Помоги проекту - поделись книгой:
Сумма платежного поручения вводится в поле Сумма.
ВНИМАНИЕ
Поля Номер, от даты и Сумма являются обязательными для заполнения; если не заполнено хотя бы одно из них, ввод платежного поручения будет невозможным.
В области настроек Контрагент указывается наименование контрагента по данному документу (т. е. получателя платежа). Чтобы указать контрагента, нужно нажать расположенную слева кнопку Вызвать список контрагентов для выбора получателя (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 3.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Сразу после этого в области настроек отобразится не только наименование выбранного контрагента, но и его индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и банковские реквизиты.
В поле В/деятельности из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности, выбирается название вида деятельности по данному документу.
В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа – например, За товар по накладной № 25 от 10.08.2011, и т. п. При необходимости можно автоматически сформировать строку с информацией об НДС – для этого нужно нажать расположенную ниже кнопку Добавить в т. ч. НДС от суммы, указав предварительно ставку НДС.
На вкладке Плательщик и примечание указывается плательщик по данному документу (т. е. наименование организации, от имени которой оформляется данный документ), и вводится произвольное примечание. Если программа эксплуатируется от имени одной организации или предпринимателя (т. е. в справочнике контрагентов признак Предприятие установлен только одному предприятию или предпринимателю), то плательщика выбирать не нужно: он будет подставлен автоматически. В противном случае плательщика можно будет выбрать из числа контрагентов, которым в справочнике установлен признак Предприятие. Выбор плательщика осуществляется таким же образом, как и выбор контрагента-получателя на вкладке Документ.
Завершается ввод платежного поручения нажатием кнопки Да. При нажатии кнопки Нет окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Для вывода платежного документа на печать следует в окне списка документов (см. рис. 3.17) нажать кнопку Платежка, расположенную слева внизу окна.
Для удаления платежного поручения из списка нужно установить на него курсор, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Ведение долговых записей
Характерной особенностью малого бизнеса в современной России является то, что целый ряд задолженностей (как дебиторской, так и кредиторской) может возникать без осуществления хозяйственных операций. Например, при отпуске товара покупателю возникает задолженность этого покупателя перед поставщиком – это понятно. При перечислении денег задолженность погашается – это тоже понятно. А если предприниматель просто кому-то одолжил некоторую сумму денег? Или отпустил товар с отсрочкой платежа с условием оплаты наличными деньгами, причем не отражаемыми в официальном учете?
Подобных примеров каждый представитель малого бизнеса наверняка может привести великое множество. Суть в данном случае одна: необходимо каким-то образом вести учет долгов, возникающих в результате подобных «нестандартных» и «неофициальных» операций.
В программе «Оперативная работа» такая возможность предусмотрена: пользователь просто вводит в программу информацию о возникновении и погашении долгов, без предварительного оформления тех либо иных документов.
Для перехода в данный режим работы следует выполнить команду главного меню Документы ▶ Долги (данная команда активизируется также нажатием клавиши F5). При выполнении данной команды открывается окно, изображенное на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Долговые записи
В данном окне представлен список введенных ранее долговых записей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается порядковый номер записи, дата создания записи, день недели, когда была создана запись, наименование контрагента по задолженности, сумма долга и вид деятельности, к которому следует отнести данную запись.
Чтобы создать новую долговую запись, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Ввод и редактирование долговой записи
В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов долговой записи. В таком же окне производится редактирование параметров введенной ранее долговой записи: для перехода в режим редактирования нужно в списке долговых записей (см. рис. 3.19) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции.
В первую очередь необходимо определить номер, дату и сумму создаваемой долговой записи.
Номер записи указывается в поле № документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового документа, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика.
Дата долговой записи указывается в поле от. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика. Отметим, что данное поле также заполняется автоматически в момент создания документа – по умолчанию в нем отображается текущая дата.
СОВЕТ
В качестве даты создания долговой записи рекомендуется указывать дату возникновения данной задолженности.
Сумма задолженности указывается в поле Сумма. В данное поле возможен ввод значения с точностью до двух знаков после запятой.
В правой части окна с помощью переключателя Операция следует указать тип данной операции: Расход или Приход. Еще правее расположен флажок Возврат: если он установлен, то данная операция будет считаться операцией возврата долга.
В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности, выбирается название вида деятельности, к которому относится данная долговая запись. Например, если возникла задолженность за перевозку товара, то в данном поле можно выбрать значение Грузоперевозки. Если же был отпущен товар в долг, то можно указать значение Торговля, и т. д.
В области настроек Контрагент указывается наименование контрагента по данной долговой записи. Чтобы указать контрагента, нужно нажать расположенную слева кнопку Вызвать список контрагентов для выбора получателя (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 3.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Сразу после этого в области настроек Контрагент отобразится не только наименование выбранного контрагента, но и его индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, название банка и примечание.
Аналогичным образом в области настроек Предприятие следует указать название собственного предприятия, от имени которого формируется долговая запись. Если программа эксплуатируется от имени одного предприятия (предпринимателя), то выбирать ничего не нужно – требуемые реквизиты отобразятся автоматически.
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данной долговой записи. Например, можно ввести текст, раскрывающий суть записи: Дано наличными в долг, Отпущен товар с отсрочкой платежа, За аренду склада, и т. п.
Завершается процесс ввода/редактирования долговой записи нажатием в данном окне кнопки Да. Кнопка Нет предназначена для выхода из режима ввода/редактирования без сохранения выполненных изменений.
Возможности программы предусматривают ввод новых долговых записей на основании введенных ранее (т. е. быстрое создание копии имеющейся долговой записи). Эту возможность удобно использовать, например, для быстрого добавления новой долговой записи, у которой некоторые или большинство реквизитов совпадают с какой-нибудь из введенных ранее записей, а также в иных ситуациях.
Чтобы создать новую долговую запись путем копирования имеющейся, нужно в окне списка долговых записей (см. рис. 3.19) выделить курсором запись-источник и нажать кнопку Копия, расположенную внизу окна, либо выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно ввода/редактирования долговой записи (см. рис. 3.20), в котором нужно будет отредактировать те реквизиты, которые отличаются от записи-источника, и нажать кнопку Да. В результате выполненных действий новая долговая запись будет добавлена в список долговых записей.
При необходимости можно просмотреть и информацию о контрагенте по данной долговой записи. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и нажать кнопку Контрагент, которая расположена справа от кнопки Копия.
Чтобы удалить долговую запись, нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Учет складских операций
Для учета складских операций в программе реализована возможность работы с приходными и расходными складскими документами. Для перехода в режим работы с приходными складскими документами следует выполнить команду главного меню Документы ▶ Приход склада, которая вызывается также нажатием клавиши F6, а для работы с расходными складскими документами предназначена команда Документы ▶ Расход склада, вызываемая также с помощью клавиши F7.
Следует отметить, что порядок с приходными и расходными складскими документами в программе «Оперативная работа» во многом аналогичен. Поэтому мы не будем рассматривать каждый из этих режимов работы по отдельности, а познакомимся с ведением складских операций на примере приходных складских документов.
При активизации команды Документы ▶ Приход склада на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Приходные складские документы
В данном окне содержится список созданных ранее приходных документов. Если вы впервые открыли данное окно, то в нем не будет ни одной позиции.
Чтобы создать приходный документ, нужно нажать клавишу Insert либо выполнить команду контекстного меню Добавить. При этом на экране откроется окно ввода приходного складского документа, изображенное на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Оформление приходного складского документа
Окно ввода документа (в аналогичном окне выполняется редактирование введенного ранее документа) включает в себя три вкладки: Документ, Предприятие и контрагент и Содержание. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Документ вводится основная информация о текущем документе. В первую очередь необходимо указать номер и дату документа (значения данных полей рассчитываются автоматически, но их можно изменить по своему усмотрению). Отметим, что на данной вкладке в соответствующих областях настроек отдельно указываются реквизиты трех типов документов: счета, накладной (акта) и счет-фактуры.
Также необходимо проверить, чтобы переключатель Операция был установлен в положение Приход (поскольку формируется приходный документ).
Если по данной накладной осуществляется возврат полученного ранее товара, то нужно установить флажок Возврат.
В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка следует выбрать название вида деятельности, к которому будет отнесен данный документ. Если за товар по данной накладной оплата будет производиться наличными деньгами, то нужно установить флажок За наличный расчет.
Если необходимо, чтобы документ был включен в книгу покупок и журнал учета счет-фактур, следует установить соответственно флажки Входит в книгу покупок и Входит в журнал учета счетов-фактур.
На вкладке Предприятие и контрагент указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ, а также наименование контрагента по документу. Выбор предприятия и контрагента осуществляется таким же образом, как и в режиме ввода/редактирования долговых записей (см. рис. 3.20).
На вкладке Содержание формируется перечень товарно-материальных ценностей по данному документу (т. е. спецификация документа).
Завершается ввод приходного документа нажатием кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После ввода каждого документа его необходимо провести по учету, чтобы в программе произошли соответствующие изменения (пересчиталась информация о расчетах с контрагентами, складские остатки, и т. д.). Чтобы провести созданный документ, необходимо выделить его в списке курсором и нажать кнопку Проводка либо клавишу F12 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате любого из перечисленных действий на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.23.
Рис. 3.23. Оприходование товаров на склад
Возможности программы предусматривают автоматическое формирование документа на оплату товара, поступившего по данному приходному документу. Это может быть кассовый ордер либо банковская выписка. Для автоматического формирования документа на оплату следует в окне проведения документа нажать соответствующую кнопку (на рис. 3.23 выбран документ Кассовый ордер). Если документ на оплату создавать не требуется, в данном окне нужно нажать кнопку Нет (эта кнопка нажата по умолчанию).
Чтобы инициировать проведение документа, следует в данном окне нажать кнопку Да. По окончании процесса проведения данное окно будет закрыто автоматически, а документ в списке – соответствующим образом помечен в колонке Сумма (для оплаченных документов отобразится соответствующая информация также и в колонке Оплачено).
Перечень платежных документов, созданных по каждому складскому документу, можно просмотреть, выделив складской документ в списке курсором и нажав клавишу F11 (можно также воспользоваться командой Оплата, находящейся в контекстном меню).
Отчет по расчетам с контрагентами
В процессе работы периодически возникает необходимость просмотреть информацию о расчетах с контрагентами – на предмет выяснения, кто, кому и сколько должен. Чтобы сформировать отчет о расчетах с контрагентами, следует выполнить команду главного меню Операции ▶ Расчеты с контрагентами либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F8. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.24.
Рис. 3.24. Расчеты с контрагентами
Следует отметить, что сразу после открытия данное окно будет пустым. Чтобы в нем отобразилась информация о состоянии расчетов с контрагентами, следует нажать в нем кнопку Расчет либо выполнить аналогичную команду контекстного меню.
В верхней части данного окна в полях Период с по указываются начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет.
После выполнения расчета в окне отображается список контрагентов. Для каждой позиции списка показывается наименование контрагента, сумма входящего долга, суммы прихода и расхода (с детализацией по виду операции – оплата по банку, через кассу, товарный оборот и долговая запись), а также сумма исходящего долга.
По каждому контрагенту можно быстро сформировать акт сверки взаиморасчетов. Для этого нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Акт сверки либо выполнить аналогичную команду контекстного меню. Пример акта сверки показан на рис. 3.25.
Рис. 3.25. Акт сверки взаиморасчетов
Для вывода акта сверки на печать следует в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Вывести отчет на устройство печати (название кнопки появляется виде всплывающей подсказки) либо клавишу F2.
Отчет о дневных оборотах
Возможности программы предусматривают формирование и вывод на печать отчета об оборотах за каждый рабочий день, причем в данном отчете учитываются все обороты: по банку, по кассе, товарный оборот и суммы долговых записей. Чтобы создать такой отчет, нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Обороты по дням либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. Пример отчета показан на рис. 3.26.
Рис. 3.26. Отчет об оборотах по дням
Поделиться книгой: