Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса

Смерть от совещаний

…как решить самую наболевшую проблему современного бизнеса

Патрик Ленсиони

Моей любимой жене Лоре, за ее оптимизм и непоколебимую веру в меня.

Введение

"Я гораздо больше любил бы свою работу, если бы не совещания".

Я слышал эти слова из уст многих руководителей, с которыми мне доводилось сотрудничать. Раньше я считал подобную точку зрения объяснимой и даже немного забавной; только с годами я понял, что на самом деле она отражает прискорбное состояние нашей деловой культуры.

Представьте себе хирурга, который перед операцией говорит медсестре: "Я был бы доволен своей работой, если бы мне не приходилось оперировать людей". Или дирижера симфонического оркестра, восклицающего: "Как мне надоели эти концерты! Без них моя работы была бы намного лучше". Или профессионального спортсмена, игрока в бейсбол, вопрошающего: "Отчего я должен участвовать во всех этих матчах?"

Нелепо, не правда ли? Однако разве не похоже это на наши сетования о совещаниях?

Попробуйте взглянуть на проблему под другим углом. Для тех из нас, кто руководит и управляет предприятиями, совещания — это не что иное, как один из основных видов работы. В конце концов, результат нашего труда (то, за что мы получаем зарплату) нельзя увидеть или потрогать — ведь мы не помогаем детям появиться на свет, не забиваем голы и не развлекаем публику своими шутками. Нравится нам это или нет, совещания для нас подобны операционной комнате для хирурга, игровому полю для спортсмена или сцене для артиста.

И все же большинство руководителей ненавидят совещания.

Мы сетуем на них, мы избегаем их, а если нам это не удается, мы не можем дождаться их окончания, даже несмотря на то, что говорим практически об одном и том же. Разве это ни прискорбно, что один из ключевых в управлении предприятием моментов становится, по сути, столь болезненным и бесполезным мероприятием?

Совещания действительно очень важны, и поэтому они не заслуживают такого отношения. Ведь именно в ходе совещаний кабинеты министров принимают важнейшие политические и экономические решения; именно на совещаниях советы генеральных директоров рассматривают вопросы, касающиеся деятельности предприятий: запуск новой линии, разработка той или иной продукции, внедрение инноваций.

Возникает вопрос: если мы ненавидим совещания, окажутся ли удачными принятые на них решения, касающиеся управления нашими предприятиями? Я думаю, нет. Горькая правда заключается в том, что неудачные совещания часто гасят творческие порывы участников и способствуют принятию ими ошибочных решений. А динамичные, пылкие и целенаправленные совещания служат залогом эффективной деятельности предприятия. Благодаря совещаниям люди, работающие как настоящая команда, могут в полной мере проявить свою мудрость.

Не думайте, что все так безнадежно. Если взглянуть на совещания по-новому, не так, как их видят сейчас большинство руководителей, если последовать некоторым заслуживающим внимания советам, которые отнюдь не связаны с концепциями интерактивных совещаний и видеоконференций, мы сумеем преобразовать болезненный и утомительный процесс в высокопродуктивное, притягательное и вдохновляющее мероприятие. Применив к проблеме совещаний новый подход, мы обретем преимущество перед конкурентами, которые продолжают тратить время, энергию и человеческие ресурсы впустую, сетуя о монотонности и бесполезности совещаний.

Чтобы оживить мой рассказ, я сочинил историю об исполнительном директоре, который вел долгую и упорную борьбу с совещаниями. Также вы получите практические советы, которые помогут вам претворить все предложенные мною идеи в жизнь.

Я, автор книги, желаю вам преобразить совещания в оживленный и продуктивный процесс, которого, вне всякого сомнения, заслуживаете и вы, и ваши сотрудники.

Притча

Предисловие

У Кейси Мак-Даниэла от волнения зуб на зуб не попадал. Казалось, он меньше волновался, когда в шестнадцатилетнем возрасте готовился сказать прощальное слово на похоронах отца. Когда просил руки своей будущей любимой жены. И даже когда замахнулся клюшкой для удара, который должен был решить исход самого крупного чемпионата по гольфу в его карьере.

И все-таки он никогда не волновался так, как сейчас. Через десять минут начиналось СОБРАНИЕ, и Кейси прекрасно понимал, что от того, как он проявит себя в течение ближайших двух часов, зависит его карьера, его благосостояние и будущее компании, созданной его руками. На мгновение ему показалось, что он потеряет сознание.

"Как я мог докатиться до такого?" — подумал он.

Часть I. Воспоминания

Кейси

Большинство служащих очень тепло относились к Кейси и считали его необыкновенным человеком, но, в то же время, самым заурядным руководителем.

Он был верным мужем, любящим отцом четырех детей, верным прихожанином церкви Святого Сердца, преданным другом и соседом, к которому всегда можно обратиться за помощью. Не любить его — даже более того, не восхищаться им, — было попросту нельзя.

Тем труднее было объяснить его несостоятельность как руководителя.

Его история

Последние пять десятков лет семья Кейси Мак-Даниэла скромно проживала в Кармеле. Кейси вырос среди полей для игры в гольф и вполне закономерно, что он рано начал подрабатывать — подносил мячи и клюшки игрокам, а затем стал подстригать газоны. Его влечение к гольфу могло сравниться только с любовью к компьютерам, поэтому после окончания школы он покинул родительский дом и поступил в Аризонский университет на факультет электроники и вычислительной техники. При этом он уже получал спортивную стипендию. Спустя четыре года Кейси окончил университет, не проявив себя в учебе ни с хорошей, ни с плохой стороны, но зато по решению 10-й тихоокеанской конференции по гольфу он вошел в десятку лучших игроков.

Получив предложение принять участие в турнире PGA, Кейси долго колебался. Искушение было слишком велико — он представлял, как сыграет однажды в родном городе на глазах у родственников и друзей… Честолюбие Кейси одержало над ним верх, и вскоре после квалификационного раунда он считался одним из самых перспективных игроков. Успеху Кейси способствовало его доброжелательное чувство юмора и готовность поделиться своим опытом и знаниями с каждым, кто обращался к нему за советом.

В течение следующих пяти лет Кейси выиграл несколько местных турниров и заработал достаточно денег для того, чтобы вести безбедную жизнь. Он был готов пробиться в финал крупного первенства, но этому новому достижению не суждено было осуществиться. У Кейси развилось профессиональное заболевание игроков в гольф — хроническое нарушение координации. Эта болезнь поставила в свое время крест на спортивной карьере многих перспективных игроков, и Кейси также был вынужден признать, что не сможет продолжать борьбу.

Кейси решил не предаваться унынию и вернулся домой с ощущением того, что у него в жизни появилась новая цель. Несколько месяцев спустя он женился, вложил накопленные им средства в небольшой домик, нанял двух ребят из местных программистов и начал работу над тем, что он представлял себе самой реалистичной видеоигрой в гольф, которую когда-либо видел рынок.

Первые плоды превзошли самые безумные его мечты.

Прорыв

Спустя два года после основания компании Aip Software Кейси выпустил первый продукт, который действительно произвел переворот в мире видеоигр. Никогда еще имитация спортивного состязания не оказывалась настолько приближенной к реальности. Поскольку собственная жизнь Кейси в недалеком прошлом была тесно связана со спортом, в игре нашли отражение и глубокие теоретические знания ее создателя, и его внимание к мельчайшим деталям игры, известным только профессиональным игрокам (как, например, разница между типами лужаек перед лунками).

Едва поступив на рынок, игра завоевала популярность среди самой почетной категории покупателей — среди самих игроков в гольф.

Многие близкие друзья Кейси были профессиональными игроками и по-прежнему участвовали в крупных чемпионатах. С их помощью новоиспеченному бизнесмену удалось заключить несколько недорогих спонсорских сделок с молодыми, но многообещающими спортсменами. Однако Aip Software вышла за рамки успеха на рынке видеоигр и даже попала на страницы Sports Illustrated. Как это произошло?

Менее чем через год после выпуска видеоигры один из друзей Кейси выиграл турнир PGA. На пресс-конференции после игры его спросили, как ему удалось достичь такого профессионализма и совершенства ударов. Слегка смущенный, тот ответил: "Мне трудно признаваться в этом… Но я думаю, что мне очень помогла одна видеоигра. В последнее время я тренировался не только на поле, но и за компьютером…"

И об игре, созданной Кейси, заговорили по-настоящему.

Путь

Вскоре после этого события игра обрела популярность среди профессиональных игроков в гольф из разных стран мира. Все больше спортсменов, многие из которых в прошлом не интересовались видеоиграми, однажды набирали заветный номер Aip Software и делали заказ. Кейси пришлось открыть небольшой офис и нанять десяток людей. Он отчаянно разрабатывал найденную им золотую жилу.

В скором времени игру Кейси можно было приобрести чуть ли не в каждом спортивном магазине страны (не говоря уж о заведениях, торгующих компьютерными программами). Последующие восемь лет прошли для Кейси в беспрестанных хлопотах — он нанимал на работу новых людей, создавал новые игры, налаживал связи с различными магазинами, переезжал в более просторные офисы. И, конечно же, воспитывал своих детей.

К десятой годовщине основания Aip Software (а также его свадьбы) у Кейси и его жены Патриции подрастало четверо детей, а компания выпустила на рынок еще несколько успешных видеоигр, среди которых была не только имитация гольфа, но и велосипедного спорта, и тенниса. Видеоигры, созданные Кейси, славились своей предельной приближенностью к реалиям спортивного мира. Они завоевали популярность по всему миру — от Пиренеев в Тур-де-Франс до зеленых кортов Уимблдона. Примечательно, что Кейси с самого начала отказался от выпуска жестоких игр, ориентированных на буйную фантазию подростков.

Кейси гордился не столько именем, которое он создал для своей продукции, сколько размахом собственного бизнеса: на него работало почти 200 человек, многие из которых стоили у истоков компании. При взгляде на свой главный офис у Кейси захватывало дух — это было великолепно отреставрированное старинное здание в старой части Монтерея.

Местное население чуть ли не боготворило Кейси, ведь он предоставлял рабочих мест больше, чем любое другое непромышленное предприятие в районе, за исключением знаменитого аквариума. Кейси удалось развить свою идею и целую индустрию, которая стала предметом гордости всего округа, равно как и примером истинного успеха.

Но всегда существует обратная сторона медали. В преуспевающей компании Aip Software этой стороной был сам ее директор. Это было необъяснимо, но очевидно.

Посредственность

Даже самые верные сторонники Кейси (каких было немало) в глубине души считали, что если бы руководителем Aip Software был более сосредоточенный и дисциплинированный человек, компания достигла бы куда большего размаха.

В некомпетентности либо равнодушии к своему делу его не упрекал никто. Напротив, Кейси каким-то непостижимым образом предугадывал желания покупателей и успевал внести изменения в выпускаемую продукцию намного раньше своих конкурентов. Благодаря этой способности Кейси завоевал репутацию искушенного аналитика, а также человека, чувствующего рынок.

Если о деятельности и успешности организации принято судить по ее результатам, то Aip Software всегда была прибыльной компанией, продукция которой не единожды удостаивалась почетных наград. Неискушенному наблюдателю могло казаться, что сам Кейси и его предприятие, уверенно покоряющее все новые и новые вершины, составляют единое целое.

В действительности компания работала значительно ниже своих возможностей. А начиналось все с Кейси. Он был одинаково рад получить небольшую прибыль и заключить решающую сделку. Если в конце квартала компания приносила прибыль, а ему удавалось выкроить несколько часов в неделю для пары-тройки партий игры в гольф, он был по- истине счастлив.

Сотрудники Кейси также были довольны своей жизнью. Они привыкли к тому, что каким-то образом компании удается достигнуть поставленной цели, выплатить зарплату, выделить средства на скромные премии и даже на ежегодный летний пикник. Судьба Aip Software не внушала никому опасений.

Но чего-то определенно не хватало. В компании, которая производила чрезвычайно популярные видеоигры и которая располагалась в столь прекрасном месте, как Монтерей, штат Калифорния, наблюдалось поразительное отсутствие энтузиазма со стороны ее сотрудников. Чтобы убедиться в этом, хватило бы пяти минут присутствия на обычном еженедельном совещании.

Ритуал

Вялость. Расслабленность. Равнодушие. Именно так описал бы случайный свидетель совещание в Aip Software.

Утомительность еженедельных совещаний осознавали все сотрудники руководящего звена компании. Но они давно смирились и привыкли относиться к скучным и вялым собраниям как к досадной, но вполне безобидной неприятности. Кроме того, каждый из них полагал, что иначе и быть не может.

Однако они недооценили серьезность и значимость этой проблемы. Им было невдомек, что рано или поздно компании Aip Software придется пожинать плоды скучных и бесполезных совещаний.

Застой

Штату Aip Software был неведом азарт, свойственный их конкурентам. Подчиненным Кейси почти никогда не приходилось задерживаться на работе по вечерам или трудиться по выходным. Да что там говорить — они практически не вспоминали о делах компании вне стен офиса! Служащие Aip Software редко обсуждали действия конкурентов компании и не интересовались новостями мира индустрии, предпочитая более животрепещущие темы: кино, футбол или погоду.

Всякий раз, когда сотрудники компании посещали торговую ярмарку или отраслевую конференцию, их изумлял тот пыл, с которым покупатели и распространители встречали их продукцию, в то время как они сами, производители, оставались невозмутимыми.

Новичков, принятых в штат Aip Software, поначалу изумляло совершенное отсутствие интереса к общему делу. Однако со временем они также обретали равнодушие, невозмутимость и вливались в общую массу сотрудников.

Рабочая атмосфера компании, производившей популярную продукцию, была насквозь пропитана заурядностью и косностью.

И все же, несмотря ни на что, люди редко покидали компанию. Все-таки их руководитель был замечательным человеком, в своей жизни они видали начальников куда хуже. Кроме того, куда же им было идти? В прибрежном регионе, где основным источником дохода был туризм, попросту не было лучшей работы.

Даже самые честолюбивые сотрудники Aip Software давно смирились с существующим положением дел; их останавливал страх перемен и нежелание покидать родные места в погоне за призрачным счастьем. Пока Кейси был единственным владельцем Aip Software, все шло своим чередом.

Но жизни свойственны перемены.

Часть II. Сюжет

Первое домино

Руководству компании было известно о неподобающем отношении служащих к своим обязанностям. Однако положение дел никогда не становилось настолько скверным, чтобы бить тревогу.

Так тянулось до тех пор, пока Кейси не назначил вице-президентом компании по вопросам кадров Мишель Ханну. Сразу после вступления в должность Мишель провела опрос сотрудников: она хотела получить полное представление о положении дел в Aip Software. Полученные результаты продемонстрировали флегматичное настроение служащих, которые, по словам Мишель, "повсеместно демонстрировали равнодушное отношению к своему делу".

Как ни странно, доклад Мишель произвел должное впечатление на руководство компании. О существовании этой проблемы было известно давно, но свежие подтверждения и красноречие Мишель сделали свое дело. И хотя раньше эту тему никто не затрагивал, оказалось, что каждый готов высказать свое мнение.

Мэтт Мак-Кенна, начальник отдела разработки продукции, а также "интеллект", создававший все игры Aip Software на протяжении последних семи лет, предположил, что служащие утомлены непрерывным поиском новых технологий и усовершенствованием продукции. "Я думаю, следует снизить на время темп и позволить людям сосредоточиться на качестве того, что они выпускают", — закончил свою речь Мэтт, однако в его словах сквозило не беспокойство за подчиненных, а его собственная жалоба.

София Николас, вице-президент компании по продажам, рассуждала иначе. Она пылко высказала мысль, которую от нее слышали много раз:

— Мы никогда не выпускали игры, рассчитанные на подростков, но, возможно, нам стоит пересмотреть политику? Рынок стремительно развивается именно в этом направлении.

Кейси покачал головой и пробормотал:

— Я думаю, людям нужно дело, которое могло бы их объединить. Новые цели, новые задачи.

Некоторые из присутствующих одобрительно закивали головами; похоже, что Кейси удалось ближе других подойти к определению проблемы и возможному ее решению. Но прежде чем остальным представилась возможность выразить свое согласие с точкой зрения генерального директора, за столом прозвучало еще одно мнение.

Его высказал финансовый директор Aip Software, Тим Картер, простой и прямодушный человек.

— Послушайте, — с жаром начал он. — Нашим работникам известно о популярности нашей продукции и о доходах компании за последние десять лет. Я полагаю, что люди просто начали задумываться, достаточно ли они получают за свою работу.

Его слова были встречены молчанием. Большинству присутствующих мнение Тима показалось сомнительным, и, кроме того, все знали, что этот вопрос крайне болезнен для Кейси.

Один только весельчак Коннор Майклз, начальник маркетингового отдела, слегка кивнул головой, и все присутствующие тут же обернулись в его сторону. Он коротко отметил, что разделяет некоторые взгляды Тима, и добродушно пошутил, что давно смирился со "своей судьбой".

Все прозвучавшие мнения нашли отклик в душе Кейси, но над словами Коннора он размышлял всю ночь, не сомкнув глаз. Он сам, руководитель компании, никогда не придавал особого значения деньгам, но гордился, что помогает своим людям погашать кредиты, платить за обучение детей, путешествовать и заниматься благотворительностью. И сейчас Кейси не давала покоя мысль о том, что его служащие могут чувствовать себя обделенными. И он не мог не осознавать, что бремя вины за нереализованные возможности Aip Software лежит всецело на нем.

Ложный диагноз

До недавнего времени Кейси был уверен в совершенном благополучии своих сотрудников, которое, как он объяснялось желанием вести спокойный и упорядоченный образ жизни. В первый раз с момента основания компании ее директор задумался над тем, не разочаровывает ли он своих людей.

Вначале Кейси решил, что просто забудет обо всем этом, но вскоре обнаружил, что неспособен отвлечься от тягостных раздумий. Всякий раз, когда он сталкивался с равнодушием или безынициативностью подчиненного, Кейси (помимо своей воли!) задумывался, не считает ли тот, что ему мало платят. С этим нужно было что-то делать!

И вот однажды, когда служащие Aip Software отмечали в маленьком ресторанчике на Кеннери-Роуд десятую годовщину основания компании, Кейси объявил своим сотрудникам решение, о котором он впоследствии сильно пожалеет: ом собирался выпустить акции Aip Software и продать их.

Преодолевая свой страх, Кейси решил, что настало время наградить его людей так, как они того заслуживали. А если Кейси заявлял о своем намерении, он всегда находил способ довести его до конца.

Мираж

Кейси и Тим сразу же договорились посетить банк и выяснить условия первичного выпуска акций. Когда-то Кейси пообещал себе, что он никогда не пойдет на это: ему претила мысль подчиняться прихотям формального совета директоров. Но теперь он чувствовал, что должен отблагодарить преданных ему людей. "Возможно, это будет хорошим стимулом и для меня", — безуспешно пытался успокоить себя Кейси.

Прошло несколько недель. Кейси вяло готовился к выпуску акций, когда ему представилась неожиданная возможность, показавшаяся слишком хорошей, чтобы быть правдой.

Ему позвонил Дж. Харрисон, начальник отдела коммерческого развития компании Playsoft, второго по величине производителя видеоигр на национальном рынке. Компания, располагавшаяся в Сан-Хосе, традиционно ориентировала свою продукцию на детей и была плохо представлена на рынке спортивных видеоигр. Поскольку потенциальные покупатели игр Playsoft стали взрослеть, руководство решило подумать о выпуске продукции, которая бы больше соответствовала их теперешнему возрасту. Посему они и обратили свое внимание на Aip Software.

Исследования, проведенные людьми Харрисона, показали, что компания Кейси Мак-Даниэла работает не на полную мощность, особенно если принять во внимание технологии, которыми она располагает. Покупка Aip Software стала бы относительно дешевым способом попасть на рынок спортивных видеоигр, дающим возможность избежать временных затрат на разработку продукции. И, кроме того, они быстро повысят эффективность работы Aip Software.

Хотя Кейси не обрадовался перспективе, что его детище пойдет в состав одной из самых обыкновенных компаний по производству видеоигр, он решил все-таки заключить сделку с Playsoft. Но только на трех условиях: он останется руководителем своей компании и будет пользоваться определенной свободой действий; он сохранит руководящее звено компании в полном составе; он оставит имя компании как торговую марку для отдельного вида продукции — спортивных видеоигр.

Если генеральный директор Playsoft, Уэйд Джастин, согласится на эти условия, размышлял Кейси, мне удастся вознаградить служащих Aip Software так, как они того заслуживали, не теряя при этом контроль над своей компанией. Кроме того, не придется рисковать, занимаясь выпуском и продажей акций.

— Это заманчиво, — говорил Кейси в тот вечер жене, — но вряд ли они согласятся.

К его большому удивлению, руководство Playsoft приняло все его условия. Уэйд Джастин лично заверил Кейси в том, что его люди не станут вмешиваться в дела уже успешной и известной торговой марки — лидера на рынке спортивных видеоигр. Он объяснил, что несколько других подразделений в составе Playsoft пользуются практически полной самостоятельностью и выпускают продукцию под собственными торговыми марками.

Сделка состоялась спустя всего лишь несколько недель после первичного предложения. Кейси, как и было оговорено, получил свою часть акций компании Playsoft, которые ему предстояло распространить среди своих сотрудников. А через шесть месяцев они смогут продать эти акции.

Кейси представлял, насколько благодарны и счастливы будут его люди. Но его ожиданиям не суждено было сбыться.

Удар

Первые несколько недель после объединения с Playsoft все сотрудники Aip Software летали, как на крыльях. Хотя в повседневной жизни никаких разительных перемен не произошло, сама мысль о новообретенном богатстве воистину творила с людьми чудеса. Многие старожилы компании были заняты покупкой новых машин или жилья, ими овладело чувство удовлетворения, что они, наконец-то, получили награду за свою преданность и терпение.

Но тут грянул гром.

Кейси никогда не забудет, где он был и что делал в ту минуту, когда услышал новость. Он разговаривал по телефону с агентом по недвижимости, когда к нему в кабинет зашел финансовый директор Тим Картер. На Тиме просто не было лица, и Кейси быстро закончил телефонный разговор и скомандовал:

— Закрой дверь.