Помоги проекту - поделись книгой:
Приступив к сложной работе фрагментарно, вы начинаете ощущать движение вперед и формируете мотивацию продолжать решение задачи до получения необходимого результата. Этот метод эффективен в тех случаях, когда вы можете уделить решению какого-либо вопроса лишь непродолжительное время.
Методы «Ломтик колбасы» и «Швейцарский сыр» помогут в случаях, когда предстоящая работа психологически подавляет своими масштабами.
Сегментация времени
По-настоящему важная работа требует, как правило, больших и непрерывных промежутков времени. Многие менеджеры по продажам отводят ежедневно определенное время в течение рабочего дня на телефонные разговоры с покупателями. Они устанавливают для себя правило, например, с 10 до 12 часов каждый день беспрерывно звонить потенциальным клиентам. Начинать нужно с рабочего плана. Чем лучше план, составленный вами, тем легче эффективно использовать каждую минуту рабочего времени. Установлено, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут рабочей деятельности.
Рис. 2.3. Сегментация времени
Принцип планирования предельно прост: вы заблаговременно составляете список своих дел до того, как приступаете к их выполнению. Все, что вам необходимо в дальнейшем, – строго придерживаться всех пунктов плана. Ежедневный план удобнее всего составлять вечером накануне. В этом случае ваше подсознание начнет подготовку к реализации плана уже во время ночного сна, и утром вам будет легко включиться в работу.
Кроме ежедневных планов, желательно составлять недельный, месячный, а может быть, и годовой (это зависит от специфики деятельности). Привычка посвящать пару часов в конце недели составлению планов на следующую неделю, а в конце каждого месяца уделять время планированию основных мероприятий следующего месяца помогла многим успешным людям добиться значительных результатов в работе. В течение рабочего дня вычеркивайте пункты плана по мере их выполнения – это наглядно демонстрирует эффективность вашего ежедневного труда и позитивно отражается на самооценке.
Принцип «Одна задача – одна работа»
Этот принцип подразумевает, что, начав работу над задачей, вы продолжаете работать над ней, не отвлекаясь на другие дела, пока она не будет выполнена на 100 %. Было подсчитано, что концентрация внимания только на одной задаче сокращает время, запланированное для ее выполнения, на 50 %. Выполнение этой же работы с перерывами превышает расчетное время более чем на 50 %. Всякий раз, возвращаясь к прерванной работе, вы тратите время, чтобы сориентироваться, сколько было сделано и сколько еще предстоит, преодолеваете инерцию, включаетесь, врабатываетесь.
Тест «Управление личным временем»
Тест «Управление личным временем», разработанный бизнес-консультантом
Таблица 2.1. Тест «Управление личным временем»
Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.
Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.
Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда разумно. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.
Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.
Пожиратели времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.
Эти вопросы выявляют вашу способность и умение работать с другими людьми, сообща решать проблемы. Совместная работа – обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто пеняем на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя посмотреть».
В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними, – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.
Эти вопросы помогут вам понять, как именно подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другие, не имеющие прямого отношения к работе.
3
Работа с персоналом
Хорошие указания приносят делу не меньшую пользу, чем хорошие примеры.
Общение и взаимодействие с людьми – неотделимая часть нашей жизни, где бы мы ни находились и чем бы ни занимались (на рабочем месте, на отдыхе, дома или на занятиях спортом). Мы можем назвать сразу несколько групп, к которым принадлежим. В организациях создаются рабочие группы; потребность людей в общении и социализации мотивирует их к созданию неформальных групп. Группы оказывают влияние на поведение людей. Когда человек становится членом коллектива, с одной стороны, он вынужден подчиняться установленным правилам (как формальным так и неформальным). С другой стороны, он получает определенные преимущества, поскольку существуют виды работ, которые невозможно выполнить в одиночку. В сплоченной группе общий результат может превосходить сумму индивидуальных итогов каждого сотрудника. Этот феномен носит название «синергический эффект», что наглядно показывает формула 1 + 1 > 2 (один плюс один больше двух). Взаимодействие с другими людьми предполагает общение, от которого они получают удовлетворение, так же как и от выполнения поставленных задач.
Типы групп
Человечеству свойственно создавать группы для реализации различных потребностей и интересов. Исследователь теории менеджмента Чарльз Ханди в 1976 году определил основные из них:
• удовлетворение социальных потребностей;
• установление и подтверждение потребности;
• получение помощи или поддержки для достижения собственных целей (которые могут быть отличными от целей организации);
• активное участие и помощь в общем деле.
Задача менеджера – обеспечить получение выгод всеми членами группы, в таком случае от совместной эффективной деятельности выиграют и сотрудники, и компания.
В организациях формируются разные типы групп (рис. 3.1). Исследователи предлагают их следующую классификацию: формальные и неформальные, первичные и вторичные.
Рис. 3.1. Типы групп
Формальные группы имеют официальный статус в организации. Это, как правило, отделы, подразделения, проектные команды. Формальные группы используются для выполнения различных задач в организации:
• распределение работ и управление ими;
• решение проблем и принятие решений;
• передача информации;
• координация и взаимодействие;
• предоставление людям возможности участвовать в принятии решений;
• переговоры, решение конфликтов;
• исследование или расследование событий, которые были в прошлом.
Неформальные группы не имеют официального статуса. Сотрудники взаимодействуют с большим количеством людей, отношения могут быть основаны на общих интересах или на необходимости обмениваться информацией. Обычно это совместное времяпрепровождение, спорт, клубы по интересам.
Первичные группы представляют собой сообщества, члены которых регулярно и часто взаимодействуют друг с другом для выполнения какой-либо работы или для общения по интересам. Например, небольшая рабочая группа, проектная команда или семья. Группы оказывают сильное влияние на ценности и убеждения своих членов.
Вторичные группы предполагают, что взаимодействие между членами проходит гораздо реже. По масштабу они больше, чем первичные. Это профессиональные ассоциации, рабочие комитеты, сообщества, кооперации. Вторичные группы менее сплоченные по сравнению с первичными.
Виртуальные группы. Современные информационные и коммуникационные технологии позволяют членам группы работать вместе и находиться на разных территориях, удаленных друг от друга. Общение происходит с помощью телефонной, в том числе мобильной, связи, электронной почты, видео или компьютерных конференций. Управление в таких группах затрудненно тем, что отсутствует личное общение между членами группы, тем не менее современные средства связи позволяют сотрудничать достаточно эффективно и оперативно.
Факторы, влияющие на деятельность группы
На эффективность работы групп влияют следующие факторы:
• размер группы (часто зависит от стоящих перед ней задач). Есть прямая зависимость: чем больше численный состав группы, тем большими и разнообразными навыками она обладает;
• характер задачи. Если группа воспринимает поставленную задачу как важную, стоящую и реалистичную, она будет работать эффективнее, чем группа, которая воспринимает задание негативно (которое было ей навязано). Слишком сложная задача может испугать исполнителей своим масштабом. Слишком легкая не даст участникам чувство победы, не повысит их профессиональный уровень. Нечетко поставленная цель может ввести в заблуждение насчет конечного результата;
• ресурсы и поддержка для полноценного функционирования. Группа должна быть обеспечена соответствующими ресурсами. При организации работы следует оценить потребность группы в финансах, оборудовании и поддерживающих службах, необходимых для выполнения работы. Эффективность группы и моральный климат в ней могут ухудшиться в случае нехватки ресурсов;
• внешнее признание. Положение группы и ее членов в организации влияет на ее эффективность и моральный климат. Когда члены группы чувствуют значимость своей работы для компании, то они будут мотивированы выполнять свою работу. Для повышения эффективности деятельности следует давать понять членам группы значимость их работы;
• состав группы. Важно, чтобы в группе присутствовали люди, обладающие необходимыми знаниями и навыками для выполнения поставленной задачи. Следует также учесть, что для однородных групп (члены которых имеют схожие представления и ценности) свойственны меньшее количество конфликтов и большая степень сотрудничества между ее членами. В неоднородных группах (их члены обладают различными ценностями, убеждениями и опытом) наблюдается большая вероятность возникновения разногласий и конфликтов, но при этом в таких группах всегда отмечается более широкий спектр мнений, взглядов и суждений, что может быть полезно для решения задачи.
Личные (явные или скрытые) интересы одного человека могут сделать управление группой сложным и малоэффективным.
Поведение, характерное для достижения личных целей
Личные интересы и мотивация людей могут быть причиной саботажа работы даже при грамотном управлении со стороны менеджмента. И управлять деятельностью в такой ситуации становится достаточно сложно, так как трудно определить, какое действие направлено на реализацию собственных интересов, а какое – на общее дело.
Когда руководитель имеет дело с личными интересами, обратная связь от группы об отдельном вкладе каждого члена коллектива будет, скорее всего, неясной и неконкретной. Чаще всего в таких случаях озвучиваются общие групповые результаты.
Следующие вопросы помогут вам понять уровень взаимодействия в коллективе.
• Как ваша группа реагирует на плохие условия работы? Например такие, как чувство усталости, неудобно расположенные рабочие места, некомфортная температура, шум. Высказываются сотрудники по поводу улучшения условий работы или молча терпят?
• Каким образом сотрудники решают эмоциональные проблемы, например, преодолевают чувство, что с их мнением никто не считается, чувство неуверенности, огорчения? Оказывают ли члены группы моральную поддержку друг другу?
• Какая в вашем коллективе атмосфера: открытая и доброжелательная или напряженная и недобрая? Люди удовлетворены работой и общением друг с другом или нет?
• Как ваша группа реагирует на невербальные раздражители? Например, человек откидывается на спинку стула и явно демонстрирует игнорирование общей работы, зевает, смотрит в окно или в мобильный телефон. Чувствуется ли общий негативный эмоциональный фон?
Набор поведенческих моделей, направленных на достижение собственных целей, описал член Международной академии менеджмента Эндрю Какабадзе в 1988 году (табл. 3.1).
Таблица 3.1. Поведение, направленное на достижение собственных интересов
Группа несет ответственность за решение своих проблем. При этом каждый член группы должен знать о существовании проблемы и стараться решить ее, создавая ситуацию, когда вся группа будет ответственна за свое развитие.
Типичные сложности в групповой работе
В ходе деятельности группы возможны определенные сложности, так как отдельные члены коллектива могут иметь различные потребности и мотивацию, а также различный уровень ответственности. Поэтому часто бывает, что они стараются внести в группу свое индивидуальное мнение и влияние на работу всего коллектива.
Обычно, когда все члены группы имеют общие цели, такой коллектив работает эффективно. На практике часто происходит так, что отдельные сотрудники вносят в группу «скрытые повестки дня» – личные цели, которые не имеют ничего общего с групповыми, а чаще всего и противоречат им.
• Использование рабочего совещания для того, чтобы произвести благоприятное впечатление на коллег. Подача искаженной информации в выгодном для себя свете.
• Отказ от тех или иных предложений сотрудников на мнимом основании того, что они могут понизить собственный статус.
• Использование планерки и собрания для того, чтобы очернить действия коллеги или поставить его в неудобное положение.
Наиболее эффективный способ борьбы со «скрытыми повестками дня» – озвучивание всему коллективу имеющейся ситуации. Конечно, при этом нет гарантии, что сотрудники откроют истинные мотивы своих поступков, но как минимум работники будут в курсе происходящих событий, что даст необходимую точку опоры для дальнейшего управленческого контроля и разрешения сложной ситуации.
Групповое беспокойство
Отношения в группе являются более серьезным источником стрессов, в отличие от индивидуальных взаимоотношений. Во многих случаях чем больше группа, тем большему стрессу подвергаются ее члены. В группе люди на виду у всех – из-за этого может появиться чувство неуверенности относительно того, соответствуют ли они заявленным требованиям. Люди могут вести себя неподобающим образом:
• избегать участия в работе группы и быть незаметными;
• искать помощи у кого-либо более сильного, вступить в союз с человеком, у которого больше шансов победить, независимо от того, разделяют они его взгляды или нет;
• найти козла отпущения (наиболее часто это встречается, когда один из членов группы – намного слабее).
Групповое мышление
Поделиться книгой: