Помоги проекту - поделись книгой:
Что вы действительно делаете лучше других? За счет чего вам удается выделиться? Чем вы гордитесь? Что вам приносит наибольшее удовлетворение? Какие ваши действия поощряют другие люди? Если самостоятельно трудно ответить на эти вопросы, попросите о помощи своих коллег и знакомых. Возможно, вы услышите от них такие идеи, которые никогда бы не пришли вам в голову, что только повысит вашу самооценку.
Слабые стороны – это то, в чем вы недостаточно преуспели, и те области, где можно улучшить свою продуктивность. Не нужно винить себя в этом, все мы имеем какие-то недостатки. Признав свою ахиллесову пяту, вы сможете учитывать ее наличие. За счет этого она перестанет быть тормозом вашего развития и рычагом управления вами другими людьми.
Какие навыки вы только пытаетесь освоить? Какие стороны личности тянут вас назад? В чем люди видят вашу слабость? Где вы уязвимы? В каких областях вам не хватает опыта, ресурсов или связей? В отличие от предыдущего квадранта, здесь не обязательно перечислять все. Ограничьтесь только тем, что действительно может оказать влияние на вашу карьеру.
Когда вы определите свои сильные и слабые стороны, сосредоточьтесь на понимании возможностей, которые они могут открыть для вас. Каким образом вы можете использовать свои сильные стороны? Как вы можете минимизировать свои слабости и использовать их себе во благо? В каких пределах вы видите наибольший потенциал роста для себя: в рамках компании, в другой отрасли, в своем деле? Какой импульс – снаружи или изнутри – может создать для вас возможности в текущей ситуации?
И, наконец, подумайте, что может лишить вас ожидаемого успеха, в чем состоят риски вашей карьеры? К сожалению, угрозы часто неконтролируемы и возникают неожиданно, но тем не менее их важно обозначить, предположив заранее. Чем больше вы о них знаете, тем меньше шансов, что они принесут вам непоправимый урон. Существуют ли какие-то общие угрозы, о которых стоит подумать? Если вам не удастся избавиться от своих слабостей, какие проблемы они могут вызвать. С какими неудачами вы можете столкнуться и почему?
Теперь возьмите ручку другого цвета и рядом со словами «Сильные стороны» напишите «Использовать», «Слабые стороны» – «Развивать», «Возможности» – «Делать», а рядом с «Угрозами» – «Исследовать».
Если вы действительно честно ответили на все вопросы и будете следовать таким рекомендациям по поводу своих ответов, то сможете гораздо успешнее заниматься карьерой. А как именно это делать, мы с вами и поговорим в следующих главах.
Часть II
Слагаемые успешной карьеры
Очень важно, чтобы ценности компании и людей, которые ею управляют, пересекались с вашими. Иначе эта работа быстро станет ненавистной.
Глава 4
Как быстро достичь выдающихся результатов в работе
Если вы делаете карьеру не «по знакомству», то сможете продвигаться только благодаря достижению серьезных результатов. А для этого нужно уметь правильно ставить цели и распределять нагрузку. Без этого почти невозможно претендовать на повышение зарплаты и карьерный рост. Поэтому вам обязательно нужно освоить навыки планирования времени.
Наверняка вы знакомы с тайм-менеджментом – наукой об управлении временем (рабочим и личным) для его максимально эффективного использования. Может быть, вы читали по этой теме статьи, книги или посещали тренинги. Возможно, что-то даже взяли на вооружение. Но помогло ли это вам в карьере?
По моим наблюдениям, тайм-менеджмент мало применим в реальной практике.
Материалы на эту тему разочаровывают: вроде бы много полезного, но вот как это использовать – непонятно. Так что многие специалисты, к сожалению, почти не пользуются методами тайм-менеджмента. Также их часто подводит самодисциплина, которая требуется для внедрения большинства инструментов планирования времени. Особенно неудобно для многих слишком подробное планирование рабочего времени, которое лишает гибкости в случае появления новых задач и обстоятельств.
К классическому тайм-менеджменту вообще возникает немало претензий. В начале применения той или иной техники бывает непонятно, какие у нее плюсы и ожидаемые результаты. Большинство методов подходят скорее для анализа уже выполненной работы, чем для планирования рабочего дня. Также они чаще делают акцент на ошибках («Посмотрите, как вы неэффективно распределяете свое время»), а не на рекомендациях по их исправлению.
Тем не менее есть немало полезных техник, которые вам обязательно пригодятся. С каждым годом появляется все больше инструментов и приложений, для эффективного использования времени. В вашем распоряжении остаются также приемы тайм-менеджмента, прошедшие многолетнюю проверку практикой. Я считаю, что они необходимы каждому, кто хочет построить успешную карьеру. Их применение в разы повысит вашу эффективность, выделив вас на фоне коллег. Также они позволят найти время для задач, важных лично вам, а не только руководителю.
После внедрения журнала обратной связи, трансформированного затем в чек-листы (об этих методах я расскажу дальше), у одной из моих клиенток освободилось время для работы над более важными проектами, и в ее работе стало меньше ошибок. Это ускорило ее повышение, а передача дел прошла достаточно быстро и безболезненно.
Такие приемы обычно не требуют специальных знаний и не отнимают много времени, поэтому их легко применять в работе. Они основаны на практике, и ими пользуются обычные люди, а не только авторы книг по тайм-менеджменту. Их можно вести как в электронном, так и бумажном формате. И это совершенно бесплатно: не обязательно покупать программное обеспечение или подписываться на онлайн-сервисы. Кроме того, они завязаны на положительные, а не на отрицательные эмоции, поэтому с ними просто приятно работать. Далее я расскажу о трех самых эффективных методах из этого арсенала.
Контекстное планирование позволяет собрать воедино наиболее важные (но несрочные) задачи, чтобы регулярно включать их в свой план на день. Это могут быть как собственные задачи, так и поручения руководителя без точных сроков выполнения, типа «Пожалуйста, выдели время и наведи порядок в документах по проекту». Этот инструмент дает положительную мотивацию и гордость за объем выполненной работы, а также позволяет легко создавать отчеты.
Создайте файл Excel с тремя вкладками или доску в «Трелло» (цифровой вариант), либо четыре папки/конверта А4 (бумажный вариант) для долгосрочного и краткосрочного планирования.
Во вкладке (папке) «План на год» записывайте задачи, которые нужно выполнить в этом году, например: «Съездить на семинар в Москву», «Разработать новую форму отчета» и т. д. Один раз в неделю просматривайте эту папку и те задачи, которые уже требуют выполнения или у вас появилось на них время, переносите в папку «План на неделю». Аналогично в конце каждого дня просматривайте папку с задачами на неделю и переносите их оттуда в папку «План на день». После завершения выделите задачу заливкой другого цвета (цифровой вариант) или переложите в папку «Выполнено» (бумажный вариант). Если вы не успеваете закрыть задачу в течение рабочего дня, просто перенесите ее обратно в папку «План на неделю», чтобы вернуться к ней в другое время.
Вкладка (папка) «Выполнено» – мое дополнение к методу из личной практики. Она наглядно показывает, как много из ваших планов уже реализовано, что автоматически повысит вашу профессиональную самооценку и мотивацию к работе. Обязательно заполняйте ее и не забывайте поощрять себя за достижения. Записи из этой вкладки (папки) понадобятся при составлении отчета о выполненной работе, резюме или портфолио. Вам ничего не придется вспоминать – все реализованные проекты уже записаны!
У одного из моих клиентов был забавный случай. Однажды он взял с собой папку «Выполнено» на встречу с руководителем, так как не успевал составить отчет. Босс заметил ее, просмотрел все выполненные за месяц задачи и после этого даже просил приносить папку на дальнейшие встречи, чтобы ничего не упустить.
Еще один эффективный инструмент тайм-менеджмента – это алгоритмы, или чек-листы. Они помогают уменьшить количество мелких, глупых ошибок, что повысит качество вашей работы и улучшит репутацию. Также алгоритмы разгружают память, снижают психологическое напряжение (не нужно ничего держать в голове) и освобождают время, которое тратится на исправление ошибок.
Объединить однотипные задачи и написать подробный алгоритм (чек-лист) их выполнения – лучший способ борьбы с рутиной.
На первый взгляд она кажется простой работой. Но именно при выполнении рутинных функций мы чаще всего допускаем досадные ошибки и неточности, которые подтачивают нашу репутацию профессионала. Мы забываем какую-то мелочь – и проваливаем серьезное задание. Например, большинство бухгалтерских балансов не сводятся именно из-за мелких неточностей в подсчетах.
При выполнении монотонной, скучной работы у нас снижаются внимание и оперативная память, поэтому даже не полагайтесь на них. Лучше разработайте алгоритм для типичных задач, занесите его в файл или просто распечатайте и держите на рабочем столе. Обязательно пропишите в нем мелочи, которые чаще всего приводят к ошибкам, например: «Поменять дату договора». Потратив один раз 20 минут на разработку чек-листа, вы сэкономите часы и даже дни рабочего времени.
Светлана, которая работала секретарем, составила такой алгоритм для подготовки к совещанию:
1. Выяснить у руководителя тему, дату, время и место проведения совещания.
2. Узнать, какие данные (отчеты) требуется подготовить.
3. Составить список участников.
4. Оповестить участников лично по телефону или сообщением в мессенджер, плюс e-mail с напоминанием.
5. Подготовить данные (отчеты).
6. Распечатать материалы для каждого участника плюс два запасных экземпляра.
7. Поручить IT-отделу подготовить оборудование (проектор, монитор, микрофон).
8. Проверить работу оборудования.
9. Поручить АХО подготовить мебель, расставить стулья, принести питьевую воду. Проверить выполнение.
10. Уточнить/проверить время проведения совещания.
11. Собрать материалы в папку и отнести на совещание.
Казалось бы, зачем так подробно расписывать такую простую функцию? Однако если вы регулярно участвуете в совещаниях, то знаете, насколько часто все идет не по плану: кто-то отсутствует, кому-то не хватает печатных материалов, у кого-то не работает микрофон и т. д. Созданный Светланой чек-лист полностью снял эти проблемы и заодно создал ей имидж надежного и ценного сотрудника.
Журнал обратной связи – еще один простой прием тайм-менеджмента. Он поможет вам быстро обучиться новым функциям или значительно улучшить выполнение уже знакомых.
Качество любой работы напрямую зависит от количества допущенных в ней ошибок.
Вспомните вашего коллегу, который каждый раз забывает менять дату в отчете или не сдает документы вовремя, несмотря на неоднократные просьбы. Согласитесь, это очень раздражает. Какого мнения вы о его уме и способностях? Даже если он очень талантливый человек, вы вряд ли его таким считаете. Почему? Потому что он подводит вас или своего руководителя, а это непрофессионально.
Конечно, успешно освоить новую или качественно выполнять уже знакомую работу – это не значит никогда не ошибаться. Это значит учитывать замечания с первого, а не с десятого раза. Больше всего начальника раздражает в подчиненных именно то, что они повторяют одни и те же ошибки и исправляют их только из страха наказания.
Как же перестать ошибаться? Человек – не компьютер и не может удержать в голове абсолютно все мелочи и детали – что-нибудь все равно забудется. Поэтому, если вы хотите хорошо выполнять свою работу, заведите специальный файл – журнал обратной связи, который позволит делать выводы по своим ключевым ошибкам и больше никогда их не повторять.
Журнал обратной связи – это обычная таблица из двух колонок:
1. выполняемая функция (вид работы);
2. рекомендация по ее выполнению.
Когда вы совершаете какую-то ошибку в работе, записывайте рекомендацию по выполнению функции в этот журнал, чтобы больше не ошибаться.
Примеры записи в журнале обратной связи
Сначала выделите в своей работе основные функции, например, «оформление отчетности», «звонки клиентам», «расчет зарплаты» и т. д. Их не должно быть слишком много, пяти-семи достаточно. Для каждой функции создайте свой раздел (вкладку) в журнале. Если предпочитаете вести бумажный журнал, для каждой функции выделите не менее 3–5 страниц.
Делайте записи в разделе того вида работ, к которому они относятся. Не заносите все в одно место, иначе вам будет трудно найти нужное в большом количестве информации. Допустив ошибку или неточность, записывайте не ее суть, а только выводы и рекомендации, которые помогут предотвратить повторение.
Убедитесь, что вы записали их в позитивной или нейтральной форме. Избегать негатива очень важно, иначе вы не сможете извлечь для себя пользу. Вам просто не захочется открывать записи, где зафиксированы ваши ошибки. Ведение журнала будет вызывать подсознательное сопротивление, и вы рано или поздно его забросите.
Каждый раз перед выполнением важного задания откройте раздел журнала, к которому оно относится, и просмотрите свои записи. Так вы быстро вспомните, что следует не упустить из виду.
Кстати, такой журнал подходит не только для ошибок, но и для находок. Если в процессе работы вы обнаружили какие-то эффективные методы и приемы, зафиксируйте их в рекомендациях, чтобы затем систематически использовать.
Поначалу может показаться, что вести такой журнал сложно и неудобно. Просто попробуйте – это проще, чем кажется. Я гарантирую, что результат вас порадует. Вы будете делать все правильно после первого же замечания. Это повысит ваш авторитет в компании и выделит среди коллег, которые (практически все!) регулярно делают одни и те же ошибки. Вы перестанете проваливать важные задания из-за мелких неточностей или забывчивости и приобретете репутацию умного и эффективного сотрудника. То есть вам начнут доверять, а доверие в профессиональном мире ценится на вес золота.
Уже через месяц-другой ведения журнала вы заметите, что ваше профессиональное мастерство стремительно растет. Что еще приятнее, это заметит и ваше руководство. Кроме того, освободится масса рабочего времени, уходившего на исправление досадных ошибок. Уверена, вы наверняка знаете, на что его потратить. Также вам не придется нагружать свою память, благодаря чему вы задействуете мышление для решения более важных и творческих задач.
Не нужно показывать этот журнал своим коллегам или руководителю. Им совершенно необязательно знать, какие ошибки вы допускали. Лучше сразу предъявляйте конечный, положительный результат ваших усилий. Только когда вы получите повышение, можно передать свои наработки преемнику. Нужно это делать или нет, решайте сами, так как журнал обратной связи – ваше секретное оружие. Но когда вы возглавите отдел, где раньше работали специалистом, помочь подчиненным стать более эффективными окажется в ваших интересах. Ведь тогда ваш успех будет измеряться суммой их успехов.
1. Запишите важные, но несрочные задачи, которые вам нужно выполнить в течение года. Какие из них можно начать делать на этой неделе, а какие – уже завтра? Разнесите их по папкам «План на год», «План на неделю», «План на день».
2. Перечислите те рутинные функции, которые вы регулярно выполняете. Какие мелкие ошибки вы при этом чаще всего совершаете? Составьте удобный для вас алгоритм выполнения каждой задачи.
3. Вспомните какую-либо ошибку или неточность, допущенную в работе. Переформулируйте ее в рекомендацию на будущее. Убедитесь, что вы сформулировали ее позитивно.
4. Определите свои наиболее важные рабочие функции. Заведите журнал обратной связи, заполняйте его ежедневно в конце рабочего дня или при исправлении ошибок.
Глава 5
Как поднять свой авторитет в компании
Если вы читаете эту книгу, значит, хотите построить карьеру и, скорее всего, полагаетесь в этом на свои профессиональные качества. «Хорошая работа говорит о моих усилиях и достижениях сама за себя» – слышу я почти от всех своих клиентов на первой консультации. Но это не так. Иначе они не обращались бы ко мне за помощью. Давайте разберемся, что еще необходимо для того, чтобы ваша карьера пошла вверх.
Успехи сотрудника воспринимаются руководством как должное и не учитываются, а вот ошибки запоминаются надолго, потому что напрямую влияют на результаты или бизнес-процессы компании.
Начальник – занятой человек, и следить за вашими успехами для него не приоритетная задача.
Он занимается построением своей карьеры, а не вашей. Возможно, что в отчетах перед своим руководством он приписывает ваши результаты себе. Такое случается гораздо чаще, чем вы думаете. Кроме того, любой руководитель заинтересован в том, чтобы сэкономить на оплате труда сотрудников. А если он будет постоянно признавать ваши достижения, ему придется повышать вас в должности и, соответственно, платить больше. Так что, скорее всего, он будет этого избегать.
Чтобы получить признание своих заслуг и повысить авторитет в компании, вам нужно научится правильно отчитываться о результатах выполненной работы. Ждать, что руководитель сам оценит ваши усилия, – абсолютно бесполезно. Это первое и очень важное правило успешной карьеры! Но, даже зная его, большинство специалистов не озвучивают свои достижения. Они не знают, как представить их так, чтобы произвести на шефа нужное впечатление, не вызвав ощущения навязчивой саморекламы.
Чтобы добиться этого, отчитывайтесь о работе в формате STAR: Situation – Trouble – Action – Result, или «Задачи – Сложности – Действия – Результат». Ответьте на следующие вопросы: «Какие задачи были перед вами поставлены? Какие сложности и препятствия возникли в ходе их решения? Что вы сделали для их преодоления? Какого положительного результата вы достигли?»
Например, «Иван Иванович, вы поручили мне закрыть вакансию водителя. Сейчас лето, не сезон, резюме мало, но я пересмотрела все базы данных и все-таки нашла двух подходящих кандидатов. Мы сможем сегодня обсудить их резюме?» Это оптимальная форма отчета, которую можно использовать после выполнения любого, даже самого небольшого задания практически ежедневно.
Отчитываясь таким способом, вы открыто говорите о своих результатах – и шеф понимает, что вы работаете, а не просто перебираете бумаги. Также вы информируете его о том, над какими проектами трудитесь (возможно, он о них не знал или забыл), и удовлетворяете его потребность в контроле (он в курсе, что происходит). В итоге вас начинают воспринимать как «решателя проблем» – сотрудника, который не тревожит руководителя по каждому пустяку, а умеет сам все разруливать, и поэтому на него можно рассчитывать. Когда появятся новые задачи, шеф, скорее всего, вспомнит именно о вас, а значит, шансы на повышение увеличатся. При этом вы не хвастаетесь, а сообщаете только реальные факты. В итоге у начальника растет уважение и доверие к вам как к профессионалу.
При составлении таких отчетов учтите несколько важных моментов:
• Будьте кратки: ограничьтесь 1–2 предложениями. Не нужно слишком детально рассказывать, как вы преодолевали сложности, если только руководитель сам не попросит вас описать все подробности.
• Проблемы и препятствия должны быть реальными – не надо их выдумывать, а вот немного преувеличить вполне допустимо.
• Описывая их, употребляйте безличные конструкции («Было сложно», «Невозможно дозвониться», «Сейчас это очень дорого» и т. д.). Также лучше не использовать фразы типа «Я не знала», «Мне не удалось», «Я не смог».
• Докладывая о результате, напротив, употребляйте глаголы совершенного вида 1-го лица («Я сделала/выполнила/добилась» и т. д.). Этим вы подчеркнете, что созданные достижения – ваша заслуга.
Правильно отчитываться о выполненной работе – это навык, который необходимо освоить в самом начале, если вы хотите построить успешную карьеру. Поэтому тренируйтесь применять его буквально с первого рабочего дня. Главное – не перегибать палку.
Когда я только пришла в крупную девелоперскую компанию, где впоследствии меня повысили с должности финансового контролера до директора департамента гостиничной недвижимости, руководство поставило передо мной амбициозную задачу – увеличить эффективность работы одной гостиницы. Она существовала на рынке почти десять лет, и у нее не было таких возможностей для роста, какими обладают объекты сразу после запуска. Она уже работала на полную мощность, и «выжать» из нее больше было изначально сомнительной затеей.
Поделиться книгой: