Помоги проекту - поделись книгой:
Как видно на рисунке, карточка контрагента включает в себя всю необходимую информацию о контрагенте: наименование, адрес, банковские реквизиты, контактные данные, и др.
Чтобы вывести карточку контрагента на печать, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Вывести весь отчет на печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) либо клавишу F2.
При необходимости можно экспортировать карточку контрагента в формат Word. Для этого в инструментальной панели окна отчета следует нажать кнопку Экспорт отчета в MS Word либо клавишу F4. В результате выполнения любого из указанных действий на экране откроется окно, в котором нужно будет указать имя файла отчета и нажать кнопку Да.
Справочник ответственных лиц
При ведении даже небольшого бизнеса (уровня одного киоска или торговой палатки) очень трудно обойтись без наемных работников, выполняющих те или иные обязанности. В первую очередь это конечно продавцы, грузчики, водители, и т. п. Поскольку многие из них являются материально-ответственными лицами, и могут фигурировать в разных документах (товарно-сопроводительных, и др.), очень желательно иметь о них полную информацию.
Кроме этого, каждый контрагент, с которым приходится сотрудничать, также имеет как минимум одно ответственное лицо: например, предприниматель у себя является и директором, и кладовщиком, и т. п. Что касается юридического лица, то у него обязательно должны быть директор и главный бухгалтер (напомним, что в окне ввода/редактирования предусмотрены параметры для ввода информации об ответственных лицах).
Для ввода, редактирования и хранения информации о физических лицах, занимающих ответственные должности, в программе «Оперативная работа» предусмотрено ведение справочника ответственных лиц. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники ▶ Ответственные лица – при активизации данной команды (либо нажатии клавиши F6) на экране открывается окно, которое представлено на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Справочник ответственных лиц
В данном окне содержится список введенных ранее лиц. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО и название занимаемой должности.
Как видно на рисунке, окно состоит из трех вкладок. На вкладке По наименованию представлен полный список ответственных лиц, на вкладке Свои содержатся только позиции, которым в окне редактирования (рис. 3.12) установлен признак Свой (этот признак устанавливается собственным сотрудникам), а на вкладке Чужие – позиции с признаком Чужой.
Для добавления в справочник новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Ввод и редактирование сведений об ответственном лице
В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов добавляемого ответственного лица. Кстати, в этом же окне производится редактирование параметров введенного ранее сотрудника: для перехода в режим редактирования нужно в списке ответственных лиц (см. рис. 3.11) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции.
Единственное поле, которое является обязательным для заполнения в данном окне – это поле Наименование: в нем следует с клавиатуры ввести ФИО сотрудника. Без заполнения данного поля ввод контрагента будет невозможен.
В поле ИНН вводится индивидуальный номер налогоплательщика данного сотрудника.
В поле Документ вводится информация о документе, удостоверяющем личность ответственного лица: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Основные реквизиты документа – это его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.
Поскольку в процессе эксплуатации программы фамилии ответственных лиц могут склоняться (например, при формировании документов), то в полях Выдать (кому?) и Принято (от кого?) вводится фамилия (а при необходимости – также имя и отчество) в соответствующем падеже. Например, если ФИО сотрудника – Иванов Тимофей Петрович, то в поле Выдать (кому?) следует ввести значение Иванову Тимофею Петровичу, а в поле Принято (от кого?) – значение Иванова Тимофея Петровича. Не стоит забывать, что некоторые фамилии не склоняются.
В поле Должность следует указать название занимаемой данным сотрудником должности – например, Директор, Продавец, и т. п.
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному сотруднику. Примеры значений данного поля: Стаж работы 15 лет, Рекомендован Иван Иванычем, Имеет права категории В, и т. д.
С помощью переключателя Вид определяется, является ли данное лицо сотрудником собственного предприятия либо нет. В первом случае данный переключатель нужно установить в положение Свой, во втором случае – в положение Чужой.
Завершается процесс ввода и редактирования ответственного лица нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы удалить позицию из справочника ответственных лиц, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Справочник видов деятельности
В программе «Оперативная работа» большинство режимов работы (формирование документов, ввод операций, заполнение справочников, и др.) поддерживают возможность фильтрации данных в зависимости от вида деятельности предприятия. Информация о видах деятельности предприятий и индивидуальных предпринимателей хранится в справочнике видов деятельности, который открывается с помощью команды главного меню Справочники ▶ Виды деятельности (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Shift+F7). При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Справочник видов деятельности
В данном окне отображается список введенных ранее видов деятельности (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование вида деятельности, его приоритет, дата открытия и закрытия, а также произвольное примечание.
Чтобы ввести в справочник информацию о новом виде деятельности, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мышью). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно ввода и редактирования вида деятельности, которое представлено на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Ввод и редактирование данных о виде деятельности
В первую очередь в поле Наименование следует ввести полное наименование вида деятельности – например, Розничная торговля, или Консигнация, и т. п. Затем необходимо указать приоритет данного вида деятельности (иначе говоря, его место среди других видов деятельности): значение поля Приоритет можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.
В поле Открыт следует ввести дату открытия данного вида деятельности. Если данный вид деятельности подлежит лицензированию, то в поле Открыт можно указать дату выдачи лицензии; для нелицензируемых видов деятельности в данном поле можно ввести дату выдачи свидетельства о государственной регистрации, либо просто дату начала осуществления этого вида деятельности, и т. п. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика.
ВНИМАНИЕ
Поля Наименование, Приоритет и Открыт являются обязательными для заполнения; если не заполнено хотя бы одно из них, ввод вида деятельности будет невозможным.
В поле Закрыт указывается дата закрытия данного вида деятельности. Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Открыт.
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному виду деятельности.
Завершается процесс ввода и редактирования вида деятельности нажатием в данном окне кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы удалить позицию из справочника видов деятельности, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Справочник единиц измерения
Как известно, любая без исключения товарно-материальная ценность учитывается в определенных единицах измерения: например, шоколадки учитываются в штуках, сигареты – в пачках, сок – в пакетах или литрах, косметика нередко реализуется в наборах, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения информации о единицах измерения товарно-материальных ценностей в программе «Оперативная работа» предусмотрено ведение справочника единиц измерения.
Информация, хранящаяся в справочнике единиц измерения, используется в разных режимах работы программы: при вводе новых товарных позиций в справочник товаров и услуг (этот справочник вызывается с помощью команды главного меню Справочники ▶ Товары и услуги либо нажатием комбинации клавиш Shift+F9), при формировании товарно-сопроводительных документов, и др.
Для перехода в режим работы со справочником единиц измерения предназначена команда главного меню Справочники ▶ Единицы измерения, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Shift+F10. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое показано на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Справочник единиц измерения
В данном окне отображается список введенных ранее единиц измерения (при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается полное наименование единицы измерения, ее приоритет и сокращенное наименование.
Чтобы ввести в справочник информацию о новой единице измерения, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).
Следует отметить, что отдельного диалогового окна для ввода и редактирования единиц измерения в программе не предусмотрено. Поэтому все параметры единиц измерения вводятся с клавиатуры.
ПРИМЕЧАНИЕ
В документах системы (накладных, и др.) при выборе соответствующей единицы измерения будет отображаться ее сокращенное наименование.
Чтобы удалить позицию из справочника единиц измерения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Количество позиций, добавляемых в справочник единиц измерения, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.
Справочник стран происхождения товара
Справочник стран происхождения предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются производителями либо импортерами товаров. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники ▶ Страны происхождения, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+F3. Окно справочника, которое открывается на экране при активизации данной команды, представлено на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Справочник стран происхождения товара
В данном окне отображается список введенных ранее названий стран происхождения товаров. На рис. 3.16 представлен перечень стран, который изначально заложен разработчиками в программе и предлагается по умолчанию. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается полное наименование страны и ее приоритет.
Чтобы ввести в справочник информацию новое государство, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить, или просто нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Enter либо двойной щелчок мыши).
Создать новую позицию можно также на основании введенной ранее позиции: для этого нужно установить курсор на позицию-источник и выполнить команду контекстного меню Копия. У созданной таким способом позиции наименование будет полностью соответствовать наименованию позиции-источника, а приоритет будет отличаться. И наименование, и приоритет можно отредактировать с клавиатуры.
В справочнике стран происхождения, как и в справочнике единиц измерения, не предусмотрено использование отдельного окна ввода и редактирования позиций. Поэтому данные о странах происхождения вводятся с клавиатуры.
Чтобы удалить позицию из справочника стран происхождения, нужно выделить ее в списке курсором, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Описание режимов работы
После того как выполнена настройка программы и внесена необходимая информация в ее справочники, можно приступать к ее полноценной эксплуатации: вводить первичные документы, работать со списком долгов, регистрировать складские операции, формировать отчетность и т. п. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим основные приемы и методы работы в программе «Оперативная работа».
Формирование платежных поручений
Не секрет, что большинство представителей отечественного малого бизнеса предпочитают иметь дело с наличными деньгами, нежели пользоваться безналичными расчетами: за «наличку» и реализуется товар в розницу, и приобретается оптом, многие платежи делаются наличными деньгами через сберкассу.
Но, как бы там ни было, если у предпринимателя есть счет в банке, ему хотя бы иногда приходится проводить и безналичные платежи. Во-первых, иногда бывает выгоднее приобрести товар за безналичный расчет, во-вторых – налоги и иные подобные платежи также платятся в основном безналичными деньгами, в-третьих – аренда зачастую платится перечислением со счета, и т. д. Поэтому необходимо уметь самостоятельно оформлять платежные документы (в частности – платежные поручения), и в данном разделе мы научимся делать это самостоятельно.
Чтобы перейти в режим работы с платежными поручениями, нужно выполнить команду главного меню Документы ▶ Платежки в банк (эта команда вызывается также нажатием клавиши F2). При активизации данной команды на экране открывается окно, которое изображено на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Перечень платежных поручений
В данном окне отображается список созданных ранее платежных поручений. При первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции.
Для каждого платежного поручения в соответствующих колонках отображается информация, по которой его можно идентифицировать: номер и дата документа, название контрагента по документу и сумма документа, а также дополнительная информация – количество экземпляров, вид деятельности, индивидуальный номер налогоплательщика и банковские реквизиты контрагента, и др.
Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Формирование платежного поручения
В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов добавляемого платежного поручения. В таком же окне производится редактирование параметров введенного ранее платежного поручения: для перехода в режим редактирования нужно в списке платежных поручений (см. рис. 3.17) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции.
Как видно на рисунке, окно состоит из двух вкладок: Документ и Плательщик и примечание. Рассмотрим подробнее каждую из них.
Большинство параметров документа вводится на вкладке Документ. В первую очередь необходимо определить значения основных параметров – полей Номер, от даты и Сумма.
В поле Номер указывается номер платежного поручения. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового документа, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика.
Дата платежного поручения указывается в поле от даты. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика. Отметим, что данное поле также заполняется автоматически в момент создания документа – по умолчанию в нем отображается текущая дата.
Поделиться книгой: