Помоги проекту - поделись книгой:
Когда начинаешь с ними разговаривать, создается впечатление, что их вообще нечему учить. Они все знают, готовы мгновенно вступить в дискуссию по любому вопросу, связанному с туристической деятельностью. Таких людей с каждым годом становится все больше.
Когда же начинаешь спрашивать их о конкретных результатах, о том, чего лично они добились в своем бизнесе, начинаются всякие отговорки: клиентов нет, прибыли нет, отсутствует возможность разместить качественную рекламу, очень тяжело найти настоящих менеджеров-профессионалов, вообще все плохо, и конца и края этому не видно. Причем все говорят, что «пашут как лошади», что ужасно много работы – и катастрофически не хватает времени ни на что.
Я твердо уверен, что подобное происходит как минимум по трем причинам:
• отсутствие ясной и конкретной цели;
• отсутствие перспективного и календарного плана работы;
• отсутствие инструментов, позволяющих контролировать свою деятельность.
Конечно, все знают, что нужно планировать работу, но при этом очень часто считают, что в туризме следовать плану невозможно. Пришел турист – хорошо, будем подбирать ему путевку, делать запрос туроператору и оформлять бронирование. А если клиента нет, то тут планируй, не планируй – все равно толку никакого. Или, скажем, даже если запланировано на сегодня написать три большие статьи для сайта, что с того? Туристы явились в офис, и они важнее, чем какие-то статьи, следовательно, все планы катятся в тартарары.
Как же создать такой план, чтобы из него вышел толк? Вам ведь нужен график, который поможет заработать деньги и успешно развивать бизнес.
Давайте договоримся сразу: в вашем плане не должно быть абсолютно никакой «воды», не нужно писать общих фраз. Все слова типа «углубить», «расширить», «улучшить» на время составления плана следует просто забыть. Вам необходим рабочий инструмент, который будет впоследствии давать указания, что, как и когда надлежит сделать. Вам нужно запомнить, как то, что дважды два – четыре, что бизнес без планирования работы и подведения результатов существовать не может.
Если вы зайдете в Третьяковскую галерею, вас, вероятно, поразит картина Александра Иванова «Явление Христа народу» – причем не столько своей художественной ценностью и размерами, сколько количеством эскизов, о которых вы узнаете. Вы сразу поймете, что без четкого плана такое полотно невозможно было бы написать.
Когда вы смотрите на крупные архитектурные сооружения, тоже становится ясно, что без чертежей и детальной проработки ничего не построить. Точно так же и в бизнесе. Без списка конкретных действий им невозможно заниматься.
Однако я не буду больше утомлять вас теорией. Займитесь составлением плана. Впрочем, сперва к этому тоже необходимо подготовиться.
Подготовительный этап
Он очень простой. Вам нужно выписать на лист бумаги или распечатать на принтере ту статистическую информацию, которую вы у себя в компании регулярно собираете, например: количество постоянных клиентов, средний доход, оборот по месяцам, динамика продаж и все, что вы обычно анализируете, когда подводите итоги. Я уверен, что такие данные у вас есть, ведь вы в любом случае осуществляете какой-то учет, иначе непонятно даже, как начислять зарплату. Более подробно об учете показателей мы поговорим в главе 14 «Учимся считать результат».
Сколько времени у вас займет подготовительный этап, я не знаю, это зависит от системы учета данных. Если ваше агентство молодое или его вообще еще не существует – ничего страшного. При планировании нужно от чего-то отталкиваться. При отсутствии данных вам придется пофантазировать и положиться на собственную интуицию, а через пару месяцев жизнь сама расставит все по местам – и нужная статистика у вас однозначно появится. Тогда вы сможете начать корректировать план, который мы сейчас попробуем составить.
Что вам для этого требуется? Вам нужна одна голова, желательно не с похмелья, и хорошее настроение. Если его нет, подойдите к зеркалу и начните корчить смешные рожицы. Подергайте себя за уши, покажите язык, похлопайте глазами. Обычно через пару минут рабочий настрой появляется.
Лучше, если вы сначала будете записывать все от руки – так обычно быстрее получается, но если у вас хорошая скорость печати, можете сразу набирать текст на компьютере.
Итак, приступим.
Первый этап: записываем идеи и дела
Начиная планирование, нужно на листе бумаги зафиксировать все идеи, которые приходят в голову по поводу работы. Вас не должно смущать, что это могут быть как чрезвычайно общие мысли («Хочу заработать миллион рублей за один сезон»), так и мелкие мыслишки («Нужно срочно поменять картридж в принтере»).
Писать следует до тех пор, пока не закончатся идеи или заранее отведенное время. Записывать нужно абсолютно все, что приходит в голову. Но, поскольку заниматься этим можно до бесконечности, установите для себя временн
Рекомендую писать простыми короткими предложениями. Не ограничивайте свою фантазию, не бойтесь записывать мысли, которые поначалу кажутся вам абсолютно невыполнимыми: кто знает, может, именно они и наведут вас впоследствии на создание собственного уникального торгового предложения.
В результате у вас должно получиться что-то подобное:
• принять на работу одного менеджера;
• разместить большой рекламный щит в Государственной думе;
• купить чайный сервиз для гостей;
• пригласить самого известного бизнес-тренера по продажам и провести закрытый семинар на Канарах;
• переделать сайт;
• разместить рекламу в социальных сетях;
• придумать интересный рекламный текст для привлечения любителей комнатных собачек;
• написать положение о премировании менеджеров;
• заказать визитные карточки;
• ежемесячно получать прибыль не менее 1 миллиона рублей;
• занять у знакомых 25 тысяч рублей на текущие расходы…
Таких строчек может быть сколько угодно. Но когда пройдет два часа (или другой установленный вами временной период) – немедленно прекращайте писать.
Основная ваша задача на данном этапе – зафиксировать все мысли по поводу дальнейшего развития компании, и, надеюсь, вы это уже сделали. Ни в коем случае пока не подвергайте ни один пункт ни малейшей критике. Не душите полет мысли.
Небольшой совет: придумыванием лучше заниматься в одиночку. Попросите тех, кто находится рядом, не отвлекать вас. Отключите все средства связи: поставьте телефон в беззвучный режим и не обращайте внимания на сообщения, поступающие вам на электронную почту, в «аську» и скайп. Время от времени смотрите на часы и делайте 10-минутные перерывы, выходя на улицу подышать свежим воздухом или просто прогуливаясь по коридору.
Если у вас есть возможность в этот день не приходить в офис – останьтесь дома. Сегодня вы тоже потрудитесь, причем много и, я надеюсь, эффективно – но кто сказал, что обязательно на своем рабочем месте? А еще лучше – езжайте на дачу или в ближайший пансионат. Там вам никто не помешает, а перемена обстановки только поможет сконцентрироваться на планировании.
Не думайте, я отнюдь не пытаюсь усложнить вам жизнь, я понимаю, что у вас есть собственный груз проблем, и не собираюсь навязать вам довесок к нему в виде никому не нужной писанины.
Просто запомните: мысль незаписанная есть мысль потерянная.
Если вы действительно хотите зарабатывать деньги, приучите себя записывать мысли.
Второй этап: выделяем рабочие блоки
Отведите себе еще 30 минут. Начните рядом с каждым пунктом составленного только что списка добавлять примечание. Оно может состоять из одного-двух слов, например «оргтехника», «дизайн», «кадровые вопросы», «реклама», «финансы и кредиты», «тренинги и обучение» и т. д. Если вам непонятно, как охарактеризовать какой-либо пункт, – ничего страшного, назовите его «разное». Таким образом вы сможете четко увидеть, из каких блоков состоит деятельность вашей компании. Возможно, вы обнаружите, что каких-то блоков до этого момента у вас вообще не было.
Третий этап: создаем рабочие блоки
Третий этап самый простой и короткий. Выпишите названия блоков, которые вы использовали для характеристики всех ранее придуманных идей. Не стоит экономить на бумаге – для каждого из них отведите отдельный лист или несколько и перепишите туда все пункты, которые относятся к данному блоку. Во время переписывания подумайте, что с чем можно объединить, а что – сократить, записав более простым и понятным образом. Отдельные пункты, наверное, потребуют обобщения, например, записи типа «изменить логотип компании», «разработать дизайн визитной карточки», «подобрать другой шрифт для заголовка сайта» можно свести к одной: «создать единый фирменный стиль компании для всех рекламных носителей».
Четвертый этап: обмениваемся мнениями
Если у вас есть партнеры, то после выполнения предыдущих трех этапов я рекомендую встретиться с ними и обменяться созданными списками – ну а потом, естественно, обсудить ваши идеи. Ничего страшного не произойдет, если по ряду пунктов у вас будут диаметрально противоположные мнения. Также не смертельно, если вы не сможете отстоять в споре некоторые ваши «бредовые» идеи – вы ведь создавали всего лишь черновик.
В результате обмена мнениями вы поймете очень многое. Самое главное – вам станет ясно, одинаковы ли взгляды на бизнес у вас и ваших партнеров.
Не имея представления об этом, невозможно развивать бизнес. Если нет ви́дения путей развития, вы будете напоминать лебедя, рака и щуку из басни Крылова.
Перед тем как вы двинетесь дальше, я хочу рассказать небольшую историю.
У меня был анекдотичный случай, когда я проводил индивидуальную консультацию для одного молодого питерского агентства. Я не хочу его называть, и вы сейчас поймете почему.
Мы довольно долго обсуждали их сайт и систему бонусов для постоянных клиентов, я дал несколько рекомендаций по изменению подачи материала в их группе «ВКонтакте». Одна из совладелиц бизнеса очень дотошно у меня выпытывала, как рекламировать туры в Финляндию, и говорила, что хочет в первую очередь акцентировать внимание именно на них.
Прообщавшись со мной в течение часа, она извинилась, сказала, что ей нужно позвонить, и вышла на несколько минут.
За это время ее компаньонка рассказала мне, что два года отработала аниматором в Турции и у нее есть серьезные «завязки» с рядом турецких отелей, но вообще ей все подобное не очень нравится и она хочет начать изучать вопрос, связанный с медицинским туризмом в Израиле и Германии…
Самое интересное, что, когда вернулась ее партнерша, об этом больше не было сказано ни слова.
Я до сих пор захожу на их сайт и, как вы, наверное, уже догадались, не вижу ни раздела по турам в Финляндию, ни разделов, связанных с медицинским туризмом.
Время от времени эти женщины пишут мне письма и жалуются, что дела идут совсем плохо. На мои призывы начать планировать свою работу и вычленять из нее главное обе отвечают, мол, к сожалению, сейчас нет времени.
Могу поспорить, что очень скоро они обанкротятся, потому что ни одному из направлений, с которых компания могла бы реально начать получать прибыль, они так и не дали развития.
Да, у них были идеи, но очень сырые, требующие тщательной проработки. Этих двух женщин засосала текучка, и единственное, чем они сейчас гордятся, – красивые листовки для посетителей торгового центра, где их агентство арендует помещение. На листовках написан типичный слоган всех турагентств, чье руководство не хочет думать и планировать свою деятельность: «Дешевые туры по всему миру».
Казалось бы, кто им не давал озвучить свои намерения друг другу? Кто мешал начать одновременно тестировать два разных направления? Ведь можно было сделать у себя на сайте одну специализированную страничку, посвященную поездкам в Финляндию, и вторую – по медицинским турам в Израиль и Германию.
Можно было создать тематические группы в социальных сетях «Одноклассники», «ВКонтакте», Facebook, тут же запустить рекламные кампании через «Яндекс. Директ» – и уже через два-три дня понять, какое из этих направлений является более перспективным.
Можно было начать подробно изучать специфику Финляндии и задуматься над вопросом, какие конкретно поездки туда имеет смысл рекламировать: шоп-туры, туры выходного дня, ознакомительные, с целью приобретения недвижимости, рыбалку на озерах и т. д.
Но незаписанная мысль оказалась мыслью потерянной. Вполне возможно, что данные направления были очень перспективными, но этого, увы, сейчас никак не узнать.
Впрочем, если сделать несколько запросов в интернете, то можно увидеть, сколько турагентств специализируется на тех направлениях. Поверьте мне, некоторые из них очень довольны своими финансовыми результатами.
Записанные мысли и идеи можно впоследствии серьезно проанализировать.
Именно поэтому в обязательном порядке обозначьте все пункты, которые объединяют вас и ваших партнеров. Их можно даже не переписывать – просто пометьте маркером, и достаточно.
Значительно сложнее решить, что делать с теми пунктами, по которым у вас есть разногласия. Естественно, нужно начать обсуждение, высказать свою точку зрения и привести аргументы. Но это легко только в теории. Вы можете долго и красиво говорить, подбирать различные красочные эпитеты, но не всегда идея, которая кажется вам верной, находит понимание у остальных.
За свой более чем двадцатипятилетний опыт в бизнесе я принимал участие в массе подобных дискуссий – и понял, что существует только один способ решения данной проблемы: обговорить заранее время, отведенное на прения, дать каждой из сторон высказаться, а потом проголосовать. Когда учредителей трое или распределение процентов по учредительному договору неравное, тогда все более-менее понятно. Решение принимается или отклоняется в зависимости от численного перевеса. Если же голоса разделятся поровну, предложение нужно отклонить, иначе впоследствии будет только хуже.
Однако очень часто получается совсем наоборот: именно «бредовая» идея находит понимание и дальнейшее развитие у партнера, и то, что на первый взгляд казалось абсолютно недостижимым, вдруг начинает принимать вполне конкретные осязаемые формы.
Если у вас нет партнера, прочитайте еще раз все, что вы написали. Попробуйте самостоятельно развить некоторые идеи. Поняв, что какие-то пункты вы написали сгоряча или не подумав как следует, вычеркивайте их.
Пятый этап: конкретизируем идеи и предложения
Этот этап очень важный, он требует особого внимания. Имеющиеся блоки нужно конкретизировать, определить численными показателями. То, что нельзя сосчитать, можно выразить в сроках – то есть принять решение, когда данный пункт должен быть выполнен. Например, следующим образом:
• Купить чайный сервиз не дороже тысячи рублей не позднее следующего четверга.
• Заменить картридж принтера завтра до обеда.
• Разместить объявления о поиске менеджера на 10 бесплатных досках до конца месяца.
• Написать статью для сайта не позднее, чем через 3 дня.
Пятый этап – очень сложный, в этот момент начинают определяться конкретные мероприятия и вы от слов переходите к делу. Но вы ведь знаете поговорку «один в поле не воин»? Естественно, что один человек не в состоянии сделать все сам. Так что напротив каждого пункта в списке вам нужно перечислить всех людей, которые вам понадобятся. Не обязательно это должны быть сотрудники компании. Часть работы вы можете передать на аутсорсинг или приятелю, готовому помочь. Подумайте, чем вам могут оказаться полезны соседский мальчишка или знакомая студентка-филолог.
Кстати, знаете ли вы, что сын вашей уборщицы увлекается программированием, а за стенкой, в соседнем офисе сидят отличные дизайнеры? Не забывайте также и про интернет: на многих профессиональных форумах вам абсолютно бесплатно могут дать массу советов и полезных консультаций. Нужно только не стесняться об этом спрашивать.
Теперь немного спустимся с небес на землю. Задайте себе вопрос: а зачем вы все это делали?
А для того чтобы понять, какие у вас перспективные планы. Чего вы вообще хотите от компании. К каким финансовым результатам стремитесь. Естественно, таким образом вы сразу видите и краткосрочные задачи, и те, на решение которых вам понадобится довольно значительный промежуток времени.
Туристический бизнес очень динамичен, многое здесь зависит от конкретного сезона, от разных факторов, на которые мы не всегда можем повлиять. Именно поэтому я не рекомендую заниматься строго детализированным долгосрочным планированием. Будет достаточно, если вы просто наметите основные ориентиры.
Не стоит детально прописывать все, что вы хотите сделать через полгода, год или в следующей пятилетке. Жизнь наверняка внесет свои коррективы, иногда они бывают очень серьезными и значительными.
Но план на два-три ближайших месяца обязательно должен быть максимально конкретным.
Для этого нужно наметить вполне реальную цифру продаж. Опираясь на нее как на основной показатель, вы будете заниматься составлением календарного плана.
Наверное, у вас уже возник вопрос, откуда эту цифру хотя бы в первом приближении взять. На самом деле она у вас есть, ведь, если вы помните, я просил вас на подготовительном этапе выписать статистику. (Если вы еще не начали свой бизнес и статистики у вас нет, вы можете обратиться к специалистам в этой области или знакомым директорам (их можно найти в группе vk.com/pmtur).)
В первую очередь вам нужно определить точку безубыточности – то есть сколько вам требуется зарабатывать в месяц, чтобы покрыть все текущие обязательные платежи.
Нужно помнить, что расходы всегда делятся на постоянные и переменные.
Начнем с постоянных. Сколько вам нужно заплатить за аренду офиса, каков размер коммунальных платежей, что прописано в счетах за пользование телефонными линиями и интернетом, какой размер обязательной заработной платы сотрудникам (ведь у вас, наверное, в штате есть бухгалтер, курьер и уборщица, которым вы платите фиксированный оклад, да и менеджерам при приеме на работу вы, скорее всего, обещали платить некий гарантированный минимум вне зависимости от результативности?). Не забудьте про всевозможные хозяйственные расходы: доставку воды в офис, чай, кофе, бумагу и все те мелочи, без которых вы не сможете прожить в течение месяца. Однако сейчас вам нужно учитывать только стабильные постоянные расходы.
Переменные расходы мы пока считать не будем. Под ними следует понимать те траты, которые не имеют строго фиксированной величины и могут меняться из месяца в месяц. Например: окончательный размер заработной платы менеджеров – он ведь будет зависеть от количества продаж, так? Да и налоги – величина далеко не постоянная.
В итоге постоянные расходы будут представлены некой цифрой, которую я и называю «точкой безубыточности».
У разных агентств она различна и зависит от арендной платы, количества сотрудников и многих других параметров. Естественно, что в крупных городах точка безубыточности может быть в разы выше, чем в районных центрах.
Ни в коем случае не читайте во время планирования никаких книг по бухучету, а тем более не ведите серьезных разговоров на эту тему с вашим главным бухгалтером. Данная система с ее дебетом и кредитом сейчас не поможет, а только усложнит задачу. Мы говорим о так называемом управленческом учете, о цифрах, которые вам следует иметь в виду как руководителю, а не о тех, что нужны главному бухгалтеру для сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Помните, как сказано в Евангелии: «Кесарю кесарево, а Богу Богово».
Кстати, вы, наверное, знаете, что на крупных предприятиях, кроме главного бухгалтера, есть еще и финансовый директор. Он зачастую и является переводчиком отчетности главного бухгалтера на язык, понятный генеральному директору.
Вам же для планирования нужны именно управленческие цифры.
Предположим, что стоимость месячной аренды офиса – 25 000 рублей, фиксированная часть зарплаты двух менеджеров – 20 000 рублей, а на коммунальные платежи, хозяйственные нужды и прочее можно отвести 15 000 рублей. В итоге мы получаем 60 000 рублей.
Вот эти 60 000 рублей и будут вашей точкой безубыточности (только не показывайте расчеты своему главбуху – она не поймет, ведь здесь нет ни авансовых платежей, ни налога на прибыль, ни НДС, ни учета амортизации оборудования, ни прочих статей, к которым она так привыкла).
Как только вы определитесь с точкой безубыточности, все сразу встанет на свои места.
Поделиться книгой: