ЯМЫ Генеральный директор. Руководство по выживанию

Срочно – не важно: Делегируйте – Кто может сделать это за вас?

Не срочно – не важно: Оставьте это.

Резюме: Используйте систему Эйзенхауэра для создания своих методов выполнения задач в бизнесе. Будет намного лучше, если они будут основаны на вашем опыте и знаниях. Этот метод поможет вам окончательно и бесповоротно наметить вашу личную траекторию по решению вопросов в бизнесе.

5. Эгоистическое любопытство.

Руководители отличаются большим любопытством и небольшой долей эгоизма.

Они любознательны, приветствуют новые идеи из проверенных источников и готовы с жаждой исследовать их. Незнание рассматривается как актив, они первыми признаются, что у них раньше не было этих данных и с открытостью потребляют что то новое.

Они задают вопросы, чтобы получить информацию и проверить свои предположения для того, чтобы прийти к лучшим решениям для бизнеса, а не для того, чтобы доказать свою точку зрения.

Хороших руководителей от остальных отличает то, насколько они правильно задают вопросы, исследуют и анализируют, а затем проживают то, что они испытывают, чтобы выявить новые идеи и приобрести новые привычки.

Идея: чаще всего к любознательным людям относятся как к немного надоедающим, а ведь это очень ценное качество для руководителя. Целью этого является – поиск наилучшего решения для бизнеса. 

Формулируйте вопросы лучше.

Любопытство возникает из вопросов. Я советую стать профессионалом в работе с вопросами. Вот четыре совета, чтобы улучшить свои навыки постановки вопросов:

1. Задавайте открытые и разнообразные вопросы.

2. Задавайте вопросы, которые вносят ясность.

3. Задавайте вдохновляющие вопросы, которые приводят людей к позитивным действиям, а не упрекают их.

4. Задавайте вопросы, которые помогают сотрудникам мыслить аналитически и критически.

Резюме: Способность задавать правильные вопросы – очень важна для руководителя, так как этот навык поможет более детально изучить проблему и найти интересное решение. Не стесняйтесь быть любопытным, ведь это также может стать тем, что будет отличать вас от других.

2. Тайм-менеджмент для генерального директора

Как же руководители проводят свой день? Согласно 12-летнему исследованию Гарвардской школы бизнеса для руководителей, считается нормой: длинные рабочие дни, изнурительный график и прерванные отпуска. Посмотрите, как ваше расписание соотносится с этими средними показателями?

Генеральные директора тратят большую часть времени на:

61 % На координации и взаимодействие лицом к лицу

24 % На электронную коммуникацию

15% На телефонные звонки и переписку

В течении дня они также поддерживают баланс между:

43 % Деятельностью по продвижению текущих планов компании

36% Реакцией на текущие проблемы

11% Обычными обязанностями

Вне работы руководители тратят свободное время:

6,9 часов в день на сон

45 мин в день на упражнения

2.1 часа в день на спорт или другие виды деятельности (например, хобби, телевизор)

Источник: «Как руководители управляют временем», Harvard Business Review – 2018.

Совет: Внимательно проанализируйте свой день и посмотрите, на что больше всего вы тратите свое время. Попробуйте скорректировать свой график, убрав все ненужное и сделав упор на продуктивные задачи.

1. Планируйте и расставляйте приоритеты в первую очередь.

Как вы начинаете свой рабочий день? Если вы хотите максимально использовать свое время, то первым шагом должна быть расстановка приоритетов.

Вот четыре примера, как можно структурировать день:

1. Выберите три важнейшие задачи, которые вы хотите выполнить сегодня. Как выглядит «день победителя» в твоей идеальной картине? Какие три главные вещи вы хотели бы завершить? Ограничьтесь тремя задачами, чтобы не перегрузиться.

2. Запишите их. Само действие записи ваших приоритетов  поможет закрепить их. Мы советуем размещать их на доске или в ежедневнике, где вы сможете видеть их на протяжении всего дня.

3. Ограничьте доступное время приема для сотрудников несколькими часами в день. Это заставит ваш персонал встретиться с вами только для решения особо важных проблем или для обсуждения инициатив по бизнесу, высвобождая часы вашего драгоценного времени на стратегическое планирование.

4. Не меняйте свой календарь. Забронируйте время с самим собой, чтобы завершить важный проект или подарить себе время поразмышлять о решении без постороннего вмешательства. Не корректируйте это время.

Если у вас есть мысль о том, что у вас нет времени на планирование, подумайте вот об этом: «Один час планирования может сэкономить вам примерно от шести до восьми часов рабочего времени».

Совет: Спланируйте свой день (неделю). Опирайтесь на данные параграфа, но постарайтесь сделать так, чтобы именно вам было максимально удобно. Если будут недочеты, скорректируйте план на следующий день.

2. Получайте максимум удовольствия от собраний и встреч

Исследование Гарвардской школы бизнеса показало, что Руководители тратят 61% своего рабочего времени на собраниях и посещают примерно 37 встреч каждую неделю.

1. Будьте с ясными мыслями. Прежде чем войти в комнату, узнайте цель встречи, повестку дня и желаемые результаты встречи.

2. Присутствуйте. Не выполняйте одновременно несколько задач во время встречи. Если вы остаетесь здесь и сейчас, то у вас больше шансов быть продуктивным.

3. Ограничьте время. Встречи длятся столько, сколько вы позволите. Более короткие встречи заставляют всех придерживаться плотной повестки дня.

4. Узнайте, нужна ли вообще встреча. Вам же нужна встреча для того, чтобы обсудить какую-то тему, провести мозговой штурм или с кем-то познакомиться? Если нет, то рассмотрите, могут ли быть достигнуты цели встречи другим способом без вашего участия, а вы ознакомитесь с итогами в виде отчета.

Директора тратят 61% своего рабочего времени на встречи.

Давайте рассчитаем стоимость часа каждой встречи, включая вас.

Пример, вы как генеральный директор руководитель 5 подчиненными, и в неделю с ними проводите 10 встреч по 30 минут. Расчет на 5 руководителей со средней зарплатой 80 000 руб. в месяц, вы как генеральный директор с зарплатой 150 000 руб. В итоге, зарплата всех участвующих во встрече 550 000 руб., 300 минут затраты в неделю и 1200 минут в месяц, итого 20 часов, несложно подсчитать, что стоимость для компании 1 встречи будет примерно 1700 руб.

Резюме: Вам будет намного легче и проще, если ваши встречи будут максимально полезными, быстрыми и недолгими. Будь то собрание, встреча или совещание – они должны решить ваш главный запрос. Для этого используйте мои советы, а если встречу можно провести без вас, то сделайте это, и займитесь тем, что принесет больше пользы для бизнеса.

3. Работайте системно с электронной почтой.

Если вы хотите быть на связи через электронную почту, то вы должны быть максимально дисциплинированы. Вместо простого ответа по электронной почте, попробуйте написать его в более структурированной форме. Методы, которые помогут вам:

1. Очистите мусор. Во-первых, отписывайтесь от всего, что не нужно. Потом просмотрите заголовки и темы каждого входящего электронного письма. Если какое-либо из сообщений повторяются или не имеет важности по вашему мнению, то немедленно удалите их.

2. Подумайте, нужно ли отвечать. Слишком часто генеральные директора включаются в групповые рассылки, не требующие ответа. Если вы ответите на групповое электронное письмо, то не нужно нажимать «ответить всем». Отвечайте ключевым лицам, которым вы хотите поручить решение вопроса.

3. Делегирование чтения и ответов. Подумайте о своем личном помощнике, который будет читать электронные письма от вашего имени. Попросите его отметить важные электронные письма, на которые вы должны ответить лично, а он пусть отвечает на остальные.

4. Лишь некоторые сообщения являются срочными. Не обязательно обрабатывать каждое электронное письмо, как срочное. Вы можете попросить своих сотрудников написать или позвонить вам, если у них есть срочный вопрос.

Электронная почта засасывает. Если на это уходит много времени, наймите личного помощника, чтобы он читал письма и отвечал на них от вашего имени. А вы – читайте только помеченные письма.

Резюме: Коммуникация – важный инструмент для руководителя. Однако, когда ее большое количество, она становится тяжким бременем. Структурируйте работу с почтой, чтобы быть на связи с помощью нее. С текущими письмами вам может помогать помощник, а самое важное оставьте себе.

4. Делегируйте все, что можно.

Некоторым руководителям сложно делегировать полномочия. Они либо хотят участвовать во всем, углубляясь в бизнес, либо хотят заслужить уважение своих сотрудников. Но, если вы будете держать все под контролем, то у вас начнется профессиональное выгорание, а бизнес перестанет развиваться и начнет выживать. Плюс – ваши сотрудники подумают, что вы им не доверяете или просто будут постоянно ждать решения от вас.

Делегирование – это навык, который улучшается с практикой.

Несколько способов, как улучшить способность делегировать:

1. Начните с малого. Делегируйте небольшие проекты, которые не пострадают от этого.

2. Установите регламенты по принятию решений сотрудников. Дайте своим сотрудникам знания, которые необходимы им для принятия решений самостоятельно.

3. Привлекайте больше талантливых сотрудников, которые принимают решения и действуют самостоятельно.

4. Разъясните, что нужно сделать и почему это важно. Расскажите, что вы ждете по срокам и какой результат должен быть по итогу выполнения задач.

5. Получайте промежуточные результаты, в процессе работы над проектом. Пересмотрите цели и показатели по мере необходимости.

6. Не делегируйте дела с высоким уровнем принятия решений. Это может быть решение проблем с поставщиками или с клиентскими жалобами.

7. Дайте сотрудникам свободу в реализации задач. Установите квоты, которые необходимо достигнуть, а затем позвольте вашим сотрудникам достигать их самостоятельно.

Если вы хотите преуспевать каждый день, то нужно усвоить одно: научитесь делегировать задачи и наделять самостоятельностью сотрудников.

Резюме: отличный способ улучшить профессионализм сотрудников, его самостоятельность и дать импульс к действию – это делегировать задачи. Делегирование простыми словами означает то, что вы позволяете кому-то делать то, на что у вас не хватает времени или для своей разгрузки. Эти простые советы, описанные выше, помогут вам научиться делать это правильно.

5. Пространство для эффективных решений!

Если вам срочно нужно принять трудное решение, дайте себе время и место, для его анализа. Измените свой привычный распорядок дня и окружающую обстановку.

Такие великие люди, как Билл Гейтс, подтверждают пробивную силу выхода на улицу из офиса. Он обдумывал свое видение создания браузера Internet Explorer в 1995 году во время одной из знаменитых «недель размышлений» в Тихом океане Северо-западного леса.

Хотя это может показаться нелогичным – покинуть офис, но попробуйте хотя бы раз в месяц выйти из офиса и поработать над бизнесом удаленно. Ваша работа будет более плодотворной, и, как следствие, вы станете более эффективным лидером.

Принятие продуктивных решений нуждается в перспективном видении. Пространство улучшает процесс принятия решений.

Резюме: Смена обстановки положительно будет влиять на вашу мозговую активность. Очень часто можно услышать подобный совет, потому что сидя в офисе, дома вы как бы уходите вглубь себя и порой правда дальше своей комнаты ничего не видите. Обязательно покидайте рабочее пространство хотя бы в обед. Понаблюдайте за собой, последите за своей реакцией. Эффективность этого метода доказана многими успешными людьми!

3. Руководство для начинающего генерального директора

Ваш путь руководства компанией – это ваш собственный путь. Вы основали компанию, получили повышение или приобрели семейный бизнес по наследству. Каким бы ни был ваш путь, это только начало.

Теперь, когда вы на вершине, у вас будет много задач, которые предстоит решить. Что можно делегировать? Чьим советам по важным решениям вы можете доверять?

Мы рассмотрим сновные ответы для тех, кто только встал на этот пост. Я надеюсь, что эти данные в значительной степени ускорят развитие ваших лидерских качеств.

1. Измеряйте в компании все то, что влияет на ее развитие.

Принимайте решения согласно ключевым показателям эффективности (KPI), это поможет вам оптимизировать ваши действия. Правильные метрики могут сделать бизнес более согласованным и оптимизировать его; неправильные – заставят гоняться за призрачными мечтами.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам установить ключевые показатели эффективности:

1. При планировании ставьте квоту выше текущих значений.

2. Разбейте важные метрики на составляющие и смотрите на картину, как в целом, так и в разрезе каждой из метрик.