Помоги проекту - поделись книгой:
Ему и жалованья не надо, допусти только казенного воробья кормить
Часто встречается схема, когда закупщик получает на руки пластиковую карточку, открытую на третье лицо (для передачи обычно используются так называемые «дубли» основной карты с устанавливаемым лимитом по снимаемым денежным средствам). А дальше он уже сам получает деньги в банкомате. Однако такая схема не подходит, когда получаемые суммы исчисляются сотнями тысяч рублей. Однажды при ее использовании случилась курьезная история. Закупщик стал снимать с карты максимальную для получения в наличном виде сумму. Неожиданно банкомат заблокировал карту, а шокированного откатополучателя задержала служба безопасности банка. Вызванный ОБЭП стал выяснять, откуда у него пластиковая карта, открытая на другого человека. Пришлось вызывать поставщика, который путем больших усилий смог вызволить испуганного закупщика.
Есть и экзотические схемы, когда откат выплачивается закупщику векселями Сбербанка. Но в этом случае необходимо учитывать правила оборота векселей. Например, если закупщик предъявит вексель к погашению до определенного срока, то потеряет часть суммы.
Встречаются и схемы, сошедшие со страниц шпионских романов. Например, оставление на столе пластиковой карты либо ключа от банковской ячейки или камеры хранения, а также передача ПИН-кода, номера ячейки и кода в сообщении SMS. Конечно, данные прецеденты – единичные явления. Большая часть «тружеников невидимого фронта» по-прежнему пользуется любимым канцелярским изделием – конвертом.
В ходе переговоров следует проговорить с закупщиком все детали схемы передачи денег. При выдаче налички нужно выяснить, где будет происходить передача (он приезжает к вам в офис или вы привозите ему деньги, где и когда ему будет удобно получить бонус: на работе, после работы, завезти домой?) и кто будет в ней участвовать? Часто откаты выдает начальник отдела продаж или руководитель службы безопасности. В этом случае их надо познакомить, желательно в неформальной обстановке. Во многих организациях, с которыми мы сталкивались в процессе работы, откатные деньги передавали получателю сами менеджеры по продажам. В такой ситуации оставалось только догадываться о том, на каких условиях менеджеры с клиентами «пилили» откатные деньги, и о том, какой их процент вообще видели клиенты. Практика показала, что передача функции выдачи отката третьему лицу (сотруднику службы безопасности или в крайнем случае руководителю отдела продаж) значительно снижает в следующем же месяце объем средств, идущих на личные бонусы. Так, после введения в одной компании системы выдачи откатов через службу безопасности затраты на откаты уменьшились вдвое при неизменном объеме продаж. Выводы следующие: во-первых, продавцы «пилили» откаты; во-вторых, часть закупщиков и так покупает продвигаемую продукцию без бонусов.
По хлебу ходить, да голодному быть (или: да хлеба не есть)
Другой способ минимизации расходов на откаты – завязывание отката на мотивационную систему менеджера по продажам таким образом, чтобы он давал каждый откат из своего кармана, даже когда норма прибыли для фирмы соблюдена. Но данная схема действует только в тех случаях, если откаты минимальны и несопоставимы с размером месячного дохода продавца. В одной дистрибьюторской компании, которая занималась продуктами питания, у «продажников» возникла идея давать личные бонусы заведующим отделами универсамов. Коммерческий директор компании разрешил выдавать откаты, но поставил условие: «Если это не приведет к увеличению продаж, то сумма бонуса будет вычитаться из зарплаты торгового представителя». Конечно, при таких условиях никто из «продажников» не воспользовался новой возможностью.
При использовании электронных платежных систем следует оговорить Ф.И.О. получателя (в ряде случаев официальным получателем выступает кто-либо из членов семьи закупщика).
В ситуации, когда вам надо передать откат прямо на рабочем месте, хорошо действует прием «договор с приложениями» – конверт с откатом прилагается к какой-либо бумаге (договору, заявке, спецификации) и передается со словами, в которых интонационно выделяется слово «приложение», чтобы закупщик ненароком не пропустил сей приятный факт.
Важным пунктом является обсуждение дополнительных условий закупщика. Они могут быть крайне разнообразны: начиная от конвертации в определенную валюту и достоинства купюр («только большими!») и заканчивая нюансами контакта при передаче (например, звонить только на мобильный, ни в коем случае не передавать конверт – только папку с документами). Для выяснения этих нюансов вам следует задать открытый вопрос:
Вообще процесс «разработки» закупщика можно сравнить с восхождением альпиниста на отвесную скалу. Что делает альпинист, поднявшись на некоторую высоту? Правильно! Он вбивает страховочный крюк. Поднявшись еще выше, он забивает следующий, и так до самой вершины. Таким образом он страхует себя от падения и смерти – если он сорвется, то пролетит не все расстояние до подножия, а только те самые несколько метров. После чего снова сможет продолжить восхождение. Вот так и переговорщик – устанавливая контакт, «отстраняя» сотрудника от организации, развивая неформальные отношения, ведя разговор двусмысленными фразами и используя прочие описанные выше приемы, – страхует себя от провала. Каждая из этих техник – страховочный крюк, вбиваемый в скалу недопонимания, разделяющую вас и клиента. Таким образом, само по себе откатное предложение – лишь последний, безопасный шаг на вершину, а не прыжок в пустоту с надеждой, что там есть за что зацепиться. Правильно построенная коммуникация на предыдущих этапах взаимодействия гарантирует вам отсутствие «сюрпризов» (в виде эмоционального отказа и разрыва отношений) на этапе предложения отката.
Дай, Джим, на счастье в лапу мне!..
Если говорить о том, как сформулировать само откатное предложение, то следует вспомнить о необходимости учитывать половозрастные характеристики, которые мы подробно рассмотрели выше. Схема предложения отката с учетом половозрастных характеристик приведена в табл. 7 стр. 93.
Как сделать откатное предложение с учетом половозрастных характеристик
Проще всего предложить откат
Или чуть более акцентированно:
В более явных случаях продавец без стеснения заявляет представителю компании-покупателя:
Или произносит тоном заговорщика:
Главное – получить согласие, а дальше быстро перейти к обсуждению размеров отката и схемы его передачи.
Еще проще ситуация с предложением «нематериального» отката – различного вида пиара закупщика: статьи о нем, различные отраслевые премии и т. д.:
Если вы обращаетесь к
Нет ничего более радостного для глаз и более тревожного для сердца, чем взятка
В ряде случае для того, чтобы развеять опасения по поводу «неправедности» подобных действий, стоит рассказать о том, что «все сейчас так работают», и в красках поведать историю (без имен и названий) о такой же женщине на похожем предприятии, работающей по откатной схеме.
Со многими закупщиками, расположенными к контакту, хорошо работает прием зондирования в виде шутки:
А затем наблюдать за реакцией закупщика. Если она положительная, то спросить о том, а в каком виде лично он предпочитает названный напиток, и шутливо развить эту тему. Если отрицательная, то «съехать» с темы, мол, «шутка, и все».
Хорошо работают фразы, вуалирующие откат под некий абстрактный общехозяйственный или премиальный фонд:
В случае если оппонент не понял (или сделал вид, что не понял) суть вашего предложения и спрашивает, при чем здесь он, то хорошо работает фраза, закрывающая данную тему:
А что же делать, если на предложение об откате закупщик багровеет и сурово смотрит на вас? Как реагировать в подобной ситуации? Просто искренне сообщите о том, что «не сомневались в подобном ответе, но предложили откат, так как все так работают» – «не мы такие – жизнь такая». Говорить следует на том же уровне эмоционального накала, что и оппонент, а потом быстро возвращаться к обсуждению второстепенных формальных вопросов:
Таким образом, эмоциональная реакция закупщика нейтрализуется, а фокус внимания переносится в безопасную «формальную» сферу. Благодаря вышеописанному маневру легко удается снять весь негатив и продолжить переговоры. В ряде случаев «тертый» закупщик может опасаться проверки службы безопасности, поэтому иногда стоит поднять вопрос об откате позже, поработав над усилением чувства безопасности у оппонента.
Откат – движение… вперед?!
Основными причинами отказа от отката являются:
♦ нет достаточных сумм, на которых можно зарабатывать;
♦ «жесткие» последствия раскрытия факта получения отката (соотношение «нажива – безопасность» смещено в сторону «безопасность»);
♦ недостаток опыта (раньше работал с мелочовкой, где не брал или не давали);
♦ родственник собственника или кого-то из сотрудников, которого нельзя подводить;
♦ стремление к карьерному росту в данной организации – наработка авторитета;
♦ принципиально не берет (жизненная позиция).
Следует также учитывать, что опытные снабженцы в ответ на предложение отката часто предлагают первую сделку провести без бонусов, а потом уже вернуться к обсуждению личной мотивации. Действительно, во многих случаях (особенно в коммерческих организациях) закупщик действует по следующей схеме. Сначала проводит отбор организаций-поставщиков, способных выполнить обязательства по договору. А уже потом проводит среди них своего рода теневой тендер с основным критерием выбора поставщика – «кто больше даст». Сами понимаете, что это наиболее сбалансированный подход – интересы организации-закупщика страдают только в плане оплаты повышенной цены за товар или услугу (и то не всегда), а их качество, технические характеристики, сроки поставки и пр. остаются на требуемом уровне. Таким образом, не ставится под угрозу глобальное функционирование организации-закупщика, которое иначе может возникнуть в связи со сбоями в поставках, некачественным сырьем и т. д. Данный подход также хорош тем, что, с одной стороны, отсекает все случаи провокации, направленные против закупщика. Никто не будет имитировать поставку только для того, чтобы проверить своего сотрудника. Последний же, в случае если «казачок окажется засланным», легко отметет от себя все подозрения, сославшись на то, что просто не хотел обижать поставщика и данный ответ – форма вежливого отказа. С другой стороны, прохождение первого цикла взаимодействия демонстрирует все огрехи и возможные перспективы дальнейшего сотрудничества – стоит ли головная боль, приносимая работой с этим поставщиком, получаемых от него денег? По новому товару первый цикл сотрудничества показывает спрос на него и возможные объемы продаж, что позволяет выбрать оптимальную формулу отката или вообще отказаться от него, если дело не стоит выеденного яйца, то есть объем продаж недостаточен для получения сколько-нибудь значимых сумм бонуса.
Дача взятки без умысла – оскорбление
А как давали взятки наши предки? Что говорит исторический опыт? Может быть, в глубине веков есть сокровища народной мудрости, позабытые потомками? Изучение данного вопроса показало, что наши прародители особенно не заморачивались над формой, разумно придавая большее значение содержанию. В основном обсуждали и делали все прямо, хотя и не без манерности, свойственной галантному веку. Оттуда пришли к нам взятки «борзыми щенками» – «неденежные» способы личной мотивации.
Дошедший до нас, но практически не используемый способ – «карточный проигрыш»: откатодатель, в присутствии свидетелей, кляня свою невезучесть и плохую карту, проигрывает откатополучателю нужную сумму. С учетом распространенности карточных игр в тот исторический период в интересующей нас социальной группе никакой сложности в организации подобной партии не было. В настоящее время данный способ практически не используется, за исключением ситуаций «предварительного заноса» – некоего аванса в знак будущих хороших отношений.
Самый элегантный из дошедших до нас способов – пари. Откатодатель предлагал заведомо проигрышное для себя пари откатополучателю. Например, при полностью безоблачном небе спорил о том, что через минуту пойдет дождь. Разумеется, он проигрывал и на законном основании (пари, как и карточный долг, было делом чести) передавал означенную сумму по назначению. Красиво и элегантно!
Простые же люди для получения нужного решения по своему вопросу просто опускали денежку в стоящую неподалеку или подставленную шляпу мелкого чиновника – отсюда и пошло выражение «дело в шляпе».
Глава 3 «Ни дать, ни взять» – борьба с откатами
Согласно данным упоминавшегося выше опроса руководителей торговых компаний, с откатами борются все, только не все оказываются в этой борьбе победителями. Поэтому в данной главе мы рассмотрим различные подходы к противостоянию откатам, как на уровне организации, включающие различные методы борьбы, так и на уровне закупщика, который находится на передней линии откатного воздействия продавцов.
За взятки не по головке гладят, а куда надо садят
Зачастую для руководителей коммерческих организаций (ситуацию в госструктурах и естественных монополиях мы не будем обсуждать) борьба с откатами сводится к периодическому поиску «негодяев» в родном коллективе и наведению профилактического «шороха». Но разовые антиоткатные акции помогают лишь частично, и закупщики, переждав бурю, начинают наверстывать «недополученную прибыль». Для долгосрочного эффекта требуется системный подход к борьбе с откатами. Успех в этом нелегком деле может принести только комплексный подход к построению системы закупок и внутреннего контроля, а также сбалансированное использование всех методов противодействия.
На взятку надейся, но налоги плати
Очевидно, что компании следует выделять дополнительные средства для борьбы с откатами. Причем затраты обычно растут по мере расширения этой борьбы. Вполне возможно, что затраты на противодействие откатам могут превысить потенциальный ущерб от них (рис. 9). Поэтому прежде чем начинать широкомасштабную деятельность по пресечению откатов, следует попытаться оценить размер потенциальных потерь компании. Многие руководители вообще до кризиса особо не вникали в вопросы внутреннего контроля в закупках. Зачем усложнять себе жизнь, когда норма получаемой прибыли соответствовала их ожиданиям? Наиболее яркий пример подобного отношения встречался в сфере строительства. Поставщик стройматериалов, упершись в купленного снабженца, выходит на высшее руководство строительной компании и показывает свои отпускные цены. В итоге он слышит следующий ответ: «Меня моя прибыль устраивает. Я из-за копеечной экономии заморачиваться не буду».
Рис. 9. Эффективность и стоимость программ противодействия откатам
Даже если все с виду благополучно, то самые грубые оценки ущерба от завышения закупочной цены можно сделать исходя из общего объема закупок за период и размера превышения среднерыночных цен, обнаруженных в результате выборочных проверок. Исходя из этих оценок, планируемых целей, рыночной ситуации, а также особенностей закупочных бизнес-процессов, определяется бюджет мероприятий по противодействию откатам.
Определим основные характеристики организации, в которой закупщики берут откаты. Как правило, откаты процветают при следующей ситуации в сфере закупок.
♦ За сбор информации, первичные переговоры с поставщиками, принятие решения о закупке и сопровождение сделки отвечает один человек (наемный сотрудник).
♦ Контроль действий закупщика отсутствует или неэффективен.
♦ Система стимулирования сотрудников в сфере закупок отсутствует или неэффективна.
♦ Система закупок на предприятии работает в аварийном режиме. Приведем пример. На крупном предприятии план отгрузок и план производства все время менялись, и что будет производиться завтра, решалось накануне вечером. Если производство в таком режиме работать еще может, то его снабжение сырьем и материалами практически нереально (ведь даже тара нужна разная). Ситуацию могло бы спасти наличие запасов, но склад был маленьким, а номенклатура большой. Исходя из номенклатуры и объемов закупки склад нужен в пять раз больше и дополнительных оборотных средств (которых, конечно, нет) тоже примерно столько же. Все эти факторы в результате приводят к закупкам в авральном режиме в течение короткого периода времени, когда приобрести что-либо по оптимальной цене практически невозможно. В подобной ситуации обычно всегда можно «половить рыбку в мутной воде» [24] .Откатоопасной организации можно рекомендовать к применению следующие методы борьбы с «оборотнями в закупках»:
♦ психологические методы;
♦ регламентные методы;
♦ интернет-технологии в сфере закупок.Психологические методы
Психологические методы позволяют воздействовать на саму причину возникновения нарушений – стремление персонала к незаконной наживе. К психологическим методам относятся следующие.
Обязательные проверки кандидатов на полиграфе
Проверка кандидатов на детекторе лжи при приеме на работу в отдел снабжения и в течение работы в компании – самый объективный метод оценки достоверности предоставляемой человеком информации (существуют и другие методики, но они гораздо субъективнее). Популярность использования детектора лжи связана с тем, что достоверность проверок на нем, по мнению экспертов, составляет 80–95 %.
Проверки персонала на полиграфе называются «скрининговыми» (от англ.
Взяли с наличными
Для проведения проверки необходимо обратиться к специалисту-полиграфологу. Стоимость одной скрининговой проверки колеблется от 100 до 200 у. е. Недостаток метода – неприятие проверки на полиграфе сотрудниками компании по причине того, что его использование граничит с нарушением прав личности. Поэтому о проведении периодических проверок на полиграфе сотрудника из «группы риска» следует предупреждать при приеме на работу. Интересным является тот факт, что многие кандидаты, узнав о необходимости регулярных проверок на полиграфе, отказываются от участия в конкурсе на замещение вакантной должности под разными предлогами. Данный метод хорош тем, что постоянно держит сотрудника в тонусе. Однако есть и минус – в подобных условиях «выживают» только сотрудники, обладающие повышенной стрессоустойчивостью, а таких, к сожалению, не много.
В качестве профилактики откатов стоит проводить скрининговые проверки всех кандидатов в отдел снабжения при приеме на работу, а также раз в полгода проводить плановые проверки. Если практика проверок на детекторе лжи только вводится на предприятии, то рекомендуется проведение тотальных проверок всех закупщиков с интервалом в 3–4 месяца.
Проверка рекомендаций и биографии кандидата
Проверка рекомендаций – один из самых простых и распространенных методов проверки данных о кандидате и достоверности сообщенной им информации. Позволяет отфильтровать кандидатов с судимостями и увольнениями за откаты (если «сдадут» бывшие работодатели). Хотя в ряде случаев получаемая при проверке информация бывает недостоверна и носит очень субъективный характер.
При проверке старайтесь общаться не только с рекомендателями, указанными соискателем, но также и с непосредственными руководителями соискателя на прошлых местах работы. Для этого через открытые источники (информационные справочники) найдите контактные данные компаний, где работал ваш соискатель, и переговорите с бывшими работодателями.
Некоторые компании, разочаровавшись в субъективности получаемой информации, полностью отказались от использования рекомендаций и проверки фактов биографии кандидатов. Несмотря на неоднозначность, информация и контакты с людьми, знающими кандидата, позволяют обезопасить организацию от мошенников. Если в резюме сказано, что человек работал специалистом по закупкам, а в действительности он был только кладовщиком, то это должно уже насторожить менеджера по персоналу. Таким образом, собранная информация должна подтвердить или опровергнуть сформировавшееся в результате отбора представление о кандидате, а также дать направление для дальнейшей оценки соискателя, не более того.
Создание корпоративного кодекса, включающего в себя правила корпоративной этики
Само по себе наличие корпоративного кодекса в компании не влияет на стремление персонала к незаконной наживе. Корпоративная этика противодействует откатингу только при наличии в организации сильной корпоративной культуры, накладывающей табу на откаты и прочие проявления «благодарности со стороны». В качестве примера приписывания противооткатных норм в корпоративном кодексе можно привести кодекс корпоративной этики ОАО «Альфа-Банк».
Выдержка из кодекса корпоративной этики ОАО «Альфа-Банк».
5.5. Сотрудник Банка не предоставляет скрытых предпочтений и преимуществ Клиентам, деловым партнерам, представителям органов государственной и муниципальной власти.
5.7. Сотрудник Банка не принимает имущество, услуги, а также не заключает договоров, предоставляющих право на получение имущества, услуг, как вознаграждения за осуществленную деятельность в качестве Сотрудника Банка.
5.8. Сотрудник Банка не принимает и не передает третьим лицам подарки в любой форме от Клиентов, деловых партнеров, их представителей или аффилированных лиц, когда их получение или передача может создать конфликт личных и корпоративных интересов, кроме случаев, когда отказ от подарка может привести к негативным последствиям для Банка, дочерних и зависимых структур.
Для того чтобы кодекс не остался формальностью, необходимо контролировать выполнение этих правил. Кроме того, необходимо уйти от двойных стандартов, когда «мы откаты клиентам даем», но «брать откаты у поставщиков запрещено». Практика показала, что для маленьких фирм кодекс неактуален, а в больших компаниях необходимо проделать огромную работу по его внедрению.
Провокация отката
Метод, производный от Mystery Shopping – технологии проверки качества обслуживания. Создается легенда компании-поставщика (вплоть до простенького сайта в Интернете), формируются прайсы на продукцию, и под видом представителя поставщика контролер обращается в отдел закупок и предлагает откат. В случае согласия закупщика увольняют, подняв большой внутрифирменный скандал. После этого сотрудников уведомляют, что подобным методом тайной проверки руководство намерено пользоваться и впредь. Опытные закупщики на такие провокации обычно не ведутся, а проводят одну-две сделки без откатов для того, чтобы проверить нового поставщика.
«Прослушка» и контроль переписки
Во-первых, это незаконно – нарушаются конституционные права личности. Прослушивать переговоры имеют право только правоохранительные органы при наличии судебной санкции. Есть даже факты возбуждения уголовных дел по факту «прослушки» разговоров сотрудников. Но умный сотрудник и так не будет вести переговоры об откате по служебному телефону. Зачем подставляться, если есть мобильники?
Образцовое наказание попавшегося на откате закупщика
Все та же технология – уволить одного, остальных как следует напугать, – идущая еще от персидского царя Камбиза. Узнав о продажности верховного судьи, он повелел содрать с него живьем кожу и обить кресло верховного судьи, дабы все последующие непосредственно известным местом ощущали, что может быть, если решения будут несправедливыми.
В одной торговой компании решили не ограничиваться увольнением закупщика, пойманного на откате. На него завели уголовное дело, привлекли к ответственности и менеджера по продажам компании-контрагента. Дело, конечно, до суда не дошло, но показательными стали последующие события. В течение двух месяцев больше половины закупщиков уволилось по собственному желанию, но зато стоимость закупаемой продукции снизилась в среднем на 7 %.
Выплата премии закупщика от экономии на поставке
Для этого необходимо, чтобы отдел маркетинга регулярно проводил мониторинг цен на рынке, а производство (товароведы) контролировало качество поставленной продукции. Иначе закупщик купит за две копейки «неликвид» и получит свою премию. Другой способ – выплата бонуса в зависимости от динамики «закупочной инфляции». Так в торговых сетях называют средний процент повышения цен поставщиками на конкретный вид товара за определенный период.
Повышение уровня заработной платы для закупщика
Работает до поры до времени. Просто закупщики перестают брать откаты на небольших сделках – зачем рисковать на мелочовке? Например, уменьшение количества откатов на рынке рекламы эксперты связывают в том числе и с ростом зарплат менеджеров по рекламе.
Большинство описанных методов дает лишь временный эффект в виде осторожничающих закупщиков, но для того чтобы закрепиться на занятой в борьбе с откатами высоте, необходимо создание прозрачной системы закупок, построенной на четких правилах работы и контроле за их выполнением. Об этом – следующий раздел.
Регламентные методы
Регламентные методы направлены на создание в организации системы формализованных внутренних правил, описывающих процедуру проведения закупок. При этом предотвращение финансового ущерба от откатов происходит как за счет функционирования установленного порядка закупок, так и за счет механизмов контроля за соблюдением закупочных процедур. Можно выделить следующие регламентные методы.
Разделение функций сбора информации о поставщиках и принятия решений о закупках
Самый простой способ борьбы с откатами в сфере закупок – это отделение функции сбора информации о поставщиках и ведения первичных переговоров об условиях поставки от функции принятия решения о закупке у конкретного поставщика. В этом случае специалист по снабжению по результатам взаимодействия с поставщиками готовит конкурентную таблицу или лист альтернатив (табл. 11), в которых указываются закупаемая номенклатура, цены поставщиков и условия поставки. Затем он предоставляет их для принятия решения руководителю. Еще может быть добавлен раздел с расчетом окончательной цены на продукцию исходя из стоимости доставки.
Правда, в этом случае можно столкнуться со следующими злоупотреблениями со стороны закупщиков, «сидящих» на откатах.
Поделиться книгой: