Основы русской деловой речи

4) дата (записывается арабскими цифрами: число, месяц, год, например: 06.07.2007 или 06.08.07);

5) регистрационные номера;

6) подпись.

Отсутствие этих элементов влечет за собой недействительность документа.

Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки.

Элементы содержания документа – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, схемы, цифровые данные и т. п.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. п., а затем подкреплять их обоснованиями.[100]

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа – только распоряжение без констатации факта, текст письма – только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, которые должны быть пронумерованы.[101]

Совокупность элементов содержания и элементов оформления какого-либо документа получает наименование «типовой формуляр». Такой формуляр может быть представлен наглядно – клише, позволяющим увидеть расположение всех реквизитов данного документа в их взаимосвязи.

Форму и содержание текста документа в значительной степени определяют жанры официально-делового стиля, например, констатирующие жанры (отчет, справка, характеристика); предписывающие жанры (приказ, инструкция, постановление) и др.

Хотя официально-деловая речь считается монологической, однако в действительности в разных видах документов представлен скрытый диалог с разными отношениями между субъектами речи (вопрос – ответ, побуждение – ответная реакция, информативный диалог, доказательство, объяснение и др.).[102]

Основная функция официально-делового стиля – императивность, т. е. функция волеизъявления, приказания: бульшая часть деловых документов направлена на то, чтобы побудить адресата выполнить определенные действия.[103]

2.3. Принципы классификации деловых документов

Рассмотрим документы обиходно-деловой разновидности подробнее. Речь идет о служебных документах административно-управленческой сферы в отличие от сферы научно-технической, где применяется техническая или научная документация.

Объединим подобные служебные документы под общим наименованием «деловые бумаги». Классификацию деловых бумаг можно представить следующим образом:

1) деловые бумаги – документы личного характера;

2) деловые бумаги – служебная корреспонденция;

3) деловые бумаги – производственная документация.

Документы личного характера

Адресант – любой гражданин независимо от его производственной, общественной и социальной принадлежности. Адресат – разные государственные, частные и общественные организации, в том числе и те из них, где работает или учится составитель документа.

Эти деловые бумаги отражают интересы и потребности частного лица (адресанта) и прямо не связаны с интересами конкретного производства.

Документы личного характера: заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме.

Служебная корреспонденция

Адресант и адресат – государственные или частные предприятия, а также общественные организации, равные по своему служебному рангу или находящиеся в отношениях служебной субординации. В силу производственной необходимости они постоянно ведут служебную переписку по различным вопросам. Такая переписка имеет официальный характер и предстает как двусторонняя (роли адресанта и адресата периодически меняются).

К служебной корреспонденции можно отнести следующие виды документов: деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственно-технические извещения (рекламация, инструкция).

Производственная документация

В зависимости от того, кто выступает в качестве адресанта и адресата, можно говорить о двух подтипах документов, относящихся к сфере производственной документации:

1. Адресант – организация или лицо, имеющее право ее представлять (например, директор). Составленные и выделенные для использования документы имеют строго официальный характер и вызваны производственной необходимостью. Это так называемая управленческая и организационно-распорядительная документация.

К производственной документации этого типа относятся следующие документы: документы об образовании (аттестат, свидетельство, диплом), справки и удостоверения личности (в том числе командировочные удостоверения), доверенность (на получение оплаченных предприятием ценностей), инструктивные циркуляры (о правилах использования оборудования, по технике безопасности и т. п.), приказы и распоряжения, резолюции, производственная характеристика, характеристика-рекомендация.

2. Адресант – лицо, работник данной организации или связанный с ней общественными полномочиями (депутат, общественный представитель и т. п.). Он официально и в интересах производства обращается в данную организацию.

К документам этого типа относятся: докладные и объяснительные записки, отчеты, служебные записки и другие информационно-справочные документы, а также трудовые соглашения (контракты), договоры, производственные обязательства, так называемые административно-деловые (организационные) документы.

2.4. Составление деловых бумаг

Документы личного характера

Заявление

Заявление – это документ, составленный по единой форме и содержащий просьбу какого-либо лица, адресованную организации или должностному лицу. Заявление относится к группе деловых бумаг личного характера и имеет следующие структурные элементы (реквизиты):

1) наименование адресата – учреждения или должностного лица;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности адресата (заявителя) или его адреса;

3) наименование документа – Заявление;

4) текст заявления – изложение просьбы и ее аргументация;

5) приложение (в случае необходимости) – опись приложенных к заявлению документов (медицинская справка, справка с места жительства, справка с места работы и т. п.);

6) дата;

7) подпись заявителя.

Обратим внимание на особенности языкового оформления структурных элементов заявления.

1. Наименование адресата пишется в правом верхнем углу листа. Если адресат должностное лицо, то его наименование ставится в дательном падеже, а если это название организации, то в форме винительного падежа с предлогом в.

2. Фамилия, имя, отчество заявителя указываются под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом от или без него. При использовании написания с предлогом от после слова Заявление точка не ставится.

3. Текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: «Прошу + + инфинитив (разрешить, допустить, освободить, предоставить и т. п.)». Для ввода аргументации используются типовые конструкции: ввиду того что, в связи с тем что, на основании того что, так как… учитывая + сущ. в винительном падеже.

4. Дата ставится под текстом (15 января 2008 г. или 15.01.2008) с левой стороны листа, подпись заявителя – справа.

Образцы заявлений:

Директору школы-лицея № 413

Ивановой Л. Б.

(от) ученика 11 «а» класса

Петрова Ивана Васильевича,

проживающего по адресу:

г. Саратов, ул. Гагарина, д. 5/3, кв. 4.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с переездом на новое местожительство прошу (Вас) освободить меня от занятий 21 мая 2007 г.

20 мая 2007 г. (подпись)

В Российскую национальную библиотеку

(от) Василькова Петра Тимофеевича,

проживающего по адресу:

г. Владивосток, ул. Марата, д. 14, кв. 56.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выслать мне ксерокопию книги Э. В. Выкулова «Основы статистического анализа» (Москва, 2004), необходимую мне для работы над диссертацией.

17 апреля 2007 г. (подпись)

Доверенность и расписка

Доверенность – это документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия совершить за него какое-то юридическое действие.

По объему полномочий различают три вида доверенностей:

1) разовая – на совершение одного конкретного действия (например, на получение стипендии);

2) специальная – на совершение каких-либо однородных действий;

3) общая (генеральная) – на общее управление имуществом доверителя.

Постоянные структурные части доверенности:

1) наименование документа – Доверенность;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса доверяющего;

3) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса, паспортных данных того, кому даются полномочия (доверенного лица);

4) определение доверяемой функции;

5) дата;

6) подпись доверяющего лица;

7) подтверждение подписи доверителя в нотариальной конторе или в организации (по месту работы или жительства), обязательное нотариальное заверение, которое предусматривает закон для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы).

Формы и способы совершения доверенности, сроки ее действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом. Максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения ее срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания какого-либо из них недееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа – Доверенность – пишется (без кавычек) сверху в середине строки;

2) дата (прописью) и место выдачи доверенности пишутся ниже наименования документа;

3) текст доверенности начинается с красной строки, в нем, как правило, используется конструкция, начинающаяся с личного местоимения: Я (кто) доверяю (кому) + инфинитив (получить… представлять мои интересы… и т. п.);

4) подпись доверителя ставится под текстом справа;

5) ниже подписи оставляется место, чтобы заверить доверенность (нотариусом или должностным лицом какой-либо организации) подписью и печатью.

Расписка – это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором могут даваться какие-то обязательства. Постоянные структурные части расписки:

1) наименование документа – Расписка;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса получателя (того, кто дает расписку);

3) указание передающего – организации или лица;

4) точное наименование получаемого/передаваемого: количество указывается цифрой и прописью; если предметов несколько, дается его нумерация в рубрику;

5) гарантийное обязательство (если оно требуется);

6) дата;

7) подпись получателя; если расписка имеет особое значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Образцы документов:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва, пятнадцатое декабря две тысячи шестого года

Я, Ковальчук Полина Васильевна, укладчица цеха № 2, доверяю моей сестре, Граничиной Антонине Петровне, проживающей по адресу: г. Москва, улица Ямская, д. 5, кв. 78, паспорт 40 02 № 657321, выдан 38-м отделением милиции г. Москвы 12 марта 2002 г., получить причитающуюся мне зарплату за январь 2007 года.

(подпись)

РАСПИСКА

Я, Матвеева Любовь Ивановна, начальник технического отдела ЗАО «ЛИИС», получила со склада фирмы 1 (одну) микроволновую печь марки «Vitek» для использования в отделе в течение года.

28.09.2007 г. (подпись)

Докладная записка, объяснительная записка, счет

Докладная записка содержит описание какого-либо производственного вопроса и предложения адресанта. Она всегда предполагает анализ какой-то производственной деятельности, иногда в схемах, таблицах и цифрах, которые прилагаются к документу; в ней всегда представлено конкретное предложение и описываются возможные пути его реализации.

Объяснительная записка – краткое письменное изложение факта и причин, его вызвавших.

Счет – документ, предъявляемый учреждению или лицу, с указанием причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу. В счете указываются объем товаров и услуг и их перечень.

При оформлении счета следует указать:

1) кому адресуется счет (учреждение или физическое лицо);

2) сумма, подлежащая выплате (количество указывается цифрой, сумма – прописью);

3) дата, подпись должностного лица, печать организации.

Образцы документов:

Заведующему кафедрой

русского языка

проф. Васильеву В. В.

от лаборанта кафедры

Прохоровой Анастасии Ивановны

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Мною была проведена проверка книжного фонда кафедры. На 23.09.2007 г. в библиотеке насчитывается 545 книг. В число этих книг входит ряд устаревших пособий.

Предлагаю:

1) провести повторную инвентаризацию книжного фонда кафедры;

2) списать устаревшие издания;

3) пополнить фонд кафедры новой учебно-методической литературой.

24.09.07 (подпись)

Заместителю директора

Политехнического музея

Васильеву И. П.

от Смирновой А. П.,

смотрительницы музея

объяснительная записка

16 июня 2007 г. в зале № 3 посетителями был сломан макет исторического здания, инвентарный номер 3445. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 6 июня 2007 г. я нахожусь в очередном отпуске.

20 июня 2007 г. (подпись)

Директору клуба № 18

Сидорову А. С.

от Иванова Петра Петровича,

мастера участка,

проживающего по адресу:

г. Новгород, улица Строителей, 1, кв. 6;

паспорт 40 02 № 567436

СЧЕТ

Прошу оплатить мне проделанную работу по ремонту актового зала согласно заключенному договору от 13 мая 2006 г.

1. Окраска полов: 15 560 руб.

2. Ремонт сцены: 22 278 руб.

3. Замена электрооборудования: 5457 руб.

Всего на сумму 43 295 руб. (сорок три тысячи двести девяносто пять рублей).

23 июня 2006 г. (подпись)

Автобиография

Автобиография – это документ, в котором излагается биография (греч. auto – «сам», bios – «жизнь», graphô – «пишу»), или жизнеописание, человека (лица), написанное им самим.

Автобиография – это строгое, последовательное и документальное описание жизненного и служебного пути того или иного человека. По содержанию такое изложение всегда очень индивидуально: у каждого из нас своя биография.

Основные требования к оформлению автобиографии:

1) автобиография составляется в произвольной форме от первого лица и начинается словами: Я (фамилия, имя, отчество) родился… (обязательно указываются полностью дата и место рождения);

2) указывается, какое получил образование, какие учебные заведения, где и когда окончил;

3) указывается место работы в настоящее время, в какой должности работает;

4) указываются семейное положение и адрес места жительства в настоящее время;

5) если менялась фамилия, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;