Организация работы совета директоров: Практические рекомендации

Одной из важнейших функций совета директоров является формирование адекватной системы вознаграждения членов органов управления. Для этого в Обществе формируется комитет по вознаграждениям.

К задачам комитета по вознаграждениям Кодекс относит:

• разработку и периодический пересмотр политики Общества по вознаграждению членов совета директоров, членов исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников Общества, в том числе разработку параметров программ краткосрочной и долгосрочной мотивации членов исполнительных органов;

• надзор за внедрением и реализацией политики Общества по вознаграждению и различных программ мотивации;

• предварительную оценку работы исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников Общества по итогам года в контексте критериев, заложенных в политику вознаграждения, а также предварительную оценку достижения указанными лицами поставленных целей в рамках долгосрочной программы мотивации;

• разработку условий досрочного расторжения трудовых договоров с членами исполнительных органов и иными ключевыми руководящими работниками Общества, включая все материальные обязательства Общества и условия их предоставления;

• выбор независимого консультанта по вопросам политики вознаграждения исполнительных органов и иных ключевых руководящих работников Общества, а если политика Общества предполагает обязательное проведение конкурсных процедур для выбора указанного консультанта – определение условий конкурса и выполнение роли конкурсной комиссии;

• разработку рекомендаций совету директоров по определению размера вознаграждения и принципов премирования корпоративного секретаря Общества, а также предварительную оценку работы корпоративного секретаря Общества по итогам года и предложения о премировании корпоративного секретаря Общества;

• составление отчета о практической реализации принципов политики вознаграждения членов исполнительных органов, иных ключевых руководящих работников Общества и членов совета директоров для включения в годовой отчет и иные документы Общества.

Он отвечает за руководство выстраиванием в компании системы вознаграждения и увязки мотивации генерального директора и топ-менеджеров с разработкой ключевых показателей эффективности.

Такие системы долгосрочной мотивации, включая опционные программы и программы вознаграждения акциями, разрабатываются внешними консультантами по заказу и в тесном взаимодействии с HR-службами компании под контролем комитета по кадрам и вознаграждениям. Таким образом гарантируется увязка вознаграждения менеджмента с результатами его работы. Комитет по вознаграждениям также отвечает за разработку системы вознаграждения членов совета директоров, которая закрепляется в соответствующем положении, утверждаемом общим собранием акционеров.

На основе лучшей практики можно сделать вывод, что членами комитетов на постоянной основе с правом голоса должны быть только члены совета директоров, хотя для рассмотрения и подготовки отдельных вопросов, выносимых на заседания, иногда приглашают независимых экспертов.

Комитет по аудиту, так же как комитет вознаграждениям, должны возглавлять независимые директора. В составе комитета по аудиту обязательно нужно иметь специалиста с финансово-бухгалтерским опытом и желательно опытом в области внутреннего аудита и соответствующими квалификациями. Практика показывает, что хорошим председателем комитета по кадрам и вознаграждениям может быть человек с опытом работы генеральным директором, чтобы он мог поставить себя на место топ-менеджеров и оценить, насколько мотивационная система, предлагаемая советом директоров, нацеливает их на достижение результата.

Лучшая практика также рекомендует определять бюджет комитетов, чтобы комитеты имели возможность приглашать экспертов для обеспечения независимой от менеджмента экспертизы некоторых вопросов.

В российских компаниях зачастую помимо членов совета директоров в комитеты на постоянной основе входят приглашенные эксперты, которые имеют право совещательного голоса. Это позволяет дополнить компетенции органа знаниями и опытом профессионалов в выбранной сфере, работающими на постоянной основе.

Комитет совета директоров не является органом принятия решения. Он служит инструментом предварительной углубленной проработки вопросов перед их вынесением на заседание совета директоров. Это помогает избежать программирования менеджментом сценариев его проведения, дает возможность членам комитета более детально вникнуть в существо рассматриваемой проблемы и предложить членам совета директоров проработанные альтернативы, тем самым позволяя им в понятной для всех системе координат включиться в обсуждение. В любом случае после рассмотрения вопроса решение принимается всеми членами совета директоров путем голосования.

8. Роль корпоративного секретаря

Классическая роль корпоративного секретаря (Company secretary в Великобритании и Corporate Secretary в США) вытекает из особенностей англосаксонской модели корпоративного управления, когда в компании с распыленной собственностью, акции которой торгуются на фондовой бирже, акционерный контроль за менеджментом осуществляется с помощью совета директоров. Совет директоров включает одного-двух представителей исполнительного руководства (генерального и финансового директора, например), а остальные его члены являются внешними или независимыми директорами.

Менеджмент занимается текущим управлением компанией и подотчетен совету директоров, который, в свою очередь, подотчетен акционерам и выполняет стратегическую и контрольную функции. Общее руководство советом директоров осуществляется председателем, который в классической модели является внешним директором, а функции обеспечения текущей деятельности совета директоров, а также накопления и хранения информации и соблюдения преемственности в работе совета директоров выполняет корпоративный секретарь. Председатели и члены совета директоров приходят и уходят, а корпоративный секретарь, как правило, работает в компании на этой позиции долгие годы.

Корпоративный секретарь – это опытный и уважаемый сотрудник высокого ранга в иерархии компании. Функционально он подчиняется председателю совета директоров и служит для него единственной вертикалью власти, на которую тот может опереться. Корпоративный секретарь, являясь сотрудником компании, подотчетен совету директоров Общества. Он назначается советом директоров и может быть уволен только советом директоров. В таких компаниях, как, например, ВР, корпоративный секретарь, одновременно являющийся главным юристом компании (Chief Legal Counsel), занимает третье место в корпоративной иерархии после председателя совета директоров и генерального директора.

В корпоративном законодательстве Великобритании долгое время содержалась норма об обязательном наличии позиции корпоративного секретаря (Company secretary) в штате компании. В настоящее время в связи с процессами дерегулирования и обеспечения гибкости законодательства эта позиция не является формально обязательной, но в большинстве крупных компаний ее статус сохраняется, и корпоративный секретарь обязательно персонифицирован. В небольших частных компаниях, акции которых не торгуются на бирже, роль корпоративного секретаря значительно скромнее. Зачастую она ограничивается правовой экспертизой, и поэтому его функции может по совместительству выполнять руководитель юридического отдела. Похожая ситуация наблюдается и в Соединенных Штатах.

Каковы же функции корпоративного секретаря? Прежде всего, он отвечает за соответствие всех документов компании и процедур работы совета директоров требованиям законодательства, регуляторов и бирж. Любая бумага, направляемая из компании в эти органы, обязательно проходит через аппарат корпоративного секретаря и визируется им, поскольку он несет должностную ответственность за соответствие содержания этих документов законодательству и требованиям регулятивных органов. В частности, вся отчетность публичной компании перед регуляторами и биржами подписывается корпоративным секретарем.

Корпоративный секретарь вместе с сотрудниками своего аппарата организует всю текущую деятельность совета директоров, начиная с помощи председателю в планировании повестки дня заседаний и заканчивая технической работой по организации рассылки документов членам совета директоров, а также обеспечения всей логистики проведения заседаний. Корпоративный секретарь участвует в них и обеспечивает ведение протокола. Во время заседания он следит за тем, чтобы соблюдались процедуры работы совета директоров и принимаемые решения не противоречили законодательству и не могли быть оспорены в суде.

Обновленный российский Кодекс относит к функциям корпоративного секретаря:

• организацию подготовки и проведения общих собраний акционеров Общества;

• обеспечение работы совета директоров и комитетов совета директоров;

• обеспечение раскрытия информации и хранения корпоративных документов Общества;

• обеспечение взаимодействия Общества с его акционерами и участие в предупреждении корпоративных конфликтов;

• обеспечение взаимодействия Общества с органами регулирования, организаторами торговли, регистратором, иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг;

• обеспечение реализации и контроль исполнения установленных законодательством и внутренними документами Общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров;

• незамедлительное информирование совета директоров обо всех выявленных нарушениях законодательства, а также внутренних документов Общества;

• участие в совершенствовании корпоративного управления Общества.

Через корпоративного секретаря происходит коммуникация членов совета директоров с менеджментом, через него направляются запросы от членов совета директоров на предоставление им всей необходимой информации. Корпоративный секретарь помогает членам совета директоров решить проблемы не только организационно-технического, но и содержательного характера по существу вопросов, включенных в повестку дня очередного заседания.

Следовательно, корпоративный секретарь должен быть квалифицированным специалистом, разбирающимся не только в юридических тонкостях, но и в вопросах бизнеса и управления компанией. Важные качества корпоративного секретаря – хорошие коммуникативные навыки и организационный талант, поэтому по профессии он далеко не всегда является юристом. Многие корпоративные секретари имеют финансовое или экономическое образование или степень МВА (Master of Business Administration). В этом случае важно, чтобы в аппарате совета директоров был юрист, на мнение которого корпоративный секретарь мог бы полностью полагаться.

В российских компаниях исторически роль совета директоров была не так очевидно велика по сравнению с ролью генерального директора, поэтому в них сложилась иная корпоративная культура, и корпоративный секретарь не всегда персонифицирован в одном лице. Во многих компаниях его функции разделены между несколькими должностными лицами. Например, организационной работой по обеспечению функционирования совета директоров занимается руководитель аппарата совета директоров, который нередко является и руководителем аппарата правления.

Правовую экспертизу выходящих из компании документов зачастую проводит руководитель юридического отдела, раскрытием информации перед регулятором и биржами занимается отдел по работе с акционерами. С одной стороны, отсутствие единого ответственного за эти вопросы лица часто приводит к недостаточной координации действий, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации, хотя, с другой стороны, чрезмерная централизация функций у одного сотрудника тоже не является панацеей. Все зависит от масштаба, организационной структуры компании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.

9. Управление конфликтами

В п. 104 обновленного Кодекса корпоративного управления говорится, что совет директоров «должен способствовать урегулированию корпоративных конфликтов, всем акционерам должна быть предоставлена возможность получить эффективную защиту в случае нарушения их прав».

К каким же видам конфликтов необходимо быть готовым на практике?

Конфликт между членами совета директоров и менеджментом Общества. Как правило, ключевой причиной подобных конфликтов является различное понимание сторонами роли совета директоров. Менеджмент часто обвиняет совет директоров в «микроменеджменте» и вмешательстве в оперативную деятельность, или, наоборот, – «лунатизме» – неспособности понять «реальную ситуацию». Совет директоров бывает недоволен результатами исполнения поставленных перед менеджментом задач, качеством информирования совета директоров и пр.

Какие действия может предпринять совет директоров в данной ситуации? Во-первых, провести открытое обсуждение сложившейся ситуации с менеджментом, разъяснив роль совета директоров и ожидания сторон. Хорошим поводом для такой беседы может быть обсуждение результатов оценки деятельности совета директоров по итогам года. Во-вторых, добиться четкого разграничения полномочий между советом директоров и менеджментом не только на уровне устава, но и на уровне неформальных «правил игры». В-третьих, обсуждение регламента подготовки вопросов к совету директоров и внедрение системы контроля исполнения решений.

Конфликт между членами совета директоров. Конфликт между опытными профессионалами, обладающими высокой самооценкой и репутацией на рынке, может дорого обойтись Обществу. Важнейшую роль в предупреждении и урегулировании подобных конфликтов играет председатель совета директоров, который должен мудро управлять регламентом дискуссии, при необходимости настаивать на консенсусе, привлекать независимых экспертов и пр. Важнейшим профилактическим приемом является практика неформального общения членов совета директоров (например, совместный ужин до или после проведения заседания).

Конфликт между акционерами. Конфликт между акционерами может возникать по разным причинам: различные мнения в отношении стратегии, дивидендной политики, состава органов управления. При возникновении подобного конфликта важнейшую роль играют независимые директора. П. 76 обновленного Кодекса говорит о том, что «Общество обязано принимать все необходимые и возможные меры для предупреждения и урегулирования конфликта (а равно минимизации его последствий) между органом Общества и его акционером (акционерами), а также между акционерами, если такой конфликт затрагивает интересы Общества, использовать внесудебные процедуры разрешения спора, включая медиацию». Особую роль в предотвращении корпоративных конфликтов должны играть независимые директора Общества, которые обязаны предварительно оценивать действия и решения Общества, способные привести к возникновению корпоративного конфликта, и при отрицательном заключении соответствующие действия (решения) не рекомендуется совершать (принимать). Оптимальным способом разрешения конфликта между акционерами может быть заключение акционерного соглашения.

Конфликт между акционерами и Обществом. Подобный конфликт может возникнуть по причине непредоставления информации, нарушений при выплате дивидендов, нарушения прав при голосовании на общем собрании акционеров и пр. Важнейшей профилактической мерой подобных конфликтов является подробная регламентация ключевых корпоративных процедур (проведение общего собрания акционеров, наличие дивидендной политики, информационной политики и пр.) В условиях конфликта совет директоров и корпоративный секретарь должны предпринимать активные действия, направленные на защиту прав и законных интересов акционеров Общества.

Корпоративный шантаж. Под корпоративным шантажом понимается «злоупотребление акционером своими правами для нанесения (создания угрозы нанесения) ущерба Обществу или его акционерам с целью побудить Общество или его акционеров выкупить акции корпоративного шантажиста по завышенной цене, выплатить ему отступные или создать для него иные необоснованные привилегии[17]. Важнейшей профилактикой данного конфликта является высокое качество внутренних документов Общества, строгое соблюдение установленных правил и процедур.

Рейдерские захваты. К сожалению, подобные типы конфликтов встречаются в российской практике. Рейдерский захват – попытка правовыми и неправовыми средствами установить контроль над Обществом или его активами. Мониторинг возможных угроз, наличие плана действий на случай возникновения подобных угроз, поддержание атмосферы лояльности и активные коммуникации с акционерами – ключевые меры по управлению подобным конфликтом.

10. Заключение

Международный и российский опыт показывает, что эффективно работающий совет директоров – необходимое условие для успешного управления компаниями в долгосрочных интересах всех акционеров. Это равно относится как к частным компаниям, так и к акционерным Обществам с государственным участием.

Для того чтобы совет директоров стал эффективным органом управления, способным обеспечить полноценную реализацию прав акционеров, необходимо выполнить ряд важных условий.

Во-первых, качественный профессиональный состав совета директоров, гарантии независимости совета директоров при принятии решений.

Во-вторых, четкое распределение полномочий и эффективное взаимодействие совета директоров и менеджмента компании. При этом совет директоров должен эффективно планировать свое время и концентрироваться на приоритетных задачах. Корпоративный секретарь обеспечивает своевременное, качественное информирование и эффективные процедуры деятельности совета директоров.

В третьих – эффективные коммуникации. Председатель совета директоров обеспечивает открытый и свободный обмен мнениями. Активное взаимодействие членов совета директоров между собой (в том числе в составе комитетов) позволяет максимально использовать квалификацию и возможности каждого директора. И, наконец, совет директоров должен задавать настрой в компании с точки зрения честности, профессионализма и коллегиальной культуры, обеспечивая долгосрочное устойчивое развитие компании.

Приложение 1. Примерный план работы совета директоров

Постоянные вопросы заседаний совета директоров:

• утверждение проектов, капитальных затрат, не внесенных в бюджет;

• утверждение крупных сделок и сделок с заинтересованностью, рассмотрение сделок свыше 10 % балансовой стоимости активов Общества (в соответствии с рекомендациями Кодекса корпоративного поведения).

Приложение 2. Примерный план работы комитета по аудиту

Приложение 3. Примерный план работы комитета по кадрам и вознаграждениям

Приложение 4. Критерии независимости членов совета директоров в соответствии с Кодексом корпоративного управления

102. Несмотря на то что невозможно полностью перечислить все возможные обстоятельства, способные повлиять на независимость директора, независимым директором (кандидатом для избрания в качестве независимого директора) рекомендуется считать лицо, которое не связано:

• с Обществом;

• существенным акционером Общества;

• существенным контрагентом или конкурентом Общества;

• государством (Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации) или муниципальным образованием.

103. Лицом, связанным с Обществом, следует по крайней мере признавать лицо, в случае если оно и/или связанные с ним лица:

• являются или в течение трех последних лет являлись членами исполнительных органов или работниками Общества, подконтрольной Обществу организации и/или управляющей организации Общества;

• являются членами совета директоров юридического лица, которое контролирует Общество, либо подконтрольной организации или управляющей организации такого юридического лица;

• в течение любого из последних трех лет получали вознаграждения и/или прочие материальные выгоды от Общества и/или подконтрольных ему организаций в размере, превышающем половину величины годового фиксированного вознаграждения члена совета директоров Общества. При этом не учитываются выплаты и/или компенсации, которые указанные лица получили в качестве вознаграждения и/или возмещения расходов за исполнение обязанностей члена совета директоров Общества и/или подконтрольной ему организации, в том числе связанных со страхованием их ответственности в качестве членов совета директоров, а также доходы и иные выплаты, полученные указанными лицами по ценным бумагам Общества и/или подконтрольной ему организации;

• являются владельцами акции или выгодоприобретателями по акциям Общества, которые составляют более 1 % уставного капитала или общего количества голосующих акций Общества или рыночная стоимость которых более чем в 20 раз превышает величину годового фиксированного вознаграждения члена совета директоров Общества;

• являются работниками и/или членами исполнительных органов юридического лица, если их вознаграждение определяется (рассматривается) комитетом совета директоров по вознаграждениям (советом директоров) этого юридического лица и членом указанного комитета (совета директоров) является любой из работников и/или членов исполнительных органов Общества;

• оказывают Обществу, контролирующему Общество лицу или подконтрольным Обществу юридическим лицам консультационные услуги либо являются членами органов управления организации, оказывающих Обществу или указанным юридическим лицам такие услуги, или работниками таких организаций, непосредственно участвующими в оказании таких услуг;

• в течение последних трех лет оказывали Обществу или подконтрольным ему юридическим лицам услуги в области оценочной деятельности, налогового консультирования, аудиторские услуги или услуги по ведению бухгалтерского учета либо в течение последних трех лет являлись членами органов управления организации, оказывавших такие услуги указанным юридическим лицам, или рейтингового агентства Общества, либо являлись работниками таких организаций или рейтингового агентства, непосредственно участвовавшими в оказании Обществу соответствующих услуг.

104. Также лицом, связанным с Обществом, следует признавать лицо, в случае если оно занимало должность члена совета директоров Общества в совокупности более семи лет.

105. Лицом, связанным с существенным акционером Общества, следует по крайней мере признавать лицо в случае, если оно и/или связанные с ним лица:

• являются работниками и/или членами исполнительных органов существенного акционера Общества (юридического лица из группы организации, в состав которой входит существенный акционер Общества);

• в течение любого из последних трех лет получали вознаграждение и/или прочие материальные выгоды от существенного акционера Общества (юридического лица из группы организации, в состав которой входит существенный акционер Общества) в размере, превышающем половину величины годового фиксированного вознаграждения члена совета директоров Общества. При этом не учитываются выплаты и/или компенсации, которые указанные лица получили в качестве вознаграждения и/или возмещения расходов за исполнение обязанностей члена совета директоров (комитета совета директоров) существенного акционера Общества (юридического лица из группы организации, в состав которой входит существенный акционер Общества), в том числе связанных со страхованием их ответственности в качестве членов совета директоров, а также доходы и иные выплаты, полученные указанными лицами по ценным бумагам существенного акционера Общества (юридического лица из группы организации, в состав которой входит существенный акционер Общества);

• являются членами совета директоров более чем в двух юридических лицах, подконтрольных существенному акционеру Общества или лицу, контролирующему существенного акционера Общества.

106. Лицом, связанным с существенным контрагентом или конкурентом Общества, следует по крайней мере признавать лицо, в случае если оно и/или связанные с ним лица:

• являются работниками и/или членами органов управления существенного контрагента или конкурента Общества, а также юридических лиц, контролирующих существенного контрагента или конкурента Общества или подконтрольных ему организаций;

• являются владельцами акции (долей) или выгодоприобретателями по акциям (долям) существенного контрагента или конкурента Общества, которые составляют более 5 % уставного капитала или общего количества голосующих акций (долей).

107. Лицом, связанным с государством или муниципальным образованием, следует по крайней мере признавать лицо, в случае если оно:

• является или являлось в течение одного года, предшествующего избранию в совет директоров Общества, государственным или муниципальным служащим, лицом, замещающим должности в органах государственной власти, работником Банка России;

• является представителем Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в совете директоров Общества, в отношении которого принято решение об использовании специального права на участие в управлении («золотой акции»);

• имеет обязанность голосовать по одному или нескольким вопросам компетенции совета директоров Общества в соответствии с директивой Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

• является или являлось в течение одного года, предшествующего избранию в совет директоров Общества, членом исполнительного органа или иным наделенным управленческими полномочиями работником организации, находящейся под контролем Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования, работником государственного или муниципального унитарного предприятия или учреждения (за исключением работников государственной или муниципальной образовательной или научной организации, которые осуществляют преподавательскую или научную деятельность и не являются лицами, назначенными (утвержденными) на должность единоличного исполнительного органа или иную должность в государственной и муниципальной образовательной или научной организации по решению или с согласия органов государственной власти (органов местного самоуправления), если указанное лицо выдвигается для избрания в состав совета директоров Общества, в котором под контролем Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования находится более 20 % уставного капитала или голосующих акций Общества.

Приложение 5. Обязанности членов совета директоров в соответствии с Кодексом корпоративного управления

2.1. Члены совета директоров должны действовать добросовестно и разумно в интересах Общества и его акционеров на основе полной информированности с должной степенью заботливости и осмотрительности.

63. Члены совета директоров должны разумно и добросовестно, с надлежащей заботливостью и осмотрительностью выполнять возложенные на них обязанности исключительно в интересах Общества и его акционеров, добиваться устойчивого и успешного развития Общества. Кроме того, совет директоров должен учитывать интересы заинтересованных сторон, включая работников, кредиторов, поставщиков Общества, а также населения, проживающего на территории, на которой Общество осуществляет свою деятельность. В этой связи совету директоров рекомендуется принимать решения с соблюдением принятых стандартов охраны окружающей среды и социальных стандартов.

64. Разумные и добросовестные действия членов совета директоров предполагают принятие решений с учетом всей имеющейся информации, в отсутствии конфликта интересов, с учетом равного отношения к акционерам Общества, в рамках обычного предпринимательского риска.

65. При возникновении потенциального конфликта между личными интересами члена совета директоров и интересами Общества, в том числе при наличии заинтересованности в совершении Обществом сделки, члену совета директоров следует уведомить об этом совет директоров Общества.

66. Член совета директоров должен предпринимать максимальные усилия для участия в работе совета директоров.

67. В случаях когда решения совета директоров могут иметь разные последствия для различных групп акционеров, совет директоров должен относиться ко всем акционерам справедливо.

68. Эффективность работы членов совета директоров (прежде всего, неисполнительных директоров и независимых директоров) в значительной мере зависит от формы, сроков и качества получаемой ими информации. Та информация, которая периодически предоставляется членам совета директоров исполнительными органами, не всегда достаточна для надлежащего исполнения членом совета директоров своих обязанностей.