Помоги проекту - поделись книгой:
Настройка параметров системы
В предыдущем разделе мы рассмотрели ряд параметров, которые влияют на интерфейс программных диалогов и расчетов. Аналогичные параметры задаются в диалоговом окне Настройка параметров системы . Форма диалога представлена в виде блокнота из нескольких страниц и вызывается из меню Сервис командой Параметры . В этом разделе мы рассмотрим только существенные параметры, которые регулируют выборки, задают умолчания для отчетов и т. д.
Диалоговое окно содержит десять вкладок (рис. 3.11):
✓ Общие ;
✓ Текст ;
✓ Интерфейс ;
✓ Журналы ;
✓ Оперативный учет ;
✓ Расчет ;
✓ Бухгалтерия ;
✓ Операция ;
✓ Бухгалтерские итоги ;
✓ Монитор .
На вкладке Общие параметр Рабочая дата задает автоподстановку даты при создании новых документов, а также дату записи в историю изменений периодических реквизитов При запуске системы "1С: Предприятие" рабочая дата считывается из системных часов компьютера. Если пользователю необходимо ввести ряд документов задним числом, то удобно сразу изменить рабочую дату на нужный день.
Справа от поля ввода рабочей даты устанавливается режим смены рабочей даты в полночь. При установленном по умолчанию режиме в полночь будет предложено установить новую рабочую дату, если до этого рабочая дата соответствовала текущей рабочей дате компьютера. Можно выбрать режим, при котором смена рабочей даты будет выполняться автоматически (без запроса). Также можно выбрать режим, при котором рабочая дата в полночь меняться не будет.
Параметр Год начала рабочего столетия задается в случае представления даты в формате двух последних цифр года. Даты после указанного года будут относиться к следующему столетию. Например, если задан 1940 год, то дата 01.01.42 интерпретируется как 1 января 1942 года, а дата 01.01.39 — как 1 января 2039 года. Параметр Число цифр года в представлении даты задает формат ввода даты с двумя последними цифрами года или с полным представлением года.
Параметр Использовать формульный калькулятор задает вид калькулятора, который будет вызываться нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<F2>. При выключенной опции вызывается числовой калькулятор (рис. 3.12), при включенной — формульный (рис. 3.13).
Параметр Отключить разделители триад в числах позволяет отключить разделение разрядов чисел — тысяч, миллионов, миллиардов и т. д.
Параметр Режим открытия объектов устанавливает режим, в котором будут открываться документы или элементы справочников двойным щелчком мыши или при нажатии клавиши <Enter>. Если выбран режим "Редактирование", то объект будет открываться с возможностью изменения и блокироваться от изменений другими пользователями. Другие пользователи системы смогут открыть этот объект только для просмотра. Если выбран режим "Просмотр", то объекты будут открываться только для просмотра и блокироваться не будут.
Параметр Режим удаления объектов определяет сквозной контроль удаляемых объектов. Если установлен режим "Пометка на удаление", то для данного пользователя включен режим контроля ссылочной целостности, при котором вместо непосредственного удаления объектов (например, нажатием клавиши <Del>) используется пометка на удаление.
Помеченный на удаление объект обозначается знаком
Использование режима непосредственного удаления объектов может привести к неразрешимым проблемам. Например, удаление подразделения из справочника "Подразделения" после того, как на него ссылается элемент справочника "Сотрудники", приведет к тому, что сотрудник "выпадет" из соответствующих ведомостей. Во избежание появления ошибок учета рекомендуется устанавливать режим удаления объектов в значение "Пометка на удаление".
Параметр Режим удаления объектов доступен для изменения, только когда в свойствах текущей конфигурации включен режим "Разрешить непосредственное удаление объектов".
На вкладке Журналы задается режим работы с журналами. В программе употребляется термин "интервал видимости журнала", который означает промежуток времени, за который будут отобраны документы в журнал, т. е. в журнал войдут только документы, датированные в этом промежутке. Это вовсе не означает, что остальные документы исчезнут безвозвратно, они появятся при изменении интервала видимости. Интервал видимости журналов задается двумя параметрами Начало интервала и Конец интервала (рис. 3.14). Для задания интервала видимости необходимо установить переключатель на выбранном варианте, чтобы около него был признак
Параметр Один журнал подчиненных документов устанавливает вариант работы с журналом подчиненных документов. Если признак установлен, для просмотра документов, подчиненных данному документу, будет использоваться один журнал подчиненных документов. Информация в этом журнале будет обновляться каждый раз при выборе нового документа в журнале документов. Если признак выключен, для каждого документа можно открыть индивидуальный журнал со списком подчиненных документов.
Параметр При открытии журнала переходить в конец определяет режим установки на самый поздний документ при открытии журнала.
Параметр Переходить в журнале на записанный документ определяет режим установки курсора в журналах на записанный документ:
Параметр Переходить в журнале на записанный документ задает один из трех режимов:
✓ Переходить в текущем журнале — после записи документа курсор автоматически будет установлен на записанный документ в том журнале, который был активным в момент открытия формы документа;
✓ Переходить во всех открытых журнала — после записи документа курсор автоматически будет установлен на записанный документ во всех открытых журналах, в которых могут выводиться документы данного вида;
✓ Не переходить — после записи документа положение курсора в журналах изменяться не будет.
На вкладке Бухгалтерские итоги задается автоподстановка в диалоги формирования бухгалтерских отчетов. Бухгалтеру, как правило, для оперативной работы необходимо получать отчеты за определенный период. Этот период задается в бухгалтерских итогах (рис. 3.15).
Вкладка Расчет содержит параметры настройки режимов работы с журналами расчетов (рис. 3.16).
Параметр Вывод задает вариант выборки записей в журнале расчетов из списка:
✓ Авто ;
✓ Все объекты ;
✓ Один объект ;
✓ Один документ .
Рекомендуется выбирать вариант Авто . В этом режиме журнал будет открываться в режиме, в котором пользователь закрыл его в последний раз.
Параметр Глубина архива задает вариант выборки записей в журнале расчетов не только за текущий период расчета заработной платы, но и за предыдущие периоды. Пользователю предлагается выбор продолжительности предыдущего периода в списке:
✓ Авто ;
✓ Неделя ;
✓ Месяц ;
✓ Квартал ;
✓ Год ;
✓ Произвольно .
Рекомендуется выбирать вариант Месяц . Данный вариант задает стандартный период, в котором чаще всего работают пользователи.
Настройки пользователя
Настройка параметров учета вызывается выбором пункта Настройки пользователя меню Сервис . Обработка предназначена для настройки параметров для каждого пользователя, работающего с программой. Пользователь может указать, будет ли он пользоваться при вводе новых документов услугами соответствующих Помощников . Каждый пользователь может настроить формат отображения чисел в отчетах: порядок отображения чисел, разделитель триад и разделитель дробной части чисел.
Диалоговое окно обработки имеет несколько вкладок (рис. 3.17):
✓ Помощники ;
✓ Формат чисел ;
✓ Многостраничные отчеты ;
✓ Прочее ;
✓ Персоналии .
На вкладке Помощники (рис. 3.17) пользователю необходимо установить признак того помощника, которым он собирается пользоваться. Продвинутых пользователей помощники, как правило, раздражают.
На вкладке Формат чисел пользователю предоставляется возможность задать свои символы в качестве разделителей триад и дробной части чисел (рис. 3.18). Порядок отображения нуля предлагается выбрать из списка:
✓ Ставить прочерк вместо нулевых з начений;
✓ Ничего не выводить в случае нулевого значения ;
✓ Выводить нулевые значения .
На вкладке Многостраничные отчеты задаются параметры отчетов, список которых предлагается при задании реквизита Название отчета (рис. 3.19):
✓ "Платежная ведомость (Ф.389)";
✓ "Платежная ведомость (Ф.Т53)";
✓ "Расчетно-платежная ведомость (Ф.Т49)";
✓ "Расчетная ведомость (Ф.Т51)";
✓ "Расчетные листки".
После выбора отчета пользователю предоставляется возможность задать разбиение выбранного отчета по страницам.
После нажатия кнопки Заполнить по умолчанию восстанавливаются параметры, заданные в конфигурации.
На вкладке Прочее признаком Сохранять отчеты на диске задается режим выхода из отчетов с запросом на сохранение сформированного отчета на диске (рис. 3.20). Признак Запрашивать подтверждение при выходе из программы устанавливает режим выхода из программы с запросом на подтверждение.
На вкладке Персоналии задается Кассир выбором из справочника "Сотрудники" (рис. 3.21).
Константы
В предыдущих главах были рассмотрены параметры настройки, в том числе и периодические. В этой главе мы рассмотрим оставшиеся параметры и методы работы с ними. В данном режиме представлены параметры, которые задавались в настройке параметров учета.
Список всех констант для просмотра и корректировки открывается из меню Справочники выбором пункта Константы (рис. 3.22). Список состоит из трех колонок:
✓ Код ;
✓ Наименование ;
✓ Значение .
Колонки Код и Наименование жестко заданы и редактированию не подлежат. А вот значение задается пользователем выбором из соответствующего справочника.
Значения большинства констант были заданы в настройках. Основное назначение данного диалогового окна — редактирование истории периодических констант.
История значений константы
Константа, для которой ведется история изменения значений, называется периодической константой. Для периодических констант на панели инструментов и в меню Действия кнопка истории активна
История значения содержит все изменения значения элемента данных, происходившие с момента создания элемента (рис. 3.23). Пользователь может отредактировать текущую строку, ввести новую строку, создать новую строку как копию текущей и удалить текущую строку.
Чтобы отредактировать строку, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить необходимую строку.
2. Нажать клавишу <Enter>.
3. После редактирования также нажать клавишу <Enter>.
Чтобы ввести новую строку, необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажать кнопку
2. После редактирования строки нажать клавишу <Enter>. Чтобы создать копию строки, необходимо выполнить следующие действия:
1. Нажать кнопку
2. После редактирования строки нажать клавишу <Enter>.
Чтобы удалить строку, необходимо нажать кнопку
Как влияют константы на расчеты и формирование документов
Представим гипотетическую ситуацию, когда сменилось руководящее лицо на предприятии. Какая фамилия будет сформирована в первичном документе (например, в приказе о приеме на работу), на какую дату? Соответствие фактическому положению дел и задается в истории константы "Руководитель". Аналогично задаются истории и других периодических констант.
Рассмотрим для примера влияние константы "Предел доходов для стандартных вычетов" на расчет НДФЛ. Предел вычетов задает границу предоставления льгот по подоходному налогу. Константа эта, естественно, периодическая. Сумма расчета по налогу на доход физического лица зависит от значения этой константы, причем именно в зависимости от истории изменения ее значений. Например, Иванову Ивану Ивановичу с доходом в 21 000 рублей в апреле льготы не предоставлялись, а с доходом в 29 000 рублей в июне льготы будут предоставлены, т. к. в истории константы "Предел доходов для стандартных вычетов" с 01.06.01 предел установлен в 30 000 рублей (рис. 3.24).
Глава 4 Особенности ведения журналов
В предыдущих главах была рассмотрена система настройки программы и методы работы со справочниками и константами. В следующих главах мы рассмотрим методы работы с документами, схемы их движения, регламент формирования и т. д. Прежде чем мы начнем разговор о конкретных документах, познакомимся с общими принципами их формирования, хранения и систематизации. Любой расчет формируется с помощью соответствующего документа. Набор документов, представленный в программе, покрывает практически все необходимые расчеты. Все сформированные документы группируются по смыслу и операциям в журналах. Например, в "Журнале начислений" хранятся все документы, связанные с начислениями сотрудникам, т. е. операции по счетам в кредит счета 70 "Расчеты по оплате труда". Ряд документов формируются на основании документов, введенных ранее. Этот механизм "ввода на основании" наиболее удачное изобретение программистов, реализованное в программе. Умелое пользование этим механизмом позволяет пользователю отслеживать все хитросплетения расчетов и экономить время.
Следующим этапом после настройки и описания объектов учета будет ввод начального сальдо сотрудников. Но прежде мы рассмотрим методы работы с журналами.
Регистрация изменений данных по сотрудникам и расчетных данных — выплата зарплаты, ведение депонентов, расчеты по больничным листам и отпускам, перемещения сотрудников — проводится при помощи документов. Для ввода новых документов используется меню Документы главного меню программы. Для просмотра и редактирования введенных документов необходимо открыть соответствующий журнал документов.
Документы вводятся на основании приказов по группам сотрудников, по подразделениям, например, премия к юбилею. Ряд документов вводится для одного сотрудника, например, отпуск или больничный лист. Расчетчику необходимо сгруппировать все документы за период по конкретному сотруднику, быстро найти необходимый документ и, при необходимости, отредактировать его. Для этого предназначены специализированные журналы расчетов:
✓ "Журнал начислений заработной платы";
✓ "Журнал расчета налогов".
Все расчеты по сотрудникам группируются именно в этих журналах, в них же пользователь может ввести или отредактировать любой документ.Общие приемы работы с журналами расчетов
Для получения результата расчета зарплаты используются различные начисления или удержания, которые в программе называются видами расчетов. Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета. В журнале расчетов "Зарплата" хранятся архивные и текущие данные результатов расчета. На каждого сотрудника за конкретный период расчета содержатся несколько записей. Записи в журнале расчетов являются видами расчетов, которые вводятся только документами. Из журнала расчетов можно ввести любой документ, используя кнопку на панели журнала расчетов. Журнал расчетов "Зарплата" имеет месячную периодичность.
Для открытия журнала расчета необходимо в главном меню программы выбрать пункт Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал (рис. 4.1).
Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета служат элементы справочника "Сотрудники". Форма журнала расчета зарплаты в общем случае содержит 7 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам журнала расчета (рис. 4.2):
✓ ФИО ;
✓ Вид расчета;
✓ Дни ;
✓ Часы ;
✓ Результат ;
✓ Начало ;
✓ Окончание .
Значки О состоянии расчета записи можно судить по значку (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Кнопки состояния записи
"Плохие" записи могут появиться, например, в случае удаления записей из справочника объектов расчета, т. е. справочника "Сотрудники". При этом записи журнала расчетов, содержащие ссылку на удаленные записи справочника, становятся "плохими" и не участвуют в расчете, не рассматриваются в запросах и при первой же возможности удаляются системой.
Дополнительным цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов:
✓ белый цвет — обычные, редактируемые записи текущего периода;
✓ желтый цвет — т. н. "фиксированные" записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования;
✓ голубой цвет — архивные записи, т. е. записи предыдущих периодов расчета.
Панель инструментов
Окно журнала расчетов содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы с журналом расчетов (рис. 4.3, табл. 4.2). Положение панели инструментов в окне (сверху, снизу, справа или слева) можно задать в настройке параметров интерфейса (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы). Там же можно вообще запретить ее вывод на экран. По умолчанию панель инструментов располагается в верхней части окна журнала расчетов под строкой заголовка окна.
Таблица 4.2. Кнопки журналов расчетов
Начинающему пользователю рекомендуется контекстное меню Действия , в котором располагаются все кнопки панели инструментов с расшифровкой назначения (рис. 4.4).
Новый документ
Любой вид расчета может быть задан непосредственно в журнале расчетов или в специализированных журналах. Преимущество работы в журнале расчетов заключается в том, что пользователь видит результат ввода сразу и может сделать анализ ошибок.
Новый документ (или расчет) задается нажатием кнопки Новый документ на панели инструментов или выбором пункта Новый документ в меню Действия . Пользователю будет предложено диалоговое окно для выбора вида документа из списка (рис. 4.5).
Большая часть предопределенных видов расчетов предложена в списке отдельным документом. Ряд предопределенных видов расчетов, которые имеют разовый характер начисления или удержания, входят в список документов "Ввод расчета сотруднику" и "Ввод расчета списку сотрудников".
Если в списке видов документов нет нужного вида расчета, введите документ "Ввод расчета сотруднику" или "Ввод расчета списку сотрудников" и выберите необходимый вид расчета в списке данного документа.
Следует обратить особое внимание на то обстоятельство, что в журнале отображаются сразу после проведения только предопределенные виды расчетов. Пользовательские виды расчетов попадают в журнал расчетов только после проведения соответствующего документа "Начисление зарплаты". Для всех сотрудников, которым должен быть произведен расчет в текущем периоде, необходимо создать и провести документ "Начисление зарплаты". Проведенный пользовательский расчет может отсутствовать в журнале по двум причинам:
✓ для объекта расчета отсутствует документ "Начисление зарплаты";
✓ соответствующий документ "Начисление зарплаты" не был перепроведен после ввода расчета.
При попытке проведения документа расчета на предложение программы создать или перепровести документ следует нажать кнопку Да . Данная процедура может занять продолжительное время, в дальнейшем повторный расчет всех объектов также будет занимать время, но для начинающих пользователей это делать необходимо.
Редактирование документа
Следует обратить внимание на назначение двух на первый взгляд одинаковых кнопок: Введено документом и Открыть документ (рис. 4.2). Нажатие кнопки Открыть документ вызывает диалоговое окно первичного документа, которым был задан расчет. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". С помощью кнопки Введено документом пользователю предоставляется возможность открыть базовый документ.
Отбор в журнале расчетов
В журнале расчетов можно отбирать записи по какому-либо признаку, предварительно заданному при настройке системы. Стандартно в системе определен вид отбора — Основной Элемент . Элемент для отбора выбирается в реквизите Значение отбора из справочника "Сотрудники" (рис. 4.6).
После нажатия кнопки Установить отбор по значению диалоговое окно отбора закрывается, в журнале расчета зарплаты отображаются записи только выбранного сотрудника.
Если пользователь не уверен в том, что для нужного сотрудника есть записи в журнале, он может воспользоваться вариантом отбора из существующих в журнале записей. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку Получить список . В списке Существующие значения отобразятся те сотрудники, для которых в журнале расчетов есть записи (рис. 4.7).
Для отбора в журнале необходимо дважды щелкнуть мышью на нужном сотруднике или установить на нем курсор и нажать кнопку Установить отбор . При большом количестве сотрудников целесообразно получать список порциями. Количество сотрудников в порции задается в реквизите Получать по .
Нажатием кнопки Отключить отбор в журнал возвращаются все записи. После нажатия кнопки История отбора (см. рис. 4.2) пользователю предлагается список ранее задаваемых отборов для выбора двойным щелчком нужного варианта (рис. 4.8).
После нажатия кнопки Быстрый отбор по значению (рис. 4.2) в журнале останутся записи только того сотрудника, на котором стоял указатель в момент нажатия.
Если кнопка Все объекты (рис. 4.2) нажата, в журнале отображаются все записи всех объектов, для которых были введены расчеты.
Поиск
При большом штате сотрудников и обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ — быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в графе журнала ФИО и набрать на клавиатуре первые символы фамилии искомого сотрудника. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
При невысокой производительности компьютера и большом количестве сотрудников задержки при поиске бывают больше, чем реакция программы на следующий введенный символ поисковой строки. О процессе поиска информирует строка состояния в нижней части окна программы. Характерным звуковым сигналом пользователь уведомляется о неудачной попытке поиска.
Формирование журнала расчетов
Журнал расчетов формируется автоматически при проведении документов, задающих соответствующие виды расчетов. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". После проведения или перепроведения документа соответствующие записи журнала становятся "нерассчитанными", и для них необходимо провести расчет.
Расчет записей журнала
Пользователю для расчета записей в журнале расчетов предоставляется три варианта:
✓ "Рассчитать документ";
✓ "Рассчитать объект";
✓ "Рассчитать запись". При выборе варианта "Рассчитать запись" будет рассчитана только одна текущая строка журнала расчетов. При выборе варианта "Рассчитать объект" будут рассчитаны все записи, относящиеся к текущему сотруднику. При выборе варианта "Рассчитать документ" будут рассчитаны все записи, введенные текущим документом. Нет необходимости рассчитывать весь документ, если рассчитать необходимо только одного сотрудника, т. к. расчет документа может занять продолжительное время. С другой стороны, нет смысла рассчитывать документ, например "Ежемесячная премия", пока не рассчитан документ "Начисление зарплаты". Самый удобный режим работы с расчетами включает следующую последовательность действий:
1. Ввести все приказы и начисления.
2. Ввести все удержания.
3. Ввести документ "Табель отработанного времени", если это необходимо для заданной формы оплаты труда.
4. Ввести документы "Больничный лист".
5. Ввести документ "Начисление зарплаты".
6. Рассчитать все документы в журнале расчетов.
7. Отредактировать отклонения в журнале расчетов.
Для расчета записей журнала расчетов необходимо выполнить следующие действия:
1. В меню Действия выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи (рис. 4.10).
2. Нажатием правой кнопки мыши в контекстном меню выбрать соответствующий пункт расчета документа, объекта или записи (рис. 4.9).
3. На панели инструментов журнала расчетов нажать соответствующую кнопку расчета документа, объекта или записи.
Редактирование записей журнала расчетов
Для редактирования в журнале расчетов доступны только записи текущего периода. Для редактирования записи любого предыдущего периода необходимо сменить период расчета.
После смены периода на предыдущий записи всех последующих периодов становятся нерассчитанными. Для возврата в текущий период пользователю необходимо рассчитать все записи.
В журнале расчетов для редактирования доступны только ячейки Дни, Часы и Результат . Для исправления значения ячейки необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей ячейке или на панели инструментов окна нажать кнопку Исправить результат расчета записи . Пользователю будет предложено для редактирования диалоговое окно Исправление результата (рис. 4.11).
Аналогичным образом редактируются ячейки Дни и Часы .
Следует иметь в виду, что изменение значений ячеек Дни и Часы эффективно только при заданной форме оплаты труда данного сотрудника "по тарифу". В противном случае после расчета данной записи программа восстановит предыдущее значение.
Интервал видимости записей журнала расчетов
В журнале расчетов пользователю для просмотра и редактирования доступны записи текущего периода. Чтобы просмотреть записи предыдущих периодов, необходимо выполнить одно из действий:
✓ в меню Действия выбрать пункт Задать глубину архива ;
✓ на панели инструментов журнала нажать кнопку Задать глубину архива .
Пользователю будет предложено диалоговое окно Глубина просмотра архива для задания интервала видимости записей в журнале расчетов (рис. 4.12).
Для редактирования записи предыдущих периодов недоступны. Для редактирования записей предыдущих периодов необходимо выполнить одно из действий:
✓ в меню Действия выбрать пункт Сменить период расчета ;
✓ на панели инструментов журнала нажать кнопку Сменить текущий расчетный период .
Пользователю будет предложено диалоговое окно Текущий период для задания периода расчета записей в журнале (рис. 4.13).
В диалоговом окне предлагается сменить период расчета на следующий месяц. Чтобы произвольно задать период расчета, необходимо нажать кнопку Дополн.<< (рис. 4.14), выбрать месяц из списка реквизита Установить произвольно и нажать кнопку OK , при этом все записи последующих периодов становятся нерассчитанными.
Общие приемы работы с журналами
Для работы с документами (ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов) используются журналы документов, которые включены отдельными пунктами в меню Документы . Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одной группе функционального предназначения: отклонения, кадровые приказы, приказы по удержаниям, приказы по начислениям, и так далее. В программе существует журнал документов "Общий", который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам.
Для открытия журнала необходимо в главном меню программы выбрать соответствующую группу меню Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал (рис. 4.15).
Для просмотра журнала используйте клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши <Home>и <End>. Для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:
✓ <Ctrl>+<]> — для перемещения к документам со следующей датой;
✓ <Ctrl>+<[> — для перемещения к документам с предыдущей датой.
Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала. Рассмотрим панель инструментов журналов (рис. 4.16).
Кнопки, идентичные кнопкам на панели инструментов справочников, имеют и одинаковое назначение. Назначение специфических для журналов кнопок рассматривается в табл. 4.3.
Таблица 4.3. Специфические для журналов кнопки
Интервал видимости
Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости. По вине этого параметра возникает очень много недоразумений. Настройка интервала видимости журналов рассматривалась в разделе "Настройка параметров системы" (рис. 3.14). Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. Если интервал необходимо изменить, выберите пункт Интервал в меню Действия . На экран будет выдано диалоговое окно Параметры журнала (рис. 4.17).
В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку OK. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.
Ввод нового документ
Многим начинающим пользователям кажется, что удобнее вводить документ из меню Документы , а не в журнале. Не надо забывать, что документ, выбранный в меню Документы , всегда пустой, невозможно увидеть раннее введенный документ в этом режиме. Кроме того, продолжить цепочку документов путем ввода на основании можно только в журнале, поэтому предпочтительнее вводить новый документ в соответствующем журнале. Чтобы ввести новый документ в журнале, необходимо:
1. Выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Новый .
2. Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку OK .
3. Заполнить предложенное диалоговое окно документа.
4. Для ввода и проведения документа в журнал нажать кнопку OK .
Просмотр и редактирование документа
Открыть выбранный в журнале документ для просмотра и редактирования можно несколькими способами:
✓ нажать клавишу <Enter>;
✓ дважды щелкнуть левой клавишей мыши на выбранном документе;
✓ нажать кнопку Изменить на панели инструментов окна журнала. По окончании просмотра и редактирования необходимо нажать кнопку OK для сохранения сделанных изменений и проведения документа или кнопку Отмена для отказа от сохранения. После нажатия кнопки Закрыть изменения будут сохранены, но проведения документа не будет. Напомним, что под проведением понимается создание операций с регистрами.
Ввод на основании
Ввод на основании очень важен в схемах движения документов. В дальнейшем при описании схем движения документов мы будем пользоваться этим механизмом. Данный механизм позволяет корректно вести учет заработной платы. Чтобы ввести новый документ на основании выбранного, необходимо:
1. Выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Ввести на основании .
2. Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку OK .
3. В выданном на экран диалоговом окне ввести необходимые реквизиты документа.
4. Для ввода документа в журнал нажать кнопку OK .
Копирование документа
Иногда бывает удобно вводить документы путем копирования существующих, например, при вводе нескольких документов от одного контрагента.
Скопировать документ можно несколькими способами:
✓ выбрать в журнале документ, который необходимо скопировать;
✓ выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Копировать .
В выданном на экран диалоговом окне необходимо исправить требуемые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажать кнопку OK .
Пометка на удаление
Документы из журнала сразу не удаляются. Программа вначале должна проверить существующие ссылки на этот документ, поэтому документ можно только пометить на удаление. В случае необходимости его можно удалить в режиме "Удаление помеченных объектов". Пометить выбранный документ на удаление можно несколькими способами:
✓ выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Пометить на удаление ;
✓ нажать кнопку Пометить на Удаление на панели инструментов окна журнала;
✓ нажать клавишу <Del>;
✓ нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт Пометить на удаление . В выданном после этого диалоговом окне необходимо подтвердить пометку на удаление документа, нажав кнопку OK.
Поиск
При обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ — быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в той графе журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск, и набрать на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в данной графе. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительной точки месяц, и последним — день, например "990512" (12 мая 1999 года). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.
В журнале с разными видами документов ведется отдельная нумерация для каждого вида. Чтобы не перелистывать ненужные виды документов, можно воспользоваться поиском по номеру документа. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Найти по номеру в группе Поиск . На экран будет выдано диалоговое окно Поиск документа по номеру (рис. 4.18).
Окно запроса в верхней части содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал. Щелкая мышью на наименовании нужного вида, необходимо выбрать виды документов, в которых будет производиться поиск. Выбранные виды документов будут выделены инверсным цветом. Повторным щелчком мыши выделение можно снять и, таким образом, отказаться от поиска документа этого вида. Справа от списка видов документов располагается кнопка Вкл. все . После ее нажатия будут выделены все виды документов без исключения. В поле Номер документа необходимо ввести номер документа. Для выполнения поиска следует нажать кнопку Найти . Поиск будет осуществляться от текущего положения курсора вниз до конца журнала документов. По окончании поиска найденные документы будут выданы в виде списка Найденные документы . В данном списке можно выбрать необходимый документ (но только одну строку), указав на него мышью. После нажатия кнопки Выбрать диалоговое окно запроса Поиск документа по номеру будет закрыто, а курсор в журнале документов встанет на строку с выбранным документом.
Существует также поиск по произвольному критерию. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Искать в группе Поиск . На экран будет выдано диалоговое окно Поиск (рис. 4.19).
Наиболее востребованным является критерий поиска по контрагенту. Из раскрывающегося списка выбирается тип "Справочник Сотрудники", а в верхнем поле из справочника "Сотрудники" — нужный сотрудник. После нажатия кнопки Поиск в журнале останется выборка документов по заданному сотруднику. На рис. 4.20 приведен список, из которого видно, что можно задавать и строку, и дату, и число, надо только поставить курсор мыши в нужную колонку и указать признак По одной колонке . Шаблон для поиска задается в зависимости от выбранного типа в верхнем поле. Если вы установите флажок Различать регистры , одинаковые буквы, набранные в разных регистрах, будут считаться разными.
На панель инструментов не вынесена кнопка Подчиненные документы , но в меню Действия соответствующий пункт есть. Если на основании документа были сформированы документы "Начисление заработной платы", "Бухгалтерский учет начислений и удержаний" и т. п., то при выборе пункта Подчиненные документы откроется журнал подчиненных документов с этими документами. Есть и другая возможность доступа к подчиненным документам в журнале. В нижней части окна журнала нажатием кнопки Действия выбрать пункт из предложенного меню Структура подчиненности (рис. 4.21). Для открытия документа в режиме структуры подчиненности необходимо дважды щелкнуть мышью на названии документа или нажать клавишу <Enter>. Документ можно отредактировать и провести.
После нажатия кнопки Действия предлагается сделать выбор из списка:
✓ "Структура подчиненности" — перечень документов, подчиненных текущему документу;
✓ "Движения документа" — движения расчетов по текущему документу.
Кнопка Действия присутствует и во всех документах конфигурации.Общие приемы работы с документами
Как видно на рис. 4.22, все журналы делятся на несколько групп.
В последней группе находится обобщенный специальный журнал "Общий
журнал документов". Этот журнал будет рассмотрен в конце главы, т. к. проиллюстрировать методы работы с ним можно будет на определенном количестве уже введенных документов.
К первой группе относится интегрированный журнал "Начисление зарплаты", в котором формируются следующие документы:
✓ "Начисление заработной платы";
✓ "Табель отработанного времени";
✓ "Накопленная задолженность";
✓ "Ввод начального сальдо по расчетам с сотрудниками";
✓ "Бухгалтерский учет начислений".
Ко второй группе относятся журналы, связанные с начислениями и удержаниями:
✓ "Журнал начислений";
✓ "Журнал удержаний";
✓ "Журнал ввод расчетов сотрудников".
К третьей группе относится журнал документов отклонений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Больничный лист";
✓ "Отпуск";
✓ "Оплата по среднему заработку";
✓ "Невыходы";
✓ "Работа в праздничные дни".
К четвертой группе относится журнал налоговых документов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Начисление налогов";
✓ "Возврат НДФЛ";
✓ "Пересчет НДФЛ";
✓ "Сведения для расчета ЕСН".
К пятой группе относится журнал выплат, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Выплата заработной платы";
✓ "Депонирование";
✓ "Выплата депонента";
✓ "Возврат задолженности".
К шестой группе относится журнал кадровых приказов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Кадровое перемещение";
✓ "Приказ по отпуску";
✓ "Увольнение";
✓ "Перерасчет окладов по предприятию";
✓ "Приказ по предприятию";
✓ "Изменения в штатном расписании".
К седьмой группе относится журнал исправлений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Документ сторно";
✓ "Исправление". При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется диалоговое окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом. Рассмотрим панель инструментов окна документа (рис. 4.23, табл. 4.4 и 4.5).
Таблица 4.4. Кнопки панели инструментов окна документа
Все действия, назначенные кнопкам, можно выбрать из меню Действия или в контекстном меню, вызываемом нажатием правой клавиши мыши. В нижней части окна документа есть специальные кнопки.
Таблица 4.5. Специальные кнопки окна документа
В диалоговых окнах тех документов, где предусматривается расчет списка сотрудников, предусмотрены специальные режимы заполнения списка сотрудников.
В диалоговом окне документа кнопка Заполнить предназначена для первоначального заполнения документа из справочника "Сотрудники". При нажатии кнопки Заполнить пользователю предлагается диалоговое окно Заполнить список сотрудников для задания параметров подбора сотрудников (рис. 4.24). Реквизит Подразделение заполняется выбором из справочника "Подразделения". В случае, если подразделение не выбрано, список заполняется по всем подразделениям. Реквизит Группа заполняется выбором из списка групп справочника "Сотрудники". Пользователю также предлагается задать категории сотрудников для заполнения включением соответствующего признака. Нажатием кнопки OK документ заполняется заданным списком сотрудников.
С помощью кнопки Подбор в документах открывается справочник "Сотрудники", в котором пользователь задает двойным щелчком список сотрудников.
Ввод начальных остатков
Очень часто возникают случаи, когда пользователь начинает работу с программой, уже имея рассчитанную заработную плату с начала года, например, вручную. При этом может возникнуть желание иметь всю информацию по заработной плате в программе. Это значительно облегчит и ввод начальных данных (не придется вводить данные о доходах сотрудника с начала года), и получение отчетности для ИМНС и ПФР. Вы можете произвести полный расчет заработной платы с начала года и сверить ваши результаты с результатами, сформированными программой. Причем, если обнаружится расхождение в результатах, то пользователь может вручную внести исправления прямо в журнале расчетов. Если вы по каким-то причинам можете исправить свои результаты (например, если еще не сдана отчетность), то лучше это сделать сразу.
В случае начала расчета с середины года необходимо ввести данные о доходах сотрудников с начала года на предприятии. В противном случае результаты расчета налога на доходы будут неверными.
Журнал расчетов не содержит ни одной записи. Для нормальной работы программы необходимо установить текущий период журнала расчетов. Если вы хотите занести информацию о заработной плате сотрудников с начала года, то текущим периодом необходимо выбрать январь месяц. Иначе, текущим периодом надо установить тот месяц, за который будет производиться расчет.
Ввод начальных остатков осуществляется в журнале расчета зарплаты. Документ вызывается из пункта Ввод начального сальдо меню Регламенты (рис. 4.25).
Документ предназначен для ввода сальдо по сотрудникам на начало первого расчетного периода перед тем, как начинать расчет заработной платы. Если на начало расчетного периода у сотрудников имелось сальдо по заработной плате за прошлый и текущий периоды и/или по налогу на доходы, то этот факт нужно отразить в программе. Положительная сумма в колонках Задолж . и Тек. сальдо означает долг предприятия перед работником, отрицательная — наоборот. Положительная сумма в колонке Перепл. НДФЛ означает переплату налога на доходы, отрицательная — долг работника перед бюджетом. В документе вводится список сотрудников (рис. 4.26). В колонке Задолж . указываются суммы накопленной за прошлые месяцы задолженности предприятия по зарплате. В колонке Тек. сальдо проставляется текущее сальдо по заработной плате на начало текущего расчетного периода (положительная сумма для кредитового сальдо, сложившаяся за счет округления при выплате зарплаты, и отрицательная — для дебетового).
После нажатия кнопки OK документ будет проведен и в журнале расчета зарплаты появится три записи в соответствии с заполненными ячейками Задолж., Тек. Сальдо и Перепл. НДФЛ (рис. 4.27).
Начисления
Начало каждого расчета зарплаты начинается с установки нового расчетного периода и первоначального заполнения данных в журнале "Зарплата", если начинается календарный год — смена периода в журнале "Налоги с ФОТ". Период расчета начинается с первого числа месяца и заканчивается последним числом этого же месяца.
После проведения процедуры инициализации расчетного периода обычно следует ввод таких документов, как: кадровые перемещения сотрудников, приказ по премии, ввод премии списком, приказ на доплату, наряды и пр. Ввод и расчет документов типа больничных, приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку (т. е. отклонений от нормального режима работы); если необходимо — ввод документа "Начисление дивидендов". Документы по начислениям отражаются в журнале "Начисления".
К начислениям относятся основные виды расчетов:
✓ оплата по окладу, тарифу;
✓ различные доплаты — за совмещение, замещение, совместительство и т. д.;
✓ виды расчетов по среднему заработку — больничные, отпуска;
✓ различные виды премий;
✓ начисления, назначенные суммой — материальная помощь, проездные.
Начисление оплаты по окладу, тарифу
Документы начисления оплаты по окладу или тарифу формируются и хранятся в журнале начислений зарплаты. Ввод начальных остатков осуществляется в журнале расчета зарплаты. Журнал вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы (рис. 4.28).
Для ввода нового документа в журнал необходимо выполнить одно из действий:
✓ в меню Действия выбрать пункт Новый ;
✓ на панели инструментов нажать кнопку Новый ;
✓ нажать клавишу <Ins>.
Для выбора вида документа пользователю предлагается диалоговое окно Выбор вида документа (рис. 4.29).
Документ "Начисление заработной платы" обеспечивает ввод в журнал расчетов "Зарплата" видов расчета по основным начислениям, а также все зарегистрированные долгосрочные начисления и удержания, которые оформляются документами "Ввод расчетов сотруднику", "Ввод расчетов списку сотрудников", "Договор гражданско-правового характера", специализированные документы по удержаниям и др. В документе указывается список сотрудников, который можно автоматически заполнить с помощью одноименной кнопки. Для задания параметров отбора сотрудников в список пользователю предлагается заполнить реквизиты диалогового окна Заполнить список сотрудников (рис. 4.24). Реквизит Способ пользователь задает выбором из списка (рис. 4.30):
✓ "ввод всех начислений и удержаний по сотрудникам";
✓ "переначисление зарплаты по документу";
✓ "переначисление зарплаты за прошлый период".
Каждому сотруднику за месяц можно оформить только один документ "Начисление заработной платы" по каждому основанию. При нарушении этого условия очередной документ не будет проведен с соответствующим предупреждением.
Учет отработанного времени
Отработанное сотрудником время складывается из нескольких составляющих расчета:
✓ отработанное время согласно назначенного сотруднику календаря (см. раздел "Сотрудники");
✓ сверхурочные часы;
✓ приказы об отпусках — учебный, очередной, без содержания;
✓ невыходы по различным причинам;
✓ больничный лист.
Для сотрудников, отработанное время которых не поддается регламентированию при помощи календарей отработанного времени, расчет производится вручную. Для таких сотрудников ежемесячно вводится документ "Табель отработанного времени". У данных сотрудников в обязательном порядке должна быть указана одна из форм оплаты труда "по табелю":
✓ повременно — премиальная по оплате согласно табеля (по дням);
✓ повременно — премиальная по оплате согласно табеля (по часам);
✓ повременно — премиальная по тарифу согласно табеля (по часам);
Табель отработанного времени
Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .
Реквизит За период задает месяц, за который вводится табель. Изменение месяца производится кнопками < и >.
Переключатель в верхней части диалогового окна задает режим формирования табеля:
✓ Ввод данных с разбивкой по дням (рис. 4.31);
✓ Ввод данных за месяц в целом (рис. 4.32).
Реквизит Тип отработанных часов индивидуальный для каждого сотрудника и задается выбором из списка:
✓ "Всего отработано времени";
✓ "Вечерние часы";
✓ "Ночные часы";
✓ "Сверхурочные часы (полуторный размер оплаты)";
✓ "Сверхурочные часы (двойной размер оплаты)".
В документе необходимо за каждый календарный день ввести количество отработанных часов, причем вечерние и ночные часы вводятся в отдельных строках документа (рис. 4.31). Для включения введенных данных в расчет документ нужно провести (нажав одноименную кнопку).
Во избежание разночтений при расчетах данные об отработанном времени на каждого сотрудника за какой-либо месяц можно ввести только в одном документе. При проведении документа будет выдано предупреждение о дублировании данных, и документ не будет проведен (т. е. данные, включенные в документ, не будут учитываться при расчетах).
Кнопка Печать распечатывает введенные в документ данные в форме стандартного "Табеля учета использования рабочего времени". Для сотрудников, отработанное время которых учитывается при помощи календарей отработанного времени, в этом документе можно ввести сверхурочно отработанное время.
При нажатии кнопки Действия пользователю предлагается меню:
✓ Структура подчиненности ;
✓ Движение документа ;
✓ Открыть в журнале .
В структуре подчиненности пользователь может увидеть наличие сторнирующих документов для данного документа (рис. 4.33).
Выбором из меню пункта Движение документа формируется отчет о расчетах данного документа (рис. 4.34).
Накопленная задолженность
Документом "Накопленная задолженность" вводится накопленная задолженность предприятия.
Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .
Реквизит На начало периода задает месяц, на начало которого вводятся данные. Изменение месяца производится кнопками < и >. Заполнение списка сотрудников может производиться непосредственно вводом сотрудников, подбора сотрудников или с использованием операции Заполнить (рис. 4.35).
После заполнения списка можно произвести автоматический расчет накопленной задолженности нажатием кнопки Рассчитать . Если заполнение списка сотрудников производилось автоматически нажатием кнопки Заполнить , расчет накопленной задолженности произойдет сразу и не придется использовать кнопку Рассчитать .
При проведении документа проверяется значение графы Сумма и, если она равна нулю, документ не проводится. Поэтому в форме документа есть сервисная возможность очистить "пустые" строки документа с помощью кнопки Очистить , если в меню кнопки Очистить выбрать пункт Удалить строки с нулевыми суммами .
Типовое применение документа выглядит следующим образом:
1. Создается документ текущего периода.
2. Автоматически заполняется (по кнопке Заполнить ) список сотрудников определенного подразделения (для небольшого предприятия — все сотрудники).
3. Удаляются "лишнее" строки (кнопка Очистить ).
4. Документ проводится.
Бухгалтерский учет начислений
Документ "Бухгалтерский учет начислений" предназначен для описания правил бухгалтерского учета (шаблонов проводок) начислений и удержаний при экспорте данных в бухгалтерские программы. Данный документ не формирует записей в журнале расчета заработной платы.
Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .
Реквизит За период задает месяц, на начало которого вводятся данные. Изменение месяца производится кнопками < и > (рис. 4.36).
Переключатель в верхней части диалогового окна задает режим формирования табеля:
✓ По документу (рис. 4.36);
✓ По сотруднику (рис. 4.37).
Документ "Бухгалтерский учет начислений" может быть введен на основании документов "Начисления и удержания сотрудника", "Начисления и удержания списком" и "Договор гражданско-правового характера". В этом случае описанные в документе "Бухгалтерский учет начислений" шаблоны проводок будут использоваться только для распределения начислений, введенных документами-основаниями. Если же документ "Бухгалтерский учет начислений" вводится самостоятельно, то описанные в нем шаблоны проводок будут использоваться для распределения основных начислений сотрудника.
Во избежание разночтений на каждого сотрудника или документ в одном расчетном периоде может быть введен только один документ "Бухгалтерский учет начислений".
Журнал начислений
В журнале начислений вводятся, хранятся и редактируются документы, формирующиеся приказами по начислениям, не относящимся к основным формам оплаты труда. Основная форма оплаты труда назначается сотрудникам в справочнике "Сотрудники". Записи по документам данного журнала после проведения сразу отображаются в журнале расчета заработной платы и не зависят от проведения документа "Начисление заработной платы".
Договор гражданско-правового характера
Документ "Договор гражданско-правового характера" предназначен для регистрации договоров гражданско-правового характера нескольких типов:
✓ договора подряда, предметом которых является выполнение работ либо оказание услуг;
✓ авторские договора;
✓ лицензионные договора.
Документ вызывается из пункта Ввод начислений меню Документы .
Диалоговое окно документа содержит две вкладки (рис. 4.38):
✓ Основное;
✓ Налоги.
Поделиться книгой: