Помоги проекту - поделись книгой:
Для отправки отчета на принтер используйте команду главного меню программы Файл▸Печать (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P).
Список работников
Кадровым службам довольно часто приходится формировать списки работников. Эти сведения в любой момент могут понадобиться руководству, бухгалтерии, начальникам структурных подразделений, и др. Чтобы проучить и распечатать такой список, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Списки сотрудников организаций – в результате отобразится окно настройки параметров отчета, которое показано на рис. 9.2.
Рис. 9.2. Настройка параметров отчета
В верхней части данного окна располагается ряд кнопок, предназначенных для выбора варианта отчета, а в расположенной справа области настройки (для управления ее отображением предназначена кнопка Настройки) можно настроить данные для отбора в отчет по следующим критериям: организация, подразделение и должность. Причем в данном отчете реализована возможность применения так называемого «обратного фильтра»: для этого нужно в раскрывающемся списке выбрать значение Кроме выбранных, после чего сформировать перечень объектов (организаций, подразделений или должностей – в зависимости от настраиваемого параметра), которые должны быть исключены из отчета. Такой отбор является прямой противоположностью отбора Только выбранные, при котором в отчет попадают лишь отобранные для этого данные.
Пример сформированного отчета показан на рис. 9.3.
Рис. 9.3. Список сотрудников
В данном случае выбран вариант отчета Список именинников организаций (обратите внимание – справа вверху окна нажата соответствующая кнопка). Выбирая другие кнопки этой инструментальной панели, вы можете формировать самые разные списки сотрудников, сгенерированные по разным критериям (наличие детей, родственники сотрудников, стаж работников, северные надбавки и др.).
Как сформировать расчетный листок
Расчетный листок – это документ, который выдается работнику после того, как произведены все начисления и удержания. Он включает в себя информацию о состоянии расчетов работника с предприятием за текущий месяц (начальное и конечное сальдо взаиморасчетов, начисления и удержания). Чтобы сформировать расчетные листки по регламентированной зарплате, выполните команду главного меню Расчеты зарплаты по организациям▸Отчеты▸Расчетные листки организаций – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 9.4.
Рис. 9.4. Настройка расчетных листков
Первое, что нужно сделать – это указать интервал времени, за который нужно сформировать расчетные листки. Вы можете выбрать один из стандартных периодов, либо указать произвольный период в полях с и по. В расположенном справа поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по сотрудникам которой требуется сформировать расчетные листки. Чтобы очистить это поле и получить расчетные листки сразу по всем организациям, щелкните в нем мышью и нажмите кнопку с символом X, которая находится справа от кнопки выбора, или комбинацию клавиш Shift+F4.
В правой части окна расположена область настроек. Управление ее отображением осуществляется с помощью кнопки Настройка, поэтому если при открытии окна по каким-то причинам эта область не отображается – нажмите эту кнопку.
С помощью переключателя Вид расчетного листка укажите вариант представления расчетного листка.
♦ Кратко – расчетный листок будет содержать минимум информации, в нем будут отражены только суммы начислений и удержаний, а также входящее и исходящее сальдо взаиморасчетов сотрудника с организацией.
♦ Для сотрудника – этот вариант содержит больше сведений, чем Кратко, и он лучше всего подходит для выдачи сотрудникам на руки. По сравнению с вариантом Кратко в нем содержатся некоторые дополнительные сведения (в частности, указан период, за который произведены начисления и удержания).
♦ Подробно – этот вариант содержит максимум сведений, его можно использовать для детального анализа начислений и удержаний (в частности, здесь имеются сведения о тарифных ставках, процентах премирования, ставках удержанных налогов, и др.).
Вы можете формировать расчетные листки как по подразделениям, так и в целом по организации. Чтобы получить расчетные листки по одному или нескольким подразделениям, нужно в области Отбор по подразделению из раскрывающегося списка выбрать значение Только выбранные, затем в расположенном ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить. В результате в списке появится новая позиция, в которой нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши требуемое подразделение и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Вы можете добавить в список для формирования расчетных листков любое количество подразделений.
Аналогичным образом можно сформировать расчетные листки по выбранным сотрудникам – для этого предназначена область Отбор по сотруднику.
Чтобы сформировать расчетные листки в соответствии с заданными настройками, нажмите кнопку Сформировать или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Помните, что если вы измените настройки формирования расчетных листков (например, укажете другой период или откорректируете критерии отбора данных), то для его переформирования в соответствии с новыми настройками нужно вновь нажать кнопку Сформировать или Ctrl+Enter, поскольку автоматически расчетные листки после изменения настроек не переформируются.
Пример сформированных расчетных листков показан на рис. 9.5.
Рис. 9.5. Расчетный листок
На данном рисунке показан листок, параметры настройки которого представлены на рис. 9.4. Чтобы распечатать расчетные листки, нажмите кнопку Печать сформированного отчета сразу (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), которая расположена справа от кнопки Сформировать. Также можно воспользоваться командой главного меню Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.
Как получить справку по форме 2-НДФЛ
Данные о доходах физических лиц, предоставляемые в налоговую инспекцию, оформляются в виде справки по утвержденной форме 2-НДФЛ. Чтобы получить такую справку, выполните в главном меню команду Расчет зарплаты по организациям▸Налоги и взносы▸Сведения о доходах физлиц 2-НДФЛ, и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно формирования документа, изображенное на рис. 9.6.
Рис. 9.6. Формирование справки по форме 2-НДФЛ
В данном окне нужно указать налоговый период, за который требуется сформировать справки, выбрать организацию, ответственного сотрудника и указать должность этого сотрудника. После этого с помощью переключателя Сведения формируются для выберите вариант формирования справки.
В табличной части окна формируется список физических лиц, по которым нужно получить справки. Если выполнить команду Заполнить▸Физ. лицами, получавшими доходы, то список будет сформирован автоматически: в него будут включены все физические лица, получавшие доходы в организации, указанной в поле Организация (это касается не только штатных сотрудников, но и всех остальных – например, лиц, получавших доходы по договорам гражданско-правового характера). При необходимости вы можете сформировать или отредактировать список вручную с помощью соответствующих кнопок инструментальной панели.
Кнопка Получить файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате налоговой службы. При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Получить файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения. Учтите, что кнопки Получить файл и Получить файл на диск доступны только в том случае, когда переключатель Сведения формируются для установлен в положение передачи в ИФНС с идентификатором файла.
Чтобы провести документ, необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Записать документ осуществляется сохранение введенных данных без закрытия окна и без проведения документа. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.
Для отправки документа на принтер нажмите кнопку Печать (предварительно нужно записать или провести документ). Пример справки по форме 2-НДФЛ показан на рис. 9.7.
Рис. 9.7. Справка по форме 2-НДФЛ
Отправка готового документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл▸Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Отчетность управленческого учета
Далее мы рассмотрим несколько популярных у пользователей отчетов, которые можно сформировать на основании данных управленческого учета персонала и заработной платы.
Сведения о перемещениях и увольнениях сотрудников
В программе реализована возможность получения сводной информации о перемещениях и увольнениях работников. Для этого нужно сформировать отчет, который вызывается с помощью команды главного меню Персонал▸Отчеты по персоналу▸Перемещения сотрудников. При выполнении данной команды открывается окно, которое представлено на рис. 9.8.
Рис. 9.8. Настройка параметров отчета
Справа находится кнопка Настройки, предназначенная для управления отображением области настроек. В ней содержатся параметры, позволяющие задать критерии отбора данных для включения в отчет. В частности, вы можете сформировать отчет по отдельным подразделениям, по сотрудникам, по должностям.
В верхней части окна нужно указать период времени, на который формируется отчет. Вы можете выбрать из раскрывающегося списка один из стандартных периодов, либо указать произвольный период в полях с и по.
В верхней части окна отображается панель вариантов, кнопки которой позволяют выбрать подходящий вариант отчета. При подведении указателя мыши к любой кнопке отображается соответствующая всплывающая подсказка, помогающая понять, что это за отчет. Таким образом, за один и тот же период времени при прочих одинаковых настройках вы можете сформировать и отправить на печать несколько разных отчетов. Например, на рис. 9.9 показан отчет Список перемещений.
Рис. 9.9. Отчет о перемещениях работников
Этот отчет содержит список документов на внутреннее перемещение или увольнение сотрудников предприятия. В нем отображается дата события (в соответствии с датой проведения документа на перемещение или увольнение работника), ФИО сотрудника (полностью), название должности и реквизиты документа (название, номер и дата), которым оформлено данное событие.
Если в данном отчете дважды щелкнуть мышью на ФИО сотрудника, то на экране отобразится окно с информацией об этом сотруднике (эти сведения берутся из справочника сотрудников). Если дважды щелкнуть мышью на названии должности, то откроется окно редактирования этой должности. Если же дважды щелкнуть мышью на ячейке с реквизитами документа, то откроется окно редактирования этого документа.
Все сформированные отчеты выводятся на печать одинаково – нажатием кнопки Печать сформированного отчета сразу, которая находится справа от кнопки Сформировать, или с помощью команды главного меню Файл▸Печать, вызываемой также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Статистический кадровый отчет
В рассматриваемой конфигурации предусмотрен механизм настройки, формирования и вывода на печать отчета о кадровой статистике. Переход в режим работы с этим отчетом осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Отчеты по персоналу▸Статистика кадров, при активизации которой на экране отображается окно, изображенное на рис. 9.10.
Рис. 9.10. Настройка параметров отчета
В верхней части окна нужно указать дату, по состоянию на которую формируется отчет. Вы можете выбрать из раскрывающегося списка одну из стандартных дат, либо ввести произвольную дату в поле Дата.
В правой части окна расположена область настроек. Вы можете управлять ее отображением с помощью кнопки Настройка, поэтому если при открытии окна по каким-то причинам эта область не отображается – просто нажмите данную кнопку.
Отчет можно получить как по одному или нескольким предварительно отобранным подразделениям, так и в целом по компании (без отбора подразделений). Чтобы получить данные по одному или нескольким подразделениям, нужно в области Отбор по подразделению из раскрывающегося списка выбрать значение Только выбранные, затем в расположенном ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить. В результате в список добавится новая позиция, в которой нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши требуемое подразделение и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Вы можете отобрать для отчета любое количество подразделений.
Подобным образом производится отбор сотрудников для включения в отчет – для этого предназначена область Отбор по сотруднику. Как мы уже отмечали выше, формировать список как сотрудников, так и подразделений можно с помощью кнопки Подбор.
Внизу области настроек имеется два флажка: Количество физических лиц и Количество работающих. Они предназначены для включения в отчет (или, в случае снятия флажка – исключения из отчета) соответствующих показателей.
На рис. 9.11 показан пример сформированного отчета, в который включены сведения только о физических лицах (флажок Количество работающих снят).
Рис. 9.11. Пример статистического отчета
Если на любой позиции списка отчета дважды щелкнуть мышью, то откроется меню, содержащее команды Расшифровать, Открыть и подменю Упорядочить. С помощью команд подменю Упорядочить можно отсортировать позиции в списке по значению того или иного поля. Команда Открыть предназначена для открытия окна редактирования соответствующего объекта (например, подразделения). При активизации команды Расшифровать открывается окно с расшифровкой отчета.
Ведомость заработной платы по управленческому учету
На основании произведенных начислений и удержаний, а также текущего состояния взаиморасчетов работника с предприятием можно сформировать расчетную ведомость по управленческой зарплате. Для этого выполните команду Расчеты с персоналом▸Расчетная ведомость – в результате откроется окно настройки отчета, которое во многом напоминает окна настройки других отчетных форм. Пример сформированного отчета показан на рис. 9.12.
Рис. 9.12. Расчетная ведомость по управленческой зарплате
Для отправки документа на принтер выполните команду Файл▸Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Отчет по начислениям и удержаниям
Возможности программы предусматривают получение сводного отчета по всем начислениям и удержаниям, производимым в управленческом учете. Чтобы получить такой отчет, выберите в главном меню команду Расчеты с персоналом▸Свод начисленной зарплаты. Затем в открывшемся окне настройки параметров отчета укажите период его формирования, при необходимости – задайте условия отбора данных для включения в отчет, и с помощью соответствующих флажков определите показатели, которые должны быть выведены в отчете.
Пример сформированного отчета показан на рис. 9.13.
Рис. 9.13. Отчет по начислениям и удержаниям
Для отправки готового отчета на принтер выполните команду Файл▸Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Часть 2. Конфигурация «1С Бухгалтерия предприятия 8»
Глава 10. Знакомство с программой «1С Бухгалтерия предприятия 8»
В данной главе мы узнаем, какие задачи можно решать с помощью программы «1 Бухгалтерия предприятия 8», а также научимся быстро вводить исходные данные.
Функциональные возможности программы
Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы учета движения денежных потоков, основных средств и нематериальных активов, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.
Задачи, решаемые с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8», можно сформулировать следующим образом:
♦ комплексная автоматизация хозяйственной, организационной и финансовой деятельности предприятия;
♦ параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;
♦ использование механизма типовых операций;
♦ учет денежных средств предприятия;
♦ учет банковских и кассовых операций;
♦ учет движения товарно-материальных ценностей;
♦ учет расчетов с контрагентами;
♦ учет складских операций;
♦ производственный учет;
♦ учет основных средств и нематериальных активов;
♦ учет заработной платы и расчетов с персоналом;
♦ ведение кадрового учета;
♦ настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ;
♦ ведение многовалютного учета;
♦ построение разнообразной аналитической отчетности.
Помимо перечисленных, с помощью рассматриваемой конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.
«Стартовый помощник»
Для ввода исходных данных в рассматриваемой конфигурации предусмотрен специальный механизм, называемый Стартовый помощник. Пользователю предлагается последовательно, в пошаговом режиме ввести все минимально необходимые сведения, причем этот процесс сопровождается подсказками и рекомендациями.
Отметим, что вы можете отказаться от Стартового помощника и ввести все необходимые данные позже, используя другие режимы работы. Однако здесь мы рассмотрим именно этот способ ввода исходных данных, поскольку он весьма популярен у начинающих пользователей программы.
Стартовый помощник отображается на экране по умолчанию при первом запуске программы. Если по каким-то причинам этого не произошло, его всегда можно вызвать с помощью команды главного меню Справка▸Стартовый помощник.
На начальном этапе интерфейс Стартового помощника выглядит так, как показано на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Стартовый помощник
Для перехода к следующему этапу нужно щелкнуть мышью на ссылке Далее, расположенной в правом нижнем углу окна. В результате на экране отобразится окно, в котором с помощью переключателя нужно выбрать способ ввода данных об организации: ввод новых данных либо редактирование введенной ранее информации. Если до настоящего момента никаких сведений об организации не вводилось, нужно установить переключатель в положение Ввести сведения о новой организации и щелкнуть мышью на ссылке Далее. После этого откроется окно, которое представлено на рис. 10.2.
Рис. 10.2. Сведения об организации
В данном окне вводятся общие сведения об организации: краткое и полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет, префикс (это полезно, если предполагается эксплуатировать программу от имени нескольких организаций). Отметим, что краткое наименование используется только внутри программы для упрощения идентификации предприятия, а полное наименование необходимо для формирования официальных документов и форм отчетности. Корректность заполнения полей ИНН и КПП программа контролирует автоматически. В случае ввода некорректного значения справа от данных полей красным шрифтом отображается соответствующее информационное сообщение.
ПРИМЕЧАНИЕ
Сведения об организации, введенные на этом и последующих этапах работы Стартового помощника, будут автоматически сохранены в справочнике организаций.
На следующем этапе, переход к которому осуществляется щелчком мыши на ссылке Далее, вводятся банковские реквизиты предприятия (рис. 10.3).
Рис. 10.3. Ввод банковских реквизитов
В соответствующих полях данного окна вводится основной расчетный счет предприятия, корреспондентский счет, наименование и БИК обслуживающего банка, а также город, в котором он находится. Все перечисленные параметры заполняются путем ввода значений с клавиатуры. Введенные сведения будут отражены не только в справочнике организаций, но и в справочниках банков и банковских счетов.
На следующем этапе (рис. 10.4) вводится информация об учетной политике предприятия применительно к бухгалтерскому и налоговому учету.
Рис. 10.4. Определение учетной политики
Здесь указывается год, начиная с которого будет действовать данная учетная политика, затем из раскрывающегося списка выбирается система налогообложения (Общая или Упрощенная), выбирается способ оценки товаров в рознице и материально-производственных запасов, а также указываются иные необходимые сведения.
На следующем этапе осуществляется формирование организационной структуры предприятия путем составления иерархического списка его структурных подразделений, отделов и служб (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Построение организационной структуры
По умолчанию список подразделений будет включать в себя только одну корневую позицию – Подразделения организаций. Чтобы добавить новое подразделение, нужно нажать в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить, после чего в появившейся позиции с клавиатуры ввести наименование структурного подразделения.
В процессе построения организационной структуры предприятия не забывайте о том, что при нажатии кнопки Добавить новое подразделение добавляется в подчинение той позиции, на которой установлен курсор. Поэтому перед каждым нажатием данной кнопки проверяйте местоположение курсора.
Вы можете добавлять новые позиции в список на основании введенных ранее. Для этого выделите в списке щелчком мыши позицию-источник и нажмите в инструментальной панели кнопку Скопировать, после чего с клавиатуры отредактируйте название.
Чтобы отредактировать название введенной ранее позиции, выделите ее в списке щелчком мыши, нажмите в инструментальной панели кнопку Изменить и с клавиатуры внесите требуемые изменения.
С помощью кнопки Удалить можно пометить текущую позицию на удаление. При этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Аналогичным образом при необходимости осуществляется снятие пометок на удаление. Последующее удаление помеченных объектов осуществляется с помощью специального механизма, вызываемого при активизации команды главного меню Операции▸Удаление помеченных объектов.
Вся введенная на данном этапе информация автоматически переносится в справочник подразделений, с которым мы познакомимся позже.
После построения организационной структуры следует ввести контактные данные своей организации (рис. 10.6).
Рис. 10.6. Ввод контактных данных
Здесь в соответствующих полях нужно ввести юридический, фактический, почтовый и электронный адреса организации, а также номера контактных телефонов и факса. Отметим, что в одно поле можно ввести более одного номера телефона – для этого нужно разделить водимые номера запятой.
Нажатием кнопки Далее осуществляется переход к вводу сведений об ответственных лицах организации (рис. 10.7).
Рис. 10.7. Ввод сведений об ответственных лицах
Все параметры данного окна заполняются путем ввода значений с клавиатуры. Здесь нужно указать фамилию, имя, отчество каждого ответственного работника, а также название занимаемой им должности. Введенные здесь данные автоматически сохраняются в справочнике ответственных лиц организации, справочнике физических лиц, а также в справочнике должностей.
На этом ввод основных сведений об организации завершается. На следующем этапе (рис. 10.8) можно проверить их с помощью соответствующих ссылок.
Рис. 10.8. Проверка введенных данных
Если все в порядке – устанавливаем переключатель в положение Перейти к общим настройкам конфигурации и щелкаем Далее. После этого на экране откроется окно, изображенное на рис. 10.9.
Рис. 10.9. Выбор способа ведения складского учета
В данном окне с помощью переключателя нужно указать, каким образом должен вестись складской учет. По умолчанию переключатель установлен в положение Не вести учет по складам. После выбора подходящего варианта переходим к следующему этапу с помощью ссылки Далее.
На следующем этапе (рис. 10.10) следует указать, должен ли вестись учет возвратной тары.
Рис. 10.10. Настройка учета возвратной тары
По умолчанию в данном окне переключатель Вести учет возвратной тары? установлен в положение Нет (в этом случае в документах будут отсутствовать реквизиты для учета возвратной тары).
После щелчка мышью на ссылке Далее программа предложит просмотреть и изменить некоторые пользовательские настройки (рис. 10.11).
Рис. 10.11. Основные пользовательские настройки
Как видно на рисунке, в данном окне содержится пять параметров. Рассмотрим подробнее каждый из них.
Если установлен флажок Запрашивать подтверждение при выходе из программы, то каждый раз при попытке закрыть программу на экране будет отображаться запрос на подтверждение выхода. Это позволяет предотвратить случайное закрытие программы, что иногда чревато потерей несохраненных данных.
Если вы хотите, чтобы отправляемые на печать документы распечатывались без предварительного просмотра, установите флажок Печать документов без предварительного просмотра. Отметим, что в большинстве случаев этот параметр целесообразно отключить (поэтому данный флажок по умолчанию снят).
Показывать в документах счета учета – при установленном данном флажке в интерфейсах редактирования документов будут отображаться счета бухгалтерского и налогового учета. В противном случае управление отображением этих счетов будет осуществляться с помощью кнопки Показать/скрыть счета учета.
Если вы намереваетесь вести учет по нескольким организациям, установите флажок Учет по всем организациям. В противном случае (если вам предстоит работать только с одной организацией) данный параметр целесообразнее отключить – в этом случае вы не будете видеть документы, оформленные от имени других организаций.
Не отражать документы в налоговом учете – данный параметр нужно установить лишь в том случае, если вы не планируете вести налоговый учет.
После настройки перечисленных параметров щелкаем мышью на ссылке Далее, чтобы перейти к следующему этапу работы Стартового помощника (рис. 10.12).
Рис. 10.12. Ввод значений по умолчанию
На данном этапе стартовый помощник предлагает определить некоторые значения по умолчанию, которые будут автоматически подставляться в соответствующие параметры интерфейсов ввода и редактирования. Это избавит вас от необходимости, например, при формировании каждого документа вводить название своей организации или указывать стандартную ставку НДС. Требуемые значения выбираются из соответствующих раскрывающихся списков, открываемых нажатием кнопки выбора.
После настройки значений по умолчанию щелкаем мышью на ссылке Далее для перехода к заключительному этапу работы Стартового помощника (рис. 10.13).
Рис. 10.13. Завершение работы со стартовым помощником
При желании вы можете вывести на экран подробный отчет о текущих настройках информационной базы, а также открыть имеющееся в программе учебное пособие – для этого нужно установить соответствующие флажки. После щелчка мышью на ссылке Готово работа Стартового помощника завершается. Теперь можно приступать к следующему этапу подготовки программы к работе – к заполнению ее справочников, каталогов и классификаторов. Этому мы научимся в следующей главе книги.
Глава 11. Каталоги и справочники программы
Как мы уже отмечали в первой части книги, справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. Это относится ко всем конфигурациям 1С, в том числе и к типовому решению «1С Бухгалтерия предприятия 8». Далее мы рассмотрим те справочники, которые необходимы для учета заработной платы или выполнения действий, имеющих то или иное отношение к данной теме.
Справочник физических лиц
Справочник физических лиц предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех физических лицах, работающих или работавших на предприятии. Более того – здесь можно хранить сведения и о кандидатах, которые могут стать работниками предприятия. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям, например: штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, уволенные, и т.д.
Чтобы открыть справочник физических лиц, выполните команду главного меню Кадры▸Физические лица. Отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.1.
Рис. 11.1. Справочник физических лиц
Как видно на рисунке, окно справочника состоит из двух панелей. В левой панели формируется перечень групп физических лиц (Штатные, Внештатные, Уволенные, и др.), а в правой отображается содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что механизм группировки физических лиц очень удобен – это позволяет систематизировать хранение данных о физических лицах в зависимости от текущего статуса или положения каждого лица. К тому же возможности программы предусматривают использование уровней вложенности – например, в группе Штатные можно создать подгруппы Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж, Производственный цех и т.д.
Вы можете в любой момент переместить физическое лицо из одной группы в другую (например, уволившегося человека – из группы Штатные в группу Уволенные). Для этого нужно щелкнуть на соответствующей позиции правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно со списком имеющихся групп, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели данного окна) или клавишу Enter.
Чтобы создать новую группу физических лиц, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. Для перехода в режим редактирования группы щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование группы физических лиц осуществляется в окне, которое изображено на рис. 11.2.
Рис. 11.2. Ввод и редактирование группы физических лиц
В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование группы физических лиц. В поле Код указывается код этой группы. Значение данного поля формируется автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.
В поле Группа физ. лиц можно указать группу из числа созданных ранее, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.
Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Переход в режим ввода информации о новом физическом лице осуществляется с помощью команды Действия▸Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу, к которой необходимо отнести данное лицо). Чтобы отредактировать информацию о физическом лице, следует воспользоваться командой Действия▸Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по вводу и редактированию данных выполняются в окне, которое представлено на рис. 11.3.
Рис. 11.3. Ввод данных о физическом лице
Начинается ввод сведений о физическом лице с указания его ФИО. В поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 11.3. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Петрова М.И., или Петрова Мария Ивановна, и т.д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода ФИО).
В поле Дата рождения с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата рождения физического лица. Отметим, что данное поле можно заполнить и с клавиатуры. После этого в поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол физического лица (Мужской или Женский).
В поле Место рождения указывается место рождения физического лица. Для ввода данных нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.4.
Рис. 11.4. Ввод данных о месте рождения
В данном окне нужно с клавиатуры ввести соответствующие данные (все параметры заполнять необязательно), и нажать кнопку ОК. На рис. 11.3 значение поля Место рождения сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 11.4.
В поле Удостоверение указываются данные документа, удостоверяющего личность. Ввод сведений осуществляется в окне, изображенном на рис. 11.5 (это окно вызывается нажатием кнопки выбора).
Поделиться книгой: