Кадровый учет для «упрощенцев»

Решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ вправе принимать представители работников или общее собрание работников организации.

3. Разрабатывается текст коллективного договора.

4. На стадии согласования текста ведутся коллективные переговоры.

Лица, участвующие в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения, освобождаются от основной работы с сохранением среднего заработка на срок, определяемый соглашением сторон, но не более трех месяцев (ст. 39 ТК РФ).

5. Текст коллективного договора принимается и подписывается сторонами. Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

6. Коллективный договор, соглашение в течение семи дней со дня подписания направляются работодателем, представителем работодателя (работодателей) на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду (ст. 50 ТК РФ).

Приведем фрагмент коллективного договора.

1.1. Коллективный договор является правовым актом, регулирующим социально-трудовые и иные аналогичные отношения в организации.

1.2. Действие настоящего коллективного договора распространяется на всех работников организации.

1.3. Работники имеют право:

– на заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены законодательством РФ;

– предоставление работы, обусловленной трудовым договором;

– рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации, безопасностью труда и коллективным договором;

– своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

– отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

– полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

– профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации.

1.4. Стороны договорились, что помимо лиц, указанных в ст. 179 ТК РФ, преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штатов имеют также лица:

– предпенсионного возраста (за 2 года до пенсии);

– проработавшие на предприятии свыше 10 лет.

1.5. Работодатель выплачивает работникам премии один раз в три месяца в размере до 100 % от должностного оклада в случае наличия в компании прибыли.

1.6. Генеральному директору предоставляется дополнительный отпуск за ненормируемый рабочий день.

1.7. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, предоставляется проездной билет на все виды транспорта.

1.8. Работникам, использующим личный транспорт в работе, выплачивается компенсация в размере 2 500 рублей в месяц.

Таким образом, коллективный договор:

• позволяет закрепить дополнительные льготы;

• является документом, позволяющим подтвердить различные льготы и компенсации во время проверки.

Коллективный договор не требуется:

1. Если в компании работает небольшое количество работников или индивидуальный предприниматель не имеет сотрудников.

2. Работники не заинтересованы в заключении коллективного трудового договора, при этом дополнительные гарантии предусмотрены распорядительными документами.

Если компания или предприниматель решили принять коллективный договор, то следует учитывать следующее:

1. Четко продумайте положения коллективного договора.

2. Коллективный договор может быть заключен только при достижении согласия между работниками и работодателем.

3. Премии, которые не предусмотрены ни трудовым, ни коллективным договорами, в целях налогообложения не учитываются (п. 21 ст. 270 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 05.04.2005 № 20–12/22796). Поэтому порядок премирования нужно прописать в специальном документе о премировании.

4.2. Положение об оплате труда

На основании ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При этом понятие заработной платы содержится в ст. 129 ТК РФ. Так, заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Следовательно, заработная плата содержит не только сам оклад, но и премии и надбавки.

Поэтому все составные части заработной платы нужно отразить в положении об оплате труда.

Положение об оплате труда позволяет:

• урегулировать спорные вопросы назначения премий;

• избежать споров с налоговым органом;

• разъяснить работникам случаи выплаты премий;

• установить надбавки, например, за знание иностранного языка, наличие кандидатской;

• установить компенсации, например, за использование личного транспорта.

Алгоритм создания локального акта об оплате труда может быть следующим:

1. Разработать структуру локального акта.

2. Установить в локальном акте основные положения, регулирующие оплату труда в компании.

Так, большинство локальных актов, касающихся оплаты труда, имеют вводную часть.

Пример. Положение об оплате труда работников ООО «Резерв» разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами компании.

Настоящее положение распространяется на работников, состоящих в трудовых отношениях с компанией на основании заключенных трудовых договоров, как по основному месту работы, так и работающих по совместительству.

Настоящее положение устанавливает систему оплаты труда работников компании с учетом специфики организации труда и его оплаты в компании.

Заработная плата выплачивается дважды в месяц в виде аванса и основной части заработной платы. Размер аванса устанавливается приказом генерального директора или уполномоченного им лица и не может составлять менее 50 % должностного оклада работников.

Порядок выплаты заработной платы установлен правилами внутреннего трудового распорядка компании: аванс выплачивается 25го числа месяца, за который начисляется заработная плата, основная часть заработной платы – 10-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется заработная плата.

Не позднее двух дней с даты выплаты заработной платы работнику выдается расчетный листок, в котором отражаются все выплаты, начисленные работнику за текущий месяц, произведенные с них удержания и сумма, фактически выданная работнику. Форма расчетного листка утверждается генеральным директором организации. Ответственность за правильность и своевременную выдачу расчетного листка несет главный бухгалтер организации.

Заработная плата выплачивается через кассу предприятия или по заявлению работника переводится на банковскую карту.

3. Предусмотреть особенности, касающиеся оплаты труда в конкретной компании:

• систему оплаты труда;

• учет рабочего времени;

• порядок осуществления выплат;

• место осуществления выплат;

• порядок премирования сотрудников;

• особые положения, связанные с выплатами сотрудникам.

Пример. 3.1. Работники премируются по основанию «за успешное и добросовестное исполнение своих должностных обязанностей в отчетном месяце» в размере 30 % должностного оклада.

Работнику, отработавшему менее месяца, за который выплачивается премия (в связи с заключением и (или) расторжением трудового договора, в связи с временной нетрудоспособностью), размер премии определяется исходя из фактически отработанного им времени в данном месяце, либо премия не начисляется (и не выплачивается).

В локальном акте, посвященном оплате труда, также могут отражаться отдельные условия, улучшающие положение сотрудника по сравнению с установленным в действующем законодательстве. Например, доплаты до среднего заработка в случаях болезни сотрудника, выплата материальной помощи.

Пример. Материальная помощь может выплачиваться в случаях:

• рождения ребенка у работника – в размере 10 000 руб.;

• смерти работника – в размере пяти минимальных окладов;

• бракосочетания – в размере одного оклада работника.

Вместе с тем в локальном акте об оплате труда следует отразить, что ряд выплат не относится к заработной плате. К таким выплатам относятся указанные в ст. 165 ТК РФ, и сотрудники получают их:

• при направлении в служебные командировки;

• при переезде на работу в другую местность;

• при исполнении государственных или общественных обязанностей;

• при совмещении работы с получением образования;

• при вынужденном прекращении работы не по вине работника;

• при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;

• в некоторых случаях прекращения трудового договора;

• в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника.

Однако порядок осуществления данных выплат также может быть указан в положении об оплате труда. Целесообразно указать порядок осуществления данных выплат в следующих целях:

• сотрудники будут знать, какие им полагаются выплаты, например, при переезде на работу в другой регион;

• работники смогут самостоятельно рассчитать положенные выплаты, например, при предоставлении отпусков;

• компания сможет отстаивать интересы в судебном порядке на основании локального акта;

• не будет возникать проблем с налоговыми органами в части отнесения на расходы выплат работникам.

Пример. 3.2. Работнику, направляемому в командировку длительностью от одного рабочего дня, выплачиваются суточные из расчета 700 руб. при командировании по России, 2500 руб. – при командировании в страны ближнего и дальнего зарубежья.

В локальном акте могут также содержаться ссылки на Трудовой кодекс РФ и нормативные акты. Например, особенности исчисления среднего заработка утверждены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Данные особенности учитываются при:

• начислении отпускных выплат;

• выплате компенсаций при увольнении;

• выплате компенсации при восстановлении на работе.

4. Направить разработанное положение на согласование с различными службами и отделами компании. Так, возможно согласование данного положения со следующими структурными подразделениями:

• юридическим отделом (в части соблюдения норм трудового законодательства);

• бухгалтерией (в части начисления и осуществления выплат заработной платы);

• финансовой или плановой службой (в части планирования премий, материальной помощи).

Возражения по проекту локального нормативного акта, возникающие в ходе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект вносятся изменения принципиального характера, то документ подлежит перепечатке и повторному согласованию.