Кадровый учет для «упрощенцев»

• образование;

• профессия;

• стаж работы;

• состояние в браке;

• состав семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• аттестация;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• награды, почетные звания;

• отпуск;

• социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

• дополнительные сведения.

При увольнении сотрудника в разделе XI указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Последние графы личной карточки – подписи кадрового работника и сотрудника. Обратите внимание, что при увольнении личную карточку не нужно выбрасывать, ее нужно хранить в течение 75 лет.

Приведем пример заполнения фрагмента личной карточки[2].

Личную карточку необходимо отличать от личного дела. Личное дело также является не обязательным, поскольку не поименовано в Трудовом кодексе РФ. Поэтому предприниматель или же общество с ограниченной ответственностью могут не вести личное дело. Однако возникает разумный вопрос: как хранить документы при поступлении на работу, приказы о переводах, награждениях, отпусках? Удобнее всего это делать именно путем ведения личного дела. В личном деле будет храниться информация о том, что вы послали работника на переподготовку, провели аттестацию, зачислили работника в кадровый резерв на руководящую должность. Также в личном деле могут храниться данные загранпаспорта, например для приобретения билетов в заграничную командировку.

Для того чтобы не путаться в документах, рекомендуется сделать опись документов в личном деле сотрудника.

В перечень документов в личном деле могут входить:

• копия паспорта;

• копия страхового свидетельства;

• копия ИНН;

• документы воинского учета;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• личная карточка;

• медицинская книжка;

• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;

• приказы о предоставлении отпуска;

• приказы о премировании.

В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.

Рекомендации:

1. Заведите личные карточки и личные дела на каждого из сотрудников компании.

2. Храните личные карточки и личные дела в течение 75 лет.

1.6. Штатное расписание

Штатное расписание является обязательным документом в компании. Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения регулируются в том числе штатным расписанием.

Для разработки штатного расписания можно воспользоваться собственной формой или использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1).

Алгоритм составления штатного расписания следующий:

1. Назначьте работника, ответственного за составление штатного расписания.

2. Заполните основные реквизиты штатного расписания:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами;

• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации;

• «Номер документа»;

• дата составления указывается текущая;

• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания;

• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ.

3. Укажите в штатном расписании должности работников.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы.

4. Проверьте, чтобы в штатном расписании были правильно указаны оклады работников. Нельзя, в частности, указывать «вилку окладов» или же иной оклад, чем в трудовом договоре.

Приведем фрагмент штатного расписания.

Рекомендации:

1. Несмотря на то, что унифицированные формы документов были отменены, штатное расписание указано в Трудовом кодексе РФ и поэтому обязательно к составлению.

2. Используйте унифицированную форму, установленную Госкомстатом РФ, поскольку она применяется много лет и вряд ли вызовет претензии у проверяющих органов.

Глава 2

Особые условия труда

Представим себе ситуацию. Вы открыли пекарню, где трудятся пекари, и фактически производство является вредным. Но на вредных производствах необходимо производить доплаты сотрудникам и предоставлять дополнительные отпуска. Предоставление дополнительных гарантий осуществляется по результатам специальной оценки условий труда. Представим, что компания считает условия труда на производстве нормальными и не проводит специальную оценку рабочих мест.

Если работодатель нарушил установленный порядок проведения специальной оценки условий труда или не провел ее, штраф будет наложен:

• на должностное лицо – в размере от 5000 до 10 000 руб.;

• на компанию – в размере от 60 000 до 80 000 руб.

Такая ответственность предусмотрена п. 2 ст. 5.27.1, которой дополнен КоАП РФ (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ).

Дополнительный штраф может быть наложен, если работник был допущен к работе без средств специальной защиты.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;

• на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей.

Такие штрафы могут значительно ударить по карману компаний и предпринимателей. При этом с 1 января 2016 г. еще и заработает федеральная государственная информационная система, в которую компании будут передавать сведения о результатах специальной оценки условий труда (п. 2 и 3 ст. 28 Закона о спецоценке).

2.1. Вредные условия труда

Вредные условия труда – это условия трудовой среды и самого процесса, которые неблагоприятно воздействуют на работающего человека, а при достаточной длительности или интенсивности работ вызывают даже различные профессиональные заболевания.

Условия труда классифицируются на основании Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Так, ст. 14 Закона предусматривает следующие классы.

Таблица 3

Классификация условий труда

Классы опасности определяются путем спецоценки, которая осуществляется не самим работодателем, а специальной организацией.

Алгоритм проведения специальной оценки условий труда следующий:

1. Необходимо сформировать комиссию, которая будет проводить специальную оценку условий труда и утвердит график проведения специальной оценки условий труда;

2. Нужно утвердить перечень рабочих мест, при этом специальной оценке условий труда подлежат все рабочие места, если компания переехала, то нужно проводить спецоценку заново;

3. Компания или предприниматель, имеющий в штате сотрудников, должны заключить гражданско-правовой договор с компанией, которая проводит спецоценку условий труда;

4. Комиссия проводит спецоценку и определяет условия труда на рабочих местах;

5. По результатам спецоценки утверждается протокол и осуществляется декларирование соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, а также отчет о проведении специальной оценки условий труда;

6. С результатами спецоценки нужно ознакомить работников;

7. Выдать уведомление ФСС о результатах спецоценки.

Если будут подтверждены вредные условия труда, то работнику положены дополнительные льготы:

• оплата труда в повышенном размере;

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;

• сокращенная продолжительность рабочего времени;