Советы опытных менеджеров молодому карьеристу

Как управлять: секреты специалистов

Не доглядишь оком, так заплатишь боком.

(Народная мудрость)

Для того чтобы уметь эффективно управлять не только организацией, но и персоналом или отдельным сотрудником в целях достижения продуктивной производительности, необходимо знание нескольких секретов.

Они раскрывают рычаги социального воздействия на человека: на его мотивационную сферу, скорость и результативность работы, его заинтересованность в общей единой цели организации, стремлении выкладываться на служебном посту.

Вот самые главные из этих секретов:

1) каждый сотрудник должен рассматриваться как личность, требующая индивидуального подхода и учета ее потребностей;

2) внешняя среда влияет на профессиональную деятельность сотрудников;

3) коллектив, к которому принадлежит работник, также влияет на эффективность выполнения профессиональных обязанностей.

Итак, каждый человек индивидуален и требует к себе бережного отношения и не должен рассматриваться, как средство для достижения цели. Максимально продуктивно индивид будет работать только в том случае, когда все его основные потребности удовлетворены. Согласно известной пирамиде потребностей, разработанной психологом А. Маслоу, у человека существуют базовые и высшие потребности. Или, по-другому, их называют: «потребности нужды» и «потребности роста». К базовым потребностям относятся физические (потребность в еде, сне и другие) и потребность чувствовать себя в безопасности. Потребности роста начинаются от чувства принадлежности к группе, то есть когда человек может идентифицировать свои интересы и ценности с кем бы, то ни было и в этом случае говорить использовать местоимение «мы».

Затем располагается потребность в уважении, познавательная потребность, эстетическая потребность. И, наконец, на вершине пирамиды расположена высшая потребность человека – потребность в самоактуализации.

Таким образом, получается, что невыспавшийся и голодный человек, не сможет долго выполнять свои трудовые обязанности, даже если он будет финансово мотивирован на выполнение работы. Или же, если человек сознательно не определяет для себя работу с повышенным риском, испытывает беспокойство за свое здоровье на рабочем месте, то едва ли он будет обеспокоен целями производства. Чувствуя себя оторванным от рабочего коллектива, не встречая в нем понимания и уважения, человек больше усилий будет затрачивать на борьбу со своими негативными мыслями об этом, и Вы не сможете управлять его профессиональными качествами.

Как вы можете заметить, знания о потребностях человека помогают понять и секреты о внешней среде и трудовом коллективе в которых находится человек. Другими словами, понять о том, как через эти параметры управлять каждым отдельным сотрудником и персоналом в целом.

К внешней среде, как правило, относят:

обстановку помещения, все физические показатели среды (освещенность, температуру, атмосферное давление и другие);

организационную культуру;

климат в организации.

Как показывают многие социологические исследования, положительное изменение параметров внешней среды в организации влияет на мотивацию работника и результативность его работы. Более того, в большинстве случаев эти изменения оказываются эффективными в управлении и без дополнительного воздействия на какие-либо факторы.

Что касается коллектива к которому принадлежит работник, то здесь могут удовлетворяться потребности в признании, уважении, а также потребности в общении.

Среди сотрудников могут существовать как формальные, так и не формальные отношения. И те, и другие важны для высокого качества управления. Как показывает многолетняя практика, по мере усиления групповой мотивации и сплоченности коллектива у каждого работника, в некотором роде, происходит замещение некоторых индивидуальных мотивов организационными. Подобное замещение влияет на улучшение психологического климата в группе и в организации в целом. А также способствует повышению результативности производственного труда. В результате это приводит к более легкому управлению группой и организацией.

Учитывая все закономерности развития трудовых коллективов и влияющих на это факторов, а также использование подходящих для группы способов воздействия, делает возможным создание эффективной рабочей команды.

Такая команда характеризуется следующими свойствами:

оптимальное сочетание индивидуальных, групповых и организационных интересов;

открытость и свобода отношений внутри группы и к другим коллективам;

гибкость в выборе эффективных методов работы и при принятии решений;

уважительное отношение к отдельным работникам;

адекватная реакция на внешние изменения условий работы;

инициативность.

Если же удается цели организации или руководителя и цели работника сделать общими и совпадающими по основным параметрам, то у работника включаются внутренние стимулы работы.

Внутренние стимулы являются в процессе управления значительно более эффективными, чем внешние.

Вместе с тем, качество управления зависит от многих других условий, которые созданы внутри организации. В первую очередь, это стабильное денежное вознаграждение.

Поэтому любой организации для эффективного управления необходимо демонстрировать устойчивую зависимость между производительностью работника, качеством его труда и заработной платой или другими финансовыми вознаграждениями.

Влияющим фактором также оказывается повышение качества трудовой жизни сотрудника или создание, так называемого, социального пакета, в который может входить: оплачиваемые больничные листы, ежегодный отпуск, компенсация для детей сотрудников и другое.

Многие руководители, к сожалению, склонны действовать силовыми методами управления: воздействовать на персонал через страх, создавать жесткую конкуренцию между сотрудниками трудового коллектива, авторитарно регламентировать действия подчиненных.

В этом случае не может быть и речи о наличии общих целей у работников и организации, а значит, каждый сотрудник будет добиваться не тех результатов к которым стремиться компания. Внутренние стимулы не смогут совпасть с профессиональными, что приведет к снижению трудовой мотивации.

Более того, любопытные выводы сделал известный исследователь системы управления Мак-Грегор, когда разрабатывал концепцию человеческих ресурсов в сфере производства. В частности, он говорил о том, что от природы человек не является пассивным, а скорее приобретает данное качество в результате плохо управляемой или управляемой силовыми методами организации.

В других ситуациях людям напротив свойственно проявлять инициативу и активно участвовать в процессе производства. Принуждение и наказания оказывают наименьший эффект, в сравнении с предоставлением человеку отдыха или времени на восстановление затраченных на работе сил. Мак-Грегор утверждал, что также любому человеку свойственно осуществлять самоконтроль и самоуправление, в том числе, это всегда происходит в процессе профессиональной деятельности. Кроме того, в хорошо организованных, оптимальных внешних условиях, индивид стремиться проявлять свои способности и принимать на себя ответственность за выполнение профессиональных обязательств.

Таким образом, знания о секретах раскрытия ресурсов человека, его внутреннем побуждении к трудовой деятельности и высокой работоспособности, помогают эффективно управлять и успешно добиваться поставленных целей.

Контрольная таблица: «Секреты управления»

Что может дать общение

Не тот умен, кто много говорит, а тот,

кто попусту слов не тратит.

(Народная мудрость)

Обще известно, что общение – это многогранный процесс, так как имеет разные условия, направленности, цели и методы. С одной стороны, в ходе общения происходит обмен разнообразной информацией: фактической, образовательной, убеждающей, целевой, о чувствах и переживаниях. То есть, в общении Вы можете передавать свои интересы, убеждения, раскрывать цели, демонстрировать знания и умения. Данный вид общения носит коммуникационный характер, так как главной его составляющей является информация.

С другой стороны, общение – это процесс взаимодействия, как минимум, двух сторон. Поэтому важным является не только то, что мы передаем в общении, но и как пытаемся понять нашего собеседника, а также – оказать некоторое влияние на него. Такое общение определяется нашим умением воспринимать ивзаимодействовать.

Именно поэтому иногда общение затруднительно для нас и не всегда протекает успешно. В общении можно натолкнуться на различные препятствия: непонимание, эмоциональное или языковое неприятие. А ведь умение общаться является неотъемлемым условием успешной профессиональной деятельности! Более того, уже многие социологические исследования доказали, что уровень качества вашего общения прямо пропорционально влияет на эффективность вашей карьеры! Поэтому рассмотрим сейчас наиболее важные моменты, на которые следует обращать внимание в деловом общении.

Деловое общение должно проходить в форме продуктивного сотрудничества, которое, в итоге, приведет Вас и Вашего собеседника к единой точке зрения на какую-либо ситуацию или проблему. Для этого, во-первых, необходимо свою информативную часть или то, что Вы говорите, сделать максимально понятным для собеседника, сохранив при этом вашу эмоциональную составляющую об этой информации.

Во-вторых, в успешном деловом общении многое зависит от Вашего умения выслушать собеседника и правильно понять его информативное сообщение. Все это позволит процессу взаимодействия быть двусторонним.

Существуют некоторые техники или приемы, помогающие сделать ваше деловое общение более успешным. Все они основаны на знании о наиболее значимых ценностях для любого человека. Более того, все ценности имеют свою иерархию и, как правило, располагаются от наиболее важных к наименее важным приблизительно следующим образом:

То есть, для каждого человека важнее и приятней беспокоится о своих собственных интересах и желаниях, общаясь – слушать о себе комплименты, знать то, на что он имеет право. А вот указание на обязанности или на то, что человек должен делать воспринимается уже негативно, либо вообще может не восприниматься. Таким образом, человек готов слушать и участвовать в процессе общения в случае разделения собеседником его ценностей, и не слушать, если вы не учитываете его желаний, а только навязываете ему свою точку зрения.

Прием обращение к человеку по имени, его частое использование в процессе делового общения, настраивает Вашего собеседника на разговор, вызывает положительные эмоции, поэтому помогает Вам вести продуктивный процесс общения.

Продемонстрируйте собеседнику свое дружелюбное и уважительное отношение техникой «золотых слов» и мимикой своего лица. Это создает атмосферу доверия и на некоторое время обеспечит Вам внимательного слушателя. «Золотые слова»– это комплименты, добрые пожелания или любое подчеркивание уникальных способностей собеседника.

Эти технику эффективней применять в начале общения, чтобы быть уверенным, что Вас будут слушать. Когда наступит время говорить Вашему собеседнику, не забывайте, что для Вас это не пора отдыха, а время использовать другой прием успешного делового общения. Покажите, как Вы умеете внимательно и терпеливо слушать. Этим Вы закрепляете уважительное отношение к собеседнику, вновь подчеркиваете значимость его точки зрения, и потом можете рассчитывать на такое же восприятие ваших аргументов.

Упражнение 1. Запомните иерархию ценностей человека и попробуйте применить некоторые техники эффективного взаимодействия в процессе общения. Общаясь, помните о своей мимике в момент произнесения «золотых слов», это не должно быть похожим на лесть. Выберите те комплименты, которые Вы искренне хотели бы высказать человеку, но ранее не предоставлялось возможности. Ориентиром в этом для Вас должны быть в первую очередь профессиональные качества собеседника.

Упражнение 2. Проанализируйте, какие приемы у Вас получаются лучше и действеннее. Естественно ли Вы вплетаете в свою речь поименное обращение к собеседнику или это выглядит слишком нарочито? Запоминайте, как каждый прием действует на вашего партнера по общению, какую реакцию вызывает?

А теперь еще несколько советов, которые помогут сделать Ваше деловое общение продуктивным. Помните о том, что есть внешние и внутренние условия общения.

Внешние – это обстановка, в которой происходит общение, ваше поведение, поза, мимика лица.

Внутренние условия – это Ваши мысли, эмоции. Важно чтобы внутренние и внешние условия были согласованы и гармонично функционировали в процессе всего общения.

Например, Вы говорите партнеру об очень серьезных вещах и в этот же момент вспомнили связанный с эти смешной случай в Вашей жизни. Если Вы не в совершенстве владеете приемами продуктивного делового общения и невербальным языком жестов, то в этот момент ваша поза, скорее всего, будет расслаблена, мимика – не соответствовать обсуждаемой проблеме. Более того, ваши отвлеченные мысли помешают Вам следить за развитием общения, и вы не будете отслеживать реакцию собеседника. Он, в свою очередь решит, что Вы не искренни и потеряет к Вам доверие. Именно поэтому всегда стремитесь думать только о настоящем процессе и выбирайте соответствующую теме обстановку для беседы.

Иногда случается, что процесс общения происходит вяло или встречает на своем пути препятствия и непонимание, хотя Вы стараетесь применить все эффективные техники успешного общения. Не огорчайтесь, рассматривайте данное общение, как позитивный опыт, который поможет Вам развивать в себе такое качество как гибкость.

Это научит Вас искать альтернативные способы поддержания делового общения, конструировать различные варианты своих действий. А чем больше у вас будет выборов действий, тем более свободно вы будете строить свое профессиональное взаимодействие.

Всегда следите за тем, чтобы общение было ясным и понятным вам до конца.

Не надейтесь на свое объяснение нечеткой формулировки, ведь ваша логика может не совпадать с логикой и мировоззрением собеседника.

Например, слова «скоро», «недавно» или другие указатели временного характера, кажутся на первый взгляд столь ясными, но в деловом общении оставлять их не выясненными не допустимо, так как это может вызвать значительные разногласия в будущем. Уточняйте дополнительными вопросами, например, в вопросе времени достаточно спросить: «Когда именно?».

Позвольте Вам также напомнить, что, как и вся ваша профессиональная деятельность имеет четко сформулированную цели, так и каждое общение должно быть претворено целью.

Какого результата в процессе взаимодействия вы хотите достичь? Может изменить мнение коллеги по какому-либо вопросу? Или узнать профессиональные планы на будущее? Определите цель для самого себя, только потом начинайте процесс общения.

Также предварительно задумайтесь над тем, как Вы будете согласовывать ваши цели и желания со справедливыми притязаниями вашего собеседника.

Таблица 6. «Условия продуктивного профессионального общения»

Роли, которые помогают в социальных отношениях

И все люди, да всяк человек по себе.

(Народная мудрость)

Находясь в трудовом коллективе, общаясь с руководителями или клиентами, мы всегда играем определенную роль. Она определяет наше поведение, допустимые нормы, созвучна нашим ценностям. Роль позволяет мысленно моделировать свое поведение в каждой конкретной ситуации, чтобы каждый раз поступать должным образом.

Кроме того, взаимодействуя с каким-либо коллегой или клиентом, мы постоянно анализируем ситуацию и определяем для себя ту роль, которую занимает собеседник. Так бывает легче интерпретировать чужое поведение, вырабатывать стратегии своего поведения и играть наиболее подходящую для случая роль. Таким образом, роли позволяют управлять своими моделями поведения при взаимодействии, расширяя свои возможности для успешной карьеры.

Складывающиеся в трудовом коллективе ролевые отношения способны объединять членов группы, так как предполагают для каждого свои права и обязанности по отношению к другим в этом коллективе. Уже сложившиеся ролевые взаимоотношения предъявляют к каждому участнику требования соответствия своей роли и статусу.

Ведь роль – это ожидаемое поведение, которое мы, как правило, ассоциируем с определенным занимаемым человеком статусом. Совсем не обязательно, что закрепленная за Вами роль единственная для Вас в рабочем пространстве.

Скорее, благодаря своему статусу Вы обладаете целым комплексом ролей, поэтому при взаимодействии иногда роли могут переплетаться, а иногда приходится занимать только одну роль. Наличие определенной роли предполагает появление ответной роли, поэтому профессиональный коллектив – это сеть играемых и ответных ролей, которые образуют устойчивые трудовые отношения. Мы, не задумываясь, воспринимаем сложившиеся отношения как хорошо закрепленную структуру. Хотя на самом деле она не является статичной и поддается трансформации.

Как уже было отмечено, роли формируются социальными нормами, допустимыми в той или иной ситуации. Нормы – это единственные серьезные ограничители для Вас, так как они устанавливают определенный набор действий, который можно выполнять и который выполнять не следует. Речь идет не только о нормах, существующих в обществе на данном этапе и правилах этикета, но и системе норм, существующей в вашей организации и в вашей профессиональной группе. Поэтому Вы, как работник, как правило, являетесь носителем тех ролей, которые связаны с нормами вашей профессиональной группы и трудового коллектива, к которому принадлежите.

Упражнение 1. Подумайте и выделите нормы, связанные с вашей профессиональной принадлежностью? Составьте список норм, которые разделяются Вашим трудовым коллективом и вашей организацией в целом? Есть ли среди них те нормы, которые когда-либо уже ощутимо ограничивали ваше поведение? Если Вы можете выявить такие нормы и требования, то запомните их и относитесь к ним наиболее бережно и внимательно.

В целом спектре разнообразных социальных и профессиональных ролей существуют два класса ролей: конвенциальные и неформальные.

Конвенциальные нормы – это те нормы, которые существуют в связи с профессиональной принадлежностью. То есть, это определенные клише действия того или иного профессионала в конкретной ситуации. Как правило, они стали уже традиционными для общества, поэтому требования и ограничения, накладываемые в этом случае, наиболее сильно ощутимы.

Например, роль учителя или милиционера, роль судьи, профессиональная роль парикмахера. Другой класс ролей – это неформальные роли. Являясь также устойчивыми шаблонами действий и связанные с постоянными ожиданиями от человека строго определенного поведения, неформальные роли, все же предполагают некоторую степень свободы. Неформальные роли не являются общими для всех, уровень существующих требований здесь достаточно низкий. Более того, в неформальных ролях допустимы вариации действий и могут зависеть о того человека, который выполняет эту роль.

Например, в профессиональном коллективе Вы может дополнять свою конвенциональную роль неформальной ролью лидера, эксперта или критика. Своего рода, неформальная роль иногда напрямую является персональной ролью. В этом случае Вы, как бы, играете самого себя.

Упражнение 2. Для разминки подумайте, являются ли конвенциональными ролями роль покупатели, роль пассажира общественного транспорта, ваша семейная роль?

Упражнение 3. Подумайте на сколько конвенциальны роли, которые Вы занимаете в вашей профессиональной среде? Большой ли спектр ваших неформальных ролей Вы можете демонстрировать на работе? Какие это роли?

Ожидания от Вас в занимаемых Вами неформальных ролях могут быть дискомфортными для Вас, в том случае, если Вы изменились личностно или намеренно начинаете вести себя не так как раньше. Но, терпеливо переждав межличностное напряжение, Вы сможете повлиять на восприятие Вас и изменить требования предъявляемые Вам окружающими. Очень важно осознавать роль, которую мы играем в профессиональной деятельности, чтобы не стать рабом и отслеживать, когда Вы сами не станете какую-либо роль внутренне отвергать и не ассоциировать с собой.

Специалист, пользующийся ролью осознанно, понимая свои задачи и цели стратегии поведения этой роли, способен конструировать успешное и эффективное взаимодействие в профессиональной сфере.

Неосознанное поведение и роль могут привести к межличностным конфликтам, внутреннему напряжения и непродуктивному профессиональному взаимодействию.

Необходимо также не только осознанно использовать свою роль, но и уметь гибко изменять ее в зависимости от конкретной ситуации.

Эрик Берн – знаменитый американский психиатр, разработавший одну из технологий успешного общения, выделил три фундаментальные роли, которые определяют наше поведение: роль ребенка, роль родителя и роль взрослого. Каждая из этих ролей обладает рядом характерных свойств:

Как Вы можете легко заметить, каждая из этих ролей наделена свойствами, которые помогут быть успешными в профессиональном взаимодействии и в карьерном продвижении. Именно поэтому, не стоит принижать достоинство какой либо занимаемой вами формальной или неформальной роли, стоит учиться гибко их использовать, осознанно контролируя свое поведение.

Например, умение творчески мыслить и нетрадиционно разрешать трудовые вопросы, присущее роли ребенка, может помочь Вам, как начинающему карьеристу, развивать инициативу, спонтанность и креативность в трудовой сфере.

Роль взрослого является наиболее эффективной при взаимодействии с равным Вам по статусу и авторитету сотрудником, а также выступает для Вас помощником для профессионального самоконтроля в эмоциональном и поведенческом плане. Роль родителя научит Вас быть терпимее к неразделяемым вами ценностям и поведению других людей, а присущее этой роли качество «помогать» повысит Ваш авторитет в трудовом коллективе.

Упражнение 4. Проанализируйте, какая роль из выделенных Э. Берном фундаментальных ролей, вами наиболее освоена и осознанна? Какая роль вам менее доступна? Попробуйте свои поведением развивать качества менее освоенной роли.

Таблица 7. «Трудности и успехи играемых в профессиональной среде ролей»