Склад: логистика, управление, анализ

Функции закупок товара, управления запасами и реализации поручают отдельным от склада службам.

Склад

Склад обычно выделяют в отдельную структуру, исполняющую только стандартные операции – разгрузка, приемка, размещение, хранение, учет, комплектация партий для отгрузок по заказам, подготовка к отгрузке, погрузка, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности склада – уборка, ремонт оборудования и помещения и т. д. В крупных складах существует транспортный отдел или экспедиция, организующие отгрузки. На складах имеются учетно-расчетный отдел, сторожевая и пожарная охрана. Функции закупок товара, управления запасами и реализации поручают отдельным от склада службам.

Основные функции склада:

Обработка партий товаров.

Приемка поступивших товаров с проверкой по количеству и качеству.

Подготовка претензий на поврежденные и некачественные товары, на недостачу их в получаемых париях.

Размещение товаров для хранения.

Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений.

Соблюдение системы хранения и организации запасов во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей.

Подбор, упаковка и отгрузка товаров по заказам клиентов.

Ведение оперативного и финансового учета движения товаров.

Контроль изменений номенклатуры поставщиками.

Предотвращение накопления неликвидов.

Инвентаризация запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета, установление фактов хищений и порчи товаров.

Экспедирование получаемых и отгружаемых партий товаров. Организация и управление.

Обеспечение жизнедеятельности склада (ремонт помещений, тепло-, водо-, энергоснабжение и т. д.).

Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе.

Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения.

Анализ результатов деятельности склада по установленным критериям.

Эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования склада, минимизация расходов, сокращение непродуктивных затрат времени.

Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия.

Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.

Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности склада и предприятия.

Повышение квалификации персонала.

Стандарты для складов дилеров

Зарубежные компании добиваются выполнения всеми официальными дилерами единых требований по оборудованию складов, технологии складских операций, работы с клиентами, учетных и аналитических операций и т. д. в целях эффективного захвата рынка. Ниже приведены стандарты для дилерских складов, вводимые и контролируемые зарубежными региональными дистрибьюторами.

Склад:

> расположение и планировка склада (ворота, двери, проходы) удобны для разгрузки, погрузки и сортировки грузов;

> стеллажей достаточно для упорядоченного складирования;

> система нумерации адресов хранения соответствует требованиям;

> количество наименований и стоимость запаса соответствуют требованиям регионального дистрибьютора;

> имеются верстаки для комплектации, проверки и упаковки товара;

> имеется участок для хранения дефектных товаров по гарантии;

> имеются достаточное освещение, вентиляция и отопление;

> имеются погрузчики, тележки для внутренних перевозок;

> информация о движении товаров на складе корректно документируется и хранится в полном объеме;

> имеется достаточно места и мебели для работы с документами, подбора и комплектации товаров.

Оптовая и розничная продажа:

> для торговли выделен зал достаточной площади;

> оформление и оборудование торгового зала, форма одежды продавцов соответствуют требованиям регионального дистрибьютора;

> имеются витрины для демонстрации товаров;

> имеются кресла для ожидающих клиентов;

> касса расположена в зале или в непосредственной близости от него;

> номера товаров определяются по действующим каталогам;

> на рабочем месте каждого продавца имеются: терминал компьютерной сети для проверки наличия товара на складе и подготовки документов, каталоги товаров, прейскуранты;

> у каждого продавца отдельный телефонный аппарат, минимум один телефонный номер выделен только для приема звонков от клиентов;

> четко и корректно оформляются все документы, рекомендованные дистрибьютором;

> товар выдается обязательно со счетом и/или накладной, они регистрируются и хранятся;

> практикуется резервирование вновь поступивших товаров для покрытия недопоставок по ранее принятым заказам;

> неудовлетворенный спрос регистрируется и анализируется;

> ведется картотека оптовых покупателей;

> оптовым покупателям не реже раза в год направляются льготные предложения по всем видам товаров и услуг.

Пополнение запасов:

> если заказы формируются компьютером, то на позиции, по которым достаточно исходных данных для автоматического расчета потребности, заказ без изменений отправляется по компьютерной связи на следующий день после получения результатов расчета; если исходных данных недостаточно, на уточнение выделяется дополнительный день;

> если заказы формируются вручную, практикуются заказы с фиксированным интервалом высылки; определение момента формирования заказа и необходимого количества производятся на основании статистики наличия и движения каждой позиции;

> выдерживаются приоритеты, сроки и форма подачи срочных заказов, установленные региональным дистрибьютором;

> соотношение объемов срочных и несрочных заказов по количеству позиций в месяц соответствует установленным нормативам;

> бланк заказа и форма его заполнения соответствуют установленным требованиям.

Ассортимент:

> первоначальный ассортимент товаров заказывается на основании рекомендации регионального дистрибьютора;

> ассортимент товаров, рекомендованный дистрибьютором, всегда имеется в наличии.

Персонал:

> количество персонала соответствует потенциалу фирмы;

> персонал обязательно проходит периодическое обучение, проводимое региональным дистрибьютором;

> менеджеры по закупкам и продажам имеют необходимые знания в области коммерции, экономики и товароведения;

Менеджмент:

> для всех сотрудников имеются должностные инструкции;

> менеджер ведет статистику развития рынка, обновления ассортимента, соотношения затрат и доходов;

> статистическая отчетность предоставляется региональному дистрибьютору в полном объеме.

Логистическая служба

Современная служба логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров (для этого есть экспедиторы и перевозчики), а как организатор исполнения логистических процессов на предприятии, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов предприятия.

Распространенной формой организации логистического управления является матричная система управления. Преимущество такой организационной структуры заключается в интеграции двух или нескольких функций в рамках ответственности отдельного менеджера. Например, менеджер отвечает и за логистику, и за маркетинг товаров и подотчетен двум функциональным руководителям. Такие менеджеры могут иметь неограниченные полномочия и нести полную ответственность за удовлетворение нужд потребителей. Недостатком матричной системы управления является ее высокая стоимость, поскольку она требует более высокой квалификации служащих и более совершенных информационных систем, необходимых для поддержки работы менеджеров. Часто фирма в повседневной деятельности управляется на основе функциональной структуры управления. Однако для решения конкретных разовых проблем на короткий срок создают матричные команды из служащих, выполняющих разные функции. Служащие, которых привлекают для работы по таким краткосрочным проектам, должны отличаться высоким профессионализмом. Например, разработка многих логистических процессов и инструкций требует участия специалистов разных служб.

Функции службы:

Участие в разработке стратегии развития предприятия. Разработка мер по развитию организационно – технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций. Постановка задач для развития информационной системы. Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля прохождения документов, по применению технических средств управления. Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.

Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии. Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению. Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов. Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.

Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и др. и заключение соответствующих соглашений. Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т. д.). Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки. Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т. д.). Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара. Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики. Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации. Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара. Организация контроля движения товаров. Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций. Организация осуществления страховых и таможенных операций. Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью операций.

Операции:

– координирует технологический процесс (поступление товаров на склад, отгрузку товаров со склада, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу товаров на склад, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складе), оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия.

– управляет транспортировкой товаров, определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта, транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки.

– определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов; обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов; разрабатывает планы перевозок;

– организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);

– обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса;

– анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов.

– организует таможенное оформление и растаможивание товаров (выбирает виды таможенных режимов;

– обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне);

– разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание;

– осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания;

– обеспечивает уплату таможенных платежей.

– обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков;

– организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении.

Разрабатывает и контролирует процессы приемки:

– повышение эффективности управления приемкой с помощью информационных технологий;

– расчет необходимого количества разгрузочных постов;

– расчет количества дней от момента заказа до поступления товаров;

– процесс приемки продукции по количеству;

– процесс приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

– документы, заполняемые при приемке продукции на склад;

– сроки приемки продукции по количеству;

– процесс приемки продукции по качеству;

– процесс приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

– нормативные документы, регламентирующие приемку товаров на склад;

– нормативные сроки приемки товаров по качеству.

Разрабатывает и контролирует процессы хранения:

– размещение;

– укладка;

– поддержание условий хранения;

– отбраковка по срокам хранения;

– отбраковка при случайном повреждении;

– отбраковка при ухудшении качества;

– естественная убыль;

– потери при повреждении тары (емкостей);

– хищения;

– списание;

– учет;

– инвентаризация.

Разрабатывает и контролирует процессы отгрузки:

– процесс отбора товаров с мест хранения;

– процесс комплектации партий в зоне комплектации и контроля;

– процесс контроля правильности отбора товаров для партий по количеству и качеству;

– процесс пополнения партий в случае недостачи или необходимости замены некачественных товаров;

– документы, заполняемые при отгрузке товаров;

– сроки отбора, комплектации, контроля и упаковки товаров для отгружаемых партий;

– процесс проверки товаров по качеству;

– нормативные документы, регламентирующие отгрузку;

– повышение эффективности управления снабжением с помощью информационных технологий;

– расчет необходимого количества погрузочных постов;

– расчет количества дней от момента заказа до погрузки.

К обязанностям службы также относится:

– выработка критериев для принятия решений о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL);

– расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение;

– постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации.

– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.;

– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.

Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информации:

– порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;

– правила транспортного страхования грузов;

– порядок организации и осуществления многоступенчатых грузовых перевозок под таможенным контролем с использованием различных видов транспорта;

– порядок упрощения формальностей при таможенном оформлении и сопровождении международных грузовых перевозок в рамках деятельности международного экспедитора;

– порядок организации и осуществления международных автомобильных перевозок;

– порядок работы с бездокументными и невостребованными грузами;

– концепция единого информационного пространства участников международной грузовой перевозки;

– классификация опасных грузов;

– маркировка упаковки и транспортных средств;

– основные требования к хранению, транспортировке, погрузке и разгрузке опасных грузов;

– особенности перевозки опасных грузов;

– меры защиты при перевозке опасных грузов;

– международные нормативы и коды, регламентирующие перевозки опасных грузов;

– правила приемки товаров по количеству и качеству;

– правила отгрузки товаров;

– правила претензионной работы.

Служба закупок, управления запасами и торговли

Основные функции службы (в крупных предприятиях эти функции поручают трем отделам).

Закупки и управление запасами.

Размещение заявок у поставщиков, работа с поставщиками по коммерческим вопросам.

Организация приемки товаров по качеству.

Подготовка претензий поставщикам по полученным партиям.

Анализ движения запасов, контроль остатков и страхового запаса.

Управление запасами на собственных складах с учетом анализа движения запасов, истории и тенденции развития продаж, объемов и номенклатуры крупных заказов, сроков поставок, колебаний спроса, сезона, мер по продвижению товаров, и т. д.

Расчеты с поставщиками.

Расследование причин неудовлетворения заказов поставщиками, аннуляции или задержки поставок.

Формирование базы данных о поставщиках.

Формирование базы данных о закупленных товарах.

Распределение запасов по заявкам дилеров, субдилеров и агентов.

Контроль удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.

Контроль рентабельности по каждому товару.

Контроль неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.

Оптовая торговля.

Организация стандартной предпродажной подготовки.

Продажи дилерам, субдилерам, агентам, корпоративным клиентам.

Формирование базы данных о потребителях – оптовых клиентах.

Регистрация упущенных продаж и анализ причин.

Консультирование заказчиков.

Оформление счетов и товаросопроводительных документов. Контроль поступления платежей.

Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Контроль сроков рассмотрения претензий, контроль исполнения результатов рассмотрения.

Контроль соотношения затрат и доходов.

Развитие деятельности.

Статистика продаж по каналам сбыта

Статистика результатов деятельности по установленным критериям.

Прогноз возможностей на предстоящий период.

Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия.

Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.

Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности отдела и предприятия.

Повышение квалификации персонала.

Служба хранения

Служба хранения выполняет:

– в части, завершающей приемку, – размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их приходование;

– в части, обеспечивающей хранение, – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;

– в части, обеспечивающей отгрузку, – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.

Если раскладка и отбор товаров происходит ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.

Приемная комиссия

Если поступление товаров на склад предприятия является постоянным процессом – грузы поступают ежедневно небольшими объемами или еженедельными крупными партиями или ежемесячными количествами, требующими длительной приемки, то приказом по предприятию назначаются постоянно действующая комиссия по приемке поступающих товаров и службы, обеспечивающие приемку, – грузовая служба, лаборатория по проверке качества, служба оформления претензий, а также определяется порядок распределения техники и трудовых ресурсов. Если поступление товаров происходит периодически и постоянная приемная комиссия не требуется, то приказом по предприятию постоянные обязанности председателя приемной комиссии возлагаются на одного из руководителей, которому предоставляются полномочия назначать приемную комиссию по мере необходимости, привлекать обеспечивающие службы. В обоих случаях председателю приемной комиссии предоставляется право подписи документов, связанных с приемкой товаров, право привлекать сторонних специалистов или лаборатории для контроля качества, независимых экспертов и общественные организации. В обоих случаях назначение и состав приемной комиссии оформляются письменным приказом. В приказе отдельным пунктом указываются сотрудники, которым предоставлено право подписи приемных актов, протоколов проверки (анализа, тестирования) качества и претензий, для того, чтобы подписи этих членов комиссии имели законную силу для оприходования товаров или для предъявления претензий поставщикам и возможных арбитражных разбирательств.

Примерный состав приемной комиссии:

– председатель комиссии;

– товароведы;

– эксперты по качеству;

– работники для распаковки, перемещения, пересчета, взвешивания и т. д.;

– обработчики документации.

Председатель приемной комиссии организует выполнение следующих подготовительных работ:

– заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных), а также независимых экспертов в сложных и спорных случаях;

– подготовка оборудования для вскрытия тары, распаковки, анализов, тестирования или диагностики поступающих товаров;

– определение технологии и исполнителей приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу, соответствия сопроводительной документации договору закупки, подготовки претензий перевозчикам;

– определение технологии и сроков приемки товаров, подготовки материалов для претензий поставщикам;

– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

– определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для приемки по количеству и качеству;

– определение порядка передачи принятых товаров для размещения и хранения;

– планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки.

При организации приемки по количеству предприятие-получатель обязано:

– создать для правильной и своевременной приемки продукции условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений продукции;

– обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции, хорошо знали Инструкцию П-6, а также правила приемки продукции по количеству, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими нормативными актами и договором поставки данной продукции;

– обеспечить точное определение количества поступившей продукции (веса, количества мест: ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.);

– систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена приемка продукции по количеству, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

При организации приемки по качеству и комплектности предприятие-получатель обязано:

– создать условия для правильной и своевременной приемки продукции, при которых обеспечивалась бы ее сохранность и предотвращалась порча продукции, а также смешение с другой однородной продукцией;

– следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;

– обеспечить, чтобы лица, осуществляющие приемку продукции по качеству и комплектности, хорошо знали и строго соблюдали Инструкцию П-7, а также правила приемки продукции по качеству и комплектности, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;

– систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена приемка продукции по качеству и комплектности, и предупреждать нарушения правил приемки продукции.

Полномочия для приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу обычно предоставляются экспедиторам, приемщикам груза, входящим в состав приемной комиссии, утвержденной приказом по предприятию и работающим совместно с грузовой службой.

Полномочия для приемки товаров от поставщиков по количеству предоставляются экспедиторам, товароведам, кладовщикам, включенным в состав приемной комиссии. В одних случаях приемкой целесообразнее заниматься представителям службы хранения (мелкий товар, дорогой товар, специфичный товар и т. п.), в других – экспедиторам (приемка товара на складе поставщика, лесоматериалы, металлопрокат, насыпные и наливные грузы и т. п.). Приемкой товаров от поставщиков по качеству всегда целесообразнее заниматься уполномоченным специалистам (товароведы, эксперты, специалисты по анализам и т. д.).

Служба подготовки отправок

Если отправка товаров со склада предприятия является постоянным процессом – грузы отправляются ежедневно большими объемами, или еженедельными крупными партиями, или ежемесячными количествами, требующими длительной комплектации, то приказом по предприятию назначается постоянно действующие бригады или службы отборщиков, комплектовщиков, контролеров, упаковщиков обеспечивающие подготовку партий к отгрузке. В выполнении отгрузок участвуют следующие специалисты, группы специалистов и службы:

– кладовщики;

– начальники смен;

– диспетчеры;

– отборщики (комплектовщики);

– группа контролеров: товароведы, контролеры, лаборатория, служба испытаний, служба образцов и стандартов;

– группа оформления товаросопроводительной документации.

Эти бригады или службы передают полностью подготовленные партии грузов экспедиции, которая совместно с грузовой службой осуществляет отправку партий перевозчикам.

Служба контроля

Контролеры по количеству проверяют количества товаров, отобранные отборщиками. Контролеры по качеству проверяют качество отобранных товаров по установленным правилам. После проверки отобранных партий контролерами дается разрешение на комплектацию партий и упаковку. Контролеры по количеству – обычно сотрудники склада. Контролеры по качеству – чаще сотрудники отдела (лаборатории) качества.

Служба упаковки

Служба упаковки может быть крупным цехом упаковки, если склад принадлежит производственному предприятию. На складах посредников собственно упаковка производится только при повреждении оригинальной упаковки или при переупаковке, если она предусмотрена. Основной работой является формирование и упаковка грузовых модулей и партий. В составе службы работают упаковщики, грузчики, технологи.

Служба упаковки решает следующие задачи:

– определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании [12] ;

– определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки;

– определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной пленкой, и т. д. обеспечение бесперебойного снабжения материалами для формирования грузовых модулей;

– выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара;

– обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути;

– оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы;

– постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.

Экспедиторская служба

Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками служб логистики, закупок, продаж и склада, с поставщиками, заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков. Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно, необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Среди операций экспедиторской службы:

– составление графиков поступления грузов;

– заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств для доставки грузов из порта, с желдорстации, аэропорта;

– подготовка распоряжений о выделении места для разгрузки, бригад и техники для разгрузки;

– извещение приемной комиссии о дате готовности груза к приемке;

– проверка соответствия тары, упаковки и маркировки поступающих грузов.

Функции службы:

Организует выполнение доставки грузов с гарантией сохранности на условиях и в сроки, обусловленные договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцем. Координирует взаимодействие всех участников обработки грузов. Составляет технологические и экономические обоснования транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов. Организует выполнение разгрузки и погрузки товаров, их перевозки. Организует фрахтование транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта), производит контроль за экспедиторской (отправительской) маркировкой грузов и пломбированием перевозочных средств, контейнеров, хладокамер, бункеров и других помещений хранения. Обеспечивает отслеживание хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ, соблюдения сроков и условий хранения, накопления и выдачи грузов. Оформляет товарно-транспортные и другие сопроводительные документы на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов, грузовые таможенные декларации и другие документы, необходимые для таможенной очистки грузов, в соответствии с установленными требованиями. Оформляет документы, связанные со страхованием грузов, коммерческие и другие акты в соответствии с установленными формами в случаях прибытия грузов и перевозочных средств в поврежденном состоянии (порча и (или) недостача грузов и грузовых мест, поврежденные пломбы, пломбозапорные устройства или их отсутствие). Рассчитывает провозные платежи и сборы. Информирует склад о движении грузов. Производит в установленном порядке переадресовку грузов, организует реализацию невостребованных грузов, а также, при необходимости, работу по розыску грузов, транспортных средств.

Сотрудники должны знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности; международные соглашения и конвенции по транспорту; подвижной состав видов транспорта; технологию и организацию транспортно-экспедиционного обслуживания; эксплуатационные возможности транспортных путей и терминальных систем; методы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов с использованием логистических систем; организацию транспортной инфраструктуры (пропускные и провозные возможности дорог, морских, речных портов и пристаней, аэропортов, транспортных узлов); действующие системы тарифов, налогов, скидок и льгот на перевозки, таможенных и страховых платежей; методы определения стоимости доставки грузов; порядок заключения договоров, оформления товарно-сопроводительных, транспортно-экспедиционных платежных, страховых и претензионных документов; основы товароведения; правила перевозок на всех видах транспорта; правила и нормы экологии и безопасности движения на транспорте; основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации в части, необходимой для организации транспортно-экспедиционной деятельности.

Технологическая служба

В средних и небольших складах может быть один инженер-технолог или эти функции выполняет руководитель склада или его заместитель. Задачей этой службы является разработка, внедрение и совершенствование технологии работы с товарами и документами. Основной задачей технологов является выявление и устранение нарушений в процессе работы с товарами, которые могут привести к материальным потерям. При согласовании договоров с поставщиками принимают участие в обсуждении технологии работы с товарами поставщиков.

Претензионная служба

Претензионная служба решает следующие задачи:

– определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

– определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;

– организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;

– определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;

– определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;

– определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;

– определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;

– постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;

– операции по учету удовлетворения претензий.

Диспетчерская служба

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Функции службы:

Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.

Грузообработка

Грузовая служба

Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.

Структура грузовой службы

Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.

Грузовая служба выполняет следующие основные функции.

– контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);

– определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;

– определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);

– оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;

– контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;

– определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;

– определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);

– оформление документов и сдача грузов перевозчикам;

– составление графика работ;

– инструктаж исполнителей;

– производство работ;

– размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).

Обязанности груз менеджера

Руководитель грузовой службы должен знать:

– технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;

– правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;

– порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;

– правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;

– грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;

– правила перевозок грузов;

– основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;

– правила охраны грузов в пути;

– инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;

– основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.

Руководитель грузовой службы:

– определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;

– контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;

– привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);

– обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;

– осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;

– обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;

– анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;

– разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;

– участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;

– разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;

– проводит необходимые мероприятия по предупреждению несохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;

– обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;

– принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;

– участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;

– организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;

– контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Требования к организации грузообработки

Становится популярным проектирование единых транспортно-складских процессов, связанных с обработкой материальных потоков при разгрузке и приемке товаров.

При определении технологических параметров складского комплекса выполняются:

– разработка требований к территории складского комплекса: основные потоки по территории, конструкция, расположение доков и рамп, их количество, подъезды к складу, внешние транспортные коммуникации;