Помоги проекту - поделись книгой:
В журнале хранятся бухгалтерские записи. Они несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.
Журнал проводок хранит записи в «сыром» виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.
Для перехода к документу, благодаря которому запись попала в журнал, достаточно сделать двойной щелчок по нужной записи.
Обратите внимание на три поля в верхней части окна Журнала проводок . Это – поля Счет, Организация, Документ . Подобные поля встречаются и в других списках объектов. Такие поля позволяют быстро фильтровать список, отображать в нём только то, что относится к выбранным критериям отбора. Так, в демонстрационной базе показано ведение учета по нескольким организациям. Одна из них, Конфетпром , указана как основная в справочнике Организации , поэтому при вызове Журнала проводок мы, во-первых, видим в поле Организация название этой организации, во-вторых, видим в рабочей области журнала только проводки, относящиеся к данной организации. Если нам нужны проводки по всем организациям – мы можем просто очистить поле Организация , нажав на кнопку с крестиком в его правой части. Если нужны данные по какой-нибудь другой организации – можем нажать на кнопку с тремя точками и выбрать из появившегося списка нужную организацию. То же самое применимо и к другим подобным полям.
Для того, чтобы осуществить поиск среди выводимых данных по каким-либо известным нам данным, мы можем нажать на кнопку Найти , которая расположена в панели инструментов окна. Поиск – весьма полезная возможность. Даже в отфильтрованном списке может содержаться столько записей, что самостоятельный просмотр их всех в поисках нужной может потребовать слишком много времени.
По нажатию на эту кнопку открывается окно поиска данных, в котором сначала нужно указать область поиска, заполнив поле Где искать . Здесь, в итоге, должно содержаться название поля табличной части списка, по которому мы собираемся осуществлять поиск. Если вы точно знаете наименование нужного поля, вы можете начать вводить это наименование с клавиатуры, ниже поля будут отображаться подсказки. Таким образом, введя несколько первых букв нужного поля, можно выбрать подходящую подсказку для ускорения ввода. Здесь, кроме того, можно воспользоваться уже известной вам кнопкой с тремя точками.
Мы хотим, пользуясь средством поиска, найти документ (или документы), с суммой операции 18000 рублей. Поэтому в поле Где искать мы введем Сумма , рис. 2.18.
В поле Что искать – искомую сумму. Для упрощения заполнения полей, предусматривающих ввод чисел, можно воспользоваться кнопкой с изображением калькулятора, которая находится в правой части таких полей. Нажатие на неё вызывает окно калькулятора. Его можно использовать для быстрого проведения простых расчётов как любой программный калькулятор, либо просто ввести нужные цифры, не используя клавиатуру. После того как то, что нужно ввести в цифровое поле, окажется в поле калькулятора, можно нажать кнопку ОК в его окне (рис. 2.19.) и число будет перенесено в поле, для которого был вызван калькулятор. При этом, если число не целое, оно будет округлено до точности, применяемом в соответствующем поле (в нашем случае – до 2-х цифр после запятой).
Для закрытия калькулятора без ввода данных достаточно щёлкнуть мышью за его пределами. После заполнения полей мы можем нажать на кнопку Найти в окне поиска – если в списке присутствуют записи, которые нам нужны, они будут показаны в нём. Остальные записи будут скрыты, рис. 2.20.
Как оказалось, в системе зарегистрированы четыре проводки с такой суммой. Для того, чтобы отменить фильтрацию списка с учетом условий поиска можно нажать на кнопку Отменить поиск в списке в панели инструментов окна.
Рассмотрим еще некоторые полезные возможности работы с Журналом проводок . Так, левее кнопки Найти есть кнопка Установить интервал дат для просмотра . Она позволяет задать период, за который нужно выводить данные в списке. Кнопка Переключить активность проводок позволяет включать и отключать активность проводок. О том, что проводка неактивна, можно судить по пиктограмме «ДтКт» в начале строки проводки, которая выполнена цветом, который бледнее, чем обычно. Неактивные проводки не попадают в отчёты.
Обратите внимание на меню Все действия , рис. 2.21.
Здесь вы можете видеть как уже знакомые вам команды с панели инструментов окна, так и некоторые новые. Команда Настроить список позволяет настраивать параметры отображения списка. Фактически, выше мы пользовались упрощёнными (но наиболее часто используемыми) средствами для настройки отбора списка. Здесь (рис. 2.22.), на закладке Отбор , можно создавать сложные условия отбора (перенося поля из списка Доступные в список Представление и настраивая порядок применения условий отбора), сортировку, группировку и оформление списка.
Иногда возникает необходимость вывести на печать данные некоторого списка. Например, получить распечатку проводок, отобранных по каким-либо критериям в Журнале проводок . Для этого можно воспользоваться командой Вывести список меню Все действия . При выполнении этой команды выводится окно, рис. 2.23., в котором, в поле Выводить в можно выбрать либо Табличный документ , либо Текстовый документ .
В списке Выводить колонки нужно выбрать состав колонок для вывода в документ.
Мы хотим вывести данные в табличный документ, нас интересуют поля Дата, №, Документ, Организация, Счет Дт, Счет Кт и Сумма . Для быстрого снятия или быстрой установки флажков напротив всех названий колонок можно воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными выше поля с их списком. После того, как настройки выполнены, мы можем нажать на кнопку ОК и получить сформированный табличный документ, содержащий нужные данные, рис. 2.24.
После того, как табличный документ сформирован, мы можем настроить ширину его колонок, выполнить его предварительный просмотр и вывод на печать (с помощью соответствующих кнопок в заголовке окна программы). Можем, выполнив команду главного меню Файл > Сохранить как , сохранить этот документ в виде внешнего файла, выбрав нужный формат сохранения файла. Например, это может быть формат .xls – если мы планируем отредактировать данный документ в Microsoft Excel.
Говоря о журнале проводок, мы выяснили, что при формировании записей по нему используется План счетов , что данные, которые хранит регистр, используются для построения бухгалтерских отчетов. А как данные попадают в регистр бухгалтерии? Это делается с помощью документов.
Документы
Для регистрации бухгалтерских операций в 1С: Бухгалтерии используются документы. Документы (рис. 2.25.) позволяют автоматизировать этот процесс и организовать правильное заполнение параметров бухгалтерский записей, которые находят отражение в журнале проводок.
Помимо регистра бухгалтерии в 1С: Бухгалтерии 3.0. используются и другие регистры, в частности, это регистры накопления и регистры сведений. Документы часто выполняют движения не только в регистре бухгалтерии, но и в этих регистрах. Например, принимая к учету объект основных средств, мы отражаем в регистре бухгалтерии факт принятия ОС к учету, в регистрах сведений – данные о порядке амортизации объекта ОС, в регистрах накопления – некоторые другие данные. К счастью, бухгалтеру, в подавляющем большинстве случаев, не нужно самостоятельно формировать движения по регистрам – достаточно правильно заполнить соответствующий документ, внести в него необходимые данные, а все остальное будет сделано автоматически.
Регистры накопления хранят сведения, обычно – некоторые итоги, например, данные об исчисленных налогах, данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками. Регистр накопления позволяет максимально быстро получить, например, данные о том, сколько наша организация должна определенному контрагенту по определенному договору.
Регистры сведений напоминают таблицы, в которых хранятся различные данные вспомогательного характера. Например, такой регистр может хранить сведения об амортизации объектов основных средств, в регистре сведений хранятся курсы валют и т.д.
Документы в 1С: Бухгалтерии могут существовать в различных состояниях. А именно – документ может быть записан и проведен и просто записан , без проведения. Записанный (сохраненный) документ отличается от проведенного документа тем, что записанный документ хранится в системе, но не производит никакого воздействия на состояние регистров (это справедливо для большинства документов, за исключением документа ручного формирования операций). Данные такого документа не отразятся в отчетах. Записанный документ, в том случае, если его свойства предусматривают проведение, может быть проведен. При проведении документ делает записи в регистрах, в итоге, воздействует на состояние учета. Для того чтобы проведенный документ не воздействовал на учет, его проведение можно отменить.
При вводе данных в документ пользователь заполняет его реквизиты, представляющие собой отдельные свойства ( Дата, Организация и т.д.) и, при наличии таковых, табличные части, которые хранят списки значений (список сотрудников с указанием вида начисления по заработной плате и суммы начисления, список материалов и т.д.). Если при заполнении документа оказалось, что в нем нет какого-либо реквизита, который вам нужен, убедитесь в том, что в поле документа Вид операции установлен нужный вид операции. Если вид операции соответствует желаемому, тщательно проверьте все закладки документа, если закладки скрыты, выясните, как отобразить их, возможно, вам нужно будет настроить состав отображаемых полей в табличных полях, состав отображаемых реквизитов. Настроить экранную форму (окно) документа можно, выполнив в его окне команду Все действия > Изменить форму . Вот как выглядит окно настройки для формы документа Поступление товаров и услуг , рис. 2.26.
Обратите внимание на то, что в левой части окна настроек находится перечень элементов формы документа, напротив элементов, которые отображаются на экране, установлены флажки. В форме есть несколько закладок ( Оборудование, Товары, Услуги и другие) с табличными частями, они представлены в окне настройки в виде групп. Если напротив элемента в окне настроек находится значок «+», это значит, что элемент (например, табличная часть) содержит другие элементы.
Если настройки и поиски ни к чему не приводят, то, вполне возможно, что вам нужна доработка системы, в частности, добавление в документ недостающего реквизита и внесение изменений в другие объекты (например, в процедуру проведения документа, в регистры), которые обеспечили бы использование данного нового реквизита.
Для ввода подавляющего большинства операций используются существующие в системе специализированные документы. Они ускоряют работу, при их проведении автоматически формируются бухгалтерские проводки в регистре бухгалтерии, записи в других регистрах. Однако, есть операции (например, ввод сведений о регистрации уставного капитала), для которых отдельных документов не предусмотрено. В таких случаях нужно пользоваться специальным документом, который называется Операция (бухгалтерский и налоговый учет) . С помощью этого документа можно ввести любую проводку, внеся, таким образом, изменения в регистр бухгалтерии. Кроме того, он же позволяет вносить ручные записи в другие регистры системы. При использовании данного документа вся полнота ответственности за правильность формирования записей регистра возлагается на бухгалтера. Пользоваться этим документом для ввода бухгалтерских операций следует лишь в том случае, если вы абсолютно точно уверены в том, что другого способа выполнить данные операции не существует. То же самое касается корректировки записей прочих регистров. Этот документ, кроме того, можно использовать для ввода сторно-проводок.
Документы, относящиеся к одному разделу учета часто логически объединяют с помощью объекта Журнал документов. Журнал документов может содержать различные документы и выводить их в едином списке.Общие приемы работы с документами
Новые документы создаются различными способами. В частности, следующими:
• Создание документа пользователем из списка соответствующих документов или из журнала документов.
• Создание документа пользователем с помощью окна Корреспонденции счетов .
• Создание документа пользователем на основании другого документа.
• Автоматическое создание документа в ходе работы каких-либо служебных механизмов (таких, как Помощник ввода начальных остатков ).
Так, если нам нужен новый приходный кассовый ордер, мы можем перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации ссылку Приходные кассовые ордера . Щелчок по этой ссылке откроет список документов нужного типа, рис. 2.27.
Учитывая то, что выше мы уже рассматривали устройство некоторых форм, многое в данном окне будет вам знакомо. В окне списка документов мы можем нажать на кнопку Создать – будет создан новый документ, рис. 2.28.
При создании новых документов первым задают значение параметра Вид операции . С помощью одного и того же документа можно вводить различные виды схожих операций. Например, в случае с приходным кассовым ордером это – Оплата от покупателя, Розничная выручка, Возврат от подотчетного лица и другие. При выборе вида операции производится настройка формы документа для упрощения отражения операции конкретного вида. Например, по умолчанию приходный кассовый ордер создаётся с видом операции Оплата от покупателя , вы можете видеть такой документ на рис. 2.28. На рис. 2.29. показана форма того же самого документа после выбора вида операции Возврат от подотчетного лица .
Как видите, состав реквизитов формы серьезно изменился – для того, чтобы мы могли ввести все необходимые данные для оформления операции возврата денежных средств от подотчетного лица.
После того, как документ заполнен, мы можем нажать на кнопку Провести и закрыть на панели инструментов документа. Тогда он будет сохранён, проведен и закрыт. То есть – окажет влияние на состояние учета, данные, которые мы ввели в систему с его помощью, попадут в отчёты. Если мы не хотим проводить документ, но нам нужно сохранить его, можно воспользоваться кнопкой Записать объект . Для того, чтобы сохранить и провести, но не закрывать окно редактирования документа, служит кнопка Провести . Проведение документа можно отменить – для этого служит команда меню Все действия > Отмена проведения. Обратите внимание, отмена проведения – это не то же самое, что сторнирование. Выполняя сторнировочную проводку, мы сохраняем в учете сведения о неправильной проводке, уничтожая лишь результат неверной операции. Отменяя проведение, мы полностью устраняем воздействие документа на учёт.
Узнать, как именно проведение документа подействовало на учет, то есть – какие именно записи он сделал в регистрах, мы можем, воспользовавшись кнопкой Движения документа . Такую же кнопку можно использовать и в списке документов.
Для того чтобы сформировать печатную форму документа, можно воспользоваться кнопкой со значком принтера на его панели инструментов. В нашем случае эта кнопка называется Приходный кассовый ордер (КО-1) . Обратите внимание на то, что печатные формы документов создаются автоматически, на основе данных, содержащихся в документе, но в печатные формы можно вносить изменения вручную и после их создания. На рис. 2.30. показана печатная форма приходного кассового ордера, которым отражено поступление денежных средств с банковского счёта организации в кассу.
Для того чтобы вручную отредактировать данные печатной формы, можно нажать на кнопку Редактирование. Подобное вполне нормально, если приходится пользоваться ручным редактированием лишь эпизодически. Если же к ручным правкам приходится прибегать слишком часто – это указывает на то, что что-то в системе настроено неверно. В таком случае рациональнее будет изменить настройку, которая влияет на формирование печатной формы (скажем, если изменилось название организации – нужно поменять его в справочнике Организации и т.д.). Печатную форму документа можно либо отправить на печать нажатием соответствующей кнопки, либо сохранить в виде внешнего файла, воспользовавшись кнопкой Сохранить и указав параметры сохранения. Те же действия можно выполнить и с помощью команд в заголовке окна программы и команд главного меню.
Корреспонденции счетов
Ссылка для вызова окна регистра сведений Корреспонденции счетов не случайно располагается в верхней части Панели навигации раздела Рабочий стол . Это полезнейшее средство, рис. 2.31., которое позволяет узнать, с помощью какого документа можно ввести в систему сведения о той или иной хозяйственной операции.
В верхней части окна находятся несколько полей, с помощью которых можно организовывать отбор сведений о хозяйственных операциях по дебету и кредиту счёта, по содержанию операции или по конкретному документу.
В табличной части окна можно найти подробные сведения о каждой операции. В частности, помимо описания корреспонденции счетов и содержания операции здесь есть данные о документе, виде операции документа и его закладке, а так же – сведения о том, где найти справочную информацию по данной операции в системе ИТС – либо на диске, либо в интернет-версии ИТС.
Например, нам нужно ввести в систему сведения о формировании уставного капитала организации. Если поискать в разделах интерфейса программы специальный документ, который можно было бы использовать для этой цели, его мы найти не сможем. Если же открыть окно Корреспонденции счетов , и, зная о том, что формирование уставного капитала отражается бухгалтерской записью по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал», ввести в поле Счет Кт код счёта «80» (можно, кроме того, ввести в поле Счет Дт код «75»), мы увидим список операций, первая из которых – это именно та операция, которая нам нужна, рис. 2.32.
Можно видеть, что операция эта формируется с помощью универсального документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .
После того, как нужная операция найдена, для создания нового документа достаточно выполнить двойной щелчок по строке операции, или, выделив строку щелчком, нажать на кнопку Ввести операцию.
Рассмотрим еще несколько важных типов объектов 1С: Бухгалтерии : справочники, отчеты и обработки.Справочники
Справочники – это вспомогательные объекты, они напоминают картотеки, в которых хранятся «карточки» объектов различных видов. Типичный пример справочника – Номенклатура – он хранит сведения о товарах, материалах, услугах. Справочники обычно имеют названия, которые ясно дают понять, для чего они предназначены – это Организации, Контрагенты, Валюты, Банки, Статьи затрат, Физические лица, Сотрудники и многие другие справочники.
На рис. 2.33. вы можете видеть форму списка справочника Номенклатура . Найти этот справочник можно по адресу Номенклатура и склад > Справочники и настройки > Номенклатура .
Обратите внимание на то, что Номенклатура – это справочник, который может содержать очень большое количество записей, причем, записи справочника (то есть, сведения о конкретной номенклатурной позиции) можно организовывать в группы. Группы нужны для удобства работы. Внешнее представление списка справочника можно настраивать. В нашем случае использован вариант его отображения в виде дерева, для этого мы воспользовались командой Все действия > Режим просмотра > Дерево . Кроме того, доступны режимы Иерархический список и Список .
На рис. 2.34. вы можете видеть форму элемента справочника. Для её вызова достаточно выполнить двойной щелчок по нужному элементу справочника в списке.
Обычный сценарий использования справочников заключается в заполнении с их помощью соответствующих полей документа. Например, если в документе есть поле Контрагент , для заполнения этого поля, вероятнее всего, будет открыто окно выбора элемента справочника Контрагенты . При таком подходе мы можем один раз ввести данные о контрагенте и всякий раз, когда мы вводим в систему документ, имеющий отношение к данному контрагенту, выбирать соответствующий элемент справочника. Это не только экономит время при вводе данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе, и гарантирует, что при необходимости мы сможем построить отчёты, которые позволяют, например, проанализировать состояние взаиморасчётов с данным контрагентом или получить другую информацию о нём.
Заполняя справочники, следует внимательно следить за тем, чтобы в них не было разных записей об одном и том же объекте. Такое нередко бывает в организациях, где учет ведут несколько бухгалтеров. Например, организация использует, в качестве сырья, какао-порошок. Назвать элемент справочника (заполнив при его создании реквизит Краткое наименование – это наименование видно в списке) можно по-разному. Это может быть «Какао порошок», и «Какао-порошок», и «Какао», возможны и другие варианты. Двум разным элементам справочника, кроме того, можно дать одинаковые наименования. Система различает элементы не по наименованию, а по коду. Если в информационной базе присутствует несколько разных записей справочника, которые указывают на одну и ту же номенклатурную позицию, если при этом разные бухгалтеры (или один и тот же бухгалтер) используют разные записи, в базе возникает путаница. Такой ситуации следует избегать.
Для того, чтобы создать новый элемент справочника, можно либо воспользоваться кнопкой Создать в форме списка справочника, либо, если новый элемент справочника очень похож на один из существующих элементов, выделить существующий элемент и выполнить команду Все действия > Скопировать , или выполнить такую же команду контекстного меню элемента, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.
На рис. 2.35. показан скопированный элемент справочника «Какао порошок».
Обратите внимание на то, что реквизит Код не заполнен. Код будет назначен автоматически при записи справочника (кнопка Записать и закрыть или Записать объект ). Если мы сейчас, ничего не меняя, нажмём на кнопку Записать и закрыть , будет создан новый элемент справочника, который отличается от существующего лишь кодом, рис. 2.36.
Наличие подобных элементов и приводит к ошибочному использованию разных элементов в разных документах. Ненужные элементы справочников (это относится и к другим объектам), можно удалять. Процедура удаления выполняется в несколько этапов. Это нужно для того, чтобы удаление объектов не привело к образованию так называемых «пустых ссылок» в других объектах. Если мы использовали некий элемент справочника при заполнении какого-то документа, это означает, что в документе имеется ссылка на данный элемент справочника. Она используется, например, при построении отчётов, где нужно сгруппировать данные по некоторому элементу справочника. Удаление элемента справочника без учета того, что на него имеются ссылки в других объектах, приведет к неправильной работе системы.
Для того чтобы удалить ненужный элемент справочника, нужно выделить его в списке и выполнить для него команду Пометить на удаление / Снять пометку (из контекстного меню элемента или из меню Все действия ). Если элемент был помечен на удаление ошибочно, той же командой можно снять пометку на удаление. Сейчас мы пометили на удаление (рис. 2.37.) элемент справочника «Какао порошок», который уже присутствовал в базе. Он использовался при заполнении документов, это позволит нам увидеть, как система реагирует на такую ситуацию.
Теперь нам нужно выполнить процедуру удаления помеченных объектов. Для этого перейдем в раздел Администрирование , в Панели действий нажмём на кнопку с треугольником в группе команд Сервис и выберем команду Удаление помеченных объектов , рис. 2.38.
Обратите внимание на то, что сейчас мы работаем с базой, используя учетную запись администратора. Если вы работаете в базе, используя учетную запись бухгалтера (права которой администратор системы соответствующим образом настроил), вполне вероятно, что вам эта команда будет недоступна.
После выполнения команды вы увидите окно, рис. 2.39., где нужно выбрать режим удаления. Мы хотим удалить все помеченные объекты, которые можно удалить, поэтому используем вариант Автоматическое удаление всех отмеченных объектов и нажмем на кнопку Удалить .
Некоторое время, зависящее от размеров базы и быстродействия вашего компьютера, займёт операция поиска и удаления помеченных объектов, после чего мы увидим сообщение, рис. 2.40., говорящее о том, что объекты не удалены для сохранения целостности информационной базы. Если бы на удаление было помечено несколько объектов и некоторые из них можно было бы удалить, система сделала бы это, и так же сообщила бы о том, что некоторые объекты не удалены.
Нажмём в этом окне на кнопку ОК – будет открыт список объектов, которые не удалось удалить, рис. 2.41. В нашем случае это всего один элемент справочника, похожим образом выглядит работа с несколькими объектами. В списке можно просмотреть состав объектов, которые мешают удалению ненужного элемента, двойным щелчком по объекту можно перейти к форме его редактирования и выбрать там нужный элемент справочника вместо того, который мы хотим удалить.
Для удобства проведения этой операции можно заранее изменить краткое наименование удаляемого объекта (в форме редактирования его свойств, которую можно вызвать двойным щелчком по элементу в списке), например, чтобы в его начале было слово «Удалить», после чего при редактировании форм других объектов будет сразу видно, какой именно элемент в них используется. Ведь, например, и в одной и той же табличной части вполне можно ошибочно использовать разные элементы справочника, имеющие одно и то же наименование.
Переходить к правке объектов, имеющих ссылки на удаляемый элемент, можно прямо из окна Удаление помеченных объектов . После того, как все ссылки на ненужный элемент будут заменены ссылками на элемент, который необходимо оставить, операция удаления пройдёт успешно.
В нашем случае, напомним, намеренно помечен на удаление элемент, который используется в базе и который мы удалять не собираемся. В списке (рис. 2.37.) имеется и по-настоящему ненужный элемент – «Какао порошок», созданный копированием. Перейдем в форму списка справочника Номенклатура , отменим пометку на удаление исходного элемента «Какао порошок», пометим на удаление только что созданный элемент и снова выполним команду удаления помеченных объектов. На этот раз, рис. 2.42., система сообщит нам об успешно проведенной операции.
Обычно на практике, если нужно избавиться от дублирующих друг друга элементов справочников, поступают следующим образом. Помечают один из них на удаление (так же его могут, для удобства, переименовать) и выполняют операцию удаления помеченных объектов. Если ссылки на этот объект есть в других объектах, система не даёт его удалить и выводит после анализа базы отчёт, сверяясь с которым, можно исправить документы, заменив в них ссылки на «лишний» элемент справочника ссылками на тот элемент, который нужно оставить. После этого снова выполняют операцию удаления помеченных объектов, если на ненужный элемент в базе больше нет ссылок – он будет удалён. Если где-то ссылки остались – повторяется операция поиска ссылок на этот элемент и процедура удаления запускается еще раз. Работа по удалению дублей объектов может быть достаточно длительной, в зависимости от размеров базы и количества ошибочных использований объектов, поэтому рекомендуется заполнять базу, не создавая подобных ситуаций.
Обратите внимание на то, что в левой части формы элемента справочника (например, на рис. 2.34.) имеется группа команд Перейти . С её помощью можно быстро перейти к различным объектам (например, регистрам и справочникам), имеющим отношение к редактируемому элементу справочника. Например, при переходе по ссылке Цены номенклатуры открывается окно регистра сведений Цены номенклатуры , рис. 2.43.
Записи регистра отобраны, во-первых – по просматриваемой номенклатурной позиции, во-вторых – они приведены по состоянию на дату, указанную в верхней части окна.
Записи в данный регистр вносятся с помощью документа Установка цен номенклатуры . Цены на определенную дату можно установить и вводя их вручную в соответствующие поля, после нажатия на кнопку Записать цены будет автоматически сформирован соответствующий документ.
Регистр Цены номенклатуры позволяет автоматизировать заполнение документов, связанных, например, с приобретением или продажей товаров и материалов. Обратите внимание на то, что в регистре представлены различные типы цен. Если в заполняемом документе выбран один из типов цен, по которому в регистре есть сведения о цене номенклатурных позиций, операции с которыми отражает документ, эти цены будут автоматически подставлены в соответствующие поля.
В ходе ведения учета в 1С: Бухгалтерии справочники обычно заполняются вручную, как правило – в процессе работы. Некоторые справочники (например, Банки ), можно заполнить в автоматическом режиме, загрузив данные о банках из файла с классификатором банков или воспользовавшись загрузкой информации из интернета.Отчеты и обработки
Итоговую информацию в 1С: Бухгалтерии принято получать с помощью отчетов. В системе имеется большое количество стандартных отчетов, как правило, их достаточно для практической работы. Существует, кроме того, возможность использования внешних отчетов.
Обработки предназначены для автоматизации выполнения каких-либо трудоемких операций, операций, требующих выполнения правильных последовательностей действий.
В сущности, обработка – это небольшая программа, которая дополняет возможности других объектов. Например, с помощью обработки Помощник ввода начальных остатков можно автоматизировать труд по вводу начальных остатков по счетам бухгалтерского учета, обработка Загрузка курсов валют позволяет автоматизировать заполнение регистра, содержащего сведения о курсах валют. Обработка Обновление конфигурации предназначена для автоматизации обновления конфигурации. Уже знакомая вам команда удаления помеченных объектов – это обработка Удаление помеченных объектов .
Выводы
Подведем итоги вышеизложенного материала, касающиеся общего порядка работы системы. Ядром учетной системы является План счетов , тесно связанный с Регистром бухгалтерии и применяемый при формировании бухгалтерских записей. План счетов и регистр бухгалтерии используют для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Информация о хозяйственных операциях вводится в 1С: Бухгалтерию с помощью Документов . При вводе в качестве вспомогательных объектов используются Справочники . Из документов информация попадает в Регистры , в частности, в Регистр бухгалтерии , в Регистры накопления , Регистры сведений . Для получения итоговой информации, различных отчетов используются Отчеты . Если выразить вышесказанное еще короче, мы получим следующую последовательность: Документы – Регистры – Отчеты .
Мы не случайно уделили здесь столько внимания последовательности работы системы, объяснению основных функций регистров. При практической работе с программой вам постоянно придется, проверяя результаты проведения документов, а в особенности, результаты работы последовательностей действий, реализующих некоторую многоступенчатую учетную задачу, обращаться к движениям документов по регистрам для того, чтобы понять, правильно ли работает система. То же самое придется делать и при поиске учетных ошибок.
Глава 3 Настройка параметров учета
Если в 1С: Бухгалтерии нужно вести учет только что созданной организации, работа начинается с ввода сведений об организации, настройки её учетной политики и ввода операций, отражающих формирование уставного капитала. Рассмотрим эти процессы на примере новой организации, используя для этого ту же информационную базу, примеры из которой приводились выше.
Ввод сведений об организации
Для начала ввода сведений об организации нам понадобится открыть справочник, который расположен по адресу Справочники и настройки учета > Организации . В демонстрационной базе уже присутствует несколько организаций, рис. 3.1.
Для успешного продолжения работы отключим дату запрета изменения данных. По умолчанию в демонстрационной базе дата запрета изменения данных установлена на конец предыдущего квартала. Подобную настройку выполняют для того, чтобы случайно не изменить какие-то данные прошлых периодов.
Для отключения даты запрета изменения данных нужно перейти по адресу Администрирование > Сервис > Даты запрета изменения данных и в появившемся окне, в поле Установка даты запрета выбрать пункт Нет запрета изменения данных . В итоге данное окно должно принять вид, показанный на рис. 3.2.
Изменения, внесенные в настройку даты запрета, сохраняются автоматически.
Теперь, работая в справочнике Организации , создадим запись о новой организации, нажав на кнопку Создать и выбрав в появившемся меню пункт Юридическое лицо . Далее, в появившемся окне Создание юридического лица выберем общую систему налогообложения и нажмём на кнопку Выбрать , рис. 3.2.
Будет открыта пустая форма элемента справочника, рис. 3.4. введем в неё следующие данные:
Сокращенное наименование: ООО «Столяр»
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Столяр»
Краткое наименование: Столяр ООО.
После ввода данных в поле Сокращенное наименование остальные поля будут заполнены автоматически.
Заполняя сведения об организации, мы опускаем ввод некоторых из них. Для нашего учебного примера на данном этапе работы это вполне допустимо, для реального ведения учета вам понадобится ввести гораздо более подробные сведения, которые можно почерпнуть из учредительных документов, из документов о регистрации в налоговых органах и т.д.
В шапке элемента справочника присутствует реквизит Банковский счет (основной) . Сюда нужно ввести данные об основном банковском счете организации. Для того, чтобы заполнить данный реквизит, нужно щёлкнуть по ссылке Создать . Будет открыто окно для ввода информации о банковском счете организации, рис. 3.5.
Естественно, на момент ввода данных банковский счёт уже должен существовать.
Введем 044552120 в поле БИК , по нажатию на кнопку Найти банк по БИК ниже будут отображены сведения о найденном по БИК банке. В качестве номера счёта зададим 40702810030050164512 (данные условны), валюта счёта – рубли.
Мы добавляем новую организацию в базу, в которой уже ведется учет. Если вы вводите данные новой организации в новую пустую базу, прежде чем заработает механизм подбора банков по БИК, вам понадобится заполнить справочник Банки . Для того, чтобы перейти к списку элементов этого справочника, можно нажать на кнопку Все банки в форме создания нового счёта, рис. 3.6.
Здесь уже присутствует несколько банков (для просмотра полного их списка можно свернуть отображаемую по умолчанию группу и просмотреть состав групп банков), если нам нужны банки, которых нет в справочнике, справочник можно заполнить, воспользовавшись классификатором банков. Для этого нужно нажать на кнопку Подобрать из классификатора . Будет открыто окно Классификатор банков РФ , в этом окне нужно нажать на кнопку Загрузить классификатор.
По нажатию на эту кнопку появится окно с вопросом о том, откуда следует загрузить классификатор банков (рис. 3.7.), – с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» или с диска ИТС. Если компьютер подключен к интернету – вполне можно будет использовать первый пункт.
В этом окне достаточно нажать на кнопку Далее , начнется загрузка классификатора. После успешной загрузки классификатора система сообщит об этом, после чего окно загрузки классификатора можно закрыть. Теперь, выделив в окне Классификатор банков РФ нужный банк (или несколько банков, удерживая при выделении клавишу Ctrl , если вы планируете использовать данные по нескольким банкам), можно нажать на кнопку Выбрать . В данном окне, рис. 3.8. для удобства, можно изменить режим просмотра (Все операции > Режим просмотра) , осуществлять поиск банков и настраивать условия отбора.
В итоге в справочнике Банки должны оказаться записи по всем банкам, с которыми планируется работать. После того, как данные о банковском счете организации в окне Банковский счет заполнены, можно нажать на кнопку Записать и закрыть . Данные о банковском счете появятся в карточке организации, рис. 3.9.
Обратите внимание на то, что теперь банковский счет организации отображается в поле, которое поддерживает выбор значения, в нём указан только что созданный счёт. Данные об этом счете хранятся в справочнике Банковские счета . Если нажать на кнопку с тремя точками, появляется окно для выбора счёта. У организации может быть несколько счетов, данные по всем этим счетам хранятся в вышеупомянутом справочнике. При вызове данного окна (и других подобных) в них отображаются только записи, имеющие отношение к редактируемому объекту. В нашем случае – банковские счета организации, данные по которой мы вводим в систему.
Если на данном этапе работы мы перейдем к списку элементов справочника Организации , мы увидим, что в нём уже появилась запись об ООО «Столяр», рис. 3.10.
Для того, чтобы в явном виде сохранить объект справочника, мы можем нажать на кнопку Сохранить запись в панели инструментов окна создания объекта, кнопка Записать и закрыть позволяет сохранить объект и закрыть окно его редактирования. В нашем случае объект был автоматически сохранен при создании нового банковского счёта. Дело в том, что до тех пор, пока запись об организации не сохранена в справочнике, система не может сослаться на данную запись в других объектах. Это нужно для создания связей объектов. Например, такая связь установлена между записью о банковском счёте организации и записью об организации.
Продолжим заполнение карточки организации. В нижней части окна имеется несколько закладок, служащих для ввода дополнительных сведений. Так, на закладке Адреса и телефоны нужно ввести адресные данные организации. Заполнять обычные текстовые поля можно с клавиатуры, а для ввода информации об адресах нужно пользоваться адресным классификатором. Нажмём на закладке Адреса и телефоны ссылку Заполнить , которая расположена около реквизита Юридический адрес . Будет открыто окно ввода адреса, рис. 3.11.
Обратите внимание на то, что мы нажали на кнопку Все операции , которая расположена в нижней части данного окна и в появившемся меню имеется команда Загрузить классификатор . В новых пустых базах адресный классификатор не загружен, в демонстрационной базе загружен классификатор города Москвы. Выполнение команды загрузки классификатора приводит к вызову окна, рис. 3.12., в котором нужно выбрать регионы для загрузки адресного классификатора.
Не следует загружать в базу данные по тем регионам, которые не понадобятся для ввода адресов, ненужная информация увеличит размеры информационной базы. Нажмем в окне загрузки адресного классификатора кнопку Далее и нам предложат выбрать источник для загрузки адресного классификатора, рис. 3.13.
Предположим, что компьютер, на котором мы работаем, не подключен к Интернет, диском ИТС мы тоже воспользоваться не можем, поэтому выберем вариант У меня естьфайлы адресного классификатора. Как видно, при выборе данного варианта загрузки данных система предлагает нам указать путь к файлам данных.
Файлы данных адресного классификатора нам придётся загрузить из интернета, например, с помощью компьютера, который подключен к интернету. Для этого можно воспользоваться сайтом http://www.gnivc.ru/, в частности, его разделом http://www.gnivc.ru/inf_provision/classifiers_reference/kladr/.
Здесь нас, рис. 3.14., интересует одна из ссылок на скачивание базы данных классификатора КЛАДР (BASE.arj). Размер архива – около 37 Мб.
Мы выбрали загрузку классификатора в архиве ARJ – этот формат поддерживают большинство программ архивации, которые обычно установлены на компьютерах. Можно скачать и архив в формате 7Z, но тогда вы должны быть уверены, что у вас установлен соответствующий архиватор.
Базу данных классификатора можно найти и на других веб-сайтах, ее же можно отыскать на диске ИТС, но загрузка классификатора с представленного ресурса гарантирует вам то, что перед вами – самая свежая версия классификатора.
После того, как архив с классификатором загружен, его нужно распаковать, например, в папку KLADR , расположенную в папке Мои документы , хотя допустимо развернуть его и в любую другую удобную для вас папку. В итоге мы должны получить папку, рис. 3.15., в которой содержатся файлы классификатора, готовые к загрузке.
Теперь вернемся к окну загрузки адресного классификатора (рис. 3.13), укажем в нём путь к папке с файлами классификатора и нажмём в нём на кнопку Далее. В следующем окне нас предупредят, что загрузка адресного классификатора может занять длительное время, зависящее от количества выбранных регионов РФ, для начала процедуры загрузки классификатора нужно нажать в этом окне на кнопку Загрузить адресный классификатор .
После сообщения об успешной загрузке мы можем закрыть окно загрузки классификатора и приступить к вводу адреса.
Поле Индекс можно отредактировать вручную (однако, при выборе данных в других полях оно модифицируется в соответствии с выбранными данными), остальные поля заполняются подбором, например, на рис. 3.16. изображен процесс подбора адреса населенного пункта.
Использование адресного классификатора гарантирует техническую правильность ввода адресов, в частности, для целей сдачи отчетности в электронной форме, за фактической правильностью ввода информации бухгалтер должен следить самостоятельно.
После подбора адреса (адрес условен, как и прочие сведения) мы приходим к такому виду окна ввода, рис. 3.17.
После завершения ввода адреса, в особенности, если вы редактировали его вручную, можно проверить правильность заполнения, нажав на кнопку Проверить заполнение .
После нажатия на кнопку ОК в окне заполнения адреса введенный адрес будет перенесен в карточку организации, так как установлены флаги, указывающие на то, что почтовый адрес и фактический адрес совпадают с юридическим адресом, будут заполнены еще несколько реквизитов. Если эти адреса различаются, флаги нужно снять и указать необходимые адреса. В итоге мы пришли к виду карточки организации, показанному на рис. 3.18.
Подобным образом следует заполнять любые адреса, которые вам приходится вводить – это относится к адресам юридических и физических лиц.
На закладке Фонды вводятся данные о регистрации организации в ПФР, ФСС, ТФОМС.
На закладке Коды статистики нужно ввести информацию о кодах, присвоенных организации при регистрации (ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД, ОКПО), здесь вам следует воспользоваться учредительными документами.
На закладке Документооборот можно настроить параметры электронного документооборота с ФНС, ПФР, ФСС. Если ваша организация использует электронный документооборот, обратитесь к инструкциям соответствующих ведомств для настройки параметров этой закладки.
Закладка Иностранная орг. актуальна для отделений иностранных организаций.
На закладке Прочее , рис. 3.19., мы зададим префикс организации – СТ.
Префикс будет использоваться при нумерации документов, принадлежащих организации. Это актуально в том случае, если в одной базе планируется вести учет по нескольким организациям.
На закладке Настройка печати можно выбрать наименование организации, используемое при печати документов, выбрать изображения логотипа и факсимильной печати.
Закладка Ответственные лица , рис. 3.20., позволяет при создании карточки организации указать список её ответственных лиц. В частности, здесь приведены ссылки для создания записей об основных ответственных лицах – руководителе, бухгалтере и кассире.
Для создании записи об ответственном лице нужно нажать на ссылку Создать у соответствующего реквизита. Будет открыто окно Ответственное лицо , рис. 3.21., где уже заполнены реквизиты Организация и Ответственное лицо ( Руководитель , в данном случае). В этом окне нам нужно указать дату вступления ответственного лица в должность (01.01.2013), должность и физическое лицо, которое занимает данную должность.
Должность ответственного лица подбирается, по нажатию на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, из справочника Должности , рис. 3.22., каждой записи соответствует лишь наименование должности и код элемента. Если в справочнике нет нужной должности, необходимый элемент можно ввести самостоятельно и после этого выбрать.
Указав должность, приступим к заполнению реквизита Физическое лицо . Данные о физических лицах хранятся в справочнике Физические лица. Этот справочник является общим для всех организаций, по которым ведется учёт в одной информационной базе. Здесь уже присутствуют некоторые физические лица, если среди них есть нужное, мы можем выбрать соответствующую запись. Если нет – можем ввести сведения о новом физическом лице, нажав на кнопку Создать в панели инструментов справочника. Откроется окно создания элемента справочника Физические лица, рис. 3.23.
Обратите внимание на то, что поля, содержащие различные адреса, затенены. Это говорит о том, что заполнить их, непосредственно вводя в них данные, нельзя. Можно нажать на кнопку с тремя точками у нужного поля и сформировать адрес с использованием адресного классификатора.
Ввод информации о физических лицах и указание их в качестве ответственных лиц организации еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» различаются.
После заполнения сведений об ответственных лицах организации ввод основных данных об организации окончен, можно нажать кнопку Записать и закрыть в окне карточки организации и продолжать работу. Обратите внимание на то, что если в заголовке окна присутствует значок «*», это означает, что элемент модифицирован и изменения пока не сохранены. Если работа по заполнению какого-либо элемента справочника занимает достаточно много времени, рекомендуется периодически нажимать на кнопку Записать объект для того, чтобы защититься от потери данных.
На начальном этапе учета, помимо сведений об организации, обычно задают и состав её подразделений. Это нужно для последующей правильной работы в системе.
Сведения о подразделениях организаций хранятся в соответствующем справочнике, найти его можно по адресу Справочники и настройки учета > Подразделения , рис. 3.24.
Мы установили в качестве организации, с подразделениями которой хотим работать, «Столяр ООО». Если структура организации не предусматривает наличие подразделений, в системе, независимо от этого, автоматически создаётся подразделение с наименованием Основное подразделение . Рассмотрим методику ввода данных о подразделениях организации и особенности работы с иерархическими справочниками, то есть со справочниками, одни элементы которых могут быть подчинены другим элементам.
Наша учебная организация, ООО «Столяр», имеет следующие подразделения:
1. Производственный цех – это основное подразделение организации, оно занимается производством мебели. В него входят мастера по производству мебели, наладчики станков.2. Администрация – в него входят все офисные работники – например, директор, секретарь, бухгалтер, кассир.
3. Склад – это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.
4. Магазин – подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы.
При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам:
• Подразделение – участок работы сотрудников;
• Подразделение – участок использования основных средств;
• Подразделение – участок выпуска готовой продукции;
Введем в справочник Подразделения информацию подразделениях Администрация, Склад, Магазин . Для этого можно воспользоваться кнопкой Создать . Изменим наименование подразделения Основное подразделение на Производственный цех . Карточку элемента можно открыть для редактирования, выполнив по ней двойной щелчок или выделив и нажав на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент.
На рис. 3.25. показана карточка элемента справочника – подразделения Администрация при ее заполнении.
На рис. 3.26. представлен вид списка справочника Подразделения после завершения ввода и редактирования данных. Здесь мы намеренно допустили ошибку, задав подчиненное положение подразделения Магазин по отношению к подразделению Склад ( Склад указан в реквизите Группа элемента Магазин ). Внешнее представление справочника настроено с использованием команды Все действия > Режим просмотра > Дерево.
Поделиться книгой: