Помоги проекту - поделись книгой:
Руководитель отдела продаж (РОП)
Во главе процесса формирования и распределения зон ответственности между различными менеджерами отдела продаж должен стоять, конечно же, руководитель отдела продаж. Его роль – выполнять ключевые функции управляющего не отдельными сделками, а всем процессом продаж. Вот четыре основные обязанности руководителя отдела продаж:
1. Планирование продаж компании.
2. Делегирование задач, связанных с бизнес-процессами продаж, различным менеджерам отдела продаж.
3. Мотивирование сотрудников отдела продаж (включая как использование утвержденной в компании системы вознаграждения и мотивации продавцов, так и непосредственное участие в повышении командного и боевого духа менеджеров по продажам).
4. Контроль за работой отдела продаж и его сотрудников, анализ выполнения (или невыполнения) поставленных перед отделом планов и задач, и инициативы по совершенствованию процессов в результате такого анализа (фактически – возвращение на этап планирования).
У руководителя отдела продаж вовсе не обязательно должны быть индивидуальные задачи и планы по продажам, поскольку его главная миссия заключается именно в управлении процессами и людьми, которые продают. Поэтому руководитель отдела продаж далеко не всегда должен быть замечательным продавцом (хотя это, как правило, приветствуется), однако он точно должен быть сильным администратором. РОП (аббревиатура, означающая руководителя отдела продаж) управляет процессами, анализирует количественные и финансовые результаты и уже во вторую очередь подключается лично к конкретным сделкам и переговорам (как правило, когда речь идет о крупных и сложных клиентах, где экспертизы одного менеджера по продажам может оказаться недостаточно).
Еще одна функция, которую может выполнять РОП – это администратор системы CRM. В больших компаниях для этого легче выделить отдельного сотрудника, но в компаниях малого и среднего бизнеса отдел продаж зачастую состоит всего из нескольких человек, и каждый дополнительный сотрудник в отделе несет ощутимую финансовую нагрузку для компании. А задачи, которые должен выполнять администратор CRM (речь идет не о техническом специалисте, который следит за работоспособностью самой программы), требуют как раз высокого уровня компетентности сотрудника, управляющего процессом продаж. Для того чтобы легче было понять специфику данной должности, мы приводим основные функциональные обязанности менеджера по продажам, руководителя отдела продаж и администратора CRM.
Обязанности менеджера по продажам, руководителя отдела продаж и администратора CRM:
1. Функциональные обязанности менеджера по продажам:
• Осуществлять работу по продаже клиентам компании ее товаров и услуг.
• Осуществлять поиск новых клиентов.
• Консультировать клиентов по любым входящим обращениям, переключая их в случае необходимости на другие отделы для предоставления более точной консультации.
• Заполнять карточки клиентов в CRM согласно установленным правилам.
• Контролировать своевременную оплату заказчиками товаров и услуг компании. вести работу, направленную на погашение дебиторской задолженности.
• Стимулировать клиентов делать повторные заказы.
• Составлять и сдавать установленные компанией отчеты руководителю отдела продаж в установленное время.
2. Функциональные обязанности руководителя отдела продаж:
• Осуществлять работу управлению отделом продаж, включая планирование деятельности и результатов отдела, делегирование задач сотрудникам отдела, мотивационные инициативы и анализ и контроль эффективности деятельности отдела продаж.
• Инициировать, согласовывать и контролировать запуск проектов и рабочих инициатив в рамках отдела продаж, направленных на развитие бизнеса компании, увеличение клиентской базы и повышение прибыльности работы отдела продаж и компании в целом.
• Контролировать операционную работу сотрудников отдела, выполнение ими должностных инструкций и функциональных обязанностей.
• Проводить регулярные мероприятия отдела продаж (собрания, планерки).
• Обучать и наставлять сотрудников отдела, способствовать росту их профессиональной квалификации.
• Помогать сотрудникам отдела решать любые нестандартные и сложные ситуации во взаимоотношениях с клиентами компании или сотрудниками других отделов.
• Следить за активной и эффективной работой сотрудников отдела в CRM, предоставлять сотрудникам отдела своевременную и точную обратную связь о качестве их работы с клиентской базой и CRM.
• Своевременно предоставлять HR-отделу запросы на поиск новых сотрудников в отдел продаж, в соответствии с установленными в компании правилами набора персонала.
3. Функциональные обязанности администратора CRM:
• Контроль над качеством проработки всех продаж и правильностью расстановки приоритетов сотрудниками отдела продаж (к примеру, количество завершенных и незавершенных вовремя дел, задач по работе с ключевыми клиентами и сделками, успешное прохождение сделок по этапам продаж и отсутствие сделок, не продвигающихся по воронке продаж).
• Контроль над качеством проработки всех ключевых контрагентов.
• Контроль высокой результативности работы сотрудников отдела продаж (преобладание результативных действий над обычными действиями).
• Регулярная проверка качества результативных действий сотрудников отдела продаж (к примеру, прослушивание телефонных переговоров с ключевыми клиентами, анализ карточек клиентов и истории взаимоотношения с ними).
• Организация эффективной работы сотрудников отдела продаж с CRM-системой. В том числе:
• Контроль за результативной проработкой лидов.
• Контроль за качественным заполнением сотрудниками отдела продаж CRM-системы.
• Управление CRM-системой.
• Регулярное составление и подача отчетов о продажах для руководителя отдела продаж и руководства компании.
Как видим, основные должностные и функциональные обязанности руководителя отдела продаж и администратора CRM частично пересекаются, поэтому в небольших компаниях (или даже крупных фирмах, в которых нет необходимости создавать большой отдел продаж) эту роль может выполнять один и тот же человек. В то же самое время, различия между обязанностями продавца (который работает в первую очередь с клиентами, договорами и оплатами) и руководителя/администратора (который работает с продавцами, клиентской базой и CRM) весьма существенные, поэтому никогда не стоит совмещать эти обязанности.
А как быть в случае, если у отдела продаж нет руководителя? Истина проста. В этой ситуации руководить процессом продаж будет вынужден либо директор компании, либо ее собственник. Продажи – слишком важный процесс компании, чтобы оставить его без должного уровня контроля и управления. Вот только нужно ли тратить драгоценное время владельца компании (или ее директора) на то, что может делать человек, который специализируется именно на управление продажами? Мы рекомендуем все же рассматривать работу отдела продаж под управлением выделенного руководителя отдела.
Чек лист эффективного отдела продаж
Для того чтобы вам было легче понять, насколько эффективно работает отдел продаж в вашей компании, мы подготовили специальную анкету (чек-лист), которую вы можете заполнить самостоятельно.
Каждый из пунктов анкеты вы можете оценить по пятибалльной системе (где оценка 1 (один) будет означать, что ответ на данный вопрос скорее резко отрицательный (в вашем отделе продаж эта функция отсутствует или не работает, а оценка 5 (пять) будет говорить о том, что в вашем отделе продаж данная функция реализована и работает максимально эффективно). В анкете 20 вопросов. Таким образом, максимальный результат анкетирования будет составлять 100 баллов или 100 процентов того, что ваш отдел продаж построен и функционирует наиболее эффективным для современного бизнеса образом. Минимальный результат (20 баллов), будет означать, что ваш отдел продаж работает на достаточно низком уровне эффективности и его следует как можно скорее реорганизовать и изменить подходы к работе.
Есть ли в отделе продаж описание продуктов или услуг, которые продает компания: сколько их, какие проблемы они решают, для какой аудитории предназначены?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Имеется ли у компании полная клиентская база в каком-либо программном продукте, который хранит историю о покупках-лидах, и позволяет сегментировать базу по различным критериям (география, дата внесения в базу, источник/канал данного контакта, дата последнее контакта/покупки, количество и суммы совершенных покупок, LTV клиента (общая потраченная сумма)?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Есть ли в отделе продаж сравнительная таблица основных конкурентов: описание их продуктов, сравнение стоимости со стоимостью продуктов компании, прочие сравнительные характеристики?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Есть ли у сотрудников отдела продаж должностные инструкции или описанные и подписанные ими функциональные обязанности?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Выполняют ли сотрудники отдела продаж какие-либо функции, кроме коммуникации с клиентами с целью продажи?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существует ли система найма персонала продаж (стандарт описания вакансий/процедуры интервью/источники рекрутинга)?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существует ли система обучения и адаптации новичков отдела продаж: видеоуроки по продуктам и продажам, программа адаптации или наставничества, хронометраж первых рабочих дней нового продавца?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Проводится ли систематическая аттестация персонала продаж либо любая другая проверка соответствия сотрудников отдела продаж профессиональным и личностным требованиям компании?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Внедрены ли в отделе продаж нормативы интенсивности (например, количество звонков или личных встреч, количество отправленных коммерческих предложений, и т. д.) для менеджеров по продажам, которые систематически контролируются руководителем?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Знают ли менеджеры по продажам эти нормативы и влияют ли они на их модель вознаграждения?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Есть ли у отдела продаж общие и индивидуальные планы продаж каждый месяц?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Регулярно ли выполняются или перевыполняются такие планы?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Установлена ли в компании система CRM?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Ведется ли вся работа с клиентами (коммуникация в почте/по телефону/цифровых каналах коммуникации) из CRM?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Проводятся ли в отделе продаж регулярные собрания для обсуждения текущей ситуации и повышения качества работы?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Проводит ли руководитель отдела продаж регулярный анализ качества общения менеджеров с клиентами (потенциальными и существующими), после которого дает обратную связь менеджерам по продажам?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существуют ли в отделе продаж стандарты ведения переговоров, скрипты и речевые модули для разных этапов продаж?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существует ли в отделе продаж система обучения или повышения квалификации действующих менеджеров по продажам?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существует ли в отделе продаж система материальной мотивации, учитывающая более чем один показатель (например, валовую выручку) для начисления переменной составляющей менеджеру по продажам?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Существует ли в отделе продаж система нематериальной мотивации (рейтинги, дипломы, поощрения)?
ВАША ОЦЕНКА:
ВАШИ КОММЕНТАРИИ:
Итак, на сколько процентов эффективности работает ваш отдел продаж?
Глава 2. Создание отдела продаж: набор, обучение и адаптация продавцов
Эта глава посвящена:
1. Шагам, которые нужно сделать, чтобы создать отдел продаж.
2. Правилам набора менеджеров по продажам на работу.
3. Созданию программы обучения и адаптации новых сотрудников отдела продаж.
Возможно, в вашей компании раньше не было отдела продаж. Эту функцию мог выполнять какой-то отдельный специалист или же она могла быть распределена между сотрудниками других департаментов. Бывает даже, что продажами приходится заниматься непосредственно директору или собственнику предприятия. Но время идет, и это время стоит денег. Делегировать функцию продаж специально обученным профессионалам оказывается на поверку гораздо выгоднее, чем пытаться делать это силами самых дорогостоящих людей в компании (топ-менеджеров).
И вы решили создать отдел продаж.
Поздравляем вас! Такое решение само по себе является первым шагом на пути к серьезному росту вашего бизнеса! Однако как «не наломать дров», а построить действительно эффективную бизнес-единицу, которая будет приносить предприятию клиентов, деньги, прибыль.
Для этого следует придерживаться следующих шагов:
1. Разработать функциональные обязанности для продавцов.
В предыдущей главе мы дали краткое описание ключевых функциональных обязанностей менеджера по продажам, которые должны быть адаптированы под ваш бизнес. Вам придется учесть, какие типы продаж применяются в вашей компании, и какие различия и специализация продавцов потребуются в вашем случае.
2. Утвердить организационную структуру будущего отдела продаж.
– Нужно будет принять решение: кто будет руководить данным отделом – один из продавцов, выделенный руководитель отдела продаж (РОП), или эта функция будет на первых порах делегирована кому-то из более вышестоящего руководства (например, непосредственно директору, либо коммерческому директору).
– Важно будет также учесть специфику первого пункта (функциональные обязанности продавцов) – и в случае специализации различных сотрудников на различных типах продаж (прямые/непрямые, активные/пассивные, транзакционные/консультанционные, новые/повторные) учесть это в организационной структуре.
– Также понадобится учесть и другие особенности продаж в вашей компании (распределение между продавцами клиентов по товарным категориям, размерам бизнеса или географическому фактору).
– И, что тоже важно, заранее определить связи отдела продаж с другими отделами, с которыми придется взаимодействовать – бухгалтерия, отдел маркетинга, отделы логистики, инженерно-технические подразделения, склады, и так далее.
– Необходимо согласовать распределение ответственности и полномочий между руководителем отдела продаж (как и кому он может отдавать распоряжения или в каком порядке делать запросы) и сотрудниками и руководителями прочих структурных подразделений вашего предприятия.
3. Определиться с рабочим интерфейсом для продавца.
– Какие программы будет использовать ваш продавец для работы с клиентами.
– В каком продукте будет храниться информация о клиентской базе компании, доступная для продавца (без возможности скачать её и уйти работать к конкурентам)?
– Каким образом менеджер будет фиксировать историю своих контактов и взаимоотношений с заказчиками?
Десять лет назад многие компании использовали для работы менеджеров по продажам обычные программные офисные пакеты (MS Office, как самый известный пример), чуть позже начали делать то же самое в облачных решений (таких, как Google Docs). Это допустимо, но существенно понижает возможности вашего отдела продаж в современных условиях – чуть позже мы объясним, почему.
Сегодня все больше и больше предприятий начинает переводить 100 процентов своих продавцов на работу в системах CRM (Customer Relationship Management), позволяющих организовать прозрачное (для руководства) и эффективное (для продавца) взаимодействие со всеми типами клиентов (потенциальными и существующими, новыми и регулярными. крупными и небольшими).
Поделиться книгой: