Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В качестве средства передачи информации в документальной коммуникации выступают документы, изготовленные на различных носителях информации. В связи с коммуникативной функцией документа полагаем уместным здесь упомянуть одно из определений понятия «документ», которое было включено в ранее действовавший ГОСТ 16487—83: «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, и рассчитанный на ее передачу в пространстве и во времени» [30]. Согласно этому определению, документальная коммуникация как форма опосредованной коммуникации совершается:

во-первых, в пространстве, т. е. осуществляется передача документа получателю, находящемуся от отправителя на некотором, может быть даже очень большом, расстоянии;

во-вторых, во времени, которое может также иметь различную длительность.

К примеру, под коммуникацией во времени может пониматься как требуемое время доставки документа, которое может исчисляться минутами, часами, днями, так и время обращения к архивному документу, которое может состояться спустя столетия. Для управленческого документооборота одна из главных задач – минимизировать время доставки документа.

Элементами документальной коммуникации, играющими важную роль в управленческом документообороте, являются также кодирование и декодирование сообщений, под которыми понимается использование конкретных языковых средств, способов и форм представления информации, а также применение, при необходимости, специальных средств шифрования и других криптографических средств.

В качестве участников управленческого документооборота (далее для упрощения будем также употреблять понятие «документооборот») выступают:

автор документа – организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшее документ;

отправитель – им может быть как сам автор документа, так и лицо (либо подразделение или специальная служба доставки), уполномоченное организовать и осуществить передачу документа;

адресат – организация, должностное лицо или физическое лицо, которым предназначен передаваемый документ;

получатель – им может быть сам адресат и/или лицо (либо подразделение), уполномоченное осуществить прием переданного документа.

Рассматривая документооборот как область внутренних коммуникаций в организации, в состав его непосредственных участников, в конечном счете, следует включить всех должностных лиц и подразделения, задействованные в документируемых процессах управления. Организация документооборота лежит в сфере ответственности документационной службы. Подчеркнем при этом, что важную роль в технологии документооборота играют лица, содействующие процессу коммуникации: регистраторы документов, контролеры, секретари, помощники руководителей и др., которые также являются непосредственными участниками документооборота.

Если рассматривать документооборот как область не только внутренних, но и внешних коммуникаций, то при этом следует выделить взаимодействие документационных служб организаций, участвующих в отправке и получении документов, с используемыми средствами и службами доставки (например, почта, фельдъегерская связь и др.). В условиях использования технологий электронного документооборота, в том числе применения ЭЦП, к числу участников документооборота следует также отнести удостоверяющие центры.

Поэтому помимо непосредственных участников процесса документооборота важно принимать во внимание и косвенных его участников, к которым, по нашему мнению, относятся:

государственные органы, осуществляющие регулирование делопроизводства и документооборота;

организации, подразделения и должностные лица, обеспечивающие требуемую организацию документооборота, технологическую настройку и администрирование систем электронного документооборота, функционирование удостоверяющих центров;

организации, формирующие инфраструктуру (службы доставки, транспортные службы);

производственные и исследовательские подразделения и организации (например, разработчики программного обеспечения, службы сопровождения систем электронного документооборота и др.);

общественные профессиональные ассоциации в этой сфере.

Кроме того, важно учитывать, что при наличии более двух участников коммуникации возможны различные варианты схемы их взаимодействия, связанные с используемыми принципами построения коммуникационных (или коммуникативных) сетей. Как отмечают О.С. Виханский и А.И. Наумов, «знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации» [87, с. 427]. Поскольку управленческий документооборот связан с осуществлением управленческих отношений, выбор оптимального варианта конфигурации информационных сетей для конкретных задач, процессов и управленческих ситуаций имеет принципиальное значение. При одинаковом числе участников коммуникации ее эффект может быть различным в зависимости от того, какую направленность имеют информационные потоки. В качестве примера на рис. 5 приведены варианты схем коммуникации (коммуникационных сетей) – «цепочка» (рис. 5, а), «каждый с каждым» (рис. 5, б), «звезда» (рис. 5, в), «колесо» (рис. 5, г), «один ко многим» (рис. 5, д) и «многие к одному» (рис. 5, е) (для четырех участников коммуникации).

Эти схемы в различных сочетаниях могут присутствовать в коммуникационных сетях с большим числом участников и являются характерными для управленческого документооборота. Например, в случае, если проект документа готовится коллективно, то могут использоваться схема коммуникации «каждый с каждым» (на начальных стадиях работы) либо схема «колесо», в которой видна роль ответственного исполнителя. В процессе визирования проекта документа могут использоваться схемы коммуникации «звезда», «цепочка» или их комбинация, при рассылке документа нескольким адресатам – схема «один ко многим», а при сборе информации – «многие к одному».

Таким образом, к отличительным особенностям управленческого документооборота как процесса коммуникации относятся следующие:

1. Управленческий документооборот как письменная формальная деловая коммуникация может рассматриваться с точки зрения участников коммуникации, процесса, технологии, средств и каналов коммуникации, а также носителей информации.

2. Процесс коммуникации в рамках управленческого документооборота имеет многозвенный характер, что связано с технологией подготовки, принятия и реализации управленческих решений и использованием различных схем коммуникации (коммуникационных сетей).

Рис. 5. Варианты схем коммуникации

Получателем может являться не одно лицо (как, например, при взаимодействии руководителя и одного исполнителя), а несколько (если документ до них доводится одновременно, т. е. осуществляется его «рассылка»).

3. Управленческий документооборот представляет собой управляемую, регулируемую коммуникацию. Следует различать не только прямых, но и косвенных участников документооборота (в том числе обеспечивающих и формирующих инфраструктуру).

4. В процессе коммуникации необходимо поддерживать связи с информационной средой, в которой осуществляется жизненный цикл документов (бумажных, электронных), прежде всего с системами регистрации и поиска документов, комплексом метаданных документов, обеспечивая тем самым официальный характер коммуникации и информационные потребности участников процесса управления.

2.2. Современные средства коммуникации и их влияние на управленческий документооборот

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить:

первую – изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);

вторую – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третью – началась во второй половине XIX в. и продолжилась в ХХ в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертую – началась в середине ХХ в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [101, 126].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [111].

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация».

Обратимся к любопытным примерам, приведенным в фундаментальной работе А.И. Смирнова [180, с. 8–9]. Так, по некоторым оценкам за 50 тысяч лет существования человечества сменилось порядка 1600 поколений. Из них последние 800 применяют огонь, 150 осуществляют связь поколений с использованием письменности (в том числе 12 – через печатное слово), 2 владеют атомной энергией, телевидением, лазерами, антибиотиками. И только одно, нынешнее поколение применяет персональные компьютеры, космические технологии, телекоммуникацию.

Добавим к этому, что именно нынешнему поколению довелось на практике решать задачу внедрения и применения электронного документооборота.

Значение автоматизации документооборота в комплексе перспективных задач совершенствования управленческой деятельности отмечалось еще академиком В.М. Глушковым, идеи которого об автоматизации процессов управления предвосхитили будущее [92]. В начале 1980-х гг. предполагаемые компоненты «электронного офиса» («электронного учреждения») обсуждались зарубежными и отечественными специалистами [86]. Вместе с тем уровень развития современных информационных технологий создает гораздо большие, чем это виделось прежде, возможности для совершенствования управленческих коммуникаций и системы управления в целом.

Возможности современных информационно-коммуникационных технологий могут быть проиллюстрированы следующим примером [180, с. 20]. Полвека назад для того, чтобы переслать 30 страниц текста на расстояние 5000 км потребовалось бы примерно 10 дней, оплата услуг почтовой связи при этом составила бы около 30 долларов. Двадцать лет тому назад выполнение этой задачи с использованием телефакса заняло бы около часа и стоило бы 50 долларов. При использовании современных высококачественных сетей передачи данных на это потребуется около 3 секунд, а затраты составят около 3 центов.

Один из основоположников теории информационного общества О. Тоффлер отмечал, что в новых условиях уменьшается необходимость в столь высокой концентрации производства, какая была свойственна индустриальному обществу, а люди могут полноправно участвовать в производственных процессах, находясь в физическом удалении от крупных экономических центров [186]. Эту же мысль развивает теоретик менеджмента П. Друкер: «Значение информации будет возрастать по мере уменьшения необходимости всем сотрудникам работать в одном здании, в соседних кабинетах и видеть друг друга сто раз на дню. Чем шире предприятия станут вводить у себя системы трудовых отношений, при которых сотрудники трудятся совместно, но не вместе, – другими словами, чем шире в организации будут применяться информационные технологии, – тем острее будет стоять вопрос адекватного информирования всех и каждого служащего» [101, с. 127]. В книге российского экономиста И.А. Стрелец высказано мнение, что «в информационном обществе снижается значение бюрократического управления, и работники при выполнении своих основных функций становятся более самостоятельными, а каждая организационная единица представляет собой отдельный модуль, направленный на решение конкретной задачи или задач» [185, с. 17].

Сегодня функционирование практически любой организации или предприятия осуществляется с применением компьютерных информационных технологий. Перечень внедряемых новых информационных технологий и возможностей их применения в практике управления может быть почти безграничным. Однако важно подчеркнуть, что качественный скачок в использовании информационных технологий связан с корпоративными информационными системами (КИС), функционирующими на основе компьютерной сети и объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений. При этом пользователями (участниками) КИС «может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы» [3]. Создание и расширение применения КИС стало реальностью на практике в середине 1990-х гг. и в нашей стране особенно активизировалось в последние годы.

Следует заметить, что информационные технологии, прежде использовавшиеся в аппарате управления, как правило, не затрагивали сами управленческие процедуры и процессы работы (что в определенной мере сказывалось на эффективности их применения). При этом сами программы, создававшиеся для автоматизации обработки информации в подразделениях на ранних этапах информатизации, не были рассчитаны на обмен информацией с другими элементами и звеньями системы управления организацией. В частности, системы, предназначенные для автоматизации делопроизводства, были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций (например, при регистрации и контроле исполнения документов).

Качественно новые возможности для информационного обеспечения управления стали появляться с решением задач автоматизации передачи информации и применения корпоративных информационных систем и технологий. Для этих целей применяются: электронная почта и Web-технологии (в том числе Интранет и корпоративные порталы), корпоративные системы электронного документооборота (КСЭД), корпоративные системы хранения и поиска документов и фактографической информации, системы управления потоками работ (Workflow, т. е. автоматизация алгоритмов обработки информации и маршрутов движения документов применительно к конкретным бизнес-процессам), системы совместной (групповой) работы над проектами документов, информационно-справочные системы, корпоративные системы управления ресурсами предприятия (ERP-системы), а также другие специализированные системы (в том числе по отраслям деятельности – банковские операции, страхование, дистанционное обучение и аттестация персонала и др.) и комплексные технологии.

Сейчас спектр корпоративных информационных технологий достаточно широк. С одной стороны, это связано с многообразием подходов к автоматизации процессов управления в предшествующий период. С другой – отражает новые тенденции применения корпоративных технологий: охват ими новых сфер деятельности, а также ориентация не только на автоматизацию обработки данных, но и на работу с неструктурированной информацией, создание систем управления корпоративными информационными ресурсами на основе Интранет и корпоративных порталов.

Именно теперь с применением Интранет и широких возможностей корпоративных технологий становится реализуемой задача создания информационной системы организации, соответствующей реальной сложности управленческих и производственных процессов в их взаимосвязи. Более того, в условиях корпоративных информационных технологий появляется возможность оптимизировать или даже полностью перестроить существующие процессы и процедуры работы. Анализируя значение Интранет и корпоративных порталов, а также вклад С. Теллина как одного из основателей использования Web-технологий во внутренней среде организации в начале 1990-х гг., Л. Черняк отмечает, что пока не было Интранет, не было и технической возможности создать информационную систему, адекватную по сложности бизнес-системам [196]. По образному выражению Б. Гейтса, благодаря корпоративным информационным системам формируется «электронная нервная система» организации [91, с. 77].

Однако при этом, на наш взгляд, следует иметь в виду, что Интранет и современные корпоративные системы прежде всего создают технологическую возможность строить многовариантные информационные связи в процессе управления. На основе этих возможностей в организации с учетом ее специфики должны быть установлены (при необходимости стандартизированы) конкретные требования к применению соответствующих корпоративных информационных технологий и регламентировано их использование, в том числе порядок доступа к определенным информационным ресурсам и защиты информации, т. е. корпоративные информационные технологии позволяют обеспечить управляемую, регулируемую коммуникацию в рамках задач, решаемых подразделениями, группами работников и конкретными лицами.

Применение современных информационно-коммуникационных технологий порождает новые черты и особенности в осуществлении практически во всех основных функций работы с документами, включая документирование и процессы документооборота. Что касается документирования, то здесь речь идет не только о применении электронных документов в различных формах, но и о трансформации ранее применявшихся видов документов (например, телефонограммы в факсограмму или SMS-сообщение) или сокращении сферы их применения (например, телеграмм при использовании технологий электронного документооборота). В современных условиях развитие средств коммуникации привело к выходу документооборота за рамки отдельно взятой организации и появлению внешнего электронного документооборота.

Автоматизация процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов, вызывают появление новых организационных и технологических форм документооборота.

2.3. Развитие организационных и технологических форм управленческого документооборота

Существует тесная взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления в целом. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации коммуникаций между сотрудниками.

Эволюция форм документооборота происходила под влиянием множества факторов, основными из которых можно считать:

развитие государственности и аппарата государственного управления;

развитие форм организации коллективного производства, создания и укрупнения предприятий, развитие менеджмента как науки и практики управления;

появление новых средств документирования и коммуникаций, информационные революции;

развитие культуры и образования.

Существенные изменения в каждой из названных сфер давали импульсы поиску организационно-технологических форм документооборота (далее – форм документооборота), соответствующих новым потребностям.

О документообороте в современном понимании, на наш взгляд, можно говорить начиная с конца XIX в. (с развитием соответствующих этому периоду форм государственной власти и управления, капиталистических предприятий, а также началом четвертой информационной революции). Всплеск интереса к вопросам документооборота в конце XIX – начале ХХ в. совпадает по времени с формированием менеджмента в современном понимании (как науки и практики управления), когда функция управления предприятиями обособилась от функций собственника, происходило укрупнение предприятий, развитие инфраструктуры и средств коммуникаций.

Вместе с тем в нашей стране этому предшествовали определенные исторические формы организации работы с документами, связанные с появлением понятия «делопроизводство».

Исторические формы отечественного делопроизводства подробно рассмотрены в трудах историков и документоведов К.Г. Митяева, Н.П. Ерошкина, Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко и др. [106–109, 110, 114]. В рамках рассмотрения эволюции форм документооборота отметим следующие периоды, соответствующие периодам развития государственных органов в дореволюционной России (приказы – коллегии – министерства).

Приказное делопроизводство (с конца XV в. до конца XVII в.), выделение делопроизводства как сферы деятельности в государственных учреждениях, которое в этот период основывалось главным образом на традициях и обычаях. Тем не менее в XVII в. в приказах как учреждениях выработались определенные нормы оформления документов и технология их прохождения [109, с. 22–23].

Коллежское делопроизводство (от Генерального регламента 1720 г. до начала XIX в.) в коллегиях как высших органах государственного управления, учрежденных Петром I, отличалось четкой регламентацией документирования работы коллегий и порядка работы с документами вплоть до их сдачи в архив [114, с. 22–23]. Предусмотренное Генеральным регламентом применение журнальной формы регистрации документов, а также деление документов на «входящие» и «исходящие» сохранилось в управленческой практике вплоть до настоящего времени.

Канцелярское (министерское) делопроизводство (от закона 1811 г. «Общее учреждение министерств» до октябрьской революции 1917 г.). В начале ХК в. в России проводится реформа центральных органов государственного управления, связанная с созданием министерств. В рамках этой реформы был проведен новый этап регламентации делопроизводства, при этом в учреждениях создавались специальные структурные подразделения – канцелярии, в которых было сосредоточено все «письмоводство» [145, с. 12]. Кроме того, был введен контроль исполнения документов, который также существует в современной практике отечественного управления и делопроизводства.

Порядок, установленный для аппарата министерств, проецировался на деятельность других учреждений и органов местного управления. Потенциал этой реформы делопроизводства во второй половине Х!Х в. стал уменьшаться. Связано это было, как мы выше отмечали, с началом третьей информационной революции, а также развитием капиталистических предприятий.

Промышленное предпринимательство в России начало активно развиваться в ходе реформ Петра I. К концу XIX в. предпринимательство уже охватывало различные сферы. Создавались акционерные кампании, коммерческие банки, развивались идеи предпринимательского управления. Сложилось многообразие организационных форм управления в центре и на местах, нередко затруднявшее централизованное государственное управление [190, с. 93]. Поэтому стал формироваться и усиливаться интерес к рационализации документооборота и делопроизводства в рамках организаций и предприятий. Помимо внедрения новых средств коммуникации и подготовки документов апробировались различные организационные формы ведения делопроизводства: не только централизованная, но и децентрализованная, а также смешанная. Это позволяло более оперативно организовать работу с документами при развитой структуре управления.

Обратим внимание на то, что на этапах ранних форм документооборота работа с документами являлась частью решения тех вопросов, которым они посвящены. Это подтверждает само понятие «делопроизводство», возникшее примерно в XVII в. и означавшее «дело производить» (т. е. делать дело), иными словами – решать вопрос по существу [135, с. 13].

Позже сформировалась российская управленческая традиция, подкреплявшаяся, с одной стороны, процессами бюрократизации, а с другой – необходимостью применять технические средства оформления документов (пишущие машины), поручать выполнение технической работы и технологических процедур (регистрация документов, формирование их в дела) работникам канцелярии. А должностное лицо, выполняющее содержательную работу с документом, от «бумажной» работы освобождалось. Такой подход закрепился более чем на два столетия, т. е. вплоть до последнего времени, когда стали применяться персональные компьютеры.

Важно отметить, что еще в дореволюционной России началось формирование административного делопроизводства (связанного с административной, организационно-распорядительной документацией) и специальных систем документации и делопроизводства, связанных с реализацией отдельных управленческих функций (например, управление кадрами, финансовой деятельностью и др.) [110].

После Октябрьской революции 1917 г. советской власти в условиях национализации предприятий пришлось решать задачи организации управления на новых принципах. При этом использовались идеи Ф. Тейлора, А. Файоля, а также представителей классической административной школы управления.

В 1920—1930-е гг. в советской России наблюдался всплеск управленческой мысли, связанный с поиском эффективных форм управления социалистическими предприятиями и деятельностью государственного аппарата. Основные идеи советских ученых (А.К. Гастева, П.М. Керженцева, А. А. Богданова, Н.А. Витке, Е.Ф. Розмирович и др.), а также результаты исследовательской и практической работы в сфере организации управленческой деятельности, делопроизводства и документооборота получили подробное освещение в литературе [130, 140]. В рамках предмета настоящей книги отметим деятельность Института техники управления (ИТУ). Институтом проводилась масштабная исследовательская и практическая рационализаторская работа, результатом которой стала разработка проекта «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.), являвшихся попыткой регламентации работы с документами на государственном уровне [141, с. 20]. Институтом техники управления были заложены основы формализации документооборота и методика его анализа.

К числу интересных, но неудачных проектов ИТУ может быть отнесена попытка внедрения в широких масштабах безрегистрацион-ной системы делопроизводства, условием которой являлось соблюдение продуманной системы классификации и хранения документов. На наш взгляд, в условиях применения современных информационных технологий эти идеи могут получить новое наполнение. Кроме того, предлагавшаяся руководством и специалистами ИТУ «производственная трактовка» управленческих процессов в ряде своих черт соотносится с современным процессным подходом к управлению.

Помимо деятельности Наркомата рабоче-крестьянской инспекции и ИТУ важно отметить развернутую под ее влиянием ведомственную рационализацию 1920—1930-х гг., когда работа по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства велась практически во всех отраслях и являлась важным источником формирования отечественной управленческой мысли. Изучение опыта ведомственной рационализации 1920—1930-х гг. представляло значительный интерес для современных исследований теоретических и практических проблем документоведения и архивоведения [64, 144, 145, 161].

Таким образом, в нашей стране сформировалось два уровня работы по совершенствованию делопроизводства и документооборота – государственный и ведомственный. Ведомственное регулирование делопроизводства и документооборота осуществлялось и на последующих этапах. Что касается регулирования делопроизводства на межведомственном уровне, то этим до середины 1960-х гг. в основном занимались архивные органы [134].

Исключительно важным для современного делопроизводства и документооборота стал период со второй половины 1960-х до конца 1980-х гг., когда проводилась активная работа по унификации и стандартизации делопроизводства и документооборота, велась работа над созданием государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

После издания ЕГСД, ГОСТ на организационно-распорядительную и другие системы документации работа в ведомствах по упорядочению делопроизводства приобрела новую основу. Применение общесоюзных норм позволило в 1970—1980-е гг. продолжить работу по регламентации делопроизводства на уровне ведомственных и локальных нормативных актов, в том числе издания стандартов предприятий (СТП) как по вопросам оформления отдельных категорий документов, так и по процедурам их подготовки и документооборота [128, 148]. В ряде ведомств и организаций работа проводилась с использованием методов организационного проектирования [117]. В этот же период создавались первые системы автоматизации делопроизводственных процессов, прежде всего для регистрации и контроля исполнения документов в центральных аппаратах министерств (к примеру, в отраслях электротехнической промышленности, материально-технического снабжения и др.) [51, 53, 81].

Таким образом, в плане развития форм документооборота в советский период выделим следующие основные этапы:

становление советского делопроизводства и документооборота, поиск новых форм документооборота и организации работы аппарата государственного управления;

неунифицированное делопроизводство советских учреждений, организаций и предприятий;

унификация, стандартизация, механизация и автоматизация делопроизводства и документооборота в связи с задачами совершенствования управления экономикой.

Подчеркнем, что в этот период в нашей стране был накоплен уникальный опыт организации традиционного бумажного документооборота как в плане его методологического и методического обеспечения, формирования государственной системы документационного обеспечения управления, так и в отношении масштабов работы по рационализации документооборота (огромное число учреждений, организаций и предприятий, находившихся в собственности государства, и, соответственно, гигантское количество создававшихся документов).

Вместе с тем отметим влияние сформировавшейся административно-командной системы управления (т. е. системы, основанной преимущественно на административных методах и распорядительных формах управленческого воздействия) не только на формы документирования управленческой деятельности, но и на организацию документооборота, а также применение технических средств. В частности,

можно вспомнить ограничение количества и регламентацию применения копировально-множительной техники. В условиях бурного развития информационных технологий и рыночных отношений копировально-множительная техника и многофункциональные устройства стали применяться повсеместно.

С начала 1990-х гг. и до наших дней в российских организациях (в том числе в новых управленческих структурах) сосуществуют формы документооборота, характерные для предыдущего периода, и принципиально новые формы и технологии документооборота, основанные на применении средств автоматизации и электронных документов.

При этом существует определенное отличие организации документооборота в нашей стране в сравнении с таковой в странах Запада. Это отличие обусловлено российскими управленческими традициями, связанными с движением документов к исполнителям через руководителей, которые дают поручения по их выполнению (резолюции). В европейских традициях практикуется переписка между самими исполнителями непосредственно без централизованного контроля. Кроме того, в отличие от российской практики, может отсутствовать специальное структурное подразделение, организующее делопроизводство и архив, в связи с чем учет документов может быть разрознен, а присвоение регистрационных номеров документам может не являться обязательным. Такой подход несет определенные риски – не всегда удается обеспечить сохранность создаваемых документов (в том числе при уходе сотрудников), их учет. Возможны случаи превышения должностных полномочий или даже прямых нарушений (некоторые из таких фактов стали достоянием общественности в условиях начавшегося мирового финансового кризиса). Поэтому во многих корпорациях в настоящее время усиливается внимание к различным аспектам внутреннего контроля, а также к управлению документацией. Возрастающее значение управления документацией подчеркивается в международном стандарте ИСО 15489—2001. Предполагается также издать серию международных стандартов, посвященных системе управления документами (Management system for records). В настоящее время ведется работа над проектами стандартов этой серии [194].

На наш взгляд, в ходе решения вопросов совершенствования документооборота в российских организациях следует учитывать зарубежный опыт, но не копировать его. В частности, целесообразно развивать делегирование полномочий по рассмотрению и принятию решений по определенным видам документов на уровне исполнителей, обеспечивая при этом «обратную связь» с руководителем и возможности современных технологий документооборота для контроля исполнения документов, а также увязывать эту работу с проектированием эффективных бизнес-процессов. Кроме того, важно сохранять и развивать на новой технологической основе преимущества управления документацией и документооборотом в масштабе организации, возлагая ответственность за это на конкретное подразделение (документационную службу).

С другой стороны, российский опыт по детальной проработке процедур документооборота, переосмысленный в связи с внедрением современных информационных технологий, как отмечает специалист в области систем электронного документооборота В.Э. Баласанян, может представлять интерес «… для многих стран мира, в том числе опережающих нас в области собственно информатизации» [57, с. 74].

Итак, рассмотренные основные исторические этапы организации и совершенствования работы с управленческими документами позволяют нам выделить основные типы форм документооборота с позиций управленческой коммуникации. По мере возрастания сложности форм документооборота в их историческом развитии их типология представлена в табл. 3. Как видим, каждый новый этап связан со следующими базовыми характеристиками:

используемые схемы коммуникации (от простых схем к разветвленным многозвенным коммуникационным сетям);

документы (рукописные, машинописные, электронные в зависимости от способа документирования);

регламентация порядка работы (от отсутствия «писаных» правил к развитым формам регламентации);

требования к учету документов (от отсутствия специального учета через использование регистрационных журналов и картотек к современным способам автоматизированной регистрации);

организационные формы работы (применение централизованной, децентрализованной и смешанной форм, а в условиях современных автоматизированных систем – распределение функций по управлению документооборотом и регистрации документов).

Отметим, что начало применения электронных управленческих документов происходило параллельно бумажному документообороту (имевшему уже развитые организационно-технологические формы), т. е. независимо от него. При этом на новом витке, но уже для первоначальных форм электронных документов происходило повторение простейших схем коммуникации (J№ 1, 2 в табл. 3). Затем стало возможным осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм.

По мере усложнения схем коммуникации перед организациями встает задача выбора централизованной, децентрализованной или смешанной формы делопроизводства и документооборота (в целом либо отдельных функций по работе с документами). Каждая из этих форм имеет свои преимущества, во многом определяет оперативность и общую эффективность работы. В условиях использования современных систем автоматизации документооборота возможно изменение организационных форм работы с документами в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.

Корпоративные системы электронного документооборота (КСЭД), обеспечивающие также поддержку бумажного документооборота, составляют информационно-технологическую основу современного управленческого документооборота. Если вначале создание каждой автоматизированной системы представляло собой уникальную разработку, то за последнее десятилетие появилось принципиальное новшество – программные продукты для тиражированных автоматизированных систем документооборота. Это позволяет развивать унификацию процессов работы, упрощает задачу внедрения автоматизированной системы, сокращает затраты организации на ее создание и сопровождение. Вместе с тем повышается ответственность разработчиков программных продуктов как косвенных участников документооборота, тем более что требования к качеству автоматизированных систем постоянно возрастают.

В условиях применения средств автоматизации происходит бурное развитие форм документооборота. За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий: автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизации документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений;

взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;