Самозанятый: миссия выполнима

Если вдруг постоянный контрагент-исполнитель (ИП или физическое лицо) стал самозанятым — можно оставить и прежний, ранее заключенный с ним договор. Но целесообразнее составить новый или же дополнить прежний договор новыми обстоятельствами и условиями, заключив дополнительное соглашение. К примеру, если услуги ИП включали НДС, следует скорректировать цену. И наполнить договор новыми условиями, учитывающими особенности работы с самозанятыми, исключив свои риски.

Риск 3. Статус самозанятого и подтверждающие документы

Свой статус самозанятый должен подтвердить — важно внести понимание перед началом сотрудничества.

В случае, если самозанятый таковым не окажется, отвечать за налоговые последствия будет его клиент (заказчик, покупатель). Именно клиент понесет потери в случае претензий контролирующих органов. С суммы вознаграждения, выплаченному самозанятому без подтверждающих его статус документов, клиент будет обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы за свой счет — как обычному наемному сотруднику

Минимизировать вероятность негативных последствий можно тремя простыми способами:

1) проверять статус самозанятого при любых касаниях: при заключении договора, при подписании акта выполненных работ и перед каждым платежом;

2) после каждой оплаты требовать чек. Всегда!

3) внести в договор условия, «бодрящие» самозанятого исполнителя — побуждающие выполнять свои обязательства, не ловчить и не нарушать закон.

Подтверждение статуса самозанятого

До заключения договора самозанятый должен представить справку из приложения «Мой налог», подтверждающую его постановку на учет как плательщика НПД.

Не поленитесь и проверьте статус самозанятого сами. Это можно сделать с помощью специального сервиса на сайте ФНС. По ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/. Проверить действительность статуса можно на любую дату по введенному ИНН и дате поиска.

Проверяйте статус самозанятого на этом сервисе перед каждым очередным платежом. Делать это можно так часто, как вам захочется — это бесплатно. Сохраните копию подтверждения на заданную дату.

Помните, что ответственность за неудержание НДФЛ с вознаграждения и уплата страховых взносов лежит на заказчике!

Получите чек у самозанятого

После каждой оплаты требуйте чек. Чек — это основной документ, дающий возможность компании признать расходы на оплату услуг самозанятому и уменьшить свои налоговые обязательства.

Всегда проверяйте корректность каждого чека: сверяйте ИНН, название компании, сумму платежа. Скачивайте QR-код, чтобы увидеть оригинал чека, сформированного в приложении «Мой налог».

О порядке выдачи чека

При получении оплаты от клиента — наличным расчетом или в день поступления денежных средств на банковский счет — самозанятый должен зафиксировать полученный доход в приложении «Мой налог», выгрузить из системы чек и выдать его клиенту в электронной форме или на бумаге.

Чек должен быть передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получена оплата.

В электронной форме чек может быть передан двумя способами:

1) путем направления на абонентский номер или адрес электронной почты,

2) путем считывания смартфоном заказчика QR- кода, содержащегося в чеке.

Все выданные чеки хранятся в приложении «Мой налог». Если клиент чек случайно потерял — из приложения всегда можно выгрузить еще один его экземпляр.

Чек, который обязан выдать клиенту самозанятый, не является чеком, который пробивает привычный кассовый аппарат (ККТ). В специальной системе ФНС ему присваивается уникальный идентификационный номер и соответствующий ему QR-код.

Чек — это основной документ для клиента, заказывающего услуги самозанятому исполнителю. Только на основании чека из приложения «Мой налог» компания или ИП смогут признать расходы на оплату услуг самозанятому в налоговом учете и снизить налоги по своей предпринимательской деятельности. Акт выполненных работ чек не заменит, одного акта недостаточно.

Невыдача чека

Штраф за невыдачу чека законом не предусмотрен — поэтому вопрос получения чека от самозанятого нужно держать на контроле.

В договоре с самозанятым исполнителем целесообразно закрепить легковыполнимые, но стимулирующие его пунктуальность условия: обязанность выдать чек в установленный срок, ответственность за нарушение срока и компенсацию потерь в случае неисполнения условий договора.

Если самозанятый не выдал чек — это нарушение закона. Компания-заказчик вправе сообщить об этом в налоговый орган, используя сервис «Обратиться в ФНС России», размещенный на сайте ФНС. Налоговики проверят поступление денег на карту и вызовут нарушителя на беседу для дачи пояснений.

Если с самозанятым компания работает через посредника — не требуйте чек самозанятого. Он не обязан его выдавать, так как вы взаимодействуете с посредником. Требуйте чек ККТ у посредника, с которым заключен договор.

Договорные гарантийные обязательства

Существенно снизить риски клиента помогут специальные условия договора, заключенного с самозанятым исполнителем. В договор стоит включить гарантийные обязательства, конкретные сроки, меры ответственности и другие «мотивирующие» условия, призывающие самозанятого исполнителя выполнять свои договорные обязательства.

На что стоит обратить внимание в договоре:

1) основание заключения договора и его характер: «гражданско-правовой договор в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ»,

2) сведения об исполнителе дополнить обстоятельством: «исполнитель применяет специальный налоговый режим и является плательщиком налога на профессиональный доход»,

3) обязанность исполнителя представить справку о постановке на налоговый учет из приложения «Мой налог», подтверждающей его статус налогоплательщика налога на профессиональный доход, и срок представления такой справки,

4) условие, что заказчик не являлся менее двух лет назад работодателем исполнителя — самозанятого физического лица и не состоит с ним в трудовых отношениях на момент заключения договора,

5) закрепить обязанность выдавать чек, установить срок и прописать ответственность за его невыдачу,

6) внести обязанность исполнителя незамедлительно сообщать Заказчику об утрате статуса самозанятого и прекращении применения налогового режима для самозанятых независимо от причины с указанием срока уведомления,

7) закрепить обязанность исполнителя возместить заказчику убытки в связи с невыполнением оговоренных договором обязательств.

Порядочный исполнитель не будет упорствовать и отказываться подписать договор на ваших условиях. Для него эти дополнения не влекут ни осложнений, ни проблем.

Но если исполнитель уклоняется или отказывается подписывать предложенную редакцию договора — это повод призадуматься о причинах его противодействия и оценить целесообразность сотрудничества с ним.

Алгоритм работы с самозанятым

Шаг 1.

Убедитесь, что перед вами самозанятый. Это можно сделать с помощью специального сервиса на сайте ФНС по ссылке:

Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)

https://npd.nalog.ru/check-status/

Шаг 2.

Запросите справку из приложения «Мой налог», подтверждающую постановку на учет самозанятого исполнителя как плательщика НПД.

Шаг 3.

Проверьте, что вид оказываемых самозанятым исполнителем услуг находится в рамках разрешенных законодательством видов деятельности. Поможет памятка: кто не может стать самозанятым (Приложение № 1)

Шаг 4.

Убедитесь, что доход, который самозанятый получит от сделки, не включен в перечень необлагаемых НПД доходов. Только по разрешенным законом о самозанятых доходам не надо удерживать с вознаграждения НДФЛ и начислять страховые взносы. Поможет памятка: какие доходы не облагаются НПД (Приложение № 2).

Шаг 5.

Заключайте договор. Продуманно и ответственно. Предложите для подписания договор на своих условиях. Если же самозанятый исполнитель предложил свою редакцию, не забудьте внести в договор положения о гарантийных обязательствах для минимизации собственных рисков.

Проверьте условия, исключающие трудовые отношения: нельзя закреплять за самозанятым трудовую функцию, присваивать должность, оплачивать не конечный результат, а участие в процессе, обеспечивать условия труда, выдавать соцпакет и прочие признаки трудового договора.

Шаг 6.

Перед каждым очередным платежом проверяйте статус самозанятого через сервис на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/. Сохраните копию справки. Помните — ответственность за неудержание НДФЛ с вознаграждения и уплата страховых взносов лежит на компании-заказчике.

Шаг 7.

После каждой оплаты от самозанятого требуйте чек. Всегда проверяйте корректность каждого чека: сверяйте ИНН, название компании, сумму платежа. Скачивайте QR-код, чтобы увидеть оригинал чека, сформированного в приложении «Мой налог».

Шаг 8.

Храните все чеки. Будьте готовы их представить по запросу контролирующих органов.

Вопросы

Доход в натуральной форме

При заключении договора с самозанятым важно убедиться, что не только вид оказываемых услуг, но и доходы физлица попадают под разрешенный перечень закона о самозанятых. Только по таким доходам не надо удерживать с вознаграждения НДФЛ и начислять страховые взносы.

В законе о самозанятых приведен перечень доходов, не облагаемых НПД. В их числе — доход, полученный в натуральной форме.

Например, в оплату выполненных работ по договору подряда клиент- юридическое лицо расплачивается с самозанятым исполнителем товаром или иным имуществом. Для физлица — это доход в натуральной форме. При таком виде расчетов компания признается налоговым агентом и страхователем: ей следует начислить страховые взносы и по окончании года направить в налоговую сообщение о невозможности удержать НДФЛ.

Аналогичные налоговые обязательства возникают в случае, когда клиент оплачивает расходы за проезд и проживание до места оказания услуг, которые не включаются в сумму вознаграждения самозанятому исполнителю. Эти выплаты не признаются доходом самозанятого в рамках спецрежима НПД и являются доходом физлица в натуральной форме.

Еще пример. Физлицо-арендодатель в статусе самозанятого заключает договор аренды жилого помещения для проживания работника компании-клиента. По соглашению сторон клиент — арендатор — ремонтирует помещение и расходы на ремонт засчитываются в счет арендной платы за 2 месяца. Ежемесячно стороны составляют акт взаимозачета.

Арендная плата, которая фактически за 2 месяца не уплачивается арендатором, для арендодателя-физлица является доходом в натуральной форме и не подпадает под спецрежим для самозанятых (НПД). С суммы этого дохода клиент-арендатор должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ с физического лица- арендодателя.

Какие еще вопросы возникают у бизнеса при сотрудничестве с самозанятыми?

Вопрос: что предпринять, если исполнителем по договору был самозанятый налогоплательщик и его доход превысил годовой лимит?

Ответ: если доход «самозанятого» превысит 2,4 млн рублей в год, он утрачивает право на применение спецрежима с того дня, когда произошло превышение.

Все доходы, которые самозанятый исполнитель, получил до даты превышения, облагаются налогом НПД в обычном порядке. Условия для клиентов в отношении ранее перечисленных сумм при этом не меняются.

С даты, с которой «самозанятый» утратил право на применение спецрежима, заказчик обязан с суммы вознаграждения, выплачиваемого исполнителю, потерявшему статус самозанятого, удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Заключать новый договор не требуется.

У самозанятого исполнителя может быть не один заказчик. И узнать о том, что годовой лимит превышен, можно узнать не сразу, или не узнать совсем. Поэтому важно в договоре закрепить обязанность исполнителя информировать клиента об утрате своего статуса самозанятого и ответственность за неисполнение этого обязательства.

И еще. Перед каждым очередным платежом заказчику настоятельно рекомендуется проверять статус самозанятого в сервисе на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ и требовать чек.

Вопрос: нужно ли периодически проверять статус самозанятого, с которым был ранее заключен договор?

Ответ: такой необходимости нет. Если гражданин утратил право на применение спецрежима или налоговый орган аннулировал его статус самозанятого — ранее выданные им чеки продолжают действовать. Об этом сообщила ФНС в письме от 16.04.2019 г. № СД-4–3/7089@.

Актуальность регистрации в качестве плательщика НПД самозанятого исполнителя стоит проверять перед каждым очередным платежом.

Вопрос: компания сотрудничает с самозанятым. Нужно ли проверять его прописку?

Ответ: самозанятого, как и любого другого контрагента, надо проверять. В первую очередь, на предмет актуальности статуса самозанятого. Но требовать данные о прописке самозанятых — излишне. Так считает Минфин в разъяснении от 01.08.2019 № 03–11–11/57804.

Если гражданин прошел официальную регистрацию в качестве самозанятого и платит НПД, при этом он ведет деятельность в одном из регионов, в которых введен спецрежим для самозанятых — он имеет право применять НПД. Даже если прописан в другом регионе. Проверять его прописку не обязательно.

Вопрос: если самозанятый налогоплательщик вернул деньги и аннулировал чек, какие действия должен произвести заказчик?