Помоги проекту - поделись книгой:
Учет заявок и резюме кандидатов
В программе реализована возможность сохранения в базе данных информации о кандидатах на замещение вакантных должностей. Это позволяет в любой момент просмотреть сведения о любом кандидате, который когда-либо обращался в компанию по поводу трудоустройства: ведь даже если человек не подошел на одну должность, ему через какое-то время можно предложить другую вакансию.
Данная задача решается с помощью документа, который называется Заявка кандидата. Для перехода в режим работы с этим документом предназначена команда главного меню Персонал▸Заявки кандидатов. При активизации данной команды отображается перечень сохраненных ранее заявок кандидатов (рис. 6.5).
Рис. 6.5. Заявки кандидатов
В В данном окне для каждой заявки показаны следующие сведения: символ важности документа (высокая важность, низкая или средняя), код заявки, наименование заявки (как правило – ФИО кандидата), текущее состояние (статус) заявки, ФИО физического лица и название организации, на работу в которой претендует кандидат (этот параметр может оставаться незаполненным).
Слева вверху окна расположено поле, в котором можно отобрать для просмотра все имеющиеся в конфигурации заявки (как на рис. 6.5), только активные заявки, и только заявки, работа по которым завершена. Признак того, что по заявке завершена работа, устанавливается в режиме ее редактирования, а в общем списке заявок такие заявки отображаются серым цветом.
С помощью поля Организация, которое находится справа вверху окна, можно установить фильтр по организации на представленные в списке документы – для этого нужно установить флажок слева от данного поля, и из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать требуемую организацию.
Чтобы ввести в базу данных новую заявку кандидата, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования заявки нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду Действии▸Изменить или нажать клавишу F2. Ввод и редактирование заявок осуществляется в окне, изображенном на рис. 6.6.
Рис. 6.6. Оформление заявки
Прежде всего в поле Наименование нужно указать название заявки. Обычно здесь вводится фамилия, имя и отчество кандидата, но можно ввести иную информацию. В полях Вакансия, Должность, Организация и Подразделение вводится соответственно название вакансии, вакантной должности, организации и структурного подразделения, где открыта данная вакансия. Значения перечисленных параметров, кроме поля Организация, выбираются из соответствующих справочников, которые вызываются нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Что касается поля Организация, то оно заполняется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций. Отметим, что ни один из перечисленных параметров не является обязательным для заполнения – это позволяет сохранить в базе данных информацию об интересующих и потенциально устраивающих кандидатах без привязки к вакансии или должности.
ПРИМЕЧАНИЕ
При заполнении поля Вакансия параметры Должность, Организация и Подразделение заполняются автоматически – эти сведения берутся из данных о выбранной вакансии, указанных для нее в справочнике вакансий.
Если от кандидата поступило резюме, то его можно включить в состав данной заявки. Чтобы оформить резюме, нажмите кнопку Открыть резюме, расположенную в правом верхнем углу – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.7.
Рис. 6.7. Ввод и просмотр резюме кандидата
В данном окне представлен перечень вопросов, ответы на которые обычно содержатся в стандартном резюме. Фамилия, имя и отчество кандидата вводятся в соответствующих полях с клавиатуры. Дату рождения можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Пол кандидата выбирается из раскрывающегося списка.
Чтобы ввести сведения об образовании, дважды щелкните мышью в поле Ответ напротив строки Образование. Аналогичным образом впоследствии можно перейти в режим дополнения или редактирования введенных ранее данных. В любом случае на экране открывается окно, в котором вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Чтобы отредактировать то или иное поле, дважды щелкните на нем мышью.
По аналогичным правилам вводятся сведения о трудовой деятельности кандидата. Для этого нужно в поле Ответ напротив строки Трудовая деятельность (см. рис. 6.7) дважды щелкнуть мышью, и в открывшемся окне ввести название организации, в которой работал кандидат, начальную и конечную даты периода его работы в данной организации, а также название занимаемой им должности. Все перечисленные параметры заполняются с клавиатуры, а даты можно указать также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В нижней части окна в поле Дата регистрации (см. рис. 6.7) указывается дата регистрации резюме в базе данных. В поле Зарегистрировал можно указать сотрудника, ответственного за регистрацию данного резюме (выбор осуществляется в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием F4 или кнопки выбора). В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному резюме.
Чтобы сохранить резюме и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого информация о резюме появится слева внизу окна редактирования заявки, в поле Переписка, встречи и опросы (см. рис. 6.6).
Готовое резюме можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна. Отметим, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки ОК или Записать.
Теперь вернемся в режим редактирования заявки и продолжим изучение данного окна (см. рис. 6.6). В большом текстовом поле, которое находится чуть ниже параметра Подразделение, можно ввести произвольную текстовую информацию, относящуюся к данной заявке. Например, если у кандидата есть хорошие рекомендации, или какой-то особенный опыт работы, или какие-то другие достоинства и недостатки – сведения об этом можно ввести в данное поле.
В поле Дата поступления заявки указывается дата оформления данной заявки. По умолчанию при формировании новой заявки в данном поле предлагается текущая дата, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В правой части окна в поле Важность указывается степень важности данной заявки. Как мы уже отмечали ранее, заявка может иметь одну из трех степеней важности – высокую, среднюю или низкую. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, а по умолчанию всем новым заявкам присваивается степень важности Средняя.
В таблице Текущая работа по заявке формируется список мероприятий и действий, выполненных в рамках ведения работ по данной заявке. Например, здесь можно указывать сведения о собеседованиях, опросах, проведении анкетирований, и т.п. Чтобы добавить в таблицу информацию о новом мероприятии, щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Добавить. Затем в поле Дата укажите дату мероприятия, в поле Что сделано – название мероприятия или краткое описание того, что было сделано, а в поле Результат – результат выполнения мероприятия. Значение последнего параметра выбирается из справочника состояний заявок кандидатов, который вызывается нажатием кнопки выбора.ПРИМЕЧАНИЕ
После заполнения в таблице Текущая работа по заявке поля Результат выбранное значение отобразится в поле Результат, которое находится над полем Важность.
Справа внизу окна редактирования находится область Дополнительно. Здесь можно ввести ряд дополнительных данных о текущей заявке.
В поле Источник информации можно указать источник, из которого была получена информация о данном кандидате. Это может быть, например, кадровое агентство, средство массовой информации, рекомендация знакомого, и т.д. Требуемое значение выбирается в окне справочника источников информации о кандидатах, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В программе реализована возможность группировки заявок по тем или иным критериям. Чтобы включить заявку в состав группы, нужно в поле Группа заявок нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне указать требуемую группу.
Как мы уже отмечали ранее, в наименовании заявки обычно указывается фамилия, имя и отчество кандидата. Однако в программе реализована возможность привязки заявки к конкретному человеку, предварительно внесенному в справочник физических лиц. Для этого в поле Физическое лицо нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите требуемое значение.
В поле Ответственный можно указать сотрудника предприятия, ответственного за оформление данной заявки кандидата. Выбор осуществляется из справочника пользователей, который вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.
Если данная заявка уже отработана и работы по ней завершены (например, человек принят на работу или ему дан окончательный отказ), то нужно установить флажок Работа по заявке завершена. Как мы уже отмечали ранее, такие заявки отображаются в списке серым цветом. В расположенном ниже текстовом поле можно указать, по какой причине данная заявка считается отработанной.
По каждой заявке можно хранить дополнительные сведения во внешних файлах. Это могут быть как изображения, так и иные файлы (текстовые, табличные и др.). Для перехода в режим работы с внешними файлами, относящимися к заявке кандидата, нужно в инструментальной панели окна редактирования нажать кнопку Файлы. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.8.
Рис. 6.8. Окно дополнительных файлов
Это окно содержит вкладки Изображения и Файлы. Первая предназначена для хранения картинок, изображений и прочих графических объектов, а вторая – для хранения файлов иных форматов (текстовых, табличных и т.п.). В целом порядок работы на данных вкладках почти одинаков: для добавления новой позиции нужно нажать кнопку Добавить, после чего в появившемся окне указать путь к соответствующему файлу и нажать кнопку Открыть. На вкладке Изображения после этого отобразится изображение выбранного объекта, к которому можно добавить произвольное описание. Что касается вкладки Файлы, то здесь появится имя выбранного файла, к которому также можно ввести дополнительную информацию. Чтобы быстро открыть тот или иной файл для просмотра и возможного редактирования, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Открыть.
Чтобы сохранить введенные данные о заявке, нажмите в окне редактирования кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна без сохранения выполненных изменений.
Проведение опросов сотрудников
Ни один прием на работу ни в одной организации не обходится без проведения собеседования с кандидатом. Кроме стандартного собеседования можно предложить кандидату пройти какой-нибудь тест либо поучаствовать в каком-либо опросе (анкетировании). Цели этих тестов и опросов могут быть самыми разными: выявить профессиональные качества кандидата, особенности его характера, склонности и привычки, честность и порядочность и т.д. В этом разделе рассказывается о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» оформляется проведение различного рода опросов и анкетирований.
Для перехода в режим работы с опросами выполните команду главного меню Персонал▸Анкетирование▸Опрос. В результате откроется окно списка опросов, изображенное на рис. 6.9.
Рис. 6.9. Список опросов
Для каждого проведенного опроса в соответствующих колонках данного окна показывается следующая информация:
♦ Признак проведенного документа (этот признак отображается в крайней слева колонке; на рис. 6.9 проведены все опросы).
♦ Дата формирования документа. Некоторые пользователи путают дату формирования и дату проведения документа. В данном случае показана дата именно формирования документа.
♦ Порядковый номер документа в конфигурации.
♦ Опрашиваемое лицо.
♦ Название типовой анкеты, на основании которой проводился опрос.
♦ Имя ответственного пользователя.
♦ Произвольный комментарий.
Из окна списка можно перейти в режим формирования нового и редактирования текущего опроса. Чтобы создать новый опрос, следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования опроса нужно установить на него курсор и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно редактирования опроса (рис. 6.10).
Рис. 6.10. Формирование и редактирование опроса
В полях Номер и Дата регистрации отображается соответственно номер текущего документа и дата его формирования (при необходимости присвоенные по умолчанию значения в этих полях можно отредактировать по своему усмотрению).
В поле Анкетируемый следует указать кандидата, с которым проводится опрос (анкетирование). Для заполнения данного поля следует воспользоваться расположенной справа кнопкой выбора. При нажатии на данную кнопку появится раскрывающийся список, в котором нужно выбрать тип данных – Заявки кандидатов или Физические лица. Затем на экране открывается окно, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (данная кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter.
В поле Типовая анкета нужно выбрать типовую анкету. После этого в табличной части окна отобразится список вопросов этой анкеты. Для ответа на вопрос нужно дважды щелкнуть мышью в поле Ответ и ввести требуемое значение.
Опрос можно считать завершенным после того, как полностью сформирован список вопросов и даны ответы на все вопросы. При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.
Чтобы сформировать печатную форму текущего документа и вывести его после этого на печать, следует воспользоваться кнопкой Печать, которая расположена внизу окна.
При нажатии на кнопку ОК окно будет закрыто с сохранением всех выполненных изменений; при этом документ будет проведен (также для проведения документа по учету можно воспользоваться командой Действия▸Провести). Если необходимо отменить проведение документа, то следует воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения. Чтобы сохранить изменения, не закрывая окно, нужно нажать кнопку Опрос завершен или Записать. При нажатии на кнопку Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Прием сотрудника на работу
Чтобы новый сотрудник мог приступить к исполнению своих служебных обязанностей, нужно в первую очередь оформить его прием на работу. Для этого в рассматриваемой конфигурации предусмотрен соответствующий документ – Прием на работу. Чтобы перейти в режим формирования данного документа, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Прием на работу, и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.11.
Рис. 6.11. Прием на работу в компанию
На рисунке показан пример окна, в котором уже заполнены все реквизиты. Однако при первом открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых отображается соответственно номер текущего документа, а также дата и время его формирование (значения, предложенные в данных полях по умолчанию, при необходимости можно отредактировать по своему усмотрению). Заполнение полей Номер и От обязательно. Чтобы номер документа стал доступным для редактирования, выполните команду Действия▸Редактировать номер.
В табличной части данного окна на вкладке Сотрудники формируется перечень физических лиц, которых нужно принять на работу. С помощью одного документа Прием на работу можно оформить поступление на работу сразу нескольких сотрудников.
Чтобы добавить в табличную часть новую позицию, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Номер новой позиции будет сформирован автоматически; кроме этого, нужно заполнить следующие поля:
♦ Сотрудник – в данном поле указывается кандидат, прием на работу которого оформляется данным документом. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемое значение.
♦ Подразделение – в этом поле нужно указать структурное подразделение предприятия, в которое принимается данный сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника подразделений, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
♦ Должность – здесь указывается название должности, на которую принимается сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране открывается окно справочника должностей, в котором следует выделить курсором требуемую должность и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
♦ Дата приема – здесь указывается дата, с которой сотрудник оформляется на работу (как правило, это дата первого рабочего дня). Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
♦ По – данное поле заполняется только в том случае, если сотрудник принимается на работу на какой-то определенный период времени (например, для временной замены другого работника, либо для выполнения каких-то работ в течение определенного времени). Здесь указывается дата последнего рабочего дня в данной должности для данного сотрудника. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
♦ Испытательный срок – в данном поле указывается, проходил ли принимаемый на работу сотрудник испытательный срок. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – С испытательным сроком и Без испытательного срока.
♦ График работы – здесь указывается график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на предприятии. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Вы можете заполнить табличную часть документа и в автоматическом режиме. Для этого используйте команды меню, открываемого нажатием кнопки Заполнить. При активизации команды Кандидатами в табличную часть будут включены кандидаты, которым предложена работа, а при выборе команды Сотрудниками, принятыми в организацию, в список будут включены сотрудники организаций, входящих в состав компании.
После того, как на вкладке Сотрудники сформирована табличная часть документа, можно при необходимости в поле Комментарий ввести с клавиатуры дополнительную информацию произвольного характера.
На вкладках Начисления и Взыскания можно сформировать перечни соответственно начислений и взысканий, которые будут применяться к принимаемым на работу сотрудникам.
С помощью команд, расположенных в подменю Действия▸Перейти, можно быстро перейти в некоторые другие режимы работы.
При выполнении команды Действия▸Перейти▸Занятые рабочие места на экране открывается окно, которое показано на рис. 6.12.
Рис. 6.12. Занятые рабочие места компании
Это окно можно вызвать, если необходимо наглядно увидеть, какие рабочие места будут заняты после оформления текущего документа Прием на работу. В данном окне приведен перечень этих рабочих мест. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата ее формирования, наименование структурного подразделения предприятия, название должности, количество занимаемых ставок и название документа, на основании которого это рабочее место занято. Следует учитывать, что по умолчанию в данном окне может быть установлен фильтр на отображаемые данные; этот фильтр можно отключить, воспользовавшись командой Действия▸Отключить отбор. Если фильтр не установлен, то данная команда будет недоступна.
Чтобы настроить печатную форму списка для последующей распечатки, нужно выполнить команду Действия▸Вывести список, затем в открывшемся окне выбрать тип печатной формы документа (текстовый либо табличный), напротив включаемых в документ колонок установить флажки и нажать кнопку ОК.
Для настройки представления содержащейся в окне информации следует выполнить команду Действия▸Настройка списка, и в открывшемся окне на вкладке Колонки определить перечень колонок, которые должны отображаться в окне.
Команда Действия▸Перейти▸Намеченные события по персоналу, вызываемая в окне формирования документа Прием на работу, предназначена дл перехода в режим просмотра предстоящих кадровых событий компании. При активизации данной команды на экране открывается окно списка предстоящих кадровых изменений компании.
После того, как все необходимые действия в окне ввода и редактирования документа выполнены, нужно для сохранения изменений нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений. После проведения документа все сотрудники, включенные в его табличную часть, считаются принятыми на работу.Внутреннее перемещение сотрудников
Для отражения в управленческом кадровом учете операций по переводу сотрудников на другие должности внутри предприятия в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» предусмотрен документ Кадровое перемещение. Чтобы оформить внутреннее перемещение работника, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Кадровое перемещение, и в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Enter. В результате на экране отобразится окно формирования документа, изображенное на рис. 6.13.
Рис. 6.13. Кадровое перемещение компании
Список сотрудников, которых нужно перевести на другие должности, формируется в табличной части данного окна (одним документом можно оформить перевод нескольких сотрудников) на вкладке Сотрудники (см. рис. 6.13). Для добавления нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – при этом в списке появится новая позиция, которой автоматически будет присвоен порядковый номер.
После этого в поле Сотрудник нужно указать работника, который будет переведен на другую должность. Значение данного поля выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Название должности, которую теперь будет занимать переводимый сотрудник, указывается в поле Должность. Значение можно выбрать из раскрывающегося списка. Также для заполнения данного поля можно воспользоваться кнопкой выбора (она находится справа от кнопки раскрывающегося списка) – при нажатии на нее на экране открывается окно справочника должностей, в котором следует выделить курсором требуемую должность и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения предприятия, в которое переводится данный сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника подразделений компании выбрать требуемое значение.ПРИМЕЧАНИЕ
Поля Должность и Подразделение состоят из двух строк, причем верхняя строка не редактируется – в ней серым цветом отображается название соответственно должности и подразделения, где работает сотрудник в данный момент.
В поле С указывается дата первого дня работы сотрудника в новой должности. В поле График работы нужно указать график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на новом месте. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить, вызываемую также нажатием клавиши Delete, или нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу. Например, если оформляется перевод на другую должность на время отпуска другого сотрудника, то в данном поле можно указать: Переведен на эту должность до выхода из отпуска Иванова И.И.
ВНИМАНИЕ
При формировании табличной части документа необходимо учитывать, что все включаемые в список сотрудники должны быть приняты на работу в компанию и до настоящего момента не уволены. В противном случае при попытке проведения документа (для проведения документа нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия▸Провести) на экране отобразится соответствующее предупреждение и сообщение о невозможности проведения документа.
На вкладках Начисления и Взыскания можно сформировать перечни соответственно начислений и взысканий, которые будут применяться к принимаемым на работу сотрудникам.
При необходимости можно перейти в режим просмотра динамики (движения) рабочих мест. Иначе говоря, в данном режиме можно увидеть, каким образом изменялась каждая каждое рабочее место (т.е. когда был принят сотрудник на эту должность, когда был с нее уволен или переведен на другую должность, и т.д.). Для перехода в этот режим нужно в окне Кадровое перемещение выполнить команду Перейти▸Занятые рабочие места – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 6.14.
Рис. 6.14. Список занятых рабочих мест компании
В данном окне по умолчанию установлен фильтр – отображается только та информация, которая относится к текущему документу Кадровое перемещение (т.е. к документу, из которого это окно вызвано).
В крайней слева колонке для каждой позиции списка показывается либо знак «минус», либо знак «плюс». Знак «минус» означает уход сотрудника с должности, а знак «плюс» – вступление его в новую должность. В колонках Подразделение и Должность указывается информация о новом месте работы сотрудника, а в поле Кол. ставок – число занимаемых им ставок.
В колонке Регистратор отображается наименование, номер и дата формирования документа, на основании которого сформированы позиции окна списка занятых штатных единиц.
Чтобы отключить фильтр на отображаемые данные, установленный по умолчанию, нужно в окне списка занятых штатных единиц выполнить команду Действия▸Отключить отбор.
После того, как в окне Кадровое перемещение выполнены все необходимые действия (сформирован список сотрудников, которых необходимо перевести на другие должности, для каждого сотрудника заполнены соответствующие реквизиты), нужно нажать кнопку ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с сохранением всех изменений, во втором случае – изменения будут сохранены без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений.
Учет отсутствий на работе
Для отражения в управленческом кадровом учете факта отсутствия сотрудника на рабочем месте предназначен документ, который так и называется – Отсутствие на рабочем месте. Чтобы оформить такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Отсутствие на рабочем месте, затем в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое изображено на рис. 6.15.
Рис. 6.15. Учет отсутствий на работе
Как обычно, при формировании нового документа поля Номер и Дата регистрации заполняются автоматически, но при необходимости их значения можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение этих полей обязательно.
В поле Сотрудник нужно указать отсутствовавшего на работе сотрудника. Значение данного поля выбирается в окне, которое вызывается с помощью кнопки выбора.
В полях С и По указывается период времени (дни и часы), в течение которого сотрудник отсутствовал на работе. Если был пропущен один день, то значения дат будут идентичны. Даты можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика, а часы выбираются из раскрывающегося списка.
В поле Причина указывается причина, по которой сотрудник не вышел на работу. Значение данного поля выбирается в окне справочника причин отсутствия на работе. Вот несколько наиболее часто встречающихся причин: заболевание, командировка, отпуск ежегодный, отпуск прочий, прогул, отсутствует по невыясненной причине, и др.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Это может быть полезно, например, когда в поле Причина отсутствия установлено значение Отсутствовал по невыясненной причине – для более точного определения причин отсутствия данного сотрудника на работе, а также в иных случаях.
Завершается работа в окне редактирования документа нажатием кнопки ОК или Записать. Документ будет проведен по учету только после нажатия кнопки ОК либо выполнения команды Действия▸Провести. Возможности программы предусматривают отмену проведения документа в случае такой необходимости – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения. Кнопка Записать предназначена для сохранения выполненных изменений без проведения документа по учету. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Вы можете просмотреть список состояний сотрудников, включенных в табличную часть документа Отсутствие на работе в компании. Для перехода в соответствующий режим нужно активизировать команду Действия▸Перейти▸Состояние сотрудников – при этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.16.
Рис. 6.16. Информация о состоянии сотрудников компании
Информация, которая представлена на рис. 6.16, основана на содержимом окна Отсутствие на рабочем месте, которое показано на рис. 6.15.
Увольнение работников
Для оформления увольнения сотрудника в управленческом кадровом учете предназначен документ Увольнение. Чтобы оформить такой документ, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Увольнение, затем в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 6.17.
Рис. 6.17. Увольнение сотрудников
При формировании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и Дата, но при необходимости значения этих полей можно отредактировать по своему усмотрению. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.
В табличной части окна формируется перечень сотрудников, которые должны быть уволены из компании (одним документом можно оформить увольнение как одного, так и нескольких работников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели) – при этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника указывается в поле Сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо нажать клавишу Enter.
В поле Дата увольнения указывается дата увольнения сотрудника. Обычно датой увольнения считается дата последнего дня работы сотрудника в компании. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Причина из раскрывающегося списка следует выбрать причину, по которой сотрудник увольняется из компании. Возможные варианты:
♦ Истечение контракта;
♦ Не прошел испытательный срок;
♦ По распоряжению администрации;
♦ По собственному желанию.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному документу.
Когда документ полностью готов, для его проведения нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия▸Провести. При этом программа проверит, был ли увольняемый работник ранее принят на работу в компанию – в противном случае документ проведен не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется закрытие окна без сохранения выполненных изменений.Глава 7. Планирование занятости персонала компании
Планирование занятости персонала – неотъемлемая часть управленческого кадрового учета. В данной главе мы расскажем о том, как эта задача решается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Планирование участия сотрудников в мероприятиях
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности субъектам хозяйствования иногда приходится принимать участие в различного рода мероприятиях: выставки, семинары, презентации, рекламные акции и т.п. Для участия в подобных мероприятиях требуется определенное количество трудовых ресурсов: кто-то должен вести семинар (или присутствовать на семинаре в качестве слушателя), кому-то необходимо представлять компанию на выставке, и т.д. Для учета и планирования занятости сотрудников в таких мероприятиях в программе предусмотрено ведение документа Регистрация участия сотрудников в мероприятиях.
Чтобы перейти в режим формирования данного документа, нужно выполнить команду главного меню программы Персонал▸Занятость персонала▸Регистрация участия сотрудников в мероприятиях, затем в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Планирование участия в мероприятиях
На рис. 7.1 показано окно, в котором уже заполнены все реквизиты. При первом открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения данных полей формируются системой автоматически, но в случае необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (в поле От можно также ввести значение с помощью календаря).
В поле Мероприятие указывается название мероприятия, в котором планируется участие сотрудников компании. Выбор значения осуществляется в окне справочника, которое выводится на экран с помощью клавиши F4 или кнопки выбора.
В табличной части окна формируется список сотрудников, которые участие которых планируется в данном мероприятии, и определяется роль каждого сотрудника. Для добавления в список сотрудника нужно воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате в табличной части появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Выбор сотрудника осуществляется в поле Сотрудник – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать нужного сотрудника.
После этого в поле Участвует в нужно указать этап мероприятия, в котором планируется участие данного сотрудника. Если сотрудник должен принять участие на нескольких этапах мероприятия, то для каждого этапа нужно ввести отдельную позицию в списке. Чтобы заполнить данное поле, нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране отображается окно, в котором представлен состав мероприятия (состав мероприятия определяется в режиме его редактирования в справочнике мероприятий). В данном окне нужно выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Затем в поле Как нужно определить роль сотрудника в данном мероприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Слушатель, Участник либо Ответственный.
Для изменения сортировки данных в списке предназначены команды контекстного меню Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию.
С помощью команды Действия▸Перейти▸Событийный план занятости физлиц осуществляется переход в режим просмотра планируемой занятости сотрудников компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором приводится список сотрудников, занятых в мероприятиях. По умолчанию установлен фильтр на отображаемые данные (показана только информация из текущего документа). Для отключения фильтра и просмотра всей имеющейся информации следует воспользоваться командой Действия▸Отключить отбор.
Для каждой позиции списка в соответствующих полях отображается дата участия сотрудника в мероприятии, ФИО участника, название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано участие сотрудника в мероприятии, занятость сотрудника в мероприятии (Занято либо Свободно), этап мероприятия, в котором участвует сотрудник, роль, отведенная сотруднику в данном мероприятии (Слушатель, Участник либо Ответственный).
Чтобы сформировать печатную форму списка участников мероприятия, нужно воспользоваться командой контекстного меню Вывести список – при этом на экране откроется окно, в котором указывается тип печатного документа (текстовый либо табличный) и определяются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. После этого в данном окне нужно нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Планирование встреч
Многим из нас в процессе работы часто приходится устраивать различные встречи: с посетителями, с коллегами, с руководством, с подчиненными и т.д. Для планирования подобных встреч и отражения их в управленческом учете предназначен документ Встречи. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Встречи. В результате откроется окно списка документов, в котором нужно выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 7.2.
Рис. 7.2. Планирование встреч
В данном окне заполняются следующие параметры.
♦ Номер и Дата регистрации – значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.
♦ Место – в данном поле указывается место проведения планируемой встречи. Значение данного поля выбирается в окне справочника территорий компании, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (с этим справочником мы познакомились ранее). Если нажать не кнопку выбора, а расположенную справа кнопку Подобрать свободное помещение, то в открывшемся окне будут представлены для выбора только те помещения, которые во время проведения встречи являются свободными.
♦ Дата и Начало – в данных полях указывается дата и точное время начала планируемой встречи. Поле Дата можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а значение поля Начало выбирается из раскрывающегося списка.
♦ Продолж-ть – в данном поле с клавиатуры указывается продолжительность планируемой встречи. Это значение указывается в часах.
Также окно включает в себя две вкладки: Встреча и Планирование. Здесь указываются физические лица, с которыми запланирована данная встреча. На вкладке Встреча с клавиатуры можно ввести произвольное описание предстоящей встречи или совещания, а список участников предстоящей встречи формируется на вкладке Планирование. Чтобы добавить в список участников встречи новую позицию, нужно в левой части вкладки выполнить команду контекстного меню Подобрать, и в открывшемся окне указать участников встречи. В правой части вкладки отображается диаграмма Ганта, в которой представлены сведения о занятости участников встречи и помещений (в диаграмме учтены только те помещения, в режиме редактирования которых установлен флажок Для встреч).
Для удаления позиции из списка участников щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Бронирование помещений для встреч
Планируя занятость персонала компании, следует учитывать такой важный момент, как занятость помещений. Это необходимо, например, при планировании встреч, чтобы избежать назначения более чем одной встречи в одном и том же помещении в одно и то же время.
Данная задача решается с помощью документа Резервирование помещений. Он позволяет отразить в управленческом кадровом учете все необходимые сведения о свободных и занятых помещениях компании по состоянию на любой момент времени.
Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить команду главного меню Предприятие▸Территории▸Резервирование помещений, и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 7.3.
Рис. 7.3. Планирование занятости помещений
В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле Дата регистрации – дата и время его формирования. При создании нового документа эти поля заполняются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры.
С помощью соответствующего переключателя указывается состояние помещения, возможные варианты – Занято или Недоступно.
Выбор помещения осуществляется в поле Помещение. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника помещений выбрать требуемое значение.
В поле Начиная с вводится дата и время, начиная с которого помещение принимает указанное выше состояние. Данное поле можно заполнить с клавиатуры, с помощью календаря или из раскрывающегося списка. В поле Дней вводится количество дней, а в поле Часов и минут – количество часов, в течение которых помещение будет пребывать в указанном выше состоянии. Учтите, что если в поле Занятость установлено значение Свободно, то поля Дней и Часов будут недоступными для редактирования. Вместо них будет отображаться поле До, в котором указывается дата и время, до которого помещение будет недоступным для использования.
С помощью команды Действия▸Перейти▸Планируемая занятость помещений осуществляется переход в режим просмотра занятости помещений компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором по умолчанию будет установлен фильтр на отображаемые данные (показана информация, соответствующая текущему документу). Чтобы отключить этот фильтр, нужно выполнить команду Действия▸Отключить отбор.
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:
♦ название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано данное состояние помещения;
♦ название помещения в соответствии со справочником помещений;
♦ информация о том, когда помещение занято, когда недоступно, а когда – свободно.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.Глава 8. Учет заработной платы
В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» реализована возможность ведения как регламентированного, так и управленческого учета заработной платы. В данной главе мы рассмотрим, как это делается в обоих случаях.
Регламентированная заработная плата
В рассматриваемой конфигурации учет регламентированной заработной платы представляет собой поэтапный процесс, состоящий из нескольких шагов. В первую очередь следует заполнить соответствующие справочники (описание многих из них приведено выше), составить табель учета рабочего времени, сформировать первичную документацию. Далее начисляется заработная плата с параллельным расчетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ), выполняется подготовка зарплаты к выплате, и оформляются документы на выплату зарплаты. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда. Отдельный механизм для расчета и отражения в учете взносов в ПФР.
В нижеследующих разделах мы узнаем, как ведется работа на всех основных этапах регламентированного учета заработной платы.
Формирование табеля
Возможности программы предусматривают формирование табелей учета рабочего времени за разные промежутки времени (например, месяц или полмесяца). Для перехода в режим работы с табелями выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Ввод табелей учета рабочего времени – в результате откроется окно списка табелей, изображенное на рис. 8.1.
Рис. 8.1. Перечень готовых табелей
Здесь содержатся все созданные ранее табеля учета рабочего времени. Каждый табель имеет собственный индивидуальный номер, и формируется на конкретный период времени, причем можно составлять табеля как по всей организации, так и отдельно по каждому входящему в ее состав структурному подразделению.
Чтобы сформировать табель учета рабочего времени, нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования табеля (для перехода в режим просмотра и редактирования табеля дважды щелкните на нем мышью), которое показано на рис. 8.2.
Рис. 8.2. Заполнение табеля
В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите организацию, по которой формируется табель. Этот параметр является обязательным для заполнения. Если табель составляется отдельно для каждого структурного подразделения, то в поле Подразделение укажите соответствующее подразделение. Но это не обязательно, и если данное поле оставить пустым, то при автоматическом заполнении табличной части окна (о том, как это делать, будет рассказано чуть ниже) в список будут включены все работники организации, указанной в поле Организация.
В поле Месяц из раскрывающегося списка нужно выбрать месяц, за который формируется табель. Но, как мы уже отмечали ранее, формировать табель можно не только за месяц, но и за любой произвольный промежуток времени – это определяется с помощью переключателя, расположенного под данным параметром. Если вы хотите сформировать табель на полмесяца, то установите переключатель в положение, соответствующее первой или второй половине месяца. Если же требуется составить табель за произвольный промежуток времени, установите переключатель в последнее положение и в расположенных справа полях введите начальную и конечную даты этого промежутка времени.
Список сотрудников, включаемых в данный табель, формируется в табличной части окна. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного заполнения табеля используйте кнопку Добавить, после чего в поле Сотрудник выберите сотрудника из соответствующего справочника и с клавиатуры заполните сведения об использовании этим сотрудником рабочего времени. Если же вы хотите заполнить табель автоматически (что намного удобнее), нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду По всем сотрудникам. При этом в список будут включены все сотрудники, которые на данный момент работают в организации, указанной в поле Организация (а если указано еще и подразделения, то только сотрудники этого подразделения). Отметим, что при автоматическом заполнении списка сотрудников каждому сотруднику по умолчанию проставляется по всем рабочим дням отработка 8 часов (значение Я8), а по всем выходным дням – значение В.
Учтите, что для заполнения табеля рабочего времени нужно знать условные обозначения использования рабочего времени, определенные действующим законодательством.
Справа от параметров настройки времени находится переключатель Способ ввода времени (см. рис. 8.2), с помощью которого можно задать требуемое представление данных в табеле. Возможные варианты – По дням периода или Сводно, в целом за период. Рассмотрим оба варианта.
При выборе варианта По дням периода (кстати, именно этот вариант предлагается использовать по умолчанию) данные в табеле будут представлены так, как показано на рис. 8.2. Если же выбрать вариант Сводно, в целом за период, то представление табеля изменится – информация будет показана не отдельно по каждому рабочему дню, а сразу по нескольким дням.
Если вы заполнили табель в режиме По дням периода, а после этого переключились в режим Сводно, в целом за период, то перечень необходимых колонок будет сформирован автоматически – на основании введенных вами данных. Однако набор колонок вы можете определять самостоятельно – для этого нужно нажать кнопку Изменить состав колонок, и в открывшемся окне путем установки соответствующих флажков укажите колонки (список выбранных колонок отображается в верхней части окна), после чего нажмите кнопку ОК.ПРИМЕЧАНИЕ
Отметим, что для включения в один табель можно выбрать не более шести вариантов использования рабочего времени.
В нижней части окна в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному табелю. Готовый табель можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна (предварительно следует провести или записать документ).
Оформление договора подряда
С работниками, не состоящими в штате, обычно заключаются договоры гражданско-правового характера на выполнение определенных работ. Характерный пример —договор подряда, но также к договорам гражданско-правового характера относятся и авторские договоры.
Возможности программы предусматривают оформление договоров гражданско-правового характера с последующим расчетом и начислением причитающейся по ним оплаты. Для начисления оплаты используется документ Начисление зарплаты сотрудникам, описание которого будет приведено позже, а здесь расскажем о том, как осуществляется оформление договоров гражданско-правового характера.
Чтобы войти в режим работы с такими договорами, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Плановые начисления▸Договоры на выполнение работ с физ. лицом. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 8.3.
Рис. 8.3. Список заключенных ранее договоров
В данном окне отображается перечень всех договоров гражданско-правового характера, заключаемых с физическими лицами. Для каждой позиции показывается следующая информация:
♦ признак проведенного/непроведенного документа;
♦ дата формирования документа;
♦ его порядковый номер в конфигурации;
♦ название организации, заключившей договор с физическим лицом;
♦ название подразделения этой организации;
♦ ФИО физического лица;
♦ сумма договора;
♦ ответственный за оформление договора сотрудник;
♦ произвольный комментарий.
Чтобы оформить договор гражданско-правового характера, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированного ранее договора, дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование договоров гражданско-правового характера осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.4.
Рис. 8.4. Ввод и редактирование договора
В данном окне параметры Номер и от заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования большинства других документов конфигурации, рассмотренных нами ранее.
В поле Организация нужно указать название организации, которая заключила договор гражданско-правового характера с физическим лицом. Выбор значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций. В поле Подразделение можно указать название структурного подразделения предприятия, курирующего данный вид деятельности (этот параметр не является обязательным для заполнения).
В поле Сотрудник укажите физическое лицо, с которым заключается договор. Выбор значения осуществляется в окне справочника сотрудников, но учтите, что для выбора будут доступны только те сотрудники, которым при оформлении в поле Вид договора указано значение Договор подряда (выполнение работ, оказание услуг) или Авторский договор.
Условия заключаемого договора указываются в области Условия договора. В поле Договор отображается вид договора, который назначен сотруднику, указанному в поле Сотрудник, причем это значение изменить вы не сможете. Для авторских договоров в расположенном ниже поле из раскрывающегося списка выбирается вид авторского договора – Авторского заказа, Лицензионный или Об отчуждении исключительных прав.
В полях Сроки с до указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого должны быть выполнены и сданы все работы по договору.
В поле Начисление нужно указать вид расчета по договору. Требуемое значение выбирается в окне справочника дополнительных начислений организации, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Для договоров подряда в данном поле по умолчанию предлагается значение Оплата по договорам подряда, для авторских договоров – значение Оплата авторских договоров или Оплата лицензионных договоров (в зависимости от выбранного вида авторского договора).
В поле Оплата определяется порядок оплаты данного договора. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Однократно в конце срока или Ежемесячно.
Сумма, которая подлежит оплате по данному договору, указывается в поле Стоимость, а в расположенном справа поле из раскрывающегося списка выбирается валюта, в которой выражена эта сумма. Если в поле Оплата установлено значение Однократно в конце срока, то указанная сумма должна быть выплачена единовременно по окончании срока действия договора, а если в поле Оплата выбрано значение Ежемесячно, то данная сумма должна оплачиваться ежемесячно в течение всего срока действия договора.
В поле Код вычета можно указать код профессионального вычета, который может быть предоставлен при исчислении НФДЛ с начисленных по данному договору сумм. Что касается параметров Ответственный и Комментарий, то с ними мы уже неоднократно сталкивались при оформлении других документов конфигурации.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действие▸Провести или нажмите кнопку ОК. В результате начисление по данному договору будет зарегистрировано в плановых начислениях сотрудника в соответствии со сроками договора. Кроме этого, сотрудник будет внесен в отдельный список физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера.
Чтобы просто сохранить договор, без проведения его по учету, нажмите кнопку Записать.
Готовый договор следует распечатать, после чего он должен быть подписан как со стороны организации, так и со стороны исполнителя работ. Чтобы получить печатную форму документа, нажмите кнопку Печать.
Начисления за сверхурочную работу
По закону все сверхурочно отработанные сотрудниками часы должны быть зарегистрированы и оплачены. Для отражения в учете сверхурочных часов, отработанных сотрудниками предприятия, в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначен документ Оплата сверхурочных часов, который вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Оплата сверхурочных часов. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Оплата сверхурочных, которая находится в панели функций на вкладке Расчет зарплаты. В любом случае на экране отображается список сформированных ранее документов на регистрацию сверхурочно отработанных часов (рис. 8.5).
Рис. 8.5. Документы на оплату сверхурочных
Все документы на оплату сверхурочных, которые формируются в конфигурации, автоматически включаются в данный список. Для каждого документа показаны следующие сведения: признак проведенного/непроведенного документа, дата и время формирования документа, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, месяц и год, в котором зафиксированы сверхурочные работы, список сверхурочно работавших сотрудников, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий.
В верхней части окна находится параметр Организация, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в списке документы. Для этого установите флажок, и из раскрывающегося списка выберите название организации, документы которой должны быть включены в список. Чтобы вернуться к работе с полным списком документов, снимите этот флажок.
Чтобы зарегистрировать сверхурочную работу сотрудников, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.6.
Рис. 8.6. Оформление документа на регистрацию сверхурочных часов
Вверху окна содержится ряд стандартных параметров, которые нам уже хорошо знакомы: Организация, Номер, от и Ответственный. Они заполняются так же, как и в окнах редактирования других документов конфигурации, с которыми мы познакомились в предыдущих главах и разделах книги. Отметим, что из них необязательным для заполнения является только поле Ответственный.
В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором выполнялись сверхурочные работы. Другими словами, начисление за сверхурочную работу будет отражено в расчетном листке того месяца, который указан в данном поле.
В табличной части окна формируется список сверхурочно работавших сотрудников. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Далее рассмотрим оба варианта.
Для ручного формирования списка сотрудников используйте кнопку Добавить или клавишу Insert. Для новой позиции порядковый номер будет сформирован автоматически, после чего в поле Сотрудник нужно указать работавшего сверхурочно. После этого автоматически будут заполнены поля Подразделение и Часовая тарифная ставка. Часовую тарифную ставку можно изменить вводом требуемого значения с клавиатуры.
В поле Дата выхода укажите дату выхода сотрудника на работу.
В полях Часы в 1,5-м размере и Часы в 2-м размере с клавиатуры введите количество отработанных часов, подлежащих оплате соответственно в 1,5-м и 2-м размере. После этого на основании введенных значений, а также часовой тарифной ставки программа автоматически рассчитает сумму к выплате, которая отобразится в колонке Результат.ПРИМЕЧАНИЕ
Если сотрудник в течение месяца несколько раз выходил на работу сверхурочно, то нужно включить его в список столько раз, сколько раз он выходил на работу (то есть для каждой даты выхода сформировать отдельную позицию).
Для автоматического заполнения табличной части окна нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Списком сотрудников. При активизации данной команды на экране отобразится окно, изображенное на рис. 8.7, в котором настраиваются параметры отбора сотрудников для включения в список.
Поделиться книгой: