Все об отпуске

Отпускные по дополнительным отпускам, предоставленным в обязательном порядке учитываются в расходах при расчете единого налога (подп. 6 п. 1 ст. 346 НК РФ). Отпускные включаются в расходы в момент их выплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если право сотрудника на отпуск не предусмотрено законодательством, то отпускные в расходах учесть нельзя. Так как в соответствии со ст. 346.16 НК РФ перечень расходов, которые фирмы на упрощенке могут учесть при расчете единого налога, является закрытым. И соответственно оплата отпуска, не предусмотренного законодательством, в этот перечень не входит.

Также упрощенцы должны начислить на отпускные, предусмотренные законодательством, пенсионные взносы. Это предусмотрено п. 1 ст. 236 НК РФ и п.2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167 (с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г .) – ФЗ.

Но обратите внимание на то, что начислять пенсионные взносы необходимо и в том случае, если фирма предоставляет дополнительный отпуск не предусмотренный законодательством, а просто предусмотренный коллективным договором. Несмотря на то, что эти выплаты не уменьшат базу по единому налогу.

В этом заключается различие в порядке налогообложения фирм на общей системе и на упрощенке. Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусмотрено условие освобождения фирм от уплаты ЕСН и пенсионных взносов только для фирм, которые платят налог на прибыль.

До 1 января 2006 года применение упрощенки предусматривало замену уплаты налога на прибыль. С 1 января 2006 года статья 346.11 НК РФ изменилась, и теперь применение упрощенки не заменяет, освобождает фирму от уплаты налога на прибыль.

Пример.

В данном примере рассмотрим отражение расходов по дополнительным отпускам для фирмы применяющей упрощенку. Единый налог платится с разницы между доходами и расходами.

ЗАО «Омега» платит Единый налог по ставке 15 процентов. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента.

Сотруднику фирмы Смирнову С.А. с 13 апреля 2007 года предоставлен дополнительный отпуск за работу во вредных условиях на 14 календарных дней, данный вид отпуска предусмотрен законодательством

В расчетном периоде (с 1 апреля 2006 года по 31 марта 2007 года), который отработан полностью, сумма выплат Смирнову составила 83 260 руб.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен – 83 260 руб. : 12 мес. : 29,4 дн./мес. = 236 руб./дн.

Смирнову рассчитаны отпускные в сумме – 236 руб./дн. Ч 14 дн. = 3304 руб.

Сумма начисленных отпускных должна войти в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Так как в апреле 2007 года доход Беспалова уже превысил 20 000 руб. и детей у сотрудника нет, стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

НДФЛ с суммы отпускных равен – 3304 руб. Ч 13% = 430 руб.

Отпускные были выплачены сотруднику из кассы 10 апреля 2007 года в следующей сумме – 3304 руб. – 430 руб. = 2874 руб.

В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с отпускных.

Сумма начисленных с отпускных взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила – 3304 руб. Ч 0,2% = 7 руб., перечислены 8 мая 2007 года.

Сумму пенсионных взносов составляет – 3304 руб. Ч 14% = 463 руб., перечислены 8 мая.

Вся сумму отпускных (3304 руб.) должна включаться в расходы при расчете налоговой базы по единому налогу в апреле 2007 года.

Суммы взносов (7 руб. + 463 руб. = 470 руб.) была включена в расходы в мае.

Если же фирма платит единый налог с доходов, то в соответствии с п. 3 ст. 246.21 НК РФ его можно уменьшить на сумму уплаченных пенсионных взносов.

Если фирма применяет систему налогообложения в виде ЕНВД, то начисление и выплата отпускных никак не повлияет на расчет единого налога. Ведь в соответствии с п. 1 и п. 2 ст. 346.29 НК РФ ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода.

В любом случае необходимо начислять на суммы отпускных пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167, с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г – ФЗ). Даже если дополнительный отпуск предоставлен по инициативе фирмы ЕСН и пенсионные взносы все равно начисляются. Пунк 3 статьи 236 НК РФ , который предусматривает условие освобождения фирм от уплаты ЕСН и пенсионных взносов в данном случае не применяется. Он действует только для фирм, применяющих общую систему налогообложения.

Но вы можете уменьшить ЕНВД на сумму пенсионных взносов, начисленных и заплаченных с отпускных (п. 2 ст. 346.32 НК РФ).

При совмещении общей системы налогообложения и ЕНВД начисленные отпускные необходимо распределить в соответствии с п. 9 ст. 274 НК РФ пропорционально занятости сотрудника в деятельности фирмы, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения.

Так как при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности фирмы на ЕНВД, учесть нельзя. Однако если сотрудник занят только деятельностью ЕНВД, его отпускные распределять не нужно.

Чтобы в этом случае распределить отпускные, необходимо определить долю доходов, полученных фирмой от разных видов деятельности. Для этого воспользуйтесь следующими формулами.

1. Долю доходов от деятельности фирмы на общей системе налогообложения можно рассчитать по формуле:

2. Отпускные, которые относятся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, рассчитайте так:

3. Отпускные, которые относятся к деятельности фирмы, облагаемой ЕНВД, рассчитайте по формуле:

Для определения доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности нужно использовать показатели за тот месяц, в котором отпускные по дополнительному отпуску были начислены. При определении налоговой базы по ЕСН и налогу на прибыль за отчетный (налоговый) период расходы, которые относятся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения за месяц, суммируйте нарастающим итогом. Такой порядок предусмотрен в письмах ФНС России от 23 января 2007 г . № САЗ-6-02/31 и Минфина России от 24 января 2007 г . № 03-04-06-02/7.

Если отпуск предоставлен в соответствии с законодательством, то на всю сумму отпускных необходимо начислить:

• пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г . № 167, с изменениями от 29 мая, 31 декабря 2002 г ., 23 декабря 2003 г . – ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г . № 184);

• НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Единый социальный налог начисляется только на отпускные, относящиеся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения.

Пенсионные взносы начисляются на обе части отпуска, но только ту часть пенсионных взносов, которая относится к деятельности ЕНВД учитывать при исчисление налога на прибыль нельзя (п. 9 ст. 274 НК РФ), но на c’ne сумму пенсионных взносов можно уменьшить единый налог га вмененный доход (п. 2 ст. 346.32 НК РФ). ЕНВД можно уменьшить не более 50 процентов начисленного налога.

Такой порядок предусмотрен пунктом 7 статьи 346.26 НК РФ и также подтверждается письмом Минфина России от 7 декабря 2005 г . № 03-05-02-04/216.

Датой признания расходов по начислению отпускных при расчете налога на прибыль будет:

• день начисления отпускных (налогов) – при применение метода начисления;

• день выплаты отпускных (день перечисления налогов) – при применении кассового метода начисления.

В случае предоставления дополнительного отпуска по инициативе фирмы, то порядок налогообложения немного отличается от вышеуказанного.

В этом случае на всю сумму дополнительного отпуска необходимо начислить (удержать):

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

• НДФЛ.

Та часть отпускных, которая относится к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, не учитывается при расчете налога на прибыль и не облагается ЕСН и пенсионными взносами, но на часть отпускных относящейся к деятельности переведенной на ЕНВД необходимо начислить пенсионные взносы и уменьшить на их сумму единый вмененный налог(п. 2 ст. 346.32 НК РФ).

Пример.

Предприятие ООО «Омега» совмещает деятельность, подпадающую под общую систему налогообложения и деятельность, переведенную на ЕНВД. Они занимаются производством (используют метод начисления) и розничной торговлей (ЕНВД). При начислении налога на прибыль фирма применяет метод

Регрессивную шкалу по ЕСН фирма не применяет. Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 0,2 процента.

Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежемесячно. В учетной политике фирмы сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В апреле 2007 года работнику фирмы Е.В. Смирнову предоставлен отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня (с 9 по 11 апреля 2007 года), такой отпуск предусмотрен законодательством.

Сотрудник одновременно занят в двух видах деятельности фирмы.

Сумма начисленных отпускных составила 1200 руб. Отпускные были выплачены 6 апреля.

Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. К апрелю доход сотрудника превысил 40 000 руб. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются. НДФЛ с суммы отпускных составил:

1200 руб. Ч 13% = 156 руб.

Бухгалтер фирмы распределил отпускные по видам деятельности следующим образом.

За апрель 2007 года общая сумма доходов по всем видам деятельности фирмы составила 10 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности фирмы на общей системе налогообложения – 2 500 000 руб.

Доля доходов от деятельности фирмы на общей системе налогообложения в общем объеме доходов равна:

2 500 000 руб. : 10 000 000 руб. = 0,25.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности фирмы на общей системе налогообложения, составит:

1200 руб. Ч 0,25 = 300 руб.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, равна:

1200 руб. – 300 руб. = 900 руб.

В апреле на всю сумму отпускных бухгалтер начислил:

– пенсионные взносы;

– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

ЕСН он начислил только на сумму отпускных, относящихся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения (300 руб.).

В расходы (при расчете налога на прибыль) бухгалтер включил только суммы зарплатных налогов по отпускным, относящимся к деятельности фирмы на общей системе налогообложения. Для этого суммы зарплатных налогов он распределил пропорционально выручке:

В апреле в расходах по налогу на прибыль бухгалтер учел:

– расходы на оплату труда в сумме 300 руб.;

– прочие расходы (зарплатные налоги) в сумме 79 руб. (36 руб. + 42 руб. + 1 руб.).

Эти суммы были учтены при расчете налога на прибыль за январь–апрель 2007 года.

Пенсионные взносы за апрель были заплачены 8 мая 2007 года. Бухгалтер фирмы уменьшил ЕНВД, рассчитанный по итогам II квартала 2007 года, на 126 руб.

Пример от обратного.

Сотруднику ООО «Риан-Сар» не предоставили дополнительный отпуск за работу во вредных условиях, объясняя это тем, что к моменту предоставления ему очередного отпуска, он не отработал 11 месяцев.

Сотрудник ООО «Риан-Сар»работает дробильщиком, А. И. Иванов устроился на работу 28 мая 2007 года. За работу во вредных условиях ему положен дополнительный отпуск продолжительностью 24 рабочих дня.

С 3 декабря 2007 года он уходит в ежегодный отпуск. До даты начала отпуска сотрудник отработал 6 месяцев. Поэтому он может воспользоваться основным оплачиваемым отпуском продолжительностью 28 календарных дней.

Право получить дополнительный отпуск в полном размере у сотрудника не возникло. Это связано с тем, что он не отработал 11 положенных месяцев во вредных и опасных условиях труда.

В период с 28 мая по 2 декабря (включительно) сотрудник отработал во вредных условиях 133 полных рабочих дня. Бухгалтер ООО «Риан-Сар»рассчитал продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска так:

В 2007 году 249 рабочих дней. Среднемесячное количество рабочих дней равно: 249 дн. : 12 мес. = 20,75 дн./мес.

Количество полных месяцев, за которые сотруднику положен дополнительный отпуск, составляет:

133 дн. : 20,75 дн./мес. = 6,41 мес.

Полученный результат округляется до 6.

Продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда равна:

24 дн. : 12 мес. Ч 6 мес. = 12 дн.

Если сотрудник периодически (временно) работает во вредных условиях, отпуск ему также должен предоставляться пропорционально фактически отработанному во вредных условиях времени (п. 13 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г . № 273/П-20).

Глава 4. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Кто и когда на это имеет право

Трудовым кодексом предусмотрено обязательное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков. Но в процессе работы возникают ситуации, в которых отпуск не всегда можно использовать или использовать только частично.

Статьей 126 ТК РФ рассмотрены ситуации, когда ежегодный оплачиваемый отпуск(или часть отпуска) заменяется денежной компенсацией.

Денежной компенсацией заменяется:

• часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника (расчет оплаты компенсации производится так же как и расчет основного отпуска);

• при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год, денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

В соответствии со статьей 126 ТК РФ заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный. Если сотрудник не пользовался отпуском в течении двух лет, то заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим категориям сотрудников (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):

• беременным женщинам

• работникам в возрасте до восемнадцати лет,

• сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда

Если вы замените весь отпуск компенсацией, а не его часть, превышающую 28 календарных дней, то вас могут оштрафовать, так как фирма нарушит трудовое законодательство.

Статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за замену всего отпуска денежной компенсацией предусмотрены следующие штрафы:

• должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500–5000 рублей;

• предпринимателю грозит штраф в размере 500–5000 рублей;

• фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Также не забывайте о том, что отпуск обязаны предоставлять ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе фирмы (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Пример.

В 2007 году бухгалтер ЗАО «Омега» А. С. Михайлов имеет право на:

– основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;

– дополнительный отпуск за особые условия труда продолжительностью 6 календарных дней.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Михайлова в 2007 году составит 31 календарный день (28 дн. + 6 дн.). В 2007 году он может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью 6 календарных дней.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 126, 127 ТК РФ). Если при увольнении рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.

Пример.

Работник ООО «АРС» Комов отработал 12 месяцев (с февраля 2006 г . по январь 2007 г .) и с 1 февраля по 20 апреля 2007 г . С 23 апреля Комов увольняется. За это время Комов в отпуске не был.

Количество дней неиспользуемого отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит:

за 12 отработанных месяцев – 28 кал. Дней;

за период с 1 февраля по 20 апреля – (28 кал. дн. : 12 мес) = 2,33 дн. – это количество дней отпуска приходящихся на 1 месяц. Здесь в расчет отработанных берется 3 месяца, т. к. апрель отработан более половины месяца, если бы апрель был бы отработан менее половины месяца, то в расчет компенсации включалось бы только 2 месяца (Правила «Об очередных и дополнительных отпусках» утв. Народным Комиссариатом Труда СССР от 30.04.1930 года № 169).

Дополнительно оплачиваемые дни – 2,33 кал. дн. Х 3 мес. = 7 кал. дн.

Общее количество неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена денежная компенсация, составит 28 кал. дн. + 7 кал. дн. = 35 кал. дн.

Расчетный период для оплаты компенсации – 12 календарных месяцев: апрель– декабрь 2006 г . и январь – март 2007 г .

Оклад работника – 8000 руб.

Средний дневной заработок будет равен:

(8000 руб. х 12 мес.) : (12 х 29,4) = 272,11 руб.

Сумма начисленной компенсации составит:

272,11 руб. х 35 кал. дн. = 9523,85 руб.

Начислен подоходный налог – 1238,10 руб. (9523,85 руб. х 13%)

Выплачено Комову через кассу – 8285,75 руб.

Случается и обратная ситуация, когда на момент увольнения, работник остается должен предприятию. Это, к примеру может произойти, когда отпуск получен в полном объеме, но часть из него авансом, то есть за тот рабочий год, который еще не закончился. Если до окончания этого года работник решит уволиться, то бухгалтер предприятия должен будет вычесть из его зарплаты часть суммы выданных ранее отпускных.

Для расчета суммы, которая подлежит возврату в кассу предприятия, нужно определить какое количество календарных дней отпуска сотрудник отдыхал заслуженно, а какое – авансом. А затем умножить число дней неотработанного отпуска на средний дневной заработок для расчета отпускных. Данная процедура взыскания «лишних» дней отпуска предусмотрена ст. 137 ТК РФ.

Пример.

Работнику ООО «Старт» Орлову был предоставлен отпуск с 17 августа 2006 г . продолжительностью 28 календарных дней за период с 10 апреля 2006 г . по 9 апреля 2007 г .

Расчетный период: август– декабрь 2005 г . и январь – июль 2006 г .

20 ноября Орлов увольняется. В результате он отработал только семь полных месяцев из периода за который ему предоставлен отпуск : с 10 апреля по 9 ноября 2006 г . Остаток составляет 11 дней (с 10. 11. 2006 г . по 20.11.2006 г.), которые были отработаны после полных семи месяцев. Так как 11 дней меньше половины месяца, то он не учитывается как полный месяц.

Рассчитаем дни отпуска полученные авансом – 5 мес. Х 2,33 кал. дн. = 11,65 кал. дн.

Произведем перерасчет при увольнении Орлова.

При расчете отпускных средний дневной заработок был равен – 340,14 руб.

Начислены отпускные авансом – 340,14 руб. х 11,65 кал. дн. = 3962,63 руб.

Удержан подоходный налог – (3962,63 руб. х 13%) = 515,14 руб.

Излишне полученная сумма отпускных – 3962,63 руб. – 515,14 руб. = 3447,49 руб.

Данная сумма должна быть возвращена в кассу предприятия.

На предприятиях зачастую используется труд несовершеннолетних работников. Например, во время каникул учащиеся устраиваются на предприятия, заключив трудовой договор на срок до двух месяцев. Такие лица считаются временными работниками. При увольнении, работник имеет право на компенсацию. Здесь может возникнуть вопрос – как рассчитать компенсацию несовершеннолетнему работнику. Ведь отпуск несовершеннолетним полагается продолжительностью 31 дн. То есть на один месяц приходится 2,58 кал. дн. (31 кал. дн. : 12 мес.). Но гл. 45 ТК РФ установлены особые (специальные) правила труда. Где в частности в ст. 291 сказано, что при увольнении выплачивается компенсация из расчета два рабочих дня за месяц работы. И исключений из этого правила нет. В ст. 251 ТК, сказано, что особенности регулирования труда – это нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила.

Для замены части отпуска денежной компенсацией, сотрудник должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Администрация фирмы должна принять решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, но обратите внимание, что администрация вправе и отказать сотруднику в выплате компенсации за дополнительный отпуск, об этом говорится в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г . № 966-10).