Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Предположим, вы единственный человек в команде, обладающий нужной информацией для реализации срочного проекта, но вас пригласили поучаствовать в важной конференц-связи. Что делать? Решите, какое задание важнее, а какое может подождать. Осознанно прервать выполнение одной задачи ради работы над другой лучше, чем пытаться решить обе одновременно. Поэтому или извинитесь и прервите на время конференц-связь, или попросите свою команду подождать окончания совещания.

Используйте нетерпение себе во благо

Устанавливайте себе нереально короткие сроки. Сократите время встреч наполовину. Выделите на выполнение задания треть того времени, которое на это в действительности требуется.

Чтобы постоянно поддерживать свою деятельность, нет ничего лучше конечного срока. Когда вокруг все вертится с невероятной скоростью, не остается ничего другого, как сосредоточиться на делах. Оказывается, провести презентацию можно и за 30 минут вместо запланированного часа. Вы действительно собираетесь ответить на этот телефонный звонок?

Режим многозадачности вызывает сильный стресс. Выполняя одно задание в строго установленный срок, вы сбережете нервы свои и окружающих. Выделяя меньше времени на работу, мы становимся продуктивнее и спокойнее.

Глава 11

Как сосредоточиться на действительно важных задачах[18]

Джина Трапани[19]

Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.

Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:

• безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;

• внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;

• «тушение пожаров», особенно чужих;

• ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;

• задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.

Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.

Но непрерывный поток «срочных» дел к концу дня выматывает нас, и мы не понимаем, на что ушло столько времени и почему по-настоящему важные дела остались невыполненными.

Соответственно, важные дела:

• приближают вас и ваш бизнес к достижению долгосрочных целей;

• иногда представляют собой тяжелую работу, вызывающую чувство страха, поскольку вы не уверены, что сможете ее выполнить;

• не всегда заряжают порцией адреналина, которую обеспечивает выполнение «срочных» дел.

Если ваше рабочее место всячески способствует тому, чтобы крутиться как белка в колесе, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных делах. Все силы будут брошены на решение «срочных» проблем. Однако, понимая разницу между важным и срочным, а также применяя несколько простых методов, вы сможете целиком посвятить себя первостепенным задачам.

Ежедневно выполняйте три важные задачи

Запишите их на листе бумаги и держите его на рабочем столе перед глазами. Если, например, вас так и тянет ответить на электронное письмо, загляните в свой список и убедитесь, что этот «звоночек» вряд ли связан с вашей самой главной работой. Если из-за отмены встречи у вас неожиданно появится час свободного времени, потратьте его на выполнение трех приоритетных задач.

Отключите электронную почту

Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.

Еженедельно выкраивайте 20 минут на встречу с самим собой

Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.

Другие способы упорядочить свой день вы найдете в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы» и в главе 7 «План действий на случай большой загруженности».

Глава 12

Эффективный список дел[20]

Джина Трапани

Сейчас я расскажу вам, как составить список дел, который будет работать на ваш успех.

1. Разделяйте дела на отдельные этапы. Разбейте задачу на небольшие части, а затем еще раз. Но не путайте текущие дела с целями или проектами, поскольку они – отдельное, конкретное действие, которое приблизит проект к завершению, то есть лишь один шаг. Например, «запланировать обед для комитета» – это проект, а «узнать у Карен контактные данные банкетной службы» – текущее задание. Такое разделение на максимальное количество мелких действий вынуждает вас заранее тщательно продумывать каждый свой шаг. Когда все распланировано, несложно набросать письмо, сделать звонок или представить отчет и продолжить работу без лишних препятствий.

2. Используйте конкретные глаголы действия и включайте детали. Вы опаздываете на прием к руководителю, а задача «Обед с Джуди» так и осталась невыполненной. Записывая подобные задачи, используйте глаголы действия («позвонить», «отправить электронное письмо») и включайте какие угодно детали, связанные с процессом ее выполнения. «Позвонить Джуди по номеру 555-4567 и пригласить ее на обед 17, 18 или 19 января» – конкретная, детализированная задача.

Планируйте небольшие конкретные задания, чтобы настроиться на тот прекрасный момент, когда вы сможете пометить их в своем списке как выполненные.

Вот еще несколько советов по эффективному составлению списка дел от сообщества hbr.org.

• Классифицируйте свои дела по любому, имеющему смысл лично для вас принципу: по месту выполнения (работа, дом, фриланс); сферам ответственности (счет Смита, счет Калвера, веб-разработчики); уровню сложности (объедините «простые» пятиминутные задачи в одну группу; таким образом, когда у вас будет свободное время, вы сможете одним махом разделаться с ними). Каждую группу задач поместите в отдельную колонку.

• Для составления списка используйте блокнот, небольшой лист бумаги (15 x 22 см) или лист нестандартного размера (например, 21 x 28 см, сложенный вдвое). Так ваш список дел будет выделяться на фоне кипы других документов.

• Составляйте два списка с одинаковыми задачами. Один организуйте по группам, второй – по порядку. В награду вы получите удовольствие от возможности вычеркнуть одну задачу сразу из двух списков.

• Выберите наиболее удобный для себя способ записи: в красивом блокноте (например, Moleskine), используя веб-приложение, синхронизированное c мобильным телефоном или компьютером, или функцию голосовых напоминаний в телефоне.

• Обозначьте сроки выполнения задач на полях или напротив пунктов списка (понедельник или 16:02).

• Выделите пункты первостепенной важности или приклейте яркий стикер с тремя приоритетными задачами вверху списка дел.

• Поощряйте себя. Вычеркнув из списка три выполненные задачи, позвольте себе заняться одним личным делом. Или после завершения одной сложной рабочей задачи займитесь тремя простыми или приятными.

• Ежедневно переписывайте список дел, чтобы своевременно пересматривать свои приоритеты.

• Выполнив задачу, поставьте галочку напротив соответствующего пункта или зачеркните его толстым маркером – как вам больше нравится.

Глава 13

Как справиться со всеми делами[21]

Питер Брегман

Для многих из нас список текущих дел превращается в обвинительный, потому что представляет опись всего, что мы хотим и должны сделать, но в реальности никогда не доводим до конца. Чем он длиннее, тем меньше шансов выполнить все внесенные в него дела и, соответственно, тем большее давление мы испытываем.

Как же превратить намерение в действие?

Ключ к разгадке – место и время. Решите, когда и где вы приступите к делу, и вероятность довести его до конца значительно повысится. Незавершенные задания в нашем списке всегда остаются потому, что сами по себе пункты, их перечисляющие, не служат инструментом их осуществления. Список полезен всего лишь как подтверждение того, что мы знаем, что нужно сделать.

А вот календарь, напротив, представляет собой прекрасное средство для повседневных свершений. Сутки не безразмерны: в них лишь 24 часа. Особенно понятно это становится, когда пытаешься втиснуть нереальное количество задач в один день.

После того как составите список дел, откройте календарь и запишите в нем, где и когда будете их выполнять. Самые трудоемкие и важные планируйте на первую половину дня и, пока не справитесь с ними, не заглядывайте в электронную почту.

Поскольку весь список в календаре не поместится, расставьте приоритеты. Что вам нужно сделать именно сегодня? Какими важными задачами вы пренебрегаете? В какие окна в расписании их можно вставить? Вписав очередной пункт в календарь, вычеркните его из списка.

Перенося задачи из списка дел в календарь, вы сможете сделать стратегически верный выбор, когда будете решать, на что потратить время. Но останется и масса других, не попавших в календарь дел из списка. Как же быть с ними?

Чтобы избавиться от этого груза, я создал для себя правило трех дней. Заполнив календарь на день, я просматриваю оставшиеся пункты списка. Пункты, добавленные в этот день или предыдущие два, пропускаю. Возможно, я внесу их в свой календарь завтра. А вот с оставшимися задачами – теми, что «висят» в списке дольше трех дней, – поступаю в соответствии с одним из четырех сценариев.

1. Выполняю сразу же. Меня удивляет, что множество дел из списка ждут своей очереди по три дня, а когда я наконец до них добираюсь, они практически не отнимают у меня времени. Частенько, чтобы их выполнить, достаточно потратить полминуты на отправку голосового сообщения или две минуты – на написание электронного письма.

2. Вношу в расписание. Для всех дел, которые нельзя выполнить сразу же, я пытаюсь выкроить время в своем расписании, даже если свободное окно найдется лишь через полгода. Раз эти дела фигурируют в моем списке, значит, они действительно важны для меня, поэтому нужно выбрать для их выполнения точную дату и время. Просматривая расписание на день, я всегда могу поменять что-то в своих планах, но если я действительно хочу что-то сделать, то должен внести этот пункт в свое будущее расписание.

3. Забываю. Это прекрасный способ удалить из списка любую задачу. Если у меня нет желания делать что-то сразу или планировать выполнение задания на определенную дату, вряд ли я вообще когда-либо за него возьмусь. Часто, как бы мне не хотелось считать задачу приоритетной, на самом деле она таковой не является.

4. Добавляю в список возможных дел. Иногда удалить пункт из списка бывает непросто! Я даже сам себе не признаюсь, что никогда за него не примусь. Но мне хочется помечтать, что в один прекрасный день я все-таки осуществлю задуманное. Такие пункты я вношу в список возможных дел. Этот прием я почерпнул у Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок». Крайне редко, если вообще когда-нибудь, я выполняю что-то из этого списка. Периодически я заглядываю в него, вычеркиваю неактуальные задачи и снова на месяц откладываю в сторону. Вероятно, я мог бы сразу вычеркнуть все пункты, но мне лучше спится, когда я знаю, что могу внести некоторые дела – расправиться с которыми сразу мне не хватает силы воли или храбрости, – в такой список. Кто знает? Возможно, однажды что-то из этого перечня я все-таки сделаю.

Глава 14

Поощряйте себя за выполнение сложных задач

Александра Сэмюэль

Отмечая каждый выполненный пункт в списке текущих дел, мы получаем дозу эндорфинов, обеспечивающих чувство удовольствия. Но большинству из нас нужна мотивация посильнее, особенно для выполнения скучной работы (запись рабочих часов), неприятных заданий (общение с недовольными клиентами) или крупных проектов (написание научной работы о комплексных переменных). Создание убедительной системы поощрений станет той движущей силой, которая поможет решить все задачи из списка. Ниже для ознакомления приведены некоторые типы поощрений.

Восстановительное поощрение

Поощрение способом, восстанавливающим физическую и психическую энергию, обеспечивает запас сил для выполнения следующей задачи или проекта. Для поддержания энергетических запасов поощряйте себя утром, днем или тогда, когда проект наполовину готов. Приведу примеры подобного вознаграждения:

• двадцатиминутная медитация в уединенном месте;

• занятия йогой, пробежка или прогулка во время обеденного перерыва;

• 5–10 минут упражнений под видеоруководство на компьютере или iPad прямо в офисе;

• 5–10 минут беседы с приятным человеком;

• чашка кофе или перекус после часа сосредоточенной работы.

Продуктивное поощрение

Часто (по крайней мере мы на это надеемся) работа сама по себе служит поощрением: общение с коллегами, которых вы уважаете, чьим обществом наслаждаетесь, или разработка ироничной презентации PowerPoint из любимых фотографий. Используйте приятные аспекты работы как награду за выполнение трудных или утомительных заданий. Вот еще другие примеры продуктивного поощрения:

• чтение популярной книги или статьи о бизнесе;

• проведение рабочей встречи в хорошем ресторане;

• установка и настройка программного обеспечения, которое вы очень хотели использовать;

• чтение или публикация заметки в Twitter, LinkedIn или Google+, полезной, по вашему мнению, коллегам или клиентам;

• наведение порядка на рабочем столе.

Сопутствующее поощрение

Некоторые занятия вызывают исключительно неприязнь и скуку, и даже перспектива съесть полкило мороженого не может заставить вас приступить к ним. Для их выполнения требуется поощрение в процессе работы, чтобы у вас был стимул разгрести завалы входящих электронных писем или составить ежеквартальный финансовый отчет. Этот тип награды особенно хорошо работает для задач, отнимающих много времени, но не требующих особой концентрации внимания; хотя за сложные и ответственные дела тоже приятнее браться при условии получения вознаграждения. Приведу примеры:

• обед в ресторане с Wi-Fi – можно одновременно наслаждаться едой и выполнять работу;

• деловая встреча с другом даст возможность общаться, одновременно разбирая электронную почту;

• выполнение простых, не требующих умственных усилий действий во время просмотра любимой телепередачи;

• загрузка новой музыки, которую можно слушать, очищая диски от ненужных файлов;

• возможность поработать дома в течение одного дня.

Накопительное поощрение

Создайте специальный счет для оплаты самому себе каждого особенно сложного или большого проекта. Установите различные расценки в зависимости от объема и непривлекательности задачи, например:

• учетная запись в iTunes;

• пополняемые подарочные карты в любимом кафе или магазине;

• счет PayPal, который можно быстро пополнять мини-платежами, чтобы побаловать себя покупками в некоторых интернет-магазинах;

• сбережения по собственному усмотрению, используемые для вложения средств во что-то значительное, например для покупки билетов на спортивное мероприятие или концерт.

Когда в список необходимых дел перестанут попадать задачи, которые раньше вы игнорировали неделями, когда вы будете стремиться завершить ненавистную работу, чтобы получить возможность съесть вкусное шоколадное пирожное, посетить фантастический концерт или посмотреть любимый сериал, вы поймете, что такая система поощрений работает.

Часть IV

Делегируйте функции эффективно

Глава 15

Управление временем[22], или Кому досталась обезьяна?

Обзор статьи Уильяма Онкена-младшего[23] и Дональда Уосса из журнала HBR с комментариями Стивена Кови

Основная идея

Вы идете по коридору. Подчиненный останавливает вас со словами: «У нас проблема». Вы понимаете, что должны отреагировать, но не можете принять решение мгновенно, поэтому отвечаете: «Дайте подумать».

Вы только что позволили «обезьяне» перепрыгнуть со спины сотрудника на вашу спину. Теперь вам придется исполнять обязанности своего подчиненного. Чем больше таких обезьян сидит на ваших плечах, тем меньше у вас времени сосредоточиться на собственных приоритетах.

Как избежать этого явления? Развивайте в сотрудниках инициативу. Когда один из подчиненных пытается переложить на вас решение проблемы, выясните, может ли он справиться с ней сам, а именно: предложить план, а затем реализовать его; начать действовать и сразу же проинформировать вас; выполнять работу, постоянно сообщая вам о достигнутых результатах.

Когда вы вдохновляете подчиненных на дрессировку их собственных обезьян, они приобретают новые навыки, а у вас появляется драгоценное время на исполнение своих непосредственных обязанностей.

Идея на практике

Как вернуть обезьян их владельцам? Попробуйте применять следующие методики.

Назначайте встречи, чтобы разобраться с обезьянами