Почему мне не хватает времени?

– неспособность расставить приоритеты в делах;

– нескончаемый поток рутинных и срочных дел;

– несвоевременные ответы на деловую корреспонденцию;

– постоянные помехи в работе: незапланированные звонки и посетители;

– работа дома за счет личного времени;

– ощущение хронической усталости и цейтнота;

– выполнение работы за других сотрудников;

– ухудшение отношений в коллективе, конфликты, которые не удается разрешить в течение продолжительного времени.

Если вы наблюдаете более трех этих симптомов в своей работе, то весьма вероятно, что ваше время неправильно организовано. Прежде всего попытайтесь ответить на вопросы: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Как соотносится то, что вы делаете каждый день, с вашими долгосрочными целями и смыслом вашей жизни (и соотносится ли вообще)? Планирование эффективно только в одном случае – если ваши долгосрочные цели включены в ежедневную деятельность. Только в этом случае человек действительно получает удовлетворение от работы и от жизни вообще.

Итак, первое, что вам необходимо сделать, – это создать перечень жизненных целей. Для этого необходимо обдумать следующие вопросы:

– каковы мои жизненные цели;

– чего я хочу добиться в следующие 2–4 года;

– что мне необходимо сделать в следующие 6 месяцев. Теперь сравните и проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели не противоречивы, а следовательно, есть большие шансы достичь их в намеченные сроки. Если они сильно различаются, то необходимо задуматься: стоит ли ждать чего-то или кого-то? Не пора ли заняться осуществлением ваших планов немедленно, вместо того чтобы тратить время и энергию на то, что вам по большому счету неинтересно. Незаинтересованность в конечном итоге своего труда, отвращение к работе, ощущение себя «не в своей тарелке» – мощный стрессовый фактор, исключающий рациональную организацию рабочего времени.

Для экономии времени необходимо также правильно работать с входящими документами. Проанализируйте вашу почту и прекратите доступ ненужной информации, на письма отвечайте сразу же.

Выработайте привычку сразу производить все необходимые действия с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Складывайте входящую информацию в три папки: «срочно ответить», «информация» и «реклама».

Если перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо срочно решить, попробуйте воспользоваться временем сна: перед сном настройтесь на задачу, дав подсознанию команду решить проблему; старайтесь проснуться до звонка будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние; будьте готовы принять сообщение – держите рядом с кроватью блокнот и ручку.

Но если проблема не дает вам уснуть, откажитесь от этого метода.

Важным фактором нехватки времени и, как следствие, рабочего стресса является неумение общаться. Тысячи людей страдают от этого. Как часто мы не умеем слушать собеседника, не можем внятно выразить свои мысли, что ведет к недопониманию, искажению передаваемой информации, т. е. к колоссальным потерям времени.

Как убедиться, что то или иное замечание имеет для вас тот же смысл, что и для остальных? Самый лучший способ – переспросить собеседника, что он имел в виду. Вы можете использовать фразы типа: «Что вы имеете в виду?», «Что вы хотите сказать?», «Простите, мне кажется, я не совсем понял вас».

Даже тогда, когда у вас нет никаких сомнений, реальная ситуация может отличаться от вашего о ней представления. Вы можете использовать парафраз – изложение услышанной информации своими словами. Это отнюдь не уловка с целью заставить собеседника поверить в то, что вы его слушаете, а отличный способ понять, что же вам хотят сказать.

Если ваш собеседник выражает свою мысль общими фразами, то вы можете попросить уточнить детали. Если он говорит о какой-то детали, то вам стоит обобщить его замечание. В этом случае у вашего собеседника будет возможность оценить, насколько верно понята сообщенная им информация, и в случае необходимости внести поправки и разъяснения. Кроме того, вы продемонстрируете свою заинтересованность, а это в свою очередь побудит собеседника тоже внимательно слушать и стараться понять вас. Вам кажется, что переспрашивание отнимет слишком много драгоценного времени?

Поверьте, еще больше времени уйдет на исправление ошибок, связанных с неправильно воспринятой информацией.

Кажется, всем понятно, как важно не опаздывать на деловые встречи и совещания, и при этом у огромного количества людей имеются проблемы с пунктуальностью. Нехватка времени и неотложные дела не являются оправданием, ведь опаздывая, вы «воруете» время вашего партнера, которое не менее ценно, чем ваше.

Учитывая то состояние огромного напряжения, в котором современный человек лавирует в мире бизнеса, пунктуальность дает большое преимущество. Опоздание на встречу не просто невежливо, оно ставит под сомнение ваш авторитет делового человека и в некоторых случаях предопределяет отрицательный результат встречи.

Вот несколько советов, как организовать свое время, чтобы всегда приходить на деловые встречи вовремя.

1. Переведите свои часы на 7-10 минут вперед. Даже зная о том, что часы спешат, человек подсознательно ориентируется на них.

2. Чтобы лучше контролировать свое время, планируя встречу, четко определите время отъезда – это гораздо важнее, чем время прибытия. Если вы планируете потратить на дорогу 20 минут, а при хорошем стечении обстоятельств – 15 минут, то выезжайте за полчаса.

3. Готовясь к деловой встрече или совещанию, откажитесь от намерения сделать что-то в последний момент, например начинать телефонный разговор за минуту до отъезда. Помните о своем обязательстве.

Если ваш деловой партнер постоянно опаздывает на встречи, вы можете сделать две вещи: во-первых, обратить его внимание на проблему, во-вторых, назначать встречи на 15 минут раньше, чем они в действительности начинаются.

Случалось ли с вами такое: вы чувствуете, что текущее совещание, проводимое вами, скучное и непродуктивное – просто потеря времени! Чтобы такого не произошло, следуйте нескольким несложным правилам – это поможет сделать совещания более эффективными, вызывающими энтузиазм для дальнейшей плодотворной работы:

– всегда объявляйте сотрудникам о цели предстоящего совещания;

– объясните каждому сотруднику, почему ему необходимо присутствовать на совещании. Например, вы можете сказать следующее: «Пожалуйста, подготовьте пятиминутный отчет о результатах переговоров с поставщиками»;

– приготовьте письменную повестку дня для всех участников и, если есть возможность, раздайте участникам за несколько дней до совещания;

– приходите на совещание раньше намеченного времени, чтобы успеть подготовиться к работе;

– начинайте совещание вовремя, даже если кроме вас присутствуют только двое сотрудников. Таким образом вы создадите себе репутацию человека, ценящего время других. Это будет тонким намеком, что вы ждете того же и от своих сотрудников;

– напомнив о цели совещания, приглашайте всех сотрудников к активному участию;

– контролируйте обсуждаемые темы: если кто-то отступает от повестки дня, тактично сообщите о времени, отведенном на обсуждение данного вопроса, и направьте обсуждение в нужное русло;

– в заключение суммируйте все сказанное и быстро закончите совещание.

Если вы выступаете на совещании не как организатор, а в качестве одного из приглашенных, то вам пригодятся следующие советы.

1. Постарайтесь заранее узнать, чему посвящено данное совещание, – вы можете задать этот вопрос лицу, пригласившему вас. Это прояснит для вас цели совещания, приведет к тому, что оно будет более плодотворным, или выявит необязательность вашего присутствия.

2. Если вы не видите пользы в вашем участии, попросите вычеркнуть вас из списков, но обязательно мотивируя свое решение. Однако если совещание созывает ваш начальник, то вам лучше присутствовать – хотя бы из чисто дипломатических соображений. Тем не менее вы можете задать вопрос о том, какой вклад конкретно вы можете внести в обсуждение вопросов повестки дня (созывающие совещание часто просто не задумываются над тем, чье участие в этом мероприятии действительно важно). Возможно, ваш начальник пересмотрит свое мнение относительно необходимости вашего присутствия.

3. Если в повестке дня стоит только один вопрос, касающийся непосредственно вас, можно попросить перенести его на начало совещания, чтобы вы могли уйти раньше. Но не забывайте, что подобная тактика может привести к недоброжелательному отношению со стороны других лиц, которые также не заинтересованы в этом совещании.

4. Если вы предполагаете, что ваши аргументы встретят сопротивление, попробуйте незаметно пролоббировать их – люди склонны более придерживаться того мнения, к которому они пришли в кулуарах, чем того, которое им навязывается ходом совещания.

5. Продумайте план действий на случай, если не достигнете тех целей, которые перед собой ставили.

6. Реально оценивайте свои возможности. Не ставьте невыполнимых целей. Не принимайте на себя слишком много обязательств. Остерегайтесь предлагать нереальные сроки для выполнения той или иной задачи – в этом случае велика вероятность попасть в цейтнот.

7. Если вы чувствуете, что застряли на очень длинном совещании, постарайтесь организовать для себя «важную» встречу, чтобы покинуть его раньше. Не стоит злоупотреблять этим средством – это вызовет подозрения.

8. Обращайте внимание присутствующих на несоблюдение регламента.

9. Постарайтесь установить периоды времени, когда вы свободны для совещаний, и доведите это до общего сведения.

Не забывайте, что хорошо спланированные совещания должны помогать сотрудникам грамотно определять срочность тех или иных рабочих задач, а также максимально эффективные способы их решения, что является залогом правильной организации рабочего времени.

Во время визитов новых или потенциальных клиентов менеджеры часто стараются завести короткий разговор на отвлеченную тему, чтобы дать человеку время освоиться в новой обстановке и «растопить лед». Но иногда подобные беседы затягиваются, что является существенным, если времени у вас в обрез. Чтобы повернуть обсуждение к нужной теме, не проявляя излишней прямоты и резкости, сделайте небольшую паузу, откройте записную книжку, возьмите карандаш – продемонстрируйте свою готовность к деловому разговору.

Вам наверняка приходилось говорить по телефону с чрезмерно словоохотливым человеком. Как лучше прекратить непродуктивный разговор, не задев при этом самолюбия собеседника? Безусловно, вам необходимо быть тактичным, но твердым, ведь у вас отнимают рабочее время. Если вы сами звоните подобному человеку, то можете предварить беседу словами: «Мне необходимо обсудить с вами этот вопрос до того, как я пойду на совещание к 12 часам». Подобным замечанием вы продемонстрируете собеседнику, что у вас мало времени. Если вы все же оказались втянуты в беседу, не связанную с рабочими вопросами, то сделайте паузу и скажите что-то вроде: «Спасибо, что уделили мне время» или «Хорошо. Я знаю, что вы очень занятой человек. Не хочу больше отрывать вас от дел».

Современные телефоны снабжены клавишей, переключающей звонящего вам человека в режим ожидания. Однако не стоит злоупотреблять этим новшеством – просьба подождать должна быть исключением, а не правилом. Если кто-то, явно злоупотребляя вашим временем и терпением, просит вас подождать, чтобы ответить на другой звонок, стоит вежливо, но твердо сказать: «Извините, но в данный момент у меня нет времени ждать. Может быть, вы перезвоните мне через несколько минут?» Проявляйте настойчивость всегда, когда дело касается пустой траты вашего времени другими людьми. Пресекайте подобные попытки сразу же, и с вами будут считаться как с человеком, знающим цену времени.

Еще один важный шаг в организации времени – избавление от трудоголизма, который стал в наше время повсеместным явлением. Для трудоголика не существует ничего, кроме работы. Но природу не обманешь: там, где работа заменяет все остальные виды активности, начинается стресс.

Признаками стресса, вызванного злоупотреблением работой, являются:

– резкое снижение производительности труда (для выполнения привычной работы требуется в два, а то и в три раза больше времени, чем обычно);

– пренебрежение семьей и общественной жизнью;

– деформирование представлений о важности, приоритетности различных жизненных целей и установок;

– склонность уделять повышенное внимание мелочам;

– прогулы и опоздания;

– агрессивность;

– неспособность соредоточиться;

– плохая работа кишечника;

– учащенный пульс;

– частые простуды;

– бессонница;

– непроходящее чувство усталости;

– привычка грызть ногти;

– чрезмерное потребление алкоголя;

– повышенная тяга к сладкому.

Легко заметить, что симптомы стресса во многом совпадают или являются прямым продолжением показателей нехватки времени.

Стресс не всегда проявляется открыто, он может прятаться за тысячью личин. Прислушайтесь к себе! Возможно, вы заметите, что:

– у вас испортилась осанка;

– вы мысленно ругаете себя, часто сбиваетесь с мысли;

– у вас появился «нервный» смех, привычка покачивать ногой, желание скрыться ото всех;

– вы видите во сне кошмары и стали склонны преувеличивать опасности;

– у вас часто возникает ощущение бессмысленности жизни, отсутствия цели;

– вы не доверяете окружающим, стали чрезвычайно обидчивы, потеряли интерес к интимной жизни;

– вы стали тяжелы на подъем, у вас изменился аппетит;

– вы чувствуете ломоту во всем теле, у вас нарушился менструальный цикл, участились позывы к мочеиспусканию.

Наличие у вас более трех из вышеперечисленных признаков с вероятностью до 99 % свидетельствует о состоянии стресса.

Одной из характерных особенностей стресса является его трудная диагностика. Часто человек, зацикленный на работе, не в состоянии осознать проблему, поэтому, если вы наблюдаете у себя какие-либо из вышеперечисленных симптомов, стоит поинтересоваться у близких, не стали ли вы трудоголиком. Вас также должно насторожить то, что вы испытываете беспокойство, если вас отвлекают от работы, или осознаете свою ценность только в связи с достижениями в работе.

Вот несколько советов по борьбе со стрессовыми состояниями из-за нехватки времени:

1. Постепенно уменьшайте количество рабочих часов в неделю. Не вносите в свой график резких изменений – начните с того, что выделите себе один полный и безоговорочный выходной в неделю. В этот день занимайтесь только приятными делами, посвятите его семье, погуляйте с детьми, встретьтесь с друзьями (но не с коллегами по работе!). Вы можете также заняться каким-либо физическим трудом, так как физическая активность – один из самых эффективных механизмов борьбы со стрессом.

2. Планируя свой рабочий день, выделите время для развлечений одним из важнейших пунктов: даже небольшое по продолжительности удовольствие является мощным фактором противодействия рабочему стрессу.

3. Каждый день вам необходима хотя бы небольшая физическая нагрузка – физический труд по выходным дням недостаточен, для того чтобы быть в форме всю неделю. Вы можете остановиться на утренней гимнастике из нескольких несложных упражнений или вечерней пешей прогулке, главное – регулярность. Идеальным началом рабочего дня может стать для вас утренняя пробежка.

4. Избегайте говорить за обедом о работе, тем более решать какие-то, пусть даже очень важные, текущие проблемы. Если вы обедаете с коллегами, договоритесь исключить рабочие вопросы из списка застольных тем. Придерживайтесь этого правила и на домашних, и на корпоративных вечеринках.

5. Выберите для себя хобби, контрастирующее с вашим основным занятием: если в рабочее время вы решаете технические вопросы, пишете отчеты, составляете графики, чертите, то в свободное время вы можете заняться выращиванием домашних растений или каким-нибудь ремеслом. Если вы проводите весь рабочий день в помещении, то прогулка на велосипеде или с собакой – это то, что вам нужно.

6. Запретите себе испытывать чувство вины за то, что отрываетесь от работы, – это самый важный шаг из всех вышеперечисленных! Постоянно спрашивайте себя: «Что произойдет, если я не сделаю этого? Случится ли что-то ужасное?»

Если все же попали в цейтнот, не суетитесь. Даже если вас торопят, устройте короткую передышку. Сядьте, выделите время для спокойного размышления. Определите стратегию выхода из кризисной ситуации. Оцените ресурсы. Подумайте, кого можно привлечь к решению данной проблемы, как снизить потери. Записывайте свои мысли. Приступайте к реализации принятого решения.

Освоив хотя бы часть из вышеназванных способов организации времени (более подробно они будут рассмотрены во второй части книги), вы обнаружите, что тотальная неразбериха, суета и стресс отступили, вы больше не ощущаете себя «слабым звеном» в попытках приспособиться к современным темпам, стали больше успевать не за счет увеличения рабочего времени, а благодаря грамотному тайм-менеджменту.

Часть II. Личная ответственность

Предисловие к части

Ответственность – это достаточно важное понятие современной жизни, а личная ответственность – это еще интереснее. Часто в адрес бесшабашного человека можно услышать выражение «безответственный тип», но на свете нет такого человека, который бы от природы был безответственным. Факт то, что не все могут с ответственностью справиться. Особый объект нашего внимания – ответственность за время, причем ответственность не перед кем-то, а перед самим собой.

Вторая часть данной книги посвящена тому, как научить человека ценить и беречь свое время, как ему нести ответственность за все прожитое время. Главная проблема потери времени состоит в том, что некоторые сами не понимают, что они теряют. Нельзя упрекать все человечество в безответственности, чаще всего безответственны люди, которые не представляют ценности времени.

Вдумайтесь, если на реке произошла авария, затонул танкер, который перевозил несколько сотен тонн нефти, люди бьют тревогу, экологи заявляют о том, что эта катастрофа угрожает жизни живых организмов. Экономисты беспокоятся по поводу роста цены на бензин. Министры путей сообщения переживают потерю танкера.

Каждый думает о своем. Почему же люди не волнуются по поводу того, что в результате аварии пропало время? А ведь это не столь маловажно. В конце концов танкер можно построить заново, экологическую катастрофу нейтрализовать, цены уравновесить, а вот время не вернет никто и никогда. Именно в том, что люди не осознают всю катастрофичность потери времени, и заключается проблема «хронического неуспевания».

Во все времена люди пытались подчинить себе время, но это им не удавалось, наша книга поможет вам на несколько шагов приблизиться к этой мечте, приручить собственное время.

Глава 1. Эти досадные 5 минут

Всем известно выражение «точность – вежливость королей». Некоторые считают своим долгом быть всегда пунктуальными, не опаздывая ни на одну минуту. Но большинство людей почему-то допускают возможность опоздания, считая, что нет ничего плохого в том, чтобы задержаться на несколько минут. С точки зрения делового этикета опоздание расценивается как неуважение к партнеру, а также как неумение организовать свое собственное время. Попробуем представить, какое впечатление на окружающих может произвести человек, если он регулярно нарушает неписаные установки и опаздывает, пусть даже ненадолго. Прежде всего такой человек будет вызывать сильнейшее раздражение у окружающих.