45 инструментов фасилитатора. Техники организации групповой работы

К слову, «классическое» World café – это технология, которая позволяет обсуждать серьезные вопросы в непринужденной атмосфере, что способствует более глубокому и продуктивному разговору. Работа в сменяемых группах позволяет участникам сделать вклад сразу по нескольким темам, не только добавляя идеи, но и развивая идеи друг друга.

Вариация, которую предлагаю вам я, заключается во введении надстройки в виде ролей внутри группы. Эта надстройка выполнена на основе теории когнитивных режимов, описанной Стивеном М. Кослином и Дж. Уэйном Миллером. Данная теория базируется на нейроанатомическом строении мозга и исследованиях функций коры головного мозга. Так, нижний отдел коры, включающий затылочную и височные доли, занимается обработкой информации от органов чувств, а верхний, состоящий из теменной и лобной доли, использует эту информацию для выработки решений и составления планов действий. Оба этих отдела активно координируют работу между собой и работают в тесной связке для обеспечения базовых ежедневных функций. Однако как только перед нами возникают более сложные задачи, каждый человек действует из своих персональных преференций, обращаясь в большей степени к нижней или верхней системе мозга. Частота этих обращений к нижней или верхней системе мозга формирует четыре когнитивных режима: деятельности, восприятия, стимулирования и приспособления.

Люди, для которых режим восприятия является доминирующим, реагируют на внешние вызовы обращением к системе нижнего мозга, то есть к активному наблюдению. Они могут использовать систему верхнего мозга, но в значительно меньшей степени и преимущественно для анализа поступающей информации. В группе они редко оказываются на первых ролях, но в то же время их ресурс сложно переоценить, так как они подмечают тонкости и нюансы, не заметные остальным, хорошо обрабатывают и синтезируют информацию. Они незаменимы для прояснения на этапе построения общего понимания.

Полная их противоположность – люди, чья реакция на вызовы – обращение к системе верхнего мозга. Они существуют в режиме стимулирования. Для них не составляет никакого труда выдавать идею за идеей, строить сложные концепции и заключения. Однако проверка и корректировка этих идей занимает их в значительно меньшей степени. В группе этих людей легко узнать по оригинальному, творческому подходу. Они очень полезны на этапе поиска решений.

Следующий когнитивный режим – режим деятельности – характеризуется равномерно активной адресацией как к системе верхнего, так и к системе нижнего мозга. Люди, склонные к этому режиму, способны как рождать идеи, так и отслеживать эффективность их реализации посредством наблюдения и обратной связи. При необходимости они легко создают корректирующие планы. Благодаря своему способу мышления они часто занимают лидирующие позиции в группе и с готовностью берут на себя ответственность.

Наконец, последний когнитивный режим, названный режимом приспособления, возникает, когда системы нижнего и верхнего мозга задействованы равномерно слабо. Люди, существующие в этом режиме, редко выступают инициаторами активных действий и не отличаются наблюдательностью. Это вовсе не говорит о них плохо, они адаптивны, легки на подъем и с удовольствием поддерживают инициативы других. Они последовательные и тщательные исполнители, часто составляющие основу группы.

Кстати, понять, к какому когнитивному режиму относитесь вы, легко. Просто пройдите тестирование на сайте http://www.topbrainbottombrain.com/. Однако большинство людей способны самостоятельно определить, каков их доминирующий режим.

Безусловно, привязка к определенному режиму не абсолютна, при необходимости, должной тренировке и обучении любой человек может переключаться в тот или иной режим, однако родной когнитивный режим обеспечивает комфорт, а главное – максимальную отдачу. На этом принципе и строится данный инструмент.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚪ ⚪

Необходимые материалы: слайд с описанием когнитивных режимов, стикеры / наклейки / пункты для голосования четырех цветов.

Тайминг: 140—160 мин.

Инструкция:

1. Сделайте рассадку как для классического World café. Проследите за тем, чтобы за каждым столом было не более восьми человек, а в идеале – четыре-пять. Если столов получилось больше, чем вопросов для обсуждения, продублируйте имеющиеся вопросы, а если меньше, то организуйте две сессии.

2. Присвойте определенный цвет каждому режиму. Положите на столы стикеры или наклейки (подойдут также пункты для голосования) соответствующих цветов. Стикеров или наклеек должно быть больше, чем участников, чтобы каждый мог выбрать тот цвет, к режиму которого он себя относит, а не тот, который остался.

3. Покажите участникам слайд / лист флипчарта с описанием четырех когнитивных режимов. Прокомментируйте каждый режим (5—7 мин).

4. Предложите каждому участнику самостоятельно определить свой доминирующий режим и наклеить стикер соответствующего цвета на свой бейдж (2—3 мин).

5. Предложите участникам выбрать, к обсуждению какого вопроса они хотели бы присоединиться в первую очередь. Обратите их внимание на то, что группы должны получиться сбалансированными, то есть с присутствием представителя каждого из когнитивных режимов (5 мин).

6. Объясните участникам процесс и базовые принципы технологии World cafe.

7. Участники работают над поиском решения для вопроса за столами (20—25 мин), исходя из своего режима. Благодаря наклейкам на бейдже каждый участник может видеть, кто в его команде и на каком этапе обсуждения следует обращаться к тому или иному участнику. Скорее всего, инициативу в обсуждении возьмут на себя участники с доминирующим режимом действия. Участники, функционирующие в режиме восприятия, не склонные к проявлению активности в группе, почувствуют себя более уверенно, так как остальные будут относиться с большим уважением к их позиции наблюдения. Люди, действующие в режиме стимулирования и выступающие прекрасными генераторами идей, также смогут блеснуть своими талантами, а участники в режиме приспособления поддержат позитивный настрой и дружелюбную атмосферу.

8. По истечении времени предложите участникам выбрать хозяина стола. Его задачей будет объяснить суть наработок группы вновь прибывшим участникам, остальные же сменят стол и начнут работу над новым вопросом (25—30 мин).

9. Дайте участникам сделать вклад в другие вопросы, организовав еще два-три раунда обсуждения (55—60 мин).

10. После дайте участникам вернуться за исходные столы и сделать резюме всех наработок (15 мин).

11. Предложите участникам познакомиться с результатами наработок всех групп и проголосовать за лучшие решения (15 мин).

6. Слепое прослушивание

Это техника конвергенции, вдохновленная проектом «Голос» и позволяющая отобрать действительно лучшие идеи, не боясь обидеть автора.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚪ ⚪ ⚪

Необходимые материалы: помощник.

Тайминг: 25—40 мин.

Инструкция:

1. Каждый участник выбирает три лучшие идеи со своего листа и отдает их фасилитатору. Предупредите участников, что идеи должны быть записаны разборчиво.

2. Сделайте копию списка идей своему помощнику (10—15 мин).

3. Вперемешку зачитывайте идеи одну за другой. Задача участников – поднимать палец вверх, если идея им нравится. Задача помощника – считать количество лайков на каждую идею. Попросите участников быть честными и не голосовать за свои идеи (10—15 мин).

4. По окончании активности посчитайте количество голосов и выберите необходимое количество идей (7 мин).

7. Аукцион

Необычная техника конвергенции, позволяющая составить объективный рейтинг идей, наработанных группой. Постарайтесь соблюсти антураж аукциона при помощи ненастоящих денег и молотка для аукционов.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚫ ⚪

Необходимые материалы: фальшивые купюры или нарезанные листы размером с игральную карту с отмеченным номиналом. Скачайте мой шаблон ненастоящих денег на сайте www.facilitationschool.com в разделе «Материалы к книге «45 инструментов фасилитатора»

Тайминг: 25—30 мин.

Инструкция:

1. Расклейте стикеры на листе флипчарта так, чтобы каждый мог их прочитать. Убедитесь, что все идеи понятны, при необходимости попросите авторов идей пояснить их суть (7 мин).

2. Раздайте участникам по фиксированной сумме денег. Важно, чтобы сумма была разбита на несколько купюр, желательно разного номинала.

3. Попросите участников выбрать несколько идей-фаворитов, но не называть их вслух.

4. Проведите аукцион: называйте идею и ее минимальную стартовую стоимость, например 1 рубль. Последовательно выставляйте идеи на торг по правилам классического аукциона. Задача участников – «выкупить» лучшие, по их мнению, идеи. Не забывайте забирать деньги за лоты (15—20 мин).

5. Когда торги закончатся, составьте рейтинг самых дорогих идей (3 мин).

Инструменты этапа «План действий»

Планирование – важнейший этап сессии, так как он связан с непосредственной реализацией наработок группы за сессию. В этом разделе содержатся четыре новых инструмента для составления групповых планов действий и три – для индивидуальных. В результате применения этих техник участники получат четкое представление о том, кто, что и когда должен сделать для имплементации принятых ранее решений.

1. Тетрис-план

Этот инструмент для составления планов особенно хорошо работает в ситуациях, когда для каждой задачи есть конкретная дата выдачи результата. Кроме того он позволяет не только спланировать дату дэдлайна по каждому принятому решению, но и дату работы над задачей. При помощи цветов можно обозначить разные темы или области задач. Ячейки можно закрашивать, а можно заклеивать стикерами. Также можно подписывать работающих над решением членов команды.

Инструмент работает с готовым перечнем задач.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚫ ⚫

Необходимые материалы: листы флипчарта, стикеры разных цветов, маркеры.

Тайминг: 30—35 мин.

Инструкция:

1. Расчертите лист флипчарта, исходя из дат дэдлайнов и периодов, отведенных на работу над задачами (10—15 мин).

2. Закрасьте или заклейте стикерами ячейки на пересечении дат дэдлайна и дат работы. Подпишите название задачи и ответственных (20 мин).

2. Кто? Где? Когда?

Простой, практичный, подробный и при этом наглядный инструмент планирования действий. При помощи графы «ГДЕ» команда может получить картину по намеченным действиям.

Это особенно ценно, если проект предполагает работу в нескольких локациях с участием двух и более членов команды.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚫ ⚪

Необходимые материалы: листы флипчарта, стикеры разных цветов, маркеры.

Тайминг: 40—50 мин.

Инструкция:

1. Подготовьте таблицу на листе флипчарта, как показано на рисунке. Пусть участники запишут каждое действие на отдельный стикер, после чего распределят их в порядке приоритетности выполнения в графе ЧТО. Участники могут работать в группе, вместе вычленяя конкретные задачи из принятых решений (20 мин). При необходимости можно подклеить второй лист.

2. После того как действия будут приоретизированы, пусть участники укажут конкретные даты в графе КОГДА и исполнителей в графе КТО. В графу ГДЕ следует писать, где будет проходить реализация: онлайн, в офисе, на сторонней территории (20—25 мин).

3. Открытка со смыслом

Это компактный визуализированный инструмент для составления индивидуальных планов действий по результатам сессии. Благодаря красочной основе для плана, которую получат участники и которую будет жаль убирать в ящик стола, составленные планы действий будут всегда на виду. Это овеществленное напоминание о взятых на сессии обязательствах.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚫ ⚫

Необходимые материалы: заготовки инфографического плана действий, распечатанные на плотной бумаге и в цвете. Разработайте свой макет или воспользуйтесь моим, представленным на сайте www.facilitationschool.com в разделе «Материалы к книге «45 инструментов фасилитатора»

Тайминг: 15 мин.

Инструкция:

1. Раздайте участникам заготовки для инфографического индивидуального плана.

2. Предложите участникам дополнить свой комикс дел, записав в свободные ячейки и бабблы пять приоритетных действий для выполнения в ближайшее время (15 мин).

4. Adventskalender

Это инструмент для составления очень необычных мотивирующих индивидуальных планов действий.

Кстати, свое название он получил от немецкого рождественского календаря, который дети получают в подарок в начале декабря.

Каждый день вплоть до 24 декабря дети открывают новую ячейку календаря, соответствующую дню, и находят там какой-нибудь сюрприз – сладость или маленькую игрушку. Почему бы не использовать этот же принцип при составлении планов действий?

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚪ ⚪ ⚪

Необходимые материалы: стикеры, ручки по количеству участников.

Тайминг: 15—20 мин.

Инструкция:

1. Предложите участникам составить индивидуальные планы действий на листе А4. Важно записать каждое дело на отдельный стикер и приклеить его на лист в порядке приоритетности (7 мин).

2. Затем предложите каждому участнику подумать о том, что для него является маленькими радостями. Попросите, чтобы они записали их на отдельном листе (5—7 мин).

3. Затем попросите участников назначить «вознаграждение» за выполнение дела в соответствии с его сложностью и подписать его на обратной стороне стикера. Например, за выполнение простого задания можно наградить себя чашкой кофе из дорогой кофейни по соседству, а за выполнение более сложного – покупкой нового красивого блокнота и т. п. (3 мин).

5. Чек-лист-план

Компактный инструмент этапа «Поиск решений», позволяющий получить планы-чек-листы с действиями по каждому из вопросов. Подходит для относительно несложных вопросов или на этапе, когда сформирован перечень решений, но еще нет детализации.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚪ ⚪ ⚪

Необходимые материалы: листы А4, ручки по количеству участников.

Тайминг: 25 мин.

Инструкция:

1. Запишите каждое решение и задачу на лист А4. Закрепите их на листе флипчарта или стене при помощи клейких подушечек или бумажного скотча. Предложите участникам расписать, что необходимо сделать для того, чтобы задача была решена, то есть составить чек-лист задач, которые необходимо сделать, чтобы воплотить в жизнь решение (15 мин).

2. Каждый участник может подойти и написать то действие, которое лично он готов предпринять, не забыв указать свое имя (10 мин).

3. Пусть участники работают одновременно. В результате каждый вопрос будет иметь чек-лист для реализации с фамилиями ответственных.

6. Эквалайзер

Инструмент этапа «Планирование действий», фокусирующийся на визуализации нагрузки, которая ложится на плечи членов команды. Часто планы действий получаются неравномерно распределенными по участникам.

Кто-то записывает себе большое количество небольших дел и может выглядеть очень занятым, а кто-то – несколько крупных, выполнение которых, возможно, займет даже больше времени.

При помощи этого инструмента можно трезво оценить нагрузку того или иного члена команды и при необходимости перераспределить ее или… признать существующее положение дел!

Данный инструмент работает с уже готовым перечнем задач, полученным в ходе этапа поиска решений.

Количество участников: любое.

Требуемая подготовка: ⚫ ⚫ ⚪

Необходимые материалы: стикеры, ручки по количеству участников.

Тайминг: 15—20 мин.

Инструкция:

1. Выберите большую ровную стену, на которой будет располагаться «эквалайзер» с планом действий. По горизонтали обозначьте «дорожки», приклеив белый стикер с именем и фамилией участника.

2. Задача каждого – сформировать свой столбец задач – индивидуальный план действий на основании решений, принятых на предыдущем этапе. Попросите, чтобы каждый участник оценил сложность задачи исходя из того, сколько времени или усилий займет ее выполнение. Небольшие дела следует записывать на тонких карточках (или обрезанных на треть стикерах), а более крупные, напротив, на бОльших. Если задача очень объемная, можно даже склеить несколько стикеров. Пусть каждый возьмет свой цвет стикеров.

ВАЖНО: участники должны одинаково понимать сложность задачи, приняв за «эталон» или единицу сложности задачу, которая понятна каждому. Например, написание поста для социальной сети.

3. Пусть каждый участник составит свой список дел по заданным условиям и распределит их в порядке приоритетности по своей «дорожке» (12—15 мин).

4. Затем предложите участникам наклеить на лист флипчарта свои стикеры / карточки с задачами (3 мин). Оцените, как распределилась нагрузка на группу. При необходимости скорректируйте.