Помоги проекту - поделись книгой:
Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.
Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.
Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.
Посмотрите на пример ниже.
Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.
Меняя форму прямоугольников в зависимости от содержания, используйте этот небольшой эффект изменения впечатления и тем самым повышайте уровень доверия к вашему документу.
Рисунок 4. Использование разных прямоугольников с текстом
Так как сейчас широко распространены цветные принтеры и проекторы, все чаще можно создавать не черно-белые, а цветные документы. При использовании цвета небольшие усилия помогут вам добиться больших результатов.
Я хотел бы познакомить вас с тремя техниками.
Используйте холодные и теплые цвета для разных целей
Наверное, всем известен психологический эффект теплых и холодных цветов. И действительно, когда человек видит красный или оранжевый, он становится агрессивнее, поэтому, например, если вы хотите вызвать активные обсуждения, вам лучше подготовить презентацию в теплых тонах. И наоборот, если нужно спокойно рассказать о каком-то вопросе, советую использовать холодные тона.
Используйте неяркие цвета одного тона
Хотя у вас и есть возможность использовать все разнообразие цветов, я бы не советовал этого делать. Пестрота может раздражать читателя и затруднять понимание материала. Если вы хотите использовать несколько цветов, важно использовать цвета одного тона. Если вы начали использовать синий, то используйте только его, а когда хотите поменять цвет, выбирайте цвет того же тона. Абсолютно разные цвета в одном документе будут только мешать.
Используйте другой цвет, только когда хотите что-то подчеркнуть
Когда вам непременно нужно что-то выделить в документе, в котором используются неяркие цвета одного тона, можно использовать цвет другого тона (комплементарный цвет. Например, если вам нужно выделить один сегмент синей круговой диаграммы, вы заливаете его контрастным красным цветом). Комплементарный цвет заметно выделит нужную вам часть документа.
Давайте немного отойдем от основной темы и в качестве последнего этапа создания документов поговорим об их хранении. Наверное, все сталкивались с ситуацией, когда вы ходите на совещания, на каждом вам дают какие-то раздаточные материалы, и день за днем объем бумаги на вашем столе или в ящиках растет, заполняя все пространство. Я стараюсь избавляться от всех бумажных материалов в течение 15 минут после окончания совещания.
В наши дни не бывает так, чтобы презентации или документа не было в электронном виде, обязательно у кого-то есть электронный файл. Поэтому по завершении совещания, если мне кажется, что материал может быть полезен в будущем, я узнаю, где хранится электронная версия документа, и, по возможности, копирую ее себе на компьютер. Если доступен только бумажный документ, я сразу же сканирую его и сохраняю в pdf. Таким образом, можно избавиться от бумажной версии документа, даже если электронного файла не существует.
Время, которое вы тратите на поиск электронного и бумажного документа, отличается в разы. Если хранить документы в электронном, а не в бумажном виде, вы не будете привязаны к месту, где хранятся документы, и сможете работать где и когда угодно.
С точки зрения компании в целом хранение документов требует немалых затрат. Нельзя назвать рациональным использование части пространства офиса, за которое взимается высокая арендная плата, для хранения бумажных документов, которые могут больше вообще не понадобиться. При перепланировке офисных помещений документы, которые так и не были использованы, все равно придется выкинуть, но на это потребуется время.
Конечно, идеальным вариантом было бы вообще не использовать раздаточный материал, но пока давайте сделаем первый шаг и каждый по отдельности перейдет к электронному, а не бумажному хранению документов, чтобы повысить свою эффективность.
Глава 5. Секреты общения
В англоязычных странах при приветствии люди обязательно называют собеседника по имени. Например, говорят: «Пока, Джон» или «Доброе утро, Крис». Иногда вместо приветствия просто называют имя. Это часто можно увидеть в фильмах и сериалах, правда? Вы и сами поймете, если вас назовут по имени, но по сравнению с просто «Здравствуйте» или «Доброе утро» имя создает ощущение более тесного знакомства.
В Японии, если назвать человека по имени при приветствии, он, скорее всего, подумает, что у вас какое-то дело именно к нему, поэтому не советую следовать примеру англоязычных стран, но если, например, при первой встрече, когда вы обменялись визитными карточками, намеренно называть собеседника по имени в ходе разговора: «Имярек, а как вы думаете?» или «Как вы и сказали, Имярек», то психологическая дистанция между вами непременно сократится.
Если честно, я очень плох в запоминании имен, но так как я знаю об огромном эффекте имени человека, ежедневно тренируюсь незаметно для всех. Эта тренировка – не усердное зазубривание всех имен из списка сотрудников, а припоминание имени конкретного человека, с которым я уже знаком и теперь встретился случайно или которого увидел издалека, независимо от того, удалось ли с ним поговорить. Даже такая незначительная тренировка, повторяемая ежедневно, позволяет не только хорошо закрепить имена в памяти, но и припомнить контекст, окружающий этих людей.
Если вы вспомните тему или проект, о котором человек рассказывал на совещании, или иную информацию, которую узнали о нем при предыдущей встрече, вы сразу найдете, о чем перекинуться парой слов при случайной встрече, сумеете сымпровизировать на основе имеющейся информации. Случайная встреча в офисе может означать, что в скором времени вам предстоит работать вместе. Не стоит ли и вам начать ежедневные тренировки, чтобы как можно быстрее наладить коммуникацию, когда этот момент наступит?
Если вы не только запомните имя собеседника, но и будете знать общую информацию о нем, ваше общение пойдет более гладко. Такая информация – это не опциональные дополнительные знания, а то, чем вы должны владеть. Например, запоминайте, где собеседник родился или какое у него хобби. Тогда, если в газете или по телевидению вы увидите что-то, имеющее отношение к интересам собеседника, вы обратите внимание на то, чем не интересовались раньше, больше заинтересуетесь в собеседнике, решите с ним заговорить. Таким образом, информация о человеке станет причиной начала вашего общения.
У меня был случай, когда беседа с большим фанатом бейсбольной команды «Емиури Джайентс» со слов: «Джайентс» в этом году всех рвут» переросла в просьбу о помощи и предложение работать в команде. Кстати говоря, причина, по которой я сказал выше, что вы должны владеть такой информацией, заключается еще и в том, что так вы сможете избежать неудобных для собеседника тем (например, о его соперниках, религии, гражданстве и пр.).
Тем не менее нет необходимости усердно искать и запоминать эту информацию. Достаточно узнавать понемногу из разговоров и осознанно хранить то, что вы узнали, в специальном ящике в вашей голове.
Кстати, у меня давно получается быстро запоминать дни рождения товарищей и членов их семей. Когда подходит время чьего-то дня рождения, я вспоминаю об этом человеке и отправляю ему электронное письмо. Иногда я ошибаюсь на один или несколько дней, но люди все равно рады поздравлениям и не отказываются поговорить. К сожалению, из-за распространения социальных сетей мой особый навык больше не впечатляет, хотя раньше было достаточно просто запомнить чей-то день рождения.
Часто хороших деловых отношений можно добиться не только непосредственно на работе, но и попытавшись установить более личную связь. Кроме работы, можно общаться в гольф-клубе или в клубах и секциях при вашей компании. Также в последнее время все более привычным становится непринужденное общение в социальных сетях. Если заранее наладить коммуникацию вне работы, то, когда придет время работать в команде, вам будет проще сократить дистанцию.
То же касается и корпоративов и банкетов. Все люди расслабляются во время еды, поэтому внерабочие мероприятия, где можно просто поговорить по душам, будут также иметь положительное влияние и на работу. Например, на корпоративе вы узнаете, что коллега, с которым вы никогда не обсуждали что-то, кроме рабочих вопросов, тоже любит рыбалку – дистанция между вами, скорее всего, резко сократится. У этого могут быть интересные последствия. Если появится какой-то новый проект, ваш собеседник с корпоратива будет более расположен предложить его вам, а не тому, с кем он плохо знаком. Такая интересная особенность поведения людей.
Немало людей строго разделяют работу и личную жизнь, стремятся общаться с коллегами только на работе, но не следует забывать, что общение вне работы может дать вам новое сотрудничество и новые возможности. Может, стоит лучше осмотреться? Насколько тесные у вас отношения с коллегами?
Чем больше общения, тем лучше продвигаются ваши дела и тем больше возможностей для новых идей. Есть один способ, который я советую, чтобы без особых усилий увеличить возможность пообщаться, просто немного изменив поведение. Этот способ – ходить по центру офиса. Вспомните, как по утрам вы идете на свое рабочее место из лифта. Вы выходите на нужном этаже, оставляете пальто в шкафчике, идете вдоль стены до своего места? Сколько человек при этом встречаются с вами взглядом? Максимум 3–4 человека, которые сидят с вами рядом, угадал?
Как насчет немного изменить курс и пройтись по центру этажа между островками отделов? Так вы сразу же увеличите количество людей, с которыми встретились взглядами, до 10–20 человек. Те, кто встретится с вами взглядом, не только поприветствуют вас, но и обеспечат возможность непринужденно поговорить по рабочим и другим вопросам, например, вы сможете узнать, как идут дела с тем, что вы просили, или договориться о работе, которую обсуждали на вчерашнем корпоративе.
Даже если вы ни с кем не заговорите, вы сможете увидеть документы и книги на столах других людей, сможете собрать информацию или, посмотрев на кого-то, вспомнить, что сегодня последний срок по вопросу, связанному с этим человеком. Следуйте этому курсу не только утром, когда пришли на работу, но, по возможности, при любом перемещении. Вы заметите, насколько изменились скорость и эффективность вашей работы.
Диалог – очень важный инструмент общения. Существует одно правило, которого нужно обязательно придерживаться при ведении диалога. Это правило – никогда не перебивать говорящего.
У этого правила две основные причины.
Не сделать неправильные выводы
В японском языке не только утверждение или отрицание, но и цели и намерения находятся в конце предложения, поэтому, если перебить собеседника, можно неправильно понять его намерения.
Не обидеть собеседника
Люди говорят, потому что хотят, чтобы их слушали. Если перебить человека, когда он увлеченно начал что-то рассказывать, можно серьезно его обидеть. Будет очень жаль, если, когда вы обсуждаете какой-то вопрос, чтобы создать что-то общее, возникнет конфронтация по совершенно другому поводу.
Тем не менее есть люди, которые никак не могут замолчать, так что их монолог хочется оборвать посередине. Есть один стратегический способ прервать таких людей, не слишком их раздражая. Попробуйте и вы по случаю воспользоваться им.
Шаг 1. Вклинивайтесь в монолог, повторяя за человеком.
Пример: Вот как, _____, вы говорите (вклинивайтесь в монолог).
Шаг 2. Уточняйте (а уточняя, обобщайте содержание разговора).
Пример: Я хотел бы уточнить, ____, я верно понимаю?
Шаг 3. Делайте вывод (обобщите все сказанное и добавьте заключительное слово).
Пример: Понятно, получается____, да? Тогда давайте перейдем к другой теме…
Вы никогда не обращали внимания на то, какие слова вы по привычке используете ежедневно? Слова, которые вы, не задумываясь, употребляете в речи ежедневно, на самом деле ограничивают ваши действия, а также слегка изменяют впечатление окружающих о вас. Например, я был знаком с человеком, который никогда не говорил коллегам
Если честно, мне и самому хочется ответить: «Я не устал» на фразу
Часто можно услышать, как люди, для которых вы что-то сделали, вместо того чтобы поблагодарить, начинают извиняться. Извиняться, когда нужно сказать «Спасибо», просто невежливо. Таким образом, бывает, что если у вас войдет в привычку заменять ежедневно употребляемые негативные слова на позитивные, то коммуникация сразу пойдет значительно лучше.
Привычки словоупотребления не так просто заметить, но постарайтесь быть внимательнее, стремитесь использовать позитивные слова и выражения, и вы сразу же увидите улучшения. Ваши коммуникативные навыки удивительно повысятся с той самой минуты, как вы начнете следить за своей речью.
Со времен правления принца Сетоку-тайси[9] для японцев важна такая ценность, как «гармония в отношениях с людьми». Можно сказать, что она записана в ДНК большинства японцев. Но я считаю, что гибкая гармония идет только во вред. Этим я не хочу подчеркивать, что в наш век глобализации необходим переход от концепций аграрной культуры к концепциям охотничьей культуры. Ценности могут меняться с течением времени, но я считаю, что вместо того, чтобы насильно изменять зашифрованные в ДНК модели поведения, нужно найти им эффективное применение.
Тем не менее нельзя отрицать, что зачастую стремление сохранить видимую гармонию приводит к тому, что люди без особых на то причин боятся вызвать недовольство и поэтому не могут продвинуться в решении вопросов. Здесь должен появиться «гибкий компромисс», отличающийся от «гармонии».
Когда после окончания университета я начал работать в традиционной крупной японской компании «Дэнцу»[10], в качестве правил компании у нас были знаменитые «10 дьявольских правил» (разработанных Хидэо Есидой[11]).
Из этой десятки мне особенно нравились следующие два:
• Не бойтесь трений, трения – мать прогресса, удобрение энтузиазма. Если будете их бояться – начнете раболепствовать и малодушничать.
• Ведите окружающих за собой и сами идите за ними. Таким образом, меняясь ролями, в долгосрочной перспективе вы сможете покорить мир.
Почему же эти правила повторяют в крупных компаниях, которые так ценят командную работу? Для себя я понял это так: «Гибкий компромисс еще больше нарушает гармонию». Хотя при первой встрече такая идея потрясает, нужно понимать, что, если спорящие серьезны в своих намерениях, спор будет продвигаться вперед, и в итоге будет создана «гармония» на более высоком уровне.
Глава 6. Секреты времени
Когда кто-то начинает преуспевать в работе, ему поручают все больше и больше вопросов. Амбициозный человек не отказывается, принимает все поручения и старается самостоятельно со всем справиться. Но если приняться за объемы, превышающие собственные возможности, может не только упасть качество работы, но и станет невозможным успеть в срок, тем самым будет нанесен ущерб всему проекту. Исправление ошибок тоже займет какое-то время. Таким образом, в результате вы попусту потратите не только свое время, но и время коллеги, поручившего вам это дело.
Трата времени другого человека попусту – серьезное нарушение правил. Кстати говоря, этот путь в какой-то момент своей карьеры проходят все люди. На самом деле этот путь типичен для «одаренных молодых специалистов». Очень усердные и старательные люди думают: «Я смогу» или «Надо сделать во что бы то ни стало», сами загоняют себя в угол, спешат и оказываются в замкнутом кругу. А потом пересекают черту и ломаются и душевно, и физически… Такого исхода нельзя допускать.
Если вы замечаете, что доставляете неудобства другому человеку, сразу же рассортируйте свои задачи. Максимально объективно выберите основные задачи, те дела и проекты, которые должны выполнять именно вы (например, ваша основная задача – подготовка материалов для какого-то семинара).
Если вам кажется, что вы уже на пределе собственных возможностей, отказывайтесь от поручений, не имеющих прямого отношения к вашей основной задаче. Сначала нужно в срок и должным образом закончить основную задачу, а уж если останутся время и силы, можно принять и другие поручения. Если времени и сил нет, наберитесь смелости и откажитесь от поручения.
Кстати, если ваша основная работа включает несколько задач, следите, чтобы новой для вас среди них была только одна. Вы можете охватить несколько задач, которые уже вам знакомы, но, если одновременно выполнять несколько новых задач, в которых у вас еще нет опыта, результат не будет очень качественным, а также увеличивается вероятность того, что вы доставите неудобства коллегам.
Я думаю, все когда-то были в ситуации, когда сомневались, какое из двух наложившихся друг на друга из-за плотного графика дел закончить в первую очередь. Если говорить об использовании времени, нет ничего более бесполезного, чем время, потраченное на такие сомнения.
Есть один секрет, как очень быстро принять решение в такие моменты и позже никогда о нем не сожалеть. Этот секрет – заранее четко расставить собственные приоритеты. Например, для меня самым важным в любой ситуации остается моя семья. Затем идут клиенты, с которыми я непосредственно работаю, затем коллеги, работающие в одной команде со мной, затем остальные коллеги. Примерно в таком порядке. Каждую из этих групп я делю еще на более мелкие подгруппы с разной приоритетностью. Приоритет рабочих вопросов я определяю на основе этой общей схемы.
Так как с утра мне нужно отвезти детей в детский сад, я не могу появиться на работе раньше определенного времени. Таким образом, даже если плановое рабочее совещание назначат на утро раньше этого определенного времени, я, не задумываясь, его пропущу. Я не сомневаюсь, поэтому у меня нет впустую потраченного на сомнения времени. Кстати говоря, если меня отстранят от работы из-за непосещения такого совещания, я не буду об этом сожалеть, так как у меня есть четко расставленные приоритеты.
И наоборот, чтобы не доставлять неприятности всей команде, я могу больше стараться на совещаниях, назначенных на другое время, и использовать время, которое мог бы тратить на сомнения и сожаления, на эффективное и качественное выполнение работы.
Таким образом, в моем случае, какие бы ни появились наложения в расписании, так как приоритеты расставлены заранее, я не буду сомневаться. Если пытаться успеть выполнить все за ограниченное время, будет невозможно закончить дела должным образом, упадет качество работы. Расставьте приоритеты заранее, чтобы не терять время на раздумья, когда надо будет принять решение о том, что выполнить в первую очередь.
По окончании крупного совещания нужно подготовить протокол или выполнить какие-то задачи, возникшие в ходе совещания. Но человеческая природа такова, что сотрудник, скорее, решит передохнуть и отложит эту работу, уже мечтая о том, как будет вечером попивать пиво дома. Таким же образом на просьбу или вопрос по электронной почте или по телефону мы часто думаем: «Сделаю позже». Но это очень опасный капкан.
Например, если говорить об уже упомянутом совещании: если сразу же отправить протокол совещания с припиской: «Совещание совсем недавно закончилось, но, пожалуйста, проверьте», на проверку потребуется всего несколько минут. То же касается и новых задач, появившихся во время совещания. Если уточнить их содержание сразу же, то, если окажется, что вы поняли задачу неправильно, вам тут же пояснят, что именно от вас требуется, то есть вы сможете скорректировать свои действия, еще даже не приступив к выполнению задачи, а возможно, вам ответят, что эта задача все-таки лишняя, и вам не нужно тратить на нее время.
Если отложить эти уточнения до следующего дня, обстоятельства могут резко поменяться. От вас могут потребовать лучшего оформления протокола и материалов, возможно, придется назначить дополнительную встречу, чтобы заново пояснить содержание материалов. То, что заняло бы 1–2 минуты, если бы было выполнено сразу, теперь потребует в несколько десятков раз больше времени… И это еще что! Если окажется, что задачу можно было вообще не выполнять – вот где будет настоящая ирония. У принципа не откладывать дела на потом, наряду с быстрым и эффективным использованием собственного времени, есть еще одно преимущество. Как-то мне рассказали такую историю. «Я только отправила e-mail с вопросом и не успела даже поднять руку от мыши, как зазвонил телефон». Быстрая работа впечатляет людей и создает вам положительный образ.
Поделиться книгой: