Основы русской деловой речи

8. Какие существуют тактики речевого воздействия?

Рекомендуемая литература

1. Беркли-Ален М. Забытое искусство слушать. – СПб., 1997.

2. Борунков А. Ф. Дипломатический протокол в России. – М., 1999.

3. Бройниг Г. Руководство по ведению переговоров. Рекомендации для успешного проведения переговоров / Пер. с нем. – М., 1996.

4. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2002. – С. 330–376.

5. Винокур Т. Г. Говорящий и слушающий: Варианты речевого поведения. – М., 1987.

6. Власова Т. И., Данилова М. М., Шарухин А. П. Профессиональное и деловое общение в сфере туризма. – М., 2005.

7. Гарбовский Н. К. Сопоставительная стилистика профессиональной речи. – М., 1988.

8. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

9. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ): Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

10. Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста. – М., 1997.

11. Клюев Е. В. Риторика. – М., 2001.

12. Кожина М. Н. Стилистика русского языка. – М., 1983.

13. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. – М., 2002.

14. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. – М., 1996.

15. Культура русской речи: учебник для вузов / Отв. ред. Л. К. Граудина и Е. Н. Ширяев. – М., 2001. – С. 221.

16. Кушнерук С. П. Документная лингвистика. – Волгоград, 1996.

17. Лэйхифф Дж. М., Пенроуз Дж. М. Бизнес-коммуникации / Пер. с англ. – СПб., 2001.

18. Малышев А. А. Некоторые проблемы языка и стиля процессуальных документов // Вестник ВАС РФ. – 2006. – № 6. – С. 116–122.

19. Михайлов А. И., Подголин Е. Е. Письменная речь при производстве следственных действий. – М., 1980.

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК-011–93. – М.: ИПК, Изд-во стандартов, 1995.

21. Паневчик В. В. Деловое письмо. – М., 1999.

22. Панфилова А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – СПб., 2005.

23. Панфилова А. П. Деловые беседы: учеб. пособие. – Л., 1989.

24. Петровская Л. А. Компетентность в общении. – М., 1989.

25. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – 4-е изд., испр. – М., 1997.

26. Солганик Г. Я., Дроняева Т. С. Стилистика современного русского языка и культура речи. – М., 2005.

27. Тимченко Н. М. Тайны успеха делового общения. Как найти нужное слово в нужное время нужному человеку. – СПб., 1995.

28. Энциклопедия PR и рекламы: [Электронный ресурс]. Режим доступа: pr-enc.info/p12–104.html.

Глава II

Письменные формы деловой речи

§ 1. Типология жанров письменной деловой коммуникации: лингвистические и культурологические аспекты

В научных работах последнего времени представлено множество определений понятия жанра, однако единой типологии речевых жанров пока не существует, поэтому изучение их внутренней структуры по-прежнему остается серьезной задачей исследователей, изучающих речевые жанры, и в особенности соотношение конкретных видов речевой и социальной деятельности.

На связь жанра с общественной ситуацией одним из первых обратил внимание М. М. Бахтин, который представил жанр как историческое явление общественной деятельности, общественно закрепленную форму языкового выражения действительности, которую принимает и продолжает каждое индивидуальное высказывание.[89] Общественный характер норм обусловливает то, что всякое общество и эпоха имеют свою систему жанров, связанных с их культурой и идеологией.

Понятие жанра в филологии – широкое понятие, применимое к любым видам текстов. Применимо оно и к текстам документов. Жанром документа можно назвать класс особого типа документов, объединенных общей текстовой модальностью. Модальность в данном случае – это отношение текста к действительности, заданное ему адресантом и оцененное адресатом.

Характерной чертой деловой письменности является тенденция к максимальной зависимости формы изложения от характера информации. Именно характер информации заставляет нас избрать тот или иной жанр документации. Но выбор жанра, в свою очередь, означает обязательность определенной формы документа, присущей именно этому документу.

Сложившийся деловой жанр характеризует отчетливая структура, состоящая из совокупности реквизитов какого-либо документа и называемая формуляром. Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. Необходимым условием владения деловой речью является знание и понимание формы различных документов.

Форма и способ изложения документов служат унифицированному выражению мысли в типичных деловых отношениях. Соответствие жанру документации является при этом главным, а стремление к лаконичности изложения плюс максимум информации диктуют пишущему особую ответственность за точность формулировок. Язык документации, как и язык законов, требует прежде всего точности и однозначности.

В документе обязательна не только содержательная, но и оформляющая часть. Название документа является смысловой связкой между содержательной и оформляющей частями документа. Связывая оформляющую и содержательную части, название документа наиболее ярко реализует модальное, жанровое значение текста в целом. Оформляющая часть документа раскрывает его коммуникативную структуру, а содержательная часть передает предметный смысл коммуникации.

С точки зрения содержания каждый жанр представляет собой определенный тип модального значения, при этом модальное значение текста через название документа оказывается способом представления предметного смысла адресантом документа к его адресату. Следовательно, выделение жанров представляет собой дифференциацию модальных значений и закрепление определенного модального значения за определенным видом или группой видов документов. Так, например, «…приказ и отчет в современном документообороте – разные виды документов, ибо они обладают разным формуляром. С точки зрения филолога, эти разные виды документов относятся к разным жанрам, так как приказ определяет действие, которое еще не совершилось и неизвестно, будет ли совершено (ибо не все приказы выполняются), а отчет должен зафиксировать уже совершенное действие. Поэтому модальность этих двух текстов различна, различны и их возможности несовпадения, несоответствия действительности».[90]

Одним из признаков речевого жанра является устойчивость. Речевые жанры – это относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказываний. Ведущий признак здесь – структурно-композиционный. По сравнению с композиционным остальные признаки жанра можно считать переменными.

В деловых жанрах понятие композиции должно включать в себя распределение и расположение содержательного материала на различных ступенях развертывания текста, что позволяет выявить позицию производителя речи, типовые структуры такого развертывания, т. е. строение текста.

Факты языка допускают возможность существования жанров, не закрепленных за каким-то одним стилем. Так, межстилевым явлением можно признать эпистолярный жанр, способный функционировать в рамках и на базе различных функциональных стилей, например, дипломатическая и другая деловая переписка – в официально-деловом стиле, научное письмо – в научном, письма редактору – в газетном и т. п. В стилевом плане эти эпистолярные произведения схожи с другими разновидностями соответствующих стилей, по композиции же они близки друг к другу – структурно-смысловым строением текста, обращенностью к адресату, наличием инициальных и заключающих текст формул.[91] Пишущий подбирает средства строения текста, учитывая их жанровую специфику.

Понимание текста также связано с умением отнести его к определенному жанру, так как каждый жанр подсказывает читающему некий тип смысла. Жанровый состав современной системы документов должен быть разумно соотнесен с ее прошлым состоянием. Действенность документа определяется точностью его соответствия определенному жанру и правильностью его составления.

Выбрав нужный жанр документа, пишущий определяет свои дальнейшие действия. Он может или только заполнять «пробелы» в уже готовом тексте-матрице, или составлять текст по определенной модели, или, написав заголовок, обозначающий жанр документа, должен сам подыскивать необходимые слова и работать над композицией текста.

Согласно исследованиям, уже в XVII в. каждый жанр делового общения представлял собой сложившуюся «жанровую форму» – наиболее подходящую для нужд данной разновидности делового общения.[92]

Выбор жанров нехудожественных стилей предопределен социально: спецификой сферы и целями общения, в том числе – частными функциями общения и т. п. Таким образом, при дифференциации жанров официально-делового стиля достаточно четко выявляется признак частной сферы человеческой деятельности: дипломатическая деятельность, законодательная, административная. Это позволяет выделять такие подстили официально-делового языка, как собственно официально-деловой (или канцелярский), юридический (или законодательный) и дипломатический. Необходимо отметить, что любая из выделенных сфер человеческой деятельности (административная-деловая, юридическая, дипломатическая) имеет сложную иерархическую организацию, обусловленную комплексом решаемых задач, что позволяет проводить дальнейшую дифференциацию внутри каждого подстиля. При этом минимальным типовым текстом, отвечающим решению определенной группы задач, является жанр. Жанровая классификация текстов официально-делового стиля, представленная в следующей таблице, будет рассмотрена затем более детально.

Жанровая классификация текстов официально-делового стиля

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Что такое жанр в его широком, внехудожественном понимании? Приведите примеры.

2. Какие качества характеризуют сложившийся деловой жанр?

3. Как связаны жанр, название текста и его содержание? Проиллюстрируйте ответ на примере любого официально-делового документа.

4. Пользуясь таблицей, опишите жанровый состав современной системы деловых документов.

§ 2. Канцелярский подстиль: деловая документация

2.1. Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности

Основа деловой коммуникации – письменные тексты особого типа, документы. Понятие «документ» происходит от латинского documentum (свидетельство), материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В более узком смысле (служебный) документ – это деловая бумага, юридически подтверждающая кому-либо факт или право на что-то.[93] Официально-деловой стиль, основной сферой приложения которого является документ, иногда называют «документальным».

Сопоставление деловых, научных, публицистических и художественных текстов позволяет выделить некоторые общие требования к тексту-документу:

1. Все служебные документы составляются в строгом соответствии с официально принятой или узаконенной традицией формой.

2. Деловой документ должен быть точным, лаконичным и конкретным; основная задача составителя документа – четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

3. Документ рассчитан на письменную фиксацию и поэтому внутренне противопоставлен разговорному типу речи, более свободному от запретов.

4. Документ характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств в связи с тем, что тематически круг деловой речи строго определен, ограничен, а ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц.[94] Л. В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной».[95]

Языковая специфика делового документа в значительной мере является отражением своеобразия его формы, тяготеющей к шаблону, стереотипу. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее терминированностью.[96] Принято говорить, что документ не «пишется», а «составляется». Действительно, нет смысла каждый раз придумывать оригинальные вступления, заголовки, обращения для повторяющихся типовых ситуаций. Здесь и удобнее, и естественнее использовать готовую формулу. Вот почему языковые штампы делового стиля – объективная необходимость. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие принципы:

1) объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

2) строгое соответствие между составом информации и видом документа;

3) использование унифицированных речевых средств – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.[97]

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо – человек, реализация – продажа, сторона – человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело – совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны… с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временнуго предела обычно предлогов с – по, а не с – до, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций (см. ниже приложение «Некоторые общие правила использования сокращений в текстах документов» (с. 139–143));

7) первоочередное использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки и связанное с этим редкое обращение к средствам образной речи (метафоры, сравнения, гиперболы и другие тропы); отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов; очень редкое употребление восклицательных предложений; минимальное использование междометий, модальных слов, именных форм с суффиксами субъективной оценки;

8) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на – ние (предпочтительное использование прошу разрешения, а не прошу разрешить);

9) частотность конструкций с последовательным подчинением падежных форм, обычно родительного падежа: распоряжение директора завода металлоизделий;

10) употребление причастных и деепричастных оборотов, страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено;

11) использование безличных и инфинитивных предложений со значением императивности, например: должно быть рассмотрено, поручить провести, необходимо рассмотреть;

12) отсутствие, как правило, прямой речи в деловых текстах;

13) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила, дирекция ходатайствует; написание от первого лица приказов, заявлений, докладных и объяснительных записок.

2.2. Форма канцелярских документов (деловых бумаг)

Каждый документ имеет определенную форму записи текстов: линейная запись (заявление, доверенность), запись по трафарету (справки, контракты, документы об образовании), таблица (финансовые ведомости), анкета (личный листок по учету кадров), тексты-аналоги (приказы, постановления).

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации,[98] а также в Государственной системе документационного обеспечения управления.[99]

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Основное отличие этого государственного стандарта от ранее существующего стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

Государственный стандарт 6.30–2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации.

Другой вновь введенный реквизит – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП). ОГРН и ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры – в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2007 г.

Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся:

1) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы без точки);

2) адресант – отправитель документа;

3) адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, фамилии, имени, отчества лица в дательном падеже (кому?);