Анализ типичных ошибок в управленческом учете

Таблица 1. Расшифровка счета 20 «Основное производство»

Чтобы планировать хозяйственную деятельность, предприятие ежегодно составляет финансовый план. Каждой строке этого плана присваивается собственный код (табл. 2).

Таблица 2. Расходы на производство и реализацию

Коды в таблицах проставляются произвольно. Теперь в номер счета надо внести код строки финансового плана (табл. 3).

Таблица 3. Сводная таблица

Преимущества данного варианта заключаются в том, что бухгалтер будет заносить информацию в программу только один раз, а использоваться она будет и в финансовом, и в управленческом учете.

Кроме того, появляется возможность оперативно формировать отчеты по выполнению финансового плана. Они будут выводиться либо в самой программе, либо в Excel. Данная система позволит легче анализировать эффективность отдельных проектов в рамках основного производства, оценивать их себестоимость и финансовые результаты. Важно, что эти изменения не усложнят работу бухгалтера. В проводках будут использованы стандартные номера счетов, никаких дополнительных записей делать не требуется.

Второй вариант.

Данный вариант является более приемлемым для предприятий, так как он также позволяет избежать двойного ввода и рутинных выверок информации, но при этом проще. На предприятии имеются две отдела: финансовый занимается ведением финансового учета, ревизионный – ведением управленческого. Оба отдела должны работать не обособленно, как это часто бывает, а в тесном сотрудничестве друг с другом. Для упрощения системы учета должны использоваться одни и те же документы и регистры. Чтобы при компьютерной форме учета не вводить информацию сначала в базу финансового учета, а потом аналогичную информацию – в базу управленческого учета, программист дополняет все документы и регистры окошком. В нем можно выбрать один из вариантов учета:

1) финансовый (информация показывается только для целей финансового учета);

2) управленческий (информация показывается только для целей управленческого учета);

3) общий (информация используется как для финансового, так и для управленческого учета).

Таким образом, данные будут вноситься каким-то одним отделом, но информацией сможет пользоваться оба отдела.

Так как данные управленческого учета носят конфиденциальный характер, в программе должна быть предусмотрена команда, позволяющая начальнику ревизионного отдела закрыть период (как правило, срок составляет неделю). Это позволит предотвратить искажение остатков управленческого учета из-за внесения дополнительной информации по прошествии данного периода.

Часто ошибки связаны с правильностью отнесения некоторых видов затрат к тем или иным статьям. Интерес представляет отнесение сумм отдельных налогов на статьи расходов. Налоги, сборы, обязательные платежи могут относиться к составу административных расходов и включаться в производственную себестоимость продукции, работ, услуг. В производственную себестоимость могут попадать те налоги, уплату и размер которых можно прямо связать с производственным процессом и количеством выпускаемой продукции. Например, коммунальный налог, не зависящий от объемов производства, будет признан административными расходами, а некоторые ресурсные платежи, размеры которых непосредственно привязаны к объему производственного потребления, при корректном учете могут быть включены в производственную себестоимость по статье «Общепроизводственные расходы». Это позволит правильно формировать величины расходов предприятия и снизит их завуалированность «неадресными» суммами, что, безусловно, повысит возможность адекватности трактовки их величины.

При ведении учета затрат на производство и выхода продукции очень важным является разграничение понятий «расходы» и «затраты». В отличие от расходов, затраты в момент их признания не оказывают влияния на прибыль. Если бы осуществление затрат было связано с показателем прибыли, то стал бы бессмысленным один из важнейших бухгалтерских процессов – калькулирование себестоимости продукции (себестоимость формируется в производстве, но признается расходом в момент продажи). Таким образом, осуществление затрат – это уменьшение одних активов с условием равновеликого увеличения других активов либо прироста активов и обязательств на одну и ту же величину. Это «перетекание» стоимости отражается на калькуляционных счетах. По окончании периода накопления затраты приводят к образованию активов или расходов.

Проанализировав ряд проблемных аспектов по учету затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции, следует особо отметить, что при ведении бухгалтерского учета в условиях реформирования учетной системы от бухгалтеров требуется экономический подход к вопросам учета. Суть этого подхода заключается в том, что при ведении учета прежде всего следует учитывать экономическую сущность бухгалтерских операций и уже исходя из нее отражать эти операции в учете, если это, конечно, возможно по действующим законодательным учетным нормам.

4. Обнаружение и исправление ошибок ведения управленческого учета: минимально возможная цена ошибки

Управленческий учет – это система, которая обеспечивает управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки как организации в целом, так и ее структурных подразделений.

Управленческий учет должен выполнять свои основные задачи, т. е. осуществлять:

1) планирование экономического результата основной деятельности;

2) экономическое планирование технологических процессов, методов закупок товаров и сбыта готовой продукции;

3) учет затрат по видам;

4) распределение затрат на места возникновения затрат;

7) определение максимально допустимых цен на закупаемые сырье, материалы и комплектующие изделия;

8) определение расчетных (трансфертных) цен на внутренние услуги;

9) контроль фактического уровня цен, затрат и экономического результата.

Цели управленческого учета – это оптимизация затрат, повышение прозрачности деятельности компании для собственников и топ-менеджеров, возможность эффективно осуществлять ценовую политику, создание базы для внедрения бюджетирования. Они предполагают:

1) проведение бизнес-диагностики, построение схемы бизнес-процессов;

2) совершенствование организационной структуры компании, выделение центров финансовой ответственности;

3) создание информационной базы для построения системы управленческого учета;

4) разработку методологии формирования управленческой отчетности;

5) построение системы управления затратами, калькулирования себестоимости;

6) построение системы управленческой отчетности, написание регламентов подготовки и представления отчетности.

Правильная постановка управленческого учета и бюджетирования начинается с описания бизнес-процессов. Чтобы настроить рациональную систему управленческого учета в масштабе предприятия, необходимо точно описать, принципы построения деятельности, провести диагностику предприятия и анализ финансово-хозяйственной деятельности. Это отражает тенденцию в современном менеджменте, поскольку приоритеты смещаются от менеджмента ресурсов к менеджменту организации. Диагностика предприятия осуществляется в форме исследования. Консультант рассматривает через призму управленческого учета целый ряд вопросов: цели и задачи организации, финансы, маркетинг, менеджмент, окружение (внешнюю среду) организации.

Методы, используемые в процессе диагностики:

1) беседы, тестирование, анкетирование, интервьюирование для получения информации, которая основана на личных впечатлениях руководителей всех уровней и рядовых специалистов;

2) сбор и обработка письменной информации, включающей в себя документы, компьютерные файлы, графики;

3) построение моделей, необходимых для диагностики.

Результаты диагностики с точки зрения постановки управленческого учета могут быть представлены в виде обзора организации управления предприятием, включающего в себя:

1) организационную структуру;

2) существующую стратегию фирмы, результаты ее реализации;

3) характеристику продуктов предприятия;

4) характеристику сильных и слабых сторон всех элементов внутренней среды предприятия.

Далее проводится анализ состояния системы финансово-хозяйственного учета в организации, в который включается:

1) анализ документооборота предприятия;

2) рассмотрение организационной структуры финансово-экономической службы;

3) анализ процессов подготовки, принятия, реализации и контроля управленческих решений в области финансов;

4) анализ бухгалтерской отчетности;

5) финансово-экономический анализ предприятия, базирующийся на отчетности по бухгалтерскому учету;

6) финансово-экономический анализ предприятия, базирующийся на отчетности по реальному учету.

Результаты диагностики системы финансового и хозяйственного учета на предприятии с точки зрения постановки управленческого учета представляются в виде обзора финансовой деятельности и организации учета на предприятии. Обязательно должны быть отражены:

1) анализ кредитной и инвестиционной политики;

2) комплексный анализ балансов предприятия;

3) анализ движения денежных средств;

4) анализ ликвидности;

5) анализ структуры затрат в общей доходности предприятия;

6) анализ оборачиваемости активов;

7) обзор элементов управленческого учета на предприятии;

8) обзор системы контроля;

9) анализ соответствия бухгалтерского и управленческого учета.

По результатам диагностики системы финансового и хозяйственного учета на предприятии для дальнейшей постановки управленческого учета выделяются:

1) центры затрат, прибыли и инвестиций;

2) центры учета хозяйственных и финансовых операций, т. е. где, кем и каким образом осуществляется наиболее полная начальная обработка первичного учета товарно-материальных ценностей и финансов.

После завершения диагностики осуществляются следующие действия:

1) формулируются важнейшие проблемы управления финансами и управленческого учета;

2) устанавливается приоритет проблем в беседе с клиентом;

3) вырабатываются предварительные рекомендации и предложения по решению проблем управления финансами и управленческого учета;

4) проводится совместно с руководством предприятия комплексная оценка рекомендаций с целью выбора оптимального варианта стратегии и разработки плана оперативных и стратегических мероприятий по реорганизации системы управленческого учета и управления финансами.

При внедрении управленческого учета рекомендуется проделать следующие шаги:

1) выделение всех затрат на подконтрольные и неподконтрольные (для осознания менеджерами степени ответственности и делегирования им впоследствии соответствующих полномочий), прямые и косвенные, постоянные и переменные;

2) выделение доходов;

3) составление по одному из методов учета затрат отчета о прибылях и убытках;

4) составление бюджетов;

5) основой для бюджетирования является план продаж, который составляется на месяц, квартал, год;

6) составление плана прибылей и убытков на ближайший период;

7) составление плана движения денежных средств на ближайший период;

8) текущее заполнение отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках, баланса;

9) информирование соответствующих баз отчетных данных для менеджеров по иерархической ступени.

Управленческий учет может вестись как совместно с бухгалтерией, так и отдельно, вне системы бухгалтерского учета. Выбор зависит от возможностей учетной системы, наличия соответствующих методик и объема расчетов.

Основными разделами управленческого учета являются:

1) учет по видам затрат (определяют, какие затраты возникают);

2) учет по местам возникновения затрат (выясняют, где именно возникают затраты);

3) учет по носителям затрат (определяют, с какой целью производятся затраты).

Задачи учета по видам затрат:

1) учет всех затрат предприятия;

2) определение соответствующих видов затрат;

3) вычисление сумм по каждому отдельному виду затрат;

4) информирование о структуре затрат;

5) распределение видов затрат по единичным, специальным единичным и общим затратам;

6) разделение затрат по их зависимости от загрузки оборудования на фиксированные и переменные.

Учет по видам затрат должен быть полным. Для этого необходимо точно учитывать все возникающие затраты и выполнять разграничение затрат и нейтральных издержек, которые не должны учитываться при калькулировании.

Учет должен быть точно привязан к соответствующему периоду. Для этого применяют временное разграничение затрат, когда производственные расходы перераспределяются на следующие расчетные периоды.

В учете по видам затрат выделяются:

1) первичные затраты, которые затем могут быть отнесены к единичным (прямым);

2) общие затраты (косвенные).

По отношению к процессу производства первичные затраты подразделяются на следующие виды:

1) материальные затраты;

2) затраты на персонал;

3) расходы на услуги сторонних организаций;

4) государственные налоги;

5) калькуляционные затраты.

Затраты на калькулирование продукции, работ и услуг устанавливаются для того, чтобы освободить расчет затрат от случайных и нерегулярных отклонений и учесть экономически оправданные затраты на материалы и услуги при учете себестоимости, которые, однако, не являются издержками. Использование калькуляционных затрат позволяет разрабатывать калькуляции, пригодные как для сравнения между отдельными подразделениями внутри предприятия, так и между предприятиями. Применение калькуляционных затрат является наиболее ярким примером направленности управленческого учета на обеспечение ликвидности.

Калькуляционные затраты чаще всего обозначаются как дополнительные затраты. Это не выполняется, например, для калькуляционной заработной платы предпринимателя и калькуляционной арендной платы. Этим затратам невозможно сопоставить какие-либо издержки. Калькуляционные амортизация и проценты устанавливаются на уровне большем, чем затраты, соответствующие издержкам.

На практике чаще всего устанавливаются следующие калькуляционные затраты:

1) калькуляционная амортизация;

2) калькуляционные проценты;

3) калькуляционная надбавка на риск;

4) калькуляционная заработная плата предпринимателя;

5) калькуляционная арендная плата.

Калькуляционная амортизация не регулируется законодательно, ее оценки основаны на принципе сохранения стоимости капитала и служат исключительно внутренним целям предприятия. В отличие от бухгалтерской (балансовой) амортизации оценки калькуляционной амортизации определяются не на основе закупочной стоимости или стоимости изготовления.