Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Как мы пишем на компьютере? Печатаем предложение, читаем его, решаем, что оно могло бы быть лучше, начинаем редактировать, вырезаем, вставляем, перестраиваем по шесть раз, прежде чем прийти к окончательному варианту. Когда мы забываем выключить автоматическую проверку орфографии, как я советовал в главе об обуздании технологий, даже перечитывание написанного прерывается нервическим исправлением ошибок. Если в голове у вас был поток мыслей, то теперь он погребен под пятиминутной правкой. (Я только что переписал этот абзац пять раз. И этим все сказано.)

То же самое мы делаем с презентациями. Мы тратим 20 процентов времени на набор текста и 80 процентов – на настройку спецэффектов: включаем анимацию и передвигаем элементы так, чтобы они были правильно распределены на экране.

Проблема в том, что мы смешиваем три разные задачи:

1) – создание содержательного текстового блока;

2) – правку и шлифовку написанного для благозвучия;

3) – оформление вашего гениального творения.

Когда вы собираетесь писать или разрабатывать презентацию, просто делайте это. Пишите. Двигайтесь вперед. Да, не обойдется без ошибок. У вас будут орфографические ошибки и местами нарушена логика. Это нормально. Вы исправите это позже.

Двигаясь вперед, вы следуете за своей мыслью от начала до конца. Вы входите в ритм и наполняете содержанием многие и многие страницы. Все ли они хороши? Конечно, нет. Но суть не в этом. Суть в том, чтобы выдать весь объем текста. Отредактируете его потом.

Закончив писать, на время отложите текст. Позже, когда вы будете в состоянии с энтузиазмом взяться за дело и нырнуть в самокритику, вернитесь к нему. Начните с самого начала и продвигайтесь вперед, уничтожая написанное. Вырезайте, вставляйте, переписывайте. Укорачивайте, удлиняйте, оттачивайте стиль.

Когда ваш мозг находится в режиме редактирования, вам не нужно думать, о чем еще необходимо упомянуть. Все уже написано. Теперь вы можете сосредоточить внимание на том, чтобы ваши мысли были переданы красиво.

Тянет подвигать пункты маркированного списка? Потратьте на это столько времени, сколько нужно… после того как закончите править текст.

Оформление не имеет ничего общего с написанием текста. Вы можете бесконечно форматировать, настраивать фон, назначать цвета и добавлять симпатичных анимированных кроликов. Презентация важна только тогда, когда вам есть что представить.

Поэтому убедитесь, что содержание в вашей работе приоритетно. Разделяя оформление и писательство, вы избавляете себя от лишней работы в виде бесконечного переключения между двумя задачами. И еще один бонус: если вы закончили писать прежде, чем приступили к оформлению, и при этом близится дедлайн, от нехватки времени пострадает только анимированный кролик, с помощью которого вы надеялись не дать публике уснуть, однако сам текст будет законченным и идеальным.

Составляя отчет, записывайте, какую информацию придется поискать для его многочисленных частей. После вы сможете найти все необходимое за один присест, не переключаясь с текста на поиски и обратно.

Чтобы оставаться сосредоточенными, выделите дни концентрации, администрирования и дни для души

Завершение одного проекта – такого как презентация – требует выполнения разного вида задач. То же справедливо и для жизни в целом. Как мы уже убедились, мы работаем лучше и быстрее, окунувшись в один тип задач, задавая импульс и обретая чувство потока.

Обычно задачи, которые двигают нас вперед и помогают справляться с делами, требуют концентрации. Если вы писатель, создание текста – задача, требующая сосредоточенности, или фокусная задача. Если вы специалист по продажам, поиск и поддержание отношений с клиентами – фокусные задачи. Если вы Хитрый Койот, испытывающий страсть к охоте на пустынную дичь, то для вас создание сложной западни для Скорохода[28] – фокусная задача.

Есть и другие задачи – те, что не требуют большой концентрации внимания, например определенная канцелярская работа. Нам нужно оплачивать счета, выбрасывать приходящую по почте рекламу, распределять материалы по папкам, приводить в порядок рабочий стол, перезванивать тем, кому обещали. Это административная работа. Она не всегда нам нравится, но это обязательное условие для будущей концентрации. Административное время часто заполнено делами, не требующими сосредоточенности.

И наконец, существует время для души, когда мы делаем то, что питает наш внутренний мир: проводим время с семьей и друзьями, рисуем, изображаем что-то, поем, играем в видеоигры и коллекционируем комиксы – словом, все, что относится не к разряду делания, а к разряду бытия.

Когда мы пытаемся смешать дела, связанные с концентрацией, администрированием и удовольствием, то ни с одним из них не справляемся как следует. Мы проводим административное время, думая о том, что должны заниматься фокусными задачами. Проводим фокусное время, мечтая о том, чтобы заняться делами для души. И тратим время для души на чувство вины за то, что не занимаемся оплатой счетов. Это обеспечивает работой нашего психотерапевта, но для нас самих вредно. Испытывать чувство вины – большая работа, причем совсем не та, что помогает заниматься делами.

Попробуйте избежать чувства вины и разберите этот бардак, разделив все дни своей жизни на три разных типа: для административных задач, для фокусных и для удовольствий. Все три типа дней имеют разное содержание и разные виды задач. В административные дни обычно много разнообразного содержания, но схожие задачи (например, заполнение бумаг, сортировка по папкам, поездки по делам). Дни концентрации часто означают сосредоточенность на содержании, например глубокое изучение проблемы и поиск решения. В некоторых профессиях дни концентрации могут означать сосредоточенность на задачах, например специалист по продажам в такой день обзванивает потенциальных клиентов. Разделяя дни концентрации, администрирования и удовольствия, вы добьетесь гораздо большей сосредоточенности в течение дня.

Решите заранее, чему будет посвящен сегодняшний день. Затем запланируйте на этот день только те задачи и встречи, которые ему соответствуют. Вы сможете ввести свой мозг в определенный режим и оставаться в нем, тем самым работая быстрее. Кроме того, вы будете знать, что впереди другие дни, и избежите беспокойства. Когда мозг знает, что завтра день концентрации, он с радостью позволит вам заниматься административными делами, не вопрошая, «как вы собираетесь справиться» с фокусными задачами.

Если вы решили, что понедельник – день административных вопросов, то не нужно заниматься сложными фокусными задачами. Вы можете раскладывать файлы по папкам, сортировать что-то, отвечать на звонки и суетиться сколько угодно. И вы будете уверены в своей продуктивности, зная, что решаете административные вопросы, с тем чтобы освободить время для дня концентрации, когда войдете в поток и закончите свою масштабную презентацию за день, а не за неделю. И анимированному кролику найдется место!

Во вторник, посвященный концентрации, вы можете выключить телефон, перестать проверять электронную почту (если только это не часть вашей фокусной деятельности) и двинуться вперед. Вам не нужно думать об административных задачах, потому что вы знаете, что для этого у вас впереди целый административный день.

А в дни, посвященные удовольствиям, вы можете просто «быть». Вы знаете, что административные задачи решаются и что вы продвигаетесь в решении фокусных задач. Дни для души становятся временем, когда вы предаетесь любимым занятиям. Когда-то для этого существовало специальное слово – «выходные». Не унывайте: если вы пройдете все шаги к жизни, где работы меньше, а результатов больше, то когда-нибудь узнаете, что такое выходные!

Когда вы начнете использовать этот метод, вам могут понадобиться сразу несколько административных дней, чтобы освежить мысли и подготовить рабочее пространство для дня концентрации. Это нормально. Вы нагоняете упущенное и разбираете завал административных дел. Поначалу у вас будет меньше дней для души, но, научившись сосредоточиваться, вы вскоре освободите всю субботу и все воскресенье. Если вам посчастливилось работать на себя, вы можете увеличивать количество дней удовольствий. Мой коллега Том, работающий на себя, горько жалуется, что ему не удается выделять в неделю больше пяти дней для души. И кажется, любая попытка добавить шестой день плохо отражается на его почти семизначном доходе. Я сочувственно киваю. Возможно, кто-то опишет трагедию непростой жизни Тома, достойной награды.

Через несколько недель вы заметите, что расправились с административными задачами и что в административные дни появился необыкновенный запас свободного времени. Верный признак этого – когда вы смотрите полную режиссерскую версию «Гарри Поттера» посреди дня.

Когда у вас будут появляться эти блоки свободного времени, превратите один административный день в дополнительный день концентрации. А когда обнаружите, что у вас достаточно дней концентрации, отведите один или пару для удовольствий. Ниже представлена таблица, которая покажет, как можно поделить неделю.

Оставайтесь сосредоточенными в административные дни

Истинная природа административных дней требует, чтобы вы много передвигались, что-то поднимали и что-то складывали. Вам также нужно доставать какие-то вещи, например марки и канцтовары, и отдавать. Все это может быть сплошным развлечением.

Частично административные дни хороши потому, что задачи редко требуют напряжения мысли, так что вы можете группировать даже неблизкие по своей сути дела в соответствии с необходимыми вам предметами – например, подписывать и отправлять счета, рекламные материалы и поздравительные открытки в один присест. Надо лишь убедиться, что у вас есть ручка, бумага и почтовые марки.

И здесь есть способ извлечь наибольшую пользу из административных дней: запланируйте группы схожих административных задач, чтобы сосредоточиться на них. Сделайте сразу все звонки. Охватите одним маршрутом все необходимые точки. Сгруппируйте все, что происходит, в одном месте. Выделите в своем расписании временные отрезки, чтобы знать, что все будет сделано. В десять утра вы сделаете звонки. После полудня проведете час в машине, разъезжая по делам.

Хотя это день для разнообразных действий, сохраняйте единство внутри групп задач, чтобы ваш мозг работал в заданном направлении и вы успевали больше (это то самое «делать больше» из концепции «работать меньше, успевая больше»). Если происходит нечто не относящееся к текущей задаче, отложите это. Кто-то звонит, пока вы сортируете материалы? Пусть оставят голосовое сообщение. Возьмите трубку и перезвоните, когда придет время, отведенное для телефонных звонков.

Важное исключение – задачи, связанные с компьютером. Мы уже выяснили, что компьютер – зло, машина, которая вытягивает душу и существует для того, чтобы разрушить вашу продуктивность, вашу жизнь и все человеческое, что еще осталось в вашей рабочей жизни. Если вы ради одного дела сядете за компьютер, вас обязательно потянет остаться за ним на весь день.

Группируйте схожие компьютерные задачи, но назначайте их на разное время. Запланируйте работу с электронной почтой на одиннадцать утра, а распечатывание раздаточного материала для презентации – на два часа дня. В противном случае все дела собьются в кучу и превратятся в «компьютерное время». Всякий, у кого есть подписка на потоковое видео, знает, что «компьютерное время» – опасная штука.

Будьте сосредоточены в дни концентрации

Хотя дни концентрации дарят вам время, посвященное исключительно фокусным проектам, вопрос сосредоточенности по-прежнему актуален. Если вы занимаетесь несколькими проектами, день концентрации сам по себе может состоять из постоянных переключений между ними.

Итак, вы застреваете в режиме работы, которая полностью строится на отвлекающих факторах. Еще хуже вот что: если вы не будете осторожны, то можете так глубоко погрузиться в создание лучшей модели мышеловки, что совершенно потеряете курс в работе над изобретением вечного двигателя, который уже готов на 80 процентов.

Мы разделяем дни концентрации, административные дни и дни для души, потому что каждый из них подразумевает свой тип мышления. Даже в день концентрации разные проекты требуют разного подхода. И как раз тогда, когда у вас формируется красивый мысленный образ двухсотой версии идеальной мышеловки, вас отвлекает пришедшая в голову идея о вечном движении. Возможно, это станет толчком к созданию мышеловки на базе вечного двигателя. Но чаще всего это просто отвлекает.

Давайте выделять для каждого проекта свое время концентрации. Заранее назначайте время всем задачам в день концентрации, чтобы быть уверенными, что каждая из них продвигается вперед.

• Составьте список всех фокусных проектов.

• Заранее определите для каждого свое время. Убедитесь, что для каждого проекта выделено достаточно времени, чтобы дело двигалось.

• Если в вашем расписании не хватает времени для всех проектов, значит, вы делаете слишком много. Выкиньте что-то!

Пример моего недельного расписания.

Когда на один день концентрации приходится несколько проектов, сосредоточьтесь на одной конкретной задаче, игнорируя все, что не имеет отношения к проекту, над которым вы работаете прямо сейчас. Когда вы занимаетесь инициативной документацией для установления авторитарной власти вампиров и вам нужно найти связанное с этой темой электронное письмо, просмотрите входящие, обращая внимание только на те, что имеют отношение к вампирам. Письма про зомби полностью игнорируются ближайший час – до тех пор, пока вы не переключитесь на временной отрезок, отведенный для зомби.

Планируйте временной резерв

Кроме дней концентрации, административных и дней для души вам нужно дополнительное время, чтобы успевать больше. Да, именно так. Если вы отведете время на безделье, то в итоге закончите больше дел. Это потому, что способность управляться сразу с десятком задач имеет свою скрытую темную сторону. Представим, что у вас двадцать проектов, с которыми вы успешно справляетесь. Вы помогаете ученику с крупной презентацией, готовите годовую смету и собираете муравьиную ферму, которую планируете принести домой в качестве подарка для своего шестилетнего малыша.

Пока все идет по плану, нет проблем. Вы на вершине счастья, отлично выполняете параллельно несколько дел, и жизнь движется вперед, как хорошо смазанный механизм.

Но вдруг у вашего ученика экстренно меняется что-то в расписании, и ему нужно, чтобы вы встретились сегодня в четыре часа дня. Это мешает встрече с ребятами из бухгалтерии, которую вы запланировали, чтобы обсудить бюджет. Бухгалтерия любезно соглашается перенести встречу на единственно возможный срок перед наступлением дедлайна по заполнению сметы – на завтра в восемь утра. Очень плохо, что вы забыли о живых муравьях, которых доставят прямо на ваш рабочий стол вместе с утренней почтой в 8:15. Завтра к 9:00 утра муравьи расползутся по всему столу, а бухгалтеры – среди которых нет ни одного жаворонка – из-за недосыпа потеряют один ноль в вашем годовом бюджете. Ой.

Один небольшой сбой сказывается на других ваших обязательствах. Волны расходятся до тех пор, пока у вас не случится с десяток катастроф, и все из-за того, что в расписании не было времени для форс-мажорного наведения порядка и вы не были готовы к непредвиденному. По мере нарастания последствий каждая следующая непредвиденная ситуация требует больше времени на решение и возврат к прежнему графику. Вы собирались работать меньше, но теперь запаздываете со всеми своими делами, а значит, потребуется еще больше сил, чтобы вернуться в колею и завершить задачи.

Не оставляйте шанса эффекту домино и предусмотрите в своем графике время для форс-мажора. Например, выделите по полдня на каждой неделе и назовите этот блок «резервом». Если какой-то из проектов сдвигается, используйте это время для компенсации. Возможно, ваш мозг будет сопротивляться. Так как вы не можете знать заранее, как используете это время, мозг станет настаивать на том, чтобы заполнить этот временной промежуток какими-то особенными делами. Не допускайте этого! Резервное время выходит за пределы деления на дни концентрации, административных дел и удовольствий. В силу того, что вы не знаете, как потратите это время, запланируйте его на любой удобный день и используйте для любых задач, которые требуют вашей любви и внимания.

Мир подкинет вам множество возможностей использовать временной резерв. Если, что маловероятно, вам не нужно будет ничего доделывать, когда придет это время, расслабьтесь и отдохните. Великая катастрофа, вероятно, поджидает за углом, и все будут надеяться, что именно вы справитесь с ней, так что сейчас самое время продолжить читать X-Men[29].

Если вас тянет запланировать резерв в качестве личного времени, не делайте этого. Хотя это время и кажется свободными, это не значит, что вы сможете потратить его на личные дела. На самом деле как раз наоборот – вы оставляете в своем расписании запас времени, чтобы наверстать те упущенные дела, которые иначе отхватили бы кусок вашего личного времени, – и это поможет вам меньше появляться в офисе. Так что ваш временной резерв – это дополнение к личному времени.

Трудности концентрации

Все это подводит нас к вопросу о том, как трудно сосредоточиться. Это момент, когда вы перестаете обманывать себя и принимаете правду о своем рабочем процессе. Ваше сознание любит мультизадачность. Мозг говорит, что ваша работа вынуждает вас заниматься всем сразу. Исследования опровергают эту теорию, так что я буду переходить на личности. Я призываю вас попробовать сохранить концентрацию в течение недели. Придерживайтесь намеченного так же строго, как я тестировал свой КПК в главе о технологиях.

Разделите свою рабочую неделю на административные дни и дни концентрации (дни для души будут призом в случае успешного завершения недели). Распределите все административные и фокусные задачи по соответствующим дням. Сгруппируйте схожие задачи для административных дней и схожие проекты – для дней концентрации. Не забудьте запланировать резервное время. Затем целую неделю на 100 процентов отдавайтесь каждой задаче, до тех пор пока не дойдете до логического завершения. Ведите журнал учета и фиксируйте любые физические измерения объема проделанной работы. Это может быть количество людей, которым вы позвонили, количество заполненных отчетов о расходах, рассортированных бумаг или писем, отправленных потенциальным возлюбленным. Также записывайте, что вы чувствовали в процессе – далась ли вам работа легче, с большим удовольствием и так далее. Заметьте, что если вы хронически совмещаете много задач, то, скорее всего, станете чувствовать дискомфорт первые несколько дней, так как вам будет не хватать вашей привычной «дозы».

В конце недели просмотрите свой журнал. Если вы сделали не так много, проиграли в качестве, получили меньше удовольствия, тогда возвращайтесь к мультизадачности. Однако я уверен, что вы сделаете больше с меньшими усилиями, хотя и представить себе такого не могли. Если я ошибаюсь, то не признаю своей неправоты, но принесу себя в жертву и съем три куска торта из шоколадного мороженого в один присест. Это будет справедливо.

Основные тезисы

• Уничтожайте отвлекающие факторы, перенося их сначала на бумагу, а затем на специально отведенное время.

• Установите границы и говорите «нет».

• Перестаньте делать все сразу – это не оправдывает себя.

• Сосредоточивайтесь, группируя схожие типы задач или схожее содержание. Выбирайте в зависимости от ситуации.

• Используйте дни концентрации, дни активности и дни для души, чтобы организовать рабочую неделю.

• Группируйте связанные задачи в специально отведенном временном отрезке.

• Никогда не заказывайте муравьев по почте.

Шаг 5

Будьте организованны

Не важно, насколько вы сосредоточены и как систематизировано ваше время, если вы тратите его, роясь в папках, коробках и записных книжках, лихорадочно пытаясь найти номер экстрасенса, от которого надеетесь услышать, как добиться долгожданного продвижения по службе, – потому что в этом случае вы теряете время даром. Если вы неорганизованны, вам приходится запоминать, где находятся нужные вещи, и держать это в голове, что может быть довольно болезненно, когда вы пытаетесь следить за происходящим в любимом реалити-шоу по телевизору. Будучи организованными, вы тратите рабочее время на продуктивные действия, а не ищете инструменты, необходимые для продуктивных действий. Вот почему организованность – пятый по счету и основной шаг на пути к жизни, где работы меньше, а результата больше.

Многие путают понятия «организованность» и «аккуратность». Я не могу назвать себя аккуратным. Уважаемые аккуратисты, ничего личного, но каждый раз, когда вас вижу, то про себя в самых энергичных выражениях критикую ваш гардероб, потому что ужасно завидую – ведь я не могу быть вами. Мне требуется целых девятнадцать недель, чтобы убрать лишнее с глаз долой, и уже три часа спустя мой кабинет выглядит так, словно по нему прошелся ураган. Мой мозг не создан для аккуратности.

К счастью, мой мозг создан для организованности. Организованность – это когда у всего есть свое место и все находится на своих местах, даже то, что не имеет места. Место может обнаружиться в одной из нескольких десятков кип бумаг, заполонивших офис, но когда я знаю, которая кипа бумаг мне нужна, то могу пойти прямиком за тем, что мне нужно, когда это необходимо. В этой главе вы узнаете, как настроить свой мозг на организованность.

Организовать физические предметы просто – с этого мы и начнем. Трюк в том, чтобы суметь быстро привести все в систему, когда кипы бумаг начинают громоздиться друг на друге, – мы научимся с этим справляться. Кроме того, мы познакомимся с инструментами умственной организации. Это позволит справляться с таким количеством дел, что вам придется оправдываться, объясняя коллегам свои сверхчеловеческие способности. Скажите всем, что обрели силу после того, как вас покусала радиоактивная ондатра. Почему-то люди не интересуются деталями. Если же начнут, просто оскальтесь и зафыркайте. В этой главе мы коснемся всего – от наведения порядка в папках с документами до распорядка дня. Я расскажу, как организовать рабочее пространство, многочисленные проекты, процессы, состоящие из множества этапов или зависящие от множества людей, а также мы поговорим об организации времени и путешествий.

Организуйте рабочее пространство

Существует всего один простой принцип организации предметов: найти место для каждого из них. Это может быть кипа бумаг, полка, ящик, зазор между полом и кроватью, шкаф или чулан. Однако я настоятельно рекомендую время от времени избавляться от того, что хранится в чулане. Я люблю использовать стопки. Наводя порядок, я часто в первую очередь помечаю свои стопки с помощью стикеров. Пишите крупными буквами на ярких цветных листках, чтобы ярлыки выглядели симпатично и привлекательно.

Если вы не знаете, куда пристроить какую-то вещь, либо выбросите ее, либо найдите ей место. Если свободного пространства не осталось, избавьтесь от чего-то менее важного, чтобы освободить место. Даже не думайте арендовать склад! Это время и деньги на ветер. И кажется, люди всегда находят там мертвые тела, которые оставили предыдущие съемщики, а это чревато проблемами с законом и раздражающим вниманием СМИ.

Эффективно сортируйте по папкам

Папки – замечательное место для хранения, если речь идет о бумагах, которые там помещаются. Папки идеальны для наведения порядка. Просто положите документ в папку, затем в шкафчик, потом закройте дверку. Вуаля, вы закончили раскладывать бумаги. Но, как и в случае с любой системой организации, вы должны суметь найти то, что однажды спрятали. Убирая вещи, думайте о том, как позже будете их искать.

Я узнал это из своей любимой детской книги From the Mixed up Files of Mrs. Basil E. Frankweiler[30], написанной Элейн Конигсбург.

В книге маленькая девочка Клаудия должна найти документ, доказывающий, что именно Микеланджело – создатель прекрасной статуи ангела, которая хранится в нью-йоркском художественном музее «Метрополитен». У героини есть час времени и комната, до потолка забитая бумагами. Подвох в том, что она не знает, где именно находится доказательство. (Мой друг, большой любитель живописи, обожал эту книгу за то, что дети прячутся в «Метрополитене». Мне она нравилась, потому что там речь шла о стеллажах с документами. Мне на роду было написано стать помешанным на организации. Ну убейте меня.)

Первый секрет успешного распределения по папкам – удачный выбор имени папки. Когда вам нужны определенные документы, важно помнить названия.

Представим, например, что вы злой супергений, намеревающийся захватить мир (наверное, я выдаю свои тайные желания, но будьте ко мне снисходительны). Вы разрабатываете план по созданию машины, с помощью которой устроите Судный день и возьмете мир в заложники. У вас есть и другой план: монополизировать швейный рынок (и больше никакой модной одежды). И конечно, ваш запасной план – создать зомби, которые будут выполнять ваши приказы. Вы можете поместить все эти документы в одну папку, названную «Захват мира». Но это слишком расплывчато. Объясню почему. Представьте, что в продуктовом магазине ваш взгляд упал на банку с суперконцентрированным порошком для оживления зомби. Это склоняет вас к тому, чтобы выбрать зомби-план. Вот вы приходите домой и приступаете к осуществлению своей подлой задумки. Но всякий раз, когда вы достаете папку, вам приходится перебирать записи о бомбах для Судного дня и швейном рынке, смешанные с документами о зомби. Какой бардак!

Проблема в том, что название папки охватывает слишком много. Вам нужны отдельные папки – по одной для каждого плана. Лучше всего было бы завести три папки с тремя названиями: «Механизм для Судного дня», «Захват швейного рынка» и «Создание зомби». Тогда, взяв папку, вы найдете в ней только ту информацию, которая посвящена актуальной для вас теме.

Но не увлекайтесь конкретизацией! Если вы разделите папку «Механизм для Судного дня» на папки «Посмотреть “Доктора Стрейнджлав”[31] для вдохновения», «Идеи по поводу механизма для Судного дня» и «Списки материалов для создания механизма для Судного дня», значит, вы просто «размажете» материалы по многочисленным папкам и потом вам придется достать их все, чтобы сделать хоть что-то. Будьте вполне конкретны, чтобы не включать посторонний материал, и смотрите достаточно широко, чтобы каждая папка содержала все, что вам нужно для работы по теме.

Даже когда ставки не так высоки, как в случае с мировым господством, деление на папки имеет большое значение. Когда я только начинал свой бизнес, у меня была всего одна папка для моего дизайнера. Каждый раз, когда мы работали вместе, все материалы, которыми мы обменивались, направлялись в эту папку. Папка стала толще, чем белка, затаившаяся на ореховой ферме. В конце концов, я справился с этим, заведя свою папку для счетов и по отдельной папке для каждого проекта, где хранились концепции рекламных кампаний, расписания и планы относительно этих проектов.

Отправляя документ на хранение, спросите себя: «Когда он может мне понадобиться?» Потом поинтересуйтесь: «О чем я, скорее всего, подумаю в тот момент?» И разместите документ в соответствии с этим.

Например, я провожу тренинги и выступаю с лекциями. Раньше я складывал записи выступлений в папки с именами своих клиентов. Если лекция называлась «Опра или Якокка: становление сильного лидера» для компании Widgets, то я хранил документ в папке: «Widgets – Опра или Якокка». Пока я работал с Widgets, все было в порядке. Я всегда находил материал.

Прошли годы. Кто-то позвонил мне и сказал: «Я знаю, что ты однажды выступал с лекцией “Опра или Якокка…”. Не мог бы ты прочитать ее в моей компании?» Никто из нас не помнил, где я выступал. В архиве материла не было ни под буквой «О» – Опра, ни под буквой «Л» – лидерство. Ой! Куда же я мог его положить?

Когда мне, скорее всего, понадобится этот документ? Когда позвонят из Widgets и скажут: «Пожалуйста, отправьте нам раздаточный материал с этой лекции». Или если кто-то другой позвонит и скажет: «Можешь прочитать свою лекцию про Опру и Якокку?» Или если кто-то еще позвонит и скажет: «У тебя есть лекции на тему лидерства?» Полагаю, еще этот материал может понадобиться, если спросят: «На какие темы у тебя есть готовые лекции?»

Получается, мне стоит хранить материал в нескольких разделах: под буквой «W» – Widgets, «О» – Опра, «Л» – лидерство и «Г» – готовые лекции. Но иногда клиенты меняют имена в соответствии с текущими задачами, поэтому архивирование под буквой «О» – не лучшая идея, ведь имя может поменяться. Вот мое решение проблемы: папка с лекциями получает заголовок «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». И я приклеиваю к папке Widgets листок c указанием: «Читал для этого клиента лекцию на тему лидерства “Опра или Якокка…”».

Так, все мои лекции хранятся вместе в определенном отделении картотечного ящика. Я знаю, что могу найти материал для выступления, поискав в отделении с обозначением «Готовые лекции». Внутри каждого отделения документы распределены по тематикам, а те следуют друг за другом в алфавитном порядке. В данном случае мне нужен раздел «Лидерство». Вдобавок я пишу на ярлыке название лекции – для тех случаев, когда мне нужно найти материал по его заголовку.

Если вы архивируете документы, которые могут понадобиться, по такому принципу, то работать с ними значительно легче. Давайте резюмируем: систематизируйте материалы согласно тому, когда вам понадобится эта информация и о чем вы станете думать в тот момент. Пусть тема каждой папки будет достаточно широкой, чтобы хранить в ней все, что может вам понадобиться, но и достаточно узкой, чтобы не пришлось продираться сквозь массу постороннего материала. Если у вас есть документы, которые можно отнести сразу к нескольким разделам, используйте метки с иерархией значений, как в моем примере: «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». С помощью клейких листочков делайте перекрестные ссылки на другие места, где может использоваться материал.

У миссис Базиль Франквайлер действительно было доказательство происхождения статуи из музея «Метрополитен». И оно было размещено так, что Клаудия легко могла бы найти его, если бы только она мыслила так же, как миссис Франквайлер. Справилась ли героиня с задачей… что ж, прочитайте книгу и узнайте ответ.

Если сомневаетесь, выбрасывайте

Когда вы понимаете, что не будете использовать что-то в будущем, не кладите это в папку и не складируйте – просто отправьте на свалку. Ваш мозг в ответ поднимет дикий шум. Наше сознание – пережиток тех времен, когда мы жили на деревьях и ели бананы, – любит хранить вещи. Мы эксперты в создании фальшивых доказательств того, что это необходимо. Давайте уничтожим эти оправдания прямо сейчас, чтобы начать наводить порядок.

«Я боюсь, что однажды это может мне понадобиться». Покупая газонокосилку с караоке, вы были уверены, что она вам просто необходима. «Если я избавлюсь от нее, то позже она мне понадобится, – думаете вы, – может быть, я даже умру без нее!» Нет, не умрете. Создайте папку под названием «Выброшенные вещи, которые могут однажды понадобиться». Сфотографируйте любимую газонокосилку, положите снимок в папку, а саму вещь продайте или выбросите. На фотографии запечатлены марка, номер модели и внешний вид. В крайне маловероятном случае, если вам понадобится скосить траву, придите с фотографией в магазин бытовой техники, и вам продадут точно такую же машину – вы и глазом не моргнете. То же самое вы можете проделать даже с книгами. Я читаю книгу, нахожу ее великолепной и избавляюсь. Но не раньше, чем сохраню название и автора в папке «Книги, которые могут снова мне понадобиться». На сегодняшний день я купил повторно не больше трех книг[32].