Помоги проекту - поделись книгой:
Управленческий учет позволяет вести учет кадров в рамках всей корпорации, планировать потребность в персонале, вести подбор кадров, осуществлять планирование занятости персонала, а также выполнять некоторые друге операции.
Регламентированный кадровый учет предусматривает документальное оформление отношений с сотрудниками в строгом соответствии с действующим законодательством (трудовые договора, отпуска, командировки и т.д.), а также ведение персонифицированного и воинского учета.
В данной главе мы рассмотрим порядок ведения регламентированного кадрового учета в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Основной документ, который определяет кадровую политику предприятия – это его штатное расписание. Поэтому именно с ним мы и познакомимся в первую очередь.
Штатное расписание
Штатное расписание – главный элемент кадрового учета, во многом определяющий стратегию работы с персоналом. Каждое предприятие разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности, специфики кадровой политики и иных факторов.
Чтобы открыть штатное расписание, выберите команду Кадровый учет▸Штатное расписание, или воспользуйтесь ссылкой Штатное расписание, которая расположена в панели функций на вкладке Кадровый учет. Окно штатного расписания представлено на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Работа со штатным расписанием
Если в состав компании входит несколько организаций, то в поле Организация следует указать ту, штатное расписание которой вас интересует.
Окно состоит из двух больших частей. Слева представлен список подразделений, справа отображается список должностей для текущего подразделения – в том случае, если с помощью кнопки По подразделению, расположенной в инструментальной панели окна, включен режим отображения должностей по подразделению. Если отключить этот режим (это делается нажатием кнопки), то в правой части окна отобразится полный список должностей по всей организации.
Сведения о должностях представлены в соответствующих полях, которые размещаются на двух строках для каждой должности. Название активного в данный момент поля подсвечивается более темным цветом (например, на рис. 4.1 курсор установлен в поле Вид тарифной ставки). Для каждой позиции списка представлены следующие сведения: название должности; число выделенных для нее ставок; вид ставки (дневная, месячная и т.д.); валюта ставки; минимальный размер ставки в соответствии с ее видом (если ставка дневная – то размер ставки отображается за один рабочий день, если ставка месячная – то размер ставки отображается за один месяц, и т.д.); максимальный размер ставки в соответствии с ее видом; название графика работы; сведения об особых условиях труда (при наличии таковых).
Для включения в штатное расписание новой штатной единицы нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра и редактирования данных о штатной единице дважды щелкните на ней мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Режим ввода, просмотра и редактирования штатных единиц
В данном окне с помощью параметра Подразделение нужно указать название подразделения, в котором открыта данная штатная единица. Нажмите клавишу F4, и в открывшемся окне справочника подразделений выбрать нужное подразделение. Аналогичным образом в поле Должность выбирается должность, для которой создается штатная единица.
Далее следует приступить к заполнению параметров, находящихся на вкладке Штатная единица (см. рис. 4.2). В поле Количество ставок укажите число вакансий, имеющихся для данной должности. Например, если штатное расписание подразумевает наличие трех менеджеров, то в поле Должность выберите значение Менеджер, а в поле Количество ставок – значение 3.
Далее в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести минимальный и максимальный размеры ставки для данной штатной единицы.
После этого в поле Вид ставки нужно из раскрывающегося списка выбрать вид данной ставки. Возможные варианты – Месячная, Дневная и Часовая. В зависимости от значения данного поля впоследствии будет осуществляться расчет заработной платы сотрудникам.
В поле График работы для данной штатной единицы указывается график работы. Для выбора значения данного поля также следует воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне справочника графиков установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Если работа в данной должности подразумевает наличие особых условий труда, то в поле Условия труда из раскрывающегося списка нужно выбрать код этих условий.
В поле Валюта ставки указывается валюта, в которой выражается минимальная и максимальная ставка. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.СОВЕТ
В нижней части вкладки можно сформировать перечень надбавок для данной штатной единицы. В данном случае надбавка – это дополнительное денежное вознаграждение (выплата), которое выплачивается сверх ставки. Надбавки могут выплачиваться в разных случаях: например, в виде премии за получение выдающихся результатов, в виде дополнительных выплат за вредные условия труда и др.
При отсутствии надбавок для данной штатной единицы список надбавок может не заполняться.
Чтобы ввести новую надбавку, выполните команду Действия▸Добавить. В поле Вид надбавки из справочника основных начислений по организации, вызываемого нажатием кнопки выбора или клавиши F4, выбирается вид надбавки. После этого указываются показатели для расчета начисления (например, процент от ставки), которые зависят от настроек, произведенных для выбранной надбавки в справочнике основных начислений по организации.
На вкладке Дополнительно с клавиатуры можно ввести дополнительные сведения о штатной единице – например, сформулировать должностные обязанности и требования к кандидату.
Справа внизу окна находится поле строка штатного расписания действует с, где нужно указать дату, с которой вводится данная штатная единица. Этот параметр является обязательным для заполнения – в противном случае провести документ не удастся.
Завершается ввод или редактирование сведений о штатной единице нажатием кнопки ОК или Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Чтобы распечатать штатное расписание, нажмите в верхней части окна (см. рис. 4.1) кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите команду Форма Т-3, после чего в открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать. В результате будет сгенерировано штатное расписание предприятия по форме № Т-3.
Оформление трудового договора
Для перехода в режим подготовки и вывода на печать трудового договора нужно выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Сотрудники. При активизации данной команды на экране откроется окно формирования трудового договора, изображенное на рис. 4.3.
Рис. 4.3. Список сотрудников предприятия
Это окно представляет собой справочник сотрудников предприятия по всем входящим в его состав организациям. В левой части окна по умолчанию отображается перечень организаций и структурных подразделений каждой из них. Над этим перечнем находится поле с раскрывающимся списком, в котором можно изменить формат представления данных: например, вы можете включить группировку не по подразделениям, а по виду договора или по структуре компании. Чтобы открыть список сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, выберите в раскрывающемся списке значение По виду договора, и щелчком мыши выделите позицию Трудовые договоры (так, как показано на рис. 4.3).
В правой части окна отображается список сотрудников по подразделению, организации или виду договора, на котором установлен курсор в левой части окна. Для каждого сотрудника в соответствующих колонках отображается ФИО, название подразделения, название должности, вид договора и дата принятия на работу.
Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, нужно добавить этого сотрудника в данный справочник. Для добавления сотрудника нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.4. Отметим, что в начале эксплуатации программы при нажатии кнопки Добавить открывается окно Помощника устройства на работу, в котором в пошаговом режиме вводится необходимый минимум данных о сотруднике. Здесь мы не будем рассматривать этот режим работы, поскольку он прост в использовании и интуитивно понятен. Отметим лишь, что Помощник будет появляться при нажатии кнопки Добавить до тех пор, пока на последнем этапе его работы вы не отключите его дальнейшее появление, установив соответствующий флажок.
Рис. 4.4. Добавление сотрудника в справочник
Если добавляемый сотрудник ранее не был внесен в справочник физических лиц – установите переключатель, который находится в верхней части окна, в положение Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц. Если же информация о данном человеке ранее была внесена в справочник физических лиц – вы можете просто выбрать его оттуда. Для этого установите переключатель в положение Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц, затем щелкните на расположенной справа ссылке, и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите требуемое значение. В этом случае личные данные добавляемого сотрудника будут перенесены из справочника физических лиц.
Далее мы будем рассматривать процесс добавления сотрудника «с нуля»», то есть не переносом его личных данных из справочника физических лиц, а путем ввода их в окне добавления сотрудника.
В поле Имя с клавиатуры вводится фамилия, имя и отчество сотрудника. После этого они автоматически будут подставлены в поля ФИО.
Дальнейшие действия по добавлению сотрудника выполняются на вкладках Общие, Дополнительно, а оформление трудового договора осуществляется на вкладке Трудовой договор.
На вкладке Общие вводятся личные данные сотрудника, а также ряд сведений общего характера. В поле Дата рождения с клавиатуры нужно ввести дату рождения сотрудника, а в поле Пол из раскрывающегося списка выбрать его половую принадлежность. Затем в соответствующих полях вводится страховой номер Пенсионного фонда России, код налоговой инспекции, а также индивидуальный номер налогоплательщика. В поле Вид договора указывается вид договора, который был заключен с данным сотрудником администрацией предприятия. Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, укажите в данном поле значение Трудовой договор (оно предлагается по умолчанию). В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую оформляется данный сотрудник.
В поле Табельный № указывается табельный номер сотрудника. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Наименование из раскрывающегося списка выбирается вариант представления сотрудника, под которым он будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. Если ни один из предложенных вариантов вас не устраивает – можете ввести требуемое значение с клавиатуры (длина значения – не более 15 символов).
После этого нужно указать вид занятости данного сотрудника на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид занятости, возможные варианты – Основное место работы (это значение предлагается использовать по умолчанию), Внешнее совместительство и Внутреннее совместительство.
На вкладке Дополнительно можно ввести дополнительные сведения произвольного характера, относящиеся к данному сотруднику.
Для оформления трудового договора нужно перейти на вкладку Трудовой договор, которая открыта на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Оформление трудового договора
Номер и дата трудового договора указываются в полях соответственно Договор № и от. В полях Действует с по указываются соответственно начальная и конечная даты срока действия трудового договора. Отметим, что начальная дата может не совпадать с датой заключения договора, а конечную дату можно не указывать – в этом случае договор будет считаться бессрочным.
В полях Подразделение и Должность указывается соответственно название подразделения и должности нового сотрудника. В поле График работы указывается график работы, в соответствии с которым он будет исполнять свои обязанности. Требуемое значение выбирается в окне справочника графиков работ, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Кол. ставок укажите количество ставок, на которое принимается сотрудник. По умолчанию в данном поле предлагается значение 1,00, что соответствует одной ставке. Если же сотрудник принимается, например, на полторы ставки, введите в данном поле значение 1,5.
После этого в соответствующих полях укажите вид расчета (значение этого параметра выбирается в окне справочника основных начислений организации, но данное поле не является обязательным для заполнения), сумму тарифной ставки или должностного оклада, а также валюту, в которой выражена ставка (оклад).
Вы можете распечатать трудовой договор с сотрудником – для этого нужно нажать кнопку Трудовой договор, которая находится внизу окна, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду Трудовой договор.
Все трудовые договоры сохраняются в отдельном списке. Для перехода в режим работы с трудовыми договорами предназначена команда главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Трудовые договоры. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Трудовые договоры, которая находится в панели функций на вкладке Кадровый учет. В любом случае на экране отобразится окно списка трудовых договоров, из которого с помощью команды Действия▸Добавить можно перейти в режим оформления нового трудового договора. Ввод и редактирование трудового договора осуществляется так же, как и при его оформлении из справочника сотрудников.
Приказ о приеме на работу
Чтобы надлежащим образом оформить прием сотрудника на работу в организацию в соответствии с правилами регламентированного кадрового учета, в программе предусмотрено ведение документа Прием на работу в организацию. Печатная форма этого документа представляет собой приказ о приеме на работу, оформленный в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы оформить прием сотрудника на работу, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Прием на работу в организацию, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Составление приказа о приеме на работу
В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле От – дата и время его формирования. Значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, однако их можно отредактировать по своему усмотрению.
В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую принимается на работу сотрудник. Затем в табличной части окна формируется перечень лиц, принимаемых на работу в организацию, которая указана в поле Организация. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При выполнении любого из этих действий в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Далее необходимо определить значения следующих параметров:
♦ Подразделение – в этом поле указывается название структурного подразделения предприятия, в котором будет работать сотрудник. Данное поле заполняется с помощью кнопки выбора. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно списка подразделений той организации, которая указана в поле Организация. В данном окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
♦ Должность – здесь нужно указать должность, которую будет занимать принимаемый на работу сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране откроется окно справочника должностей, в котором необходимо выделить курсором нужную должность и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter. Данный параметр можно заполнить также из раскрывающегося списка, в котором представлен перечень должностей только для выбранного ранее подразделения.
♦ Ставка – в данном поле указывается количество ставок, выделяемых данному сотруднику. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
♦ Дата приема – в данном поле указывается первый день работы сотрудника в данной должности. Заполнение данного поля обязательно, это можно сделать с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
♦ Испытательный срок – если сотрудник принимается на работу с условием успешного прохождения испытательного срока, то в данном поле указывается продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. Требуемое значение вводится с клавиатуры либо с помощью калькулятора, с точностью до одного знака после запятой.
♦ Условия приема на работу – в данном поле можно ввести дополнительные условия приема данного сотрудника на работу.
♦ График работы – в данном поле указывается график работы, в соответствии с которым сотрудник будет исполнять свои обязанности.
Информация о том, каким образом будет начисляться принимаемым на работу сотрудникам заработная плата и прочие выплаты, вводится на вкладке Начисления. Здесь нужно сформировать список сотрудников, и по каждому из них указать порядок начисления всех причитающихся выплат. При этом можно включать в список одного и того же сотрудника несколько раз – в соответствии с количеством относящихся к нему видов расчета (выплат).
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.
Для печати документа предназначена кнопка Печать, которая расположена в нижней части окна. При нажатии на эту кнопку открывается подменю с командами Форма Т-1 и Форма Т-1а. Если выполнить команду Форма Т-1, то на экране отобразится приказ о приеме на работу по форме Т-1. Реквизиты печатной формы документа будут заполнены в соответствии с данными, веденными в окне формирования документа. При активизации команды Форма Т-1а будет сформирована печатная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме Т-1а.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Приказ об увольнении с работы
Чтобы оформить увольнение работника из организации в соответствии с действующим законодательством, в конфигурации предусмотрено формирование документа Увольнение из организаций. При выводе на печать этот документ формируется в виде Приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками по форме Т-8 либо Т-8а.
Чтобы сформировать новый документ Увольнение из организаций, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Кадровый учет▸Увольнение из организаций, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или в инструментальной панели нажать кнопку Добавить. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Подготовка приказа на увольнение
В первую очередь при формировании нового документа определяются значения полей Номер и От. Эти поля заполняются автоматически в момент создания нового документа, но при желании их значения можно отредактировать с клавиатуры по своему усмотрению (поле От можно заполнить также с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.
В поле Организация указывается название организации, из которой увольняется сотрудник или несколько сотрудников, указанные в табличной части документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав компании.
В табличной части окна формируется список сотрудников, увольняемых из организации (одним документом можно оформить увольнение нескольких сотрудников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
После этого в поле Сотрудник выбирается сотрудник, которого нужно уволить. Для заполнения данного поля нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране откроется окно, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Дата увольнения указывается дата последнего дня работы сотрудника в данной должности. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Основание указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое раскрывающегося списка может зависеть от особенностей организации кадрового учета на конкретном предприятии. Ниже перечислены примеры оснований для увольнения, которые характерны для большинства предприятий:
♦ По собственному желанию – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является его заявление с просьбой об увольнении.
♦ По решению администрации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является соответствующее распоряжение (приказ) администрации. Так обычно оформляется, например, увольнение сотрудника по причине несоответствия его занимаемой должности, либо за несоблюдение трудовой дисциплины, и т.д.
♦ В связи с переходом на другую работу внутри организации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника может являться как его заявление о переводе (если работник переходит на другую работу по собственному желанию), так и соответствующее распоряжение (приказ) администрации (если перевод на другую работу осуществляется без согласия работника).
♦ В связи с сокращением штатов – если сотрудник увольняется в связи с сокращением штатов, то основанием для увольнения будет соответствующее распоряжение (приказ) администрации.
В поле Статья ТК РФ следует указать статью Трудового кодекса Российской Федерации, по которой сотрудник увольняется из организации. Для этого нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника оснований увольнения (статей ТК РФ) выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Параметры Компенсация, Порядок расчета, Дней, Рабочий год и По предназначены для ввода данных, необходимых для расчета компенсации или удержаний перед увольнением. Например, если у сотрудника имеется неиспользованный отпуск, то ему причитается компенсация, а если он имеет задолженность перед организацией – эту сумму с него следует удержать. Это и нужно указать в поле Компенсация, где из раскрывающегося списка выбирается значение Компенсация или Удержание. В поле Порядок расчета выбирается порядок расчета – По шестидневке или По календарным дням. В поле Дней вводится число дней, за которое производится перерасчет, а в полях Рабочий год и По – соответственно начальная и конечная даты периода времени, за который производится перерасчет.
Поле Комментарий, которое расположено под табличной частью окна, предназначено для ввода с клавиатуры произвольного комментария к текущему документу. Например, при увольнении нескольких сотрудников за несоблюдение трудовой дисциплины в данном поле можно ввести текст Несоблюдение трудовой дисциплины.
С помощью команд, расположенных в подменю Действия▸Перейти, осуществляется переход в режим просмотра списков сотрудников организации, занятых штатных единиц организации и состояний (статусов) сотрудников организаций. Во всех окнах, открываемых при активизации соответствующих команд, по умолчанию будет применен фильтр на отображаемые данные по текущему документу. Этот фильтр можно отключить только в окне списка занятых штатных единиц организаций – для отключения фильтра предназначена команда Действия▸Отключить отбор.
Сформированный документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о прекращении действия рудового договора по форме Т-8 или Т-8а. Для этого нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся подменю выбрать требуемую форму документа.
Если в табличную часть окна внесено несколько сотрудников, то можно изменять порядок их следования в списке – для этого предназначены команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз. Чтобы удалить позицию из списка, нужно воспользоваться командой контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом необходимо учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
После ввода всех необходимых данных документ нужно провести по учету – для этого предназначена команда Действия▸Провести, вызываемая также нажатием кнопки ОК. Кнопка Записать предназначена для сохранения изменений без закрытия окна документа. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Приказ о переводе на другую работу
Чтобы оформить перевод работника на другую работу внутри организации в соответствии с действующим законодательством, в программе предусмотрено ведение документа Кадровое перемещение организаций. Этот документ выводится на печать в форме Приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме Т-5 либо Т-5а.
Для перехода в режим формирования документа Кадровое перемещение организаций выполните команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Кадровое перемещение организаций, и в инструментальной панели открывшегося окна нажмите кнопку Добавить, или нажмите клавишу Insert. В любом случае откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Подготовка приказа о внутреннем перемещении работников
Как и при формировании многих других документов, значения полей Номер и От будут сформированы автоматически, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению (поле Номер – с клавиатуры, поле От – с клавиатуры либо с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.
В поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать наименование организации, к которой относится переводимый на другую работу сотрудник (сотрудники). Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав компании.
Параметр Индексация заработка с коэффициентом используется, когда данным документом оформляется повышение тарифных ставок сотрудников, производимое по предприятию в целом, которое учитывается при исчислении среднего заработка. В этом случае нужно установить данный флажок, и в расположенном справа поле с клавиатуры ввести коэффициент индексации.
Если перемещение сотрудников осуществляется между обособленными подразделениями организации, то в полях Откуда и Куда нужно указать названия этих подразделений (выбор значений осуществляется из раскрывающихся списков).
В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, переводимых на другую работу внутри организации (одним документом можно оформить перевод на другую работу сразу нескольких сотрудников). Новая позиция добавляется в список стандартным образом – с помощью команды Добавить, расположенной в контекстном меню, либо соответствующей кнопки инструментальной панели. У новой позиции в списке номер будет сформирован автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно нажать кнопку выбора, в открывшемся окне щелчком мыши выделить переводимого на другую работу сотрудника и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. В поле С указывается дата, с которой сотрудник перемещается на другое место работы. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в которое перемещается сотрудник. Выбор значения осуществляется в окне списка подразделений, которое вызывается с помощью кнопки выбора. В поле Должность аналогичным образом выбирается название должности, которую после перемещения будет занимать сотрудник. После этого в поле Ставка нужно указать число ставок, на которое переводится сотрудник. В поле График работы нужно указать график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на новом месте. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Основание перемещения можно указать, на основании чего осуществляется внутреннее перемещение сотрудников. Это может быть, например, приказ руководства, распоряжение администрации, и т.д.
В поле Комментарий с клавиатуры можно ввести произвольный комментарий к текущему документу – например, Перевод на время отпускного сезона.
Что касается сведений о начислениях, то они вводятся на вкладке Начисления по тем же правилам, что и при приеме сотрудника на работу (подробнее см. выше соответствующий раздел).
Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся меню выбрать требуемый вид документа; возможные варианты – Форма Т-5 и Форма Т-5а.
Для проведения документа по учету нужно после ввода всех данных выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК.Приказ о предоставлении отпуска
В соответствии с действующим законодательством каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, а в некоторых случаях – и на другие отпуска (для учебы, или без сохранения заработка, и т.д.).
В рассматриваемой конфигурации для учета отпусков организации предназначен документ Отпуска организации.
ВНИМАНИЕ
Перед тем как оформлять приказы о предоставлении отпуска, следует сформировать график отпусков. Переход в режим работы с графиками отпусков осуществляется с помощью команды главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Ввод графиков отпусков организаций.
Для создания документа Отпуска организации выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Отпуска организаций, после чего в открывшемся окне списка выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. В результате откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.9.
Рис. 4.9. Подготовка приказа о предоставлении отпуска
Поля Номер и От заполняются автоматически в момент создания нового документа; при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры, а поле От – также с помощью календаря. В поле Номер отображается номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. Заполнения этих полей обязательно для всех документов.
В поле Организация указывается название организации, сотрудники которой отправляются в отпуск. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень входящих в состав компании организаций.
В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, которых необходимо отправить в отпуск (одним документом можно оформить отправку в отпуск нескольких сотрудников). Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно активизировать команду Добавить, которая находится в контекстном меню, или нажать клавишу Insert. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Затем в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в отпуск сотрудника. Данное поле заполняется стандартным образом – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемое значение.
В полях С и По указывается продолжительность отпуска (иначе говоря – первый и последний дни отпуска). Данные поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Рабочий год указывается год, за который сотруднику предоставляется данный отпуск.
Если на время отпуска сотрудника его ставка освобождается, то в поле Освобождать ставку следует установить соответствующий флажок. Это будет означать, что на время пребывания сотрудника в отпуске на его место можно взять другого человека.
В поле Вид отпуска указывается вид отпуска – Отпуск ежегодный, Отпуск учебный, Отпуск учетный неоплачиваемый и Отпуск без сохранения зарплаты.
В поле Основание можно с клавиатуры ввести основание для предоставления отпуска (например, Личное заявление работника).
После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу. Следует учитывать, что введенный здесь текст будет распространяться на всех сотрудников, внесенных в список.
После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу.
Для вывода документа на печать предназначены команды подменю, которое открывается при нажатии кнопки Печать (данная кнопка расположена в нижней части окна). Возможен выбор одного из трех вариантов:
♦ Форма Т-6 – в данном случае будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6.
♦ Форма Т-6а – при активизации данной команды будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам по форме Т-6а.
♦ Отпуска – с помощью данной команды осуществляется формирование графика отпусков в виде диаграммы.
Команды, расположенные в подменю Действия▸Перейти, предназначены для быстрого перехода в режимы работы, которые так или иначе могут быть связаны с текущим документом.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести.
Командировки работников предприятия
Оформление командировок сотрудников подразумевает подготовку следующих документов: приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение.
Для отражения в кадровом учете командировок сотрудников используется документ Командировки организации. Этот документ можно вывести на печать в виде Приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, Приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку по форме Т-9а и Командировочного удостоверения по форме № Т-10.
Чтобы оформить документ Командировки организации, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Командировки организаций, и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.10.
Рис. 4.10. Подготовка документов на командировку
В первую очередь в данном окне определяются значения обязательных к заполнению полей Номер и От. Как и в других аналогичных окнах, эти поля заполняются автоматически при создании нового документа, но их можно отредактировать по своему усмотрению.
В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, сотрудники которой направляются в командировку.
В выделенной области Место назначения указывается страна, город и наименование организации, куда командируется сотрудник. Значения полей Страна, город и Организация вводятся с клавиатуры.
Далее нужно сформировать перечень сотрудников, направляемых в командировку – это делается в табличной части окна. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить одно из стандартных действий – активизировать команду контекстного меню Добавить, нажать клавишу Insert либо соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате в табличной части окна появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в командировку сотрудника. При нажатии кнопки выбора на экране открывается окно, в котором нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Если на время нахождения сотрудника в командировке на его место планируется временно взять другого человека, то следует установить флажок Освобождать ставку – это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна.
В полях С и По указывается период пребывания сотрудника в командировке. В поле С следует ввести дату отъезда в командировку, в поле По – дату прибытия из командировки. Значения данных полей можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Цель указывается цель, с которой сотрудник отправляется в командировку (иначе говоря, в данном поле указывается командировочное задание сотрудника). Это поле заполняется с клавиатуры. Например, на рис. 4.10 командировочное задание сотрудника – Заключение контракта.
В поле Комментарий, как обычно, можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему командировочному документу.
Выбор печатной формы документа производится с помощью соответствующих команд меню Печать, которое находится в нижней части окна.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести. При необходимости можно в любое время отменить выполненное ранее проведение документа – для этого следует воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.
Учет невыходов на работу
Для учета невыходов на работу по разным причинам (болезнь, отгул и др.) предназначен документ Неявки и болезни организаций. Чтобы создать такой документ, выполните команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Неявки и болезни организаций, и в открывшемся окне выполните команду Действия▸Добавить или нажмите кнопку Добавить, расположенную в панели инструментов. В результате откроется окно формирования и редактирования документа, изображенное на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Оформление невыхода сотрудника на работу
В первую очередь нужно определить значения полей Номер и От – установленные по умолчанию значения можно при необходимости отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация выберите название организации, в которой не вышел на работу сотрудник (сотрудники).
После того, как заполнены перечисленные выше поля, можно приступать к заполнению табличной части документа. Одним документом можно оформить невыход на работу как одного, так и нескольких сотрудников.
Сотрудник, который не вышел на работу, указывается в поле Сотрудник. Если для временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника на его место предполагается взять другого сотрудника, то в поле Освобождать/занимать ставку нужно установить соответствующий флажок. Это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна. В поле С указывается дата первого невыхода на работу. После этого в поле Состояние указывается причина неявки – например, Болеет, Прогулы, Уход за больным ребенком, и т.д. Когда работник выходит на работу, он вновь добавляется в список в данном окне, и в поле С указывается дата выхода на работу, а в поле Состояние – значение Работает.
При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры вести произвольный комментарий к документу. Чтобы сформированный документ соответствующим образом отразился в учете, его необходимо провести с помощью команды Действия▸Провести или нажатием кнопки ОК.
Формирование графика отпусков
Чтобы при предоставлении сотрудникам предприятия отпусков не возникало различного рода недоразумений и нештатных ситуаций (например, чтобы не получилось так, что все сотрудники какого-либо отдела одновременно ушли в отпуск), целесообразно заранее спланировать порядок предоставления сотрудникам отпусков. Для этого в программе предусмотрена специальная функциональность, позволяющая составлять графики предоставления отпусков.ПРИМЕЧАНИЕ
Как мы уже отмечали ранее, оформлять приказы о предоставлении отпуска следует только после построения графика отпусков.
Для перехода в режим работы с данной функциональностью и сформировать график отпусков, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Ввод графика отпусков организаций, затем в инструментальной панели открывшегося окна списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Формирование графика отпусков организации
После того, как в полях Номер и От указаны соответственно номер текущего документа и дата его формирования (предложенные в данных полях значения по умолчанию можно отредактировать с клавиатуры), нужно в поле Организация указать наименование организации, от имени которой формируется данный документ (иначе говоря, для которой выполняется построение графика отпусков). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав корпорации.
После этого нужно перейти в табличную часть документа, чтобы сформировать список сотрудников. После выполнения команды контекстного меню Добавить, вызываемой также нажатием клавиши Insert, в список будет добавлена новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Затем в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, для которого планируется отпуск. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы выбранный сотрудник был работником организации, указанной в поле Организация.
В полях Начало и Окончание указывается соответственно первый и последний дни отпуска данного сотрудника. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему документу. Например, если график отпусков формируется для сотрудников отдела продаж, то в данном поле можно ввести текст Отпуска отдела продаж. Заполнение данного поля не обязательно.
Сформированный график можно вывести на печать. Требуемый вид печатной формы документа выбирается с помощью команд, которые открываются при нажатии кнопки Печать (эта кнопка расположена внизу окна). Возможные варианты:
♦ График отпусков – при активизации данной команды график отпусков будет представлен в виде диаграммы.
♦ Форма Т-7 – при выполнении данной команды будет сформирован график отпусков по форме Т-7.
Чтобы провести по кадровому учету сформированный график отпусков, нужно выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК. При необходимости впоследствии можно отменить проведение данного документа – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.
С помощью команды Перейти▸График отпусков организации можно быстро перейти в режим просмотра в отдельном окне сформированного графика отпусков. Это окно, которое открывается при активизации данной команды, представлено на рис. 4.13.
Рис. 4.13. График отпусков
В данном окне содержится перечень отправляемых в отпуска сотрудников с указанием фамилии каждого сотрудника, даты и вида отпуска.
Глава 5. Персонифицированный учет
В данной главе мы узнаем, каким образом в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» ведется персонифицированный учет сотрудников предприятия.
Анкета застрахованного лица (АДВ-1)
Возможности программы предусматривают формирование документа Анкета застрахованного лица. Для создания этого документа нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица), после чего в открывшемся окне выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. При этом откроется окно, изображенное на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Создание документа по форме АДВ-1
При создании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и От, но их можно отредактировать по своему усмотрению. После этого в соответствующем поле нужно ввести название организации, по сотрудникам которой будет создан документ. В окне, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки для выбора, будет отображаться список организаций, входящих в компанию, из которых и выбирается требуемое значение.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
В поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за оформление документа. Для выбора значения нажмите F4, затем в открывшемся окне установите курсор на требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Дальнейшие действия выполняются в таблице, которая занимает центральную часть интерфейса. Чтобы включить в перечень нового сотрудника, нажмите клавишу Insert или воспользуйтесь соответствующей кнопкой инструментальной панели. После этого в поле Сотрудник нажмите F4, и в открывшемся окне укажите требуемого сотрудника.
Сформировать список сотрудников можно и в автоматическом режиме – для этого нужно нажать кнопку Заполнить. В результате в таблицу будут внесены сотрудники предприятия, которым на данный момент не присвоен страховой номер Пенсионного фонда России.
Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. При нажатии на эту кнопку будет создано две печатные формы: Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 и Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.
При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать каталог для сохранения.
После формирования документа его обязательно нужно провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК (после этого документ станет недоступным для редактирования).
Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
Заявление об обмене либо дубликате страхового свидетельства
С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства) осуществляется переход в режим формирования документов по формам АДВ-2 и АДВ-3. Напомним, что форма АДВ-2 – это заявление об обмене страхового свидетельства (например, при смене фамилии или иных личных данных), а форма АДВ-3 – это заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (подается в ПФР при утере страхового свидетельства).
Чтобы сформировать документ, выполните команду Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства), и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.2.
Рис. 5.2. Оформление документа
В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).
В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ (иначе говоря – сотрудники которой будут перечислены в табличной части документа). Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из числа организаций, входящих в состав компании.
Сотрудник, ответственный за оформление данного документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемого сотрудника. Выбор осуществляется из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.
С помощью переключателя Вид заявлений выбирается вид формируемого документа. Для этого нужно установить переключатель в одно из следующих значений:
♦ Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
♦ О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3).
Затем следует заполнить таблицу, где формируется список сотрудников, для которых формируется заявление. На рисунке 5.2 видно, что табличная часть состоит из трех вкладок: Сотрудники, Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные.
Содержимое вкладки Сотрудники зависит от положения переключателя Вид заявлений. Если этот переключатель установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то данная вкладка включает в себя три колонки: №, Сотрудник и Дата получения свидетельства. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в табличной части появится новая позиция, номер которой (значение поля №) будет заполнен автоматически.
Затем в поле Сотрудник следует указать сотрудника, от имени которого оформляется заявление. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора; при этом выбранный сотрудник должен быть работником организации, которая указана в поле Организация.
В поле Дата получения свидетельства указывается дата получения данным сотрудником страхового свидетельства, если это произошло в организации, указанной в поле Организация. В противном случае поле Дата получения свидетельства заполнять не следует. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то на вкладке Сотрудники будет еще одна колонка – Отметка о представлении сведений. Здесь указывается, были ли представлены сведения о заработке и трудовом стаже сотрудника в Пенсионный фонд Российской Федерации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Представлялись или Будут представлены. Указанное здесь значение используется в печатной форме документа в последней его графе.
На вкладке Сотрудники имеется также кнопка Заполнить заявления. При нажатии на эту кнопку будут автоматически заполнены вкладки Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные (на последней вкладке информация будет заполнена только для тех сотрудников, у которых указана дата получения страхового свидетельства в соответствующем поле вкладки Сотрудники).
Содержимое вкладки Данные, указанные в свидетельстве показано на рис. 5.3.
Рис. 5.3. Вкладка Данные, указанные в свидетельстве
Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то вкладка Данные, указанные в свидетельстве выглядит так, как показано на рис. 5.3. Если же переключатель Вид заявлений установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то на данной вкладке будут отсутствовать поля Пол, Дата рождения и Место рождения.
Значение поля Физическое лицо не редактируется. Поля № свидетельства (здесь отображается номер страхового свидетельства данного сотрудника), Фамилия, Имя и Отчество можно отредактировать с клавиатуры. Значение поля Пол при необходимости можно отредактировать – значение выбирается из раскрывающегося списка. Также можно изменить и значение поля Дата рождения – требуемое значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью календаря.
В поле Место рождения отображается название места рождения сотрудника, которое было указано в страховом свидетельстве. Чтобы изменить это значение, нужно нажать кнопку выбора – при этом на экране откроется окно, в котором все поля заполняются с клавиатуры, причем ни одно поле не является обязательным для заполнения. По окончании ввода данных нужно нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Изменившиеся данные выполняется ввод изменившихся данных. Редактировать можно все поля вкладки, за исключением полей № и Физическое лицо.
В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение: Мужской либо Женский.
Дата рождения указывается в соответствующем поле с клавиатуры либо с помощью календаря. С клавиатуры также заполняются поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес регистрации (здесь вводится адрес сотрудника согласно прописке), Адрес фактический (данное поле заполняется в случае, когда фактический адрес проживания не совпадает с адресом прописки) и Телефон.
Ввод места рождения сотрудника осуществляется в поле Место рождения (нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне ввести требуемые сведения).
В поле Гражданство вводится информация о гражданстве данного сотрудника. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне с помощью переключателя выбрать значение Гражданин страны или Без гражданства. При выборе значения Гражданин страны нужно в распложенном справа поле нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна. При этом будут сформированы соответствующие заявления на всех сотрудников, перечисленных в табличной части окна. Кроме этого, будет создана печатная форма документа Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.
Учтите, что после проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия▸Провести, Действия▸Записать, Действия▸Записать и закрыть и Действия▸Отмена проведения.Документ с данными о страховом стаже
Возможности программы предусматривают формирование документа Сведения о страховом стаже и взносах по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Чтобы создать документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ПФР▸Пачка СЗВ-4 (Сведения о страховом стаже и взносах), и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить. В результате на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Окно формирования документа
В первую очередь нужно определить значения обязательных к заполнению полей Номер и От. В поле Номер вводится номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. При создании нового документа эти поля будут заполнены автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ. При нажатии в данном поле кнопки выбора на экран выводится окно справочника организаций, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав корпорации.
Сотрудник, ответственный за оформление текущего документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом не стоит забывать, что выбранный сотрудник должен числиться в организации, указанной в поле Организация.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат. Переключатель Тип формы позволяет определить тип формы – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (в последнем случае в расположенном справа раскрывающемся списке нужно выбрать код территориальных условий).
С помощью переключателя Тип сведений выбирается тип предоставляемых сведений:
♦ Исходные – при установленном данном значении предоставляется исходный тип сведений;
♦ Назначение пенсии – сведения предоставляются для назначения пенсии.
Переключатель Корректировка может принимать одно из перечисленных ниже положений.
♦ Отсутствует – документ не является корректирующим.
♦ Отменяющая – в данном случае предоставляемые сведения являются отменяющими. Если выбран этот вариант, то в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.
♦ Корректирующая – если выбрано это значение, то будет предоставлен корректирующий тип данных. При этом в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.
Затем в таблице нужно составить список сотрудников, сведения о которых предоставляются в ПФР. Чтобы выбрать сотрудника, нужно в поле Сотрудник нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.
В нижней части окна содержится несколько кнопок. Рассмотрим назначение каждой из них.
Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. Из меню, которое открывается при нажатии на данную кнопку, выбирается требуемый вариант – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.
Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. Если выбран формат файла XML, то в открывшемся окне будет показан файл с учетом XML-синтаксиса.
При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.
После формирования документа его следует провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК.
С помощью кнопки Записать документ осуществляется сохранение выполненных в окне изменений без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.
После проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Отменить проведение документа также не получится. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия▸Провести, Действия▸Записать, Действия▸Записать и закрыть, и Действия▸Отмена проведения.
С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Ввод данных по форме СЗВ-4 осуществляется переход в режим ввода данных для формы СЗВ-4 по конкретному сотруднику. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Ввод данных для формы СЗВ-4
В верхней части окна в поле Организация (филиал) указывается название организации, а в поле Сотрудник вводится сотрудник, работающий в выбранной организации.
Затем в соответствующих полях указываются суммы начисленных страховых взносов, а также вводятся сведения об отсутствии сотрудника на работе.
Для заполнения параметров, расположенных в области Стаж работы за отчетный период, нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (имеется с виду инструментальная панель, которая расположена именно в этой области). При этом табличную часть области будет добавлена новая позиция, для которой можно определить значения перечисленных ниже параметров.
♦ Период Начало и Окончание – в данных полях указывается соответственно первый и последний дни работы сотрудника в организации, указанной в поле Организация. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
♦ Территориальные условия – здесь указывается код территориальных условий, в которых работал сотрудник на данной должности. Значение поля Территориальные условия выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень сокращенных обозначений территориальных условий (например, РКС – район крайнего севера, и т.д.).
♦ Код особых условий труда – здесь при необходимости можно указать код особых условий труда, если таковые имели место. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, и используется для исчисления льготной пенсии.
♦ Исчисление трудового стажа – в этой группе параметров определяется продолжительность трудового стажа. Вначале в поле Код следует указать код трудового стажа на предприятии, которое указано в поле Организация. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Затем в полях Месяцы и Дни указывается количество полных соответственно месяцев и дней, засчитываемых в трудовой стаж в течение данного периода; требуемые значения вводятся с клавиатуры. Если это время сотрудник находился в отпуске по уходу за детьми, то в поле Вид отпуска нужно ввести вид использованного отпуска. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – ДЕТИ и ДЕКРЕТ.
♦ Досрочное назначение пенсии – в данной группе параметров нужно ввести сведения, которые используются для досрочного назначения пенсии (при наличии таких сведений). В поле Код указывается сокращенное обозначение код работ для данного сотрудника. После этого в поле Часы/минуты указывается следующая информация: для преподавательской деятельности – количество часов, для авиаторов – количество часов налета, для парашютистов – количество прыжков. В поле Минуты указывается количество минут налета для авиаторов и летчиков. В поле Ставка вводится количество ставок. Требуемые значения в полях Часы/минуты, Минуты и Ставка вводятся с клавиатуры.
Если в табличную часть области Сведения о стаже застрахованного лица введено несколько позиций, то их можно быстро расположить в порядке возрастания дат – для этого нужно воспользоваться кнопкой Расположить, которая находится в инструментальной панели данной области.
Завершается ввод сведений для формы СЗВ-4 нажатием кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Передача документов СЗВ-4 в ПФР
Для формирования ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11 в программе предназначен документ Передача СЗВ-4 в ПФР. Переход в режим работы с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Передача СЗВ-4 в ПФР, или с помощью ссылки Передача СЗВ-4 в ПФР, которая находится в панели функций на вкладке ПФР. В любом случае на экране отобразится окно списка сформированных ранее документов, в котором для перехода в режим ввода нового документа нужно нажать кнопку Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Оформление ведомости уплаты взносов в ПФР
В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).
В поле Организация указывается название организации, от имени которой оформляется текущий документ. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.
В поле Ответственный указывается сотрудник, ответственный за составление данного документа. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор должен осуществляться из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
С помощью переключателя Тип сведений укажите тип предоставляемых сведений ИСХД (исходные) или ПЕНС (сведения предоставляются для назначения пенсии).
В табличной части икона на вкладке Пачки формируется список предварительно подготовленных пачек документов СЗВ-4. Чтобы добавить в список новую пачку, нажмите кнопку Добавить и в поле Документ выберите требуемую пачку. Если какие-то пачки из числа включенных в список до настоящего момента не проведены, можно быстро провести их, нажав кнопку Провести пачки.СОВЕТ
Сформировать список пачек можно автоматически – для этого нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Подготовленными пачками СЗВ-4. В этом случае в список будут автоматически включены все подготовленные, но до настоящего момента не переданные в ПФР пачки.
На вкладке Расчеты с ПФР отражается состояние расчетов организации с Пенсионным фондом России в разрезе календарных лет. Иначе говоря, на данной вкладке суммы задолженности и уплаченных взносов показываются в разрезе лет образования задолженности. Суммы задолженности показываются по состоянию на начало отчетного периода (фактически это суммы начального сальдо) и по состоянию на конец отчетного периода (конечное сальдо). Суммы переплаты переносятся на следующий отчетный период, т.е. в строке с переплатой указывается следующий год.
После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.
Чтобы провести документ, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести. Это будет означать, что данные переданы в ПФР. Эти данные фиксируются в информационной базе, и впоследствии будут доступны только для просмотра.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна, и вы открывшемся меню выбрать печатную форму документа – АДВ-11, СЗВ-4 или Пояснительная записка.
Кнопка Показать файл открывает меню, команды которого преднзаначены для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. При этом текст файла отобразится на экране в отдельном окне.
При необходимости можно сохранить файл на внешний носитель. Для этого выберите требуемую команду в меню, открываемом кнопкой Записать файл на диск. При активизации команды на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.
Глава 6. Ведение управленческого кадрового учета
Итак, как вести регламентированный кадровый учет, в том числе и персонифицированный учет, мы уже знаем. Теперь рассмотрим, как в программе ведется управленческий кадровый учет.
Подбор кадров и работа с кандидатами
Чтобы вести кадровый учет, вначале нужно подобрать персонал – в противном случае с чем же (или – с кем же) тогда работать? Планирование персонала и подбор кадров компании – это ответственный участок работы по управлению персоналом, и далее мы узнаем, как это делается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Кадровый план предприятия
Кадровое планирование ведет кадровая служба любого современного предприятия. В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» для этого предназначен инструмент, который так и называется – Кадровое планирование. Он изучает и анализирует данные о наличии вакансий и количестве ставок в штатном расписании, а также принимает во внимание изменения корректировки, внесенные в кадровый план.
Чтобы войти в данный режим работы, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровое планирование. При ее активизации отобразится окно, изображенное на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Планирование персонала
Верхняя часть данного интерфейса включает в себя лишь вспомогательные функции – здесь отображается список имеющихся на предприятии вакансий в соответствии со справочником вакансий (описание этого справочника приведено в предыдущем разделе). Нижняя часть, в свою очередь, разделена еще на три части: слева отображается организационная структура предприятия, справа вверху представлен автоматически сформированный кадровый план, а справа внизу – список документов, на основании которых в кадровый план вносились изменения (порядок работы с этими документами будет рассмотрен ниже). Отметим, что отображение организационной структуры зависит от режима, выбранного в меню Режим кадрового планирования. Если выбран режим По структуре юридических лиц, то в поле Организация из раскрывающегося списка нужно выбрать организацию, структура которой и будет представлена в списке. Если же выбран режим По центрам ответственности, то будет отображаться организационная структура предприятия в том виде, в котором она была сформирована в справочнике организационной структуры.
В кадровом плане представлены следующие сведения: название подразделения, название должности, количество ставок по каждой должности, количество занятых ставок и число вакансий. Если в левой части окна курсор установлен не на верхнюю позицию иерархии (Подразделения организации или Подразделения – в зависимости от выбранного режима планирования), а на название подразделения, то в кадровом плане колонка Подразделение исчезнет, поскольку в этом случае она становится ненужной.
В режиме кадрового планирования По структуре юридических лиц информация о количестве ставок берется из штатного расписания (порядок работы со штатным расписанием будет рассмотрен позже). Однако вы можете изменить эту информацию с помощью документа, который так и называется – Изменение кадрового плана. Вы можете сформировать такой документ непосредственно из режима кадрового планирования – для этого нужно нажать кнопку Изменить кадровый план (см. рис. 6.1). Кроме этого, переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Изменение кадрового плана. При активизации данной команды на экране отображается окно, в котором нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 6.2.
Рис. 6.2. Корректировка кадрового плана
В данном окне в поле Номер отображается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного параметра формируется программой автоматически в момент сохранения документа, но впоследствии его можно отредактировать (для этого нужно включить режим редактирования с помощью команды Действия▸Редактировать номер). Отметим, что без серьезных на то оснований редактировать номер документа не рекомендуется, поскольку почти всегда присвоенный по умолчанию номер является оптимальным.
В поле от отображается дата и точное время формирования документа. Это поле также заполняется автоматически – по умолчанию в нем отображается текущая дата. Изменить значение данного поля можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.
В поле Дата изменений указывается дата, с которой изменения по данному документу должны быть внесены в кадровый план предприятия. Отметим, что эта дата не обязательно совпадает с датой формирования документа: например, документ можно сформировать в начале квартала, и запланировать внесение изменений в кадровый план на конец квартала.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается название организации, к которой относится данный документ. Это поле можно оставить незаполненным – тогда документ будет относиться ко всему предприятию (компании) в целом.
В табличной части окна формируется перечень должностей с указанием структурного подразделения и количества ставок по каждой из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка, чтобы добавить должность, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в котором имеются ставки – для этого нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Отметим, что выбор подразделения осуществляется из числа подразделений организации, указанной в поле Организация, а если данный параметр не заполнен – то из списка подразделений компании. После этого в поле Должность аналогичным образом выберите должность, а в поле Количество с клавиатуры введите количество ставок по данной должности.
Для автоматического заполнения табличной части окна предназначены команды меню, открываемого нажатием кнопки Заполнить. Если в данном меню выбрать команду По текущему состоянию, то список будет сформирован по занятым на момент заполнения рабочим местам. Если же выбрать вариант По расхождениям, то список будет сформирован по расхождениям между данными кадрового плана и количеством реально работающих сотрудников.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом будьте осторожны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету с отражением изменений в кадровом плане, нажмите кнопку ОК. Чтобы просто сохранить документ, без проведения его по учету, нажмите кнопку Записать. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Закрыть.
Список документов на изменение кадрового плана можно увидеть в режиме кадрового планирования, в нижней части окна (см. рис. 6.1). Вы можете просмотреть сводные данные по истории всех изменений кадрового плана – для этого используйте команду Вид▸История всех изменений.
Источники данных о кандидатах
Информация о кандидатах может поступать в кадровую службу компании из разных источников. Это может быть, например, кадровое агентство, средство массовой информации, рекомендация знакомого, и т.д. Возможности программы предусматривают хранение сведений о таких источниках, а также проведение оценки эффективности каждого источника.
Для решения данной задачи предназначен соответствующий справочник, который вызывается с помощью команды главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Источники информации о персонале. При этом открывается окно, изображенное на рис. 6.3.
Рис. 6.3. Источники информации о кандидатах
Здесь содержится перечень сохраненных ранее источников. Для каждого источника показывается его числовой код и название. Ввод и редактирование новых источников осуществляется непосредственно в окне списка. После нажатия кнопки Добавить появится новая позиция, где в поле Наименование нужно будет ввести название источника. Код источника будет сформирован автоматически после нажатия клавиши Enter.
Использование источников информации зачастую подразумевает несение определенных финансовых трат. Если такой источник, как, например, рекомендация знакомого или собственного сотрудника является бесплатным, то те же газеты стоят денег, равно как и услуги кадровых агентств. Многие предприятия выписывают целый ряд специализированных печатных изданий, посвященных вопросам трудоустройства и подбора персонала, кто-то пользуется платными услугами на рекрутинговых сайтах, и т.д. Поэтому в программе реализован механизм учета таких затрат – для этого предназначен документ Учет затрат на источники персонала.
Чтобы сформировать такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Учет затрат на источники персонала, и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Оформление документа по учету затрат на источники информации о персонале
Первое, что нужно сделать – это заполнить поле Номер, в котором указывается порядковый номер документа. Это значение генерируется автоматически при записи документа, но в случае надобности вы можете его изменить. Чтобы это стало возможным, выполните команду Действия▸Редактировать номер. Отметим, что без особой надобности делать этого не рекомендуется, поскольку программа автоматически ведет оптимальную нумерацию документов, а редактирование номера вручную может привести к нарушению целостности данных.
Затем в поле от следует ввести дату документа. По умолчанию в данном поле отображается рабочая дата, но при необходимости это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.
Список источников, по которым нужно учесть затраты данным документом, формируется в табличной части окна. Для добавления в список новой позиции нажмите кнопку Добавить – в результате появится строка, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Дата отобразится текущая дата, которую можно изменить по своему усмотрению. Источник информации, по которому отражаются затраты, указывается в поле Источник. Для этого нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка источников информации выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Сумма затрат вводится с клавиатуры в поле Сумма, а валюта, в которой выражена сумма затрат, выбирается из справочника валют в поле Валюта. Если затраты были понесены в российских рублях, то в поле Курс указывается значение 1, а если в какой-то другой валюте, то в данном поле отображается курс этой валюты по отношению к национальной денежной единице на дату, указанную в столбце Дата. Отметим, что поле Курс заполняется автоматически после заполнения поля Валюта, но это значение вы можете отредактировать по своему усмотрению.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить, вызываемую также нажатием клавиши Delete, или нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого окно редактирования автоматически закроется, а документ будет учитываться при формировании отчетов, и отражаться в других регистрах конфигурации. С помощью кнопки Записать можно сохранить документ без проведения: в этом случае документ будет присутствовать в списке, но в отчетах и прочих регистрах он отражен не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
В программе реализована возможность формирования и получения отчета о расходовании средств на источники информации о кандидатах. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Эффективность затрат на привлечение, однако здесь рассматривать данный отчет мы не будем, поскольку порядок формирования отчетности рассматривается ниже, в соответствующей главе.Поделиться книгой: