88 советов как стать и быть идеальным бизнес-ассистентом

Танзиля Гарипова, Роман Масленников

88 советов как стать и быть идеальным бизнес-ассистентом

Об авторе

Танзиля Гарипова – родилась 28 октября, окончила Московский Государственный Университет им. Ломоносова и получила специальное образование при Плехановском университете.

• Экс-ассистент предпринимателя и основателя холдинга «Like» Аяза Шабутдинова.

• Предприниматель.

• Создатель и автор Академии Бизнес-Ассистентов.

С первым своим руководителем Танзиля Гарипова проработала 2 года и смогла не только утвердиться в должности личного ассистента, но и получить колоссальный опыт и нужные знакомства для создания новых собственных проектов.

В 2014 году Танзиля бросила себе вызов и начала работу с известным молодым миллионером Аязом Шабутдиновым.

К Танзиле стали обращаться за консультациями не только коллеги, но и начали приезжать из разных стран бизнес-ассистенты с вопросами и просьбами: рассмотреть их рабочие ситуации, подобрать наиболее эффективные «инструменты» для повседневной работы, найти общий язык с директорами, мотивировать руководителей платить больше и многим другим…

Это привело к открытию Академии Бизнес-Ассистентов.

Предисловие

Для кого написана эта книга?

Вторая моя книга полностью посвящена теме: «как стать классным бизнес-помощником и найти руководителя на всю жизнь, (если вы понимаете, что быть бизнес-ассистентом – это ваше дело жизни)».

Прочитав книгу, вы узнаете: какими качествами должен обладать личный помощник, чему обязательно нужно научиться в процессе работы и какие подводные камни есть в профессии. А главное, Вы решите, является ли эта профессия по-настоящему вашей.

За многолетнюю практику работы в качестве бизнес-ассистента, я убедилась, что быть личным помощником – очень тяжелый и ответственный труд. Однако, если этот труд Вам в кайф и вы не боитесь трудностей, то из профессии бизнес-ассистента можно извлечь массу плюсов, как получилось у меня.

Проработав помощником у многих известных и состоятельных лиц, я обзавелась своей сетью контактов, приобрела многочисленные навыки, необходимые в бизнесе, и применила их для организации собственной компании.

Все это можете сделать и Вы! Если у вас достаточно сил и желания, то, как говорится, полный вперед! А я постараюсь помочь Вам на этом нелегком, но очень интересном пути.

10 советов, как протестировать себя на наличие задатков бизнес-ассистента

1. Бизнес-ассистент – это Многорук и Многоног. Вы чувствуете в себе потенциал, находясь в такой роли?

2. Бизнес-ассистент активен и успешен. Вы готовы быть на связи 24/7, чтобы одновременно решать свои дела и постоянно подстегивать свой личностный рост?

3. Бизнес-ассистент всегда должен излучать радость и любовь к жизни. Скажите честно, стакан наполовину пуст или наполовину полон?

4. Вы можете быть бизнес-ассистентом, если Ваши цели записаны на 1-3 года вперед.

5. Вы можете стать бизнес-ассистентом, если точно знаете, чего Вы хотите от жизни.

6. Вы можете стать бизнес-ассистентом, если знаете свои сильные и слабые стороны.

7. Пропишите Ваши 10 сильных и 10 слабых сторон.

8. К сильным сторонам бизнес-ассистента можно отнести: коммуникабельность, ответственность, честность, собранность, постоянное стремление учиться и развиваться, легкообучаемость, активность и чувство, когда Вам всегда всего мало. А также желание знакомиться и нарабатывать связи.

9. Слабые стороны бизнес-помощника противоположны сильным. Например: безответственность, потерянность, упадок сил и т. п.

10. Некоторые черты характера можно отнести как к недостаткам, так и к преимуществам. К примеру – скромность или гибкость. Ваша задача – всегда проявлять Ваши недостатки в как достоинства в нужный момент времени.

10 обязательных навыков и качеств, которыми надо обладать ещё до начала поиска работы бизнес-ассистентом

1. Идеальное знание русского языка и, желательно, начальные навыки копирайтинга.

2. Отличный внешний вид, соответствующий вашему будущему руководителю: гладкая кожа, чистое лицо и волосы, опрятная одежда.

3. Приверженность здоровому образу жизни: спорт, правильное питание и полноценный сон. А именно:

– Минимум 3 раза в неделю необходимо заниматься спортом;

– Вы должны правильно питаться, исключив из рациона газированные напитки, фаст-фуд и другую вредную пищу;

– Нужна привычка высыпаться. Ночью надо спать не менее 7 часов.

– Кстати, сон в промежутке с 19:00 до 20:00 заменяет 5 часов ночного сна. А короткий сон днём, не более 20 минут, восстанавливает силы в 2 раза эффективнее, чем ночью.

4. Умение сочетать одежду. Бизнес-ассистенту подходит деловой стиль или casual-стиль. Ни в коем случае не подойдет спортивная одежда или просто безвкусица.

5. Знание правил математики. Вам нужно уметь считать, работать с цифрами, быть внимательным.

6. Знание основ финансовой грамотности.

7. Любовь к чтению. Бизнес-ассистент должен читать как минимум одну книгу в неделю.

8. Знание себя самого. Важно обязательно пройти тест на уровень IQ. Желательно пройти профайлинг[1].

К примеру, вам надо знать: когда точно вы хотите выйти замуж? Когда планируете родить детей? Если вы хотите сделать это в ближайший год, то не стоит устраиваться на должность бизнес-ассистента.

9. Умение вкусно готовить. Этот навык пригодится на днях рождения, корпоративах, деловых home-party и других мероприятиях, где Вы будете находиться вместе с руководителем.

10. Умение коммуницировать. Нужно общаться со многими людьми и понимать правила коммуникации, чтобы легко их считывать. Важно “чувствовать” человека в ходе общения.

10 навыков, которые бизнес-ассистенту важно подтянуть или приобрести в сжатые сроки

1. Знать английский язык на уровне Intermediate[2].

2. Пройти курс по сервировке стола[3].

3. Изучить ораторское искусство[4].

4. Обучиться навыкам актерского мастерства[5].

5. Обучиться техникам продаж[6].

6. Освоить базовые навыки SMM (Social Media Marketing)[7].

7. Освоить технику скорочтения. Поднять скорость чтения с 200 слов в минуту, хотя бы, до 500 слов в минуту[8].

8. Обучиться “слепой” печати. Поднять скорость набора букв на клавиатуре с 100 знаков в минуту (двумя пальцами) до 200-250 знаков в минуту (всеми десятью пальцами)[9].

9. Пройти курсы по имиджу[10] и деловому этикету[11].

10. Пройти образовательные курсы для бизнес-помощника.

10 советов, как попасть на собеседование

1. Составляем грамотное резюме. Как это сделать правильно, даже если у вас нет опыта работы в соответствующей области, мы учим в Академии Бизнес-Ассистентов. Главный упор должен делаться на личных качествах и ваших сильных сторонах.

2. Выбираем площадки для размещения (hh.ru, job.ru, superjob.ru, rabota.ru, mediajobs.ru).

3. Вспоминаем о личных знакомствах и связях. Можно пройтись по своей записной книжке и поинтересоваться, кому может быть нужна помощь бизнес-ассистента. Если человеку, которому вы звоните, помощник не требуется, то спросите его, знает ли он, кому такая помощь могла бы понадобиться.

3. Массово размещаем резюме. Кстати, это можно сделать и через вашего виртуального помощника[12]:)

4. Сообщите о поиске работы бизнес-ассистентом в своих социальных сетях, поставьте соответствующие хэштеги: #ищуработу, #личныйпомощник, #бизнесассистент, #персональныйассистент, #ассистентруководителя и др.

5. Если вы ищете работу в сфере маркетинга, рекламы, пиара, организации мероприятий, event, медиа, SMM и т. п., нужно сделать пост в социальных сетях как можно более креативным. Например, известные случаи, когда девушки с помощью только одного поста в Фейсбуке получали не только сотни лайков и репостов, но и десятки предложений о работе в крупных компаниях[13].

6. Подберите правильную одежду для собеседования. Нужен строгий вид: минимум косметики, волосы соберите в пучок и не распускайте их. Это допустимо, только если у Вас короткие волосы – до плеч. Если волосы ниже плеч, их обязательно надо собрать. Тогда Вы будете правильно выглядеть, по-деловому.

7. Сделайте себе визитки. Что на них писать? Все очень просто – Ваши имя, фамилию и телефон с электронной почтой. Этого достаточно. Визитки следует грамотно раздавать вместе с короткой презентацией на бизнес-мероприятиях, таких как: Synergy Insight Forum, Synergy Global Forum, BizFam, Российская неделя рекламы, Инфоконференция, и мн. др.

8. Заведите себе электронную почту с деловым никнеймом, например, alena.petrova и т. п. Варианты типа panno4ka, kisska, mimimimi вызывают эмоции, но выглядят несерьезно.

9. Приведите в порядок социальные сети Фейсбук, Инстаграм, ВК. Тогда их можно будет указывать в резюме, чтобы вызвать больше доверия заранее.

10. Организуйте себе фотосессию в деловом стиле. Это необязательно для поиска вакансии бизнес-помощника, но значительно повышает ваши шансы.

Пример эффективного поста в фейсбуке о поиске работы Катариной Калараш из Москвы

Привет!

Меня зовут Катарина Калараш, и я ищу новую работу.

Я могу:

– организовать тимбилдинг, свадьбу, корпоратив, конференцию, выставку и роуд-шоу;

– подстроиться под необходимый бюджет или наоборот объяснить, почему нужно его увеличить;

– организовать сольный концерт вашего кота в Олимпийском;

– убедить подрядчиков построить Звезду Смерти в натуральную величину;

– уговорить вегетарианца попробовать мясо;

– влезть в самые сжатые дедлайны;

– и даже вырезать паутинки в ночь перед Хеллоуином (или делегировать это другим).

Как человек утончённый, разносторонний и интеллигентный (Университет Культуры дает о себе знать), я легко поддержу беседу о Чехове и Фрейде, о Блэк Сэббет и Меладзе, о Пикассо и Бенкси, о Путине и Трампе, шучу смешные шутки и звонко смеюсь над чужими.

С радостью замотивирую ваших сотрудников не опаздывать, приходить на работу по выходным, с похмелья, в 6 утра в понедельник или в Новогоднюю ночь, помогу им полюбить спорт, экологию, бюрократию и тайм-менеджемент, а также сделаю вашу компанию предметом вселенской любви и гордости.

Имею большой опыт проведения командообразующих мероприятий от 20 до 3000 человек, в любое время дня и ночи могу найти “недорогое, качественное и очень красивое” все что угодно.

Как настоящая женщина, с легкостью могу выбить скидки у нужных контрагентов, договориться о партнерстве с Пентагоном и о спонсорстве с Хогвартсом.

Как настоящий друг, всегда поддержу, помогу наклеить обои, починю розетку, перестановлю виндоус, покормлю вашу шиншиллу Анжелу, никому не расскажу о том, что вы Бетмэн или, если надо, буду называть вас Бетменом.

Для любителей неординарных ивентов: могу отправить в поход на необитаемый остров или на Марс, искать выживания в дремучих лесах, готовить еду на высоте 3000 метров, учить ставить палатки и управлять дикими лошадьми – я 15 лет прожила в Киргизии.

Обладая фамильным молдавским коньяком, помогу в выборе любого алкоголя: коньяка, дивина, виски, рома, текилы, абсента, ну и, в конце концов вина.

Работаю быстро и продуктивно, тружусь сутками, в качестве допинга использую Coca Cola, места много не занимаю, помню все даты, встречи, номера договоров и день рождения вашей тещи.

Владею графическим пакетом Adobe, монтирую видео, в качестве хобби помогают людям найти лучшее место для отпуска, а в кармане у меня всегда 3-4 запасных плана решения задачи.

Что еще нужно обо мне знать?

По образованию я “Менеджер социально-культурной деятельности”, со мной живет большой пушистый самоед Роза, я никогда не пробовала кофе, у меня аллергия на табачный дым и еще знаю клингонский язык.