Визуализация для эффективности

Общая визуализация – по безопасности, эргономике, касающаяся конкретных шагов 5S, устранения потерь и т.д.

Стандарты и инструменты подтверждения. Например, стенды задач, стандарт уборки, обслуживания и прочее.

Визуализация участка обычно выполняется стандартным способом: либо краской, либо скотчем или оракалом, в зависимости от того, какие полы и что есть в наличии. Выделяют обычно рабочие зоны, отделяются проезды, опасные зоны отмечают красной разметкой. Отдельно могут быть отмечены зоны хранения инструмента, оснастки, места, куда должны быть поставлены комплектующие и так далее.

Визуализируют то, что передвигается и достаточно габаритные предметы: стеллажи, тумбочки, столы. Как правило, это имеет смысл делать (оконтурить такие предметы), если существует реальная возможность поставить их не на своё место, или передвинуть куда-либо.

Нет смысла оконтурить мебель, которую невозможно передвинуть.

Кроме этого, принимается обычно общая визуализация зон, например, участков, цехов, бригад, рабочих мест в виде табличек, чтобы опять же обеспечить прозрачность процесса и было понятно, куда вы попали, на какое рабочее место. Для обычной разметки принято использовать желтый цвет, для опасных зон – красный.

Визуализация расположения материалов, инструментов – это подсказка для логиста, куда ставить конкретный груз. Как правило, таким образом визуализируется то, что постоянно передвигают, и таким образом показаны лучшие места расположения. В последнем примере скомплектована специальная тележка, место для нее оконтурено и расположена визуализация того, что в ней должно быть. Таким образом, что-то лишнее либо нехватка нужного сразу видна.

Кроме того, расположение материалов, инструментов, комплектующих визуализируют подписями на стеллажах. Часто пытаются визуализировать расположение с помощью ещё и цветовых маркеров, обычно ими показан уровень запасов.

В одном из примеров (справа) визуализирован цветовыми маркерами уровень запасов бумажной ленты. Когда рулоны кончаются (их количество доходит до определенного уровня), следовательно, их пора пополнить. На примере показан максимальный и минимальный уровень запасов. На следующем рисунке то же самое можно видеть, с канистрами. В этом случае, показан максимальный и минимальный уровень жидкости.

На двух следующих рисунках (выше и ниже) визуализирован уровень комплектующих там, где можно перепутать и где находится много тары и есть возможность перепутать, расположены подсказки, в первую очередь для логиста, во вторую – для рабочих, чтобы осуществлять контроль. Кроме того, в данном случае визуализировано минимальное и максимальное количество запасов.

Для визуализации инструмента обычно используют оконтуривание, проектировку, подписи. Обычно стараются делать такое хранение инструментов, чтобы туда невозможно было положить что-то лишнее: подписи данных на ящичках и тому подобное. Самый ходовой инструмент стараются располагать на уровне глаз, чтобы удобно было брать и пополнять. То, что используется редко, кладется подальше. Если инструмента много, то обычно делается перечень: сколько и какого инструмента имеется в наличии.

Перенастраиваемый стеллаж с металлической сеткой, которые вы можете увидеть на рисунке, как раз и служит для того, чтобы сделать рабочие места эргономичнее, т.к. такую сетку можно перенастроить под любое количество инструментов.

Следующий пример (см. рисунок справа) – очень хорошее, простое решение – вырезана поставка под инструмент и оснастку из туристического коврика. Часто для этих целей используют упаковочный материал: то, в чем было упаковано оборудование, то, что можно вовлечь. Красиво, чисто, выгодно и удобно вырезать пазы.

Ряд примеров ниже также показывает примеры визуализации, применительно к хранению инструмента: подписи, оконтуривание.

Стандарты на рабочих местах могут быть очень разными. Здесь приведена лишь пара примеров. Первый – это просто стандарт в виде паспорта рабочего места, где вы можете увидеть закрепление ответственности и краткий перечень того, что выполняется на рабочем месте.

Второй вариант усложнен, здесь изображена планировка участка. Обычно планировку изображают там, где участок может меняться. Стандарт нужен для того, чтобы закрепить какие-то улучшения, поэтому не делайте стандарт планировки там, где она неизменна. Дополнительно в стандарте, который вы видите, кратко изложены основные действия при приеме и передаче смены, во сколько это происходит, что нужно убрать, протереть. Также представлен перечень необходимых действий.

Функции данных стандартов аналогично с любыми другими: напоминание и контроль.

Не обязательно делать всё из приведённых примеров на каждом рабочем месте. Визуализация в данных примерах нужна для того, чтобы сделать процесс более прозрачным, чтобы любые отклонения от нормального, улучшенного состояния, сразу становились видны. Исходите из этой основной цели и не перестарайтесь.

В продолжение обширной темы визуализации в 5S, рассмотрим некоторые примеры визуализации рабочих мест в офисе. Вот несколько направлений применения визуализации в офисах:

Визуализация для улучшения коммуникации. Это – размещение персонала, таблички на кабинетах, элементарная навигация для устранения потерь времени на поиск нужного сотрудника. Направление особо актуально для крупных компаний, где люди не знают друг друга. Она нужна, в основном, для экономии времени посетителей и сотрудников, которые работают непосредственно на рабочих местах.

Визуализация размещения документации. Самое распространенное, что здесь обычно делается – цветовое зонирование, упорядочивание папок, разработка перечней содержимого, размещенного на полках, стеллажах, в архиве, подписи шкафов, тумбочек. Все, что помогает быстро найти документы и нужные предметы и использовать их в работе. Это даёт существенную экономию времени.

Визуализация зон ответственности персонала: кто за какую территорию отвечает, как, чем и когда необходимо поддерживать чистоту, что необходимо для поддержания порядка. Это установка общих правил и их визуализация. Направление очень важно, когда имеется большое количество зон общего пользования, на которых конкретные сотрудники не работают, а используют все.

Стандарты поддержания чистоты и уборки. Прописывается кто, что, где, когда, как и при помощи чего делать уборку, кто какую уборку производит, какие критерии чистоты после уборки должны присутствовать и так далее. Здесь могут быть простые стандарты, визуальные стандарты либо стандарты в виде визуальных инструментов контроля.

Дополнительная управленческая визуализация, например, расположение персонала, регламенты, стандарты, стенды, наглядная агитация, визуализация по безопасности и так далее. Это может быть все, что угодно, что не относится к первым четырем категориям.

Визуализация для улучшения коммуникаций

На рисунке ниже вы можете видеть пример одной из компаний. Это планировка офиса с фотографиями работников. Достаточно простая визуализация помогает быстро найти нужного специалиста, попутно она помогает закреплять зоны ответственности. Можно совместить два стандарта, если в этом есть необходимость.

Это актуально для крупных компаний с большим бюрократическим аппаратом, где сотрудники тратят много времени на поиск других сотрудников предприятия при согласовании документации, где приходится бегать по кабинетам в поисках нужного специалиста, который должен, например, поставить подпись или передать какое-то сообщение, корреспонденцию, документ.

Подобные вещи актуальны не только в крупных, но и в небольших компаниях, которые занимаются оказанием услуг и в которые приходят люди (поставщики, клиенты, экспедиторы). Многим людям некомфортно ходить по кабинетам задавать вопросы, они могут, столкнувшись с непонятной ситуацией или невозможностью определить, в какой кабинет и к какому специалисту им обратиться, просто развернуться и уйти.

Визуализация в сервисе очень хорошо помогает с точки зрения навигации. Для этого могут быть, например, нарисованы стрелки на полу, цветовая маркировка, таблички у кабинетов с указанием планировки и расположения сотрудников, сидящих в данном кабинете, все это сильно облегчает поиск специалистов.

Это могут быть фотографии людей, чья корреспонденция, к примеру, лежит в определенном ящичке, или бумага наподобие бейджа, который содержит основную информацию о сотруднике, работающем на данном рабочем месте (имя, фамилию, отчество, его должность, номера телефонов и прочее).

Это простые решения, которые с помощью визуализации решают проблемы коммуникации определенного офиса, подразделения, департамента и так далее.

Визуализация документации

Самое распространенное, что делается в визуализации размещения документов – это нумерация папок, к которой опять же нужно переходить только после того, как вы провели сортировку и упорядочивание: выкинули все лишнее, что-то передали в архив, сдали в макулатуру, что-то сразу сожгли, провели упорядочивание.

Правило здесь остаётся неизменным: документация, которой часто пользуются, должна храниться поближе, а использующаяся редко может находиться на дальней полке. После этого проводится нумерация папок, размещение перечня рядом либо на торце, либо на дверце шкафа. Очень часто маркируют папки по цветам в зависимости от каких-либо категорий.

Например, отчетная документация синего цвета, текущий проект - красный цвет, бухгалтерская отчетность – зеленого и т.д.