Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Ответьте на вопросы до того, как вам их зададут

Включение в письмо контекста и информации об удобном времени встречи – лишь один из примеров общего принципа предупреждения вопросов. Немного приложенных заранее усилий позже сэкономят вам часы.

Поставьте себя на место человека, которому отправляете письмо. Спросите себя, какие вопросы могут у него возникнуть в связи с вашим сообщением, и затем ответьте на эти вопросы, не дожидаясь, когда они будут заданы. Будьте организованны и кратки. Вы не только сделаете одолжение собеседнику, но и начнете писать по-настоящему полезные сообщения, зная, как будет использована информация из ваших писем.

Например, вы совместно с кем-то готовите научную работу и хотите отправить соавтору кучу полезных статей, найденных в интернете. Можно просто отправить ему список ссылок на соответствующие статьи. И что человек будет делать с этой информацией? Скорее всего, захочет ознакомиться со статьями и понять, какие из них имеют отношение к его части работы.

Но ведь нужные страницы уже открыты в вашем браузере, а значит, вместе с электронными ссылками вы можете вырезать и вставить названия статей в ваше письмо. Так ваш получатель быстрее решит, по каким ссылкам ему пройти.

Четко формулируйте просьбу о действии

Если вы хотите, чтобы человек прошел по ссылке, изучил что-то или предпринял еще какое-то действие, пожалуйста, скажите об этом! Помните, что хотите пойти домой пораньше. Даже самые неистовые ваши поклонники не смогут оперативно сделать то, что вам нужно, если не будут знать, что вы от них чего-то ждете. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, так и скажите. Четко и ясно. Для получателя письма нет ничего более раздражающего, чем ситуация, когда его поставили в копию сообщения и он через три недели узнал, что кто-то рассчитывал на его участие в проекте. Суммируйте в конце письма все действия, которые нужно предпринять, чтобы каждый получатель мог без затруднений это прочитать.

Пишите отдельные письма по разным вопросам… В разумных пределах

Когда кто-то отправляет письмо с десятком разных вопросов и на часть вы можете ответить сразу, а на другую часть – нет, отправьте десять ответов – по одному письму по каждой теме. Так ваши адресаты смогут беспрепятственно проследить за каждой смысловой нитью.

Делайте так, когда спорные вопросы пересекаются с рутиной. Тогда можно будет спокойно решать все повседневные дела, а горячий спор вести отдельно.

Соединяйте отдельные вопросы в одном письме

Иногда проблема прямо противоположная: отправка 500 микроскопических сообщений в день сильно утруждает, хотя намерением было уменьшить завал с помощью отдельных смысловых нитей. Если у вас активны десять диалогов с одним и тем же человеком, медленный обмен печатными сообщениями, возможно, станет существенным недостатком. Просто запишите все главные мысли на (шепотом) бумаге, возьмите телефон и позвоните, чтобы все обсудить. Уверяю, вы сэкономите массу времени.

Пишите, используя шаблоны

Сам по себе процесс набора письма тоже может быть оптимизирован. Если ваша работа требует, например, отвечать на множество вопросов, вы можете тратить большую часть дня на вежливую болтовню и затейливые подписи. Если ваши коллеги – рассеянные болваны, к тому же слишком ленивые, чтобы найти старое письмо с ответом на их вопрос, то в итоге вы будете отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. А значит, придется много печатать.

Шаблон – его еще называют «рыбой» – это заранее написанное электронное сообщение. Есть такое понятие «макрос» – вы печатаете символ или короткое слово, а они волшебным образом превращаются в развернутое предложение или целый абзац. Или в подпись вроде «С наилучшими пожеланиями, Джейн», которая автоматически добавляется в конце каждого письма.

Шаблоны полезны, когда вам нужно напечатать много и вы делаете это часто. Если вы из раза в раз получаете один и тот же вопрос, установите шаблонный ответ. В следующий раз, когда кто-то в письме задаст вам его, специальной командой вызовите шаблон, поменяйте в нем несколько слов в соответствии с конкретной ситуацией и отправьте. Если вы работаете на госслужбе, можете подготовить шаблон со стандартным ответом для особенно частых вопросов. У вас может быть всего один шаблон, который сообщает точку зрения мэра на установку светофоров для детей. А может быть один шаблон для тех, кто хочет установки светофоров для детей, а другой – для тех, кому нравится наблюдать, как дети, перебегая через дорогу, лавируют между мчащимися машинами.

Если вы считаете необходимым вежливую болтовню в начале и в конце сообщения, можете вставить соответствующие шаблоны в нужные места и печатать основной текст между ними. Либо опять же использовать макрос.

Макрос – это запрограммированная клавиша или набор символов, которые при наборе превращаются во что-то более длинное. Представим, что босс заставляет вас говорить «нет» на десятки запросов в день: по поводу приглашения на выставку собак, на просьбу о деньгах и когда кто-то, выдавая себя за давно пропавшего ребенка, просит добавить его имя в завещание.

Все это совершенно разные темы. По каждому вопросу нужно отвечать отдельно, однако ваши ответы могут содержать общие абзацы. Все они могут начинаться так: «Мистер Босс благодарит вас за письмо. Ваша трагическая ситуация трогает до глубины души». Затем вы добавляете абзац или два, которыми рушите надежды и мечты всей жизни вашего оппонента, и заканчиваете словами: «Мистер Босс сожалеет, что не может помочь в вашем затруднительном положении».

Вам нужно задать макрос так, чтобы вы напечатали слово «начало» и оно превратилось в развернутое выражение благодарности Большого Босса. Вы задаете другой макрос – «конец» – и получаете параграф с сожалениями. Теперь, чтобы написать целое письмо, вы набираете на клавиатуре «начало», затем необходимый абзац и «конец». Готово!

Я использую макрос, который из НПВД превращается в «Наведите порядок в делах. Простые полезные советы о том, как работать меньше, а успевать больше»[24]. Таким образом, я могу назвать свое шоу полным именем и при этом сохранить свои пальцы для более важных вещей, таких как выуживание соленых крекеров-крендельков из пакета со снэками.

Подписи используются в привычном виде: «Искренне ваш, сенатор Деламног». Вы устанавливаете подпись в своей почтовой программе, и она автоматически добавляется к каждому исходящему сообщению. Вам никогда больше не придется печатать «Искренне ваш». В зависимости от того, что у вас за босс, это может помочь вам сохранить верность своим принципам.

Особенности установки шаблонов, макросов и подписей зависят от вашего компьютера и почтового клиента. Задайте в окне поиска справки слова «шаблон», «образец», «макрос» и «подпись», чтобы узнать подробности. На сайте этой книги тоже есть инструкции по использованию этих инструментов в наиболее популярных почтовых программах.

Обуздайте свой КПК

Выключите чертову штуковину. Просто выключите. Так же как вы планируете время на работу с электронной почтой, запланируйте время для карманного или планшетного компьютера. В противном случае он будет вмешиваться во все ваши дела, разрушать отношения, провоцировать автомобильные аварии и превратит ваш мозг в бездарный комок каши. Если нечто настолько важно, что может вмешиваться в вашу жизнь, то оно никуда не денется, когда вы вернетесь домой и сядете за компьютер.

Будьте разумным потребителем технологий

Один из последних моих советов по поводу обуздания технологий – быть разумным пользователем. Вы будете ослеплены мыслями о том, как много времени и денег, по вашим представлениям, вы сэкономите с помощью вашего нового гаджета. Но поставьте свое восхищение на паузу и на минуту перевоплотитесь в Шерлока Холмса. Разведайте обо всех скрытых затратах, связанных с вашим устройством: обновления, расходные материалы (картридж с чернилами, тонер, карты памяти), провода, батареи и прочее. Кроме того, задумайтесь: если устройство действительно работает на все сто и необходимо вам, но вдруг сломается, насколько большой проблемой для вас это станет? Это будет великая катастрофа или некоторое неудобство?

Устройства часто ломаются. Многие не обращают на это внимания. «Я потерял впустую семь лет исследований, потому что мой жесткий диск приказал долго жить. Что ж, такова жизнь». Вы можете взяться за решение этой проблемы, но не стоит пытаться устранить ее самостоятельно. Вы беспечно решите, что на определение причины поломки уйдет 20–30 минут… но спустя два дня все еще будете ломать голову.

Вы купили гаджет для того, чтобы он помогал вам меньше работать и больше успевать, а теперь вы работаете больше, пытаясь сделать так, чтобы работало ваше устройство. Как правило, если я уже потратил свыше трех часов, пытаясь починить гаджет, мне придется потратить еще несколько дней, чтобы вернуть его к жизни самостоятельно. Так что через три часа я отношу его в сервисный центр или, если речь идет о компьютере, стираю жесткий диск и заново переустанавливаю систему. Помните: суть не в том, сможете ли вы починить устройство. Суть в том, что технология, призванная экономить время, на самом деле съедает его, устроив ремонтный переполох.

Основные тезисы

• Не надейтесь, что технологии вам помогут. Отдавайте себе отчет в том, для чего вы используете устройство, и старайтесь оценить, действительно ли оно выполняет свою функцию.

• Попробуйте разные советы из этой главы, чтобы укротить свои технологии. Большинство советов основано на том, чтобы отлучить вас от электронного устройства и не допустить, чтобы его несовершенства влияли на ваши планы.

• Вы всегда можете отключить гаджет. При необходимости используйте для этого молоток. Потом вы можете позвонить в техподдержку и совершенно невинным голосом сообщить: «Я нажимаю на кнопку включения, но ничего не происходит…»

Шаг 4

Уничтожьте отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться

Человеческий мозг работает наилучшим образом, когда его хозяин полностью вовлечен в свое занятие. Вы находитесь в потоке, и он несет вас к свершению великих дел. Концентрация – умение, которое поможет войти в поток и двигаться в нем. Как только вы оказываетесь в потоке, работа перестает быть работой. Чем бы вы ни занимались, это как будто не требует усилий, и вы делаете большие дела с невероятной легкостью и изяществом. Но, конечно, окружающий мир совсем не помогает вам сконцентрироваться. Вы будете лишены колоссальной возможности духовного роста, если попытаетесь сфокусироваться на чем-то и поймете, что это практически невозможно.

В современном мире верховная власть принадлежит заклятому врагу концентрации – отвлекающему фактору. Вы не можете сконцентрироваться, пока не найдете способ бороться с тем, что отвлекает, – и тут наступает время для следующего шага. По большей части эта глава будет посвящена способу ввести ваши ум и тело в состояние лазерной фокусировки на завершении дела, достойной звездолета класса Constitution в игре Warp 9. Но для начала вам необходимо взять отвлекающие факторы под контроль. В противном случае они расстроят вашу фокусировку, разрушат гиперпространственный двигатель и переведут вас на импульсные двигатели. А это плохо.

Боритесь с отвлекающими факторами с помощью списка помех

Когда вас что-то отвлекает, не бросайте все и не бегите разбираться – расставьте приоритеты. Если это действительно что-то срочное, вы, конечно, все бросите и станете решать проблему. Ухо маленького Стефано опять попало в рисоуборочный комбайн?[25] Срочно к пластическому хирургу!

Но чаще всего то, чего хочет от вас мир, можно отложить на более долгий срок. Возьмите листок бумаги и напишите вверху красивыми ровными буквами: «Помехи». Это ваш список. Когда помеха показывает свое уродливое лицо – а лицо будет уродливым, – занесите ее в свой список. Теперь вы с ней справились! Легко и быстро, правда? Можете продолжать работать со счастливым осознанием того, что потенциальный отвлекающий фактор нейтрализован и находится в целости и сохранности в вашем списке.

Жизнь была бы прекрасна, если на этом со сторонними вопросами можно было бы покончить. Но это не так. Когда-то вам все равно придется их решать. Давайте мыслить логически. Если помехи отнимают время, а мы распределяем его, значит, мы должны запланировать время для помех[26]. Уверяю вас, это просто. Выберите некий период, лучше во второй половине дня, начиная, скажем, с четырех часов. Запланируйте полчаса для «работы с помехами».

Запишите помеху: «Бернис нужна помощь в определении медицинских нюансов обмундирования для грядущего самостоятельного разделения сиамских близнецов». Скажите Бернис: «Прямо сейчас я занят. Если я приду помочь чуть позже четырех?» Когда приходит время наверстывать, пробегитесь по листу и разберитесь с помехами.

Разновидность помехи зависит от того, что вы делаете. Если вы диспетчер такси, каждая секунда вашей жизни – бесконечное множество вмешательств. По сути, ничто не может считаться отвлекающим фактором, потому что суть вашей работы в том, чтобы решать каждую проблему, как только она появляется.

Помехи зависят и от того, где вы находитесь. Музыкальная телеграмма – это помеха, когда вы на романтическом свидании с женой, мужем, гражданским супругом или членом вашей шведской семьи. Зато она же станет желанным перерывом, когда вы готовитесь к презентации для руководства.

Есть работа, которая предполагает много-много отвлекающих факторов. На сотрудников обслуживающих компаний непрерывно со всех сторон сыплются заказы. И тогда может понадобиться множество периодов для разборки таких помех. Нужно отложить работу с отвлекающими факторами на наиболее разумное время.

Некоторые помехи не требуют срочной реакции и даже могут подождать несколько дней. Моя клиентка, топ-менеджер, которая отвечает за оценку новых программ обучения для сотрудников в ее компании, назначила пятницу «днем отвлекающих факторов». Люди приходили с интересными программами, которые она просто не могла не рассмотреть. Она обожала все новое и готова была соглашаться на каждое предложение. Постепенно таких помех стало слишком много, и она тратила на оценку программ большую часть своего времени.

Чтобы решить эту проблему, она ввела в свой график день отвлекающих факторов. Когда появлялись новые проекты, она любовно оставляла их до пятницы. А когда наступала пятница, доставала все отложенные программы и замечательно проводила время (за которое ей платили), пробуя их и смакуя, как любимую игру.

Установите границы, чтобы предотвратить помехи

Чаще всего помехи поступают от этих внимательных, заботливых существ, называемых людьми. Они притворяются вежливыми и даже претендуют на звание друзей. Но в глубине души мы знаем, что они хотят только высасывать нашу жизненную энергию в личных целях. Так как у нас пока нет роботов, которые могли бы передавать нам сообщения, мы сами должны установить границы. Это может стать проблемой, поскольку многим из нас патологически необходимо нравиться и мы ставим планы других выше собственных. Кроме того, мы приматы, почитающие иерархию, поэтому ставим цели своего босса гораздо выше своих. Но представьте, что в вашей компании три компетентных руководителя, которые знают, что их задача – сделать вас успешным. Они предпринимают все усилия, чтобы помочь вам работать настолько эффективно, насколько это возможно. Они понимают, что, когда вы откладываете их поручения до специально выделенного момента, это значит, что вы действительно стремитесь сделать свою работу. К сожалению, ваш босс – не один из этих трех. Поэтому вы изо дня в день разрушаете свою продуктивность, чтобы сбегать до шкафа за ее белыми платками от Hermès. Однако если вы будете тратить все свое время, помогая коллегам, то никогда не закончите собственную работу. Если ваш руководитель отвлекает вас больше всех, сядьте перед ним и скажите: «Когда я отвлекаюсь, это прерывает поток настолько, что продуктивность снижается на целый час. Вы предпочитаете, чтобы я немедленно отвечал на ваши письма или чтобы я ударно работал и проверял входящие сообщения несколько раз в день в определенное время?»

Если ваш руководитель недостаточно зрел, чтобы выслушивать такие заявления, значит, он не понимает сути своей работы и, скорее всего, его повысят до топ-менеджера в ближайшие полгода. Если же он достаточно компетентен, этот разговор может привести к значительному улучшению рабочих условий в те три недели, которые ему остались в этой компании.

Устанавливая границы, говорите с окружающими вежливо и уважительно! Когда коллега приглашает вас пойти пообедать, крик «Идиот! Ты отвлек меня, когда я собирался написать ключевое предложение в моем отчете о расходах! Я надеюсь, ты сгоришь в аду!» вряд ли поможет вам обрести друзей… Разве что в тюремной камере, куда вас посадят за оскорбление.

Говорите спокойно и вежливо. Пусть ваш посыл подчеркивает, что такие меры необходимы для вас и принесут выгоду им. «Чтобы посвятить сто процентов времени и внимания твоей проблеме, мне нужно уделять сто процентов времени и внимания другим задачам, когда я работаю над ними». Затем расскажите об установленных рамках, что бы это ни значило: перенос срочного дела вашего собеседника до специально выделенного для этого времени или ответ на электронное письмо в строго определенный час. А затем мягко выставите человека за дверь. Если вы пообещали, что вернетесь к озвученной проблеме позже, добавьте эту позицию в ваш список помех или в календарь – как удобнее.

Люди могут быть ошарашены заявлением о ваших границах, так как в современном мире это нонсенс (не стесняйтесь купить им по новому экземпляру этой книги, чтобы познакомить с концепцией). Однако если вы будете вежливы, но настойчивы, к вашему требованию отнесутся с уважением и в глубине души будут тайно восхищаться вашей стойкостью и силой воли.

Учитесь говорить «нет»

Признаюсь, установить границы не всегда так просто, как я это обрисовал. Это потому, что нам трудно отказывать. Возможно, слова «да, дорогой» – секрет идеальных романтических отношений (если вы говорите, что думаете), но иногда ваш настоящий ответ по-прежнему отрицательный.

Лучшая защита ваших границ – умение отказывать. Слишком часто отвечая «да», мы берем на себя непосильные обязательства. Вы никогда не будете работать меньше, если не научитесь говорить «нет». Вы по-прежнему станете соглашаться на большее, чем способны выдержать, перегрузите себя и так никогда ничего не успеете. Замкнутый круг. Из него не выбраться. Тем не менее большинство из нас практически не в состоянии сказать «нет», особенно руководителю. «Пропустить футбольную игру моих детей, потому что вы снова переделали график? Конечно, босс, с удовольствием».

Почему мы это делаем? Если вы намерены связать себя разрушающими зависимыми отношениями, то почему именно с боссом? Пусть кто-нибудь, кого вы любите – например, ваш симпатяга кролик, – сделает вас несчастным. Гораздо лучше говорить «да» самому себе. Защищайте свои границы! Беритесь только за ту работу, которую можете потянуть. И отказывайте, когда кто-то просит нарушить ваши границы.

Знаю, вы думаете: «Если я скажу “нет”, меня уволят. Семья отвернется от меня. Другие дети не будут со мной играть. Мне придется примкнуть к карнавальному шествию, и в итоге я умру за палаткой с попкорном, источая запах перегара, с красным клоунским носом и в слишком больших клоунских башмаках». Да, такое может случиться. А если вы скажете «да», то возьмете на себя слишком много, потеряете семью, потеряете себя самого и останетесь один в офисной комнатке, пропахший ковриками для мыши, одетый в вечную бледно-голубую футболку и слишком тесные штаны цвета хаки. Выбор ваш. Несомненно, отказ влечет реальные последствия. Вот только согласие тоже имеет последствия. Мы часто слишком боимся последствий своего отказа и почти не беспокоимся о последствиях согласия.

Если руководитель просит вас о чем-то, просто скажите: «Я занят под завязку. Давайте пересмотрим все мои задачи и решим, что поменять, чтобы у меня появилось время еще на одно дело». Затем проанализируйте и поменяйте приоритеты. Только убедитесь, что новые приоритетные задачи соответствуют целям, которые будут отражены в годовом отчете.

Отказывая, вы совсем не должны злиться, защищаться или раздражаться. Вы внимательно выслушиваете оппонента до конца, обдумываете его просьбу и отвечаете: «…, поэтому нет». Кейти Байрон умеет говорить «нет» как никто другой. Вот наглядный пример того, как она говорит честное «нет».

Я играю роль босса Кейти и прошу ее пожертвовать личным временем ради работы.

Стивер: Привет, Кейти! Я знаю, что сегодня пятница и уже три часа, но я только что вспомнил, что мне нужен отчет к утру понедельника.

Кейти: Вообще-то я не могу. Но у меня есть другое решение. Почему бы вам не позвонить тому-то.

Стивер: Нет, Кейти, мне нужно, чтобы это сделала ты.

Кейти: Понимаю, но я не могу. Сегодня Рождество.

Стивер: Да, но ты могла бы сделать это вечером, после ужина.

Кейти: Нет, это невозможно. Я не могу.

Стивер: Это скажется на оценке твоей работы за год.

Кейти: Понимаю и считаю, что это справедливо, потому что соответствует действительности.

Теперь я играю роль коллеги, который просит об одолжении.

Стивер: У меня в обед запись в парикмахерской. Ты не могла бы подменить меня?

Кейти: Честно говоря, нет.

Стивер: Да ладно! Я подменю тебя в следующий раз.

Кейти: Я очень это ценю и обязательно воспользуюсь при случае. Но в этот раз подменить тебя не могу. Желаю хорошо провести время у парикмахера.

Стивер: Ты совершенно не умеешь работать в команде.

Кейти: Это действительно так выглядит? Но ведь мы знаем, что на самом деле я умею.

И наконец, я играю роль подростка, который хочет взять машину.

Стивер: Привет, мам! Можно я возьму твою машину, чтобы поехать в кино?

Кейти: Нет, дорогой.

Стивер: Другим родители всегда разрешают.

Кейти: Да, это так. Но у нас другая семья.

Стивер: Если бы ты любила меня, то разрешила бы.

Кейти: Ты говоришь такие интересные вещи!.. Я люблю тебя всем сердцем и запрещаю тебе брать машину.

Стивер: Мам, я ненавижу тебя! Ненавижу! Все, что в моей жизни идет не так, из-за тебя.

Кейти: Понятно, милый. Мне жаль, что ты так думаешь. Я очень тебя люблю.

Бумага не может передать тона и сердечности, с которыми говорит Кейти. Никакой защитной реакции, враждебности или неуверенности. Зайдите на сайт этой книги и послушайте аудиозапись интервью. Ее ответы очень простые. Она не спорит, не оправдывается, не злится, не говорит с сарказмом, но и не идет на попятную. Обратите особенно внимание на то, что она не позволяет втянуть себя в перепалку с вопросом «почему нет?». Нет никакого смысла обсуждать это, если вы решительно настроены отказать.

Помните, что иногда нужно сказать «нет» отвлекающим факторам, чтобы сказать «да» текущим обязательствам. Слушайте внимательно, обдумывайте слова оппонента, а затем доброжелательно скажите «нет». Это «нет» защитит ваши границы, нейтрализует отвлекающие факторы, которые идут от вмешательства извне, и поможет сконцентрироваться на том, чтобы войти в поток и выполнить свою работу легко и быстро.

Используйте технологии, чтобы справляться с отвлекающими факторами

Прерывания заставляют нас кидаться от одного дела к другому, потому что каждый новый отвлекающий фактор направляет внимание в новое русло. Все мы были бы счастливее, если бы любые события, связанные с текущим проектом, случались разом и в одном месте. Когда мы решаем, что пришло время поработать над определенным проектом, то направляемся в Одно счастливое место, чтобы заняться этим.

И тут нам на помощь придут технологии! Забудьте про список рассылки и электронную почту. Вместо этого используйте программу для коллективной работы, чтобы создать хранилище для общих с коллегами файлов и документов. Вам не придется бесконечно отправлять туда и обратно черновики документов по электронной почте. Выложите их в общую папку – и каждый сможет обратиться к ним по необходимости.

В качестве замены электронной почте выберите корпоративную платформу со «стеной сообщений». Вместо того чтобы отправлять великое множество писем, публикуйте на этой стене свои вопросы, замечания и информацию о текущем положении дел. Когда вам нужно сконцентрироваться на работе, достаточно заглянуть в общее хранилище и быстро просмотреть все файлы, которые относятся к проекту.

Есть способ еще лучше: выберите платформу, которая позволит отправлять ваши сообщения электронной почтой прямиком на стену сообщений. Тогда вы по-прежнему сможете тешить себя иллюзией оперативной работы по электронной почте, но коллеги будут получать информацию, только когда появится время обратить на нее внимание. Это выгода для обеих сторон. Зайдите на сайт книги – там есть ссылки на некоторые инструменты для совместной работы.

Откажитесь от мультизадачности и начните концентрироваться

Теперь, когда вы защитили себя от внешних раздражителей, пришло время сфокусироваться. Это значит делать что-то одно, и делать хорошо. Это прямая противоположность стилю работы, который пропагандируют в наше время: мультизадачности. Мультизадачность – это модно. Наемные рабочие делают это. Управляющие делают это. Папы делают это. Мамы делают это (предполагаю, лучше, чем папы). Я слышу, как люди гордо заявляют о своих невероятных способностях заниматься несколькими делами сразу. Это не просто характерная черта, это знак отличия.

Если вы делаете шестнадцать дел, пока читаете это, и верите, что мастерски справляетесь со всеми, на самом деле вы добиваетесь весьма средних результатов в каждом деле.

Вот почему мультизадачность вам не поможет. В лучшем случае мультизадачность ничуть не лучше монозадачности. В худшем она заставляет работать больше, успевая меньше, хотя вы чувствуете себя более продуктивным. Некоторые думают, будто могут выполнять несколько задач одновременно, пока каждое дело дается им так легко, что почти не требует умственных усилий – например, вести автомобиль и при этом разговаривать. Хотя каждая из этих задач требует минимального напряжения мысли, исследования показывают, что во время разговора за рулем через систему hands-free скорость реакции так же низка, как при вождении в нетрезвом виде. Совмещение «автоматических» задач не оправдывает себя.

Когда вы часто переключаетесь между разными делами – это тоже мультизадачность: например, если вы немного поработали над отчетом, потом заплатили по счетам, потом ответили на письма, потом снова поработали над отчетом. Иногда вы можете делать это и быть суперпродуктивными. Но иногда вам удается закончить гораздо меньше. Конечно, в обоих случаях вы чувствуете, будто сделали очень много. И как было бы прекрасно, имей ваши ощущения хоть что-то общее с действительностью.

«Но мне нравится многозадачность!» – закричите вы. Конечно, нравится. А мне нравится слушать популярные мелодии из мюзиклов и танцевать в гостиной в нижнем белье. Я просто не рассчитываю чего-то добиться этими действиями. Исследования (и весьма обширные) ничего не говорят по поводу вашей любви к мультизадачности, они лишь говорят о том, что когда вы делаете все сразу, то получаете средний результат. Возможно, вы с радостью будете делать работу невысокого качества в обмен на прилив адреналина. Это круто, мультизадачность дарит возбуждение и ощущение продуктивности. И она действительно возбуждает, вот только не дает продуктивности.

Кэмерон Готт – коуч, который работает с людьми, страдающими синдромом дефицита внимания и гиперактивности, – замечательно подчеркивает это различие. Он пишет, что многие профессионалы думают, будто обладают исключительными способностями к мультизадачности. Но это не так. Они, возможно, умеют быстро отзываться на множество раздражителей, прекрасно управлять и реагировать, но не исполнять. Они не выдают творческого результата. Это требует концентрации внимания, энергии, сил. Мониторинг социальных сетей и комментирование в цветастых выражениях – не многозадачность, а многоцельность. Вот когда появляется нечто заслуживающее внимания, тогда человек, стремящийся делать все сразу, концентрируется.

Если вам хочется мультизадачности в смысле работы над несколькими творческими проектами одновременно, нужно для начала понять кое-что о множестве проектов. Переключение между задачами по нескольку раз на дню дает более медленный результат, чем если бы вы сделали сначала все возможное в рамках одного проекта, затем в рамках другого и так далее.

Представьте две задачи, требующие по пять часов на исполнение: подготовку маркетингового отчета (М) и написание инициативных документов для установления авторитарной власти вампиров (В). Вы посвящаете один час отчету, потом один час инициативным документам и так переключаетесь, пока все не сделаете. Через десять часов вы покончите с обоими делами. К восьмому часу ни одна из задач не будет выполнена. К девятому – вы сделаете отчет. К десятому – документы по АВВ (авторитарной власти вампиров).

Если выполнять задачи одну за другой, то вы сначала будете работать пять часов над отчетом, а затем над АВВ. К окончанию десятого часа у вас, опять же, будут готовы оба проекта. Но отчет вы сделали после пяти часов работы. Выполняя задачи поочередно, вы получаете результаты гораздо быстрее, чем при совмещении.

В идеальном мире мультизадачность позволяет закончить отчет вместе с инициативными документами. Так о чем же беспокоиться? Дело в том, что наш пример предполагает, что вы переключаетесь с одной задачи на другую мгновенно. В реальности это невозможно. Мозгу нужно время, чтобы переключиться. А кто с маркетинга переключается сразу на вампиров? Не я! Я откладываю литературу по маркетингу, довольный тем, что поработал целый час. Прежде чем взяться за АВВ, я узнаю погоду на завтра. Потом бегу в туалет. Потом заглядываю в офис к Тадеусу поболтать. И здороваюсь с Кэрол. И… шесть часов спустя я возвращаюсь к документам по вампирам.

Разные задачи требуют использования разной информации и, возможно, даже присутствия в разных местах. На переключение нужно время. Вы можете терять до 40 процентов продуктивности каждый раз, когда переключаетесь с одной задачи на другую. Поэтому, если вы практикуете мультизадачность, ваш отчет и инициативные документы, скорее всего, займут 14 или 15 часов, а не 10. Однако вам будет казаться, что вы сделали уйму работы, и все потому, что на переключение вы потратили много времени и умственных сил.

Концентрируясь, вы посвящаете себя одному делу. Только одному. Люди пытаются жульничать. Я уверен, что вы никогда не говорите ничего подобного, но я слышал, как другие говорят: «Нам нужно сконцентрироваться на трех направлениях в этом квартале: производстве копий китайской керамики тринадцатого века, внедрении действующих на подсознание изображений Брэда Питта в дизайн нового пассажирского фургона и оптимизировании молочного скотоводства». Хочу заметить, что это не концентрация, а шведский стол по системе «все включено» для вашего ума и заодно – причина, по которой ваша компания теряет деньги с головокружительной скоростью.

Выберите подходящий способ концентрации

Существует два способа фокусирования, и, в зависимости от поставленной задачи, необходимо решить, какой из них больше вам подходит. Первый способ – концентрация на содержании.

Фокусируясь на содержании, вы загружаете проект в свой мозг и делаете все, что имеет к нему отношение. Если в этом режиме вы готовите отчет, то должны потратить день на записи, поиск информации, звонки, связанные исключительно с отчетом, мозговые штурмы и правку. И хотя вы выполняете много различных действий, они так тесно связаны, что ваш мозг остается настроенным на проект день напролет.

Другое дело – фокусировка на задаче. В этом режиме вы группируете схожие задачи, даже если они не относятся к одному проекту. Например, вы можете провести день в парке с телефоном и блокнотом, перезванивая всем людям из своего списка до тех пор, пока не покончите со всеми звонками, не отвлекаясь и не прерываясь. Или вы можете решить несколько задач за один поход по магазинам, даже если вам нужно купить канцелярские принадлежности, стикеры Hello Kitty[27] и форму танцора из группы поддержки, которую со школы мечтаете надеть на Хеллоуин. По дороге вы можете заглянуть к своему психотерапевту, чтобы обсудить затянувшийся кризис среднего возраста.

Концентрируйтесь на том, что относится к одной теме, когда нужно держать в уме целый проект и при этом важны полнота и глубина его проработки. Управление проектом, писательство, составление плана, помощь клиенту в решении вопросов, заполнение заявления в университет – надо всем этим полезно работать, фокусируясь на содержании.

Концентрируйтесь на типе задачи, когда она не требует держать в уме множество нюансов и когда переключение между типами задач может занять много времени. Сходить на почту, пройтись по магазинам, разобрать кипу писем, приготовить несколько блюд – все это лучше делать, фокусируясь на типах задач.

Иногда работа требует одновременной фокусировки и на содержании, и на типе задач. Если необходимо немедленно ответить на запрос клиента и разработать продукт, но вы не можете разделить их в своем расписании, можно сойти с ума. Попробуйте перестроить работу так, чтобы отделить вопросы, требующие фокусировки на содержании – такие как разработка продукта, – от вопросов, требующих фокусировки на типе задачи – вроде ответа на запрос клиента.

Группируйте схожие задачи всякий раз, когда можете сосредоточиться

Большинство из нас достаточно гибки, чтобы немного видоизменять процесс работы. Минута за минутой у нас есть возможность группировать схожие задачи, которые требуют одного вида концентрации. Иногда мы даже не замечаем, что управляемся с несколькими делами одновременно. Начните ловить себя на том, что выполняете несколько задач сразу, хотя думаете, что делаете что-то одно. Моей самой богатой золотой жилой стала оптимизация работы в текстовых редакторах и программах для презентаций.