Помоги проекту - поделись книгой:
Рис. 11.5. Данные о документе, удостоверяющем личность
В данном окне в поле Вид документа нужно указать вид документа, удостоверяющего личностью. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить щелчком мыши требуемую позицию (в большинстве случаев это будет Паспорт гражданина Российской Федерации) и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.
В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.
С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений данных о документе, удостоверяющем личность (смена фамилии после замужества, замена документа, и др.).
Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.
В поле Гражданство указываются сведения о гражданстве физического лица. Для этого также предназначено отдельное окно (рис. 11.6), вызываемое по кнопке выбора.
Рис. 11.6. Сведения о гражданстве
В данном окне в поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является человек. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить щелчком мыши нужную позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Если по каким-то причинам человек не имеет права на пенсионное обеспечение, либо не является налоговым резидентом Российской Федерации, то нужно установить соответствующие флажки. В отдельном поле указывается дата, начиная с которой запись о гражданстве считается действительной. С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений записей о гражданстве данного физического лица.
Если человек является инвалидом, то нужно в поле Инвалидность нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне установить признак инвалидности, ввести реквизиты справки об инвалидности, указать группу, и нажать кнопку ОК. Если человек не является инвалидом, то значение поля Инвалидность должно выглядеть так, как показано на рис. 11.3.
В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.
Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 11.7).
Рис. 11.7. Ввод контактных данных
В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.8 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).
Рис. 11.8. Ввод адреса
В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.
Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – когда один адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.
В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.
Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).
Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.
При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 11.9.
Рис. 11.9. Печать сведений о физическом лице
Чтобы распечатать данные, нужно выполнить команду главного меню Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.
Справочник организаций
Справочник организаций предназначен для ввода, редактирования и хранения сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга, и т.п.ВНИМАНИЕ
Чтобы приступить к работе с программой, в данный справочник необходимо внести сведения хотя бы об одной организации. Это можно сделать как непосредственно в справочнике (об этом и пойдет речь дальше), так и с помощью Стартового помощника, с которым мы познакомились ранее.
Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Организации и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 11.10.
Рис. 11.10. Справочник организаций
Как видно на рисунке, в справочнике уже имеется информация о собственном предприятии ООО «Меркурий», которую мы ввели в режиме работы Стартового помощника (подробнее см. выше раздел «Стартовый помощник»). Теперь рассмотрим, каким образом осуществляется добавление в справочник новых организаций.
Предположим, что нам нужно ввести информацию об организации ЗАО «Капитал». Первое, что нужно для этого сделать – это выполнить в окне справочника команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, изображенное на рис. 11.11.
Рис. 11.11. Ввод и редактирование организации
Теперь в поле Наименование с клавиатуры введем краткое наименование организации – ЗАО «Капитал» (см. рис. 11.11). Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его не заполняем.
Как видно на рис. 11.11, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Прочее. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации содержатся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 11.11.
На данной вкладке в поле Префикс укажем префикс, который будет использоваться при нумерации документов – КАП, а в поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка выберем значение Юр. лицо, поскольку организация является юридическим лицом.ПРИМЕЧАНИЕ
После щелчка мышью в любом поле вкладки Основные автоматически в соответствии со значением поля Наименование заполнятся параметры Полное наименование и Наименование плательщика в платежных поручениях на перечисление налогов. Значения этих параметров вы можете отредактировать по своему усмотрению.
Будем считать, что для организации ЗАО «Капитал» головной организацией является ООО «Меркурий». Поэтому в поле Головная организация из раскрывающегося списка выберем значение ООО «Меркурий». Отметим, что сразу после этого автоматически заполнится расположенное ниже поле ИНН – его значением станет индивидуальный номер налогоплательщика головной организации. Вручную отредактировать это значение в данном случае невозможно.
Далее введем информацию о банковском счете организации. Но учтите, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка мышью на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет на экране появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.
После этого на экране отобразится окно списка банковских счетов для организации ЗАО «Капитал». В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах ЗАО «Капитал» не вводилась – ее нужно ввести. О том, как вводить данные в справочник банковских счетов, мы узнаем ниже.
Теперь в поле КПП с клавиатуры введем код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, укажем дату государственной регистрации организации ЗАО «Капитал». Затем последовательно нажмем кнопки Записать и ОК – результат выполненных действий показан на рис. 11.12.
Рис. 11.12. Добавление в справочник новой организации
Обратите внимание: в справочнике организаций одна позиция выделена жирным шрифтом. Так обозначается основная организация, которая будет использоваться в программе по умолчанию. Чтобы назначить организацию основной, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Установить основной.
Впоследствии вы всегда можете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 11.11), в котором выполняются необходимые действия.
Справочник банков
В справочнике банков осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о банках, в которых имеются счета как у собственной организации, так и у ее контрагентов и прочих юридических и физических лиц. Информация из данного справочника необходима для заполнения справочника банковских счетов, который рассматривается далее, а также в ряде иных случаев. Например, если собственная организация имеет несколько счетов в разных банках, и перечисляет зарплату безналичным путем на счета работников, то счет, с которого переводятся деньги, должен быть отнесен к какому-либо банку.
Для перехода в режим работы с данным справочником выполните в меню Операции команду Справочники, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши позицию Банки и нажмите кнопку ОК. Также для этого можно воспользоваться командой главного меню Банк▸Банки. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.13.
Рис. 11.13. Справочник банков
На рисунке видно, что окно справочника имеет двухпанельное представление. Это сделано для того, чтобы у пользователя была возможность группировать содержимое справочника: в левой панели формируется перечень групп, а в правой отображается содержимое текущей группы (для каждой позиции в соответствующих колонках отображается БИК, наименование, номер корреспондентского счета, название города, адрес и контактные телефоны). Например, можно в отдельных группах хранить банки разных стран, или разделить отдельно банки счетов собственных организаций, входящих в состав холдинга, и банки счетов сторонних организаций, и т.д.
Чтобы добавить в справочник новую группу банков, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа или нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.14.
Рис. 11.14. Добавление группы банков
В данном окне в поле Группа указывается название группы, которой будет подчинена создаваемая группа. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если создаваемая группа должна находиться в корневой директории Банки, которая создана по умолчанию, то поле Группа нужно оставить пустым. Если же это поле ранее было заполнено, то для его очистки щелкните в нем мышью и нажмите клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+F4.
В поле Код при желании можно ввести произвольный числовой код группы банков. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
Завершается ввод группы нажатием кнопки ОК или Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.
При необходимости вы можете впоследствии изменить параметры любой введенной ранее группы. Для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо аналогичную команду контекстного меню, или нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы (см. рис. 11.14), в котором вносятся необходимые корректировки.
Чтобы ввести в справочник информацию о новом банке, нужно выделить щелчком мыши группу, к которой его следует отнести, и выполнить команду главного меню Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенного ранее банка выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Отметим, что ввод новых и редактирование введенных ранее банков можно осуществлять как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге либо кнопки Редактировать в диалоге, находящейся в инструментальной панели (названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Если включен режим редактирования в окне списка, то все необходимые данные вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а завершение ввода и редактирования осуществляется щелчком мыши на любой другой позиции списка.
Если же включен режим редактирования в отдельном диалоге, то ввод и редактирование данных осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.15.
Рис. 11.15. Ввод и редактирование данных о банке
В данном окне в поле Группа указывается название группы, в состав которой будет включен данный банк. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если данный банк должен находиться в корневой директории Банки, которая создана по умолчанию, то поле Группа следует оставить пустым. Если же это поле ранее было заполнено, то для его очистки щелкните в нем мышью и нажмите клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+F4.
Все остальные параметры данного окна заполняются с клавиатуры. В соответствующих полях вводится наименование банка, номер корреспондентского счета и БИК, название города, адрес и контактный телефон. Завершается ввод данных нажатием кнопки ОК или Записать, а с помощью кнопки Закрыть можно закрыть окно без сохранения выполненных изменений.
Справочник банков можно заполнять и в автоматическом режиме – путем загрузки данных из внешнего источника. Для этого нужно в инструментальной панели окна справочника нажать кнопку Добавить из классификатора банков РФ, затем в открывшемся окне с помощью переключателя указать источник загрузки – с диска «Информационно-технологическое сопровождение» или с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг», и нажать кнопку Далее. Отметим, что в первом случае необходимо предварительно вставить в привод компьютера соответствующий компакт-диск, а во втором – иметь действующее подключение к Интернету.Справочник банковских счетов
Справочник банковских счетов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о банковских счетах субъектов хозяйствования. Причем в справочнике хранятся сведения о счетах как собственной организации (и всех компаний, входящих в состав корпорации или холдинга), так и о счетах сторонних организаций (контрагентов).
ПРИМЕЧАНИЕ
При учете заработной платы данные о банковском счете будут необходимы, если заработная плата перечисляется со счета предприятия на счета работников.
Справочник банковских счетов имеет одну особенность, отличающую его от большинства других справочников. Она заключается в том, что данный справочник находится в подчинении справочникам организаций и контрагентов. На практике это означает, что ввод новых позиций в справочник банковских счетов возможен только в режиме редактирования элемента справочника организаций или контрагентов. Иначе говоря, если вы хотите ввести банковский счет нового контрагента, то нужно вначале создать этого контрагента в соответствующем справочнике, и в окне его ввода/редактирования на вкладке Счета и договоры в области настроек Банковские счета выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования банковского счета, с которым мы познакомимся чуть позже.
Если же необходимо добавить новый счет для собственной организации или для организации, входящей в состав своей корпорации, то нужно вначале ввести ее в соответствующий справочник, и в окне ее ввода/редактирования на вкладке Основные в поле Осн. банковский счет нажать кнопку выбора. Затем в открывшемся окне справочника банковских счетов следует выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования банковского счета, описание которого будет приведено чуть позже.
Что касается редактирования банковского счета, то в данный режим можно переходить как из интерфейсов редактирования организаций и контрагентов, так и непосредственно из окна справочника банковских счетов.
Чтобы вызвать справочник банковских счетов сразу, не открывая интерфейсы редактирования организаций и контрагентов, выполните команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите позицию Банковские счета и нажмите кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.16.
Рис. 11.16. Список банковских счетов
В окне справочника отображается перечень счетов, введенных ранее в режимах редактирования организаций и контрагентов, а также – в режиме Стартового помощника. Если вы попытаетесь ввести новый счет непосредственно из окна справочника банковских счетов (например, выполните команду Действия▸Добавить или нажмете клавишу Insert), то на экране отобразится сообщение о невозможности совершения данной операции по причине того, что неизвестен владелец счета (рис. 11.17).
Рис. 11.17. Сообщение о невозможности добавления счета
Правда, обойти это ограничение можно путем создания новых позиций на основе уже имеющихся. Например, в справочнике банковских счетов уже есть счет организации, и вы хотите для этой же организации ввести еще один счет. В этом случае нужно выделить имеющийся счет щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Скопировать или нажать клавишу F9. В результате откроется окно редактирования, в котором вам останется лишь внести требуемые изменения (номер счета, и др.), и нажать кнопку ОК. Учтите, что владельца счета в данном режиме изменить вы не сможете.
Чтобы отредактировать данные по введенному ранее банковскому счету, нужно выделить в списке соответствующую позицию щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или аналогичную команду контекстного меню (можно также воспользоваться клавишей F2 или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели). В результате на экране откроется окно ввода и редактирования банковского счета, изображенное на рис. 11.18.
Рис. 11.18. Редактирование банковского счета
Отметим, что именно в этом окне осуществляется не только редактирование имеющихся, но и ввод новых банковских счетов.
В поле Номер счета с клавиатуры вводится номер банковского счета. Затем в поле Вид счета из раскрывающегося списка выбирается его вид: Расчетный, Депозитный, Ссудный или Иной. Последнее значение выбирается в том случае, если ни одно из трех предыдущих не подходит к данному банковскому счету. Для обычного счета предприятия, по которому проводятся текущие платежи, снимаются и вносятся наличные деньги и т.п., в данном поле нужно указать значение Расчетный (его предлагается использовать по умолчанию).
В поле БИК следует указать БИК данного банка. Требуемое значение вводится с клавиатуры, причем программа автоматически проверяет правильность данного реквизита. Введенное значение автоматически сверяется с содержимым классификатора банков, и если в нем не нашлось банка, соответствующего введенному БИК – на экране отобразится соответствующее информационное сообщение с предложением добавить новый банк в классификатор. При утвердительном ответе на этот запрос на экране отобразится окно ввода нового банка (см. рис. 11.15), с которым мы познакомились ранее.
В поле Корр. счет вводится номер корреспондентского счета, используемого при проведении непрямых расчетов. В этом случае нужно снять расположенный ниже флажок Прямые расчеты. Если же банк проводит платежи без использования корреспондентского счета (то есть напрямую), то флажок Прямые расчеты следует установить.
Поскольку ввод нового банковского счета возможен только при привязке к конкретной организации или контрагенту, то наименование владельца счета автоматически подставляется программой в поле Текст наименования контрагента в поле «Получатель». Содержащееся в данном поле значение будет автоматически подставляться в поле Получатель при формировании платежных документов. И если изменить владельца счета вы не можете, отредактировать способ представления его названия программа разрешает. Для этого нужно установить расположенный справа флажок Редактировать текст, и с клавиатуры ввести подходящее значение (например, вместо СП «Новое время» можно ввести значение Совместное предприятие «Новое время»). По окончании ввода снимите флажок Редактировать текст – и данное поле вновь станет нередактируемым.
С помощью переключателя Указывать КПП плательщика вы можете указать, в каких случаях необходимо указывать код причины постановки на учет организации-плательщика: При перечислении налогов (в данном случае КПП будет указываться только в налоговых платежных документах) или Во всех платежных поручениях (КПП будет указываться во всех без исключения платежных поручениях, в том числе и на выплату заработной платы).
В поле Текст назначения платежа можно с клавиатуры ввести произвольный текст, который будет автоматически подставляться в поле Назначение платежа в платежных документах (например, Зарплата Иванову И.И. за январь 2011 г.).
В полях Дата открытия и Дата закрытия можно указать соответственно дату открытия данного банковского счета и дату его закрытия. Эти параметры не являются обязательными для заполнения.
В поле Представление из раскрывающегося списка можно выбрать вариант представления данного банковского счета. Иначе говоря, именно по значению данного поля можно будет идентифицировать данный счет в интерфейсах списка и выбора. Содержимое раскрывающегося списка (то есть перечень возможных представлений счета) формируется программой автоматически по мере заполнения полей Номер счета, Вид счета и БИК.
Завершается ввод и редактирование данных о банковском счете нажатием кнопки ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений (при этом программа выдаст запрос на сохранение).
Отметим, что для каждой организации или контрагента можно указать основной банковский счет, который будет по умолчанию подставляться в платежные документы. Для организации основной счет указывается в поле Осн. банковский счет на вкладке Основные окна редактирования. Для контрагента нужно в режиме его редактирования на вкладке Счета и договоры в области настроек Банковские счета выделить щелчком мыши тот счет, который будет являться основным, и нажать в инструментальной панели (которая расположена над списком счетов) кнопку Основной. Счет, являющийся основным, в этом списке будет выделен жирным шрифтом.
Список статей движения денежных средств
Содержимое справочника статей движения денежных средств позволяет детализировать ведение учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках». Также оно используется для автоматического заполнения регламентированной формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Если в программе учет денежных средств ведется в разрезе статей движения, то при оформлении документов на выплату заработной платы нужно будет указать статью, на которую следует отнести сумму выплаченной зарплаты.ВНИМАНИЕ
Учет денежных средств в разрезе статей их движения возможен только в том случае, если в окне Настройка параметров учета (данное окно вызывается с помощью команды главного меню Предприятие▸Настройка параметров учета) на вкладке Денежные средства установлен флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае включится соответствующая аналитика по счетам учета движения денежных средств, а в окнах редактирования первичных документов (кассовый ордер, платежное поручение и др.) появится поле для выбора статьи движения денежных средств.
Для перехода в режим работы с данным справочником можно использовать команды главного меню Банк▸Статьи движения денежных средств и Касса▸Статьи движения денежных средств. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.19.
Рис. 11.19. Список статей движения денежных средств
Как и многие другие справочники, данный справочник имеет двухпанельную структуру: слева формируется перечень групп статей, справа отображается содержимое текущей группы. При работе со справочником рекомендуется вначале сформировать структуру групп статей, а уже после этого заполнять группы соответствующими позициями. Но это не догма: вы в любой момент можете отредактировать содержимое справочника по своему усмотрению, в том числе добавить в него новые группы и позиции или отредактировать имеющиеся.
Чтобы добавить в справочник новую группу статей, выполните команду Действия▸Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 11.20.
Рис. 11.20. Добавление группы статей
Окно редактирования группы выглядит так же, как и окно ввода: для перехода в режим редактирования нужно выделить группу щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или нажать клавишу F2.
В соответствующих полях данного окна вводится код и наименование группы статей (значение поля Код формируется системой автоматически, но его можно отредактировать; поле Наименование заполняется вручную). В поле Группа указывается группа статей, которой будет подчинена создаваемая группа (значение данного поля выбирается в окне, открываемом с помощью кнопки выбора). Если данная группа должна подчиняться только верхней позиции иерархии, которая называется Статьи движения и создана в программе по умолчанию, то поле Группа следует оставить пустым.
Завершается процесс создания (редактирования) группы статей нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Чтобы ввести в справочник новую статью движения денежных средств, нужно выделить щелчком мыши группу, в состав которой ее нужно включить, и выполнить команду главного меню Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования введенной ранее позиции выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 11.21.
Рис. 11.21. Ввод и редактирование статьи движения денежных средств
В данном окне в поле Наименование нужно ввести наименование статьи движения денежных средств. Заполнять это поле следует таким образом, чтобы суть статьи была понятна – например, применительно к зарплате можно ввести статью Расходы на оплату труда, и т.п.
В поле Код программа автоматически присваивает числовой код каждой новой статье. Значение данного поля формируется в порядке очередности, причем ведется сплошная нумерация – независимо от того, в какую группу добавляется новая статья. При необходимости вы можете изменить код, но для этого нужно включить режим его редактирования с помощью команду Действия▸Редактировать код.
В поле Вид движения денежных средств нужно из раскрывающегося списка выбрать вид движения, который наиболее точно подходит для создаваемой статьи движения денежных средств. Содержимое данного поля необходимо для автоматического формирования формы № 4 регламентированной отчетности, которая называется «Отчет о движении денежных средств» (в этот отчет попадают и данные по выплате зарплаты). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка.
В поле Группа можно выбрать или заменить группу статей, в которую должна быть включена создаваемая статья. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне укажите требуемую группу.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку ОК или Записать. Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку Закрыть.
План счетов
План счетов является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой и основным структурным элементом. С помощью плана счетов производится группировка и сортировка информации о финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования, что позволяет получать полную, достоверную и наглядную картину состояния активов и пассивов предприятия в денежном выражении. Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Однако каждый субъект хозяйствования на основе Типового плана счетов вправе разработать свой собственный план счетов, составленный с учетом вида деятельности предприятия, особенностей организации учета, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов.
Начисление и выплата заработной платы, удержание налогов, премирования работников и налагаемые на них финансовые санкции, удержания по исполнительным листам и прочие операции, связанные с оплатой труда, в обязательном порядке находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Поэтому пользователь должен уметь работать с Планом счетов в программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» и, при необходимости, вносить в него требуемые изменения, а также формировать проводки и т.д. О том, как это делать, мы и расскажем далее.
Отметим, что в рассматриваемой конфигурации используется два плана счетов: для бухгалтерского и для налогового учета. Изначально они создаются в режиме Конфигуратор (программа поставляется с уже готовыми планами счетов), но пользователь может самостоятельно вносить в них изменения в режиме работы 1С: Предприятие: добавлять новые счета, редактировать имеющиеся, и т.д. Правда, на внесение изменений в план счетов наложены определенные ограничения (в частности, не все счета можно удалить, и т.д.).
Порядок работы с планами счетов бухгалтерского и налогового учета во многом аналогичен, поэтому в данной книге мы рассмотрим его на примере плана счетов бухгалтерского учета.
Счета, внесенные пользователем в режиме 1С: Предприятие, помечаются в крайней левой колонке окна списка (рис. 11.22) соответствующим символом, который отличается от символа счетов, изначально введенных в режиме Конфигуратор. Это позволяет быстро определить, какие счета были добавлены пользователем самостоятельно.
Для всех счетов существует правило: если счет имеет субсчета, то в проводках разрешено использовать только эти субсчета. Иначе говоря, если счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» имеет субсчета 01 и 02, то вставить в проводку вы сможете только счета 70.01 и 70.02, а родительский счет 70 – нет. При попытке включить в проводку любой родительский счет на экране отображается информационное сообщение о невозможности данной операции.
Список счетов
Чтобы перейти к работе с планом счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Планы счетов. В результате откроется окно, в котором будет предложено выбрать план счетов – бухгалтерского или налогового учета. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку ОК. На рис. 11.22 показано окно плана счетов бухгалтерского учета.
Рис. 11.22. План счетов бухгалтерского учета
В данном окне содержится перечень счетов бухгалтерского учета. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается следующая информация:
♦ Код счета (субсчета).
♦ Код для быстрого выбора (при его вводе можно быстро выбрать счет в списке).
♦ Наименование счета.
♦ Признак забалансового счета. Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете баланса и других отчетных форм.
♦ Активность счета: А – счет активный, П – пассивный, АП – активно-пассивный. Активный счет может иметь только дебетовое сальдо, пассивный – только кредитовое (в обоих случаях сальдо может быть со знаком «минус»), активно-пассивный – как дебетовое, так и кредитовое.
♦ Признак ведения валютного учета. Этот признак обычно устанавливается, например, для валютного счета в банке, для валютной кассы, для некоторых счетов по расчетам с контрагентами и др.
♦ Признак ведения количественного учета. Обычно этот признак устанавливается счетам, по которым ведется учет в натуральных показателях (например – счета по учету товарно-материальных ценностей).
♦ Название субконто. По каждому счету возможно ведение аналитического учета в разрезе 3-х уровней субконто.
Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет – в режиме Конфигуратор или в режиме 1С: Предприятие. Среди счетов, которые видны на рис. 11.22 в режиме 1С: Предприятие создан только счет 20.03.
Кроме этого, некоторые счета в списке подсвечиваются другим цветом (по умолчанию – светло-желтым). Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета, мы на нем еще остановимся позже). Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию таковыми являются родительские счета (в проводках можно использовать только их субсчета).
Если счет создан в режиме работы Конфигуратор, то в режиме 1С: Предприятие можно будет изменить только его код, наименование, родительский счет и признак запрета использования в проводках, а также информацию по субконто.
Как ввести или отредактировать счет
Чтобы добавить в план счетов новый счет, нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert. Можно ввести новый счет путем копирования уже имеющегося – для этого предназначена команда Действия▸Скопировать, вызываемая также нажатием клавиши F9 (этот механизм удобно использовать, например, при вводе субсчетов к счету). Для перехода в режим редактирования счета нужно выделить его в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно ввода и редактирования счета, которое представлено на рис. 11.23.
Рис. 11.23. Ввод и редактирование счета
В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
♦ Код – в данном поле с клавиатуры вводится код счета и, при необходимости – субсчета (после точки).
♦ Вид – в данном поле указывается вид счета в зависимости от сальдо. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Активный, Пассивный либо Активный/Пассивный.
♦ Наименование – в данном поле вводится полное наименование счета.
♦ Подчинен счету – это поле заполняется при вводе (редактировании) субсчетов. Значение поля выбирается в окне списка счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора, и представляет собой код родительского счета.
♦ Забалансовый, Валютный, Количественный – с помощью данных флажков устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны в окнах редактирования счетов, созданных в режиме Конфигуратор.
♦ Запретить использовать в проводках – при установленном данном флажке счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Выше отмечалось, что данную возможность целесообразно применять к родительским счетам, имеющим субсчета.
В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету. По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Над списком субконто расположена инструментальная панель, кнопки которой предназначены для добавления субконто в список, изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто (две последние кнопки со стрелками).
Для каждого субконто путем установки соответствующих флажков можно отметить следующие признаки учета:
♦ Только обороты – если по данному субконто предполагается вести учет только оборотов.
♦ Суммовой – если по данному субконто обороты и остатки должны рассчитываться в национальной денежной единице.
♦ Количественный – параметр отображается только в том случае, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях.
♦ Валютный – параметр отображается только в том случае, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.
При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. При нажатии на кнопку выбора в поле Вид на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Завершается процесс формирования нового либо редактирования текущего счета нажатием кнопки ОК либо Записать (в первом случае окно редактирования будет закрыто с сохранением выполненных изменений, во втором – изменения будут сохранены, но окно при этом не закроется); также для этого можно воспользоваться командами Действия▸Записать и закрыть или Действия▸Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима редактирования без сохранения выполненных изменений.Список корректных корреспонденций счетов бухгалтерского учета
В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» реализована возможность формирования списка корректных корреспонденций счетов. Данные этого регистра впоследствии можно использовать для контроля корректности корреспонденций.
Например, вы можете определить, что в вашей организации все операции, связанные с учетом заработной платы, ведутся исключительно на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В этом случае проводка, отражающая выплату зарплаты из кассы предприятия, будет выглядеть так: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50 «Касса». Эту проводку рекомендуется внести в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности (о том, как это делать, мы поговорим позже) программа выявит все некорректные проводки. И если у вас выплата зарплаты отражена, например, проводкой Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 51 «Расчетные счета», то программа уведомит вас о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций, и предложит либо отредактировать проводку, либо добавить ее в этот список.
Чтобы перейти в режим работы со списком корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Регистры сведений, и в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета (рис. 11.24).
Рис. 11.24. Выбор регистра корректных корреспонденций счетов
После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране отобразится окно Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета (рис. 11.25).
Рис. 11.25. Список корректных корреспонденций счетов
В данном окне представлен перечень сформированных ранее корректных корреспонденций (если ранее корректные корреспонденции не составлялись, данный список будет пустым). Для каждой позиции отображается счет по дебету, счет по кредиту и комментарий, кратко раскрывающий суть данной корреспонденции.
Чтобы добавить в список корректных корреспонденций новую позицию, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить или клавишу Insert. Чтобы отредактировать имеющуюся запись, выделите ее щелчком мыши и нажмите F2 или выполните команду Действия▸Изменить. Ввод новых и редактирование имеющихся корреспонденций осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.26.
Рис. 11.26. Ввод и редактирование корректных корреспонденций
В данном окне в полях Дебет и Кредит нужно указать соответственно счет по дебету и счет по кредиту. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный комментарий к данной корреспонденции (это не обязательно, но желательно, чтобы сразу был понятен смысл корреспонденции).
Как мы уже отмечали ранее, в плане счетов предусмотрены некоторые ограничения по использованию счетов в проводках. В частности, не допускается включать в проводки родительские счета, имеющие субсчета. Однако к регистру корректных корреспонденций это не относится: здесь вы можете формировать абсолютно любые корреспонденции, безо всяких ограничений. Например, вы можете указать только счет по дебету – и в этом случае все проводки, в которых дебетуется данный счет, будут автоматически считаться корректными. Или вы можете указать только родительский счет, без конкретики по субсчету – в этом случае программа выдаст запрос, изображенный на рис. 11.27.
Рис. 11.27. Запрос на добавление в корреспонденцию счетов
Если на этот запрос ответить отрицательно, то корреспонденция будет сформирована именно в таком виде – без субсчетов. Если же ответить утвердительно, то на экране отобразится окно, пример которого показан на рис. 11.28. В данном случае изначально формировалась корреспонденция Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 52 «Валютные счета», но поскольку у счета 60 есть субсчета, программа и выдала этот запрос.
Рис. 11.28. Выбор корректных корреспонденций для добавления в регистр
В данном окне путем установки соответствующих флажков можно выбрать позиции, которые будут занесены в список корректных корреспонденций. Если установлены все флажки, то на каждый субсчет будет сформирована отдельная запись в регистре корректных корреспонденций. Если снять все флажки, то в регистр не добавится ни одна запись (а чтобы в него попала запись только с родительским счетом, нужно нажать кнопку Нет при появлении запроса, см. рис. 11.27).
Чтобы удалить запись из регистра корректных корреспонденций, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить или нажать клавишу Delete.
Использование регистра корректных корреспонденций счетов позволяет дополнительно систематизировать процесс формирования бухгалтерских проводок, что в конечном итоге позволяет избежать путаницы в учете.
Журнал бухгалтерских проводок
Журнал проводок – это регистр, в котором содержатся все сформированные в программе бухгалтерские проводки. Он является довольно удобным механизмом для просмотра, поиска, редактирования проводок, а также для вывода списка проводок на печать.
В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» ведутся отдельные журналы проводок для бухгалтерского и налогового учета. Поскольку порядок работы с ними практически идентичен, мы рассмотрим его на примере журнала проводок бухгалтерского учета.
Чтобы открыть журнал проводок, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Журнал проводок (бухгалтерский учет), либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал проводок (бухгалтерский учет). В результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.29.
Рис. 11.29. Журнал проводок
В данном окне отображается перечень всех имеющихся в программе проводок, где и как бы они не были сформированы: в режиме ввода/редактирования документов, вручную, автоматически, и т.д. Для каждой проводки отображаются данные, по которым ее можно идентифицировать: дата формирования проводки, реквизиты и название документа (на основании которого она сформирована), название организации, корреспонденция счетов, аналитика, сумма, и др.
В верхней части окна содержатся параметры, с помощью которых вы можете применить фильтр на отображаемые в списке бухгалтерские проводки. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных, когда среди всего обилия проводок необходимо найти проводки только по какому-то одному счету, организации или типу данных.
Чтобы в списке отображались проводки только по какому-то одному счету, нужно в верхней части окна установить флажок возле поля Счет, после чего в этом поле нажать кнопку выбора и в открывшемся окне справочника счетов указать требуемый счет. Для применения фильтра по организации установите флажок возле поля Организация, после чего из раскрывающегося списка (его содержимое формируется в справочнике организаций) выберите нужную организацию. Чтобы применить фильтр по типу данных, нужно установить флажок возле поля Регистратор, после чего нажать кнопку выбора и указать тип данных (например, Платежное поручение), а затем – конкретный документ.
При необходимости вы можете настроить более тонкий фильтр на отображаемые данные – для перехода в соответствующий режим используйте команду Действия▸Установить отбор и сортировку списка.СОВЕТ
Их журнала проводок вы можете быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого сформирована любая бухгалтерская проводка. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью на этой проводке.
В журнале проводок вы можете выполнить быструю проверку всех бухгалтерских проводок на предмет соответствия списку корректных корреспонденций. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Проверка проводок либо выполнить команду Действия▸Проверка проводок. Если в ходе проверки будут обнаружены проводки с некорректными корреспонденциями счетов, то на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.30, а в нижней части интерфейса отобразится окно служебных сообщений с информацией об обнаружении некорректных корреспонденций.
Рис. 11.30. Список проводок, не соответствующих регистру корректных корреспонденций
В данном окне все проводки помечены флажками. В этом случае после нажатия кнопки ОК все они будут добавлены в регистр корректных корреспонденций и, соответственно, впоследствии не будут распознаваться как некорректные. Если какие-то проводки не должны добавляться в этот регистр, снимите соответствующие флажки. Если же вы не хотите добавлять в регистр корректных корреспонденций ни одну из обнаруженных проводок, просто нажмите в данном окне кнопку Отмена.
Как мы уже отмечали ранее, журнал бухгалтерских проводок можно вывести на печать. Для этого нужно выполнить команду Действия▸Вывести список, в результате чего на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.31.
Рис. 11.31. Настройка печатной формы документа
В данном окне выполняется настройка печатной формы документа, то есть определяется, в каком виде и какая информация должна быть выведена на печать. В верхней части окна в поле Выводить в из раскрывающегося списка выбирается формат печатного документа – Табличный документ или Текстовый документ. После этого путем установки соответствующих флажков нужно указать колонки, которые должны включаться в печатную форму документа.
На рис. 11.32 показана печатная форма журнала бухгалтерских проводок, созданная в табличном формате.
Рис. 11.32. Печатная форма документа
Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.
Журнал хозяйственных операций
Любая хозяйственная операция, связанная с деятельностью предприятия, подлежит обязательному отражению в учете. В программе «1С Бухгалтерия предприятия 8» ввод хозяйственных операций возможен одним из трех перечисленных ниже способов.
♦ При формировании соответствующих первичных документов (платежное поручение, кассовый ордер, документ на приход или расход товарно-материальных ценностей, и др.).
♦ С использованием типовой операции (перечень типовых операций формируется в справочнике типовых операций). Впоследствии одну и ту же типовую операцию, представляющую собой своеобразный шаблон, можно использовать для отражения в учете разных, но однотипных хозяйственных операций.
♦ Вручную, без привязки к конкретному документу (так оформляются, например, бухгалтерские справки).
Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции▸Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.33.
Рис. 11.33. Журнал операций
Данное окно состоит из двух частей. В верхней его части представлен перечень имеющихся в системе хозяйственных операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:
♦ признак проведенной/непроведенной операции;
♦ дата и время ее формирования;
♦ номер документа, на основании которого сформирована операция;
♦ вид документа, на основании которого сформирована операция;
♦ наименование организации, к которой относится данная операция;
♦ контрагент по документу, на основании которого сформирована операция.
Если операция сформирована вручную (чуть позже мы научимся это делать), то для нее в поле Вид документа отображается значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Дело в том, что сама по себе операция в системе «1С Бухгалтерия 8» может выступать в роли отдельного документа (как, например, платежное поручение), что и происходит, когда она создается не на основе другого документа, а вручную.
Что касается нижней части окна, то в ней отображаются бухгалтерские проводки по операции, на которой установлен курсор в верхней части окна. Причем проводки бухгалтерского учета отображаются на вкладке Бухгалтерский учет, а проводки налогового учета – на вкладке Налоговый учет.
В верхней части окна находится параметр, с помощью которого можно установить фильтр по организации на отображаемые в окне операции. Для этого рядом с полем Организация нужно установить флажок, после чего из расположенного справа раскрывающегося списка выбрать наименование организации, операции которой должны отображаться в списке. В данном случае операции будут отфильтрованы по значению колонки Организация, находящейся в верхней части окна.
Добавлять операции в журнал операций вы можете как на основании документов, так и вручную (когда документом будет являться сама операция). Рассмотрим оба возможных варианта.
При добавлении операции на основании документа необходимо сформировать сам этот документ, после чего соответствующая операция будет добавлена в журнал операций автоматически. Для этого нужно выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert – в результате на экране отобразится окно выбора документа (рис. 11.34).
Рис. 11.34. Выбор документа для формирования операции
В данном окне нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Если для выбранного документа в системе предусмотрено несколько видов операций (такими документами являются, например, платежные поручения, кассовые ордера, и др.), то после этого на экране отобразится окно выбора операции по данному документу. После выбора вида операции на экране отобразится окно ввода соответствующего документа. Если же для документа не предусмотрен выбор операции, то окно его ввода откроется сразу после того, как он выбран в списке.
Если же операция добавляется вручную, то в журнале операций нужно выполнить команду Действия▸Добавить операцию, либо в инструментальной панели нажать кнопку Добавить операцию. В результате на экране откроется окно вода и редактирования операции, изображенное на рис. 11.35.
Рис. 11.35. Ввод и редактирование операции
В данном окне выполняются все действия по вводу и редактированию операции (для перехода в режим редактирования следует выделить операцию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить или нажать клавишу F2). Для этого определяются значения перечисленных ниже параметров.
♦ Номер – в данном поле вводится номер операции, с помощью которого ее можно впоследствии идентифицировать. Значение данного поля формируется программой автоматически при записи операции с помощью кнопки Записать или команды Действия▸Записать, но его можно отредактировать по своему усмотрению (предварительно нужно включить режим редактирования номера с помощью команды Действия▸Редактировать номер).
♦ от – здесь указывается дата и время ввода операции. В момент создания операции значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается текущая дата. После того как операция записана с помощью кнопки Записать, к дате добавляется время записи операции. И дату, и время при необходимости можно изменить вручную.
♦ Организация – в этом поле вводится наименование организации, от имени которой создается данная операция. Значение поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.
♦ Типовая операция – поле заполняется в том случае, если текущую операцию необходимо создать на основании типовой операции. Значение данного поля выбирается в окне справочника типовых операций, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. После выбора типовой операции будут автоматически сформированы бухгалтерские проводки и заполнены другие реквизиты окна.
♦ Сформировать проводки – кнопка предназначена для переформирования бухгалтерских проводок по данной операции. Это бывает необходимо, например, если данная операция была создана на основании типовой операции, но после этого бухгалтерские проводки были отредактированы вручную, а также в иных случаях. Подобные изменения вступают в силу только после нажатия кнопки Сформировать проводки.
♦ Содержание – в данном поле с клавиатуры вводится содержание текущей операции. Это может быть произвольная информация, кратко отражающая суть данной операции (например, Предоплата за материалы, Возврат задолженности, и т.д.).
♦ Сумма операции – здесь указывается полная сумма текущей операции. Это значение нигде по конфигурации не проводится и носит исключительно информационный характер. Отражение в учете и отчетности находят только суммы бухгалтерских проводок. Пример: первая проводка операции составлена на сумму 10 000 рублей (приход товаров от поставщика), вторая проводка на сумму 1 800 рублей (НДС по поступившим ценностям). Эти две суммы будут соответствующим образом отражены в учете и отчетности, а общая сумма операции (11 800) лишь справочно показывает общую сумму сделки в поле Сумма операции.
Центральная часть окна предназначена для формирования бухгалтерских проводок по текущей операции. Она состоит из двух вкладок – Бухгалтерский учет и Налоговый учет, порядок работы на которых идентичен.
Над списком проводок расположена инструментальная панель, предназначенная для работы с этим списком. Для формирования новой проводки нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). Новую проводку можно также создать путем копирования текущей проводки – для этого предназначена команда Действия▸Скопировать, которая вызывается также нажатием клавиши F9.
При выполнении любого из перечисленных действия в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Значение субконто счетов по дебету и по кредиту выбирается из соответствующих справочников. Окно справочника также выводится на экран с помощью кнопки выбора. Как мы уже отмечали ранее, в программе реализована возможность ведения трех уровней субконто по каждому счету.
Значение поля Количество можно ввести только для тех счетов, в настройках которых установлен признак количественного учета. Чаще всего это счета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей. Например, если создается бухгалтерская проводка на сумму полученных от поставщика материалов, то можно указать точное количество поступивших товарно-материальных ценностей.
Поле Валюта доступно для редактирования только для счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета. В данном поле указывается наименование валюты. Значение поля выбирается в окне справочника валют, которое открывается на экране с помощью кнопки выбора.
В поле Валютная сумма вводится валютная сумма в той валюте, которая выбрана в поле Валюта. Данное поле также доступно для редактирования только для тех счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета.
В поле Сумма вводится сумма текущей бухгалтерской проводки. При формировании проводок с помощью типовой операции данное поле может быть заполнено автоматически.
В поле Содержание с клавиатуры вводится краткое содержание текущей бухгалтерской проводки. Данное поле также может быть заполнено автоматически в случае формирования текущей проводки на основании типовой операции.
Для изменения порядка следования проводок в списке следует использовать кнопки со стрелками. Эти кнопки находятся в инструментальной панели, которая расположена над списком проводок.
С помощью кнопки Удалить, которая находится в этой же панели, осуществляется удаление текущей проводки из списка. При этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.СОВЕТ
Если вы все же случайно удалили проводку, то ситуацию можно исправить. Для этого достаточно выйти из окна ввода/редактирования операции без сохранения выполненных изменений – с помощью кнопки Закрыть (при этом на запрос программы о сохранении изменений следует ответить отрицательно). Однако этот способ приемлем только тогда, когда сама операция предварительно была сохранена (иначе она просто исчезнет из программы).
В нижней части окна (под списком проводок) расположено поле Комментарий. В данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции.
В инструментальной панели окна редактирования операции находится кнопка Перейти. При нажатии данной кнопки открывается меню, с помощью команд которого вы можете быстро перейти в другие режимы работы программы (например, открыть журнал бухгалтерских проводок, и др.).
Завершается процесс ввода и редактирования операции нажатием кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Поделиться книгой: