Помоги проекту - поделись книгой:
Один из наиболее популярных отчетов в программе «Мои деньги» – это отчет по сумме. Для просмотра этого отчета предназначена команда главного меню Отчеты ▶ Сумма. Перед выполнением данной команды следует установить курсор на ту статью в иерархическом списке, по которой необходимо сформировать отчет. Если установить курсор на самую верхнюю ветвь иерархии, то отчет будет сформирован по всем статьям.
В отчет попадут данные интервала времени, который указан слева вверху интерфейса в полях От и До (см. рис. 2.1).
На рис. 2.15 показан пример сформированного отчета по всем статьям за период времени с 1.01.2011 по 31.12.2011.
Рис. 2.15. Отчет по сумме
В верхней части данного окна в поле Валюта указывается валюта формирования отчета. По умолчанию в данном поле предлагается основная валюта. При формировании отчета в разных валютах программа использует курсы валют, введенные ранее в справочник валют.
В колонке Количество показывается количество приобретенных и выбывших товарно-материальных ценностей, при условии ведения количественного учета.
Если в программе ведется учет планируемых операций (для работы с планируемыми операциями предназначены команды меню Планирование), то в отчете информация о них показывается отдельно. При этом в специально предназначенном поле указывается дата, до которой должны быть учтены все планируемые операции.
Данные отчета, представленного на рис. 2.15, свидетельствуют о том, что в указанном периоде планирования приход денежных средств в российских рублях составил 232500 рублей, расход – 0 рублей, сальдо за этот период является положительным и составляет 232500 рублей.
В программе реализованы широкие возможности для построения графических отчетов. С помощью команды Отчеты ▶ График можно построить график, отражающий движение денежных средств по текущей статье. Например, на рис. 2.16 показан график, отражающий движение денежных средств по статье Торговая точка на рынке за 2011 год.
Рис. 2.16. Пример графического отчета
В верхней части окна отчета слева находится несколько полос прокрутки, с помощью которых можно увеличивать либо уменьшать размер графика, а также изменять его расположение. Требуемая детализация по периоду выбирается из соответствующего раскрывающегося списка; возможные варианты – День, Неделя, Декада, Месяц, Квартал, Полугодие и Год. Информация, представленная на графике, может основываться как на суммах денежных средств, так и на данных количественного учета (на рис. 2.16 в соответствующем поле выбрано значение Сумма).
При необходимости можно сохранить сформированный график в отдельном файле. Для этого нужно в инструментальной панели окна графика нажать кнопку Сохранить график в файл, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла. Чтобы открыть ранее сохраненный график, следует в инструментальной панели нажать кнопку Открыть ранее сохраненный график, после чего в открывшемся окне указать путь к требуемому файлу. Для вывода текущего графика на печать в инструментальной панели предназначена кнопка Печать.
ПРИМЕЧАНИЕ
В окне графика названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.
Отчетную информацию по любой статье можно представить также в табличном виде – для этого следует воспользоваться командой главного меню Отчеты ▶ Таблица, предварительно выделив курсором требуемую ветвь. На рис. 2.17 показан пример табличного отчета.
Рис. 2.17. Пример табличного отчета
В верхней части окна отчета можно изменять некоторые его параметры – в частности, степень детализации по периодам, валюту отчета и данные, на основании которых базируется отчет.
Степень детализации отчета можно выбрать из раскрывающегося списка в поле Период; на рис. 2.17 показан отчет с детализацией по месяцам.
Для выбора валюты отчета предназначено поле Валюта. Чтобы выбрать нужную валюту, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля Валюта. При использовании валют для формирования отчета применяются курсы этих валют, введенные ранее в справочник валют.
В поле Сумма/Кол-во выбирается тип данных, на основании которых должен формироваться отчет – сумма (это значение выбрано на рис. 2.17) или кол-во (это значение имеет смысл выбирать только при ведении количественного учета).
Для вывода сформированного отчета на печать предназначена кнопка Печать таблицы на принтере, расположенная в инструментальной панели окна отчета (название кнопки отобразится при подведении к ней указателя мыши).
Глава 4. Отражение бухгалтерских операций в программе «Оперативная работа»
Программа, описанию которой посвящена данная глава, предназначена для ведения несложной бухгалтерии и адресована в первую очередь представителям малого бизнеса: владельцам коммерческих ларьков, торговых палаток, и т. п.
Эта программа называется «Оперативная работа» (сайт программы – www.memo4x4.ru), она создана отечественными разработчиками и распространяется на безвозмездной основе (программа представляет собой «облегченный» вариант платного аналога Memo Fora 4x4 «Свой бизнес», который можно найти на сайте www.memo4x4.ru). Среди достоинств программы в первую очередь следует отметить широкую функциональность и возможность гибкой настройки применительно к потребностям конкретного пользователя. Программа обладает простым и удобным русскоязычным интерфейсом, который легко воспринимается даже неопытными пользователями компьютера.
Назначение и функциональные возможности
Функциональные возможности, реализованные в программе «Оперативная работа», позволяют решать перечисленные ниже задачи.
♦ Формирование и ведение различных справочников: контрагентов, ответственных лиц, видов деятельности, товаров и услуг, единиц измерения, стран происхождения товаров, видов платежей, и др.
♦ Импорт данных из внешних источников.
♦ Сохранение используемой базы данных во внешнем файле и последующее восстановление ее из внешнего файла.
♦ Формирование и вывод на печать разнообразных бухгалтерских и иных документов: платежных поручений, кассовых документов, товарно-сопроводительных документов, и др.
♦ Ведение списка долгов.
♦ Использование встроенного счетчика банкнот для быстрого подсчета наличной денежной выручки.
♦ Гибкая настройка программы, причем можно создать несколько разных профилей настроек и использовать их в зависимости от текущих потребностей.
♦ Настройка, формирование и вывод на печать разнообразных отчетов: реестров документов, книг покупок и продаж, кассовой книги, оборотов по счету, денежных оборотов по дням, и др.
Помимо перечисленных, с помощью программы «Оперативная работа» можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено спецификой конкретного пользователя.
Как и при работе со многими другими программными продуктами, перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует выполнить ее настройку, а затем – заполнить основные справочники. С этими режимами мы и познакомимся в первую очередь.
Настройка программы
Перед тем как приступить к настройке программы, следует ввести в справочник контрагентов информацию о собственном предприятии. Дело в том, что возможности программы предусматривают создание и использование нескольких профилей настроек, и каждый профиль должен быть привязан к своему предприятию. О том, как ведется работа со справочником контрагентов и как присвоить введенной организации признак своего предприятия, рассказывается ниже, в разделе, посвященном описанию справочника контрагентов.
Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню Файл ▶ Настройки программы, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Alt+F2. В результате на экране откроется окно со списком созданных ранее профилей настроек, которое изображено на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Настройка программы
В данном окне содержится список созданных ранее профилей настроек. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование настройки, название собственного предприятия (фамилия предпринимателя), к которому относится данная настройка, и вид деятельности этого предприятия.
ПРИМЕЧАНИЕ
Профилем настройки в программе «Оперативная работа» называется конкретный вариант ее настройки. Например, один вариант настройки программы может использоваться для учета «черной» бухгалтерии, другой – для ведения официальных документов, и т. п. Также можно использоваться разные варианты настроек для разделения учета в разных торговых точках: например, для коммерческого киоска используется один вариант настройки, а для торговой палатки на рынке – другой, и т. п.
В самом начале эксплуатации программы в списке профилей настроек будет только одна позиция, предложенная разработчиками.
Как же из нескольких имеющихся в программе настроек выбрать ту, которая будет действовать в данный момент?
Настройка, действующая в данный момент, называется текущей настройкой. Чтобы назначить ту или иную настройку текущей, нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Текущая, которая расположена слева внизу окна. В результате слева от названия текущей настройки отобразится соответствующий символ (на рис. 3.1 текущей настройкой является первая настройка списка).
Чтобы удалить настройку из списка, нужно установить на нее курсор и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Чтобы создать новую настройку, нужно нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить. Также для этого можно воспользоваться кнопкой Добавление новой записи, которая находится в инструментальной панели главного окна программы.
ВНИМАНИЕ
Инструментальная панель главного окна программы находится в его верхней части (сразу под главным меню). Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Кнопки этой панели можно использовать практически во всех интерфейсах и режимах работы программы.
Окно создания нового профиля настройки представлено на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Создание профиля настройки
В этом же окне осуществляется и редактирование созданной ранее настройки. Для перехода в режим редактирования нужно выделить требуемую настройку курсором и нажать в инструментальной панели программы кнопку Редактирование записи, либо в контекстном меню выбрать команду Изменить. Для просмотра карточки настройки можно воспользоваться кнопкой Настройка, которая расположена внизу окна (в режиме просмотра редактирование настройки невозможно).
Как видно на рисунке, данное окно состоит из четырех вкладок: Общие, Платежные документы, Товарооборот и документы склада и Дополнительно. Каждая вкладка включает в себя набор однотипных, сходных по назначению и функциональности параметров настройки.
ВНИМАНИЕ
Информация, введенная в окне создания и редактирования настройки (см. рис. 3.2), будет сохранена только после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках данного окна.
Рассмотрим подробнее содержимое каждой вкладки.
Общие параметры профиля настройки
На вкладке Общие (см. рис. 3.2) содержатся параметры общего назначения, определяющие общие свойства данного профиля настройки. В поле Наименование с клавиатуры вводится наименование профиля настройки. Рекомендуется вводить наименование, кратко отражающее суть создаваемой настройки – например, Учет киоска № 1, или Учет в торговой палатке, и т. п. Также можно просто нумеровать создаваемые настройки – например, Настройка № 1, Настройка № 2, и т. д.
В поле Предприятие из раскрывающегося списка следует выбрать название собственного предприятия (фамилию индивидуального предпринимателя). Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике контрагентов (описание данного справочника будет приведено ниже, в соответствующем разделе), причем в данный список включаются только те предприятия (предприниматели), для которых установлен признак собственного предприятия.
В поле В/деятельности указывается вид деятельности предприятия, для которого создается настройка (т. е. которое выбрано в поле Предприятие). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности (с этим справочником мы познакомимся позже). Указанный в данном поле виде деятельности будет использоваться по умолчанию при создании новых документов.
В области настроек Наименование итоговых полей счета и накладной можно сформулировать шаблон, в соответствии с которым будут автоматически формироваться итоговые поля (строки) в счетах и накладных. Вначале с помощью соответствующего переключателя следует выбрать подходящий вариант печати: Печать позиций с НДС или Печать позиций без НДС, после чего в расположенных ниже полях ввести требуемые формулировки. Отметим, что в большинстве случаев предпочтительнее использовать формулировки, предложенные по умолчанию. К этим формулировкам можно вернуться в любой момент, нажав кнопку По умолчанию, расположенную в правой части окна (при нажатии данной кнопки программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение восстановления предложенных по умолчанию значений).
В поле Период следует указать количество дней в периоде, начиная от текущей даты, используемое по умолчанию при открытии списков документов. Значение данного поля можно ввести в днях, а можно – в виде обозначения того или иного календарного периода. Требуемое значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
ВНИМАНИЕ
В программе приняты следующие условные обозначения периодов: 91 – год, 92 – квартал, 93 – месяц, 94 – декада, 95 – неделя.
Флажки Не ставить точку и Не печатать 00 копеек предназначены для включения соответствующего режима отображения суммы документа, которая написана прописью. По умолчанию флажок Не ставить точку установлен, а флажок Не печатать 00 копеек – снят.
С помощью переключателя Толщина линий в отчетах выбирается толщина линий в сформированных отчетах. По умолчанию переключатель установлен в положение Стандарт; данный режим рекомендуется к применению в большинстве случаев.
Настройка платежных документов
После заполнения общих параметров настройки можно переходить на вкладку Платежные документы, содержимое которой представлено на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Настройка платежных документов
На данной вкладке осуществляется настройка параметров, определяющих формат отображения некоторых реквизитов платежных документов.
Переключатель Формат даты платежки предназначен для выбора требуемого формата отображения даты платежного документа. Дело в том, что разные банки могут предъявлять разные требования к формату отображения даты, и путем установки переключателя в соответствующее положение нужно выбрать подходящий формат. По умолчанию предлагается формат, который указан на рис. 3.3.
Аналогичным образом с помощью переключателей Формат № платежного поручения и Формат печати суммы платежного поручения и кассового ордера осуществляется выбор формата отображения номера и суммы платежного документа.
В области настроек Параметры и настройки платежных документов в банк можно определить значения по умолчанию некоторых полей, заполняемых при формировании платежных документов.
В поле Изменять дату на можно указать количество ней, которые по умолчанию будут прибавляться к текущей дате при формировании платежного документа. Эту возможность удобно использовать, например, если подготовленный платежный документ не сразу будет доставлен в банк, а только через пару-тройку дней. Например, если обычно вы готовите платежные документы накануне их доставки в банк, то в данном поле можно указать значение 1, чтобы они были датированы завтрашним числом, и т. п. Требуемое значение в поле Изменять дату на можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.
В любом случае, изменить дату платежного документа всегда можно в режиме его формирования или редактирования.
В поле Очередность аналогичным образом указывается очередность проведения платежа. Если вы не знаете, какую очередность следует присваивать платежам, об этом можно проконсультироваться в обслуживающем банке. По умолчанию в данном поле установлено значение 1.
В поле Кол-во экземпляров можно указать количество экземпляров, которое будет формироваться по умолчанию при создании новых платежных поручений.
При необходимости можно указать также вид платежа, который будет присваиваться по умолчанию вновь создаваемым платежным поручениям. Из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов платежей, выбирается требуемое значение (по умолчанию раскрывающийся список включает в себя три позиции – Почтой, Телеграфом и Электронно). Если вид платежа по умолчанию присваивать не требуется, нужно установить флажок Без вида платежа.
Можно также установить статус нового платежного поручения, который будет присваиваться ему по умолчанию: требуемое значение указывается в поле Статус с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика.
Настройка складских документов и учета товарооборота
Поделиться книгой: