Помоги проекту - поделись книгой:
♦ Мыслящий мозг может контролировать рефлекторный мозг только тогда, когда отдохнул и полон энергии, в противном случае второй, не нуждающийся во сне, берет верх над первым.
Однако в реальной жизни мало кто соблюдает эти простые правила. Большинство деловых людей постоянно находятся в состоянии гиперподключенности, работают в многозадачном режиме и практически не дают своему мыслящему мозгу отдыхать. Естественно, их интеллектуальная продуктивность оставляет желать лучшего.
Наш интеллект максимально продуктивен только при соблюдении следующих условий.
1. Мы методично и целенаправленно концентрируемся только на одной интеллектуальной задаче, отдавая ей 100 % своей энергии.
2. Мы делаем регулярные перерывы для полного отдыха нашего мыслящего мозга (полное отключение от реального мира, полезное безделье или размышления на свободные темы).
3. Мы регулярно отключаемся от всех электронных гаджетов по нескольку раз в день, особенно во время работы над приоритетом. Четко устанавливаем границы – когда мы работаем, а когда отдыхаем.
Почему все знают о приоритезации, но почти никто ее не применяет
Приоритезация – это фундамент метода управления интеллектуальной энергией. Ее смысл гениально точно отражает русская поговорка: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Ее знают все, даже дети. Однако деловых людей, использующих этот принцип, к сожалению, единицы. Большинство из них постоянно пытаются поймать двух зайцев сразу. Вероятно, надеются на современные информационно-коммуникативные технологии.
Результат требует наличия одной конкретной цели в конкретный период времени. Приоритезация – это сосредоточенность на одном. Быть успешным в конкретный момент времени – значит быть сосредоточенным на одном, на главном. Наша работоспособность и результативность в конкретный момент зависят от того, насколько глубоко и долго мы можем держать концентрацию (внимание, сосредоточенность) на решении одной задачи. Уметь расставлять приоритеты – значит быть сосредоточенным на главном, здесь и сейчас.
Наше внимание (активная сосредоточенность и концентрация) – это самый драгоценный ресурс, который нужно ценить, постоянно культивировать и по максимуму тратить только на приоритеты. Для этого нужно стремиться безжалостно защищать собственные энергию и время, сосредоточиваясь на самом главном: отсекать от себя соблазны, суету, чужие приоритеты, отвлекающие действия окружающих. Нельзя быть слишком доступным, иначе нас будут бесконечно прерывать и отвлекать.
Особенно важно научиться создавать условия для интеллектуального труда, по максимуму защищающие нас от всех отвлекающих факторов: отключать телефон и Интернет, включать фоновую музыку, надевать наушники и т. д. Только избавившись от всех отвлекающих факторов, можно войти в состояние потока. Однако, если мы начали «рабочий подход» и за 10–15 минут так и не смогли войти в состояние потока, это говорит о том, что мы находимся «не в ресурсе», и лучше переключиться на более примитивные задачи, не требующие высокой концентрации, либо отдохнуть.
Сужение внимания до одной единственной задачи создает предпосылку прорыва в приоритетном направлении, которое нужно правильно выбрать. Гэри Келлер предлагает использовать для этого следующий вопрос: «Какую единственную вещь я могу сейчас сделать, чтобы облегчить всю остальную работу или сделать ее ненужной?»[56]. Это лучший фокусирующий вопрос при постановке приоритетов в любой временной перспективе. Постоянно задавая себе этот вопрос, можно двигаться правильным курсом в течение всей жизни и по результатам ответов на него переходить от решения одной задачи к решению другой.
Более того, постоянный фокус на приоритетах становится мощным рычагом для достижения результата, потому что создает «эффект домино». Суть его проста: «Действия строятся на действиях, навыки развиваются из навыков, успех вырастает из успеха!»[57].
Концентрация на приоритете означает, что все остальное мы делегируем другим и правильно бюджетируем время на решение конкретных задач. Приоритетная задача должна быть четко ограничена во времени. Выполнять ее нужно в высоком темпе, не отвлекаясь. Нельзя растягивать время выполнения работы, так как работа занимает все отведенное для нее время.
Приоритезация позволяет резко ограничить многозадачность, которая всегда стрессогенна и нерезультативна. Многозадачность – это всего лишь возможность «завалить» несколько задач сразу. Многозадачность – это частые переключения, а частые переключения – это потеря концентрации внимания, энергии и времени. Чтобы исключать непродуктивные переключения, когда в течение дня приходится решать несколько разных по сути задач, можно группировать задачи по типу: управленческие, творческие, клиентские, текущие и т. д.
Принцип приоритезации дает мощные результаты лишь в том случае, если мы готовы принять тот факт, что, когда мы фокусируемся на приоритете, все остальные дела остаются «за кадром», постепенно накапливаются и требуют времени. С ними следует работать по остаточному принципу. С точки зрения приоритезации время делится на два типа: время для приоритета и время на все остальное.
Однако нужно быть готовым к тому, что побочным эффектом высоких результатов в приоритетном направлении, даже при качественном планировании, все равно будут оставаться недоделанные дела. Но бояться этого не стоит, ведь самое главное в достижении успеха не в количестве дел, которые мы делаем в течение всей жизни, а в том немногом, что мы делаем качественно, быстро и экологично.
Для своего приоритета нужно стремиться выбирать самое ресурсное время в течение дня, посвящать ему все 100 % своей энергии с полной концентрацией и вниманием и уделять ему как можно большее количество дней в месяц, квартал и год. Потому что наш профессионализм и экспертность в значительной степени зависят от затраченного на них времени.
Со временем любой профессионал, постоянно стремящийся расти и развиваться, попадает в ситуацию «плато», т. е. застоя в дальнейшем росте и развитии. И преодолеть его можно лишь на пути еще более жесткого отношения к неприоритетным делам. Только дальнейшее их сокращение позволит высвободить дополнительные энергию, время и ресурсы, чтобы совершить прорыв в своем приоритете.
Абсурдно стремиться раскрыть свой максимальный потенциал в нескольких сферах, быстрее, результативнее и дальновиднее будет сделать это в одной. Такая жизненная позиция позволяет нам жить на полную мощность как профессионалам и экономить энергию там, где мы дилетанты.
Нехватка времени, на которую жалуются многие деловые люди, это всего лишь неумение расставлять приоритеты. Не зря Жан де ла Брюйер писал: «Те, кто бессмысленно расходует свое время, чаще всего жалуются на его недостаток»[58]. У большинства его слишком много, поэтому они и тратят его впустую.
Я сторонник того, чтобы дел в течение дня было как можно меньше. При этом целесообразно отсекать маловажные задачи в целях сокращения общего рабочего времени и одновременно ограничивать рабочее время в целях отсечения маловажных задач. Лучше концентрироваться на приоритетных задачах, от которых зависит успех в целом, и планировать их выполнение за максимально короткое время, четко обозначая дедлайн.
Способность распоряжаться своей энергией и временем начинается с ограничения нагрузки. При этом не нужно бояться хаоса, который возникает и всегда будет возникать в то время, пока мы работаем над приоритетом, – это закономерно. Более того, чем больше энергии и времени мы будем отдавать своему приоритету, тем в больший хаос будут погружаться остальные сферы нашей жизни. И это нормально, нужно просто держать их под контролем, с минимальными затратами ресурсов.
Как создать эффективную систему обработки информации
Контроль – это ключевое слово в управлении интеллектуальной энергией. Контролировать нужно и электронные гаджеты, и собственное внимание, и приоритеты, и потоки информации. Отсутствие собственной системы обработки информации и неспособность быстро и грамотно работать с ней приводят к сильнейшим дистрессам и низкой результативности.
Такая система обязательно должна быть. Ее ценность не только в том, что она позволяет обрабатывать и контролировать большие потоки информации. Она дает важный психологический эффект, способствующий оптимальному восстановлению не только интеллектуальной, но и эмоциональной энергии.
Для этого нужно всегда стремиться достичь чувства завершенности процессов и сохранения «чистого пространства» к концу каждого трудового дня. Если в конце трудового дня вас не покидает чувство, что «работа никогда не кончается», значит, ваша система обработки информации либо отсутствует, либо нуждается в серьезной корректировке.
В современном деловом мире объем входящей информации и скорость ее поступления всегда больше, чем мы в состоянии «переварить», упорядочить и грамотно использовать. Поэтому суть моего подхода к обработке информации в том, чтобы быстро систематизировать входящий поток информации и перерабатывать ее в план первоочередных шагов. Нужно уметь делать это регулярно, с возможными перерывами, но при этом быстро «находить концы», т. е. возвращаться к тому, от чего нас оторвали, с минимальными потерями времени.
Чтобы не терять работоспособность в долгосрочном плане, важно уметь «держать голову свободной» от текущих дел, когда мы непосредственно не занимаемся ими, и в то же время полностью контролируем их выполнение. Для достижения этой цели система предполагает следующий алгоритм работы.
Первый шаг – сбор, фиксация и упорядочивание информации – позволяет нам взять под контроль входящий информационный поток. Нужно выработать привычку записывать все, что приходит в голову, в специальную бумажную или электронную записную книжку. Быстрая фиксация ценной информации позволяет снять нагрузку с нашего мозга, давая ему возможность концентрировать интеллектуальную энергию на приоритетных вещах, не растрачивая ее на удержание в памяти больших объемов информации.
Записывая любую ценную мысль, где бы мы ни находились и что бы ни делали, мы сохраняем ее на бумаге или в файле и разгружаем мозг. Кратковременная память – ключ к усилению внимания и фокусировки. Не заставляйте себя постоянно держать что-то в голове и напоминать себе о том, что что-то еще необходимо сделать. Но одной записной книжки еще недостаточно. Часто записывать информацию нет необходимости, так как она уже записана, и ее носитель нужно просто взять с собой.
Для этого существует еще один важный инструмент системы сбора, фиксации и упорядочивания информации – это корзина «Входящие». Она должна быть на офисном и домашнем рабочих столах, в электронной почте вашего компьютера (ноутбука, планшета, смартфона), а также в личном рабочем портфеле (специальный отдел). В эти корзины должна поступать вся собираемая информация, в том числе и из записной книжки.
Наша система обработки информации должна иметь стационарные места и иметь мобильную и компактную форму. Стационарных рабочих места должно быть два: в офисе и дома. Это не обязательно кабинет, но рабочий стол должен быть, иначе нам просто негде будет обрабатывать информацию. Свое рабочее пространство лучше ни с кем не делить. Именно в стационарных рабочих местах мы можем взять под контроль ежедневный поток рутины, которая аккумулируется у нас в корзине «Входящие».
Под рутиной я понимаю все дела, которые занимают наше физическое, интеллектуальное и эмоциональное пространство, требуют выполнения, но для которых мы еще не сформулировали желаемый результат и план первоочередных шагов. Пока мы рассортируем эту рутину в совокупность ясных и подконтрольных задач и не поймем, чем нам следует заниматься в любой момент времени, она будет создавать дистресс и «пожирать» нашу энергию.
«Дистресс вызывает не столько большой объем входящей информации или нехватка времени на его обработку, а недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первоочередных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам эффективно обрабатывать информацию», – справедливо считает Дэвид Аллен[59].
Это очень результативный подход, который позволяет освободить мозг для работы над приоритетом в данный момент и при этом не оставить без контроля ни одной мысли, идеи или сообщения. Если какой-то проект занимает наши мысли в тот момент, когда мы сконцентрировались на приоритете, это значит, он является «незамкнутым циклом». Это значит, что мыслительный процесс над этим проектом не закончен, нет плана действий, и он представляет для нашего мозга «горячий» вопрос.
Например, мы захотели организовать совещание, но еще не спланировали его детали на бумаге или в файле, и оно засело в нашей голове, потому что мы не додумали все до конца. Мыслительный цикл не замкнут, и, чтобы его замкнуть, нужно еще что-то спланировать. Даже один такой незаконченный цикл мешает свободному и качественному интеллектуальному труду. А когда их десятки? До тех пор, пока мы не замкнем все эти циклы, мы будем постоянно чувствовать дистресс и впустую терять энергию, нужную для тех дел, которые мы должны еще сделать.
С большинством деловых людей именно так и происходит. Если вы относитесь к их числу, то лучше выполнить очень простое, но в то же время очень эффективное задание, которое я называю «Замыкание незаконченных циклов». Его цель – собрать и замкнуть все незаконченные циклы, т. е. абсолютно все дела, занимающие наши мысли, в единый список первоочередных шагов по каждому делу и поместить их в рабочую или домашнюю корзину «Входящие».
Начать имеет смысл с физического сбора материалов. Осмотрите все ваше личное пространство (включая рабочее место) в поисках чего-либо, что лежит не так и не там. Сформулируйте на листе бумаги каждое найденное «дело», обозначьте датой, запишите первый шаг и положите в корзину «Входящие». Этот процесс может занять несколько часов, а возможно, и дней. Очистить нужно все: рабочие поверхности, шкафы, полки, ящики и т. д.
Далее следует перейти ко всем незаконченным циклам, которые пока существуют только в нашей памяти или зафиксированы на материальных носителях, но еще не попали в корзину «Входящие». Нужно записать каждую идею, мысль, смутное желание, замысел, проект и сделать это желательно на отдельном листе бумаги или в файле. Чтобы полностью освободить свой мозг и нечего не пропустить, можно использовать тематический список (Приложение № 8).
В результате не должно остаться ни одного дела, которое бы представляло собой незаконченный цикл и не было зафиксировано и внесено в корзину «Входящие». Как показывает опыт, после этого мероприятия корзина «Входящие» оказывается переполненной. Эта корзина предназначена для временного складирования информации в целях ее дальнейшей обработки и сортировки. Этот процесс я называю организацией информации, которая осуществляется с учетом трех правил: по одной, по порядку, и ничто никогда не возвращать обратно в корзину (Приложение № 9).
Процесс организации информации лучше проводить в специально выделенное для этого время, в конце дня или недели, чтобы рассортировать все бумаги, которые накопились, закрыть трудовой гештальт (цикл) и переключиться на отдых и восстановление. Процедура организации осуществляется с участием инструмента, который по своей эффективности не уступает корзине «Входящие», – это мусорная корзина.
Итак, начинаем! Берем первый бумажный носитель с зафиксированной на ней задачей и задаем вопросы: «Что это такое? С этим можно что-то сделать? Взять в работу или нет?» Если ответ твердо отрицательный, то документ отправляется в мусорную корзину. Если мы понимаем, что когда-нибудь этот документ пригодится, мы отправляем его в архив справочных материалов либо в библиотеку идей, которая может быть в шкафу или в ежедневнике.
Если ответ «Да», мы задаем себе новые вопросы: «Каково следующее действие? Исполнитель это я?» Если ответ отрицательный, мы вносим документ в список «Делегировать» и складируем его в корзине «На контроле». Сам процесс делегирования можно осуществить как сразу, так и позже, обозначив в списке «Делегировать» срок передачи дела и инициалы другого человека. Если же ответ «Да», и дело можно сделать в течение двух минут, нужно сразу сделать его. Если дело потребует больше времени, то у нас есть три варианта.
Первый вариант – это крупный проект. Внести в «Список проектов», завести новую папку, если проект новый, или внести новые сопутствующие материалы в уже существующую папку по уже действующему проекту. Это список всех текущих проектов, которыми мы сейчас занимаемся. Затем мы определяем следующие действия по каждому проекту с конкретными сроками с помощью вопросов: «Каковы мои дальнейшие действия по этому проекту? Какой результат и до какого срока я хочу получить?» Тип формулировки – «Продвинуться от «А» к «Б» до 31.12.2016».
При необходимости цель или задача заносится в ежедневник (дневной список дел). Список составляется один раз в год (в ежедневнике), после чего дополняется и корректируется в течение года. Из этого списка выделяются 1–3 приоритетных проекта. Список проектов просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования. Список может храниться в корзине «На контроле».
Второй вариант – это мелкое дело, которое нужно выполнить в ближайшее время. Внести в «Основной список действий» на отдельном еженедельном чек-листе (хранится в корзине «На контроле»). Либо внести в раздел «Гибкие задачи на неделю» в ежедневнике. Этот список просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования.
Третий вариант – это мелкое дело, которое нужно срочно выполнить сегодня или завтра. Внести в ежедневник с бронированием и бюджетированием времени и сроков исполнения.
Процесс обзора и анализа информации – это следующий этап работы с информацией, который подразумевает регулярную сверку с ежедневными и еженедельными списками дел. Это помогает обрести ясность и сконцентрировать свою энергию, особенно внимание на достижении максимальной результативности и маневренности. Далее остается лишь действовать: точно и быстро.
Как победить монстра электронной почты
Как только мы освоим оптимальную схему первичной обработки информации, можно перейти к оптимизации работы с электронной почтой. Умение быстро и без чрезмерных затрат энергии справляться с большим потоком электронной почты является обязательным для современного делового человека. Невозможно обрести высокую работоспособность, результативность и избегать информационных дистрессов, оставаясь рабом электронной почты.
Электронная почта – эффективный инструмент коммуникации, если мы используем его грамотно. И в то же время это мощный фактор разрушения нашей работоспособности и адекватности. Безусловно, есть профессии, где люди буквально прикованы к этому инструменту и обязаны быть подключенными к нему постоянно.
Однако для большинства профессионалов электронная почта – второстепенный, чаще всего малозначимый инструмент с точки зрения высокой результативности. Почему? Прежде всего, потому что электронная почта – это сильный отвлекающий фактор, подрывающий нашу концентрацию внимания, сосредоточенность и креативность.
Тео Компернолле пишет: «Непрерывный поток сообщений делает наш мыслящий мозг не способным качественно мыслить. Когда мы устаем, теряем концентрацию, беспокоимся о чем-то, мы проверяем электронную почту. В результате хаотичный приток новой информации лишь еще больше снижает нашу работоспособность».
«Многим кажется, что постоянная проверка электронной почты является важной работой и проявлением ответственности. Ведь нужно быть уверенным, что не пропустишь важное письмо и ответишь своевременно. Подобный взгляд на важность электронной почты приводит к тому, что не мы контролируем ее, а она нас. Нельзя допускать, чтобы электронная почта определяла нашу повестку дня. Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании»[60].
Как показывает практика, единственный способ продуктивного использования электронной почты – это выделение в течение рабочего дня двух-трех коротких периодов времени, допустим, по 30–45 минут, чтобы целенаправленно и сосредоточенно обработать входящую информацию. Все остальное время целесообразно держаться от электронной почты как можно дальше. Она не должна быть отвлекающим фактором. Когда мы уделяем электронной почте конкретное и четко ограниченное время, мы может полностью сконцентрироваться на задаче и качественно ее выполнить, избегая многих ошибок и пустой растраты времени.
Большой ошибкой является проверка электронной почты утром, перед началом трудового дня, перед тем, как потрудился над своим приоритетом, а также перед окончанием трудового дня. Потому что любая проблема, найденная в почтовом ящике, надолго «застревает» в нашем сознании, даже после того как мы закроем электронную почту. Это будет мешать и качественной концентрации, и полноценному отдыху. Важно уметь сосредоточиваться на чем-то одном: или на труде, или на отдыхе, но не зависать на промежуточных стадиях.
Значительную экономию интеллектуальной энергии обеспечивает порядок на рабочем месте, который способствует более высокой концентрации и структурированию внимания. Учитывая, что наше сознание может концентрироваться только на одном объекте в конкретный момент времени, приближая что-то к центру внимания, нужно отдалить все остальные объекты. Чистый стол это, прежде всего, порядок в голове. Когда благодаря правильному расположению всех элементов рабочего стола можно быстро найти то, что нужно: документ, инструмент или вещь.
Монитор нашего компьютера должен быть так же «чист и убран», как наш офисный и кухонный рабочие столы. Монитор это тоже стол, и на нем тоже должен быть порядок. Планируя время работы с электронной почтой, нужно четко разделять два формата работы.
1. Организационный формат – время, которое мы проводим в папке «Входящие», быстро удаляя, перемещая и принимая решения, т. е. сортируем информацию по другим папкам или отправляем в корзину для мусора.
2. Рабочий формат – время, которое мы проводим в рабочих папках, выполняя конкретную работу с документами.
Очень важно никогда ни путать и не смешивать два эти формата. Они отличаются так же, как приготовление обеда и уборка кухонного стола от самого обеденного приема пищи.
Одна из аксиом моего подхода к работе с электронной почтой такова: папка «Входящие» – это просто место, куда поступает информация, как деревянный лоток на рабочем столе. Там ничего постоянно храниться не должно, потому что реальная работа с сообщениями и файлами осуществляется в других папках. Здесь новые сообщения всего лишь ожидают того момента, когда мы рассортируем их по другим папкам.
Нецелесообразно позволять электронной почте мучить себя целый день. А это происходит, как только мы позволяем накапливаться сотням и тысячам сообщений в папке «Входящие». Для этого и нужно не реже 1–2 раз в рабочий день использовать организационный формат, чтобы быстро отсортировать все сообщения в папке «Входящие», очистив ее полностью. Эта регулярная генеральная уборка очень важна для поддержания нашего психологического равновесия. Ничего нельзя оставлять в этой папке, нужно сразу принимать решения относительно каждого сообщения. Особенно важно добиться состояния пустоты в этой папке перед тем, как мы покинем рабочее место. Трудовой гештальт должен быть закрыт.
Приступая к сортировке сообщений в папке «Входящие», целесообразно начать с процесса удаления лишнего (Приложение № 10). Как показывает опыт, более 80 % всех входящих сообщений можно моментально отправлять в мусорную корзину, даже без прочтения. Затем можно приступить в обработке сообщений в режиме «одно за другим», с учетом правила «двух минут». Алгоритм здесь прост: сортировка, массовое удаление, обработка оставшихся писем одно за другим и размещение в других папках, завершение очистки папки «Входящие». Если работа требует чтения сложных текстов, лучше распечатывать их на бумаге и читать в режиме «полный офлайн».
Прочие папки могут называться по-разному. Мой принцип прост и понятен. Должна быть папка «Библиотека», в которой может быть несколько вложенных папок, созданных по любому удобному критерию. И должны быть следующие рабочие папки.
1. Папка «Сделать», где складируются все важные сообщения и документы и происходит настоящая работа. Прежде чем начать с ними работать, лучше рассортировать все материалы по нескольким критериям: по отправителю, по теме, а затем все остальное.
2. Папка «Прочесть», где складируются письма, которые мы хотели бы изучить в спокойный период времени, когда мы потрудились над приоритетами.
3. Папка «На контроле», где складируются письма, напоминающие о том, что мы ждем каких-то действий от других людей. Такие письма имеет смысл периодически просматривать, удалять или писать на их основе напоминания.
Разумеется, что таких папок может быть больше, и каждая из них может содержать другие категории вложенных папок, но это не меняет сути данного подхода, который требует закрытия электронной почты после того, как работа с ней закончена.
Что касается тайминга работы с электронной почтой, то Тео Компернолле предлагает выделять 2–4 «рабочих подхода» по 30–45 минут, чтобы поработать с ней, используя метод пакетной обработки, которая позволяет эффективно справляться с многозадачным функционалом[61].
Можно заранее планировать времяблоки в ежедневнике для работы над такими пакетами и полноценные перерывы между ними. К тому же следует помнить, что общепринятый стандарт ответа на электронную почту – сутки. Для действительно важных и срочных дел есть телефон (или два телефона для экстренной связи). Поэтому имеет смысл в данном случае придерживаться собственных правил и не отвечать на письма в экстренном порядке, отрываясь от действительно важной работы.
Методы пакетной обработки для различных видов задач могут иметь следующий вид:
♦ непрерывная работа над одной задачей или логически связанными этапами задачи;
♦ объединение связанных между собой задач в один пакет;
♦ объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами, звонками или рутинные дела;
♦ пакетная обработка дел, которые мы вынуждены взять домой.
Для чего на рабочем столе нужен таймер
Таймер – это уникальный инструмент, который помогает нам обеспечить ритмичность нашего интеллектуального труда, подняв его качество до максимально возможного уровня. Кроме того, это один из лучших способов тренировки нашей способности к концентрации внимания, которая тренируется так же, как и наши мышцы.
В главе, посвященной управлению физической энергией, я писал о том, что оптимальным вариантом, обеспечивающим максимальную работоспособность, является ритмичность трудовых усилий. Этот метод оптимален не только для нашего тела, но и для нашего мозга. Особенно когда нужна высокая работоспособность за рабочим столом.
Наиболее физиологичная продолжительность «рабочего подхода» – от 30 до 90 минут. Затем нужен отдых продолжительностью от 3 до 30 минут. Отдых подразумевает полное переключение на другой вид деятельности, лучше всего покинуть рабочее место и провести восстановительный ритуал. Если мы не можем покинуть рабочее место, то лучше 5-минутный сон, чем такое же по продолжительности бессистемное блуждание по виртуальному миру. Такой трудовой ритм идеален не только для поддержания высокой работоспособности, но и для усвоения новой информации и трансформации ее в глубокие знания.
Как показывает многолетняя практика и многочисленные исследования[62], «чистое трудовое время», т. е. общая продолжительность «рабочих подходов», составляет 3,5–4 часа в сутки. Это максимальная продолжительность интенсивной работы с полной выкладкой, на которую способен среднестатистический профессионал, независимо от того, что он делает: играет на скрипке, пишет книгу или проводит спортивную тренировку.
Безусловно, можно трудиться и в два раза больше, по 8 часов в сутки. Однако вся работа, превышающая 4 часа в сутки, может проводиться на среднем и низком уровнях работоспособности. Более того, если объем чистого трудового времени превышает 40 часов в неделю, это приводит к постепенному истощению всех энергетических ресурсов организма, включая глубинную адаптационную энергию, и разрушает его подсистемы: нервную, иммунную и эндокринную.
Я убежден, что каждый «рабочий подход» должен быть посвящен одной конкретной задаче. Затем, в перерыве, определяется новый приоритет, и следует новый «рабочий подход». Это может быть прежде начатое дело или совершенно новое. Время «рабочего подхода» отслеживается по таймеру, заведенному на 30–90 минут. На это время нужно стремиться полностью исключить все отвлекающие факторы или свести их к абсолютному минимуму. На мой взгляд, это лучший способ поддерживать высокий уровень концентрации внимания и, как следствие, качества труда.
Чтобы качественно сосредоточиться на одном деле, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей. Если они приходят в голову во время «рабочего подхода», целесообразно быстро записать их и вернуться к работе.
В перерывах между «рабочими подходами» к приоритетным задачам лучше не пользоваться никакими электронными гаджетами. Особенно электронной почтой, которая нарушает работу архивирующего мозга и не дает ему возможность отдохнуть к началу следующего «рабочего подхода». Делая перерывы на отдых, важно понимать, что качество отдыха важнее его количества. Нужно продумать свои специфические ритуалы, которые будут рычагами переключения от симпатической нервной системы, мобилизующей нашу энергию через выброс гормонов, к парасимпатической нервной системе, регулирующей функции организма в состоянии покоя.
Такой метод ритмичной концентрации интеллектуальных усилий обеспечивает в долгосрочном плане гораздо больший выигрыш в продуктивности, чем бессистемные «героические» усилия, глубоко подрывающие нашу работоспособность. Интеллектуальная переработка очень похожа на банковский кредит. Рано или поздно приходится расплачиваться с процентами. Только в реальности эти «выплаты по процентам» вычитаются из качества и продолжительности нашей жизни.
Для тех, кто сильно тяготеет к дисциплине и системности, полезным может оказаться метод регулярного хронометража времени, который на практике доказал свою эффективность. Способность бюджетировать время и вести точный хронометраж поднимает нашу продуктивность на предельно высокий уровень. Совсем не обязательно уделять ему столько внимания, сколько уделял Александр Любищев[63], но использование простой и ясной таблицы учета времени – важный компонент операционной системы управления работоспособностью (Приложение № 11).
Ритмичный труд подразумевает, что мы умеем фильтровать наши телефонные коммуникации. Не нужно отвечать на вызов, если нет уверенности, что этот звонок важнее того, на чем ты сейчас сконцентрирован. Как заметил Артур Шопенгауэр: «Даже самый великий ум низводится до уровня ординарного, когда занятие, которым он поглощен, прерывается, когда внимание отвлекается от размышлений над тем или иным вопросом. Ведь мощь ума зависит от интенсивной концентрации всех сил на одной теме[64].
Привычка к ритмичному труду способствует и более рациональному использованию «обрезков» времени. «Обрезки» времени – это время, которое появляется либо случайно, например, сорвавшаяся встреча или ожидание начальства. Либо объективно, например, ожидание в аэропорту, машине или очереди. Бессмысленное ожидание для многих деловых людей, и для меня в том числе, страшная пытка. Его можно заполнить по-разному: с пользой для себя или без нее. Если мы кого-то или чего-то ждем: человека, окончания перелета или переезда, мы можем конструктивно использовать это время двумя способами: либо отдохнуть, либо сделать небольшое важное дело.
Это будет гораздо полезнее, чем провести это время бессмысленно, бестолково блуждая по просторам Интернета или бессистемно мучая свой мозг хаотичной работой с электронной почтой или другими гаджетами.
Важно уметь заполнять «обрезки» времени не просто делами, а важными делами. И тогда 15–30 минут времени могут стать полноценным «рабочим подходом», как будто мы сидели все это время за рабочим столом. Главное, иметь план действий и дел на тот случай, когда мы попадаем в такую ситуацию. Либо полностью расслабиться и отдохнуть за это время, чтобы восстановить энергию и дать нашему архивирующему мозгу выполнить свою работу.
Как восстанавливать свою интеллектуальную энергию
Если мы грамотно управляем нашей интеллектуальной энергией и развиваем наш интеллект, то его возможности, в отличие от возможностей тела, могут расти практически всю нашу жизнь. Если мы целенаправленно совершенствуемся как профессионалы, выполняя более сложные интеллектуальные задачи на рабочем месте, систематически читаем специальную литературу, учимся у более опытных коллег, то в фокусе нашего ежедневного внимания обязательно должно быть целенаправленное восстановление интеллектуальной энергии.
Интеллектуальная энергия восстанавливается и накапливается, когда мы регулярно тратим ее на решение интеллектуальных задач возрастающей сложности, а затем даем нашему интеллекту полный отдых, переключаясь на принципиально иные виды деятельности: физическую активность, развлекающие игры, сон, эмоционально насыщающие занятия, чтение и хобби. В периоды сильных интеллектуальных перегрузок вполне оправдано использование ноотропных препаратов.
Целесообразным является также освоение полезной привычки к экономии интеллектуальной энергии. Этого можно достигнуть с помощью приоритезации интеллектуальной работы и философского отношения к деловым задачам. Имеет смысл взять на вооружение тезис Владимира Тарасова, который дал очень ценный совет: «Уклоняйтесь от дел, которые через пять лет не будут иметь для вас никакого значения»[65].
Прежде чем «погрузиться» в выполнение интеллектуальной задачи, имеет смысл оценить ситуацию в целом. Нужно ли вообще ее выполнять? Как это можно сделать самым рациональным способом? Ответы на эти вопросы позволят сэкономить значительную часть интеллектуальной энергии и перенаправить ее на самые приоритетные дела.
Наша интеллектуальная сила зависит от нашей способности полностью сосредоточиться на текущем моменте и полностью сфокусироваться на целевых действиях. Всегда нужно стремиться увеличивать количество времени, когда концентрация внимания к выполняемым действиям максимальна. Потому как важно не столько количество времени и энергии, потраченное на действия вообще, сколько количество времени и энергии, потраченное на действия, совершаемые в состоянии максимальной концентрации на решаемой задаче[66].
Это значит, что качество своего интеллектуального труда корректно оценивать именно по результатам, достигнутым в единицу времени. Это единственный рациональный подход не только к управлению собственной энергией, но и к самоорганизации себя во времени вообще. «У нас нет выбора, расходовать свое время или нет, наш единственный выбор – на чем сосредоточиться в текущий момент»[67].
В конкретный момент времени продуктивной может быть работа только над одной задачей. Только полная концентрация дает полный контроль над ситуацией, а значит, дает возможность в каждый момент времени действовать результативно. Нужно всегда стремиться соответствовать каждому моменту своей жизни, чтобы в любой момент можно было положительно ответить самому себе на вопрос: «Сейчас я нахожусь там, где должен, и делаю то, что нужно?»
Поделиться книгой: