Помоги проекту - поделись книгой:
Как усилить свою мотивацию в середине пути:
● Ставьте промежуточные цели (это даст вам больше «начал» и маленьких побед).
● Заявляйте о своих целях публично.
● Стройте непрерывную цепь: выполняйте кусочек работы, не пропуская ни дня.
● Представьте себе кого-то, ради кого вы это делаете.
При заметном отставании после первого тайма наступает реакция «Ох» – человек сдается, команда бросает работу над проектом, матч обречен. Но маленькое, преодолимое отставание оказывается наилучшим стимулом – человек вкладывает все силы.
В 1960-е годы организационный психолог Брюс Такман разработал теорию командной динамики из четырех стадий: формирование команды, шторм, нормализация и собственно работа. Соединив эту теорию с открытием Герсик («эволюционный взрыв»), получаем трехфазную структуру, внутри которой команде требуется синхронизация.
1. Формирование и шторм. Команда еще только возникла, гармония максимальна, все видят общие цели, происходит активная генерация идей. Затем наступает конфликт: перетягивание каната, недовольство своей ролью. В этой фазе надо дать всем проявить себя.
2. Середина пути. Команда осознает, как мало сделано, начинается паника. Если мотивация высока, подчеркните возможность преодоления («отстаем на одно очко»). При низкой мотивации упирайте на уже достигнутое. В середине команда уже не так открыта новым идеям, но открыта коучу. Включите внутреннего Дина Смита.
3. Работа. Сейчас команда мотивирована, уверена в достижении цели и способна работать почти без трений. Поддерживайте прогресс и не позволяйте отступать в фазу шторма. По необходимости проводите «переклички»: восстановите общее видение, напомните, кто за что отвечает. Даже в этот период тактику можно менять, но не сводите глаз с цели и поддерживайте синхронизацию.
Синхронизация – нечто большее, чем понимание своего хронотипа, согласование расписания и использование лайфхаков. Мы можем повлиять на начала, концы и даже на середины, но в нашей жизни гораздо больше немаркированных моментов, в которые и совершается работа. Невозможно ежеминутно «сверять часы».
Синхронизация – гармоничные, согласованные действия множества людей. Она состоит из:
● внешней синхронизации («синхронизации с боссом», причем боссом, задающим темп, может быть и начальник, и расписание поездов – тот или то, что устанавливает неотменимые сроки);
● синхронизации с командой.
Репетиция оркестра, школьный урок, избирательная кампания, доставка заказов – любая человеческая деятельность основана на уверенности в том, что одновременно с нами свои роли исполняет множество других людей. Синхронизацию в команде, кроме «босса», поддерживают «знаки принадлежности»:
● Язык – команда вырабатывает свой собственный сленг, прозвища, шутки.
● Одежда – форма, дресс-код, значки усиливают чувство единства.
● Прикосновение или хотя бы виртуальное общение. Члены команды должны чувствовать личную связь.
● Миссия – синхронизация поддерживается верой в нужность общего дела; личная синхронизация.
Прежде всего человек нуждается в синхронизации в соответствии со своим хронотипом и целями. Но не менее важно ощущение принадлежности. Его мы обретаем в командной работе, общем досуге или игре при синхронизации с другими людьми.
Ключевые идеи
Научный подход к таймингу следует внедрять на государственном уровне, корректируя расписание школ, институтов, больниц с учетом суточного цикла, дневного провала, возраста сотрудников или учеников, их хронотипа. Пониманию собственного хронотипа и навыку синхронизации было бы неплохо учить в школе и, уж безусловно, на любых курсах менеджмента.
Правильный выбор времени для различных видов работы, уважение к особенностям сотрудников, готовность предоставлять им паузы для восстановления – ключ к продуктивной работе. Некоторые компании уже предлагают сотрудникам расписание с учетом их хронотипа, используют различные лайфхаки для преодоления дневного провала – от напучино до мини-брейков и перекличек.
Правильное понимание, на каком именно этапе находится команда, – залог успешного осуществления проекта. Умелый менеджер составляет расписание, задает темп работы, использует мотивирующую энергию начал и концов, помнит о судьбоносной роли половины пути: станет ли это для команды моментом «О-хо-хо», когда надо приналечь, или же это будет момент «Ох», а дальше – капитуляция. В середине игры босс открывает в себе «внутреннего Дина Смита» и находит правильный способ ободрить команду.
Главная задача руководителя на всех этапах (но особенно это важно, когда работа уже пошла) – поддерживать синхронизацию команды. Этого невозможно добиться, постоянно сверяя часы, дергая людей, требуя от них отчета. При идеально налаженной синхронизации множество людей сами сделают все вовремя и согласованно. Для этого к внешней, заданной боссом или расписанием синхронизации должна присоединиться синхронизация команды и внутренняя синхронизация каждого сотрудника.
Синхронизация команды поддерживается общностью языка, внешних признаков (формы, дресс-кода), прикосновением или хотя бы виртуальным общением, сознанием миссии. Синхронизированная команда словно исполняет сложный танец, играет в финале чемпионата, поет слаженным хором.
Индивидуальная задача каждого человека – выяснить свой хронотип, проявлять бдительность во время «серединных» провалов, осознавать, на каком этапе (дня, работы, жизни) он находится и какой вид отдыха, стимуляции или мотивации ему требуется. Настроив свой внутренний ритм, люди синхронизируются в командной работе или игре. Синхронизация в команде с осознаванием важной миссии и «общим сердцебиением», ощущением причастности и счастья – одно из важнейших для человека переживаний.
05
Ноль во «Входящих»
Автор: Джордж Кэмпбелл Скотт
Электронная почта – обоюдоострое оружие
Электронная почта отнимает у вас кучу времени? Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений? Электронная почта – важный элемент работы и даже личной жизни, но она может стать инструментом, повышающим вашу эффективность, а может оказаться пожирателем времени.
Есть люди, которые полностью отказались от электронной почты. Но такой вариант, скорее всего, социально неприемлем для большинства из нас – в реальной жизни нам нужна почта, чтобы работать и общаться с друзьями. Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется выработать новую стратегию и придерживаться ее. Эта книга предложит советы и техники. С их помощью можно сократить время, которое тратится на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!
Постепенно вводя в практику новые привычки, вы сможете добиться ежедневной полной очистки папки «Входящие» и снизите уровень стресса, вызываемого потоком сообщений.
Вредные мифы об электронной почте
Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.
Миф № 1. Мы должны быть всегда на связи
Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи – для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений.
Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность.
Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение двух-трех часов, а то и суток с момента его получения.
Миф № 2. Короткие письма – это грубо
Взгляните на это с другой стороны: длинные письма – это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и мир». Лучший ответ – тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.
Миф № 3. Приоритеты других людей важнее ваших
Один из известных инструментов тайм-менеджмента – «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на четыре категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бо́льшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».
При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.
Миф № 4. Можно использовать электронный ящик и как список дел
Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство.
Невозможно, да и не оптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам понадобится выработать отдельную систему списков задач, которая позволит заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.
Миф № 5. Лучшее решение от завала писем – «почтовое банкротство»
Иногда лавина писем выглядит настолько неуправляемой, что заманчивой начинает казаться идея просто разом стереть все письма, которые накопились за это время в вашем ящике. Назовем этот способ избавления «почтовым банкротством». Конечно, это решение возможное, но точно не лучшее: если вы не измените свои ежедневные привычки, эта ситуация повторится.
Привычки лучше внедрять по одной – так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.
Ваши новые привычки
Привычка № 1. Назначьте время проверки почты
Установите для себя определенные периоды времени, когда вы занимаетесь разбором почты. Лучше всего определить точное время – например, в 10:00 и в 17:00, а не приблизительно «утром» и «вечером»; новая привычка требует определенности.
По опыту, оптимально проверять почту первый раз поздним утром, после того как вы сделали какую-то из важных задач на день, и незадолго до ухода с работы, чтобы «закрыть» день. Но конкретный график будет зависеть от природы вашей работы, стиля вашего начальника и команды и т. д.
У интервального подхода к разбору почты есть несколько преимуществ. Ваш день станет более структурированным, уменьшится количество переключений с задачи на задачу. Вы станете более эффективно отвечать на письма, зная, что у вас есть ограничение по времени на их обработку. А в некоторых случаях люди, пославшие письмо, успеют уже решить свою задачу сами, еще до того, как вы прочитаете их сообщение.
Привычка № 2. Отключите уведомления о новых сообщениях
Простое, но работающее действие: отключите все уведомления о новых сообщениях, будь то звуковые оповещения, всплывающие окна или иконки. Они заставляют вас проверять ящик куда чаще, чем объективно необходимо, и добавляют нервозности оттого, что вы знаете, что вас ждут непрочитанные письма.
Следующий шаг – если ваша работа позволяет, удалите почтовую программу с вашего мобильного телефона. Мало кто полноценно отвечает на почту с телефона, обычно ограничиваются короткими сообщениями. При этом вы вынуждены читать одни и те же письма несколько раз (сначала с телефона, потом с компьютера) и неизбежно крутить в голове нерешенные задачи.
Возможно, первые несколько дней после отключения уведомлений у вас будет «ломка». Но вскоре вы обнаружите, что ваша жизнь стала более упорядоченной и менее стрессовой.
Вы можете пойти дальше и отключить также всплывающие сообщения и почтовые уведомления из ваших социальных сетей, сообщения от ваших мобильных приложений, а также сократить пользование программами обмена мгновенными сообщениями. Вы удивитесь, сколько времени и энергии это сэкономит.
Привычка № 3. Тренируйте «правило пяти предложений»
Большинство электронных посланий и ответов на них может быть уложено в хорошо написанные пять предложений. Если же ответ требует большого количества технических деталей или описания нескольких вариантов, лучше организовать звонок по телефону или «Скайпу» – это займет меньше времени и позволит проверить, насколько вас хорошо поняли.
Электронные письма – это не универсальное решение. Они отлично подходят для того, чтобы дать однозначный ответ на несложный вопрос, отправить стандартную информацию, переслать файл или ссылку, назначить или подтвердить встречу, кратко оповестить команду о статусе проекта. Но для сложных многовариантных задач почта – не лучший инструмент.
Если вы видите письмо, которое, скорее всего, повлечет за собой длинную цепочку переписки, уточнений, обсуждения идей и т. д., то телефонный звонок или групповая телеконференция тоже могут стать оптимальным решением и сэкономить время всей команде. Не устраивайте мозговых штурмов по электронной почте.
Цените ваше время. Если какой-то тип писем регулярно отнимает у вас большую часть времени, подумайте, как можно оптимизировать соответствующий процесс.
Привычка № 4. Обрабатывайте каждое входящее сообщение только один раз
В назначенное для проверки ящика время начните с самого старого непрочитанного сообщения и обрабатывайте письма одно за другим, не пропуская и не выбирая.
С каждым письмом вы можете сделать одно из следующих действий:
● Удалить. Удаляйте из ящика все ненужные сообщения. Письма, не требующие действия или ответа, но содержащие полезную информацию, сортируйте по архивным папкам, чтобы в случае необходимости их можно было легко найти потом.
● Делегировать. Не задерживайте сообщения в своем ящике, пересылайте их как можно скорее тому, кто непосредственно должен действовать. Если вам необходимо контролировать результат, используйте отдельную папку, систему напоминаний или специальную утилиту для отслеживания статуса делегированных дел.
● Ответить. Чтобы не создавать снежный ком несделанных дел, установите себе правило: «Если на сообщение можно ответить должным образом за пять минут, сделай это сразу».
● Перенести в список задач. Задания, требующие более долгого времени, необходимо переносить в отдельный список дел, а соответствующие письма отправлять в выделенную для незаконченных дел папку. Хорошим тоном будет послать отправителю короткое сообщение, подтверждающее получение задачи и устанавливающее примерный срок ее исполнения.
Привычка № 5. Избавляйтесь от бесполезных писем
Наверняка вам в почтовый ящик сыпется масса рекламных и информационных рассылок, и далеко не все из них вам нужны. Не пожалейте минуты на то, чтобы отписаться от них или поставить спам-фильтр на те рассылки, от которых нет возможности отписаться. На это вы потратите куда меньше времени, чем на регулярное удаление рекламных писем из почтового ящика.
Привычка № 6. Освойте «слепую» десятипальцевую печать
Если вы до сих пор печатаете двумя пальцами и ищете на клавиатуре каждую букву, вы тем самым ограничиваете себя в скорости обработки электронных писем. Специальные программы-тренажеры для слепой печати могут увеличить вашу скорость набора текстов на 40–50 %: в течение года это означает экономию часов, а то и суток работы.
Еще один «ускоритель» – быстрые комбинации клавиш. Запомните хотя бы наиболее часто используемые, и ваша эффективность работы за компьютером вырастет.
Привычка № 7. Подготовьте шаблоны ответов на стандартные письма
Если вам часто приходится писать стандартные письма (запросы, приглашения на встречу, регулярные отчеты и т. д.), имеет смысл подготовить шаблон текста, в который вы потом по необходимости будете добавлять конкретные детали.
Если же вас часто просят прислать по электронной почте определенные файлы (например, инструкции, брошюры и т. д.), то для сокращения времени на поиск информации на жестком диске стоит сохранить все подобные стандартные документы в одну папку на рабочем столе. Если необходимые документы велики по размеру, можно загрузить их в один из файлообменных сервисов и по запросу присылать не сам файл, а ссылку на скачивание.
Дополнительные хитрости в работе с электронной почтой
Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков
Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный). Если вам приходится поддерживать больше двух адресов электронной почты, вы можете настроить пересылку писем в свой основной ящик и обрабатывать сообщения там.
Используйте фильтры
Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры – алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, можно использовать фильтры для не срочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю. Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (теги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.
Создавайте «говорящие» заголовки писем
Лучший заголовок электронного письма – такой, из которого понятно его содержание и тип необходимого ответного действия. Такие заголовки потом избавят вас от копания в архиве и помогут легко найти нужное сообщение.
То же правило действует для приложенных к письмам файлов. Постарайтесь давать им «говорящие» названия, чтобы содержание было понятно из заголовка.
Используйте жирный шрифт и списки
Выделяйте важные мысли жирным шрифтом. Обеспечьте вашему адресату удобство чтения, а себе – уверенность, что, даже если ваше письмо будет прочитано по диагонали, оно донесет основную мысль. Используйте нумерованные или маркированные списки в длинных письмах.
Создайте стандартную подпись
Поделиться книгой: