Год личной эффективности. Когнитивный интеллект. Эффективно учусь, использую техники и инструменты

Большинство почтовых программ позволяет автоматически добавлять в конец каждого письма вашу подпись. Включите туда всю необходимую информацию, в том числе альтернативные методы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и т. д.). Подпись – это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент, в ней можно указать адрес веб-сайта или дать ссылку на «Часто задаваемые вопросы».

Настройте списки рассылок

Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.

Что делать с уже имеющимися завалами?

А что если у вас в ящике прямо сейчас лежит 10 000 неразобранных сообщений? Как с ними справиться?

● Выделите 30 минут в день. Такой большой объем работы невозможно сделать за раз, а продвигаясь небольшими порциями, вы сможете расчистить свой ящик, не нанося ущерба другим планам.

● Удалите всю рекламу. Сразу удалите все непрочитанные рекламные и информационные рассылки и отпишитесь от всех рассылок, не содержащих критично важную для вас информацию.

● Разделите гору писем на порции. Отсортируйте письма по отправителю и обрабатывайте однородные сообщения частями (отвечайте, архивируйте в определенную папку, удаляйте и т. д.). Если вам нужно было ответить на письмо давным-давно, начните с извинения: большинство людей так же страдают от потока электронной почты и поймут ваши трудности.

● Не сдавайтесь. Процесс очистки папки «Входящие» может быть долгим, но если вы будете посвящать ему 30 минут каждый день, то он рано или поздно закончится.

● Не позволяйте ситуации повториться. Внедряйте привычки, описанные в этой книге, до того, как вы опять обнаружите себя наедине с тысячами непрочитанных писем.

Ключевые идеи

Чтобы перейти к эффективному использованию электронной почты, необходимо для начала развенчать для себя ряд мифов, в частности о необходимости быть на связи каждую минуту. Постоянно отвлекаясь, чтобы ответить на срочные, но не важные запросы, вы лишаете себя возможности работать над тем, что для вас действительно важно.

Электронная почта – важный, но не универсальный инструмент работы. Она плохо подходит для командных обсуждений и активного обмена мнениями, для сложных дискуссий или для управления списком задач. Для этих целей существуют альтернативные инструменты и техники.

Новые привычки стоит внедрять постепенно, по одной-две за раз, и быть настойчивым, не сбиваясь на старые паттерны поведения. Назначьте определенные временные интервалы для проверки почты, отключите уведомления, отвечайте коротко и структурированно, отписывайтесь от бесполезных рассылок, обрабатывайте каждое письмо только один раз. Подготовьте шаблоны стандартных писем и освойте десятипальцевую печать. Вложив силы и время и введя эти привычки в свой ежедневный распорядок, вы сократите время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Не забывайте о мелочах и технических хитростях, которые могут облегчить вашу жизнь. Потратив два-три часа на настройку почтовых фильтров или стандартной подписи, вы сэкономите намного больше времени и сил в будущем.

Даже если в вашем почтовом ящике сейчас тысячи непрочитанных писем, занимаясь их разбором регулярно по 30 минут в день, вы способны достичь состояния «Ноль писем во “Входящих”» и поддерживать его потом.

06

Принцип пирамиды Минто

Автор: Барбара Минто

Принцип пирамиды

Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с деловой перепиской, Барбара Минто пришла к выводу, что наилучшим образом воспринимается текст, построенный по принципу пирамиды. Взаимосвязи между высказываниями в таком документе ограничены тремя логическими направлениями: вверх, вниз и в стороны. Принцип пирамиды стал стандартом McKinsey, а затем и ряда других компаний.

Задача любого документа – донести одну-единственную, главную мысль. Начните с главного, а потом уже двигайтесь вниз и в стороны. Структура пирамиды поможет вам сформулировать свои идеи, установить четкие взаимосвязи между ними и довести рассуждение до логического завершения. Все это сделает документ легким для восприятия и поможет вам донести свои идеи до читателя. Используя принцип пирамиды, вы научитесь составлять ясные лаконичные документы за минимальное время.

Особенности нашего мышления

Почему именно пирамида?

Особенности нашего мышления таковы, что мы воспринимаем любое сообщение как группу идей, соединенных в одно целое. Анализируя новую информацию, наш мозг разбивает ее на отдельные блоки (слова, фразы, абзацы), а затем снова группирует идеи по принципу пирамиды, начиная с вершины – главной мысли – и спускаясь к основанию: пояснениям, аргументам, подробностям.

Другими словами, слушая доклад, читая книгу, разговаривая с ребенком, мы всегда хотим сначала как можно быстрее понять главное, что же нам хотят сказать. После этого мы легко воспринимаем всю второстепенную информацию: доказательства, пояснения, примеры.

Так происходит потому, что, воспринимая информацию, мы строим мысленную пирамиду и начинаем с верхушки. Хорошо, если ваш собеседник об этом знает, плохо, если нет – тогда вам придется проделать эту работу за него. Хаотично выстроенные сообщения не позволяют нам сразу понять главное и поэтому утомляют.

Проиллюстрируем это на примере короткого диалога:

Босс спрашивает коллегу, будет ли проект X сдан в срок. Очевидно, что его в первую очередь интересует ответ на вопрос – «да» или «нет», а уже потом причины, объяснения и т. д.

Пример хаотичного сообщения:

Сотрудник вместо этого может ответить так: «Пару дней назад я звонил дизайнеру, дизайнер выполняет другой срочный заказ. Мы проговорили час, и я понял, что у него вообще сложности с поиском художественного решения. Кстати, у редактора проблемы в семье. При этом производственники говорят, что в случае более поздней сдачи они не могут гарантировать поставку в срок».

Получил ли босс ответ на свой вопрос? А теперь приведем пример сообщения в форме пирамиды:

Сотрудник может начать с главного и ответить так: «Мы сдадим проект на две недели позже. Мне жаль, что мы опаздываем. Это экспериментальный проект, и я ошибся, закладывая оптимистичные сроки, учту это в будущем. Я уладил вопрос с заказчиком, он согласен с новыми сроками».

Теперь босс получил ответ на свой вопрос, а затем – информацию по текущей ситуации.

Пишете вы сообщение или рассказываете о чем-то, ваша задача – позаботиться о читателе или собеседнике и избавить его от ненужных усилий.

Принцип пирамиды помогает запоминать

Вообще абсолютно вся информация, которая хранится в нашей голове, представляет собой сеть взаимосвязанных пирамид. Наше мышление устроено так, что мы инстинктивно группируем любую информацию в голове по принципу пирамиды.

Вам нужно купить продукты. Попробуйте запомнить такой список:

● гречка;

● кефир;

● яблоки;

● сметана;

● сыр;

● макароны;

● груши;

● бананы;

● творог.

Непросто, да?

А теперь попробуем соотнести все продукты с тремя обобщающими категориями:

Правда, теперь запомнить список гораздо проще?

Образы облегчают восприятие

Наше мышление основано на образах. При помощи образа можно соединить большое количество фактов в единую структуру. Именно образы помогают понять и запомнить прочитанную информацию.

Когда вы пишете, мысленно представьте то, о чем хотите сказать, а затем как можно точнее словесно опишите этот образ. Тогда читатель сможет воссоздать его в своем воображении.

Например, одну и ту же мысль «чтобы хорошо себя чувствовать, нам необходимо восполнять запасы энергии» вы можете выразить двумя способами.

Без использования образов: «Чтобы хорошо себя чувствовать, вы должны не забывать об отдыхе, вовремя ложиться спать, делать перерывы в течение рабочего дня, отдыхать в выходные. Иначе у вас будет мало сил и вы будете уставать».

С использованием образов: «Нам, как батарейкам, нужна энергия. Чтобы хорошо себя чувствовать, нужно вовремя подзаряжаться. Способы зарядки просты: хороший сон, регулярные переключения и правильный отдых».

Какое сообщение легче понять и запомнить?

Еще одна особенность нашего восприятия: мы можем удержать в кратковременной памяти ограниченное число идей. Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2.

С учетом того, что мы не можем удерживать в памяти больше семи предметов одновременно, образы – это очень удобно. Яркие образы помогают запомнить большее количество информации. Неслучайно хорошие авторы – и фикшн, и нон-фикшн – и лучшие спикеры постоянно используют их. Почему бы нам не последовать их примеру?

● Используйте образы, они помогают понять и запомнить информацию.

● Не перегружайте свое сообщение: читатель может воспринять за раз 7±2 единицы информации.

Как мы передаем информацию

Когда мы читаем, мы воспринимаем текст «сверху вниз». Однако когда сами пишем текст, мы развиваем и обобщаем свои мысли «снизу вверх»: соединяем предложения в абзацы, абзацы в более крупные блоки и так далее до самой главной идеи, которая расположена на вершине пирамиды.

Вы как будто строите реальную пирамиду. Если вы что-то упустили на одном из уровней и забыли добавить строительные блоки, пирамида будет неустойчивой и может рассыпаться в любой момент. Принцип пирамиды поможет увидеть и восполнить недостающие звенья.

Из чего мы будем строить пирамиду

Реальные пирамиды строят из камней. Элементами, из которых мы строим наши мысленные пирамиды, являются идеи. У слова «идея» множество разных значений. Мы будем придерживаться определения Барбары Минто: идея – это утверждение, которое вызывает у читателя вопрос.

Все идеи в пирамиде должны быть связаны прочными горизонтальными и вертикальными связями и работать на главную идею, которая находится вверху пирамиды. Как пирамида имеет только одну вершину, так и любой документ, текст, сообщение должны донести до нас одну-единственную главную мысль, которая находится на вершине. А все остальные мысли, которые находятся ниже, должны пояснять или доказывать эту главную мысль. Как этого добиться?

«Золотые правила» пирамиды Минто

Проверить, правильно ли написан ваш текст, хватает ли в нем элементов, собраны ли они в правильном порядке и поймет ли вас в итоге читатель, помогут три «золотые правила» пирамиды.

1. Идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Когда мы мыслим, мы все время обобщаем, чтобы добраться до главного. Обобщение – это способ привести читателя к той самой главной и единственной идее, которая является вершиной пирамиды.

2. Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны. Чтобы вы могли обобщить идеи одного уровня, сначала вам нужно правильно отобрать идеи. Все они должны соотноситься с определенными категориями.

Вы можете объединить груши, яблоки, бананы в категорию «фрукты». Но вы не сможете объединить в одну категорию груши, джинсы и табуретку. Или круглое, мягкое и зеленое. Или Гарри Поттера, Барака Обаму и автомобиль. Таким образом, отбирая идеи для вашей пирамиды, вы уже предварительно сортируете их.

3. Идеи каждой группы должны быть представлены в логической последовательности. Существует четыре вида логических цепочек (последовательностей), которые доступны нашему мышлению. Перечислим их:

● дедуктивный (главная идея, второстепенная идея, заключение);

● хронологический (вчера, сегодня, завтра);

● структурный (груша, яблоко, банан);

● сравнительный (папа, мама, дети, кошка).

Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы взяли за основу ваших рассуждений, и помогает вам восполнить недостающие звенья.

Сверяйтесь с этими правилами, когда будете строить пирамиду, а когда документ будет готов, еще раз проверьте себя.

Из каких уровней состоит пирамида

Пирамида, которую вы строите, должна иметь следующие части:

● вертикальная связь между идеями разного уровня;

● горизонтальная связь между идеями одной группы;

● вводная часть.

Это выглядит так:

Рассмотрим на примере план вашего сообщения в виде пирамиды:

Мы определили главную мысль – покупка франшизы. Выбрали критерии принятия решения, нашли аргументы и данные для каждого критерия, заполнили все звенья и убедились, что вертикальные и горизонтальные связи выстроены правильно.

Теперь подробнее рассмотрим суть вертикальных и горизонтальных связей.

Вертикальная связь

Вертикальная связь помогает выстроить диалог с читателем в форме вопросов и ответов. Каждое новое утверждение вызывает у читателя вопросы «Почему вы это говорите?», «Что это означает?», «Почему это важно?». Ответ на вопрос находится уровнем ниже. Реакция в форме мысленных вопросов возникает у нас автоматически. Фактически чтение – это диалог читателя и автора в форме «вопрос-ответ».

Разворачивая повествование, автор сообщает читателю все новые неизвестные факты, которые вызывают новые вопросы и ответы на которые он находит на следующем уровне. И так до тех пор, пока читатель не дойдет до финального утверждения, после которого больше не возникнет вопросов.

На нашем примере вертикальная последовательность будет выглядеть так:

– Стоит купить франшизу «Додо Пиццы».

– Почему?

– Потому что у них хорошая динамика роста, сильная поддержка, хороший продукт и сильный бренд.

– Почему хорошая динамика роста? Чем докажете?

– Потому что оборот вырос за 5 лет до 730 млн руб., количество пиццерий – с нуля до 58, открыты пиццерии в Европе и США.

Затем мы возвращаемся на уровень выше и опять идем вниз.

– Почему сильная поддержка?

– Потому что они предоставляют софт, дизайн-проект, обучение и готовые маркетинговые схемы.

Горизонтальная связь

На горизонтальном уровне все идеи должны быть логически связаны между собой. Есть два основных способа связи – дедукция и индукция. В примере выше мы использовали индукцию, но рассмотрим оба метода.

Дедуктивный метод

Дедукция (от лат. deductio – выведение) – это последовательность суждений от общего к частному. В дедуктивных рассуждениях второе утверждение уточняет первое, а третье является выводом из первых двух и начинается со слова «следовательно». Дедуктивный метод позволяет последовательно группировать идеи. При этом первая идея описывает ситуацию, вторая – субъект (то, о чем говорится в суждении) или предикат (то, что говорится о субъекте), а третья является выводом из первых двух.

Люди смертны. Сократ – человек. Значит, Сократ смертен.

Представим дедуктивный метод как систему трех элементов:

1. Утверждение о некоей ситуации.