Помоги проекту - поделись книгой:
Если просьба организовать встречу не прошла тест, ответьте отказом. Получив не стоящее внимания письмо, просто удалите его. Протестируйте, прежде чем прочесть, презентацию объемом 50 страниц и, даже если она пройдет тест, уточните у автора, каким страницам следует уделить особое внимание.
Спустя несколько недель после того, как я рассказал об этом тесте Нейту, я решил позвонить ему, чтобы узнать, как обстоят дела. Около шести вечера я набрал его рабочий номер. Похоже, у Нейта все хорошо, потому что я ему не дозвонился. Очевидно, он уже ушел домой.
Глава 6
Научитесь говорить «нет»[11]
Если входящие сообщения вашей электронной почты похожи на мои – сплошные заявки да приглашения, обещающие новые перспективные проекты, большую клиентскую базу и новые поручения, – вам, несомненно, приятны исходящие от них возбуждение и волнение. Однако помните: грань здесь очень тонка. Вам придется быть избирательным во всем, за что вы беретесь. Приготовьтесь избавиться от накопившихся дел, чтобы высвободить время для новых. Вы должны научиться говорить «нет». Быстро, вежливо и конструктивно.
Спешу сообщить вам хорошую новость: то же самое, что вынуждает вас соглашаться выполнять разные поручения и перегружает рабочий день, поможет вам сказать «нет». И вот как это делается.
Определите цели
Прежде чем отказаться от чего-либо, подумайте, за что вы могли бы взяться. На таких сайтах, как 43Things.com и SuperViva.com[13], вы сможете составить список дел, которые вам хотелось бы завершить, и навыков, которые хотелось бы приобрести. Четко сформулировав свои цели, вы поймете, что для вас по-настоящему важно, а что не стоит внимания. Кроме того, вы заручитесь общественной поддержкой в деле их достижения.
Расставьте приоритеты в поручениях
С помощью простейшей программы Excel определите, справитесь ли вы с тем, за что уже взялись, прежде чем соглашаться на большее. Пометьте каждый проект, над которым работаете или только собираетесь, а затем внесите их в колонку А – по одной строке на каждое задание. Расставьте проекты по степени важности в колонке В, оценивая каждый по шкале от 1 до 5. В колонке С перечислите имена всех, кто вам поможет или возьмет на себя решение той или иной задачи. Таким образом вы распределите проекты исходя из их срочности.
Первоочередные задания, выполнение которых, с вашей точки зрения, можно перепоручить, передайте лично или по электронной почте тем, кто будет ими заниматься. Пересмотрите с руководителем список наиболее важных задач, справиться с которыми можете только вы. Соответствуют ли они его и вашим целям? Если нет, снова пересмотрите список, чтобы выяснить, нужно ли вам менять приоритеты, делегировать значительную часть проектов либо же стоит отсрочить их на более позднее время.
Отказать – это просто
Ваш почтовый ящик переполнен сообщениями, на которые вы не удосужились ответить? Даже не сомневайтесь: на подобные письма следует отвечать отказом. Хотя я сама иногда долго не могу на это решиться. Чтобы облегчить задачу, я создала в почтовой программе «дежурные» тексты, содержащие вежливый отказ со ссылкой на различные обстоятельства: «Я бы с удовольствием встретилась с Вами, но мой график на этот месяц полностью расписан», или «Спасибо, что не забываете о нас, но, к сожалению, сейчас мы работаем только с постоянными клиентами», или «Предложение поучаствовать в Вашем проекте звучит заманчиво, однако мой график работы на общественных началах расписан уже на весь квартал». Такой простой прием позволит безболезненно отказаться от неинтересных предложений.
«Нет» как ответ по умолчанию
Отказывайтесь от всех приглашений и предложений, которые не соответствуют определенному набору требований. Например, меня интересуют конференции, посвященные коммерческому (привлечению новых клиентов) и личностному развитию (духовному и личностному росту), а также профессиональной подготовке (повышению квалификации), поэтому я посещаю лишь те мероприятия, которые представляют для меня интерес по крайней мере по двум из перечисленных критериев. Изложите свои требования на стикере и приклейте на монитор либо создайте соответствующую запись на цифровых носителях.
Ни один из упомянутых методов не избавит вас от волнения и боязни упустить потрясающую возможность. Но поскольку сказать «нет» сложно, мы нуждаемся в инструментах и системах, упрощающих эту задачу. Чем чаще мы говорим «нет», тем легче нам сконцентрироваться на наиболее важной работе.
Часть ІІІ
Организуйте свое время
Глава 7
План действий на случай большой загруженности[14]
Всем нам знакома ситуация, когда дел накопилось столько, что справиться с ними невозможно. И уж тем более нереально все успеть сделать вовремя. В настоящий момент мой список дел просто чрезмерный.
Два дня я
А ведь все должно происходить совсем наоборот: если дел много, производительность должна повышаться, чтобы можно было все успеть. Иногда бывает и так, но зачастую внимание распыляется на множество задач, ты не знаешь, с чего начать, и в результате так и не начинаешь.
В следующий раз, столкнувшись с подобной проблемой, попробуйте такой подход.
1.
2.
3.
4.
«Тридцать лет назад, – пишет Энн Ламотт в своей книге Bird by Bird («Птица за птицей»), – мой старший брат, которому тогда было десять лет, пытался написать реферат о птицах. Хотя на подготовку отводилось три месяца, он так ничего и не сделал.
Сдавать работу нужно было на следующий день. Мы всей семьей находились в нашем загородном доме в Болинасе. Брат сидел за кухонным столом, заваленным кипами бумаг, карандашами и горами книг о птицах. Он был буквально парализован огромным объемом предстоящей работы и, казалось, вот-вот разрыдается. К нему подсел отец и, положив руку на плечо, сказал: «Птица за птицей, сынок. Просто делай так: птица за птицей».
И больше ничего.
Работать в четко ограниченных временн
Я заметил, что хотя и заставляю себя усердно работать минимум 35 минут,
Возможно, такой метод действует просто потому, что он в диковинку и, как и все новое, например новая диета, обеспечивает меня определенной мотивацией. Я не прекращу его использовать до тех пор, пока в нем не пропадет необходимость или пока он не перестанет работать.
Нахожусь ли я по-прежнему в состоянии стресса? Конечно. Но перегружен ли я? Гораздо меньше. Потому что я вычеркиваю пункты в своем списке дел и продвигаюсь вперед в достижении не только простых, но и сложных целей. Птица за птицей.
Глава 8
Немедленно перестаньте откладывать дела на потом[15]
От прокрастинации никто не застрахован. Однажды у Эрнеста Хемингуэя спросили, как написать роман. Он ответил: «Для начала нужно разморозить холодильник». Тем не менее отсрочка отрицательно сказывается на продуктивности и психике. Вот пять правил, которым нужно следовать, когда у вас возникнет желание отложить дела на потом.
1. Выясните, что вас задерживает
Если вы пренебрегаете делами или откладываете их, спросите себя, почему вы так поступаете. Психиатр Нед Халлоуэлл называет два типа задач, решение которых мы обычно пытаемся отсрочить.
1. Не любим это делать – самый распространенный вариант. По словам Халлоуэлла, «никто не откладывает на потом любимый десерт».
2. Не знаем, как это делать. Вероятнее всего, вы будете избегать работы, для которой у вас недостаточно необходимых навыков и к которой вы не знаете, как подступиться.
Выяснив, почему оставляете те или иные дела на потом, вы сможете разорвать порочный круг и предотвратить непродуктивное поведение в будущем.
2. Установите сроки
Самый простой выход – составить план действий с четко установленными сроками для каждого задания. «Получив новый проект, поделите его выполнение на несколько этапов», – советует соавтор The Progress Principle («Принцип прогресса») Тереза Амабайл. Затем определите крайние сроки для каждой задачи. «Распишите все задания по дням в своем календаре. Так вы получите возможность небольшими шагами уверенно продвигаться вперед. Делая понемногу каждый день, вы не спеша закончите работу в срок», – говорит Амабайл. Такие «маленькие победы» упростят задачу и подарят ощущение успеха. Достигать небольших целей гораздо проще, чем пытаться выполнить целый проект одним махом.
Используйте всевозможные визуальные подсказки: установите напоминание в календаре, составьте список текущих дел либо приклейте стикер на экран монитора.
3. Повысьте вознаграждение
Мы часто впустую тратим время, поскольку не видим в ближайшем будущем возможности получить награду за работу. Чтобы задание приобрело важность, сделайте упор на краткосрочные вознаграждения. Если вы постоянно затягиваете с подачей налогов, постарайтесь сосредоточиться на получении возмещения к определенной дате. Если для наград нет оснований, создайте их сами. Побалуйте себя перерывом на чашечку кофе или короткой беседой с коллегой по окончании выполнения задания. Применяя этот метод на практике, вы сделаете свою работу намного интереснее. Например, беритесь за реализацию сложного проекта вдвоем с коллегой.
4. Привлекайте окружающих
Одно из правил Халлоуэлла гласит: «Не переживайте в одиночку». Если вы не знаете, как что-то сделать, обратитесь за помощью к окружающим. Воспользуйтесь советом надежного коллеги или друга. Попросив кого-то оценить вашу работу, вы создаете отличную мотивацию для того, чтобы незамедлительно к ней приступить, поскольку знаете, что от вас уже ждут результатов.
5. Выработайте привычку
«Люди часто признаются, что постоянно все откладывают на потом, как будто это какой-то неконтролируемый процесс, – рассказывает Халлоуэлл. – Вам под силу справиться с этой проблемой, и вы будете очень горды собой, когда наконец избавитесь от этой черты». Своевременное выполнение работы приносит плоды незамедлительно и вполне может перерасти в привычку. Амабайл предлагает отслеживать свои успехи: «Тратьте всего по пять минут в день, чтобы отметить достигнутые успехи и неудачи, с которыми вы столкнулись. Подумайте, что можно сделать завтра для своего дальнейшего развития». Тереза рекомендует вести рабочий дневник (см. главу 20 «Ведите дневник по 10 минут в день, чтобы не выбиться из графика»). Понаблюдайте за собой, поговорите о себе с другими, как это делают те, кто доводит дела до конца. «Самым мощным толчком для поддержания положительного внутреннего отношения к работе станет достижение успеха в выполнении важной задачи», – считает Амабайл.
Глава 9
Не откладывайте долгосрочные проекты на последнюю минуту
Я хочу написать сценарий. Вообще-то я подумывал об этом еще в прошлом году. Но текущая работа всегда отнимала больше времени, чем планировалось, и я раз за разом исключал пункт «Написание сценария» из списка дел.
В борьбе за пошаговое выполнение долгосрочных проектов и целей я не одинок. Но как же все-таки начать, когда впереди еще уйма времени?
Возможно, вы не ограничены сроком завершения проекта, как я со своим сценарием. А может, наоборот, установлена конкретная дата окончания через несколько месяцев, как, например, при подготовке речи, составлении бизнес-плана, разработке программы обучения. Вы, вероятно, склонны к прокрастинации при реализации долгосрочных проектов. Планы приступить к работе в следующем месяце сменяются обещанием начать на следующей неделе, а потом с завтрашнего дня. Так продолжается до тех пор, пока долгосрочный проект вдруг не становится краткосрочным и не превращается в ваш ночной кошмар.
С блеском завершить крупный и важный проект – не то же самое, что просто выполнить его. Часто мы не знаем, с чего начать, но даже если и приступаем к работе, нам редко хватает знаний и навыков довести все до конца. Кроме того, всегда находятся более срочные дела, поэтому долгосрочные мы откладываем. (См. главу 8 «Немедленно перестаньте откладывать дела на потом»).
Все мы знакомы с общим принципом эффективной работы: разделить задание на небольшие этапы, сосредоточиться на поочередном выполнении каждого из них, установить для них конечные сроки. Безусловно, это хороший совет, но, исходя из моего личного опыта, его недостаточно.
Мы откладываем крупные, долгосрочные проекты, потому что они очень важны. Настолько важны, что мы боимся над ними работать. Я еще никогда не писал сценарий, поэтому не знаю, каким он должен быть. Я не знаю, как структурировать повествование. Я даже не знаю, о чем именно хочу рассказать. Боюсь, у меня ничего не получится. Боюсь потратить на сценарий слишком много времени, тогда как другие, более срочные дела останутся невыполненными, а сценарий в любом случае выйдет никудышный. Словом, меня очень беспокоит эта работа.
В данную категорию можно включить практически все крупные проекты, в том числе сравнительный анализ, подготовить который вас просил начальник. Большой проект – это зеркало. Даже если вам кажется, что вы совершенно не переживаете из-за его выполнения, крупный проект отражает все ваши старания, характер, интеллект. Под ним стоит ваша подпись. И его провал означает не просто просчет в работе, а вашу личную проблему. Что же делать?
Осознайте свой страх
Как только вам поручили подготовить очередную речь или разработать программу обучения, успокойтесь и почувствуйте подступающий страх – страх перед чем-то важным и неизвестным. Не исключено, что вас пугает мысль выступить с речью перед аудиторией или вы опасаетесь обнаружить в ходе разработки программы свою некомпетентность. А возможно, просто боитесь подвести других.
Поделитесь опасениями
Кто-то может посчитать вас закомплексованным неудачником, но только не я. Если вы расскажете о том, что боитесь предстоящей работы, собеседник, вероятнее всего, тоже поделится с вами своими страхами. Я пришел к выводу, что люди добры, участливы и неравнодушны.
Соберите все необходимые инструменты
Осознание страхов имеет еще одну положительную сторону: оно
Не завышайте требований
Вы напуганы еще и потому, что ждете от себя слишком многого, но боитесь не справиться. Осознав свой страх, вы понимаете, что, вероятно, не сможете по каким-то причинам оправдать возложенные на вас надежды, и, соответственно, сразу же снижаете планку. Вы уже не рассчитываете выполнить работу идеально. Это и есть ключ к началу работы.
Считайте долгосрочный проект первоочередной задачей
Даже если вы не хотели браться за долгосрочный проект, полностью посвятите себя ему. Включите его в число своих пяти приоритетных задач, чтобы определить, что не является для вас первоочередным. Если перед вами стоит множество важных задач, вы никогда не доберетесь до долгосрочных. Вычеркивайте пункты из списка приоритетов до тех пор, пока не останется только пять.
Мой список состоит из шести блоков. Каждый блок посвящен одной из приоритетных задач, а шестой, под названием «Другие 5 процентов», – всем остальным делам (см. табл. 9.1) Этот последний блок не должен отнимать более 5 процентов вашего времени. В один из пяти блоков я всегда вношу долгосрочный проект: это мой сценарий на текущий год. Наличие в списке шагов по осуществлению долгосрочного проекта постепенно продвигает меня к большой цели.
–
Таблица 9.1
Пример списка текущих дел из книги «18 минут»
Дата:_______________
Поделите работу на небольшие этапы и установите для каждого срок выполнения
Итак, вы наконец готовы принять стандартный совет: поделите работу на небольшие этапы и убедитесь в наличии всего необходимого, чтобы приступить к выполнению первого. Установите промежуточные сроки. Если вам нужна помощь, сообщите об этом сразу же, как только начнете работать. И последнее, решите, с чего и когда приниматься за выполнение первого этапа. Запишите эту информацию в своем календаре.
Если, принимаясь за проект, вы чувствуете внутреннее сопротивление и страх, попробуйте начать сначала. Теперь вы уже знаете, чем вызваны подобные ощущения. Последуйте моим советам, и вам будет проще выполнять свою работу.
Глава 10
Не делайте несколько дел одновременно[17]
Во время конференц-связи с исполнительным комитетом совета директоров одной некоммерческой организации я решил отправить электронное письмо клиенту. Знаю: делать одновременно несколько дел опасно. Но я же не печатал текст, управляя автомобилем! А сидел в полной безопасности за своим рабочим столом. Что могло пойти не так?
Я отправил клиенту сообщение. Потом вспомнил, что не прикрепил к нему нужный файл, и отослал второе письмо. За ним последовало еще одно, где я объяснял, почему вложение содержало не ту информацию, которую он просил. Когда я наконец переключил внимание на конференц-связь, то обнаружил, что прослушал вопрос, заданный мне главой совета.
Клянусь, я не испытывал в тот момент сонливости и не курил – ничего подобного. Однако мое состояние было таким, словно я делал и то и другое. Исследования показывают, что у людей, которые постоянно отвлекаются на входящие сообщения или телефонные звонки, уровень IQ снижается на 10 пунктов. Вдвое больше, чем если курить марихуану. При этом человек чувствует себя так, будто он не выспался.
Одновременное выполнение сразу нескольких заданий может сыграть с нами злую шутку. Нам кажется, что так мы успеем больше. На самом деле в эти моменты наша продуктивность снижается более чем на 40 процентов. В итоге мы не делаем одновременно несколько дел, а переключаемся между ними, мешая самим себе и теряя время.
Возможно, вы считаете, что вас это не касается. Вы так давно применяете подобную практику, что уже освоили ее. Однако исследования показывают, что именно сторонники режима многозадачности хуже справляются с выполнением нескольких дел сразу, чем те, кто прибегает к нему лишь изредка. В отличие от многих других случаев чем больше вы распыляетесь, тем хуже работаете. Опыт в данном случае играет против вас.
Итак, я решил провести эксперимент: в течение недели не работать одновременно над несколькими задачами, чтобы в итоге посмотреть, что из этого получится. Какие методики сработают? Смогу ли я удерживать внимание на чем-то одном длительный период времени?
По большому счету, я справился. Если я говорил по телефону, то ничего другого при этом не делал. В ходе встреч я полностью сосредотачивался на презентациях и обсуждениях. Работая за столом, не отвлекался ни на что постороннее (входящее письмо, стук в дверь), пока не завершал начатого дела. И вот что я обнаружил.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Но как удержаться от соблазна делать множество дел одновременно?
Устраните раздражители
Зачастую я пишу около шести часов утра, потому что в это время ничто меня не отвлекает. Я отключаю беспроводное интернет-соединение и телефон. В машине кладу телефон в бардачок. Слишком радикально? Возможно. Но большинству из нас не стоит безоговорочно доверять самим себе.
Расставьте приоритеты
Поделиться книгой: