Помоги проекту - поделись книгой:
Когда мы сталкиваемся с проблемой, то стремимся решить ее как можно скорее и получить незамедлительный результат. Однако первое решение, которое пришло нам в голову, совсем не обязательно является самым лучшим. Гораздо разумнее рассмотреть все возможные способы выхода из сложившейся ситуации, а затем выбрать из них наиболее оптимальный вариант.
Сохраняйте ум открытым. Обращайтесь за советом к людям, знакомым с подобными ситуациями, в том числе и к своим сотрудникам, имеющим непосредственное отношение к возникшей проблеме. Привлекайте специалистов своей компании (или нанимайте экспертов, если это возможно) поделиться своими знаниями и опытом. Будьте креативными – на самом деле мы гораздо способнее, чем нам кажется. Реализуя скрытые в нас внутренние силы и возможности, мы можем найти новые, инновационные подходы к решению проблем.
После того как нам удалось разработать несколько альтернативных вариантов развития ситуации, необходимо взвесить все «за» и «против» и определить, какое решение является лучшим. Для этого следует еще раз тщательно проанализировать собранные факты, спланировать возможные действия, которые можно предпринять, и попытаться предсказать их последствия.
Отметьте все моменты, существенно важные для решения проблемы. Это могут быть предельные издержки, временные рамки, человеческие и другие ресурсы. Затем определите факторы, имеющие второстепенное значение, но способствующие более эффективному осуществлению принятого решения.
Подыскивая новое место для парикмахерского салона, сотрудники «New Wave Hairdressers» записали несколько обязательных требований, которым должно было удовлетворять помещение:
• Оно должно располагаться в здании оживленного торгового центра.
• Его площадь должна быть не менее 7000 квадратных футов.
• Ежемесячная арендная плата не должна превышать определенную сумму.
• Срок аренды должен составлять не менее 6 месяцев.
Менее существенные, но желательные факторы:
• Площадь в 8500 квадратных футов за ту же арендную плату.
• Возмещение арендодателем затрат на ремонт.
• В здании торгового центра не должно быть других парикмахерских.
• В здании торгового центра размещается несколько модных бутиков.
Сотрудники «New Wave» рассматривали только варианты, соответствовавшие всем обязательным требованиям. Затем, взвесив наличие второстепенных факторов в каждом из отобранных вариантов, они определили лучший из них.
Как только решение найдено, незамедлительно приступайте к его выполнению. Распределите обязанности между всеми участниками предстоящего процесса, мобилизуйте необходимые ресурсы и начинайте действовать. Как руководитель, вы должны полностью контролировать ситуацию. Если кто-то из сотрудников отнесся к происходящему без особого энтузиазма, следует объяснить ему преимущества и важность принятого решения. Будьте всегда рядом, чтобы оказать необходимую помощь и поддержку своим подчиненным и, если нужно, разъяснить или наглядно продемонстрировать те действия, которые от них требуются.
Иногда возникают проблемы, решение которых занимает значительный период времени (например, переезд компании на новое место). В случае, если принятое решение не работает, следует еще раз, с гораздо большей тщательностью, изучить проблему. К счастью, большинство проблем, с которыми приходится сталкиваться руководителям в своей работе, не имеют необратимых последствий, и их можно попытаться решить еще раз, используя другие подходы.
Перед тем как приступить к реализации принятого решения, задайте себе вопрос: «Сколько времени потребуется, чтобы определить, работает ли данное решение?» После чего установите определенные временные рамки. Если в течение этого периода никаких положительных изменений не наблюдается, отбросьте данное решение и выберите другое из списка альтернатив. Нет смысла пытаться решить задачу неэффективным способом, когда имеются альтернативные варианты.
Как преодолеть беспокойство, управляя своим временем
Когда людей спрашивают о том, что является причиной их беспокойства, в большинстве случаев они отвечают: «У меня не хватает времени на все, что нужно сделать». Эффективное управление собственным временем поможет значительно повысить (и, что немаловажно, ощутить) результативность своего труда, позволяя тем самым решить проблему возникшего дефицита.
Нам кажется, что мы тщательно спланировали и распределили на предстоящий день всю работу, но вот он подошел к концу, а мы успели сделать лишь небольшую часть из того, что было намечено. Куда же ушло все время?
Скорее всего, к выполнению каждого пункта нашего плана-списка мы действительно приступали с твердым намерением закончить его в намеченный срок, но не успевали мы сосредоточиться на работе, как что-то постоянно отвлекало нас. Существует масса таких поглотителей времени, или хронофагов, большая часть которых принимает форму перерывов в работе. Давайте рассмотрим, что относится к основным таким поглотителям и как можно уменьшить их влияние.
Если мы работаем в офисе, то непременным атрибутом нашей деятельности становится компьютер. Это означает, что мы постоянно получаем и проверяем электронную почту, а также имеем доступ к интернету и социальным сетям. Естественно, это отвлекает нас от основной работы и съедает значительную часть драгоценного времени. (Конечно, наши руководители предпочли бы, чтобы мы не занимались онлайн-шопингом, личной перепиской и обновлением своей странички на Facebook в рабочее время. Но если нам это действительно
В большинстве организаций почти все рабочие коммуникации осуществляются посредством офисной компьютерной сети. В результате мы постоянно отвлекаемся на чтение и отправку сообщений. Кроме того, после каждого такого перерыва нам требуется время, чтобы вновь вникнуть в работу. Это значительно снижает производительность труда.
Вместо того чтобы бесконечно проверять почтовый ящик и отвлекаться от основной деятельности, лучше предусмотреть в своем ежедневном графике перерывы на работу с электронной корреспонденцией. Таким образом вы сможете не только больше успевать в течение дня (что также снизит уровень стресса), но и контролировать свое время. Считается, что реактивная деятельность (когда требуется постоянно решать проблемные ситуации, как, к примеру, представителю службы по работе с клиентами) является более стрессовой, чем проактивная (связанная с планированием необходимых действий и предотвращением проблемных ситуаций). Если при поступлении сообщений издается звуковой сигнал, попросите администратора службы поддержки отключить эту функцию. В результате такого, казалось бы, простого приема, как упорядочение работы с офисной корреспонденцией, можно в значительной мере снизить психическое и умственное напряжение, возникающее в течение дня.
Мы сидим за столом, с головой погрузившись в работу, и тут звонит телефон. Это коллега по работе хочет выяснить какой-то вопрос. Но всегда ли он сразу переходит к делу? Не всегда. Как правило, вначале он решает поговорить о погоде, сообщить о том, как провел выходные, или обсудить планы на отпуск. И хотя телефоном сейчас пользуются гораздо реже, чем раньше, телефонные разговоры отнимают достаточно много активного рабочего времени. Время, которое мы тратим на деловые звонки, можно было бы значительно сократить, разговаривая по существу дела. Однако полностью исключать личные контакты также не стоит. Общение между сотрудниками помогает улучшить взаимоотношения в коллективе и сделать рабочую обстановку более приятной, что способствует укреплению сотрудничества и повышению эффективности командной работы. Поэтому в разговоре с людьми следует придерживаться приветливого тона, но в то же время стараться быть кратким. Если ваш собеседник продолжает углубляться в тему, не имеющую отношения к работе, вежливо ответьте: «Я бы с радостью послушал об этом вечере, но у меня, к сожалению, совсем нет времени», – и вернитесь к обсуждению деловых вопросов.
Когда мы кому-то звоним, нам часто приходится ожидать, пока человек закончит разговор по другой линии и ответит нам. Если это не срочное дело, оставьте сообщение на автоответчике, в котором кратко изложите суть вопроса и предложите обсудить его по телефону, электронной почте или при личной встрече.
Если вы все же решили подождать, постарайтесь провести эти несколько минут с пользой. Можно сделать записи в своем ежедневнике, проверить почту, упорядочить бумаги на рабочем столе или выполнить другую мелкую работу. Для человека, который ежедневно совершает
Мы поднимаем взгляд от рабочего стола на дверь и видим, что там стоит Лукаш Лоу У нас абсолютно нет времени слушать его постоянные жалобы на жизнь. И нам совсем необязательно приглашать его войти. Поднимитесь со своего места, пройдите и станьте перед столом, загораживая Лоу путь к стульям для гостей. Поговорите с ним стоя, поскольку люди склонны гораздо быстрее заканчивать разговор, когда они стоят, а не сидят. Если вопрос, который человек хочет обсудить, касается работы и имеет важное значение, мы всегда можем предложить ему присесть. Если нет – вежливо проводить его за дверь.
Марго, писатель-фрилансер, работает у себя дома. Одно время каждое утро к ней заходила соседка, чтобы просто поболтать. У Марго совсем не было времени на кофе-паузы. Хотя ей нравилось общаться с людьми, она поняла, что не успеет закончить работу вовремя, если не прекратит эти визиты. Она откровенно поговорила с соседкой и объяснила ей ситуацию, что помогло решить проблему, не испортив их отношения. Люди понимают, что время не безгранично, но иногда приходится им об этом напоминать.
Несмотря на то что электронные коммуникации и документы вытеснили значительную часть бумаг из нашей повседневной деятельности, нам все еще приходится думать о том, как правильно организовать бумажную работу. Постарайтесь возвращаться к работе над одним и тем же документом как можно реже; иногда достаточно и одного раза. Сначала бегло просмотрите документ. Если он больше не нужен, не кладите его обратно, а отправьте в корзину для мусора. Если какое-то дело требует срочного рассмотрения, займитесь им
Работая с корреспонденцией, требующей определенных ответных действий, делайте на каждом письме (или прикрепленной к нему бумаге) пометки с указанием того, что необходимо сделать: собрать дополнительную информацию, дать ответ и т. д. Тогда вам не придется повторно перечитывать одно и то же письмо, когда оно опять попадет к вам в руки.
При чтении отчетов ознакомьтесь сначала с краткими выводами. Может оказаться, что изучать весь текст нет никакой необходимости – достаточно выборочно просмотреть интересующую вас информацию и не тратить время на лишние детали и подробности.
Во многих организациях огромная часть рабочего времени тратится на заполнение бланков, создание дубликатов документов и другую ненужную канцелярскую работу.
Когда Робинсон Уайлер, вице-президент по банковским операциям крупнейшего банка Калифорнии, проходил мимо одного из офисов, он обратил внимание на то, что служащая старательно заполняет бланк заявки. «Разве вы не знаете, – спросил он ее, – что вся эта информация внесена в компьютер, и заполнять бумажные формы уже не требуется?» Она выглядела смущенной. «Конечно, знаю, – ответила она. – Я сама вношу всю информацию через компьютер, но мне никто не говорил, что больше не нужно заполнять бланки».
Как оказалось, несмотря на то что вся информация была компьютеризирована еще год назад, никто не издал приказ об отмене бумажных бланков заявок. Многие компании продолжали использовать их, затрачивая огромное количество времени, денег и усилий на ненужную бумажную волокиту – только потому, что никому не пришло в голову ее отменить.
Любой стандартный отчет, бланк письма или другой печатный шаблон документа следует периодически пересматривать на предмет его дальнейшей необходимости, поскольку бумажная документация имеет свой «срок службы». Как часто это стоит делать? Считается, что не реже чем раз в два года. Если же в организации документооборота произошли существенные изменения, связанные с внедрением новых методов или оборудования, такую оценку следует проводить после введения новой системы в действие. Кроме того, удобный случай пересмотреть бланочную продукцию представляется тогда, когда мы планируем заказать ее очередную партию. Если бы сотрудники банка Калифорнии, перед тем как печатать новые бланки заявок, поступили именно таким образом, они бы еще тогда обнаружили, что бумажные бланки больше не нужны.
Периодически следует пересматривать также шаблоны писем, как это делается с отчетами и другими документами. Если стандартное письмо является слишком обезличенным или не вполне соответствует своему назначению, его следует отредактировать. Помните, что деловое письмо формирует имидж вашей организации в глазах клиентов и деловых партнеров.
Если все бланки, отчеты и шаблоны будут периодически подвергаться критической переоценке, это не только снизит затраты времени на выполнение бесполезной работы, но и позволит нам направить свои силы и энергию на выполнение действительно важных дел и достижение поставленных целей.
На любой работе могут возникать разные непредвиденные ситуации: вспыхивает пожар, ломается техника, начальник поручает срочное задание, коллега по работе доставляет нам неприятность. Конечно, мы можем этого ожидать, но не знаем, что именно и когда произойдет.
Чтобы избежать стрессовых ситуаций, связанных с нехваткой времени, следует предусмотреть в своем плане рабочего дня время на «непредвиденную активность». Проанализировав свою деятельность за некий период времени, можно определить, сколько часов в день нам для этого требуется. Если, к примеру, у нас восьмичасовой рабочий день, можно спланировать шесть часов работы, а два часа оставить как резерв рабочего времени на решение текущих незапланированных дел. Таким образом мы сможем оперативно реагировать на возможные неожиданные ситуации, неизбежно возникающие в процессе работы.
Как бы тщательно мы ни планировали свой день, жизнь постоянно вносит коррективы в наши планы. Существует огромное количество «поглотителей» и «ловушек» времени – людей, дел или процессов, отвлекающих нас от основной работы. Мы не в состоянии полностью оградить себя от их вмешательства в нашу повседневную деятельность, но можем значительно уменьшить их влияние, научившись рационально использовать свое время.
Изменения открывают новые возможности
Находясь в состоянии стресса, мы можем вернуть утраченное душевное равновесие и покой, наполнив свой ум мыслями о мире, мужестве, здоровье и надежде. Научившись сохранять спокойствие, мы сумеем легче справляться с возникающими проблемами и трудностями. Если мы смело смотрим вперед, не теряя при этом самообладание, это вызывает уважение наших друзей и коллег, а также желание помочь нам.
Как мы уже отмечали ранее, стресс может иметь не только отрицательные последствия. Периоды изменений могут оказаться не только дополнительными источниками стресса, но и знаковыми событиями в нашей жизни. Они дают нам возможность по-новому взглянуть на свою работу и карьеру, пересмотреть жизненные цели и приступить к их осуществлению.
Резюме
• В периоды проведения изменений в рабочей обстановке большинство из нас в той или иной степени подвергаются воздействию стресса.
• С большинством стрессовых ситуаций можно справиться с помощью одного или нескольких способов, представленных в акрониме «STRESS».
Self-Awareness (Самосознание)
Tender Loving Care (Нежная, полная любви забота)
Relaxation (Релаксация, отдых)
Exercise (Физические упражнения)
Sense of Humour (Чувство юмора)
Seek help from Others (Помощь и поддержка окружающих).
Иногда мы не в состоянии самостоятельно справиться со стрессом, и тогда нам может понадобиться помощь врачей-консультантов и психотерапевтов.
• Вместо того чтобы беспокоиться по поводу затруднений, вызванных происходящими изменениями, четко сформулируйте каждую проблему и разработайте меры по ее устранению.
• При решении проблем пользуйтесь магической формулой Дейла Карнеги:
Соберите все факты.
После их тщательного анализа примите решение.
Как только решение принято, действуйте!
• Когда людей спрашивают о том, что является причиной их беспокойства, в большинстве случаев они отвечают: «У меня не хватает времени на все, что нужно сделать». Эффективное управление своим временем поможет свести до минимума данную проблему.
• Находясь в состоянии стресса, мы можем вернуть утраченное душевное равновесие и покой, наполнив свой разум мыслями о мире, мужестве, здоровье и надежде.
• Постарайтесь открыть для себя новые возможности в происходящих изменениях.
Глава 7
Как работать с разными людьми
Хороший руководитель окружает себя людьми разных взглядов, которые не боятся открыто высказывать ему свое несогласие.
Двадцать первый век характеризуется более сложной и разнообразной окружающей средой, чем предшествующие столетия. Наши коллеги, подчиненные, руководители и клиенты могут выглядеть, говорить, вести себя и думать совсем не так, как это делаем мы. Не стоит ожидать, что другие люди будут похожи на нас. Нужно признавать и уважать индивидуальные особенности и взгляды каждого отдельного человека. Успех в работе требует от нас глубокого понимания людей и гибкости в отношениях с ними. Важно знать различия между мужчинами и женщинами, а также их влияние на межличностные взаимоотношения в коллективе. Нужно найти правильный подход к каждому сотруднику и раскрыть его личностный и творческий потенциал. Кроме того, необходимо продумать эффективную стратегию командного успеха.
В данной главе мы рассмотрим следующие темы:
• Как преодолеть этнические и культурные различия в рабочем коллективе.
• Как общаться с людьми, испытывающими трудности понимания нашего языка.
• Особенности работы с людьми, имеющими ограниченные физические или умственные возможности.
Понимание культурных различий
В широком смысле под культурой понимают образ человека с точки зрения географии, языка, обычаев и верований. Люди и институты, относящиеся к нашей культуре, играют важную роль в восприятии нами окружающего мира. В зависимости от того, насколько у нас сильны культурные традиции, они могут в той или иной степени влиять на наши отношения с людьми других культур.
Глоссарий
О межкультурных коммуникациях написано немало книг, и во многих странах даже приняты законы, регулирующие трудовые отношения с людьми разных национальностей. Чтобы лучше понять данную тему, обратимся вначале к наиболее употребляемым терминам:
Ассимиляция – добровольное или принудительное принятие меньшинством каких-то отличительных черт доминантной группы.
Дискриминация – несправедливое отношение к отдельному человеку или группе людей, основанное на предубеждении; грубое нарушение прав и свобод человека.
Неприятие – нежелание или отказ принимать культурные различия.
Нетерпимость – неспособность принимать взгляды, верования или обычаи других людей.
Обобщение – вывод, выдаваемый за общеизвестную истину.
Предвзятость – негативное отношение, часто не имеющее под собой никаких оснований.
Предположение – принятие на веру; положение, которое считается верным в отсутствие доказательств или достоверных знаний о превосходстве одной группы людей над другой.
Предубеждение – личностная черта характера и поведения, выражающаяся в негативном предвзятом мнении или отношении к отдельному человеку либо конкретной группе людей.
Принятие – осознание ситуации без попытки ее изменить.
Расизм – негативные убеждения против определенной группы людей на основании их расовой принадлежности, а также несправедливое отношение к людям определенных национальностей.
Сегрегация – разновидность расовой дискриминации, заключающаяся в отделении или изоляции одного человека или группы людей от остального общества.
Сексизм – негативные суждения или поведение по отношению к представителям определенного пола.
Стереотип – общее сложившееся представление о группе людей без учета их индивидуальных особенностей.
Поделиться книгой: