Эндрю Уайлман
Сокращение затрат
Переводчик
Редактор
Руководитель проекта
Технический редактор
Корректор
Компьютерная верстка
Дизайн обложки
© Andrew Wileman, 2008
© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2015
Посвящается моей семье, Джилл, Алекс, Чарли и Билли, которые привили мне любовь к искусству сокращения затрат
Предисловие
В этой книге представлен структурированный, практический подход к проблеме управления затратами. Вниманию читателя предлагаются:
• инструментарий для менеджера, содержащий ключевые концепции и стратегии управления затратами;
• принципы анализа затрат;
• практические рекомендации по реализации программ снижения затрат – как разовых, так и постоянных.
Уникальность книги заключается в комплексном, целостном взгляде на затраты предприятия и управление ими. Книга полезна и актуальна для любых частных компаний и государственных структур. Хотя следует отметить, что в представленном материале предоставлению услуг уделяется больше внимания, чем производству. Отчасти это объясняется тем, что тема снижения производственных издержек довольно широко освещена в литературе, тогда как о снижении затрат, связанных с услугами, можно сказать много нового.
Книга «Сокращение затрат» адресована руководителям организаций, однако она будет интересна и широкому кругу читателей. Дело в том, что в ней рассматриваются общие концепции управления затратами без углубления в детали. Например, если обсуждается тема закупок, то не настолько подробно, чтобы позволить вам стать профессиональным менеджером по закупкам. Если затрагивается вопрос управленческого учета, то не с той степенью детализации, которая нужна для дипломированного бухгалтера или финансового директора. Существует масса специализированной литературы по снабжению и управленческому учету, поэтому нет смысла углубляться здесь в эти вопросы.
Одной из причин, подтолкнувших меня написать эту книгу, стало, как ни странно, отсутствие литературы, предлагающей обобщенный подход к проблеме управления затратами. Поиски на сайте Amazon и в Google подтверждают это. С учетом того, сколько программ по снижению затрат осуществляется сегодня организациями и сколько времени и сил тратится руководством компаний на это, подобный пробел вызывает удивление. Вот почему, на мой взгляд, затронутая тема должна вызвать живой интерес у читателей.
На чем основана эта книга
В своих исследованиях и выводах, представленных в этой книге, я опирался на несколько источников. Прежде всего это мой собственный опыт консультанта и руководителя. Я начал карьеру бизнес-консультанта в середине 1970-х гг. в фирме Booz Allen Hamilton, имеющей офисы в Лондоне и Нью-Йорке, а затем работал в консалтинговой фирме Boston Consulting Group из Бостона и одновременно учился в Гарвардском университете, где получил степень магистра делового администрирования. В настоящее время я являюсь старшим партнером консалтинговой фирмы OC&C Strategy Consultants в Европе.
Под моим руководством осуществлено не меньше полусотни крупных проектов по сокращению затрат в Америке и Европе и несколько проектов в Азии. Моими клиентами всегда были генеральные директора, топ-менеджеры и руководители подразделений. В последнее время в числе моих клиентов появились фонды прямых инвестиций. Мне приходилось работать с представителями разных отраслей: производство потребительских товаров, розничная торговля, турбизнес и транспорт, финансовые услуги, программное обеспечение и информационные технологии, средства массовой информации, телекоммуникации и коммерческие услуги.
Как правило, главной задачей таких проектов является снижение затрат без ущерба потенциалу роста компании. Средняя продолжительность проектов составляет от трех до четырех месяцев. Мы создаем рабочие группы с командами руководителей, проводим анализ, определяем возможности сокращения затрат и разрабатываем план действий. Это интерактивный и дискуссионный процесс. Мне приходилось реализовывать такие проекты для крупнейших международных компаний с затратной базой в миллиарды долларов и тысячами сотрудников и для небольших подразделений со штатом менее 50 человек.
Кроме того, я работал финансовым директором в двух технологических компаниях – одна из них находится в Сиэтле и занимается разработкой программного обеспечения, а другая находится в Индии и специализируется на информационных технологиях. Я был директором по стратегиям и руководителем стратегических проектов в международной туристической фирме, в ведущей британской розничной компании, а также в известной сети универмагов и магазинов модной одежды. В мои обязанности входило управление затратами на долгосрочной основе с регулярными циклами планирования, бюджетирования и отчетности.
Часть материала была собрана специально для этой книги. Я анализировал подходы конкретных компаний и результаты проектов, обсуждал с руководителями организаций их взгляды на управление затратами. Свой вклад внесла и консалтинговая фирма OC&C Strategy Consultants, которая предложила ценную критику моих взглядов и методов.
Кому предназначена эта книга
Эта книга адресована руководителям всех уровней всех сфер деятельности.
Управление затратами – забота не только генерального директора и высшего руководства. Активно контролируя затраты, менеджеры среднего и низшего звена приобретают полезные навыки, которые пригодятся им в будущем и помогут продвижению по служебной лестнице.
Руководство предпочитает продвигать людей, которые умеют принимать непростые решения и берут на себя ответственность за них. Повышение получают те, кто приходят с решениями, а не с проблемами. К сожалению, не все менеджеры среднего и низшего звена понимают это. Они предпочитают после рабочего дня посидеть за кружкой пива со своими подчиненными, жалуясь на прижимистого босса, который опять отказал в дополнительном финансировании или приказал избавиться от неэффективных сотрудников. Сетовать можно десятилетиями, а чтобы когда-нибудь попасть в совет директоров, требуется целеустремленность и умение сокращать затраты.
Обязанность по управлению затратами лежит не только на финансовой службе, производственном отделе или колл-центре. Отделы по работе с персоналом, не так давно служившие пристанищем для тех, кому «просто нравится работать с людьми», сегодня все чаще состоят из специалистов нового поколения – практичных и жестких менеджеров, помогающих управлять самой сложной категорией затрат – затрат на рабочую силу. Отделы маркетинга больше не считают, что все проблемы можно решить путем удвоения рекламного бюджета; теперь им приходится думать о том, как повысить отдачу вложений в рекламу. Даже инвестиционные банки и торговые представители стали более внимательны к своим затратам… вычеркните это, я немного замечтался.
Большинство примеров в этой книге относится к довольно крупным компаниям, уровня Fortune 500 или FTSE 250. Но все предложенные идеи, методы и подходы одинаково хорошо работают и в меньших по размеру организациях. В действительности для небольших частных компаний и управляющих ими владельцев контроль затрат – абсолютный императив.
Хотя бо́льшая часть книги посвящена частному бизнесу, я завершаю ее главой о государственном секторе, где управление затратами может быть невероятно сложной задачей. Очень надеюсь, что эта книга заинтересует представителей государственного сектора и политиков.
Структура книги
• В главе 1 «Рациональное управление затратами» рассмотрена роль менеджера по управлению затратами и показано, как правильное управление затратами помогает не только удешевить производственный процесс, но и сделать его лучше.
• В главе 2 «Кто должен задавать тон» говорится о том, что команда топ-менеджеров – генеральный директор, операционный директор, главы подразделений, финансовый директор и директор по персоналу – должна показывать пример правильного отношения к затратам и задавать тон для всей организации.
• В главе 3 «Методы и тактика» излагаются идеи, подходы, советы и приемы, которые, на мой взгляд, повышают эффективность программ сокращения затрат и текущего управления затратами.
• В главе 4 «Персонал» затрагивается самая сложная и важная категория затрат: оплата труда штатного персонала. Из-за сложности этой темы ее обычно оставляют напоследок в любом разговоре о затратах. Я же обращаюсь к ней почти в самом начале.
• В главе 5 «Поставщики» рассматриваются все прочие категории затрат, от сырья до аутсорсинговых услуг.
• В главе 6 «Сокращение затрат на практике» дается подробный отчет о четырехмесячном проекте по сокращению затрат, который я проводил для одной европейской сервисной компании, приобретенной фондом прямых инвестиций.
• В главе 7 «Подключенный и глобальный» рассматриваются два актуальнейших сегодня аспекта, несущих огромный потенциал снижения затрат: Интернет и глобализация (китайская модель и индийская модель). Через одно-два десятилетия их потенциал может иссякнуть, но в настоящий момент это сильные козыри.
• В главе 8 «Творческий подход» некоторые традиционные представления о затратах переворачиваются с ног на голову. Раскрываются неочевидные причины появления затрат и способы от них избавиться вроде перекладывания работы на потребителей и превращения расходов в доходы.
• В главе 9 «Управление затратами как стратегия» вы узнаете, как правильное управление затратами может поддерживать стратегию бизнеса, помогая, в числе прочего, создавать стоимость посредством поглощений, использовать ценообразование как конкурентное оружие и выявлять новые возможности роста.
• В главе 10 «Затраты в государственном секторе» аналитическая основа предыдущих глав используется для изучения особенностей управления расходами и их сокращения в госсекторе.
• В заключении кратко и образно показано, как согласуются между собой различные элементы инструментария менеджера по управлению затратами.
Мода в деловой литературе
Управление затратами не всегда в моде.
Мне нравится журнал
Значит ли это, что книга об управлении затратами не отвечает сегодняшним реалиям бизнеса? Может, мне нужно было писать (а вам покупать) книгу о росте, инновациях и работе в команде?
Нет.
Когда я работал над окончательным вариантом этой книги в начале 2008 г., экономическая ситуация в США, Великобритания и других западных странах была нестабильной из-за кредитного кризиса. Вот почему рост интереса к сокращению затрат кажется мне неизбежным, а эта книга чрезвычайно актуальной.
Не сомневайтесь. Купите ее сейчас!
1. Рациональное управление затратами
Бережливость увеличивает, а расточительность и неблагоразумие уменьшают капитал обществ.
Управление затратами – это продуманный комплекс мер, а не бездумное и огульное урезание издержек. Например, сокращение затрат, повышающее риск для потребителей, персонала или общества в целом, аморально. Низкозатратные авиаперевозчики не могут экономить на техобслуживании своих самолетов. Производители химической продукции обязаны обеспечивать безопасность своих производств и утилизировать опасные отходы. Железнодорожные компании должны поддерживать железнодорожные пути в надлежащем состоянии. Неразумное снижение затрат в этих областях не только неэтично, но и лишено экономического смысла: потенциальный ущерб от катастрофы намного превысит любую краткосрочную экономию.
Недальновидно и глупо не придавать значения прочным отношениям и доверию между компанией и потребителями, между компанией и персоналом. Магазины готовой одежды могут снизить затраты, отказав потребителям в возврате товаров, но такая политика лишит их лояльности покупателей и возможностей развития. Компании могут обращаться со своим персоналом по принципу «нанял-уволил», но в этом случае им не стоит рассчитывать на высокое качество и производительность и хорошую репутацию в обществе. Такие расчеты верны как с моральной, так и с экономической точки зрения. Заботливое отношение к потребителям и собственному персоналу не идет вразрез с рациональным управлением затратами.
Гораздо сложнее отличить необходимые инвестиции, создающие плацдарм для будущего роста, от ненужных и необоснованных текущих трат. Умение безошибочно различать их является одним из ключевых навыков менеджера по управлению затратами. Не так уж сложно наскоком урезать вложения в маркетинг, развитие нового бизнеса, убыточные на ранних этапах проекты, программы модернизации магазинов, т. е. затраты, которые неизвестно когда окупятся. Но хотя экономность является неотъемлемым качеством любой великой компании, одной ее недостаточно. Великим компаниям нужна высокая прибыльность сегодня
Невоспетый герой
Рациональное управление затратами вызывает у меня глубочайшее уважение. Построение бережливого, крепкого бизнеса, избавление от излишеств… дело непростое, но благодарное. Мне нравится видеть, как персонал становится более продуктивным, как люди учатся эффективно использовать свое время и ресурсы. И мне нравится закручивать гайки в отношениях с поставщиками – жестко, но справедливо.
Что не нравится мне и что не нравится никому, так это избавляться от людей, проводить сокращения и т. п. К сожалению, эффективное управление затратами без этого невозможно. Я преклоняю колени перед менеджерами, умеющими это делать, потому что это трудно, потому что это вызывает массу эмоций, и большинство людей стараются этого избегать.
Хороший менеджер по управлению затратами – это невоспетый герой. Книги и журналы по менеджменту полны статей о стратегии, росте, культуре, организации, финансовому инжинирингу. Можно в течение года читать
Передо мной лежит книга «Лидерство: руководство для менеджеров» (A Manager’s Guide to Leadership), которая используется в качестве учебного пособия в программах подготовки руководителей в Эшриджском колледже менеджмента под Лондоном. В книге перечислены 14 «ключевых задач лидера». Тринадцать из них относятся к довольно приятным вещам, таким как инновации, обучающаяся организация, построение команд, социальная ответственность. Под номером 9 числится одна-единственная задача, связанная с управлением затратами, стыдливо спрятанная за словом «рационализация».
В реальной жизни большинство знакомых мне менеджеров половину своего рабочего времени занимаются затратами: как не дать им вырасти подобно бамбуковой роще, где и сколько сократить, как заставить команду руководителей сосредоточиться на снижении затрат, как определить, не является ли запланированное сокращение чересчур сильным. Другими словами, существует очевидное несоответствие между представлениями авторов книг о бизнесе о том, что занимает умы менеджеров, и тем, чем они заняты на самом деле.
Легендарный босс Дилберта с взлохмаченной шевелюрой впадает в другую крайность. В одном из комиксов он, глубоко задумавшись, говорит: «Гм… Если как следует урезать затраты, то можно зарабатывать деньги без всяких доходов».
Для делового успеха необходимо сочетание роста
Фонды прямых инвестиций – хороший пример. Прямые инвесторы выкупают малорентабельные подразделения публичных компаний или даже целые компании, переживающие не лучшие времена, и выжимают из них золото. Каким образом? Они проводят стратегическое репозиционирование, избавляются от неперспективных или непрофильных направлений деятельности, реинвестируют в меньшее число областей с высоким потенциалом. Они существенно увеличивают долговую нагрузку и вводят более сильные стимулы для горстки топ-менеджеров. Но главным инструментом в их алхимии является радикальное снижение затрат. Они массированно сокращают затраты; они упорно и беспощадно атакуют каждую статью затрат, особенно административные и накладные расходы (за исключением собственного вознаграждения, разумеется).
Если взять медленно растущий бизнес с операционной прибылью в 5 % и сократить 10 % затрат, размеры прибыли утроятся до 15 % (ну хорошо, до 14,5 %, пока не раздались возмущенные голоса профессиональных финансистов – стратегическим консультантам позволено немного округлять цифры). Если вам удастся это сделать, сохранив бо́льшую часть клиентской базы, распродав неосновные направления деятельности или активы и увеличив долговую нагрузку, вы сможете получить пятикратную отдачу от своего вложения всего за несколько лет.
Дешевле и лучше
В далекие 1970-е гг. было принято считать, что хорошая стратегия предполагает четкий выбор. Вы не могли быть сразу всем для всех, не могли гнаться сразу за всеми зайцами.
В частности, считалось, что нельзя быть одновременно дешевле
Но потом японцы изменили правила игры. Войдя на рынки в сегментах низких цен, они стали эталоном качества, надежности, передовых технологий, брендинга – короче говоря, всего, что ассоциируется у нас с дифференциацией. Honda и Toyota установили новые стандарты качества в производстве автомобилей, оставив далеко позади GM и Ford. То же самое произошло в области теле– и аудиоаппаратуры, фотоаппаратов и велосипедов. Японцы показали, что можно быть одновременно и дешевле, и лучше.
В последнее время вина Нового Света вытеснили с пьедестала французские вина по качеству и цене. В 1990-е гг. лидерство Dell на рынке персональных компьютеров обеспечивалось высокой производительностью и низкой себестоимостью в сочетании с превосходным обслуживанием потребителей.
Разумеется, в каждом правиле есть свои исключения: существуют области, где потребители по-прежнему воспринимают высокие затраты как свидетельство высокого качества, такие как парфюмерия, косметика, высокая мода, инвестиционный банкинг, консалтинг и юридические услуги. Но большинство компаний сегодня стараются быть дешевле
Такая же поляризация обычно навязывалась и культуре компании. Либо вы были заботливым, опекающим своих сотрудников работодателем, либо вы были бессердечным скрягой. Кто захочет работать на последнего? Ну разве может он привлекать и удерживать таланты?
Это тоже ошибочная дилемма. Оказывается, лучшие сотрудники предпочитают требовательных работодателей. Они хотят работать в хорошо управляемых, прибыльных компаниях. Они не хотят тащить на себе тех, кто не умеет и не хочет работать.
Управление затратами как императив
Вот почему рациональное управление затратами – жизненная необходимость. Наращивание объемов продаж и формирование лояльной клиентской базы требует массы времени и сил. Стабильный рост доходов из квартала в квартал требует невероятных усилий. В то же время не нужно обладать незаурядными умственными способностями, чтобы взять под контроль такую составляющую бизнеса, как затраты. Что больше всего беспокоит, так это склонность компаний к раздуванию расходов, как только доходы начинают расти. Этому нет оправданий.
В период бума доткомов с 1997 по 2000 г. создавалось впечатление, будто целое поколение менеджеров, инвесторов и аналитиков никогда не слышало об управлении затратами. Все были увлечены новой парадигмой, тогда как единственное, что требовалось, – это повторение базового курса управления затратами.
Выше я использовал пример из учебника Эшриджского колледжа управления, чтобы проиллюстрировать соотношение «приятных» и «неприятных» тем в программах подготовки руководителей. Из этого примера также хорошо видно, что некоторым терминам по управлению затратами принято приписывать положительный смысл, тогда как другим – отрицательный.
• Положительный смысл: борьба с расточительством, повышение производительности труда, «реформа» государственного сектора (любимый британский эвфемизм, означающий сокращение раздутых штатов госслужащих), рационализация.
• Отрицательный смысл: урезание затрат, сокращение штатов, распродажа активов, массовые увольнения.
Всем нравится идея роста производительности труда, возможность «получить столько же при меньших затратах», не говоря уже о возможности «получить больше при тех же затратах». И никто не одобряет расточительства, с его сильным экологическим и дарвиновским подтекстом.
Расточительство раздражает. Вспомните о руководителях, участвующих в программах обучения управлению изменениями стоимостью $10 000; правительствах, вбухивающих миллиарды долларов в непродуманные ИТ-проекты; рождественских подарках, которые выбрасываются в мусорную корзину.
Однако управление затратами имеет стратегическое значение. Перед вами не стоит дилемма: либо рост, либо снижение затрат. Рациональное управление затратами создает базу для стратегического мышления. Оно дает вам время, чтобы совершить и исправить ошибки и сформировать поток доходов, резервы для ценовой войны с конкурентами и средства для победы в инвестиционной гонке.
Бо́льшую часть своей жизни я проработал стратегическим консультантом. Как любому хорошему стратегическому консультанту, мне нравилось размышлять над «великими стратегическими вопросами». В рамках одного из исследований, которое я проводил для компании BCG в период ее интеллектуального расцвета, мы потратили несколько месяцев, пытаясь понять, в чем состоит суть упаковки – в том, что она содержит
Как же я заблуждался! Сокращение расходов на скрепки на 20 % может приносить необычайное удовлетворение. На самом деле это может приносить даже большее удовлетворение, чем изучение философской сущности упаковки Tetrapak. В этой книге я объясню вам, почему и как.
2. Кто должен задавать тон
Смелые слова для одноглазого толстяка, надо признать.
Сильное лидерство – необходимая предпосылка для эффективного управления затратами. Лидерство начинается с генерального директора или руководителя подразделения и спускается вниз, охватывая всю команду менеджеров. Руководители организации должны создать строгую культуру затрат и лично показывать пример правильного отношения к затратам. Они должны заручиться активной поддержкой со стороны двух ключевых служб – финансовой и по работе с персоналом.
Формирование определенного отношения к затратам по всей организации требует
Требовательность
Успешность усилий по снижению затрат в значительной степени зависит от того, какую исходную установку – что вы ожидаете с точки зрения общей тенденции изменения затрат – вы дадите своим подчиненным.
Например, приступая к составлению годового бюджета, вы можете сказать главам подразделений, что это будет год бережливости и укрепления позиций, что они должны планировать не увеличение численности персонала, а 3–4 %-ное увеличение затрат на сотрудника и небольшое снижение затрат на закупки и на основе полученной затратной базы обеспечить скромный рост доходов.
Или же вы можете сказать, что, поскольку в следующем году рост доходов кажется труднодостижимым, вы хотите видеть 5 %-ный рост производительности труда, который должен быть обеспечен за счет сокращения численности персонала на 5 %, но без снижения запланированных доходов.
Эти две установки сильно отличаются друг от друга. В первом случае менеджеры получают послание, что они могут немного расслабиться, потолочь воду в ступе, отложить принятие неприятных решений, попрактиковаться в стратегическом мышлении. Во втором случае вы разводите у них под ногами огонь. Никакой передышки, никакого топтанья на месте. Если они не могут увеличить доходы, пусть сокращают расходы – в любом случае вы ожидаете от них 5 %-ного (или другого) роста производительности труда каждый год. Реальность такова, что без параноидального стремления к совершенствованию и движению вперед конкуренты быстро возьмут над вами верх.