Помоги проекту - поделись книгой:
Николай Додонов
GTD. Практический курс.
Самоучитель по тайм-менеджменту
Введение
Перед вами краткий практический курс, состоящий из 8 занятий. Создавая его, я преследовал цель научить читателя пользоваться GTD на базовом уровне, достаточном для того, чтобы стать «спасательным кругом», когда столько дел, что даже умереть некогда.
Перед тем, как вы приступите к работе над ним, пожалуйста, учтите, что выполнять задания нужно непрерывно, одно за другим, без перерывов. Само прочтение не займет много времени, вряд ли вы потратите на него больше пары часов, но прошу, не читайте текст от начала до конца просто так. Если вам попадается практическое задание, не двигайтесь дальше, пока не сделаете его. Эта простая рекомендация обеспечит ваш успех в деле освоения методики GTD.
Читателям, знакомым с детищем Дэвида Аллена многое в тексте может показаться спорным, часть ожидаемого они могут не найти. Я сделал так специально, чтобы сделать обучение настолько простым и быстрым, насколько это возможно.
Обучение людей тайм-менеджменту на протяжении последних лет привело меня к убеждению, что в большинстве случаев человеку нужен простой и эффективный инструмент, который можно применить быстро. Когда работы море у большинства нет времени много читать и проходить длительное обучение — нужно что-то простое, но результативное, такое, что поможет преодолеть аврал и разобраться с делами. Таким я постарался сделать этот курс.
Углубить свои знания вы сможете всегда. Для этого есть все условия. Книги Дэвида Аллена есть в свободном доступе, интернет полон статей, видео и подкастов на тему GTD, — лишь бы было время учиться.
Пока что я предлагаю вам несколько простых рекомендаций, 8 практических заданий. Это то, что выкристаллизовалось из коучингов руководителей и сотрудников, многих часов очного обучения. Это самые простые, но самые результативные вещи, применить которые может каждый, и которые не требуют никаких усилий для внедрения.
Вы можете изменить свою жизнь с помощью этого курса, если просто будете выполнять то, что я вам предлагаю. Выделите пару часов и дайте себе зарок не отвлекаться, пока не закончите. Как только все будет сделано, вы станете другим человеком.
Успехов!
Установка таск-менеджера
Перед тем, как начать, пожалуйста:
1. Зайдите на сайт http://doit.im/ и зарегистрируйтесь. Выбирайте сразу PRO аккаунт, он стоит всего 600 рублей в год, при этом первый месяц можно пользоваться бесплатно.
2. Скачайте на свой смартфон (и планшет, если вы им пользуетесь) приложение doit.im из Apple Store или Google Play и подключите его к созданной на шаге 1 учетной записи.
3. Скачайте и установите на локальный(-е) компьютер(-ы) клиент для PC или Mac. (По желанию)1.
4. Убедитесь, что задачи, введенные на одном из устройств или с помощью веб-версии сервиса, синхронизируются, то есть, появляются на всех устройствах.
Чтобы объяснить, почему нужно делать так, а не иначе, кратко коснусь теории. Если вы не хотите тратить на нее время или знакомы с теорией функциональных систем П.К. Анохина, смело пропускайте раздел и переходите к заданиям.
У человека, как у компьютера, есть хард. Ближайшая аналогия — компьютер в смысле своих физических компонентов: системный блок, устройства ввода, вывода информации. Наше тело, все, что можно пощупать, относится к нему. Мозг, как орган, обрабатывающий информацию, относится к главной производственной мощности. От того, как он работает (точнее, от того, как мы им пользуемся) зависит эффективность усвоения и обработки данных, то есть, наша эффективность.
Как и у компьютера, у человека есть софт, который, используя производственные мощности, выполняет определенные функции. В компьютере софт записан на магнитных дорожках жесткого диска, у нас — в виде нейронных цепей.
Наше программное обеспечение бывает двух видов:
• Полученное от предков (память вида)
• Сформированное в течение жизни (собственная память).
Важно уяснить, что в нем записано все, с чем мы имели дело с момента рождения и по сегодняшний день, включая как чистые данные (книжные знания, etc), так и знания об удачных и неудачных опытах, с которыми мы столкнулись сами.
По сути, это невероятная по размеру база данных, с тем отличием, что она не просто сохраняет информацию, но управляет на ее основе всей нашей деятельностью. Что и как мы говорим, как себя ведем, как едим, ходим, какие ошибки совершаем и как реагируем на раздражители, все это определяет наш разум, который я грубо называю «софт».
В нем заложены (и постоянно закладываются) программы действий — алгоритмы, закрепленные генами, многочисленным повторением и результатом (успешным или неуспешным) в ответ на действие.
Водительское мастерство — пример такой программы. Когда вы только учились водить машину, то вряд ли могли говорить за рулем по телефону. Спустя какое-то время, это затруднение исчезло. Управление стало автоматическим, и сознание теперь может присутствовать в другой области.
Полагаю, не будет ошибкой назвать софт «бессознательное». Но не в том смысле, который используется в теории психоанализа, а в смысле, который разделяет эволюционная психология. Она различает в человеке две системы: Систему 1 и Систему 2.
Пользователь — сущность, которая осознает. Система 2, отвечающая за абстрактное, рациональное мышление.
Безусловно, чистых состояний, в которых доминирует какая-то из систем не бывает. Однако возможно преимущественное разделение. И оно прямо влияет на нашу эффективность, так как управляет, в том числе, и мотивацией.
Эволюционная психология считает, что люди слишком быстро поменяли условия существования. Настолько быстро, что оказались не вполне готовы к этому физиологически.
По-русски, это значит, что мы, оставаясь фактически тем же человеком пещерного мира, оказались в мире информационном в абсолютно незащищенном виде. Мы не умеем толком работать с информацией, воспринимать ее большие объемы, а самое главное — пользоваться тем, что у нас есть — нашим хардом и софтом в полном объеме.
За примером далеко ходить не нужно. Мы помним очень многое, наверное, практически все из того, что когда-либо попадало в память3, но не можем по желанию воспользоваться этим. Зато под гипнозом с легкостью можем вспомнить то, до чего сознательно не умеем добраться.
На мой взгляд, это одна, если не главная, причина низкой эффективности. Конкретные проблемы в этой области, одинаковые у разных людей — главное тому свидетельство.
Секрет успеха GTD в том, что она, в отличие от других методик, опирается на физиологию. Правила, из которых состоит система, полностью согласуются с тем, как функционирует наше тело, сознание и разум.
В курсе нет некоторых вещей, которые описаны Алленом. Это сделано специально:
В «минимальной комплектации» они не нужны. Мне нужно, чтобы вы быстро и хорошо освоили рабочий функционал и стали его использовать уже завтра.
Их полезность каждый определит сам. Если будет желание глубже разобраться в системе, то соответствующей литературы достаточно. Сам Аллен говорит, что его система — гибкая и каждый подстраивает ее под себя, как ему удобно. Моя задача — дать основу, которую можно быстро взять и сразу использовать. Всем без исключения.
Главный принцип, на котором все строится:
в один момент одно занятие.
Главное, что нужно усвоить — Пользователь обрабатывает информацию последовательно.
Никакая система тайм-менеджмента не будет работать, если делать несколько дел разом. Если вы привыкли одновременно говорить по телефону, смотреть почту, читать новости и отвечать по ICQ или Skype, вам не стоит приступать к этому курсу.
NB. Человек может с успехом что-то делать параллельно, но при одном условии — действия должны быть доведены до автоматизма, как в примере с разговором за рулем. Система 1 в состоянии поддерживать несколько параллельных процессов. Система 2 — нет. В рамках нашей работы, когда речь идет не о механических действиях, а о действиях с информацией, главную роль играет Пользователь.
Не имея достоверных знаний о том, как на самом деле нужно работать с информацией, мы используем навыки двигательных программ, которыми управляет другая система.
Это и приводит к тому, что мы не можем справиться с горой работы, устаем, раздражаемся и никуда не успеваем.
Очистка оперативной памяти
Задача — снять с Пользователя функцию краткосрочной памяти.
Представьте, что краткосрочная память равна оперативной. Чем больше запущено программ, тем меньше в ней свободного места, тем медленнее будет работать компьютер, пока совсем не зависнет. Использовать суперкомпьютер, как шкаф для хранения хлама — глупо. Почему же именно так мы обращаемся с собственным мозгом?
Когда вы пишите письмо, отвечаете на звонок, стараетесь что-то не забыть, слушаете коллегу, жить сложно, но можно. Стоит добавить еще 1–3 процесса, и зависание гарантировано. Наступит очень утомительный ступор, в котором не знаешь, за что хвататься.
Средний человек способен одновременно удерживать в краткосрочной памяти 7 (+/-2) абстракций. Эйнштейн отбирал себе учеников, загадывая загадку, для решения которой нужно было оперировать 9 абстракциями, то есть, обладать максимальными возможностями.
В информационную эру почти каждый офисный работник может столкнуться с тем, что данных разом поступит больше, чем можно обработать. Отсюда и вытекает правило «в один момент одно занятие»
Ну, а поскольку мы по-прежнему обращаемся с информацией, как будто ходим на охоту, а не занимаемся интеллектуальным трудом, задача первого задания — вычистить оперативку, чтобы компьютер работал как можно быстрее.
Задание 1. Пожалуйста, откройте таск-менеджер, поставьте курсор на INBOX (слева вверху экрана) и выпишите туда все, что нужно сделать, что нужно не забыть, все то, что хранится у вас в голове, на стикерах, в ежедневнике и т.д.
Создайте единый список того, что нужно сделать или не забыть.
Пишите до тех пор, пока можете вспомнить хоть самую малость. Записывайте все дела: домашние или рабочие, важные или пустяковые.
Хорошие новости:
• Придут свежие идеи (записывайте их тоже).
• По мере того, как список будет расти, вы ощутите, что меньше тревожитесь.
Сделайте два-три подхода. Если кажется, что все выписали и ничего не приходит в голову, отдохните и попробуйте еще раз. Обычно, после перерыва удается вспомнить еще несколько дел.
Рекомендации
Если какую-то задачу захочется расписать подробнее — расписывайте, воспользуйтесь для этого полем Description. Но, если вы захотите что-то распланировать, определить порядок действий, выстроить приоритеты — притормозите. Как только включится аналитика, поток сознания прервется, и придется все начинать сначала.
Если, всплывут дела, которые можно сделать немедленно — делайте. Чем больше можно сделать, разом, — тем лучше.
Когда список завершен, удалите все неактуальное. Все, что попало в него формально — нужно удалить. Просмотрите каждую задачу. Избавьтесь от тех, по отношению к которым испытываете сомнения.
Комментарии
Скорее всего, первый список задач будет большим. Иногда это шокирует: «Ах! Сколько у меня работы!» (можно подумать, пока вы задачи не выписали, их было меньше). Иногда это отбивает желание продолжать занятия. Практика показывает, что большинство задач сделаны не будут. Потому что они попали туда формально, потому что изменились обстоятельства, потому что пропало желание и т.д. Так что постарайтесь, чтобы список задач был актуальным сразу.
Важно еще кое-что! Если задача, которую никто делать не будет, есть в списке дел, подсознательно вы считаете ее (цикл действий по задаче) открытой. А открытый цикл действий — это незавершенное дело, которое порождает тревогу и дискомфорт.
Тревога из-за незавершенных дел заложена в нас природой. Известен эксперимент, в котором обезьян обучали простой задаче. Контрольной группе давали выполнить ее до конца, опытной — нет. Обезьяны из второй группы приходили в ярость, пока им не позволяли закончить работу.
Конечно, у людей эта черта не проявляется в той же мере (по крайней мере, не у всех), но она находит выражение в ряде особенностей4, важнейшая из которых –беспокойство из-за незаконченных дел.
Эмоции мешает аналитическому мышлению. Чем больше мы тревожимся, тем сложнее нам думать. За эмоции отвечает Система 1, за логическое мышление — Система 2, у которой волнение забирает ресурсы. Поэтому незавершенные дела порождают отрицательную обратную связь. Чем больше информации вы держите в голове, тем меньше «оперативной памяти» — тем выше ваша тревога. Чем выше тревога — тем меньше производительности, из-за снижения которой — выше тревога и так далее до стресса и невроза.
Дайте Пользователю отдохнуть, дайте ему оперативки — выгрузите из кратковременной памяти «все, что нужно сделать», избавьтесь от того, что на самом деле вы делать не будете и не хотите. Это снизит тревожность и повысит продуктивность. Ведь именно к этому мы и стремимся.
NB. Выработайте привычку записывать все, что приходит в голову. Это нужно, чтобы не грузить вычислительный центр непрофильными задачами. А так же в силу простого практического соображения. Если вам пришла стоящая идея, и вы подумали «а, лень записывать, запомню», в 99 случаях из 100 она забудется.
Инструменты GTD
Термин, который иногда вносит путаницу, потому что ассоциируется с конкретным инструментом. Давайте разберемся, что это такое, зачем это нужно и что можно считать Накопителем.
Пользуясь аналогией с компьютером, Накопитель можно условно сравнить с буфером или кэш-памятью, куда поступают данные перед тем, как их обработает процессор.
Поскольку наш процессор (Пользователь) хорошо обрабатывает данные последовательно, а поступают они потоком, нужно где-то их накапливать до того момента, пока мы не разберемся с текущей задачей и не будем готовы к новой.
Собственно, Накопитель — это скорее принцип, нежели конкретный инструмент. К нему можно отнести все, что может хранить в себе данные до того момента, пока вы не освободитесь, и не решите, что к ним нужно обратиться.
Кстати, дела, которые были выписаны в самом начале — попали в Накопитель. В Outlook задача без категории считается занесенной в Накопитель5. Если вы пользуетесь другим таск-менеджером, скорее всего, там есть специальный список INBOX.
Традиционно в качестве Накопителя используются:
• Папка «Входящие» в электронной почте
• Лоток для бумаг
• Специальная категория в таск-менеджере (обычно INBOX) или задачи без категории
• Диктофон
«Входящие»
Электронная почта слишком хорошо знакома, чтобы относиться к ней серьезно. В результате во «Входящих» лежат старые и новые письма, прочитанные и непрочитанные, письма с пометками и без. На самом деле, ее главное назначение — хранить только непрочитанные письма!
Если письмо открыто, его нужно обработать (проанализировать по алгоритму, который вы увидите ниже) и убрать из Входящих. В Gmail есть удобная функция «Архивировать», которая помещает письмо из «Входящих» в папку «Вся почта». Если вы пользуетесь другим сервисом или почтовой программой, пожалуйста, сделайте отдельную папку «Архив» или «Вся почта», в которую будете отправлять письма после того, как они были открыты и обработаны.
NB. В работе с электронной почтой как никогда ярко проявляется главный враг продуктивности — двойная работа. Как говорится, лучший способ быть продуктивным — не делать одно и то же дважды. К сожалению, не все распространяют это правило на электронную почту. Вот и получается, что мы тратим время на чтение письма, потом думаем: «Сейчас не хочу ничего по нему делать», и отмечаем его как непрочитанное. А потом повторяем всю операцию заново, тратя драгоценное время.
Главное правило в работе с электронной почтой:
Поделиться книгой: