Деловая переписка: учебное пособие

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:

ЗАО «Кристалл»

или

Генеральный директор ООО «Граф»

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например:

ЗАО «Кристалл»

ул. Кирова, 3, офис 14,

г. Новосибирск, 630010,

факс: 661217,

E-mainame = "note" [e-mail]

Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например:

08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:

8 апреля 2005 г.,

а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:

2005.01.08.

(в основном в международной переписке).

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа. Это

порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей ит. п. Например:

10-3/12

(10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел).

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например:

На№ 120-10/12     05.04.2005

Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО «Эра»

Г. В. Петрову

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Завод «Кристалл»

Отдел маркетинга

Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:

Директору ЗАО «Развитие»

П. Н. Фролову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела кадров

П. С. Григорьеву

2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например:

Управление начального

профессионального образования

Отдел кадров

гл. специалисту

Г. В. Сидорову

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой археологии

Проф. А. Д. Степанскому

3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Например:

Руководителям предприятий

Красноярского края

Администрациям районов, городов 

Омской области

4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue /MS

SEATLE, WEASHINGTON 98104

USA