Как из оплаты труда сделать эффективный мотивационный инструмент управления персоналом

В общем, проведя банальное собеседование всего лишь с одной третью плохо продающих менеджеров, я уже получил одну, как говорят в следственных органах, основную версию и одну вспомогательную.

Основная версия: сотрудников ничто не мотивирует выполнять планы продаж, кроме собственных амбиций по заработной плате.

Вспомогательная версия: ценность коммерческого предложения компании имеет мало конкурентных преимуществ по отношению к остальным предложениям на рынке при значительно более высокой цене.

Значимость вспомогательной версии также имела место быть, и для подтверждения её актуальности был сделан соответствующий запрос в отдел маркетинга. А вот основную версию я начал изучать далее. Для этого я запросил у руководства компании данные о том, какая система оплаты труда действует у менеджеров по продажам, каковы были размеры заработных плат менеджеров за последние два года и объёмы продаж каждого менеджера.

Принцип действующей у менеджеров по продажам системы оплаты труда был очень прост: оклад + процент с оборота (5%) – разного рода штрафы за нарушение ПВТР. В этой системе не было ничего из того, что могло бы мотивировать персонал набирать оборот в 6 млн руб. в месяц! Единственное, на что делалась ставка по выходу менеджера на такой объём продаж, это личная заинтересованность менеджера в зарабатывании больших денег. Таким образом, система оплаты позволяла жаждущему больших заработков менеджеру зарабатывать около 300 тыс. руб. в месяц, но не обязывала его к этому. После такого вывода я вспомнил Пирамиду потребностей Маслоу, который утверждал, что денежный фактор является однозначно мотивирующим, пока человек не перешёл черту финансовой безопасности, т.е. не стал получать сумму денег, которой достаточно для обеспечения его минимальных физиологических потребностей. После перехода этой границы для дальнейшего развития у человека должны появиться новые мотивирующие факторы. Кстати, размер минимальной суммы денежных средств в регионе работы данной компании, который статистически считался барьером финансовой безопасности, составлял около 35 тыс. руб. на человека.

Анализируя размеры заработных плат у менеджеров, я констатировал тот факт, что у сотрудников, продающих продукцию компании на сумму около 1 млн руб. в месяц, средний заработок составлял около 70 тыс. руб., у менеджеров-«трёх миллионщиков» – 120 тыс. руб., у «шести миллионщиков» – около 300 тыс. руб. Далее я принялся аккуратно искать мотивирующие факторы у всех менеджеров, поскольку всё указывало на то, что именно в этом кроется причина таких разных результатов. Полученные данные показали, что Маслоу был прав в своей теории. У 80% менеджеров со средним заработком в 70 тыс. руб. не было никаких личных мотивирующих факторов зарабатывать больше, чем они зарабатывали. Часть из них составляли молодые несемейные люди, личного заработка которых было предостаточно для того, чтобы даже оформлять ипотеку на жильё, не говоря уже об автомобилях и прочих мелких радостях жизни. Ещё часть сотрудников были семейными, но суммарный материальный доход на одного члена семьи был также довольно высок. У оставшихся 20% желание зарабатывать больше 70 тыс. руб. было, но, вероятно, им просто не хватало квалификации для увеличения продаж, они тратили слишком много времени на бесполезные действия и по этой причине не могли расти дальше. И наоборот, те менеджеры, которые зарабатывали от 100 до 300 тыс. руб., имели личные мотивационные факторы, толкающие их к таким заработкам.

В данном примере причиной низкой эффективности работы сотрудников стало отсутствие мотивирующих факторов со стороны компании.

Глава 2. Работать эффективно: как это?

Эффективность как осязаемый объект, поддающийся управлению

Поскольку процессный персонал присутствует в каждой компании и занимает по численности львиную её долю, то его влияние на эффективность компании нельзя недооценивать. В этой главе мы разберём, в чём заключается секрет эффективности процессного персонала.

Для начала ещё раз дадим определение используемым понятиям.

1. Эффективность персонала – это состояние персонала, при котором сотрудник(и) достигает(ют) максимального результата, используя минимум своих временных ресурсов.

2. Процессный персонал – это персонал, который является конечным исполнителем периодически повторяющихся действий, поддающихся регламентации и нормированию.

Понятие «процессный персонал» можно расшифровать достаточно реалистично, так как за словами «…периодически повторяющиеся действия, поддающиеся регламентации и нормированию» скрываются знакомые нам действия, на основании которых мы тут же рисуем себе образ объекта внимания. Но вот с понятием «эффективность работы персонала» не всё так осязаемо.

В данной главе я схематично опишу понятие эффективности процессного персонала для визуализации образа, представляемого этими словами, после чего нам будет проще работать с понятием «эффективность». Ведь, прежде чем сказать: «Я работаю эффективно!», нужно чётко представлять критерии эффективности. Настолько чётко, насколько чётко каждый из нас может представить себе физический образ объекта, скрывающийся за словом «стол». Почему все люди одинаково понимают смысл слова «стол»? Потому что все одинаково видят описываемый объект. А слово «эффективность» – это не «видимый объект», а относительное понятие, описывающее результативность некоего объекта наблюдения. По этой причине многим сложно понять, что оно означает, не говоря уже о едином понимании этого термина, а значит, и о работе с понятием «эффективность». Итак, превратим понятие «эффективность» в видимый объект для одинакового восприятия всеми.

На рис. 2 изображены четыре квадрата, каждый из которых обозначает свой условный элемент в работе персонала.

⦁ Квадрат «Что делать?» указывает персоналу на предмет его деятельности.

⦁ Квадрат «Сколько делать?» указывает персоналу на количественный показатель в работе.

⦁ Квадрат «Как делать?» указывает персоналу на качественный показатель в работе.

⦁ Квадрат «За какое время?» указывает персоналу на временные параметры выполнения действий.

Рис. 2.

Зададим этим квадратам разный вектор движения (указан стрелками), что будет говорить об их стремлении отдалиться друг от друга и от условного центра. Почему квадраты стремятся отдалиться друг от друга, особенно те, которые расположены диаметрально противоположно? Да потому, что в них изначально заложены противоречивые свойства. Чем больше количественного результата мы хотим получить от работника, тем менее качественно он будет его выдавать, и наоборот. Но объединение противоречивых свойств (квадратов) как раз позволяет получать высокие результаты и способствует развитию в принципе. Если кто-то сомневается в том, что всё в мире существует и развивается благодаря наличию противоположностей и правильному балансу между ними, то советую присмотреться к происходящему вокруг. Главное, найти правильный метод объединения на первый взгляд несовместимых вещей.

Квадраты, находящиеся друг напротив друга по диагонали, не могут быть соединены непосредственно друг с другом без какого-то метода. Между ними не существует прямой связи. Для того чтобы диаметрально противоположные квадраты на рисунке могли соединиться, им нужно сперва соединиться с соседними, находящимися справа и слева от них.

Как видно на рис. 2, каждый из квадратов имеет в своём теле элементы зацепов, с помощью которых они могут присоединяться к соседу по одной из своих граней. Но для этого должны быть созданы благоприятные условия, о которых мы узнаем ниже. Правильное совмещение всех четырёх квадратов позволит им крепко держаться вместе и будет повышать эффективность работы процессного персонала.

На рис. 3 в направлении векторов, по которым стремятся удалиться от центра квадраты, обозначен результат их стремления.

Расположим все квадраты на фоне поля, разделённого на две части по диагонали. Красная зона поля – это зона больших затрат, т.е. низкой эффективности работы персонала, синяя зона – зона высокой эффективности. Те квадраты, которые находятся в красной зоне, стремятся увеличить затраты компании на единицу продукции или услуги и снижают эффективность. Расположенные в синей зоне стремятся их уменьшить, т.е. повысить эффективность.

Рис.  3.

⦁ Квадрат «Что делать?» стремится к росту затрат, потому как всегда, чтобы что-то сделать, нужно использовать человеческий ресурс, за который нужно платить.

⦁ Квадрат «Сколько делать?» стремится к увеличению количества продукции или услуг, поэтому он не увеличивает затраты на единицу, но и не уменьшает их.

⦁ Квадрат «Как делать?» также не уменьшает затраты на единицу продукции или услуги, но при некачественном выполнении работ может придать «силы» квадрату «Что делать?» путём добавления действий по исправлению брака.

⦁ Квадрат «За какое время?» – единственный из всех, который способен снижать затраты на единицу продукции или услуги и повышать тем самым эффективность работы персонала.

Теперь рассмотрим более подробно, как данная схема накладывается на реальные условия труда персонала и когда работу персонала можно считать эффективной.

Нулевая ступень эффективности. Окладная система оплаты труда: дорого, мало, некачественно

Квадрат в левом нижнем углу на рис. 4 обозначает сущность, отвечающую на вопрос «Что делать?». Эта сущность всегда присутствует в работе персонала. И единственное, к чему она может стремиться, – это увеличение затрат компании.

К примеру, если работодатель ставит задачу сотруднику, обозначая только ЧТО ему нужно делать, и платит неизменный размер заработной платы в месяц. В этом случае сотрудник не будет стремиться сделать свою работу качественно и в больших объёмах, ведь уровень зарплаты не зависит от количества или качества работ. Как в таких случаях говорят военные, «Солдат спит, а служба идёт». Вместе с условным результатом труда работодатель получит от подчинённого дополнительные затраты. Причём сотрудник будет склонен всячески увеличивать их на единицу продукции или услуги, избегая чрезмерной занятости. На рис. 4 видно, что квадрат «Что делать?», если он не присоединён ни к какому квадрату, стремится только к росту затрат.

Конечно, работодатель может приставить к исполнителю контролёра в лице руководителя, который периодически будет появляться у сотрудника за спиной, выполняя функцию «стимулятора», но в таком случае не забудьте добавить к затратам сотрудника ещё и затраты руководителя. В итоге на выходе мы получим дорогой, некачественный результат в малом количестве.

Рис. 4.

Первая ступень эффективности. Сдельная система оплаты труда: дорого, много, некачественно

Сделаем первый и простой шаг на пути к эффективности, который некоторые ошибочно принимают за последний. Для этого нужно соединить две сущности «Что делать?» и «Сколько делать?». Механизм, позволяющий это сделать, звучит как «Тарификация работ» (в каких-то случаях это тариф за штуку, в других – процент с продаж). То есть конкретный объём работ или услуг оценивается в N-ю сумму заработка. Теперь мы получим стимулирующую систему оплаты труда, которая по-простому называется «сделка». Сделка, или процент с продаж, вынуждает сотрудника делать всё большее количество работ. Всё бы ничего, но тут же начнёт страдать качество, ведь за него пока не платят и не наказывают. Даже если при оплате труда сотрудника не учтут часть бракованных изделий или некачественных услуг, он всё равно будет удовлетворён, так как остальной частью товаров или услуг он давно уже заработал приемлемый доход. Увеличение скорости, а значит, количества изделий или услуг, с лихвой компенсирует вычтенную часть. На схеме это выглядит так, как будто вектор движения двух квадратов объединился и теперь направлен между затратами и количеством. Но это направление по-прежнему находится в красной зоне низкой эффективности, как это видно на рис. 5. В итоге на выходе мы получим дорогой, некачественный результат в большом количестве. Не забудьте также учесть дополнительные затраты на переработку бракованной продукции или исправление услуг, которые усилят образовавшийся новый вектор.

Рис. 5.

Вторая ступень эффективности. Сдельная система оплаты труда с учётом качества работы: дорого, много, некачественно или дорого, мало, качественно.

Давайте сделаем второй шаг на пути к эффективности. Для этого нужно к объединённым квадратам «Что делать?» и «Сколько делать?» добавить квадрат «Как делать?», то есть заставить качественный результат влиять на количественный (рис. 6).

Рис. 6.

Какие изменения произошли с результатом труда? Теперь размер тарифа за продукцию или услугу зависит от их качества. Чем выше показатель качества, тем выше тарифная ставка. Чем ниже показатель качества, тем ниже ставка. Тонкой настройкой зависимости тарифных ставок от показателей качества можно склонить чашу весов в пользу качества, и сотрудникам станет выгоднее делать меньший объём работы, но более качественно. Несмотря на наши труды, квадраты по-прежнему находятся в красной зоне высоких затрат. Почему? Потому что сотрудники начинают искусственно завышать время, необходимое для качественного выполнения работ, получая для себя от этих действий выгоду в виде менее интенсивного труда. Они говорят: «Если Вы хотите качественный товар или услугу, то мы можем этого добиться, делая не 10 изделий/услуг в час, а 5». В итоге на выходе мы получим дорогой, качественный результат в малом количестве.

Поскольку объём требуемой для компании продукции или услуг не уменьшился, работодатель вынужден будет нанимать дополнительный персонал для удовлетворения спроса. Вспомните описанный выше пример с батарейкой и лампочкой… Мы просто добавили количество батареек. Внешне всё будет казаться нормальным: зарплаты не высоки, качество приемлемое. Но есть одно «НО» – себестоимость продукции очень высока, выше, чем у конкурентов, а иногда даже выше, чем при простой окладной системе! Почему?..

Когда мы работали с первыми тремя квадратами, то лишь косвенно воздействовали на сотрудников. Завлекали сдельной расценкой для стимуляции выработки, запугивали показателем качества на выходе. В жизни грозное начальство делает периодические внезапные набеги с проверкой и отчитыванием за плохую работу и наплевательское отношение к делу. От таких административных мер также есть эффект, но он не значителен и короток по продолжительности воздействия, после чего всё возвращается в прежнее состояние.

Некоторые работодатели находят решение проблемы в приставлении к таким работникам на постоянной основе контролёров-администраторов и добавлении в процессы множества контрольных этапов, ещё более увеличивая тем самым затраты компании в борьбе за результат. Все эти администраторы или контролёры спустя непродолжительное время также устают от выполнения функции сторожевых собак и теряют свою прыть в «выжимании» нужного результата из подконтрольных людей. Когда работодатель обнаруживает, что контролёры или администраторы перестали выполнять свою роль «барьера», он увольняет их и заменяет на других, замыкая порочный круг неэффективности. Обычно при таком обеспечении результата труда он (результат) улетучивается вместе с уходом руководителя в отпуск. Это и есть первый и основной признак отсутствия эффективной системы функционирования отдела или компании, а возможно, и целой страны.

Потом уже и работодатель устаёт от такого «адского» труда по выжимке результата и, успокаиваясь, сам себе говорит: «Никто не хочет работать, нет в нашей стране людей, готовых хорошо работать, нет руководителей, умеющих заставлять сотрудников хорошо работать, так все работают, кризис персонала на рынке труда…»

Как мы видим, работодатель зашёл в тупик, объяснив себе это внешним фактором. Но я бы сказал, что он просто остановился на пути к эффективности. Он не сделал последний шаг. Какой же? Давайте вспомним определение эффективности работы персонала, озвученное в начале текущей главы, – максимум результата, используя минимум ресурсов. В работе с процессным персоналом ресурсом является его время, за которое работодатель платит заработную плату, получая тем самым требуемый результат. Значит, чтобы минимизировать затраты временного ресурса, его нужно грамотно распределять и учитывать. Т.е. выделить ровно столько временного ресурса на выполнение работ, сколько будет достаточно для качественного выполнения задачи. А также выработать метод работы, который будет отнимать наименьшее количество времени.

Третья ступень эффективности. Оплата труда с привязкой к регламентированным процессам, процедурам: качественно, много, с минимальными затратами.

Вспомните профессию нормировщика. Основной целью данной профессии является нормирование времени выполнения работ и их тарификация. Давайте расширим кругозор данной профессии и «свяжем» её с тем сотрудником компании, который владеет технологией работ по производству продукции или услуг. Назовём его технологом или бизнес-инженером процессов и процедур.

Организуем их сотрудничество следующим образом. Владелец технологий описывает необходимые работы в виде регламентирующей документации: процессов, процедур, регламентов, инструкций, методик и прочих документов, выстраивая правильную хронологическую последовательность действий и их достаточную полноту, устанавливая тем самым правила работы сотрудника, гарантирующие качественный результат. Нормировщик накладывает на указанную последовательность действий временные нормы, учитывая нужный ритм работы для обеспечения требуемого показателя по качеству работ. На выходе получаем документ, отвечающий на вопросы о том, какие действия, в какой последовательности, каким методом и за какое время сотрудник должен выполнить. А раз мы имеем нормативное время работы, предполагающее качественный результат, то мы легко и правильно, с точностью до копейки можем рассчитать стоимость НОРМАТИВНОГО ВРЕМЕНИ, необходимого для выполнения данной работы, которое будет правильно и надёжно соединять два квадрата на нашей схеме «Сколько делать?» и «Как делать?». Это есть третий шаг на пути к эффективности, который нас выводит на третью ступень эффективности – максимальный результат при минимальных затратах.

Теперь у сотрудника-исполнителя не осталось свободы для манипуляции работодателем. Ему сказали, что делать, сколько делать, как делать и за какое время, обеспечив при этом всей необходимой регламентирующей документацией, т.е. компетенциями. Если он захочет оспорить нормативное время работ, то технолог или бизнес-инженер всегда готов продемонстрировать на своём примере, что данную работу можно качественно выполнить именно за указанное время. Само собой разумеется, что у исполнителя при этом всегда под рукой должны быть все остальные элементы Матрицы эффективности персонала, о которых было сказано в предыдущей главе.

Крепко соединив четыре квадрата нашей схемы через оплату НОРМАТИВНОГО ВРЕМЕНИ работ с учётом качества работ, работодателю не придётся уговаривать сотрудников работать больше или лучше. Оплачивая работнику только НОРМАТИВНОЕ ВРЕМЯ фактически выполненных работ, компания априори избавляется от неэффективных принципов управления персоналом. Вот он простой и мощный принцип эффективности в работе персонала. Соответствующая рынку труда часовая тарифная ставка, с одной стороны, требуемый показатель качества, с другой стороны, и рассчитанный на основании подтверждённых нормативов объём работ, с третьей стороны, вынудят сотрудника сделать выбор в пользу эффективной работы. При этом чем точнее и мельче будут регламентированы и нормированы работы, тем более эффективной станет работа сотрудников.

Упрощая процессы и сокращая их НОРМАТИВНОЕ ВРЕМЯ за счёт удаления неценных действий, можно управлять стоимостью процессов. Владея такими рычагами, работодатель сможет добиваться нужных показателей в любых видах деятельности. Внедряя средства автоматизации (механических работ или работ на компьютере), нам остаётся изменить регламентирующую документацию и параметры скорости выполняемых работ. И работодатель снова получает максимум эффективности от сотрудников.

На рис. 7 мы можем видеть, как изменилось соотношение квадратов относительно друг друга и относительно своего местоположения на фоне большого поля, определяющего степень эффективности работы персонала. Увеличивая степень нормирования работ, мы увеличиваем эффект квадрата «За какое время?» относительно квадрата «Что делать?», в результате чего последний утрачивает свою первоначальную значимость и силу. На рис. 7 видно, что мы соединили воедино все четыре квадрата и сместили центр образовавшегося единого квадрата в синюю зону эффективности.

Рис. 7.

Вывод №1.

Для эффективной работы процессного персонала нужно учитывать не просто количество выполненной работы, а количество регламентированного времени, которое по нормам должно было быть использовано для выполнения определённого количества работы. Т.е., получив от сотрудника определённое количество продукции или услуг, компания должна платить за нормативное время, выделенное на их выполнение. При этом стоимость данного времени должна быть непосредственно связана с качеством продукции или услуг или соблюдением установленных стандартов.

Вывод №2.

Если работа персонала не нормирована – персонал работает с минимальной эффективностью. Если компания платит за количество выполненной работы в виде тарифа за единицу изделия или процента от сделки – компания работает с мнимой эффективностью. Если компания платит персоналу за НОРМАТИВНОЕ ВРЕМЯ фактически выполненной работы – персонал работает эффективно, и чем мельче (т.е. вплоть до секунд) единица времени, которая используется в регламентирующих документах при нормировании, тем эффективнее будет работать персонал.

На этом принципе эффективности, а именно на учёте НОРМАТИВНОГО ВРЕМЕНИ выполнения работ, и будет строиться Универсальная мотивационная система оплаты труда, методика построения которой описана в третьей и четвёртой главах данной книги. Собственно, Универсальность мотивационной системы оплаты труда и достигается за счёт того, что в её основу заложено ВРЕМЯ – единый параметр для учёта любых работ процессного персонала.

Глава 3. Принцип работы Универсальной мотивационной системы оплаты труда

Секрет эффективности Универсальной мотивационной системы оплаты труда персонала – в правильном сочетании математических формул с мотивирующими эффектами

В данной главе мы приступаем к непосредственному изучению принципаУниверсальной мотивационной системы оплаты труда. В начале главы я опишу схему универсальной системы оплаты труда и степень влияния её элементов на сотрудника. Затем смоделирую несколько простых ситуаций, исходя из которых будет понятен основной принцип работы системы.

Любой процессный персонал работает во времени, т.е. тратит своё рабочее время (деньги работодателя) для того, чтобы получить требуемый результат. Но как Вы понимаете, при выполнении работы сотрудник может тратить время не только на получение результата, нужного компании. Причин тому может быть масса. Но если все их подробно разбирать и искать первопричину наивысшего уровня, то мы снова выйдем на Матрицу эффективности персонала и её ключевые элементы. Поэтому помним, что с разработкой Универсальной мотивационной системы оплаты труда работа по повышению эффективности персонала только начинается.

Если мы регламентируем все процедуры сотрудника во времени и с нужными показателями качества, то будем знать, сколько он должен потратить времени на выполнение определённого количества данных процедур с заданными показателями качества. Если, к примеру, сотрудник выполняет одну и ту же ценную процедуру на протяжении всего месяца 300 раз, а её НОРМАТИВНОЕ ВРЕМЯ составляет 10 минут, то мы можем легко подсчитать, что суммарное время на выполнение всех процедур в месяц составило ровно 3000 минут. Это время мы будем называть Активным временем работы. Если сотрудник во время выполнения данных процедур работал не по регламенту, нарушая его, тратил на выполнение процедур по 20 минут вместо 10 или занимался прочими делами, не добавляющими ценности услуге или продукции, то мы будем игнорировать данный факт и учитывать только НОРМАТИВНОЕ ВРЕМЯ ценных процедур, которые нами стандартизированы и одобрены.

Оставшееся время работы в течение месяца мы будем называть Пассивным временем работы, или, проще говоря, временем, не добавляющим ценности продукции или услуге. С учётом среднего по году количества рабочих дней в месяце нормативное рабочее время в месяц составляет около 9888 минут (480 минут в день × 20,6 рабочих дней в месяце). Значит, пассивное время будет равно 9888 – 3000 = 6888 минут в месяц.

Далее в работу включается мотивационный механизм. Пассивное время работы будет оплачиваться по базовой часовой тарифной ставке, размер которой находится на уровне чуть ниже среднего рыночного размера оплаты труда в данной должности. А Активное время работы будет оплачиваться по более высокой часовой тарифной ставке. Такой подход в начислении заработной платы мотивирует персонал к активной работе, и возможен он только благодаря чёткой регламентации и учёту всех работ персонала. Часть сотрудников, не желавших работать и создававших видимость деятельности, уйдёт из компании, понимая, что теперь их безделье будет на поверхности с соответствующим уровнем дохода, которого им не должно быть достаточно для того, чтобы сидеть на шее у работодателя. Вторая часть персонала начнёт работать. А те, кто изначально был настроен на активную работу и рассчитывал на адекватное вознаграждение, будут находиться на «фронте» эффективности вашей компании, задавая тон всем остальным.

Если же повышенную тарифную ставку, в соответствии с которой оплачивается время активной работы, связать с показателями качества через зависимость размера ставки от качества работ, то мы получим саморегулирующийся механизм, который позволяет компании достигать заданных показателей качества при максимальной выработке.

Введя в компании учёт активного времени работы персонала, можно вычислить временную эффективность работы персонала по формуле:

Что означает это число? Оно говорит работодателю и руководителю сотрудника, что данный сотрудник загружен ценной работой или работой в принципе всего лишь на 1/3 от максимально возможного!