Помоги проекту - поделись книгой:
Здесь:
• Тд – дополнительный товарооборот под воздействием презентации, руб.;
• Д – количество дней учета товарооборота;
• Тc – средний товарооборот в день до проведения презентации, руб.;
• П – прирост среднедневного товарооборота, %.
Экономический эффект от проведенного мероприятия можно рассчитать следующим образом:
Здесь:
• Э – экономический эффект презентации, руб.;
• Тд – дополнительный товарооборот, руб.;
• Нт – торговая надбавка на товар, %;
• Рп – расходы на презентацию, руб.;
• Рд – дополнительные расходы по приросту товарооборота, руб.
Этап восьмой. Составление доклада для презентации
Когда не знаешь, что именно ты делаешь, делай это тщательно.
Презентационный доклад должен быть полностью подчинен достижению определенных целей и задач. В качестве примера можем вновь рассмотреть презентацию новой модели пылесоса. Если докладчик, увлекшись собственными знаниями об этом предмете, составит доклад таким образом, что львиная доля времени презентации будет посвящена истории разнообразных очистных сооружений и приспособлений, а остальное время – технологии производства пылесосов, то можно быть уверенным, что нужной цели презентация не достигнет и задачи, поставленные изначально перед презентатором, решены не будут. Нельзя забывать, что презентация новой модели пылесоса не является курсами технологов и инженеров, как не является и археологическим симпозиумом. Цель такой презентации – повышение уровня продаж, и римский водопровод не имеет к этому ни малейшего отношения, как бы докладчику ни хотелось провести параллель между данным сооружением и маркой своего пылесоса.
Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Поэтому оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80–85 % всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей может запомнить второстепенные. Исходя из количества наиболее запоминающихся позиций, следует весьма тщательно выбирать те ключевые идеи, на которых будет строиться доклад.
Еще одна особенность человеческой памяти заключается в том, что человек запоминает:
• 20 % того, что слышит;
• 30 % того, что видит;
• 50 % того, что слышит и видит;
• 70 % того, что слышит, видит и о чем говорит;
• 90 % того, что слышит, видит, о чем говорит и что делает.
Следовательно, чтобы презентационный доклад был успешен, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиальное изложение подкреплялось визуальной информацией – таким образом, будет достигнуто запоминание 50 % изложенной в докладе информации. Кроме того, при наличии обратной связи с аудиторией (подобную связь могут обеспечить вопросы, задаваемые слушателями) достигается запоминание уже 70 % изложенной информации. При наличии интерактивных упражнений – запоминание 90 % изложенной информации. Таким образом, для достижения максимального эффекта презентационный доклад должен включать в себя, кроме изложения необходимых фактов и идей, вопросы и интерактивные упражнения.
Первое, что требуется от презентатора, – владение темой доклада. Причем владение это должно быть таким, чтобы докладчик мог ответить практически на любой вопрос аудитории, который касается темы презентации. Иначе как можно ожидать от слушателей, что они воспримут предлагаемую им идею, если сам презентатор не вполне уверенно знает, что же именно он предлагает аудитории. Чтобы овладеть темой, нужно научиться собирать информацию.
Источники информации, которые можно и нужно использовать при подготовке доклада, следующие:
• библиотека;
• статьи в тематических изданиях;
• Интернет;
• консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);
• отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);
• статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти).
Кроме вышеуказанных источников, любой презентатор может обратиться к своей фантазии и изобрести и отыскать еще несколько источников информации – это только к лучшему, потому что информация лишней не бывает.
Совет
Материалов для презентации нужно набирать куда как больше, чем используется при ее создании. Во-первых, в самом начале создания презентации еще не до конца и не точно известно, какие из материалов могут понадобиться обязательно, а какие дополнительно. Во-вторых, «лишние» материалы, не использовавшиеся при создании презентации, могут пригодиться при ответе на вопросы слушателей презентации. В-третьих, если понадобится создавать еще одну презентацию на подобную же тему либо презентацию того же товара (продукта, услуги, идеи), но для другой аудитории, то запасные материалы помогут оперативно провести необходимую работу.
Каждый человек, готовящий доклад, должен уметь обращаться с источниками информации. Источники, связанные с живым общением, – самые простые, главное – правильно сформулировать вопрос и внимательно выслушать ответ, а также не стесняться уточнять и переспрашивать, если что-то осталось неясным, ведь переспросить гораздо проще, чем еще раз встречаться с человеком и вновь задавать ему вопросы. Проводя интервью с «живыми справочниками», следует помнить, что каждый человек с радостью поговорит о себе, но не очень любит выслушивать чужие излияния. Чтобы получить нужную информацию, следует навести человека на тему, связанную с ним лично. Этот метод особенно хорошо работает, если «информатором» является торговый агент компании, ответственный по продажам, маркетолог. Жизнь этих людей тесно связана с их работой, и разговор о работе для них, по сути, разговор об их жизни. Для наибольшей эффективности интервью можно рекомендовать четыре правила Глеба Жеглова, сформулированные в кинофильме «Место встречи изменить нельзя»:
• разговаривая с людьми, всегда улыбайтесь, люди это любят;
• будьте к человеку внимательны и старайтесь подвигнуть его к разговору о нем самом;
• найдите тему, которая интересна для собеседника;
• проявляйте к собеседнику искренний интерес, вникните в него, узнайте, чем он живет.
Да, подобное интервью может не стать «пятиминутным экспрессом», но зато оно даст такое
Источники информации, связанные с книгами или Интернетом, в использовании сложнее. Компьютер не понимает нюансов и полутонов, он отвечает только на тот вопрос, который ему задан, причем в той формулировке, в которой это сделано. То, что человек подразумевает под этой формулировкой, компьютеру недоступно. К компьютеру «влезть в душу» невозможно, и на улыбки он не реагирует. То же относится и к книгам: в них имеется только та информация, которая заложена изначально, и можно задавать книге множество вопросов, ответить на них она все равно не в состоянии. Поэтому необходимо учиться верно формулировать вопросы, чтобы не было разочарования от якобы бесполезных источников информации.
В библиотеке очень удобно работать, если известно, какая именно книга требуется. Если это неизвестно и даже неизвестен автор, то можно воспользоваться тематическим каталогом библиотеки и попробовать подобрать литературу, ориентируясь на названия книг и аннотацию при ее наличии в каталожной карточке. Однако самый оптимальный метод в этом случае – просто задать вопрос библиотекарю. Разумеется, не следует рассчитывать, что библиотекарь тут же скажет все, что требуется. К примеру, если нужно отыскать сведения по технологии выплавки стали, то естественно, что библиотекарь об этой технологии не имеет ни малейшего понятия. Однако по сравнению с любым сталепрокатчиком у библиотекаря есть несомненное преимущество –
Самый продуктивный метод поиска информации в наше время – это
Лучше всего формулировать уточняющие вопросы. Например: «Производитель томатного соуса „Краснодарский“», «Рецепт приготовления лечо», «Технология производства томатного соуса» и т. д. Формулировка вопроса может быть незаконченной, например: «При изготовлении томатного соуса температура смеси должна быть…» – в этом случае будут найдены фразы, включающие в себя части данного вопроса, и в результате можно будет узнать, какова же искомая температура. Конечно, на каждый подобный вопрос (полный или неполный) будет дано большое количество информации, как и на самую общую формулировку, но информация будет уже гораздо более конкретизированной, и из нее можно выбрать необходимое. Для поиска удобно пользоваться сайтом www.yandex.ru или любой другой поисковой системой, которую предлагает Интернет.
Если для создания презентации требуются чьи-либо биографические данные, то также можно воспользоваться поиском через Интернет. Наилучшее изложение биографий имеется в книжной серии «Жизнь замечательных людей», и если необходимая биография есть в этой серии, то очень хорошо именно ею и воспользоваться. Для поиска разнообразной литературы и справочных материалов можно также рекомендовать библиотеку Мошкова – http://lib.ru/; национальную юридическую энциклопедию – http://determiner.ru/, «Википедию» – http://ru.wikipedia.org/, портал http://mega.km.ru/, на котором можно найти разнообразные энциклопедии и словари.
Но доклад, тем более презентационный, – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следует сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную, подготовить ее, расставить в нужные места. Если во время презентации планируется показ фильма, видеоролика, слайдов, то необходимо ознакомиться с этими материалами, убедиться, что они подходят к докладу, не включают в себя «идеи-паразиты», которые могут оказаться отвлекающим от цели презентации фактором.
Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить:
Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации.
Вступительная часть требуется для «разогрева» аудитории. Слушателей нужно подготовить к основной части презентационного доклада, и без вступления тут никак не обойтись. Введение в презентацию лучше всего начинать с представления: краткий рассказ о компании и докладчике, чтобы посетители презентации знали, с кем имеют дело. Аудитория должна понимать, почему именно этот человек проводит презентацию, что в нем такого особенного, что следует выслушать его слова, каким и в какой области он является специалистом.
Считается, что введение доклада – это формирование ожиданий слушателей. Следовательно, от того, насколько грамотно сформированы эти ожидания, будет зависеть восприятие тех идей, которые предлагаются презентацией, будь то политическая идея или мысль о том, что такой-то пылесос является наилучшей моделью для домашних хозяек. Задача докладчика – так построить вступительную часть презентации, чтобы сформированные ожидания аудитории были полностью удовлетворены. Кроме того, желательно даже превзойти докладом те ожидания, которые вызывает вводная часть.
Помимо этого, вступительная часть должна привлекать внимание аудитории, сосредоточить это внимание на последующем изложении доклада, создать контакт между докладчиком и аудиторией, заинтересовать слушателей. Введение также должно включать в себя ответ на вопрос посетителей презентации: «Зачем мы сюда пришли?» Иначе говоря: «Сегодня я собираюсь рассказать вам о новой модели пылесоса, которая имеет абсолютно уникальные функции. Без этой модели вы вскоре обнаружите, что ваша квартира имеет неопрятный вид, так как моющие средства, выпускаемые в настоящее время, не обеспечивают полноценное удаление пыли и грязи». Ответ на вопрос «Зачем мы сюда пришли?» должен прозвучать как можно раньше, ведь пока слушатели неосознанно задают себе этот вопрос, они не в состоянии воспринять то, что им говорят.
Кстати сказать, благодарность аудитории, длительно выражаемая докладчиком («спасибо за то, что вы пришли на нашу презентацию; спасибо, что нашли время, чтобы посетить нашу выставку; благодарим за то, что остались выслушать наш доклад» и т. д.) – это вовсе не то, чего ожидает аудитория. Точно так же слушатели вовсе не ожидают, что докладчик будет первые пять—десять минут доклада занудно перечислять поименно всех своих помощников, друзей и родственников, которые подали хотя бы мизерную идею при составлении доклада. Вспомните, как иногда раздражают длительные титры, идущие перед кинофильмом (именно поэтому многие кинокомпании перемещают титры в финал: кто хочет – смотрит, если же человеку не любопытно, то он всегда может выключить телевизор).
Если презентационный доклад включает в себя какую-либо специальную информацию, незнакомую слушателям (например, специфические термины и определения), то разъяснять эту информацию лучше всего тоже во вступительной части: «Давайте сразу договоримся о формулировках. В данном случае ведьмами мы будем называть людей, обладающих определенными экстрасенсорными способностями, вне зависимости от их пола».
Во вступительной части должна быть та интрига, которая позволит аудитории внимательно следить за ходом презентации, не теряя к ней интереса и ожидая развязки. Наилучшим примером подобной интриги являются практически все художественные романы. Вспомните Толстого, «Анну Каренину»: «Все смешалось в доме Облонских…» Прочитав первое предложение, читатель, затаив дыхание, ожидает объяснения этой таинственной фразы. При этом «Анна Каренина» – это не детектив, не боевик, не триллер, но вступление, завязка романа начинается с той самой интриги, которая требуется для любой презентации. Конечно, можно просто сообщить: «Сегодня мы поговорим о новой модели пылесоса…» – это будет вполне достойное простое вступление. Однако можно сказать: «Говорят, что в скором времени введут закон об обязательном использовании моющих пылесосов в учреждениях и организациях. Об этом законе мы поговорим чуть позже, а пока я хочу вам рассказать о новой модели пылесоса…» – и это будет уже вступление с интригой.
Вступительная часть – это то, что позволит аудитории с интересом следить за ходом презентации и привлечет внимание слушателей к предмету презентации. Но ни в коем случае нельзя обмануть ожидания аудитории. Если вступление настраивает на получение какой-либо информации, то следует эту информацию дать. В противном случае это похоже на то, как голодному человеку показывают издали кусок мяса, даже дают его понюхать, а потом уносят, пообещав накормить его когда-нибудь в другой раз. Разочарование голодного человека сравнимо с разочарованием аудитории, когда основная часть предлагаемого ей доклада обманывает ожидания, данные вводной частью.
Заключение – это тот «красивый уход со сцены», о важности которого знают все, кто имеет хоть какое-либо отношение к эстраде (ведь любая презентация – это своего рода эстрадное шоу). Смазанный «уход» смазывает и все впечатление от выступления. Нельзя обрывать презентационный доклад на полуфразе, полумысли. Это шокирует аудиторию. Обрыв доклада – это все равно, что уход без прощания, совершенно неоправданный. Представьте, что вы беседуете с каким-либо человеком и он вдруг, не договорив до конца, разворачивается к вам спиной и уходит. Какое впечатление производит такой уход? Совершенно правильно – крайне отрицательное. Так что заключение – это вежливое прощание, подтверждающее, что все уже сказано. В заключительной части рекомендуется подводить общие итоги: «Итак, из всего вышесказанного видно, что пылесос этой модели обладает следующими пятью достоинствами…» – а после подведения итогов можно сразу переходить к вопросам аудитории: чего, собственно, аудитория и будет ожидать, поняв (а заключение дает понять), что все накопившиеся за время выступления докладчика вопросы уже можно задавать.
Наиболее нежелательными вариантами являются заключения обрывистые или такого типа: «На этом мы заканчиваем нашу презентацию», и после этой фразы докладчик уходит, даже не предложив аудитории высказать вопросы и ответить на них. Один гном, прощаясь, сказал юному герою, которого верно сопровождал в героическом походе: «Да ладно, мальчик. Особенно-то не мучайся. Просто скажи „до свидания“. И все. Чего проще?» – это классический пример обрывистого заключения. Однако история на этом не закончилась. Юный герой ответил: «Я так не могу. Этого недостаточно», – и они еще постояли, обнявшись, похлопали друг друга по спине, поговорили немного, вспоминая свой героический поход. Вот это уже вполне удачное заключение, после которого можно сказать «до свидания» с чистой совестью. Гном, он и есть гном, что с него взять, а вот презентатор не должен действовать подобным образом. Нужно еще немного поговорить, и это будет правильно.
Но неизвестно, что хуже: заключение отсутствующее либо растянутое? Если докладчик, подведя итоги презентации и уже фактически закончив ее, вместо приглашения аудитории к вопросам вдруг сообщает: «А еще я хотел бы сказать…» – это производит едва ли не худшее впечатление, чем полностью отсутствующее заключение. В обоих случаях дело заключается в том, что ожидания аудитории оказываются обманутыми. При отсутствующем заключении аудитория настраивается на плавный переход к вопросам и ответам, а нет ни перехода, ни вопросов, ни ответов, ни даже нормального прощания. При растянутом заключении аудитория уже настроилась на то, что презентация закончена, но доклад почему-то все тянется и тянется, и в результате в памяти слушателей остаются лишь тягучие фразы, а сама суть презентации уходит в никуда.
Еще одним вариантом нежелательного заключения является заключение, не связанное с предметом презентации. Помните, выше мы говорили о том, что слушатели в основном запоминают презентацию на эмоциональном уровне, ориентируясь именно на вступление и заключение. И если заключение (как и вступление) не связано с предметом презентации, это оставляет как минимум чувство неудовлетворенности, а по большей части просто исключает возможность запоминания презентации, что, естественно, не приводит к достижению поставленной презентацией задачи.
Говоря о построении презентационного доклада, невозможно не упомянуть об
• не каждый докладчик умеет шутить;
• используются старые, давно всем известные шутки;
• анекдоты вставляются в доклад к месту и не к месту;
• перегруженность презентации юмором.
Как вы понимаете, презентатор не зарабатывает себе на жизнь пародиями, юмором и т. д. Ему не обязательно уметь шутить. Проблема возникает тогда, когда человек, лишенный чувства юмора (что само по себе не является ни трагедией, ни даже проблемой), пытается шутить. Естественно, подобные шутки не могут быть восприняты аудиторией положительно, поэтому любому презентатору следует знать: если нет чувства юмора, то шутки лучше исключить из презентации. Отсутствие юмора в этом случае произведет гораздо лучшее впечатление, чем неудачные шутки. В презентационном докладе можно оставить фразы, которые удачны на 65–75 %, по крайней мере, они не вызовут неприятия у большей части аудитории. Но шутка, удачная на те же 65–75 %, вызывает неприязнь у
Шутки и анекдоты, которые всем известны, вызывают только скуку – чувство, которое следует исключить из презентации. Поэтому при составлении доклада следует внимательно смотреть на новизну используемых юмористических средств. Можно позаимствовать шутливые истории в Интернете, например на сайте www.smexa.net либо www.anekdot.ru (существует еще множество юмористических порталов, которые легко найти с помощью поисковых сайтов), но, занимаясь таким заимствованием, нужно помнить, что эти сайты и порталы посещает множество людей и именно они могут оказаться слушателями презентации.
Перегруженность презентации юмором приводит лишь к тому, что за шутками и анекдотами теряется сама суть презентации. Аудитория радостно смеется каждой шутке докладчика, даже аплодирует, однако, кроме этих шуток, ничего не остается в памяти. Конечно, потом многие из посетителей такой презентации говорят: «Вчера побывал на презентации компании такой-то. Очень приятно было!», но это никак не способствует достижению цели презентации. Ведь цель заключается вовсе не в развлечении публики – за это платят деньги совершенно другим людям. Готовя презентацию, нельзя забывать, что, хотя презентация и является разновидностью шоу (вне зависимости от выбранной для презентации формы), она однозначно не является
Подобные проблемы возникают при использовании в презентации цитат. Многие докладчики начинают перегружать свое сообщение цитатами, если они не уверены в себе, желают получить гарантированно верное наполнение своего доклада, просто из желания продемонстрировать свою эрудицию. Подобная тактика порочна для презентационного доклада. Аудитория, посетившая презентацию, желает выслушать именно то, что ей может сказать докладчик Иванов, но вовсе не то, что высказал господин Сидоров, будь он хоть трижды академик и специалист в нужной области. Услышав, как докладчик Иванов в энный раз ссылается на мнение господина Сидорова, аудитория приходит к вполне оправданному выводу: докладчик Иванов не владеет темой, толком не знает, о чем идет речь, лучше бы пригласили господина Сидорова, который, похоже, темой владеет. Если же аудитория начинает думать, что докладчик темой не владеет, презентацию можно считать неудавшейся. Подобное поведение докладчика обманывает ожидания публики, которая истово верит, что презентатор четко владеет излагаемым предметом. Когда докладчик не уверен в себе, аудитория также теряет к нему доверие и автоматически это недоверие переносится на предмет презентации.
Презентатору следует знать, что ни высокая эрудиция, ни страх перед аудиторией не являются оправданием для перегруженности доклада цитатами. Цитаты можно использовать только в том случае, когда они
Еще чаще при презентациях встречается следующая ошибка: неоправданное и излишнее использование специальных терминов, непонятных широкой публике. Если проводится презентация новой технологии производства пылесосов, а слушатели презентации – специалисты (технологи, инженеры предприятия-производителя и т. д.), то применение специальных терминов и оправданно и необходимо. Зачастую приходится наблюдать, как подобная терминология употребляется, когда слушателями презентации является конечный потребитель продукции (в данном примере домохозяйки). Как вы понимаете, конечному потребителю не нужны специфические инженерные знания, ему требуется информация о том, что ему предлагают, причем ясным и понятным для неспециалиста в производстве языком. Однако, несмотря на очевидность этой мысли, многие презентаторы считают, что чем сложнее они выразят свою идею, чем больше произнесут специальных терминов, тем больше будет доверие к ним публики. Напротив! То, чего люди не понимают, вызывает у них опасение. Перегружая доклад неоправданным употреблением специальных терминов и выражений, презентатор все более удаляется от достижения цели презентации и теряет внимание аудитории, что естественно, ведь никто не будет слушать то, что является для него тарабарщиной.
Одно из основных правил составления докладов:
Обилие рекламных утверждений в презентации отнюдь не способствует ее успеху точно так же, как обилие рекламных пауз не имеет никакого отношения к успеху либо неуспеху фильма. С учетом того, какое количество рекламы изливается в настоящее время на людей, какова общая перегруженность информацией, рекламные утверждения во время презентации, повторяющиеся неоднократно и не подкрепленные доказательствами, могут привести только к раздражению аудитории. Если презентатор утверждает: «Данная модель пылесоса лучшая в мире!» (что является рекламой), то, чтобы сохранить доверие и доброжелательность аудитории, он должен немедленно привести доказательства своего утверждения: «Данная модель пылесоса лучшая в мире, потому что…»
Еще одно правило для презентационного доклада касается отношения к конкурентам. Ни в коем случае
Кроме того, подобное негативное заявление о конкурентах может быть признано диффамационным, клеветническим и т. д., то есть нарушающим законодательные нормы. Гораздо лучше похвалить конкурентов (но не восхвалять их товар!), причем похвалить за что-либо, не имеющее прямого либо существенного отношения к конкурирующему товару (продукту, услуге, идее): «Пылесосы, которые продает компания А, отличаются приятной расцветкой, а склады компании Б расположены недалеко от станции метро, но только те пылесосы, которые продает наша компания, производятся в Швейцарии и работают так же надежно, как швейцарские часы и швейцарские банки!»
Кроме негативного отношения к конкурентам, в презентационном докладе недопустимы заявления, которые могут оскорбить хоть кого-либо из посетителей презентации. Если презентатор сообщает: «Только необразованные люди покупают пылесосы, произведенные другими компаниями», то он сразу же выражает пренебрежение ко всей аудитории (ведь на презентацию люди приходят в основном ознакомиться с новым товаром, следовательно, они его еще не приобретали). Подобное пренебрежение не прощается, и вряд ли результатом презентации станет увеличение количества продаж, скорее с точностью до наоборот.
Презентационный доклад не должен быть составлен из шаблонных фраз. В нем обязательно должна быть изюминка, присущая только данному презентатору, данному докладу и данной презентации. Презентация должна удивлять, как удивляет фокус иллюзиониста. И пусть все знают, что это всего лишь ловкость рук, но видят и запоминают чудо. Создать такое чудо можно с помощью специальной литературы, например воспользовавшись сборником анекдотов или стихотворений. Не зря ведь сказано: «… даже в том случае, если ваши слушатели начисто позабудут все остальное, хорошо подобранное стихотворение врежется им в память»,[12] а задача презентации в том и заключается, чтобы «врезаться в память».
При этом нельзя забывать, что в презентации следует избегать
В презентационном докладе желательно употреблять обращение к аудитории, например риторические вопросы: «Вы согласны?», «Так ли это?», «Возможно ли такое?» и т. д. Подобные вопросы позволяют поддерживать интерес слушателей и обратную связь с ними. Кроме этого, в докладе можно (и нужно) употреблять наводящие вопросы, на которые слушатели могут ответить сами. Например: «Если аудитория безразлично относится к презентационному докладу, невнимательно слушает, если имеется много отвлекающих факторов, что это означает?» – и далее следует ответ: «Правильно, это означает, что успешность презентации будет равна нулю, если не отрицательным числам». Как вы понимаете, практически каждый слушатель уже ответит на такой вопрос для себя, и, когда прозвучит ответ, аналогичный тому, который уже продуман слушателем, это вызовет у него, во-первых, чувство гордости за свою сообразительность, во-вторых, сопричастность к докладчику, в-третьих, дополнительный интерес к презентации. Это напоминает «эмоциональное заражение», которое можно наблюдать на любом новогоднем детском празднике: «Дети, давайте позовем Снегурочку! – Сне-гу-роч-ка!». И каждый ребенок счастлив: он считает, что именно его крик вызвал появление Снегурочки.
Однако доклад мало составить. Его еще нужно произнести. Об этом мы поговорим во второй главе. Пока же перейдем к следующему этапу.
Этап девятый. Подготовка интерактивных упражнений и вопросы аудитории
Работая над решением задачи, всегда полезно знать ответ.
Интерактивные упражнения во время презентации обеспечивают обратную связь с аудиторией. Желательно применять такие упражнения, которые могут втянуть в действие наибольшую часть слушателей. Особенно хороши интерактивные упражнения, если целью презентации является обучение чему-либо.
К примеру, презентация посвящена обучению продавцов новой модели пылесоса (коммивояжеров, менеджеров по продажам). Самым простым и действенным интерактивным упражнением в этом случае будет упражнение «Привередливый покупатель». Для выполнения этого упражнения приглашаются два слушателя, один из которых будет изображать покупателя, а второй – продавца. «Покупатель» должен находить возражения против покупки, выражать недовольство. «Продавец» же обязан приводить аргументы в пользу покупки, приложить усилия, чтобы настроение «покупателя» изменилось. Если аргументы «продавца» в пользу покупки закончились, а у «покупателя» еще остались возражения, следовательно, «продавец» недостаточно хорошо умеет работать с покупателями и нуждается в дополнительном обучении. Выполнение данного упражнения нужно обсуждать со всей аудиторией, обязательно интересоваться мнением слушателей. Таким образом обучается не только пара «продавец» – «покупатель», но и остальные присутствующие. Особенно эффективно выполнение обучающего упражнения, если аудитории предлагается определить наилучший и наихудший из аргументов, приведенных «продавцом», а также предложить собственную аргументацию и обосновать ее. Наиболее оптимальным аргументом «за покупку» является тот, который апеллирует к одной из базовых потребностей человека: биологической, социальной или идеальной, а то и ко всем одновременно. Если слушатели отыщут подобный аргумент, то обучение прошло успешно.
При презентации, целью которой является повышение уровня продаж товара (продукта, услуги), хорошим упражнением является «Наглядная демонстрация». Например, предлагая аудитории краску с уникальными термоизоляционными свойствами, можно провести демонстрацию следующим образом: установить перед аудиторией небольшую жаровню, на одной половине которой жарится шашлык, а вторая покрыта выкрашенным термоизоляционной краской металлическим листом, на который кладется кусок льда. Если термоизоляционные свойства краски в самом деле высоки, то лед не растает. Продемонстрировав нетающий лед, можно раздать слушателям кусочки шашлыка. Если мясо будет съедено, то слушатели не забудут такую эффектную демонстрацию (помните, мы запоминаем 90 % того, что слышим, видим, о чем говорим и что делаем?).
Когда вы представляете новую модель пылесоса, можно предлагать опробовать пылесос в действии слушателям: одному либо нескольким (в зависимости от количества посетителей презентации). Тот человек, который взял в руки предлагаемый товар и сам лично поработал с ним хотя бы две минуты, уже не забудет о том, что ему предлагалось на презентации. Кроме того, он обязательно поделится своими впечатлениями с другими людьми.
При презентации автомобильной аудиосистемы можно приглашать посетителей презентации посидеть в автомобиле и настроить систему для своего восприятия, вставить диск, послушать музыку. В подобном случае нужно подбирать музыку таким образом, чтобы она не раздражала ни одного человека. Если презентатор обожает тяжелый рок, то он должен помнить, что далеко не все люди являются любителями этого музыкального направления. Иными словами, подбирать примеры, на которых посетители презентации будут обучаться обращению с чем-либо (будь то новый проигрыватель компакт-дисков либо СВЧ-печь), нужно таким образом, чтобы они не были индивидуальны, но универсальны. Например, при презентации СВЧ-печи в ней нужно приготовить такой бутерброд, который может съесть любой человек, вне зависимости от состояния здоровья, наличия язвы, гастрита или другого заболевания. В то же время этот бутерброд должен быть настолько вкусен, чтобы понравиться любому посетителю презентации. Да, это не такая простая задача, однако если бутерброд понравится, то человек, который его съел, уже не сможет сказать ничего плохого о той печи СВЧ, в которой бутерброд был приготовлен. Напротив, он будет говорить лишь хорошее, а именно это и является одной из основных задач презентаций, посвященных продажам товара (продукта, услуги, идеи).
Просьба о помощи, обращенная к аудитории, тоже в какой-то мере является интерактивным упражнением. Таким образом можно завербовать сторонников среди посетителей презентации. Просьбы могут быть различны: помочь раздать материалы, закрыть окно, передать или передвинуть что-либо и т. д. Особенно эффективны просьбы, если какой-то из посетителей презентации становится отвлекающим фактором (беседует с соседом, ерзает на сиденье, постукивает ногой по полу и т. д.). Попросив такого слушателя о помощи, можно перевести его из разряда отвлекающих факторов в помощники презентатора. Каждый из посетителей презентации, которому пришлось помочь презентатору, автоматически начинает положительно воспринимать информацию, которая предлагается аудитории. Более того, он может стать своеобразным рекламным агентом, ведь он не просто участвовал в проведении презентации, но участвовал на стороне презентатора.
Разумеется, для каждой презентации в зависимости от ее целей, задач, товара (продукта, услуги, идеи), которые предлагаются вниманию аудитории, следует составлять индивидуальную программу интерактивных упражнений. Эта программа также зависит и от посетителей презентации (социальный статус, семейное положение, предпочтения, хобби и т. д.). Готовить интерактивные упражнения нужно вместе с презентационным докладом, чтобы они являлись естественным следствием информации, уже полученной посетителями презентации, и чтобы аудитория могла немедленно применить на практике те знания, которые она получила во время доклада. Надеяться на экспромт с подобными упражнениями нельзя, все должно быть тщательно спланировано и подготовлено заранее.
Обратная связь с аудиторией обеспечивается не только интерактивными упражнениями, но и, в гораздо большей степени, вопросами слушателей. К сожалению, на интерактивные упражнения не всегда хватает времени, но
Бывает, что аудитория никак не может «раскачаться» и вопросы никто не задает. Во избежание такой ситуации всегда нужно иметь среди публики помощников, которые зададут заранее заготовленные вопросы. Например, попросят подробнее объяснить какой-либо нюанс доклада. Вопросы для помощников нужно выбирать таким образом, чтобы ответы на них были интересны большинству слушателей. Естественно, что заранее нужно подготовить не только вопросы, но и ответы. Кроме вопросов для «раскачки» аудитории, следует составить список вопросов, которые могут задать посетители презентации. При составлении такого списка следует исходить из вопросов: «Что они ожидают от презентации?», «Для чего им может быть нужен предлагаемый товар (продукт, услуга, идея?)», «Что может быть неясно в докладе и для какой группы слушателей?» Таким образом можно составить примерный список вопросов, которые могут задавать слушатели и, соответственно, подготовить ответы на них.
Этап десятый. Выбор и подготовка помещения для презентации. Цветовая и музыкальная гамма
Простую работу откладывают, считая, что всегда найдется время сделать ее позже.
К сожалению, выбор и подготовка помещения для презентации – та самая задача, которая традиционно считается легко, чуть ли не сама собой решаемой. К сожалению – потому что ни одна задача не решается сама собой, а если к ней относиться подобным образом, то решения и вовсе не найти, по крайней мере верного.
Традиционная ошибка, которую делают многие презентаторы, – слишком красочное и богатое убранство помещения. Конечно, презентация – это шоу, но оно имеет своей целью не развлечение публики, а донесение до нее определенной идеи, будь то идея о мировой революции либо о качестве новой модели пылесоса. Выбор помещения для презентации и его оформление должны подчиняться общей идее презентации и ее цели, как и все остальное. Вспомним, как Ленин проводил презентацию своих революционных тезисов. Даже не в зале – на вокзале, с броневика. Конечно, можно сказать, что у него не было выбора, поэтому место для презентации было столь необычным. Однако о товарище Ленине никак нельзя сказать, что он полагался на случайности. Напротив, все его действия были тщательно продуманы. Место для революционной презентации тоже не было выбрано случайно, якобы под влиянием момента, хотя и выглядело экспромтом (следует заметить, то, что выглядит экспромтом, наилучшим образом воздействует на эмоции аудитории). Целью ленинской презентации было не просто изложение определенных идей, но увлечение данными идеями как можно большего количества людей, и с этой точки зрения привокзальная площадь была наилучшим местом для презентации. Броневик же, выбранный в качестве трибуны для докладчика, олицетворял будущую революцию, фактически указывал дальнейшее направление развития и воплощения в жизнь высказанных презентатором идей. Кроме того, раз слушателями данной презентации были рабочие и солдаты, то есть люди, не обремененные излишней собственностью, то столь скудное оформление «зала для презентации» импонировало аудитории. Таким образом докладчик становился похож на них, принадлежал к их среде, что всегда производит положительное впечатление и вызывает чувство доверия у аудитории.
Выбирая помещение для презентации и планируя его оформление, презентатор должен отталкиваться от состава будущей аудитории. Например, если слушателями презентации будут потенциальные спонсоры (партнеры), то «броневик на вокзале» их увлечь не сможет – это оформление не для такой социальной среды. Солидное, со вкусом (но не слишком броско) оформленное помещение только поддержит презентацию.
Конечно, далеко не всегда можно выбрать то помещение, которое представляется идеальным. Зачастую приходится довольствоваться тем, что оказывается под рукой. Однако это не означает, что все настолько безнадежно. Ведь можно оформить даже самый непрезентабельный зал таким образом, что он будет по вкусу наиболее привередливой публике.
Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что все бросающееся в глаза является отвлекающим фактором. К примеру, если помещение выглядит совсем уж тускло, то можно украсить его букетом цветов, поставленным в самый «несмотрящийся» угол. Однако если этот букет будет излишне шикарным, то вместо украшения помещения презентатор получит отвлекающий фактор. Роскошные букеты хороши на цветочных выставках, а помещения для презентации лучше украшать непритязательными цветами (тем не менее букет должен быть тщательно составлен, чтобы одновременно служить украшением и оживлением помещения, но не настолько бросаться в глаза, чтобы оказаться отвлекающим фактором).
Внимательно следует подходить не только к «вещественному», но и к цветовому оформлению помещения для презентации. Известно, что цветовая гамма влияет на физиологическое и психологическое состояние человека, и в иных случаях это влияние гораздо более эффективно, чем медикаментозные препараты.
Поделиться книгой: