Помоги проекту - поделись книгой:
В этой книге я также решил ограничиться пояснением каждого пункта на одном развороте, так как стремился сделать текст легко читаемым. То же и в электронной почте: если вы не будете заставлять получателя прокручивать ваше письмо, а напишете его так, чтобы весь текст было видно, как только получатель открыл письмо, вы не только создадите условия, чтобы получатель точно прочел его, но и увеличите скорость собственной работы.
Больше всего неудобства доставляют ответы собеседника, когда приходится обмениваться множеством писем и без каждого ответа невозможно перейти к следующему шагу.
Рассмотрим пример, когда нужно согласовать время совещания:
А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___?
Б: – Да, найдется.
А: – Когда вам будет удобно?
Б: – В первой половине недели, если возможно.
А: – Тогда как вам во вторник с 10:00 до 10:30?
Б: – Вы знаете, вот именно на это время уже есть планы.
…(Далее часть диалога опущена. Уже отправлено 6 электронных писем, по три от каждого участника)… Если бы участники разговора общались лично, то в таком диалоге не было бы ничего удивительного, но пока идет такой обмен электронными письмами, собеседники могут уже запланировать что-то другое.
Собственно говоря, собеседнику А. стоило бы в первом же письме забежать на шаг вперед и указать временные рамки или предоставить несколько вариантов на выбор, чтобы можно было получить всю нужную информацию в ответ на первое же сообщение.
А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___? Если свободны, можем встретиться на 30 минут во вторник в любое время с 10:00 до 15:30. Пожалуйста, сообщите, когда вам удобнее.
Б: – Хорошо, понятно. Давайте назначим на 14:30–15:00, встретимся на втором этаже.
В этом примере собеседник Б. в своем ответе тоже забежал на шаг вперед и указал место встречи. Чтобы работать более эффективно, необходимо сокращать число электронных писем до минимума.
Ваш электронный почтовый ящик быстро наполняется письмами. Вы откладываете их на потом и не успеваете сделать то, что вас просили, или вообще забываете о просьбе. С вами такое бывает? Некоторые создают специальную папку «Ответить» для писем, на которые не ответили, или помечают их специальным флажком, или помечают как-то еще, чтобы не забыть, но лучший способ – ответить на письмо сразу, как только прочли его. Уверен, вы можете сразу же принять решение по большей части писем. Нет причин откладывать ответ на потом. В ту же минуту, как только получили письмо, соберите все свое внимание и ответьте, порадуйте собеседника быстрой реакцией на просьбу или вопрос.
Тем не менее бывают ситуации, когда вы никак не можете ответить сразу же из-за каких-то срочных дел или горящих сроков. Тогда стоит нажать на кнопку «Ответить» и оставить окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободная минутка. Есть только одна ситуация, в которой я в виде исключения советую отвечать на электронное письмо на следующий день.
Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.
Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.
Кроме электронной почты, в организациях, стремящихся к высокой эффективности, для непрерывной коммуникации в последнее время все чаще нормой становится использование чатов для решения рабочих вопросов.
Хотя частично это может быть связано с тем, что они сами создали этот чат, но компания IBM на ранней стадии устанавливает его в качестве стандартного ПО на компьютеры всех примерно 400 тысяч сотрудников по всему миру.
Чат – это прекрасный инструмент, одновременно обладающий как преимуществом личного общения и общения по телефону, а именно «мгновенностью», так и преимуществами электронной почты, заключающимися в отсутствии необходимости выбирать место и время, а также сохранении «истории сообщений». В чате вы можете быстро обменяться сообщениями, даже если вы сами или собеседник не можете просто позвонить или поговорить лично, потому что, например, сейчас находитесь в дороге или на совещании, или если собеседник за границей, и потребуется много времени, чтобы узнать его номер телефона.
Здесь важно не начинать разговор с приветствия или уточнения, свободен ли сейчас собеседник, а переходить сразу к делу. На вопрос «Могу я с вами сейчас поговорить?» вам не смогут ответить «Нет», поэтому просто начинайте излагать нужную информацию, предвидя вопросы и возможные ответы собеседника. Например, напишите: «Здравствуйте. Пожалуйста, уточните: мы должны были предложить время следующей встречи до понедельника, верно? Ответьте «да» или «нет». При таком построении вопроса собеседник даже во время совещания сможет написать вам одно слово, и ваша проблема разрешится.
Но не стоит отправлять в чате конфиденциальную информацию, ведь вы не знаете, что в этот момент происходит у собеседника (например, если он на совещании и изображение с экрана выводится на проектор, раскрытие конфиденциальной информации может стать большой проблемой!).
Чаты только начинают завоевывать популярность, но если условия позволяют вам их использовать, непременно проявите инициативу и начните работать с чатом, чтобы еще немного повысить эффективность своей работы.
Глава 4. Секреты написания текстов
Вид документов и презентаций удивительно меняется при небольших изменениях. В этой главе мы познакомимся с незаметными, но значительно влияющими на качество техниками составления материалов.
Опыт и знания позволяют импровизировать. Эта «импровизация» может повлиять на качество материалов, которые вы готовите, и, следовательно, может повысить вашу репутацию. Кстати говоря, в данном случае «импровизация» относится не к самому содержанию, а означает структуру, созданную благодаря переработке текста, направленной на повышение эффективности презентации, с помощью графиков, таблиц, схем, картинок, анимации и пр. Даже одна эффективная структура позволит усовершенствовать ваши презентации и станет мощным оружием.
Хорошие презентации имеют общую структуру. Чтобы расширить свой арсенал структур и повысить способность к импровизации, в первую очередь необходимо просмотреть как можно больше презентаций. При этом обращайте внимание только на один момент: какая техника используется. Не стоит стремиться понять содержание.
Если презентация покажется вам понятной, посмотрите, почему она понятна, какими методами достигается легкость восприятия. Если презентацию сложно читать, подумайте, почему вам так кажется, как вы сами могли бы ее улучшить.
Японское слово «изучать» (学ぶ, manabu) происходит от слова «имитировать, притворяться» (真似ぶ, manebu). Попробуйте и вы запоминать структуру тех презентаций, которые вы считаете хорошими, развивайте способность импровизировать, повторяйте структуры, чтобы улучшить свои навыки.
Если таких презентаций не найдется среди работ ваших коллег, образцами для вас непременно сможет стать статическая и динамическая инфографика, используемая в новостных передачах. Она поможет вам разобраться, какие техники применяют создатели телепередач, чтобы сделать информацию понятной нам, зрителям.
Вам знакомо «Правило KISS»? Это аббревиатура фразы «Keep It Short & Simple» (
Я понимаю желание использовать красивый вежливый язык, но длинные деловые тексты – это табу. Разворачивать кульминацию в конце повествования, как в романе, тоже нет необходимости. При подготовке материалов главным приоритетом должна быть точная и эффективная передача информации. Особенно при написании текстов объем или число страниц часто становится очень большим, так как мы стремимся вместить всю найденную информацию. В такой ситуации необходимо помнить об ограниченном объеме и смело редактировать текст, оставляя только то, что вы действительно хотите рассказать, при этом стараясь сделать объяснение кратким и понятным. Одна из причин этого заключается в том, что в случае деловых текстов лучше до собеседника доходит то, что изложено просто, а не то, что изложено очень подробно. Презентации в PowerPoint также нужно делать так, чтобы слушатель сразу же понимал суть и самые важные моменты того, о чем вы рассказываете.
Обязательно запомните правило «Один слайд – одна идея». Соблюдайте это правило и не включайте более одной идеи в один слайд. Если вам во что бы то ни стало нужно рассказать о нескольких идеях, увеличьте число слайдов, а не пытайтесь уместить все идеи на одном. При написании деловых текстов не забывайте про «KISS».
Наверное, многие, если им поручают написание текста, сразу же садятся за компьютер. Но я не назвал бы такой подход хорошим планом. Если вы хотите выгодно отличаться от остальных, не стоит сразу же садиться писать текст, а нужно начать с того, чтобы продумать его план. То есть сначала составьте сценарий (продумайте структуру), а затем переходите к написанию.
Ваш сценарий будет иметь структуру пирамиды. У вас будет основная идея, которую вы хотите донести, и «подыдеи», поддерживающие основную. Они, в свою очередь, могут быть разделены на еще более мелкие части. Когда перейдете непосредственно к подготовке материалов для презентации, эти идеи по одной будут отображаться на слайдах. Кстати говоря, в PowerPoint тоже есть режим структуры. Если объяснять в двух словах, то он позволяет разбить содержание на пункты разного уровня и структурировать их в форме пирамиды.
У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:
Вы сразу видите часть, с которой следует начать
Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.
Можно разделить работу
Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.
Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.
Говорят, что Сэдзима Рюдзо[7], ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.
Если имплицитно написать: «Есть три основных пункта. 1… 2… 3…», то читатель уже как минимум увидит общую картину. Более того, по этим пунктам получатель документа сможет понять, нужно ли ему вообще читать ваш текст, а если у него нет времени, то, возможно, он сможет что-то сделать, прочитав основные пункты и не вдаваясь в подробности. Иными словами, когда вам нужно решение руководителя, приоритет вашего вопроса значительно меняется в зависимости от того, как хорошо вы продумали и подготовили материалы. Три пункта могут стать двумя или четырьмя. Три пункта – это не строгое правило, но по своему опыту могу сказать, что три – самое оптимальное число пунктов.
Документы обычно занимают несколько страниц. В длинных документах необходимо внимательно отнестись к единству слов и выражений. Например, в заголовке текста вы указываете дату как «1 октября 2000 г.», а в самом тексте меняете формат на «01.10.2000». Хотя эти даты одинаковые, изменение формата или использование синонимов (например, «магазин» и «бутик» и пр.) могут запутать читателя, поэтому их следует избегать.
Если нет единства использования слов и выражений, читатель может начать раздумывать, нет ли какого-то особого смысла в том, что используются синонимы, а вы рискуете произвести впечатление новичка в написании текстов. Еще хуже: читатель может неправильно интерпретировать то, что вы хотите сказать. Например, если в тексте используются два формата написания дат (дд. мм. гг и мм. дд. гг, как в английском) или суммы в разных валютах, читатель может неправильно вас понять.
Чтобы предотвратить такое непонимание, конечно же, нужно готовить документ, уделяя внимание единству слов и выражений, но также, когда текст будет готов, нужно еще раз все перечитать и проверить. Хотя синонимы или разные форматы написания значат одно и то же и употреблены правильно, не следует оставлять их в тексте. Говорят, что дьявол кроется в деталях, и к таким мелочам, как единство употребления слов и выражений, тоже нужно быть предельно внимательными. Единство повысит завершенность вашего текста и, соответственно, повысит мнение о вас.
Кстати, в качестве техники проверки я бы посоветовал проверять не все сразу, а определить одну цель, например, проверку символов валют, и проверять только ее по всему тексту, затем определить другую цель и так же просмотреть текст с самого начала. Так вы сможете выполнить проверку быстрее и качественнее.
Ввод букв и цифр тоже имеет отношение к единству, но я хотел бы выделить его дополнительно. Здесь мы говорим только о текстах, написанных горизонтально (в японском используется как горизонтальное, так и вертикальное письмо. –
Я видел много текстов, и самыми плохо написанными кажутся те, в которых смешаны буквы и цифры половинной и полной ширины (в одном месте написано JAPAN, а в другом JAPAN). При таком написании вас непременно примут за новичка. Буквы и цифры полной ширины используются только при вертикальном письме (некоторые веб-сайты распознают только символы полной ширины, но мы сейчас говорим о подготовке документов и материалов).
Есть три причины, почему я так настаиваю на использовании букв и цифр половинной ширины. Предлагаю с ними ознакомиться.
По международным стандартам символы полной ширины не используются
В последнее время даже импортные принтеры позволяют распечатать текст с символами полной ширины, но даже сейчас такие символы могут отображаться неправильно.
Символы полной ширины неудобно читать
Символы половинной ширины меньше и плотнее, поэтому проще увидеть весь текст.
Невозможно прийти к единому стандарту
Если вы работаете в группе и используете разную ширину символов, необходимо установить правила, и это потребует времени. Не очень эффективно, не правда ли? Если вы будете исправлять разные символы по завершении всей работы, то даже при использовании автозамены придется потратить уйму времени на замену ширины цифр от 0 до 9 с полной на половинную.
В какой-то момент «красота» материалов и документов начинает зависеть от предпочтений, но до этого этапа есть еще один основной, на котором каждый может сделать свой документ красивее. Особенно это касается презентаций: они дают большой простор для выражения благодаря свободе использования пространства, но вне зависимости от содержания могут вызвать беспокойство у того, кто их просматривает, из-за разного выравнивания текста на слайдах, разных шрифтов, несбалансированного распределения информации по слайдам. И это не дело вкуса, а незнание основ подготовки материалов.
Я уже предвижу возражения, что в документах важен не внешний вид, а содержание. Вы правы, но правда и то, что это содержание нужно представить так, чтобы его было легче воспринимать визуально.
Рисунок 1. Единство форматирования
Считается, что зеркальная симметрия особенно важна для ощущения «красоты», «стабильности» и «правдивости». Единство форматирования документа делает его не только более пригодным для чтения, но и повышает доверие к изложенной информации (и одновременно доверие к вам).
Мне иногда попадаются презентации, в которых пространство слайда плотно заполнено текстом и картинками. Такой дизайн заставляет читателя чувствовать себя подавленным и не располагает читать дальше.
Независимо от размера текста или картинок, примерно треть пространства оставляйте пустой. Не нужно точно вымерять 30 %, достаточно положиться на собственные ощущения. Небольшое пустое пространство значительно меняет впечатление читателя о вашем документе. Например, структура большинства книг подчинена тому же правилу.
Каким бы прекрасным ни было содержание написанного, в документе нет смысла, если никто его не прочитает. Думаю, вы понимаете, что готовить тексты, которые никто не захочет прочитать, бессмысленно.
Рисунок 2. Границы и пустое пространство
Большинство японцев (да и, наверное, всех людей, кроме жителей Ближнего Востока) при чтении горизонтально написанного текста производят движения глазами сверху вниз и слева направо. Естественно, ваши материалы следует составлять, учитывая эти движения.
В списках, часто используемых в документах, также существует правило, что пункты размещаются сверху вниз и слева направо в порядке важности. Наверное, есть люди, которые стремятся перенести самое важное в конец списка в виде кульминации или которые откладывают все самое вкусное на попозже, но бизнес – это борьба со временем. Всегда помните о том, что ваш документ могут не дочитать из-за занятости или из-за внезапного срочного дела, поэтому определите приоритетность каждого пункта списка и расположите наиболее важные из них выше или левее.
Конечно, иногда бывают причины, чтобы расположить информацию по-другому, но если таких причин нет, то «железное правило» – располагать информацию сверху вниз и слева направо в порядке важности. Даже соблюдая правило «сверху вниз и слева направо», если текст занимает много страниц, может оказаться, что на одной странице пункты расположены сверху вниз, а на другой – слева направо. Правило не должно меняться от страницы к странице. Текст должен иметь одинаковое форматирование не только на одной странице, но и во всем документе.
Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.
Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.
Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.
Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу
Поделиться книгой: