – удалить эти сообщения и двигаться дальше. Инвентаризацией списка дел можно заняться, когда почтовый ящик опустеет.

Хотя индукция иногда занимает несколько часов, с ее помощью можно очистить почтовый ящик любого размера от всех сообщений. Тем самым вы подготовите его для куда более простой ежедневной очистки, при которой можно постоянно применять метод стабильного состояния – как один раз в день, так и несколько. От самого пользователя зависит, насколько часто он будет проверять почту.

Как часто проверять, как часто очищать

Одни предпочитают проверять новую почту раз или два в день. Это минимизирует возможность отвлечения на что-то другое, пока пользователь не будет готов к обработке новых писем. Другие пользователи предпочитают, чтобы их почтовая программа постоянно проверяла почту в течение дня – это позволяет обрабатывать письма по мере их поступления, так что ящик никогда не переполняется чрезмерно.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи могут выбрать тот метод, который им больше подходит. В разных ситуациях выбор тоже может быть различен. Обычно мой почтовый клиент регулярно проверяет почту, но иногда, когда мне нужно сосредоточиться на каком-то куске работы, я временно приостанавливаю проверку. В любом случае пользователи или компании не должны искусственно ограничивать доступ к входящим письмам – цифровая грамотность предоставляет возможность выбирать, когда и как часто работать с битами.

У пользователей есть выбор и в вопросе, как часто очищать почтовый ящик: сразу по прибытии сообщений или раз-два в день. Многие предпочтут очищать ящик ежедневно в одно и то же время. Лучше делать это в конце дня: так вы получите возможность сполна насладиться вечером и на следующее утро обнаружить в ящике не так много новых писем. Нужно сделать собственный выбор, но нельзя держать письма в ящике более суток.

Пользователям, которые ушли на весь день на собрание или находятся в деловой поездке, возможно, будет сложно вообще выбрать время для очистки почтового ящика. И решение здесь не такое простое: когда времени мало, работа с почтой требует особых усилий. Но выбора нет. Поскольку письма продолжают поступать, нужно постоянно стремиться к пустому почтовому ящику. Единственная альтернатива – постоянно накапливать и накапливать сообщения, что чревато описанными выше проблемами, или держать в ящике определенное количество писем.

Никаких полумер

Подход «определенного количества» – обманчиво привлекательная полумера. Некоторые пользователи предпочитают хранить в ящике пять-десять сообщений, считая, что это «достаточно близко» к нулю. Те, кто придерживается такого подхода, говорили мне, что используют свой почтовый ящик в качестве списка дел. Поскольку они оставили в покое большинство битов, их не отвлекает множество сообщений, а те, что остались в ящике, – просто список дел на сегодня.

Но при этом подходе остаются две проблемы.

1. Это не единственный их список дел. Входящие сообщения – только один источник его пополнения, поэтому у этих пользователей есть и другой – в блокноте или в отдельной компьютерной программе. В результате все дела в одном месте собрать не удается. Приходится тратить время на то, чтобы переключаться от одного списка к другому. Из-за этого теряется производительность и сложно расставить приоритеты. В соответствии с цифровой грамотностью использование единственного списка дел, который описан в следующей главе, решает эту проблему и позволяет сохранять почтовый ящик пустым.

2. Поддерживая определенное количество писем в ящике, пользователь не испытывает чувства завершенности, которое появляется при виде пустого ящика. Собственно говоря, он совершает ту же работу, что проделывал бы для полной очистки ящика, но не пожинает ее плодов.

Худшее половинное решение состоит в том, чтобы день за днем удалять некоторое количество почты, но не всю. Когда по итогам особенно напряженного дня скапливается необычно большое число писем, соблазнительно удалить бóльшую их часть, например спам и информационные сообщения, но оставить в ящике те, что относятся к списку дел. На следующий день появится новая пачка сообщений, которые прибавятся к вчерашним. Будет проще просмотреть новую почту, чем снова нырнуть во вчерашнюю папку, после чего пользователь решит добавить к старым сообщениям новые дела.

Через несколько дней, как вы понимаете, такие операции с почтовым ящиком приведут к перегрузке электронной почтой и страшной головной боли. Почтовый ящик теперь переполнен важными письмами, требующими серьезного внимания. Это куда хуже, чем первозданный вид почтового ящика, в котором хотя бы несколько сообщений можно легко и быстро удалить. Сейчас пользователь перегружен неотложными вопросами, а новые письма продолжают поступать. Дойти от этого состояния до пустого почтового ящика значительно сложнее. Оставляя почту в ящике больше чем на сутки, вы идете по скользкой дорожке.

Единственное приемлемое решение проблемы перегрузки электронной почты – каждый день удалять все письма полностью. Это решение настолько простое, что может показаться более привлекательным осуществлять процесс частично или временно. Не дайте себя одурачить! Вам нужно все или ничего: или по итогам дня не останется ни одного письма, или возникнет проблема.

Реакция на ноль

Пустой почтовый ящик подразумевает наличие в нем нуля – да, ровно нуля – сообщений. Есть глубокое различие между тем, сколько у вас сообщений: несколько или ни одного. У тех, кто много лет проработал с переполненным почтовым ящиком и теперь видит, что в нем ноль сообщений, может быть интересная реакция на происходящее. Например, вскоре после начала использования описанного метода мне прислали такое письмо:

Как я себя ощущаю?

Странно: раньше ничего подобного не было, так что нужно привыкнуть.

Свободно: я открываю Outlook, и иногда там просто большое белое пустое пространство. Меня ничего не отвлекает, так что я могу сконцентрироваться на том, на чем хочу.

Эффективно: мне действительно кажется, что сейчас я могу более эффективно отвечать на сообщения. Ведь от нового сообщения меня ничего не отвлекает, и я могу сосредоточиться на том, чтобы лучше ответить на него.

«Странно», «свободно» и «эффективно» – отличный способ описать цифровую грамотность. Но есть и такие, кому приходится не так легко при первом знакомстве с пустым почтовым ящиком. Вот что написал мне один пользователь, впервые увидев пустую папку:

Сейчас он пуст на 100 %. Очень странно. Пустой. ВАКУУМ.

Как будто у меня сломался почтовый ящик. Ни панели чтения, ничего! Все пропало!

Другой привел, вероятно, самую точную из известных мне причину, почему большинство все же не решается перейти на мой метод:

Честно говоря, пустой почтовый ящик освобождает, но и пугает. Я много раз проводил время, читая всю свою почту и чувствуя нужность этого занятия. А теперь придется сосредоточиться на реальных проектах.

А в этом и состоит цель методики. Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее пользователь вернется к продуктивной работе.

Другие проблемы

Для некоторых пользователей проблема состоит даже не в почтовом ящике, а в почтовых ящиках. У этих людей есть несколько ящиков, в каждом из которых содержится собственный поток информации из определенного количества сообщений. Очевидный в данном случае способ сбросить это бремя – минимизировать количество учетных записей, оставив, например, одну для рабочих и одну для личных целей[8]. Другие избыточные ящики лучше закрыть. (Просто напишите друзьям и коллегам, чтобы они больше не посылали вам сообщения на этот адрес, а потом свяжитесь с администрацией почтового сервиса и попросите закрыть эту учетную запись. Это процесс простой и безболезненный, позволяющий избавиться от одного из потоков информации.)

Еще одна проблема может возникнуть, если применять методы цифровой грамотности в условиях командной работы. Тех членов коллектива, которые придерживаются принципа «ноль писем в ящике», могут изводить ненужными сообщениями коллеги. Решить эту проблему способно обучение всего персонала или общая политика компании в области электронной почты. Например, могут быть изданы директивы относительно того, кто должен получать копии разнообразных сообщений, или того, когда следует воспользоваться телефоном, а не электронной почтой. Самая важная часть решения должна состоять в том, что каждый член команды будет содержать свой почтовый ящик в чистоте.

О мгновенных сообщениях

Некоторые пользователи (и команды) в придачу к использованию электронной почты применяют системы мгновенных сообщений или чаты. Мгновенные сообщения вызывают более быстрый отклик, чем письма, они отражают каждую строчку текста сразу после того, как отправитель заканчивает ее писать. Это может оказаться бесценным даром в тех ситуациях, когда важно общение в реальном времени: например, многие онлайн-магазины реализуют функцию такого общения с отделом клиентской поддержки. В команде, работающей над проектом, мгновенные сообщения позволяют коллегам быстро общаться друг с другом, особенно если они работают удаленно. Конечно, ту же возможность предоставляет и телефонный звонок, но часто быстрее и проще набить краткое сообщение в программе-мессенджере.

Основной недостаток мгновенных сообщений в том, что они формируют еще один поток входящей информации, с которым, в дополнение к почтовому ящику, тоже надо как-то справляться. Мгновенные сообщения могут отвлекать в той же степени, что и новые письма, если даже не еще сильнее – ведь немедленное получение сообщения предполагает немедленный ответ, в отличие от электронного письма, которое можно оставить без внимания на несколько часов.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи должны тщательно взвесить, нужен ли им такой новый канал информации, как система мгновенных сообщений. Для представителей некоторых профессий мгновенные сообщения необходимы, многим пользователям просто нравится еще одна возможность связываться с друзьями по интернету. Но есть и такие, кто считает, что электронной почты вполне достаточно: ведь лучше не создавать двух потоков информации там, где можно ограничиться одним.

Глава 5

Управление списком дел

После того как ящик очищен, надо понять, что делать дальше, и это требует составления списка дел. Надо сказать, что управление списком дел, возможно, еще важнее, чем управление электронной почтой, поскольку именно тут пользователи наконец-то начинают работать. И цифровая грамотность здесь необходима: она минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, чтобы увеличить время на их непосредственное выполнение.

Проблема все та же – перегрузка. Как и в случае с входящей почтой, каждый день приносит новое бремя дел вдобавок к вчерашним. Одно лишь управление электронной почтой проблемы не решает: в почтовый ящик приходит информация о многих задачах, но не обо всех. Начальник может поставить новую задачу на собрании, или же вы узнаете о ней по телефону. Даже когда вы пишете письмо, может возникнуть новая задача: если вы нагружаете чем-то кого-то другого, перед вами тоже встает задача – проверить выполнение.

Списки дел отличаются от электронной почты в одном важном моменте: дела нужно делать, это уже настоящая работа. Почтовый ящик же содержит биты, которые нужно просто прочитать, а потом удалить или переместить в более подходящее место. В случае с электронной почтой перегрузка отвлекает и раздражает, но в случае со списками дел это превращается в серьезную проблему. Чтобы сделать несколько дел из списка, нужно серьезно сконцентрироваться, притом часто на длительное время. Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент. Иначе под угрозу будет поставлена ваша работа или карьера.

Пользователям необходим эффективный инструмент для управления списками дел: не почтовая программа, а что-то другое, что помогало бы расставлять приоритеты для задач в соответствии с принципом цифровой грамотности: оставить биты в покое и защитить пользователей от ненужного стресса. И это должен быть единый инструмент, чтобы все задачи можно было найти в одном месте. Нельзя ни сосредоточиться, ни расставить приоритеты, если списков дел несколько. Это обойдется слишком дорого. Итак, что обычно выбирают пользователи?