Помоги проекту - поделись книгой:
Рис. 8.7. Формирование списка сотрудников
Вы можете отобрать сотрудников в зависимости от принадлежности к организации, структурному подразделению, занимаемой должности, а также указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных). На рис. 6.18 показана настройка, когда в список для начисления сверхурочных попадут все сотрудники, работающие в организации ЗАО «Станкоимпорт», включая уволенных после 1 января 2010 года. Если для всех включаемых в список сотрудников дата сверхурочных работ, а также количество отработанных часов, подлежащих оплате в 1,5-м или 2-м размере, является одинаковым, то введите требуемые значения в соответствующие поля области Дополнительно. В этом случае все параметры табличной части окна будут заполнены и рассчитаны автоматически (в случае необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры). Чтобы применить условия отбора, нажмите в данном окне кнопку Выполнить.
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.6), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.
Как произвести начисления за работу по праздникам и выходным
Для регистрации работы в общегосударственные праздничные и выходные дни в программе предусмотрено ведение документа, который называется Оплата праздничных и выходных дней. На основании этого документа впоследствии производятся соответствующие начисления сотрудникам, которым пришлось выходить на работу в праздничные и выходные дни.
Для перехода в режим регистрации выходов на работу в праздничные и выходные дни нужно выполнить команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Оплата праздничных и выходных дней. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Оплата праздничных и выходных, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране отображается список сформированных ранее документов на регистрацию работ по праздникам и выходным (рис. 8.8).
Рис. 8.8. Список документов на оплату по праздникам и выходным
Все документы, фиксирующие работу по праздникам и выходным, включаются в данный список. Для каждого документа показаны следующие сведения.
♦ Признак проведенного/непроведенного документа.
♦ Дата и время формирования документа.
♦ Порядковый номер документа в конфигурации.
♦ Название организации, сотрудники которой выходили на работу в выходные и праздники.
♦ Месяц и год, в котором зафиксированы выходы на работу по выходным и праздникам.
♦ Список сотрудников, работавших в выходные и праздники (одним документом можно зарегистрировать выход на работу как одного, так и нескольких сотрудников).
♦ Пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа.
♦ Произвольный комментарий.
В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на содержащиеся в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой должны отображаться в списке. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, отключите этот параметр.
Чтобы зарегистрировать работу сотрудников в выходные и праздничные дни, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.9.
Рис. 8.9. Формирование документа на оплату за работу в праздники и выходные
В верхней части окна находится несколько стандартных параметров, которые нам уже хорошо знакомы: Организация, Номер, от и Ответственный. Они заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов конфигурации, с которыми мы познакомились выше. Отметим, что из этих параметров необязательным для заполнения является только поле Ответственный.
В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором сотрудники работали по выходным или праздникам. Иначе говоря, начисление за работу в выходные и праздничные дни будет отражено в расчетном листке того месяца, который указан в данном поле.
В табличной части окна формируется список сотрудников, которые работали в выходные и праздничные дни. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.
Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, который работал в выходные или праздничные дни. После этого автоматически будут заполнены поля Подразделение и Часовая тарифная ставка, а также поле Начисление. Два последних параметра вы можете отредактировать: значение поля Начисление выбирается из раскрывающегося списка (здесь указывается вид оплаты, возможные варианты – Оплата праздничных и выходных дней или Доплата за работу в праздники и выходные), а часовую тарифную ставку можно изменить вводом требуемого значения с клавиатуры.
В поле Дата выхода укажите дату выхода сотрудника на работу. Если это государственный праздник, то выбрать значение можно из раскрывающегося списка, который содержит перечень всех государственных праздников в месяце, указанном в верхней части окна в поле Месяц начисления. Также выбрать дату можно и в календаре, который открывается нажатием кнопки выбора.
В поле Отработано часов с клавиатуры введите количество отработанных часов. После этого на основании введенного значения, а также часовой тарифной ставки программа автоматически рассчитает сумму к выплате, которая отобразится в колонке Результат.ПРИМЕЧАНИЕ
Если сотрудник в течение месяца несколько раз выходил на работу в выходные и праздничные дни, то нужно включить его в список столько раз, сколько раз он выходил на работу.
Для автоматического заполнения табличной части окна нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню укажите требуемый вариант заполнения – Работавшими в праздники или Списком сотрудников. При активизации команды Списком сотрудников на экране отобразится окно, в котором настраиваются параметры отбора сотрудников для включения в список.
Однако удобнее использовать вариант Работавшими в праздники. Правда, это возможно только при наличии заполненного и проведенного табеля учета рабочего времени, сформированного за месяц, указанный в поле Месяц начисления. При активизации данной команды программа автоматически сформирует список сотрудников, у которых в табеле отмечены выходы на работу в праздничные и выходные дни. По каждому сотруднику будет указано подразделение, в котором он числится, вид начисления, дата выхода на работу, количество отработанных часов, часовая тарифная ставка и сумма к начислению. Другими словами, при использовании данного варианта будут автоматически заполнены все реквизиты табличной части документа. В случае необходимости вы можете вручную внести требуемые корректировки.
В нижней части окна в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Например, можно указать причину, по которой сотрудникам пришлось работать в выходные и праздники, и т.п. Но учтите, что введенное в данном поле значение будет распространяться на всех сотрудников, внесенных в документ.
Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК. После этого содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.9), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.
Как оформить невыход сотрудников на работу
Существует немало причин, по которым сотрудник предприятия не появляется на рабочем месте в рабочее время. Эти причины могут быть уважительными или неуважительными. К первым относятся отсутствие по причине болезни, ухода за больным ребенком, очередной отпуск или отпуск без сохранения заработной платы (при условии согласования с руководством), и т.д. Среди неуважительных причин отсутствия на работе наиболее известной является прогул.
Отсутствие на рабочем месте оплачивается лишь в случаях, определенных действующим законодательством. Все остальные невыходы оплате не подлежат, независимо от того, уважительные причины имелись для этого (например, отпуск за свой счет) или нет (прогул, преждевременный уход с работы, и др.). В данном разделе мы расскажем о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется регистрация неоплачиваемых невыходов на работу.
Для регистрации неоплачиваемых невыходов на работу предназначен документ Невыходы в организациях, вызвать который можно с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Невыходы в организациях. При активизации данной команды отобразится окно, изображенное на рис. 8.10.
Рис. 8.10. Документы по невыходам на работу
В данном окне представлен список сформированных ранее документов. Для каждого документа показаны сведения, по которым его можно быстро идентифицировать в списке: дата формирования и порядковый номер, название организации, месяц регистрации невыходов, список сотрудников по документу, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (два последних параметра могут оставаться незаполненными).
Чтобы зарегистрировать неоплачиваемый невыход на работу, нажмите кнопку Добавить. При этом на экране откроется окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 8.11.
Рис. 8.11. Оформление невыхода сотрудника на работу
В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать название организации, по сотруднику (или сотрудникам) которой регистрируется неоплачиваемый невыход на работу. Этот параметр является обязательным для заполнения.
В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируются невыходы по данному документу. Иначе говоря, регистрация невыходов будет отражена в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле.
В табличной части окна формируется список сотрудников, у которых имеются неоплачиваемые невыходы. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.
Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, не вышедшего на работу. После этого автоматически будет заполнено поле Подразделение – здесь отобразится название подразделения, в котором числится данный сотрудник.
В поле Невыход обязательно нужно указать вид невыхода сотрудника на работу. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможны перечисленные ниже варианты:
♦ Отпуск за свой счет;
♦ Отпуск по невыясненной причине;
♦ Прогул, простой по вине работника;
♦ Дополнительный учебный отпуск без оплаты;
♦ Отпуск без оплаты согласно ТК РФ.
В полях Дата начала и Дата окончания указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого сотрудник отсутствовал на работе. Если сотрудник отсутствовал один день, то значения данных полей будут совпадать. В полях Зачесть в норму дней и Зачесть в норму часов указывается соответственно количество пропущенных дней и часов.
Если сотрудник пропустил менее одного рабочего дня, то нужно переключатель Невыходы, который находится в верхней части окна, установить в положение Внутрисменные. В этом случае в табличной части окна указывается дата невыхода и количество пропущенных часов.
Чтобы сформировать список сотрудников автоматически, нажмите в инструментальной панели окна кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. При этом отобразится окно, которое показано на рис. 8.12.
Рис. 8.12. Настройка автоматического заполнения списка
Отбирать сотрудников для включения в список можно по следующим параметрам: принадлежность к организации, структурному подразделению, название занимаемой должности. Также вы можете указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных). На рис. 8.12 продемонстрирована настройка, когда в список попадут все сотрудники, работающие в организации ООО «Домстрой», включая уволенных после 1 января 2010 года. Если для всех включаемых в список сотрудников вид невыхода, а также даты пропусков являются одинаковыми, то введите требуемые значения в соответствующие поля области Дополнительно. В этом случае все параметры табличной части окна будут заполнены и рассчитаны автоматически (в случае необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры), кроме полей Зачесть в норму дней и Зачесть в норму часов. Чтобы применить условия отбора, нажмите в данном окне кнопку Выполнить.
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные о невыходах на работу будут учтены в начислениях сотрудников за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.11), а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.
Как произвести начисления по больничным листам
Возможности программы предусматривают регистрацию листков временной нетрудоспособности, выданных сотрудникам предприятия, и начисление выплат по этим листкам. Для решения этой задачи в конфигурации используется документ, который называется Начисление по больничному листу. Этот документ вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Начисление по больничному листу или щелчком на ссылке Начисление по больничному, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране открывается окно сформированных ранее документов, которое показано на рис. 8.13.
Рис. 8.13. Список документов на выплаты по больничным листам
Все зарегистрированные в программе больничные листы автоматически попадают в этот список. Для документа показаны следующие сведения.
♦ Признак проведенного/непроведенного документа. Документы, которые не проведены, только сохраняются в информационной базе, но никакого влияния на начисления и состояние взаиморасчетов с сотрудником не оказывают.
♦ Дата и время формирования документа. Это значение может не совпадать с датой начала нетрудоспособности работника.
♦ Порядковый номер документа в конфигурации (не путать с серией и номером листка временной нетрудоспособности – они указаны далее).
♦ Название организации, сотруднику которой оформлен листок временной нетрудоспособности.
♦ Сотрудник, которому оформлен листок временной нетрудоспособности.
♦ Начальная и конечная даты интервала времени, в течение которых сотрудник был на больничном.
♦ Месяц и год, в котором сотрудник находился на больничном.
♦ Номер первичного листка временной нетрудоспособности, если данный листок является его продолжением.
♦ Серия и номер листка временной нетрудоспособности.
♦ Причина временной нетрудоспособности.
♦ Процент оплаты листка временной нетрудоспособности относительно среднего заработка сотрудника.
♦ Пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа.
♦ Произвольный комментарий.
В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой вас интересуют. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, снимите данный флажок.
Чтобы зарегистрировать предъявленный сотрудником листок временной нетрудоспособности, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.14.
Рис. 8.14. Оформление больничного листа
Если оформляемый документ является продолжением другого листка временной нетрудоспособности (такое бывает в случае продолжительных заболеваний, когда больничный лист продлевается несколько раз) – установите флажок Продолжение листка, и в расположенном справа поле укажите первичный листок временной нетрудоспособности. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка оформленных ранее листков временной нетрудоспособности выделите требуемый документ щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Очевидно, что предварительный листок должен быть уже зарегистрирован в программе.
В полях Входящие серия и Номер указывается соответственно серия и номер листка временной нетрудоспособности, которые присвоены ему изначально (типографским способом). Не стоит путать этот параметр с порядковым номером документа в конфигурации, который присваивается автоматически в момент записи или проведения документа и отображается в поле Номер документа. В поле от указывается дата формирования документа, которая может не совпадать с периодом временной нетрудоспособности работника.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать название организации, сотруднику которого оформляется листок временной нетрудоспособности. Этот параметр является обязательным для заполнения.
В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируются временная нетрудоспособность сотрудника. Иначе говоря, начисление выплат по листку временной нетрудоспособности будет отражено в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле.
Сотрудник, по которому регистрируется листок временной нетрудоспособности, указывается в поле Сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.
Причина нетрудоспособности выбирается из раскрывающегося списка в поле Причина нетрудоспособности. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.
♦ Заболевание или травма (кроме травм на производстве) – при оплате больничных листков, выданных в связи с заболеванием или травмой, в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения.
♦ Уход за больным ребенком – при оплате больничных листков, выданных в связи с уходом за больным ребенком до 15 лет. При этом возраст ребенка и другие особенности выплаты пособия уточняются в расположенном ниже поле В случае ухода за ребенком.
♦ Отпуск по беременности и родам – при оплате больничных листков, выданных в связи с отпуском по беременности и родам (отпуском в связи с усыновлением (удочерением) непосредственно из роддома).
♦ Травма на производстве – при оплате больничных листков, выданных в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием.
♦ Долечивание в санаторно-курортных учреждениях – при оплате больничных листков, выданных в случае долечивания в установленном порядке в санаторно-курортных учреждениях, расположенных на территории Российской Федерации, непосредственно после стационарного лечения.
♦ Карантин – при оплате больничных листков, выданных в связи с карантином застрахованного лица, а также карантином ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольное образовательное учреждение, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным.
♦ Протезирование в стационаре – при оплате больничных листков, выданных в связи с осуществлением протезирования по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении.
♦ Уход за больным взрослым членом семьи – при оплате больничных листков, выданных в связи с уходом за больным членом семьи старше 15 лет.
В поле Дата начала нетрудоспособности указывается дата первого дня нетрудоспособности работника. После этого в полях Освобождение от работы с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, на протяжении которого сотрудник будет находиться на больничном.
В поле Назначить пособие с указывается дата, начиная с которой сотруднику будет начисляться пособие по временной нетрудоспособности. Обычно эта дата совпадает с датой начала временной нетрудоспособности работника, но возможны и исключения. Характерный пример – когда начало заболевания приходится на то время, когда сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы (то есть за свой счет). В этом случае пособие будет начисляться с даты, когда сотрудник должен был появиться на работе. После заполнения данного поля программа автоматически рассчитает количество дней, за которые будет начислено пособие по временной нетрудоспособности (это значение отобразится в расположенном справа поле).
Если сотрудник допустил нарушение режима, то администрация предприятия вправе снизить ему размер пособия по временной нетрудоспособности. В данном случае в поле Снизить пособие за нарушение режима с нужно указать дату, начиная с которой сотруднику будет снижено пособие (обычно здесь указывается дата, когда сотрудник был уличен в нарушении режима).
Процент оплаты от среднего заработка, в соответствии с которым сотруднику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности, указывается в соответствующем поле. В расположенном ниже поле Ограничение размера пособия указывается порядок расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности. Эти параметры заполняются автоматически в зависимости от причины нетрудоспособности и ранее зарегистрированного в программе страхового стажа данного сотрудника, однако при необходимости их можно отредактировать.
Возможности программы предусматривают автоматическое выполнение расчета пособия по временной нетрудоспособности по данному больничному листку. Для этого нужно нажать кнопку Рассчитать – и через некоторое время, необходимое для выполнения расчета (в зависимости от производительности компьютера – от нескольких секунд до одной-двух минут) справа от данной кнопки отобразится сумма пособия. При этом программа самостоятельно возьмет в информационной базе все необходимые для расчета данные. Также результат расчета можно увидеть, щелкнув на ссылке Начислено пособие, которая находится справа от кнопки Рассчитать – при этом откроются начисления по листку временной нетрудоспособности.
Отметим, что список начислений можно сформировать и вручную, а также отредактировать результаты автоматически выполненного расчета. Чтобы добавить в список начисление, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Если у сотрудника на данном предприятии имеется более одного места работы (например, кроме основной должности, человек работает по совместительству), то в поле Рабочее место из раскрывающегося списка нужно выбрать требуемое место работы. Если же рабочее место у работника одно, то данный параметр будет заполнен автоматически.
В полях Дата начала и Дата окончания укажите соответственно начальную и конечную даты интервала времени, в течение которых работник находился на больничном. Затем укажите вид начисления (для этого в поле Начисление нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника начислений выберите требуемое начисление), и укажите процент среднего заработка для расчета. После нажатия кнопки Рассчитать начисления программа выполнит автоматический расчет на основании имеющихся данных. Отметим, что автоматически рассчитанную сумму начисления вы можете отредактировать. Чтобы удалить позицию из списка начислений, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), или нажмите клавишу Delete. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из списка.
При необходимости можно самостоятельно сформировать исходные данные для расчета (как нетрудно догадаться, это нужно сделать перед выполнением автоматического расчета). Для перехода в данный режим работы перейдите на вкладку Оборот больничного листа (выбор вкладки осуществляется справа внизу окна, см. рис. 8.14), а затем – на вкладку Расчет среднего заработка (рис. 8.15).
Рис. 8.15. Подготовка данных для расчета листка
Здесь в полях Расчетный период с по нужно указать соответственно начальную и конечную даты периода времени, за который будет рассчитан средний заработок сотрудника (последние 12 месяцев). Затем заполните табличную часть документа, где за каждый месяц указывается информация о заработке сотрудника. При этом вы можете вводить данные по двум видам заработка – Основной заработок и Премии (требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид заработка). Если у сотрудника на данном предприятии имеется более одного места работы (например, кроме основной должности, человек работает по совместительству), то для каждого места работы в списке формируется отдельная позиция.
После заполнения табличной части окна нажмите кнопку Рассчитать заработок за расчетный период – в результате программа автоматически выведет сумму среднего заработка за указанный период.
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные о временной нетрудоспособности будут учтены в начислениях сотрудника за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.14), а также во взаиморасчетах с данным сотрудником за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника за данный месяц.
Сформированный документ можно вывести на печать в виде расчета среднего заработка или оборотной стороны листка временной нетрудоспособности (предварительно необходимо записать и провести документ). Для этого нужно выбрать требуемый вариант в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.
Как произвести начисление премий и прочих поощрительных выплат
Для оформления премирований сотрудников предприятия за достигнутые успехи в труде, а также для оформления прочих выплат поощрительного характера предназначен документ, который называется Премии сотрудников организаций. Переход в режим работы с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Премии сотрудников организаций. При активизации данной команды открывается перечень подготовленных ранее документов (рис. 8.16).
Рис. 8.16. Список документов премирования
Все документы на премирование, создаваемые в конфигурации, автоматически попадают в данный список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотрудникам которой оформлены премии данным документом, месяц и год, в котором начислена премия, а также иная информация.
Чтобы оформить премии сотрудникам организации, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.17.
Рис. 8.17. Ввод и редактирование документа
В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать название организации, сотрудникам которой производится начисление премии. После этого в поле Месяц начисления укажите месяц, в котором производится начисление (другими словами, в данном поле указывается месяц, в расчетном листке которого будет отражено начисление премии по данному документу).
В поле Вид премии укажите вид премирования (например, месячная премия, или премия по итогам года, и др.). Требуемое значение выбирается в окне справочника дополнительных начислений организации, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В полях Начислено по итогам работы за период с по укажите начальную и конечную даты интервала времени, за который планируется выдать премию. После этого в расположенном справа поле укажите число месяцев, на протяжении которых должна начисляться премия. Например, если в поле Число месяцев ввести значение 5, то премия будет начисляться регулярно на протяжении пяти месяцев.
В табличной части окна формируется список сотрудников, которым начисляется премия. Вы можете делать это как вручную, так и автоматически. Чтобы вручную добавить сотрудника в список, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Затем в поле Сотрудник нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника выделите щелчком мыши премируемого сотрудника и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого в соответствующих полях укажите размер премии (в рублях или процентах – это зависит от того, какой порядок расчета данного вида премирования определен ему в справочнике дополнительных начислений организации), а также сумму премирования.
Чтобы автоматически сформировать список премируемых сотрудников, нажмите в инструментальной панели окна кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполните команду Списком сотрудников. В результате на экране отобразится окно настройки параметров отбора. В данном окне вы можете отобрать сотрудников в зависимости от принадлежности к организации, структурному подразделению, занимаемой должности, а также указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных).
Рассчитать премию каждому сотруднику можно в автоматическом режиме – для этого нажмите в инструментальной панели окна кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать документ (если премия выражается в процентах, то предварительно заполните поле Процент оплаты). Сумму премии по любому сотруднику при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
Готовый документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о поощрении работников по утвержденной форме № 11 или 11-а (требуемый вариант выбирается в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать).
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц, а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.Как рассчитать и начислить отпускные выплаты
Планирование и оформление отпусков сотрудников предприятия производится в регламентированном кадровом учете (об этом мы говорили ранее). Однако расчет и начисление сумм отпускных – задача не кадровой, а бухгалтерской службы. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа, который называется Начисление отпуска сотрудникам организаций. Для перехода в режим работы с этим документом нужно выполнить команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Начисление отпуска сотрудникам организаций. При активизации данной команды отобразится окно, изображенное на рис. 8.18.
Рис. 8.18. Перечень оформленных документов
Все оформленные в программе документы по расчету и начислению отпускных автоматически попадают в этот список. Для каждого документа отображаются следующие сведения: признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотруднику которой оформлен листок временной нетрудоспособности, месяц и год, в котором будет отражено начисление отпускных, и прочие сведения.
Для перехода в режим начисления и расчета отпускных нажмите выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.19.
Рис. 8.19. Оформление документа
Первое, что нужно сделать – это указать название организации, сотруднику которого начисляются отпускные (для этого предназначено поле Организация). Этот параметр является обязательным для заполнения. В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируется начисление отпускных. Другими словами, начисление отпускных сотруднику предприятия будет отражено в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле. Сотрудник, которому предоставлен очередной оплачиваемый отпуск и начисляются отпускные, указывается в поле Сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.
Дальнейшие действия производятся на вкладках Условия, Оплата, Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке). Отметим, что если в информационной базе имеются все необходимые данные для расчета отпускных, то вам нужно будет заполнить лишь вкладку Условия. На вкладках Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке) содержатся сведения о среднем заработке сотрудника в зависимости от графика работы. Если эти сведения имеются в базе данных, то программа заполнит эти вкладки автоматически (при необходимости вы можете отредактировать их вручную), если же данных в программе нет – вы можете ввести их самостоятельно. Что касается вкладки Оплата, то здесь отображается результат расчета отпускных, который вы также можете откорректировать. Отметим, что ввести сведения об оплате отпускных можно и вручную.
На вкладке Условия нужно в поле Дата начала отпуска ввести дату первого дня отпуска сотрудника. Отметим, что этот параметр является обязательным для заполнения, и именно его значение определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка.
Если сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то на данной вкладке нужно установить флажок Ежегодный оплачиваемый отпуск, и в расположенных справа полях с и по ввести соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически.
В полях За период работы нужно указать начальную и конечную даты периода работы, за который сотруднику предоставляется отпуск. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета основного отпуска – По календарным дням или По шестидневке.
Если сотруднику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, или иной вид оплачиваемого отпуска (для учебы, и др.) – установите флажок Дополнительный (другой) отпуск, и в расположенных справа полях с и по введите соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически. Вид дополнительного отпуска нужно конкретизировать в поле Вид отпуска – его значение выбирается в окне справочника основных начислений организации, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Учтите, что если вы хотите в одном документе рассчитать сотруднику отпускные сразу по основному и дополнительному отпускам, то перерыв между этими отпусками делать нельзя – один отпуск должен начинаться сразу за другим. В противном случае на каждый отпуск придется оформлять отдельный документ.
Если сотруднику вместо предоставления отпуска выплачивается денежная компенсация, то установите флажок Компенсация, и в расположенном справа поле с клавиатуры введите количество дней отпуска, за которые нужно рассчитать компенсацию. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета компенсации – По календарным дням или По шестидневке.
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нажмите на вкладке Условия кнопку Рассчитать. Результат выполненных расчетов отобразится на вкладке Оплата.
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные будут учтены в начислениях сотрудника за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.19), а также во взаиморасчетах с данным сотрудником за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника за данный месяц.
Сформированный документ можно вывести на печать в виде расчета среднего заработка отпуска (или компенсации), либо в виде записки-расчета о предоставлении отпуска по утвержденной форме № Т-60 (предварительно необходимо записать и провести документ). Для этого нужно выбрать требуемый вариант в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.
Начисление зарплаты
Зарплата работникам компании начисляется в конце каждого месяца на основании введенных ранее сведений о причитающихся начислениях и удержаниях. Эта задача решается путем оформления и проведения по учету документа Начисление зарплаты сотрудникам. Чтобы начислить зарплату, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Начисление зарплаты сотрудникам, после чего в открывшемся окне списка нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия▸Добавить. После этого откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 8.20.
Рис. 8.20. Окно начисления зарплаты
В данном окне в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна, указывается период, за который начисляется зарплата. Также необходимо определить значения параметров Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, которые нам уже хорошо знакомы. Поле Подразделение заполняется лишь в случае, когда зарплата начисляется отдельно по какому-то подразделению предприятия.
В центре окна находятся вкладки Основные начисления, Договоры (подряда), Дополнительные начисления, Погашение займов, НДФЛ и Прочие удержания. Вкладка Основные начисления предназначена для начисления основной заработной платы, вкладка НДФЛ – для удержания налога на доходы физических лиц, а на остальных вкладках фиксируются прочие начисления и удержания – например, начисления по договорам подряда, удержания по исполнительным листам, и т.д. На вкладке Основные начисления в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить основную заработную плату. Вы можете это делать как в автоматическом, так и в ручном режиме.
В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится вверху окна, в панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По всем сотрудникам (в этом случае будет сформирован полный список всех сотрудников организации, указанной в верхней части окна в поле Организация), Списком сотрудников или Подбором сотрудников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.
Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Сотрудник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в соответствующем справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. Также можно указать показатели для расчета начисления, количество отработанных и оплаченных дней и часов, дату начала и окончания периода, за который выполняется начисление. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты.
На вкладке Договоры подряда формируются начисления по договорам подряда. Основанием для заполнения данной вкладки являются документы Договор на выполнение работ с физическим лицом, с которым мы уже познакомились выше.
При автоматическом заполнении и расчете документа на данную вкладку попадают сведения по всем договорам подряда, по которым в данном месяце должны быть произведены выплаты. Содержимое данной вкладки можно сформировать или отредактировать вручную.
На вкладке Дополнительные начисления формируются сведения о дополнительных начислениях, которые должны быть выплачены в данном месяце. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать).
На вкладке Договор займа формируются данные об удержаниях из заработной платы сотрудников в счет погашения полученных ими ранее займов. Основанием для заполнения данной вкладки является документ Договор займа с сотрудником, который в регламентированном учете вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Договор займа с сотрудником.
На вкладке Прочие удержания формируются данные обо всех удержаниях из заработка сотрудников, кроме НДФЛ и погашений займов. Например, сюда попадают профсоюзные взносы, удержания по исполнительным документам, и др. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать). Что касается налога на доходы физических лиц, то он начисляется на вкладке НДФЛ. Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых – минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать (в этом случае будет выполнен полный расчет документа) или Рассчитать НДФЛ – в результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.
Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки ОК или выполнения команды Действия▸Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.
Подготовка зарплаты к выплате
Следующий этап – это подготовка начисленной ранее заработной платы к выплате. Эта задача решается с помощью документа Зарплата к выплате. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты сотрудникам, описание которого приведено в предыдущем разделе. Отметим, что готовить к выплате можно не только зарплату, но и другие виды начислений – премии, отпускные, и др. (выбор начисления для подготовки к выплате осуществляется в режиме редактирования документа, об этом будет рассказано ниже).
Чтобы подготовить зарплату к выплате, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Касса и банк▸Зарплата к выплате, после чего в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия производятся в окне, которое показано на рис. 8.21.
Рис. 8.21. Подготовка начисленной заработной платы к выплате
В соответствующих полях, которые находятся в верхней части окна, нужно ввести номер и дату документа, название организации, период начисления зарплаты и название подразделения (последний параметр не является обязательным для заполнения). В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.
В поле Выплачивать нужно указать вид начисления, который следует подготовить к выплате. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Зарплата, Плановый аванс, Отпускные, Командировочные, Премии и др.
В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка добавление в него сотрудника осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать сотрудника из соответствующего справочника, и указать причитающуюся к выплате сумму.
Для автоматического формирования списка нужно нажать кнопку Заполнить. В результате табличная часть (включая суммы к выплате) будет заполнена на основании имеющихся в конфигурации данных о предстоящей выплате зарплаты или иного начисления, указанного в поле Выплачивать. Попросту говоря, при нажатии данной кнопки программа возьмет данные из документа по начислению заработной платы за этот же месяц. Именно этот вариант рекомендуется использовать, поскольку он практически исключает возможность ошибки при подготовке зарплаты к выплате и формировании платежной ведомости.
Можно также формировать список сотрудников путем отбора их по заданным условиям. Для этого нажмите кнопку Подбор по условию, и в открывшемся окне выполните настройку параметров формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами..
Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать.
Выше мы уже говорили о том, что производить выплату зарплаты можно как через кассу, так и через банк. При выборе первого варианта учтите, что после того, как все выплаты по ведомости произведены, необходимо вернуться в окно редактирования документа, и в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено. Чтобы быстро сделать это для всех позиций, нажмите кнопку Отметка выплаты, и в открывшемся меню выберите команду Выплатить все.
Затем следует провести документ по учету нажатием кнопки ОК, а после этого выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер для формирования расходного кассового ордера на выплату заработной платы из кассы предприятия. На экране отобразится окно редактирования расходного кассового ордера, в котором нужно указать номер документа и нажать кнопку ОК.
В результате выполненных действий в окне редактирования документа в колонке Документ отобразится название, дата и номер расходного кассового ордера по данной ведомости (рис. 8.22).
Рис. 8.22. Документ, по которому сформирован расходный кассовый ордер
Впоследствии расходный кассовый ордер по данной ведомости можно найти в окне списка, вызываемом с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Касса и банк▸Расходный кассовый ордер. Также для этого можно просто щелкнуть на любой ссылке в колонке Документ. Учтите, что вы не сможете отредактировать документ Зарплата к выплате после того, как на его основании сформирован расходный кассовый ордер.
Взносы в Пенсионный фонд России
Следующий этап – это расчет сумм страховых взносов. Задача решается с помощью документа Начисление страховых взносов. Чтобы рассчитать и начислить страховые взносы, нужно в главном меню программы выполнить команду Расчет зарплаты по организациям▸Налоги и взносы▸Начисление страховых взносов, после чего в открывшемся окне списка нажать клавишу Insert или кнопку Добавить. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 8.23.
Рис. 8.23. Начисление страховых взносов
Первое, что нужно сделать – это в поле Месяц начисления указать месяц, в котором текущий документ должен быть проведен по бухгалтерскому учету.
В середине окна находятся вкладки Взносы, Осн. начисления, Доп. начисления, Необлагаемые суммы, Пособия по соц. страхованию и По уходу за ребенком до полутора лет. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается вкладок Осн. начисления и Доп. начисления, то находящиеся на них данные о начисленных работникам суммах дохода используются для расчета сумм страховых взносов. На остальных вкладках содержатся сведения о необлагаемых суммах, о полученных социальных пособиях, и о выплатах по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет.
Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически (это касается всех вкладок). В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся необходимые сведения.
Для автоматического заполнения вкладок и расчета сумм страховых взносов нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты сотрудникам, а также иных имеющихся в конфигурации данных будут заполнены все вкладки окна. Что касается вкладки Взносы, то здесь на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.
Для проведения документа по учету нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.
Бухгалтерские проводки по зарплате
Бухгалтерские проводки по заработной плате, а также по начислениям и удержаниям программа автоматически сформирует после того, как создан и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню выполнить команду Расчет зарплаты по организациям▸Учет зарплаты▸Отражение зарплаты в регл. учете. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты сотрудникам и Начисление страховых взносов за соответствующий месяц.
Список сохраненных ранее документов хранится в окне, которое изображено на рис. 8.24.
Рис. 8.24. Документы по отражению зарплаты в учете
Чтобы оформить новый документ, выполните в данном окне команду Действия▸Добавить или нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать введенный ранее документ, дважды щелкните на нем мышью. В любом случае на экране отобразится окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис 8.25.
Рис. 8.25. Ввод и редактирование документа
Поскольку все подготовительные действия мы уже выполнили, для формирования проводок по зарплате нужно лишь нажать в данном окне кнопку Заполнить. После этого нужно провести документ нажатием кнопки ОК или с помощью команды Действия▸Провести. Чтобы убедиться в том, что документ проведен по учету и в конфигурации сформированы все необходимые проводки, выполните команду Перейти▸Отражение основных/дополнительных начислений в бухучете сотрудников организаций, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования.
Управленческая заработная плата
Все основные действия по начислению и расчету управленческой зарплаты выполняются с помощью команд, находящихся в меню Расчеты с персоналом. Далее мы рассмотрим, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется учет управленческой заработной платы сотрудников предприятия.Корректировка начислений и удержаний
Расчет управленческой зарплаты – это процесс, включающий в себя один или несколько видов начислений. В частности, это может быть расценка, тарифная ставка, твердый оклад, или оклад с премией по результатам работы, и т.д. Ну и, само собой, из заработной платы сотрудника могут производиться удержания (штраф, депремирование, погашение ссуды, и т.д.), и т.д. Сведения о начислениях и удержаниях хранятся в соответствующих справочниках, доступ к которым осуществляется с помощью команд главного меню Расчеты с персоналом▸Начисления и удержания▸Начисления и Расчеты с персоналом▸Начисления и удержания▸Удержания. Эти сведения используются для регулярных начислений управленческой зарплаты: например, сотруднику каждый месяц начисляется оклад, премия в размере 20%, и удерживается определенная сумма в счет погашения полученной ранее ссуды в размере 10% от среднемесячного заработка.
Но иногда стандартные начисления или удержания требуется подкорректировать. Характерный пример – когда сотрудник взял отпуск за свой счет: в этот период начисления ему производиться не должны. Подобных примеров можно привести немало, но суть у них одна: иногда могут возникать ситуации, когда обычные, постоянные начисления и удержания на какой-то период следует подкорректировать или вообще отменить.
Эта задача в рассматриваемой конфигурации решается с помощью документа, который называется Ввод постоянного начисления или удержания. Чтобы сформировать такой документ, нужно выполнить команду главного меню Расчеты с персоналом▸Ввод постоянного начисления или удержания, и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить (для формирования нового документа) или дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции списка (для перехода в режим редактирования документа). В любом случае на экране отображается окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 8.26.
Рис. 8.26. Формирование и редактирование документа
Если действие документа должно распространяться на всех сотрудников определенного подразделения, то укажите его в поле Подразделение (выбор осуществляется в окне справочника организационной структуры, вызываемом с помощью кнопки выбора). Если же список сотрудников будет формироваться независимо от принадлежности к подразделению, оставьте этот параметр незаполненным. С помощью переключателя Действие нужно указать действие, которое будет применено к расчету, выбранному в поле Вид расчета. Например, если вы хотите прекратить начисление оклада с 1 октября 2010 года, то установите переключатель в положение Прекратить начисление, затем в поле Вид расчета нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника начислений выберите значение Оклад, а в поле Прекратить с введите значение 01.10.2010. Если же вам нужно, к примеру, изменить размер удержаний из управленческой зарплаты сотрудника на период с 1 октября по 31 декабря 2010 года, то установите переключатель в положение Внести или изменить удержание, затем в поле Вид расчета нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника удержаний выберите требуемый вид удержания, а в полях Период с и по введите значения соответственно 01.10.2010 и 31.12.2010.
ПРИМЕЧАНИЕ
При прекращении начисления или удержания вводится только дата, начиная с которой будет действовать это прекращение. При изменении начислений или удержаний вводятся начальная и конечная даты интервала времени, на протяжении которого будут действовать эти изменения.
В табличной части окна формируется список сотрудников предприятия, на которых должно распространяться действие документа. Это можно делать как вручную, так и автоматически.
ВНИМАНИЕ
Настройки, указанные в верхней части окна, распространяются на всех сотрудников, включенных в список. Иначе говоря, вы не сможете в одном документе одному сотруднику изменить оклад, а другому – премию.
Для ручного добавления сотрудников в список используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. После этого нужно выбрать сотрудника, и указать конкретное изменение. Последний параметр зависит от значения, выбранного в поле Вид расчета.
Для автоматического заполнения табличной части нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. В результате на экране откроется окно, в котором осуществляется настройка параметров отбора сотрудников для включения в список.
Для удаления позиций из табличной части окна используйте клавишу Delete или кнопку Удалить текущий, которая находится в инструментальной панели. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Чтобы сохранить введенные данные и провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести.
Как сформировать документ по начислению управленческой зарплаты
Начисление заработной платы в управленческом учете осуществляется с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам. Для перехода в режим работы с этим документом в главном меню программы предназначена команда Расчеты с персоналом▸Начисление зарплаты сотрудникам. В открывшемся окне выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert, чтобы сформировать новый документ. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования, которое показано на рис. 8.27.
Рис. 8.27. Оформление документа по начислению управленческой зарплаты
Если начисление производится только сотрудникам какого-то определенного подразделения, укажите его в поле Подразделение, которое находится вверху окна. В поле Месяц начисления укажите месяц, за который производится начисление управленческой заработной платы. Параметры Номер и от заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов конфигурации. Отметим, что в поле от рекомендуется указывать последний день месяца, за который производится начисление заработной платы. Например, если вы начисляете зарплату за январь 2011 года, то в поле от введите значение 31.01.2011.
Большинство остальных параметров находится на вкладках Начисления, Удержания и Погашение займов. Следовательно, одним документом Начисление зарплаты сотрудникам вы можете отразить не только начисления, но и удержания, в том числе в счет погашения полученных ранее займов.
Содержимое вкладки Начисления показано на рис. 8.27. Вы можете заполнить список сотрудников как вручную, так и автоматически. Для автоматического заполнения нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите подходящий вариант. При этом для каждого включенного в список сотрудника будут заполнены параметры Начисление, Дата начала, Дата окончания и Показатели для расчета начисления. Что касается ручного заполнения, то оно осуществляется по обычным правилам – с помощью кнопки Добавить.
Чтобы программа автоматически выполнила все необходимые расчеты, нажмите кнопку Рассчитать и в открывшемся меню выберите режим расчета. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.
♦ Рассчитать (полный расчет) – при активизации данной команды программа выполнит полный расчет на всех вкладках. Иначе говоря, в этом случае будут рассчитаны все начисления, удержания и платежи в счет погашения займов за данный месяц.
♦ Рассчитать начисления – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Начисления.
♦ Рассчитать удержания – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Удержания.
♦ Рассчитать погашение займов – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Погашение займов.
♦ Рассчитать … и Рассчитать … с комментарием – с помощью этих команд выполняется расчет по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор, в последнем случае – с дополнительными комментариями.
Результаты расчетов отобразятся на соответствующих вкладках. На рис. 8.27 показан результат расчета, выполненного на вкладке Начисления.
Справа внизу окна находится ссылка Показать расчетный листок. С ее помощью можно просмотреть расчетный листок по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор.
Чтобы сохранить данные о начислении управленческой заработной платы и провести их по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести.
Как подготовить управленческую зарплату к выплате
Начисленную зарплату необходимо подготовить к выплате, сформировав платежную ведомость. Для перехода в соответствующий режим работы выполните команду Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Платежные ведомости. В результате отобразится окно списка созданных ранее документов, изображенное на рис. 8.28.
Рис. 8.28. Платежные ведомости управленческого учета
В поле Оплачена, которое расположено слева от поля Дата, и содержится признак оплаты для тех документов, по которым уже сформирован и проведен расходный кассовый ордер. На рис. 8.28 таковым является последний документ в списке.
Чтобы подготовить начисленную заработную плату к выплате, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра или редактирования сформированного ранее документа дважды щелкните на нем мышью или установите на него курсор и выполните команду Действия▸Изменить. В любом случае отобразится окно, которое показано на рис. 8.29.
Рис. 8.29. Подготовка ведомости на выплату управленческой зарплаты
Если платежные ведомости формируются отдельно по подразделениям предприятия, то в данном окне в поле Подразделение укажите название подразделения, по которому вы хотите подготовить зарплату к выплате. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.
В поле Выплачивать из раскрывающегося списка выберите значение Зарплата, если формируется ведомость на выплату заработной платы, а Плановый аванс – при формировании ведомости на выплату планового аванса.
После этого следует приступать к заполнению табличной части документа, где формируется список сотрудников с указанием причитающейся к получению суммы по каждому из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически, причем последний вариант является намного более предпочтительным, поскольку программа не только сформирует список сотрудников, но и укажет сумму по каждому из них. Чтобы заполнить табличную часть документа в автоматическом режиме, нажмите кнопку Заполнить.
При необходимости список можно отредактировать вручную, добавляя в него новые позиции или удаляя имеющиеся. Сумму по каждой позиции также можно изменить путем ввода требуемого значения с клавиатуры.
Готовую платежную ведомость можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, которая находится внизу окна. Отметим, что предварительно нужно сохранить документ с помощью кнопки Записать или команды Действия▸Записать, либо провести его с помощью кнопки ОК.
Как произвести выплату управленческой зарплаты сотрудникам предприятия
В рассматриваемой конфигурации факт выплаты управленческой заработной платы оформляется с помощью документа Расходный кассовый ордер, который «привязывается» к соответствующей платежной ведомости. Оформить этот документ можно из окна списка документов на подготовку зарплаты к выплате (с ним мы познакомились ранее) – для этого следует выделить в списке нужный документ щелчком мыши и выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер. В результате отобразится окно редактирования расходного кассового ордера.
Кроме этого, войти в режим работы с расходными кассовыми ордерами можно с помощью команды Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Расходный кассовый ордер. При ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 8.30.
Рис. 8.30. Расходные кассовые ордера
Здесь представлен перечень всех ордеров, ранее сохраненных в информационной базе – и по управленческому, и по регламентированному учету (см. отметку в колонках соответственно БУ и УУ).
Для перехода в режим формирования нового документа нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. При этом откроется окно формирования документа, которое представлено на рис. 8.31.
Рис. 8.31. Подготовка документа на выплату зарплаты
В данном окне переключатель Учет, который находится справа вверху окна, нужно установить в положение Управленческий, чтобы расходный кассовый ордер был отражен в управленческом учете. Учтите, что этот переключатель доступен для редактирования только в том случае, если в меню Операция, которое находится в левом верхнем углу окна редактирования, выбрана операция Выплата заработной платы по ведомостям. При выборе любого другого вида операции переключателю автоматически устанавливается положение Бухгалтерский, и изменить его вы не сможете.
В поле Номер с клавиатуры введите порядковый номер документа в конфигурации. Что касается даты документа, то по умолчанию в поле от подставляется текущая дата, а после сохранения документа к ней добавляется точное время сохранения.
В центральной части окна находится две вкладки – Платежные ведомости и Сотрудники. Содержимое вкладки Платежные ведомости показано на рис. 8.31 – здесь формируется список предварительно подготовленных платежных ведомостей на выплату управленческой заработной платы (одним кассовым ордером можно оформить выдачу зарплаты как по одной, так и по нескольким платежным ведомостям). Если расходный кассовый ордер создается из окна списка платежных ведомостей с помощью команды Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер, то на данной вкладке требуемая ведомость появится автоматически.
В противном случае вы можете самостоятельно сформировать список платежных ведомостей – это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного формирования списка используйте кнопку Добавить. При нажатии данной кнопки в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Нажмите в поле Ведомость кнопку выбора, и в открывшемся окне списка документов на подготовку зарплаты к выплате выберите требуемую ведомость. После выбора ведомости итоговая сумма по ней автоматически отобразится в поле Сумма к выплате.
Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Неоплаченными ведомостями. В результате в список будут включены все не оплаченные до настоящего момента ведомости на выплату управленческой заработной платы, имеющиеся в конфигурации. Если вы хотите закрыть не все такие ведомости, а только одну или несколько из них – удалите лишние ведомости из списка, используя кнопку инструментальной панели Удалить текущий или клавишу Delete.
В нижней части вкладки в информационной строке Итого показывается итоговая сумма к выплате по всем включенным в список платежным ведомостям.
Содержимое вкладки Сотрудники показано на рис. 8.32.
Рис. 8.32. Вкладка Сотрудники
Здесь представлен перечень сотрудников по платежным ведомостям, находящимся на вкладке Платежные ведомости, причем внести в него изменения нельзя. Здесь также показывается итоговая сумма по всем сотрудникам, которая должна совпадать с итоговой суммой на вкладке Платежные ведомости.
В нижней части окна находятся параметры Выдать, По, Основание и Приложение. В поле Основание с клавиатуры можно ввести основание для выдачи денежных средств сотруднику, указанному в поле Выдать. Например, здесь можно ввести текст Выдача денег для выплаты зарплаты, и т.п.
Поле Приложение также заполняется с клавиатуры – здесь можно сформировать список приложений к расходному кассовому ордеру. В данном случае приложениями будут являться ведомости на выплату заработной платы, список которых сформирован на вкладке Платежные ведомости.
В поле Выдать можно указать сотрудника (кассира), которому выдаются деньги из кассы предприятия для выплаты управленческой заработной платы. В поле По вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника, который получил из кассы деньги для выплаты управленческой зарплаты (имеется виду сотрудник, указанный в поле Выдать). Это поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Выдать – но только в том случае, если для данного сотрудника сведения о документе, удостоверяющем личность, ранее были внесены в справочник физических лиц. В противном случае информацию о документе, удостоверяющем личность, можно ввести с клавиатуры.ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию в поле Основание подставляется значение Выплата заработной платы, а в поле Приложение формируется список платежных ведомостей с указанием даты и номера каждой из них.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Завершается работа по оформлению выплаты заработной платы нажатием кнопки ОК, в результате чего расходный кассовый ордер будет проведен в конфигурации по управленческому учету.
Глава 9. Формирование отчетности
Любой учет в конечном итоге сводится к формированию отчетности. В данной главе мы расскажем о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется формирование наиболее востребованных отчетных форм.
Отчетность регламентированного учета
Свое знакомство с отчетами мы начнем с регламентированного учета и узнаем, как получить отчеты по кадрам и заработной плате.
Личная карточка работника по форме Т-2
Отчет по форме Т-2 – это знаменитая личная карточка работника, которая на протяжении многих лет используется в регламентированном кадровом учете. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Личная карточка Т-2.
Все действия по настройке параметров отчета выполняются в том же окне, в котором будет сформирован отчет (рис. 9.1). В первую очередь в поле следует указать дату, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет. Для этого слева вверху окна нужно либо выбрать из раскрывающегося списка стандартную дату (начало квартала, начало года и т.д.), или выбрать в данном поле значение Произвольная дата (это значение предлагается по умолчанию), и в расположенном справа поле дата указать дату формирования документа. Затем в поле Организация нужно указать организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой будет сформирован отчет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.
С помощью параметров Отбор по подразделению и Отбор по работнику можно настроить фильтры на включаемые в отчет данные соответственно по подразделениям и по работникам. В результате личные карточки будут сформированы только по тем сотрудникам, которые удовлетворяют заданным критериям отбора. Если в раскрывающемся списке выбрано значение Не отбирать. Если же выбрано значение Только выбранные, то с помощью кнопки Подбор нужно отобрать конкретные значения (подразделения или сотрудников), данные по которым должны быть включены в отчет.
Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку Сформировать, которая находится слева вверху окна. Эту же кнопку нужно нажимать после изменения любого параметра отчета (например, когда нужно сформировать и распечатать личные карточки по нескольким сотрудникам) – только после этого отчет будет переформирован в соответствии с новыми настройками.
Фрагмент личной карточки работника по форме Т-2 показан на рис. 9.1.
Рис. 9.1. Личная карточка работника
Поделиться книгой: